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Gebäude- und Büroanfragen werden gesteuert, gemessen und abgerechnet, nicht erinnert

Ein Eingang für alle Gebäude- und Büroanfragen

Jede Gebäude- und Büroanfrage wird einmal in Teams erfasst, per Regel an das zuständige Team oder den Dienstleister mit Reaktionszeit geleitet und je Standort abgerechnet.

Quick WinMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungDeterministische Automatisierung
900Gebäude- und Büroanfragen pro Monat erreichen die neun Office Manager dieser illustrativen Gruppe; die meisten existieren nur als E-Mail und Erinnerung.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Defekte Klimaanlage, ein Ausweis, ein Umzug: alles landet im Gedächtnis einer einzigen Person.

Was sich ändert

Der Eingang ist bewusst klein gehalten.

Geschäftlicher Nutzen

Eine Anfrage kostet eine Minute und kommt vollständig an, also rückt der Dienstleister beim ersten Kontakt aus und nicht beim dritten.

Beteiligte Systeme

die Dienstleisterportale; die Postfächer der Dienstleister; die Teams-Kanäle der Standortteams

Geschäftsproblem

Facility & Verwaltung

Ein Gebäude erzeugt Arbeit, ob jemand dafür einen Prozess entworfen hat oder nicht. Leuchtmittel fallen aus, ein Kälteaggregat schaltet in der ersten warmen Woche ab, ein neuer Mitarbeiter braucht Ausweis und Arbeitsplatz, eine Besprechung braucht Kaffee für zwölf. Nichts davon ist kompliziert und nichts davon ist verzichtbar. Es fehlt allein ein Ort für die Anfrage, also landet sie bei der Person, die dem Problem am nächsten ist.

Dafür zahlen drei Seiten. Der Anfragende zahlt mit Unsicherheit: nichts bestätigt seine E-Mail, also fragt er erneut, und die zweite Frage kostet so viel wie die erste. Die Office Managerin zahlt mit Unterbrechungen und trägt ein Dutzend Zusagen im Notizbuch neben einer Aufgabe, die eigentlich eine andere sein sollte. Auch der Dienstleister zahlt, denn „die Klimaanlage geht schon wieder nicht“, ohne Standort und ohne Zutrittszeiten, wird zu zwei Telefonaten, bevor überhaupt jemand ausrückt.

Bei elf Standorten hört das auf, eine Verwaltungsfrage zu sein, und wird eine kaufmännische. Jeder Standort hat seine eigene Übung, also ist nichts vergleichbar: niemand kann sagen, welches Gebäude die meiste Störungsarbeit verursacht oder ob der Reinigungsvertrag erfüllt wird. Reaktionszeiten wurden in die Wartungsverträge verhandelt und nie überprüft, denn vertraglich zugesagte vier Stunden bedeuten nichts, wenn niemand die Uhrzeit der Meldung festgehalten hat.

Wie es heute läuft

Die meisten Unternehmen mit mehr als zwei Gebäuden arbeiten in einer Variante dieses Musters.

  1. MenschEin Mitarbeiter schreibt an das Büropostfach, schickt eine Teams-Nachricht oder spricht die Office Managerin auf dem Flur an
  2. MenschDie Office Managerin entscheidet, wer zuständig ist: ein internes Team, der Vermieter oder ein Dienstleister, dann schreibt oder telefoniert sie
  3. WartezeitNichts bestätigt die Anfrage, also meldet zwei oder drei Tage später eine zweite Person dieselbe Störung
  4. SystemZwei Dienstleister nehmen Aufträge nur über ihr eigenes Portal an, also wird die Beschreibung abgetippt und die Referenz in einer Tabelle geführt
  5. FehlerrisikoVertragliche Reaktionszeiten bleiben ungeprüft, denn die Uhrzeit der Meldung existiert nur im Ordner der gesendeten Elemente
  6. MenschOffene Vorgänge werden nachgefasst, wenn sich jemand beschwert, auf Basis eines Notizbuchs oder einer Datei auf einem Laptop
  7. FehlerrisikoRechnungen der Dienstleister werden auf Vertrauen freigegeben, und die Ausgabe lässt sich weder einem Standort noch einer Anfrage zuordnen
MenschWartezeitSystemFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Hinter jeder Ausnahme steht eine Stunde, die niemand erfasst hat.

  • Koordination ist der unsichtbare Teil der Rechnung. Einer fünfminütigen Reparatur gehen eine E-Mail, eine Zuständigkeitsentscheidung, ein Anruf, eine Nachfassaktion und eine Abschlussnachricht voraus, und kein Schritt davon wird irgendwo erfasst.
  • Doppelmeldungen entstehen, weil die erste nicht bestätigt wird, also wird der Dienstleister zweimal zur selben Störung gerufen und gelegentlich zweimal bezahlt.
  • Beim Vertragsabschluss eingekaufte Reaktionszeiten sind ohne Zeitstempel nicht durchsetzbar. Eine Zusage von vier Stunden, die niemand misst, ist ein Serviceniveau, das nie geltend gemacht wird.
  • Wiederkehrende Störungen bleiben unsichtbar. Dieselbe Klimaanlage, die in einem Sommer viermal ausfällt, sieht nach vier kleinen Aufträgen aus und nicht nach der Ersatzentscheidung, die sie ist.
  • Alles hängt an einer Person je Standort. Nimmt die Office Managerin zwei Wochen Urlaub, hören die Anfragen nicht auf und das Notizbuch bleibt in der Schublade.

Kosten des Nichtstuns

Ein Jahr Koordination, die heute niemand erfasst≈ 56.160 €
Drei weitere Jahre bis zum nächsten Mietvertragsreview≈ 168.500 €
Nach Eröffnung der zwei geplanten Lager und 1.200 Anfragen pro Monat (pro Jahr)≈ 74.900 €

Was die Zeilen nicht bepreisen, ist der Streit, den niemand gewinnt. Ein Kälteaggregat fällt im selben Sommer zum dritten Mal aus, der Dienstleister sagt, die Meldung sei zu spät gekommen, und das Unternehmen hat ein Notizbuch, während der Dienstleister ein System hat; die Gutschrift wird nie geltend gemacht. Dieselbe Lücke kehrt in der Budgetrunde wieder, wo Störungsausgaben mit der Vorjahressumme verteidigt werden.

Zugleich hält die Konstruktion nur, weil neun Office Manager sie halten. Das ist eine stille Abhängigkeit, bis zwei von ihnen im selben Quartal gehen und jede Zusage aus ihren Köpfen aus einem Postfach rekonstruiert werden muss. Dahinter wächst keine Instandhaltungshistorie, also entstehen Ersatzentscheidungen aus Meinungen.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Eine europäische Dienstleistungs- und Distributionsgruppe: 1.400 Mitarbeitende an neun Bürostandorten und zwei Lagern in vier Ländern, Microsoft 365 E3, ohne System für das Gebäudemanagement. Wartung, Reinigung, Sicherheit, Catering und Entsorgung kommen von rund einem Dutzend Dienstleistern, und ein Facility Manager der Gruppe führt neun Office Manager, die diese Arbeit neben einer anderen Aufgabe erledigen.

Volumen

Rund 900 Gebäude- und Verwaltungsanfragen pro Monat an den elf Standorten: etwa 60% kleine Gebäudestörungen, 25% Büroverwaltung wie Ausweise, Arbeitsplatzumzüge und Catering, 15% Vorgänge, die zum Vermieter gehören.

Heutiger Prozess

Anfragen kommen per E-Mail, per Teams-Nachricht und im Gespräch. Jeder Office Manager führt eine eigene Liste, kontaktiert Dienstleister per E-Mail oder Portal und fasst nach, wenn sich jemand beschwert. Rechnungen werden ohne zugrunde liegende Anfrage freigegeben.

Engpass

Etwa 13 Minuten Koordination je Anfrage über Annahme, Zuständigkeitsentscheidung, Abtippen ins Portal, Nachfassen und Abschluss. Nichts trägt einen Zeitstempel, also bleiben Reaktionszeiten undurchsetzbar und die Kosten je Standort werden einmal im Jahr rekonstruiert.

Lösung

Ein Anfrageformular in Microsoft Teams mit kurzem Katalog; eine Routing-Tabelle, die jede Kategorie je Standort mit der vereinbarten Reaktionszeit an das zuständige Team oder den Dienstleister leitet; Arbeitsaufträge per E-Mail oder per Roboter, wo der Dienstleister nur ein Portal anbietet; sichtbarer Status; Eskalation vor Fristablauf; ein Monatsbericht über Volumen und Kosten je Standort.

Möglicher Effekt

Die Koordination sinkt auf die Ausnahmen, Anfragen erreichen Dienstleister beim ersten Kontakt vollständig, eine überschrittene Reaktionszeit wird sichtbar, solange noch Zeit zum Handeln bleibt, und die Kosten je Standort ergeben sich aus den Anfragen statt aus dem Hauptbuch. All das ist ein Modell und keine Beobachtung bei einem Kunden.

Vorgeschlagene Lösung

Der Eingang ist bewusst klein gehalten. Eine Canvas-App in Power Apps liegt als Registerkarte in Microsoft Teams und auf dem Telefon, was in einem Lager zählt, in dem niemand einen Laptop trägt. Statt eines leeren Textfelds bietet sie einen kurzen Katalog: Kategorie, Standort, Raum, ein Foto. Jede Übermittlung wird zu einer Zeile im Microsoft Lists Register mit einer Referenz, auf die sich anschließend jede Nachricht, jeder Arbeitsauftrag und jede Rechnungsposition bezieht.

Routing ist eine Tabelle und keine Ermessensfrage. Jede Kombination aus Kategorie und Standort benennt den Zuständigen, die Reaktionszeit aus dem Vertrag und den Eskalationskontakt. Power Automate liest diese Tabelle, schreibt die Frist auf die Anfrage und übergibt die Arbeit: interne Aufträge werden zu einer Adaptive Card im Teams-Kanal des Standortteams, externe zu einer Auftrags-E-Mail mit Adresse, Zutrittsregelung und Referenz. Wo ein Dienstleister Arbeit nur im eigenen Portal annimmt, legt ein UiPath Roboter das Ticket an und schreibt dessen Referenz zurück, und dieser Roboter ist der einzige Teil, der etwas außerhalb von Microsoft 365 benötigt.

Erst die Uhr macht aus einem Postfach einen Service. Erinnerungen gehen vor der Frist heraus und nicht danach, und eine zur Frist noch offene Anfrage eskaliert an den Standortkontakt und danach an den Facility Manager der Gruppe. Der Anfragende sieht eine Karte, die sich selbst aktualisiert. Beim Abschluss werden Rechnungsbetrag und Belegreferenz des Dienstleisters erfasst, und ein Power BI Bericht liest das Register monatlich: Volumen und Kosten je Standort und Kategorie, Einhaltung der Reaktionszeiten je Dienstleister, wiederkehrende Störungen je Raum. Nichts davon braucht eine Plattform für das Gebäudemanagement.

Genutzte native Funktionen

Power Apps Canvas-App als Registerkarte in Microsoft Teams; Microsoft Lists als Register; Power Automate Flows mit Adaptive Cards, Erinnerungen und Freigaben in Teams; Microsoft Forms für die Abschlussbestätigung; ein Power BI Bericht in einer Teams-Registerkarte; Warteschlangen, Trigger, Anmeldeinformationsspeicher und Prüfprotokoll von UiPath Orchestrator

Was wir bauen

Den Anfragekatalog, die Routing- und Reaktionszeittabelle, das Register mit seinem Statusmodell, Auftragsvorlagen je Dienstleister, die Eskalationsuhr, die Statuskarte, die zwei Portalroboter, den Monatsbericht und das Handbuch für die Office Manager

Individuelle Integration

UiPath Roboter auf den zwei Dienstleisterportalen ohne Schnittstelle, gespeist aus dem Register über den UiPath Integration Service Konnektor für Microsoft OneDrive & SharePoint

So läuft der automatisierte Prozess

  1. MenschDer Anfragende öffnet die Registerkarte in Teams oder auf dem Telefon, wählt eine Kategorie, bestätigt Standort und Raum und fügt ein Foto hinzu
  2. AutomatisierungDie Anfrage landet mit einer Referenz im Register, und die Routing-Tabelle setzt Zuständigen, Frist und Eskalationskontakt
  3. AutomatisierungInterne Arbeit wird zur Adaptive Card im Kanal des Standortteams, externe zur Auftrags-E-Mail mit Adresse, Zutritt und Ansprechpartner vor Ort
  4. SystemBei Dienstleistern, die nur ihr eigenes Portal annehmen, legt ein Roboter das Ticket an und schreibt die Referenz zurück
  5. AutomatisierungDer Anfragende erhält eine Statuskarte mit dem Zuständigen und der Frist, die sich bei jeder Änderung aktualisiert
  6. AutomatisierungEine Erinnerung geht vor der Frist heraus; eine zur Frist offene Anfrage eskaliert an den Standortkontakt und danach an den Facility Manager
  7. MenschDer Koordinator übernimmt, was keine Regel abdeckt: eine untypische Anfrage, einen Streit mit dem Vermieter, ein Angebot mit Freigabebedarf
  8. AutomatisierungBeim Abschluss bestätigt der Anfragende in zwei Fragen, Rechnungsnummer und Betrag werden erfasst, und der Bericht aktualisiert sich
MenschAutomatisierungSystem

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Annahme, Referenz und das Routing, das Zuständigen und Reaktionszeit benennt
  • Arbeitsaufträge per E-Mail oder Portal, mit den Standortangaben, nach denen ein Dienstleister sonst telefonisch fragen müsste
  • Erinnerungen vor der Frist, Eskalation danach und die Statuskarte, die der Anfragende verfolgt
  • Abschluss, die Kosten an der Anfrage und den monatlichen Bericht über Volumen und Kosten

Menschen entscheiden

  • Was zum Vermieter gehört und was das Unternehmen selbst trägt
  • Über Angebote oberhalb des Standortlimits und darüber, ob eine wiederkehrende Störung zur Ersatzbeschaffung wird
  • Über die Priorität, wenn zwei Anfragen eines Standorts am selben Tag um denselben Dienstleister konkurrieren
  • Über die Routing-Tabelle selbst: welche Kategorie an welchem Standort geht an wen und wie schnell

Vorher und nachher

VorherNachher
Koordination je Anfrage~13 Min.unter 2 Min. für die geregelte Mehrheit
Wo eine Anfrage lebtPostfach, Notizbuch, Tabelleein Register, mit Referenz
Was der Anfragende weißnichts, bis er erneut fragtwer zuständig ist und wann die Frist läuft
Vertragliche Reaktionszeitennicht erfasst, nie geltend gemachtauf der Uhr, mit Erinnerung vor Fristablauf
Kosten je Standorteinmal im Jahr rekonstruiertim Monatsbericht, nach Kategorien

Systeme und Integrationen

Der Stack ist bewusst kurz: eine Engine, eine Ausführungsschicht, ein Ort für menschliche Entscheidungen.

Eingänge

  • das Anfrageformular in der Teams-Registerkarte
  • dasselbe Formular auf dem Telefon in den Lagern
  • aus den Büropostfächern weitergeleitete E-Mails
  • die Routing-Tabelle mit Standorten, Kategorien und Dienstleistern

Automatisierungsschicht

  • Power Automate Cloud Flows
  • Microsoft Lists
  • Warteschlangen und Trigger in UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots

Zielsysteme

  • die Dienstleisterportale
  • die Postfächer der Dienstleister
  • die Teams-Kanäle der Standortteams
  • die SharePoint Nachweisbibliothek

Berührungspunkte für Menschen: das Anfrageformular; die Statuskarte; die Arbeitskarte des Standortteams; die Eskalationskarte; der Monatsbericht in Teams

das Anfrageformular in der Teams-RegisterkartePower Automate Cloud FlowsMicrosoft Listsdie Dienstleisterportaledas Anfrageformular

Eingesetzte Technologien

Power Apps

der Anfragekatalog als Canvas-App in einer Teams-Registerkarte und auf dem Telefon

A
Microsoft Lists

das Register: eine Zeile je Anfrage mit Standort, Kategorie, Dienstleister, Frist und Kosten

A
Power Automate

Routing-Regeln, die Reaktionszeituhr, Erinnerungen, Eskalationen und Freigaben

A
Microsoft Teams

wo Anfragen entstehen, Status erscheint und Eskalationen ankommen, über Adaptive Cards

A
Microsoft Forms

die Abschlussbestätigung mit zwei Fragen, beantwortet ohne Teams zu verlassen

A
UiPath Robots and Orchestrator

Tickets in Dienstleisterportalen ohne Schnittstelle, in Warteschlangen, mit Wiederholung und Prüfpfad

A
UiPath Integration Service (Microsoft OneDrive & SharePoint connector)

holt Registerzeilen, die einen Portalauftrag benötigen

A
Power BI

der Monatsbericht über Volumen, Reaktionszeiten und Kosten je Standort und Kategorie

A
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Zahlen, die Sie an Ihren eigenen Daten prüfen können.

Illustratives Modell
900 Anfragen pro Monat × 13 Minuten Koordination= 195 h / Monat
195 h × 24 € vollkostenbasierter Stundensatz= 4.680 € / Monat
× 12 Monate≈ 56.160 € / Jahr
Jährlich freigesetzte Koordinationskapazität (illustrativ)≈ 56.160 €

Fragen Sie neun Office Manager, wie lange eine Anfrage sie kostet, und Sie erhalten neun Antworten; dreizehn Minuten sind die Mitte der Spanne, die uns begegnet, und decken Annahme, Zuständigkeitsentscheidung, Abtippen ins Portal, ein bis zwei Nachfassaktionen und die Abschlussnachricht ab. Als vollkostenbasierter Stundensatz für Büroverwaltung in Mitteleuropa sind 24 € angesetzt. Die Reparatur selbst liegt außerhalb dieser Rechnung, und keine der Annahmen wurde bei einem Kunden gemessen.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Eine Anfrage kostet eine Minute und kommt vollständig an, also rückt der Dienstleister beim ersten Kontakt aus und nicht beim dritten
  • Anfragende hören auf nachzufassen, weil die Statuskarte genau die Frage beantwortet, die die zweite E-Mail stellen sollte
  • Vertragliche Reaktionszeiten werden messbar und damit bei der Verlängerung verhandelbar
  • Wiederkehrende Störungen zeigen sich als Muster je Raum, Anlage oder Standort und machen aus vier kleinen Reparaturen eine Ersatzentscheidung
  • Office Manager gewinnen ihre Woche zurück und vertreten einander aus demselben Register heraus
  • Ausgaben hängen an Standort, Kategorie und Anfrage, also entsteht das Budget des Folgejahres aus dem Geschehenen statt aus Vorjahr plus Prozentsatz

Aus Sicht der Geschäftsführung

  • Elf Standorte berichten erstmals gleich, also lassen sich Gebäude über Kosten, Volumen und Dienstleisterqualität vergleichen statt über Anekdoten
  • Vertragsverlängerungen werden aus Daten zu Reaktionszeiten vorbereitet und nicht aus der letzten Beschwerde, an die sich jemand erinnert
  • Der Prozess übersteht Abwesenheit und Fluktuation, weil er in einem Register lebt und nicht in neun Notizbüchern
  • Wachstum bringt keine zusätzlichen Koordinatoren mehr: ein zehnter Standort kommt über neue Zeilen in der Routing-Tabelle dazu

KPIs für die Geschäftsführung

Kosten je AnfrageEinhaltung der Reaktionszeiten je DienstleisterAnfragen je 100 Mitarbeitende und StandortAnteil der über den Eingang gestellten AnfragenAnfragen nach Fristablauf

Sicherheit und Governance

Die Automatisierung hat genau die Rechte, die sie braucht, und kein einziges mehr.

  • Flows und Roboter laufen unter eigenen Dienstidentitäten, deren Rechte am Register, am Auftragspostfach und an den zwei Portalen enden
  • Portalkennwörter liegen im Anmeldeinformationsspeicher von Orchestrator, der auf Azure Key Vault aufsetzen kann, und erscheinen nie in einem Flow
  • Ein Foto vom Arbeitsplatz kann Personen zeigen, deshalb fragt der Katalog nach der Störung, und Bilder liegen in der SharePoint Bibliothek unter Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie
  • Das Register hält fest, wer was gemeldet hat, wann geleitet, wann der Dienstleister informiert und wann geschlossen wurde, also genau den Nachweis, den Vertragsreview und Rechnungsprüfung brauchen
  • Anfragen und Nachweise bleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant, und die Roboterschicht läuft in der EU-Region der UiPath Automation Cloud

Warum jetzt

01

Hybrides Arbeiten hat verändert, was ein Gebäude leisten soll: weniger feste Arbeitsplätze, mehr buchbare Räume, mehr Umzüge und ein Anfragemuster, zu dem niemand Daten hat

02

Der gesamte Eingang läuft auf Microsoft 365 Lizenzen, die die meisten Unternehmen ohnehin bezahlen, und der einzige Spezialbaustein ist ein Roboter für Dienstleister, die auf ihrem Portal bestehen

03

Koordination im modellierten Wert von 4.680 € pro Monat wird ausgegeben, ob sie in einer Budgetzeile erscheint oder nicht, und sie wächst mit jedem Standort statt mit dem Geschäft

Relevante Führungsrollen

COO

Elf Gebäude berichten in einer Sprache, also lassen sich Standort- und Dienstleisterqualität vergleichen statt beschreiben

CFO

Facility-Ausgaben hängen bereits vor der Rechnungsfreigabe an Standort, Kategorie und Anfrage

Leiter Facility Management

Vertragliche Reaktionszeiten werden zum Nachweis statt zur Absicht, und jede Verlängerung beginnt beim Register

Personalleitung

Ausweis, Arbeitsplatz und Zugänge eines Neueinsteigers hängen nicht mehr davon ab, ob eine Person daran gedacht hat

Häufige Fragen und Einwände

Wir sind zu klein für ein System für das Gebäudemanagement.

Dies ist keines. Es sind ein Formular, eine Liste, eine Routing-Tabelle und ein Bericht auf Lizenzen, die Sie bereits halten, und es lohnt sich, sobald Anfragen auf mehr als ein oder zwei Personen verteilt sind.

Die Leute schreiben trotzdem an die Office Managerin.

Manche werden das tun, und der Entwurf nimmt das auf: eine weitergeleitete E-Mail wird mit zwei Klicks zur Anfrage. Das alte Postfach schließt Standort für Standort und nicht überall gleichzeitig.

Unsere Dienstleister ändern ihre Arbeitsweise nicht.

Das müssen sie nicht. Wer E-Mails annimmt, bekommt eine bessere E-Mail mit Standort, Zutritt und Referenz, nach denen er ohnehin telefoniert hätte; die zwei mit Portalpflicht erhalten ihre Tickets von einem Roboter.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Ein einzelnes Gebäude mit einer Office Managerin und wenigen Dienstleistern, wo ein gemeinsames Postfach und eine Checkliste weniger kosten als ein Flow
  • Keine Einigkeit über Zuständigkeiten: ist die Grenze zwischen Vermieter, internem Team und Dienstleister wirklich offen, kommt dieses Gespräch zuerst, denn die Routing-Tabelle bildet sie ab
  • Eine vorhandene und tatsächlich genutzte Plattform für das Gebäudemanagement, bei der die Arbeit in Annahme und Auswertung darum herum liegt und nicht in einem zweiten Register daneben

Eine Frage für die nächste Sitzung

Über unsere elf Standorte hinweg: was haben wir im vergangenen Monat für Gebäude- und Bürodienstleistungen ausgegeben, und welcher Anteil davon lässt sich auf eine Anfrage zurückführen, die jemand gestellt hat?

Vorgehen bei der Umsetzung

Ein Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.

Wir liefern

  • Den Anfragekatalog: die Kategorien, die sich lohnen, und das, was zu IT oder HR gehört
  • Die Routing- und Reaktionszeittabelle je Kategorie und Standort, abgestimmt mit den Dienstleistern, die sie einhalten müssen
  • Das Register, sein Statusmodell und das Referenzschema, mit Fotos in SharePoint
  • Die Eskalationsuhr, die Statuskarte und die Arbeitskarte des Standortteams in Teams
  • Auftragsvorlagen je Dienstleister sowie Roboter für die Portale, die nichts anderes annehmen
  • Den monatlichen Power BI Bericht über Volumen, Einhaltung der Reaktionszeiten und Kosten je Standort
  • Einen Pilotbetrieb an einem Bürostandort und einem Lager, danach den Rollout Standort für Standort

Wir brauchen von Ihnen

  • Ihre Dienstleisterliste mit Reaktionszeit und Leistungsumfang, den jeder Vertrag tatsächlich zusagt
  • Drei Monate dessen, was jeder Standort führt, damit der Katalog der Realität entspricht
  • Einen benannten Verantwortlichen je Standort und den Eskalationskontakt darüber
  • Zugänge zu den zwei Dienstleisterportalen und eine Dienstidentität in Ihrem Tenant

Etappen

Analyse

Kategorien, Standorte, Dienstleister, Reaktionszeiten und die heutige Zuständigkeitsteilung

Design

Katalog, Routing-Tabelle, Statusmodell und Eskalationspfad

Aufbau

Formular, Register, Flows, Teams-Karten und Portalroboter

Pilot

Ein Bürostandort und ein Lager im Produktivbetrieb, die alten Wege daneben noch offen

Rollout

Standort für Standort, mit Schließung des alten Postfachwegs nach jedem

Optimierung

Regelfeinschliff, Katalogänderungen und der erste Dienstleisterreview auf echten Daten

Quick Win. Der Aufwand entsteht aus der Zahl der Dienstleister und daraus, wie unterschiedlich jeder Arbeit annehmen will, nicht aus der Technik; drei Dienstleister mit einem Reaktionszeitstandard starten schneller als ein Dutzend Verträge aus verschiedenen Federn.

Leckt heute Nacht das Dach, führt der Weg zum Handwerker über eine Nummer im Notizbuch.

Schicken Sie uns Ihre Dienstleisterliste mit den vertraglich zugesagten Reaktionszeiten und einen Monat dessen, was Ihre Standorte führen. Wir liefern einen Anfragekatalog, eine Routing-Tabelle und die Fristüberschreitungen, die bereits in diesem Monat stecken.

Einen Monat Anfragen sortieren

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