Start · Lösungen · Finanzen & Buchhaltung
Lösung · Finanzen & BuchhaltungSalden, Vorlagen, Buchungen: ein Abschluss, der auf Regeln beruht, nicht auf Überstunden
Kontenabstimmung und Buchungen, die sich selbst erledigen
Roboter ziehen Salden aus SAP, füllen die Abstimmvorlagen, bestätigen Konten nach Richtlinie und buchen wiederkehrende Belege nach einer Freigabe in Teams; die Buchhaltung bearbeitet nur Differenzen.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Schließen Sie den Monat nicht länger mit Saldenexporten nach Excel und Freigaben per E-Mail.
Wir bauen die Abschlusssteuerung auf der UiPath Platform und in dem Microsoft-365-Mandanten, den Sie bereits betreiben.
Die Abstimmung beginnt in der Stunde, in der ein Buch schließt, statt an dem Tag, an dem das letzte schließt.
SAP S/4HANA (Buchung über BAPI); Excel-Mappen und Nachweisbibliothek auf SharePoint; Register in Microsoft Lists
Geschäftsproblem
Monatsabschluss
Eine Bilanzkontenabstimmung weist nach, dass ein Saldo im Hauptbuch durch etwas Reales gedeckt ist: durch ein Nebenbuch, eine Aufstellung, einen Vertrag, einen offenen Posten, der sich ausgleichen wird. Eine wiederkehrende Buchung bringt dieselbe Abgrenzung oder Weiterbelastung in jeder Periode ins Hauptbuch, unabhängig davon, wer gerade im Urlaub ist. Beides sind Kontrollen, die zum Transport von Daten geworden sind: Der größte Teil der Stunden geht in Herunterladen, Einfügen und Ablegen, ein Bruchteil in die fachliche Beurteilung.
Am deutlichsten spüren es die Buchhalter: Sie schließen zwölf Gesellschaften mit der Mannschaft, die für acht aufgebaut wurde. Die Prüfer bestätigen hundert Mappen in zwei Tagen, weil die Mappen genau dann bei ihnen ankommen. Das Konzerncontrolling sieht dieselbe Abstimmung zwölfmal in zwölf leicht verschiedenen Vorlagen, mit Toleranzen, die aus Gewohnheit angewendet werden.
Mit der Größe brechen zwei Dinge. Buchungen, die aus der Datei des Vormonats nachgebaut werden, tragen die Fehler des Vormonats weiter. Abstimmungen, die in der Summe aufgehen, werden bestätigt, obwohl sich darin zwei Fehler gegenseitig ausgleichen. Beides zeigt die Statusliste nicht, beides findet der Wirtschaftsprüfer.
Wie es heute läuft
So sieht der Abschluss in den meisten Shared-Service-Centern aus, die mehrere Gesellschaften auf einem ERP führen.
- MenschJeder Buchhalter lädt Salden und offene Posten aus dem Hauptbuch (FAGLB03, FBL3N) sowie Nebenbuchauswertungen (FBL1N, FBL5N, MB5L) herunter und fügt sie in die Excel-Vorlagen seiner Gesellschaft ein
- WartezeitDie Abstimmung der Verrechnungskonten wartet auf den Abschluss des letzten Nebenbuchs, in der Regel auf den dritten oder vierten Arbeitstag
- MenschWiederkehrende Buchungen (Auflösung aktiver Rechnungsabgrenzung, Abgrenzungen, Löhne, konzerninterne Weiterbelastungen) werden aus der Datei des Vormonats nachgebaut und über FB50 gebucht
- MenschDifferenzen werden per E-Mail mit der Kreditorenbuchhaltung, dem Werkscontrolling oder der Gegenseite im Konzern geklärt
- WartezeitDie Prüfer bekommen die Mappen als einen Stapel am sechsten oder siebten Arbeitstag und zeichnen die Liste ab, nachdem sie das Übersichtsblatt gelesen haben
- FehlerrisikoKonten, die in der Summe aufgehen, werden bestätigt, ohne geöffnet zu werden, und alte Abstimmposten wandern mit demselben Kommentar in den nächsten Monat
- FehlerrisikoFragt der Wirtschaftsprüfer nach einem Konto für eine Periode, werden die Nachweise über Tage aus Postfächern und persönlichen Ordnern zusammengesucht
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Diese Arbeit hat niemand geplant, sie ist entstanden.
- Qualifizierte Buchhalter verbringen die ersten vier Tage jedes Monats mit Arbeit, die kein Fachwissen verlangt: Herunterladen, Einfügen, Speichern unter dem richtigen Namen. Ihr fachliches Urteil kommt in den restlichen Tagen zum Einsatz, dann unter Zeitdruck.
- Jeder Abschluss ist ein Projekt, das über E-Mail läuft: Die Abschlusskoordination fragt nach, wer fertig ist, und die Prüfer öffnen Mappen, um zu sehen, ob sich seit dem Vormonat überhaupt etwas geändert hat.
- Fehler wachsen leise. Eine falsch übernommene Abgrenzung wird zwei Perioden später mit einem Beleg korrigiert, den niemand mit dem ursprünglichen verbindet, und eine nur einseitig gebuchte Weiterbelastung klären zwei Gesellschaften parallel.
- Jede neue Gesellschaft kostet einen Monat Vorlagenarbeit vor ihrem ersten Abschluss, sodass das Center seinen Personalbestand im Takt der Gesellschaften vergrößert.
Kosten des Nichtstuns
Die Abschlusswoche schluckt, was das Modell nicht zeigt. Überstunden und die tägliche Statusrunde sind Kosten, die keine Kostenstelle als „Abstimmung“ ausweist, und jede Gesellschaft, die das Center aufnimmt, bringt weitere Vorlagen und Buchungen mit, während der Termin bleibt, wo er ist.
Der leisere Posten ist die Qualität der Kontrolle. In der Summe bestätigte Abstimmungen und von Monat zu Monat kopierte Buchungen gehen jedes Mal durch, bis zu dem einen Mal, an dem sie es nicht tun, meist in der Jahresprüfung, wenn eine Feststellung mehr kostet als ein Jahr des oben beschriebenen Prozesses.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine europäische Industriegruppe mit einem Shared-Service-Center in Polen, die 12 Gesellschaften auf SAP S/4HANA abschließt; Microsoft 365 E3; elf Hauptbuchhalter, drei Prüfer und eine Abschlusskoordination.
Rund 1.400 Bilanzkontenabstimmungen im Monat (etwa 115 Konten je Gesellschaft) sowie 600 wiederkehrende Buchungen und Abgrenzungen; die Nebenbücher schließen zwischen dem zweiten und vierten Arbeitstag, der Konzerntermin liegt auf dem zehnten.
Salden werden aus SAP in Vorlagen geladen, die sich je Gesellschaft unterscheiden, Buchungen werden aus den Dateien des Vormonats nachgebaut, und die Bestätigung ist eine Spalte in einer Liste.
Nichts wird geprüft, bevor die letzte Mappe fertig ist, sodass sich die Arbeit auf den vierten bis achten Arbeitstag zusammendrängt, jeden Monat mit Überstunden.
Roboter ziehen die Salden in der Stunde, in der ein Buch als geschlossen gekennzeichnet wird, füllen eine Vorlage je Kontenklasse, bestätigen Konten im Rahmen der schriftlichen Richtlinie, erzeugen wiederkehrende Buchungen aus freigegebenen Quellen und buchen sie nach der Freigabe einer Prüferin in Microsoft Teams; Menschen sehen nur Differenzen und Klassen mit erhöhtem Risiko.
Im modellierten Fall ist die Arbeit an Abstimmungen und Buchungen am vierten oder fünften Arbeitstag fertig statt am achten, und der Anteil der Konten, die ein Mensch öffnet, sinkt von 100 % auf modellierte 25 bis 35 %. Das sind modellierte Werte.
Vorgeschlagene Lösung
Wir bauen die Abschlusssteuerung auf der UiPath Platform und in dem Microsoft-365-Mandanten, den Sie bereits betreiben. Ihr Kern ist ein Abstimmungsregister in Microsoft Lists: ein Eintrag je Konto, Gesellschaft und Periode, mit Klasse, Risiko, Toleranz, Ersteller, Prüfer, Status und einem Verweis auf die Mappe. Die Roboter lesen es und schreiben zurück, was sie gefunden haben. Als Registerkarte im Abschlusskanal in Teams ist es die eine Sicht, die Abschlusskoordination, Prüfer und CFO teilen.
Die Datenübernahme folgt den Abhängigkeiten, nicht dem Kalender. Sobald die Kreditorenbuchhaltung eine Gesellschaft als geschlossen kennzeichnet, stimmt der Roboter deren Kreditoren-Verrechnungskonten in derselben Stunde ab; bei den übrigen Büchern läuft es genauso. Die Salden kommen aus SAP über die BAPI- und OData-Konnektoren, wo eine Schnittstelle vorhanden ist, und über Auswertungen in der Benutzeroberfläche, wo es keine gibt, in je eine Excel-Vorlage pro Kontenklasse auf SharePoint.
Die Bestätigung folgt der schriftlichen Richtlinie. Ein Konto, dessen Hauptbuchsaldo dem Nebenbuchsaldo entspricht und das in einer Klasse mit geringem Risiko liegt, wird per Regel bestätigt und mit Regelkennung und Richtlinienstand versehen. Eine Differenz, ein überfälliger Posten oder eine Klasse mit erhöhtem Risiko (Konzernverrechnung, Steuern, Abgrenzungen, Interimskonten) wird zur Planner-Aufgabe für den Ersteller und zur Bestätigungsanfrage für die Prüferin in der Approvals-App. Wiederkehrende Buchungen entstehen aus freigegebenen Quellen (Abgrenzungsplan, Umlagematrix, Lohnsummenaufstellung), werden auf Ausgleich, offene Periode, zulässige Kombination aus Konto und Kostenstelle sowie auf Betragsrahmen geprüft, warten in der Warteschlange auf die Freigabe einer Prüferin in Teams und werden dann in SAP gebucht, wobei die Belegnummer zurückgeschrieben wird.
Das ist die Mechanik unter dem Abschluss; der dialogfähige Abschluss-Agent auf unserer Website setzt darauf auf, und die Bankabstimmung ist ein eigener Fall.
Trigger, Warteschlangen und Audit in UiPath Orchestrator; UiPath SAP BAPI- und SAP OData-Konnektoren sowie SAP WinGUI-Aktivitäten; UiPath Microsoft 365-Aktivitäten (SharePoint Lists, Excel Online) über den Konnektor Microsoft OneDrive & SharePoint; UiPath Microsoft Teams-Konnektor; Freigaben mit Power Automate in der Microsoft Teams Approvals-App; Planner- und Lists-Registerkarten in Teams
Das Register und die Kontenklassen, Vorlagen je Klasse, die Roboter für die Datenübernahme, die Bestätigungsregeln, Erzeugung und Prüfung der Buchungen, das Anhalten vor der Buchung, die Freigabe- und Aufgabenabläufe, die tägliche Zusammenfassung, das Nachweispaket und das Betriebshandbuch
Datenübernahme aus SAP S/4HANA über BAPI/OData und Auswertungen in der Benutzeroberfläche; Buchung über BAPI_ACC_DOCUMENT_POST und anschließend BAPI_TRANSACTION_COMMIT; Import der Lohnsummenaufstellung
So läuft der automatisierte Prozess
- SystemSobald die Periode geöffnet und jedes Buch gekennzeichnet ist, legt der Roboter die Einträge der Periode im Register an, zieht Hauptbuchsalden, offene Posten und Nebenbuchsummen aus SAP und füllt die Vorlage je Kontenklasse auf SharePoint
- AutomatisierungDie Bestätigungsregeln laufen über jedes Konto: übereinstimmende Salden in Klassen mit geringem Risiko werden mit Regelkennung bestätigt, Differenzen, überfällige Posten und Klassen mit erhöhtem Risiko gehen an Menschen
- AutomatisierungWiederkehrende Buchungen und Abgrenzungen entstehen aus den freigegebenen Plänen, werden geprüft und warten mit ihrer Mappe in der Warteschlange
- MenschErsteller erhalten eine Planner-Aufgabe mit der Differenz und ihrer wahrscheinlichen Ursache; Prüfer bestätigen Konten und geben Buchungen in der Approvals-App in Teams frei, mit dem Verweis auf die Mappe
- AutomatisierungFreigegebene Belege werden in SAP gebucht und die Belegnummer wird zurückgeschrieben; abgelehnte gehen mit dem Kommentar der Prüferin an den Ersteller zurück
- AutomatisierungRegister, Planner-Checkliste und eine tägliche Zusammenfassung im Abschlusskanal zeigen je Gesellschaft den Anteil bestätigter Konten, offene Differenzen und überfällige Aufgaben
- AutomatisierungZur Periodensperre legt der Roboter das Nachweispaket je Gesellschaft auf SharePoint unter einer Aufbewahrungsbezeichnung ab: bestätigte Mappen, Freigaben, Buchungsbelege und das Ausnahmeprotokoll
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Die Datenübernahme in dem Moment, in dem ein Buch schließt, und das Füllen sämtlicher Vorlagen
- Die Bestätigung der Konten, die die schriftliche Richtlinie erfüllen, mit Regelkennung und Richtlinienstand im Protokoll
- Erzeugung, Prüfung und Buchung wiederkehrender Belege aus freigegebenen Quellen, nach einer Freigabe durch einen Menschen
- Das Register, die Checkliste, die tägliche Zusammenfassung und das Nachweispaket
Menschen entscheiden
- Die Bestätigung von Konten mit erhöhtem Risiko und jedes Kontos mit Differenz oder überfälligen Posten
- Die Freigabe jeder Buchung in Teams innerhalb des übertragenen Limits; darüber entscheidet das Konzerncontrolling
- Änderungen an Toleranzen, Risikoklassen, Fristen für überfällige Posten und freigegebenen Buchungsquellen
- Die Ursache hinter einer wiederkehrenden Differenz, wofür die freigesetzte Zeit gedacht ist
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Jeder Eintrag lässt sich in der Herstellerdokumentation prüfen. Die Evidenzklasse steht daneben.
Eingänge
- Hauptbuch und Nebenbücher in SAP S/4HANA (FI-GL, FI-AP, FI-AR, FI-AA, Bestandswerte aus MM)
- Datei mit der Lohnsummenaufstellung
- freigegebene Buchungspläne und Umlagematrix auf SharePoint
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- Standardabläufe in Power Automate
Zielsysteme
- SAP S/4HANA (Buchung über BAPI)
- Excel-Mappen und Nachweisbibliothek auf SharePoint
- Register in Microsoft Lists
- Checkliste in Microsoft Planner
Berührungspunkte für Menschen: Microsoft Teams Approvals-App; Planner-Aufgaben und tägliche Zusammenfassung im Abschlusskanal; Lists- und Planner-Registerkarten in Teams
Eingesetzte Technologien
Jobs, die von den Kennzeichen der Bücher ausgelöst werden, je ein Warteschlangeneintrag pro Konto und Buchung; Wiederholungen, Zugangsdaten, Audit
AÜbernahme von Salden und offenen Posten; Buchung der Belege
Aüber den Konnektor Microsoft OneDrive & SharePoint: Registerpflege, Füllen der Mappen, Ablage der Nachweise
AVorlagen für Abstimmung und Buchung, je eine pro Kontenklasse
Adas Abstimmungsregister als Registerkarte in Teams
AAbschluss-Checkliste und Aufgaben für die Ersteller, als Registerkarte in Teams
AKontenbestätigungen und Buchungsfreigaben aus Standardabläufen; Audit in Microsoft Purview
Atägliche Abschlusszusammenfassung und Ausnahmemeldungen im Abschlusskanal
AIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Die Rechnung ist offen, damit man ihr widersprechen kann.
Klärung und Prüfung bleiben bei den Menschen und sind nicht eingerechnet; bewertet wird der mechanische Teil einer Abschlussposition, in einer Illustration eines Shared-Service-Centers mit 12 Gesellschaften und nicht in einer Messung bei einem Kunden. Wir rechnen mit 2.000 Abschlusspositionen im Monat (1.400 Abstimmungen, 600 wiederkehrende Buchungen) und 20 Minuten manueller Bearbeitung je Position, die die Automatisierung übernimmt: Herunterladen, Einfügen, Abgleichen und Ablegen bei einer Abstimmung, Nachbauen, Einspielen und Prüfen bei einer Buchung. 30 € sind der Vollkostensatz je Stunde für eine qualifizierte Buchhalterin in einem mitteleuropäischen Shared-Service-Center. Das Modell zeigt freigesetzte Kapazität und unterstellt keinen Stellenabbau.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Die Abstimmung beginnt in der Stunde, in der ein Buch schließt, statt an dem Tag, an dem das letzte schließt, sodass die Vorbereitung die Prüfung nicht mehr blockiert
- Im modellierten Fall werden 65 bis 75 % der Konten per Regel bestätigt; Menschen öffnen nur die, bei denen eine Differenz oder eine Risikoklasse ein Urteil verlangt
- Wiederkehrende Buchungen stammen aus dem freigegebenen Plan, sodass ein geänderter Abgrenzungsbetrag einmal an der Quelle gepflegt und nie versehentlich weitergetragen wird
- Konzerninterne Weiterbelastungen werden auf beiden Seiten aus derselben Matrix gebucht, was eine ganze Kategorie von Abweichungen beseitigt
- Jedes bestätigte Konto trägt seine Nachweise und die angewandte Regel oder die Entscheidung der Prüferin, sodass eine Anfrage der Prüfung mit einem Verweis beantwortet wird
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Ein Register zeigt den Abschluss je Gesellschaft in jedem Moment: bestätigt, offen, überfällig, Differenzen nach Höhe und Alter
- Die Abstimmungsrichtlinie wird zu einem Regelwerk, das in jeder Gesellschaft gleich angewendet wird, und jede Abweichung ist eine protokollierte Entscheidung eines Menschen
- Prüfer zeichnen in Teams innerhalb ihrer Limits ab, sodass die Funktionstrennung im Ablauf lebt statt in einer Spalte einer Liste
- Eine weitere Gesellschaft heißt weitere Einträge im Register, nicht eine weitere Stelle; der Abschluss hängt nicht mehr an den zwei Personen, die wissen, wo die Makros liegen
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Wo die Daten liegen und wer sie sieht.
- Die Buchungsrechte enden bei den Belegarten und Buchungskreisen im Projektumfang, und der SAP-Benutzer des Roboters sieht die Bücher nur lesend; die Zugangsdaten liegen im Anmeldeinformationsspeicher des Orchestrator oder in Azure Key Vault
- Die Funktionstrennung steckt im Ablauf: Der Roboter bereitet vor, eine namentlich benannte Prüferin gibt in Teams innerhalb ihres Limits frei, der Roboter bucht und protokolliert, wer wann was freigegeben hat
- Bestätigungsregeln, Toleranzen und Risikoklassen sind auf SharePoint versioniert und werden nur mit Zustimmung des Konzerncontrollings geändert
- Die EU Data Boundary umfasst Mappen, Register, Freigaben und Nachweise in Ihrem Microsoft-365-Mandanten, und Ihr Mandant der UiPath Automation Cloud steht in der EU-Region; die Lohnabgrenzung arbeitet mit Summen statt mit Personendaten
- Freigaben werden in Microsoft Purview auditiert, die Aktionen der Roboter im Orchestrator, und die Nachweisbibliothek trägt eine Aufbewahrungsbezeichnung
Warum jetzt
Jeder Abschluss im heutigen Tempo verbraucht die modellierten 20.000 € an Kapazität der Buchhaltung, noch vor den Überstunden und Prüfertagen, die das Modell auslässt
Shared-Service-Center nehmen weiter Gesellschaften auf, während qualifizierte Buchhalter schwer zu gewinnen und noch schwerer bei Kopierarbeit zu halten sind, und Wirtschaftsprüfer erwarten eine schriftliche Abstimmungsrichtlinie mit Nachweisen je Konto und Periode
Die Bausteine sind Standard: SAP BAPI- und OData-Konnektoren sowie die Aktivitäten für SharePoint Lists und Excel Online in UiPath, dazu Approvals und Planner als Standardkonnektoren von Power Automate innerhalb der in Microsoft 365 enthaltenen Rechte, sodass die Freigabeabläufe keine Premium-Lizenz brauchen
Relevante Führungsrollen
Das Ergebnis steht Tage früher fest, und jeder Saldo hat einen Nachweis, der ohne Suche zur Prüfung gehen kann
Mehr Gesellschaften mit demselben Hauptbuchteam, und ein Abschluss, der sich an Bestätigungsquote und Altersstruktur messen lässt
Die Richtlinie wird in jeder Gesellschaft so angewendet, wie sie geschrieben ist, und jede Ausnahme ist die protokollierte Entscheidung einer namentlich benannten Prüferin
Häufige Fragen und Einwände
Die Steuerung kann ihre Ergebnisse in beides schreiben. Die Stunden stecken in der Aufbereitung von Daten und Buchungen, nicht in dem Werkzeug, das die Abzeichnung festhält. Wenn Sie eine Abstimmungsplattform besitzen, versorgen die Roboter sie, und wenn nicht, genügen Lists, Planner und die Approvals-App.
Es ist dieselbe Kontrolle, nur aufgeschrieben und auf jedes Konto in jedem Monat angewendet. Klassen mit erhöhtem Risiko und jede Differenz gehen weiterhin an einen Menschen, und der Wirtschaftsprüfer kann das Regelwerk testen.
Keine Buchung entsteht ohne die Freigabe einer Prüferin in Teams und nur innerhalb der Belegarten und Betragsrahmen, die die Richtlinie zulässt. Verlangt Ihre Richtlinie die Freigabe innerhalb von SAP, parkt der Roboter den Beleg und bucht nach dessen Freigabe.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine einzelne Gesellschaft oder weniger als einige hundert Abstimmungen im Monat: Eine disziplinierte Vorlage und eine schriftliche Richtlinie bringen mehr als Roboter
- Es gibt keine Abstimmungsrichtlinie und niemanden, der sie verantwortet; wir helfen beim Schreiben, aber die Automatisierung entscheidet Wesentlichkeit und Risikoklassen nicht für Sie
- Kontenplan oder ERP stecken mitten in einer Migration; dann automatisieren wir zuerst die stabilen Nebenbücher und den Rest, sobald die Struktur steht
Eine Frage für die nächste Sitzung
An welchem Arbeitstag kennen wir das Monatsergebnis mit Sicherheit, und wie viele Stunden Buchhalterarbeit für Herunterladen und Einfügen liegen zwischen dem Abschluss der Nebenbücher und diesem Tag?
Vorgehen bei der Umsetzung
Die Umsetzung läuft in Etappen, damit sie jederzeit gestoppt werden kann.
Wir liefern
- Eine abgeschlossene Periode, in ihre Bestandteile zerlegt: Konten, Vorlagen, das Verzeichnis der Buchungen mit ihren Quellen, die Differenzen und ihre Ursachen, heutige Toleranzen und Risikoklassen
- Die Kontenklassen und das Register in Microsoft Lists, mit der Richtlinie als Regelwerk, das ein Wirtschaftsprüfer lesen kann
- Roboter für die Datenübernahme je Buch, Vorlagen je Kontenklasse, Erzeugung und Prüfung der Buchungen, die SAP-Buchung, die Freigabe- und Aufgabenabläufe in Teams und Planner sowie das Nachweispaket
- Einen Parallellauf auf einer abgeschlossenen Periode, einen ersten Abschluss im Echtbetrieb für zwei oder drei Gesellschaften unter Begleitung, danach die Einführung in Wellen mit Betriebshandbuch
Wir brauchen von Ihnen
- Zwei abgeschlossene Perioden mit Mappen, Statuslisten und Buchungsdateien für die Gesellschaften im Projektumfang
- Eine verantwortliche Person im Hauptbuchteam, das Konzerncontrolling für die Entscheidungen zur Richtlinie, die Vertretungsmatrix der Prüfer und die Liste der Kontenklassen mit erhöhtem Risiko
- Technische SAP-Benutzer für Test und Produktion mit Leserechten und Buchungsrechten, die auf die Belegarten im Projektumfang beschränkt sind
Etappen
Analyse
Bestandsaufnahme von Konten, Vorlagen und Buchungen, Differenzanalyse, Prüfung der Richtlinie
Konzeption
Kontenklassen, Bestätigungsregeln, Buchungsquellen, Freigabelimits, Sicherheitsmodell
Umsetzung
Register, Vorlagen, Roboter, SAP-Buchung, Abläufe in Teams und Planner in Ihrem Mandanten
Validierung
Parallellauf auf einer abgeschlossenen Periode, Feinschliff der Regeln an echten Differenzen, Abnahme durch die Prüfer
Go-live
Pilotgesellschaften unter Begleitung, danach die übrigen in Wellen
Abteilungsweit. Der Aufwand hängt von der Zahl der Gesellschaften und Kontenpläne ab, von der Vielfalt der Buchungsquellen und davon, ob eine schriftliche Abstimmungsrichtlinie bereits existiert oder erst vereinbart werden muss.
Arbeitstag zehn, und die Abstimmungen entstehen weiter in Excel.
Senden Sie uns die Abstimmliste einer abgeschlossenen Periode (Konto, Gesellschaft, Risikoklasse, Differenz) und Ihr Verzeichnis der wiederkehrenden Buchungen. Sie erhalten den Anteil, der sich per Regel bestätigen lässt, und das Modell mit Ihren Zahlen.
Einen Abschluss auf den Prüfstand stellenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Schluss damit, die tägliche Cash-Zahl aus vier Bankportalen von Hand zu bauen; sie kommt spät und niemand traut ihr.
Lösung ansehen Management & PlanungManagementpaket in Power BI statt vierzehn Excel-DateienDas Paket für die Geschäftsführung sollte nicht davon abhängen, wer wann welche Tabelle zusammengefügt hat.
Lösung ansehen Finanzen & BuchhaltungGesperrte Rechnungen vor dem Zahllauf geklärtKlären Sie Preis- und Mengenabweichungen nicht länger per E-Mail, während Lieferanten wochenlang auf Geld warten.
Lösung ansehen Finanzen & BuchhaltungIntercompany-Salden, die vor dem Konzernabschluss stimmenIhre Gesellschaften sind sich uneinig, was sie einander schulden, und die Konsolidierung wartet auf eine E-Mail.
Lösung ansehen Case StudyDer Monatsabschluss-AgentEin um Tage kürzerer Abschluss — weil ihn endlich jemand rund um die Uhr im Blick behält.
Case Study ansehen Case StudyAutomatischer Abgleich von BankkontosaldenSalden zwischen Systemen stets im Einklang — Abweichungen sofort erkannt.
Case Study ansehenBranchen, in denen wir das am häufigsten umsetzenProduktion & IndustrieDienstleistungen & ITShared Services