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Lösung · HR & MitarbeitendeZwei Mitarbeiter melden sich krank, und der Dienstplan steht vor Schichtbeginn wieder
Schichtausfälle in Minuten besetzt, Regeln bereits geprüft
Jede Abwesenheit startet eine Vertretungssuche nach Ihren Qualifikations-, Arbeitszeit- und Kostenregeln; berechtigte Beschäftigte erhalten das Angebot in Microsoft Teams, die Führungskraft entscheidet.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Eine Krankmeldung sollte keine Stunde Telefonieren und keine Lohnkorrektur kosten.
Das Regelwerk gehört nicht uns, und das wiegt schwerer als jeder Teil der Architektur.
Schichten werden mit wirklich berechtigten Personen besetzt, sodass niemand nach der Schicht eine unzulässige Wahl entdeckt.
der Dienstplan in Microsoft Teams Shifts oder in Ihrem Personaleinsatzsystem; die Zeitwirtschaft; die Lohndaten
Geschäftsproblem
Schichtbelegschaft
Dienstpläne für Schichtbetriebe entstehen Wochen im Voraus auf Basis einer Mengenprognose. Dann trägt die Wirklichkeit einzelne Abwesenheiten nach, und jede davon ist eine Planungsaufgabe, die in zwanzig Minuten von der Person gelöst werden muss, die am wenigsten Informationen und am wenigsten Zeit hat.
Was die Führungskraft nicht sieht, ist das Wesentliche: wer an diesem Tag für diese Position qualifiziert ist, wer nahe an einer Wochengrenze liegt, wer die tariflich verlangte Ruhezeit nicht hatte, was jede Option kostet. All das existiert, verteilt auf vier Systeme, und keines davon öffnet sich auf einem Telefon im Kühlhaus.
Die Folgen treffen später andere Menschen. Die Änderung wird telefonisch vereinbart und Tage danach in die Zeitwirtschaft getippt, sodass der Dienstplan einen Namen zeigt und die Stempeluhr einen anderen, und die Zuschläge erreichen die Lohnabrechnung getrennt und werden in der Folgeperiode korrigiert. An sechs Standorten zahlt das Unternehmen doppelt: für ungeplante Zuschlags- und Zeitarbeitsstunden und für die Führungszeit, die deren Organisation kostet.
Wie es heute läuft
Unabhängig von der Branche ist dieser Ablauf an den meisten Standorten wiederzuerkennen.
- MenschEine Führungskraft erfährt von einer Abwesenheit über eine Nachricht oder eine leere Position und öffnet die Dienstplanmappe
- MenschAnrufe und Nachrichten gehen einzeln hinaus, von einer gedruckten Liste oder aus einer Gruppe auf privaten Telefonen
- FehlerrisikoQualifikationen, bereits geleistete Stunden und die Ruhezeitlage werden erst danach geprüft, wenn überhaupt
- WartezeitDie Schicht geht an den, der zuerst erreichbar war, nicht an den, der berechtigt und günstiger gewesen wäre
- SystemDie Verwaltung tippt die Änderung Tage später von einer handschriftlichen Notiz in die Zeitwirtschaft
- FehlerrisikoZuschlags- und Nachtstunden erreichen die Lohnabrechnung getrennt und werden in der Folgeperiode korrigiert, meist nach einer Beschwerde
- MenschOffene Lücken werden mit Überstunden oder einem Anruf bei der Zeitarbeitsfirma geschlossen, ohne die Kosten zu vergleichen
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Das Budget zeigt Stellen, nicht wofür sie draufgehen.
- Das Telefonieren ist der sichtbare und der kleinere Kostenblock. Teuer ist die Entscheidung unter Druck: die vierte Person, die abgehoben hat, zu einem Zuschlag, den niemand verglichen hat.
- Wer am häufigsten zusagt, wird zur Person, von der der Betrieb abhängt, und zugleich zu der, die am ehesten geht. Vertretungen verteilt, wer ans Telefon geht.
- Korrekturen laufen weit. Eine Vertretung, die nicht in der Zeitwirtschaft ankommt, wird einen Monat später zu einer falschen Abrechnung, einer Rückfrage und einer manuellen Anpassung.
- Die Regelkonformität ruht auf dem Gedächtnis. Auf die Frage, wie eine Schicht besetzt wurde und auf welcher Grundlage, bleibt der Führungskraft nur die Erinnerung an ein Telefonat.
- Abwesenheit wird nie zur Führungsinformation. Niemand kann sagen, welche Standorte sich selbst tragen, welche auf Zeitarbeit ausweichen oder wie viele Überstunden geplant waren.
Kosten des Nichtstuns
Die Abwesenheit wächst nicht, der Dienstplan um sie herum schon. Jeder neue Standort, jedes neue Schichtmodell und jede Saisonspitze landet in derselben Routine, und diese Routine hat keine Reserve mehr. Was die Rechnung nicht bewertet, ist die Entscheidung selbst: die Person, die zusagt, weil sie der vierte Anruf war, und die Kollegin, die günstiger und qualifiziert war und nie gefragt wurde.
Das Zweite, was sich ansammelt, ist Stille. Eine telefonisch vereinbarte Vertretung hinterlässt nichts, sodass eine Frage des Betriebsrats oder der Aufsicht aus dem Gedächtnis beantwortet wird. Ein Unternehmen, das Schicht für Schicht zeigen kann, wer berechtigt war und wer bestätigt hat, steht an einer ganz anderen Stelle als eines, das das nicht kann.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Ein Logistikdienstleister mit 1.900 Schichtbeschäftigten an sechs Standorten: drei Distributionszentren, zwei Cross-Docks und ein Kühlhaus. Microsoft 365 mit Microsoft Teams auf gemeinsam genutzten Geräten, ein Personalsystem mit Abwesenheiten und Verträgen, eine separate Zeitwirtschaft, die Lohnabrechnung bei einem externen Dienstleister.
Rund 1.250 Vertretungsfälle pro Monat: Krankmeldungen am selben Tag, ungeplanter Urlaub, Arzttermine, kurzfristig freigegebene Schulungen, gescheiterte Tauschgeschäfte. Im Winter steigt das Volumen um etwa ein Drittel.
Sechs lokale Routinen: eine Dienstplanmappe je Standort, eine gedruckte Kontaktliste, Gruppenchats auf privaten Telefonen und eine handschriftliche Notiz, die die Verwaltung Tage später erreicht.
Rund siebzehn Minuten je Vertretungsfall für Telefonieren, Abtippen und Korrigieren, verteilt auf Führungskraft, Standortverwaltung und Lohnabrechnung. Nichts davon hinterlässt einen Eintrag, den jemand abfragen könnte.
Jede Abwesenheit eröffnet einen Vertretungsfall. Roboter bilden die Liste der Berechtigten nach den mit dem Personalbereich konfigurierten Regeln, sortieren sie nach Kosten und Abstand zur Grenze und bieten die Schicht allen Berechtigten gleichzeitig in Microsoft Teams an. Die erste Zusage schließt das Angebot, die Führungskraft bestätigt, und die drei Systeme werden gemeinsam aktualisiert.
Im modellierten Fall kehrt der Vormittag der Führungskraft in den Betrieb zurück, das Angebot erreicht die Berechtigten in einem Durchgang statt in vier Anrufen, und jede Schicht trägt einen Eintrag, wer gefragt wurde. Illustrativ, kein Kundenergebnis.
Vorgeschlagene Lösung
Das Regelwerk gehört nicht uns, und das wiegt schwerer als jeder Teil der Architektur. Bevor etwas gebaut wird, schreibt der Personalbereich auf, was für wen gilt: tägliche und wöchentliche Ruhezeit, Grenzen für aufeinanderfolgende Schichten und Nachtarbeit, die je Position verlangte Qualifikation, die Zuschlagsstufen. Jede Regel verweist auf eine Klausel Ihres Tarif- oder Betriebsvertrags oder auf das am Standort geltende Arbeitszeitrecht. Wir konfigurieren, was der Personalbereich vorgibt, versionieren es und legen nichts aus; wo eine Klausel Ermessen verlangt, schließt die Regel die Person aus und der Fall geht an einen Menschen.
Das System schlägt vor, die Führungskraft entscheidet. Roboter lesen die Anforderungen der Schicht und bilden eine Liste berechtigter Personen, sortiert nach der ausgelösten Kostenstufe und nach dem Abstand zur jeweiligen Grenze. Daneben steht die Ausschlussliste mit Regel und Begründung zu jedem Namen, und genau das macht den Vorschlag prüfbar statt undurchsichtig. Die Führungskraft erweitert das Angebot, wählt einen anderen Namen oder bestätigt die Person, die zugesagt hat.
Die Menschen begegnen dem Prozess in Microsoft Teams. Die offene Schicht erscheint in Teams Shifts, und das Angebot kommt als Adaptive Card mit Standort, Zeiten, Position und Zuschlagsstufe. Es läuft als Freigabe vom Typ first to respond, sodass die erste Zusage es schließt. Nach der Bestätigung aktualisiert eine Transaktion den Dienstplan, den Eintrag in der Zeitwirtschaft und die Lohndaten, mit dem Nachweis der angewandten Regeln.
Microsoft Teams Shifts mit offenen Schichten und Anfragen dazu; Microsoft Graph Shifts APIs und Change Notifications; Power Automate mit Freigaben vom Typ first to respond und Adaptive Cards in Microsoft Teams; Microsoft Teams Approvals app; UiPath Orchestrator mit Warteschlangen, Triggern, Credential Store und Prüfpfad; Power BI in Teams
Das Modell des Vertretungsfalls, die Berechtigungslogik über dem vom Personalbereich konfigurierten Regelwerk, die Reihung der Kandidaten und die Ausschlussgründe, die Angebots- und Eskalationsfenster, die Rückschreibung in Dienstplan, Zeitwirtschaft und Lohndaten, das Berichtsmodell und das Handbuch für Führungskräfte
Die Abwesenheits- und Vertragsdaten aus Ihrem Personalsystem und die Rückschreibung in die Zeitwirtschaft über deren APIs, wo keine existieren per Oberflächenautomatisierung; das Qualifikationsregister, das sagt, wer auf welcher Position arbeiten darf; die Lohndaten im Format Ihres Dienstleisters
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungEine Abwesenheit im Personalsystem oder ein Eintrag der Führungskraft auf einem gemeinsam genutzten Gerät eröffnet einen Vertretungsfall mit Standort, Schicht, Position und verlangter Qualifikation
- SystemRoboter bilden die Liste der Berechtigten: Qualifikation, vertragliche Verfügbarkeit, Stunden und Ruhezeitlage nach den konfigurierten Regeln sowie die Kostenstufe jeder Person
- AutomatisierungDie Schicht wird als offene Schicht in Microsoft Teams Shifts und als Adaptive Card an die Berechtigten veröffentlicht
- AutomatisierungDie erste Zusage schließt das Angebot; wer später antwortet, sieht, dass die Schicht vergeben ist
- MenschDie Führungskraft bestätigt die Person und klärt, was die Regeln markiert haben: Einsatzbeschränkungen, einen Zuschlag über der Stufe, einen bevorzugten Namen
- AutomatisierungDienstplan, Eintrag in der Zeitwirtschaft und Lohndaten werden gemeinsam aktualisiert und tragen die Fallnummer und die angewandten Regeln
- AutomatisierungNimmt niemand innerhalb des Fensters an, eskaliert der Fall an den Schichtverantwortlichen mit der Kandidatenliste, der Zeitarbeitsoption und den jeweiligen Kosten
- AutomatisierungBesetzungsquote, Besetzungsdauer, Zuschlagsanteil und Zeitarbeitsstunden fließen in ein Power-BI-Modell, das in Teams gelesen wird
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Aus jeder erfassten Abwesenheit einen Vertretungsfall mit den Anforderungen der Schicht zu machen
- Die Listen der Berechtigten und der Ausgeschlossenen zu bilden und festzuhalten, welche Regel wen ausgeschlossen hat
- Das Angebot zu veröffentlichen, bei der ersten Zusage zu schließen und das Eskalationsfenster zu führen
- Die bestätigte Änderung mit Nachweis in Dienstplan, Zeitwirtschaft und Lohndaten zu schreiben
Menschen entscheiden
- Die Führungskraft bestätigt, wer die Schicht übernimmt; die sortierte Liste ist ein Vorschlag, nie eine Entscheidung
- Der Personalbereich besitzt das Regelwerk: welche Klausel für welche Gruppe gilt und was das System anbieten darf
- Was geschieht, wenn niemand Berechtigtes zusagt: ein Zuschlag, Zeitarbeit oder eine Schicht in kleinerer Besetzung
- Ausnahmen, die keine Regel klärt: Einsatzbeschränkungen, eine offene Untersuchung, eine Person in Kündigung
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Wo eine Regel reicht, nutzen wir kein Modell. Wo Urteilsvermögen nötig ist, entscheidet ein Mensch.
Eingänge
- Abwesenheiten und Urlaub aus dem Personalsystem
- der veröffentlichte Dienstplan
- das Qualifikationsregister
- Vertragsstunden und Verfügbarkeit
- Stempeldaten aus der Zeitwirtschaft
- Rahmensätze der Zeitarbeit
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- Power Automate
- Microsoft Graph
Zielsysteme
- der Dienstplan in Microsoft Teams Shifts oder in Ihrem Personaleinsatzsystem
- die Zeitwirtschaft
- die Lohndaten
- das Power-BI-Modell
Berührungspunkte für Menschen: offene Schicht und Angebotskarte in Microsoft Teams; Bestätigung der Führungskraft in Teams; Eskalation an den Schichtverantwortlichen mit der Kandidatenliste
Eingesetzte Technologien
dort sehen und übernehmen Beschäftigte eine offene Schicht
Averöffentlicht offene Schichten und liest Zusagen in den Dienstplan zurück
Aversendet die Angebotskarte, führt die Freigabe vom Typ first to respond und das Eskalationsfenster
Areiht jeden Fall ein, wertet die Regeln aus, schreibt in die Quellsysteme zurück, wiederholt und protokolliert
ABestätigung der Person durch die Führungskraft sowie jedes Zuschlags über der Stufe
ABesetzungsquote, Besetzungsdauer, Zuschlags- und Zeitarbeitskosten je Standort und Woche
AQuelle für Abwesenheiten, Verträge und Stunden; Ziel der bestätigten Änderung
CIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Beginnen Sie damit, die Annahmen zu hinterfragen.
Zwei Dinge bleiben bewusst außerhalb dieses Modells: der Überstundenzuschlag selbst und die Zeitarbeitsstunden, denn beides hängt an Ihrem Tarifwerk und würde die Rechnung schmeicheln. Bewertet wird die Koordination, siebzehn Minuten je Vertretungsfall, verteilt auf die telefonierende Führungskraft, die abtippende Verwaltung und die korrigierende Lohnabrechnung, bei 25 € Vollkosten je Stunde. Nichts davon wurde bei einem Kunden gemessen; alle drei Eingaben können Sie ersetzen.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Schichten werden mit wirklich berechtigten Personen besetzt, sodass niemand nach der Schicht eine unzulässige Wahl entdeckt
- Der Vormittag, der für Telefonate draufging, kehrt in den Betrieb zurück; die Vertretung organisiert sich, während die Führungskraft arbeitet
- Das Angebot erreicht alle Berechtigten gleichzeitig, sodass die Schicht an die erste bereite Person geht statt an die vierte erreichbare
- Beschäftigte sehen Standort, Zeiten und Zuschlag vor der Zusage und werden an freien Tagen nicht mehr angerufen
- Dienstplan, Stempeluhr und Lohndaten tragen dieselbe Fassung der Änderung, sodass die Korrektur in der Folgeperiode entfällt
- Die Vertretungskosten sind vor der Zusage sichtbar, sodass teure Varianten bewusst oder gar nicht gewählt werden
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Vertretung wird ein gemessener Prozess statt sechs lokaler Gewohnheiten: Besetzungsquote, Besetzungsdauer, Kosten je besetzter Schicht
- Zuschlags- und Zeitarbeitsausgaben lassen sich steuern, weil die Daten zeigen, welche Standorte wann zur teuren Option greifen
- Jede Entscheidung hinterlässt einen Eintrag: wer berechtigt war, wen welche Regel ausschloss, wer zusagte, wer bestätigte
- Die Routine überlebt die Führungskraft, die sie erfunden hat, und das zählt dort am meisten, wo die Fluktuation am höchsten ist
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Wo die Daten liegen und wer sie sieht.
- Roboter melden sich mit eigenen Konten an, beschränkt auf die Vorgänge zu Abwesenheit, Dienstplan und Lohndaten, die sie brauchen; keine Führungskraft teilt eine Anmeldung mit einer Automatisierung
- Der Abwesenheitsgrund bleibt außerhalb des Angebots: eine Kandidatin sieht eine zu besetzende Schicht, nie wer krank ist und warum
- Zugangsdaten liegen im Credential Store hinter dem Orchestrator, und jeder Lauf, jede Regelauswertung und jede Rückschreibung wird mit Zeitstempel und Identität protokolliert
- Das Gespräch über Vertretungen verlässt die privaten Telefone und läuft in Teams, wo die Beschäftigtendaten in Ihrem Microsoft 365 Tenant bleiben und die Automatisierung dahinter aus der EU-Region der UiPath Automation Cloud arbeitet
- Das Regelwerk ist versioniert wie Code: jede Änderung nennt die Klausel, die Person und das Datum, und jeder Fall behält die Fassung, die ihn entschieden hat
Warum jetzt
Gewerbliche Arbeit ist die Kostenposition unter dem größten Druck, und Vertretungen sind die Stelle, an der sie am wenigsten bewusst ausgegeben wird: Zuschläge bekommt, wer abhebt, nicht wer berechtigt und günstiger ist. Die modellierten 8.854 € Koordination pro Monat kommen obendrauf.
Tägliche und wöchentliche Mindestruhezeiten setzt die Richtlinie 2003/88/EG als europäische Untergrenze, während Abweichungen und Bezugszeiträume dem nationalen Recht und den Tarifverträgen überlassen bleiben. Verbindlich für einen Standort ist daher Ihr eigenes Tarifwerk, und genau deshalb konfiguriert der Personalbereich das Regelwerk und nicht wir.
Microsoft Teams Shifts, die Microsoft Graph Shifts APIs und Freigaben vom Typ first to respond sind Standardbestandteile von Microsoft 365, die Ihre Beschäftigten längst dabeihaben, sodass aus einem früheren Projekt heute eine Konfiguration wird.
Relevante Führungsrollen
Schichten sind am selben Morgen besetzt, und sechs Standorte konkurrieren nicht mehr telefonisch um dieselben wenigen Personen, die immer zusagen
Die vom Personalbereich geschriebenen Regeln sind die Regeln, die laufen, und jede Besetzungsentscheidung lässt sich Betriebsrat oder Aufsicht zeigen
Zuschlags- und Zeitarbeitsstunden werden zu steuerbaren Kosten mit sichtbarer Ursache statt zu einer Position, die sich zum Monatsende selbst erklärt
Dienstplanänderungen laufen nicht mehr über private Telefone und private Tabellen, sondern zwischen Systemen mit Konten und Protokollen
Häufige Fragen und Einwände
Dann wird es Klausel für Klausel aufgeschrieben, bevor etwas gebaut wird. Der Personalbereich gibt vor, welche Klausel für welche Gruppe gilt; wir konfigurieren das, versionieren es und weisen jede Regel an echten historischen Fällen nach. Wo eine Klausel Ermessen verlangt, schließt die Regel die Person aus und gibt den Fall an einen Menschen.
Ob jemand zusagt, hängt davon ab, ob das Angebot es wert ist, weshalb die Karte Standort, Zeiten und Zuschlagsstufe trägt, bevor sich jemand festlegt. Nimmt niemand innerhalb des Fensters an, eskaliert der Fall mit der Kandidatenliste und deren Kosten.
Dann setzt das meiste hier darauf auf. Ist dieses System UKG Pro Workforce Management oder Reflexis WFM, verbindet sich Microsoft Teams Shifts nativ damit; sonst wird der Dienstplan über die Microsoft Graph Shifts APIs synchronisiert. Wir ergänzen die Berechtigungsprüfung, das Angebot und die Rückschreibung.
Wann diese Lösung nicht passt
- Standorte mit einigen Dutzend Vertretungsfällen pro Monat, wo eine Führungskraft mit Kenntnis jedes Namens und jeder Berechtigung schneller ist als jede Regelmaschine
- Kein verlässlicher Nachweis über Qualifikationen und Vertragsstunden; die Liste der Berechtigten ist nur so gut wie die Daten darunter, dieses Register kommt zuerst
- Dienstpläne, die weiterhin nur auf Papier entstehen und geändert werden, ohne System für die Rückschreibung; deren Digitalisierung ist der vorgelagerte Schritt
Eine Frage für die nächste Sitzung
Könnten wir für jede im letzten Monat besetzte Schicht die Personen nennen, die die Regeln als berechtigt auswiesen, den Grund für jeden ausgeschlossenen Namen und die Person, die die Wahl bestätigt hat?
Vorgehen bei der Umsetzung
Wir starten mit einem Ausschnitt und erweitern erst nach dem Nachweis.
Wir liefern
- Eine Auswertung der Vertretungshistorie zweier Standorte: Volumen, Muster, wer besetzt hat, wie lange es dauerte, was es kostete
- Das Regelwerk als versionierte, prüfbare Bedingungen aus den Klauseln, die der Personalbereich vorgibt, mit einer Begründung hinter jedem Ausschluss
- Die Reihung der Kandidaten nach Kostenstufe und Abstand zur Grenze, vor dem Start mit dem Betrieb abgestimmt
- Den Ablauf in Teams: offene Schicht, Angebotskarte, Zusage nach first to respond, Bestätigung der Führungskraft, Eskalation
- Die Rückschreibung in Dienstplan, Zeitwirtschaft und Lohndaten samt Abstimmung und das Power-BI-Modell
Wir brauchen von Ihnen
- Drei Monate Historie zu Abwesenheiten, Dienstplänen und Vertretungen sowie die angewandten Zuschlagsregeln
- Die Klauseln, die der Personalbereich konfiguriert haben will, und die Matrix aus Position und verlangter Qualifikation
- Technische Konten für Personalsystem, Zeitwirtschaft und Dienstplan sowie eine verantwortliche Person im Betrieb
Etappen
Analyse
Vertretungshistorie zweier Standorte, die vom Personalbereich benannten Regelquellen und die Zugänge zu den Systemen
Regelkonfiguration
Der Personalbereich gibt die Klauseln vor; wir bauen versionierte Bedingungen und weisen jede an echten Fällen nach
Aufbau
Vertretungsfälle, Reihung, Angebot und Eskalation in Teams, Rückschreibung in Dienstplan, Zeitwirtschaft und Lohn
Validierung
Regeln gegen die Vertretungsfälle des letzten Quartals nachgespielt, mit Personalbereich und Arbeitnehmervertretung geprüft
Go-live
Ein Standort und ein Schichtmodell mit dem Telefon als Rückfallebene, danach die übrigen Standorte
Abteilungsweit. Der Aufwand hängt an der Zahl der Regelvarianten über Standorte und Tarifwerke, an der Güte der Daten zu Qualifikationen und Vertragsstunden und daran, ob Personalsystem und Zeitwirtschaft eine API bieten.
Zwei Krankmeldungen vor Schichtbeginn und eine Telefonliste innen an der Schranktür.
Senden Sie uns die Abwesenheits- und Vertretungseinträge eines Monats aus zwei Standorten: was besetzt wurde, durch wen, wie lange es dauerte und was es kostete. Sie erhalten die Berechtigungsregeln, die gegolten hätten, und eine Stunde für die Ausschlüsse, die diese Regeln erzeugt haben.
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