Start · Rozwiązania · Łańcuch dostaw
Rozwiązanie · Łańcuch dostawJeden stan części dla całej grupy: najpierw przesunięcie, potem monit, zwrot przed oknem
Część leży w magazynie obok, a nie w zaległym zamówieniu
Roboty co noc czytają stany, zamówienia i zapotrzebowanie warsztatów w dziewięciu magazynach, proponują przesunięcie zamiast zamówienia u importera, monitują zaległe pozycje po terminie i prowadzą listę zwrotów.
Streszczenie dla zarządu
Przestańcie zamawiać u importera to, co leży w innym Państwa magazynie, i tracić okno zwrotów dla reszty.
Projekt zaczyna się od obrazu stanu, nie od robota.
Część, którą grupa już ma, trafia do warsztatu kurierem następnego dnia, zamiast czekać tygodniami w zaległym zamówieniu.
księgowania przesunięć i pozycje zamówień w DMS każdej marki; portale części importerów; pliki obrazu stanu i zwrotów na SharePoint
Problem biznesowy
Gospodarka częściami
Magazyn części obsługuje własny warsztat i własną ladę. Jego DMS pokazuje stan, zamówienia i godzinę odcięcia u importera tego jednego magazynu, więc doradca zamawia u importera, bo to proponuje ekran. Grupy rosną przez przejęcia, każdy oddział zachowuje swoje przyzwyczajenia i swój zapas bezpieczeństwa, a kierownik części w grupie, jeśli taka rola w ogóle istnieje, pracuje na dziewięciu eksportach i telefonie.
Najpierw bolą zamówienia zaległe. Kiedy importer nie ma czym wydać, pozycja czeka z obiecanym terminem, który żyje w portalu, a nie w niczyim kalendarzu. Nikt do niej nie wraca, dopóki nie zadzwoni klient, choć ten sam numer katalogowy może stać u siostrzanego oddziału, kupiony pod zlecenie, do którego nigdy nie doszło.
Najdroższy jest martwy stok. Anulowane zlecenia, zmienione diagnozy, zastąpione numery katalogowe i lata zamawiania „na wszelki wypadek” zostawiają w każdym magazynie części, które się nie sprzedadzą. Większość importerów przyjmuje część z nich w programie z oknem czasowym i warunkami dotyczącymi wieku, opakowania i zastąpień; lista musi być poprawna i na czas, a w dziewięciu magazynach zwykle nie jest ani jedno, ani drugie. CFO spotyka tę stertę raz w roku, jako odpis.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekDoradca części każdego oddziału zamawia u importera na ekranie DMS swojego magazynu; pozostałych ośmiu magazynów na tym ekranie nie ma
- OczekiwaniePozycja, której importer nie ma czym wydać, trafia na zamówienie zaległe z obiecanym terminem i czeka w DMS, aż ktoś zapyta
- CzłowiekGdy dzwoni klient, doradca dzwoni do biura importera, potem do dwóch siostrzanych oddziałów „na wszelki wypadek”; przesunięcie, jeśli zostanie uzgodnione, wbija się ręcznie w dwa ekrany DMS
- Ryzyko błęduCzęści kupione pod anulowane zlecenie albo diagnozę zmienioną na podnośniku leżą na regale do inwentaryzacji, a potem schodzą jako odpis w oddziale
- CzłowiekPrzed oknem zwrotów kierownik części prosi dziewięć oddziałów o listy pozycji bez rotacji; przychodzą trzy, w trzech formatach, w tygodniu zamknięcia okna
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Za każdym wyjątkiem stoi godzina, której nikt nie zapisał.
- Monitowanie nie ma pozycji w żadnej ewidencji czasu: dwa biura dopytują o każdą zaległą pozycję w rozmowach, których nikt nie zapisuje, a klient dowiaduje się ostatni.
- Dziewięć zapasów bezpieczeństwa z osobna jest rozsądne, a razem już nie: grupa trzyma tę samą wolno schodzącą część kilka razy i wciąż jej nie ma tam, gdzie akurat jest potrzebna.
- Obiecany termin jest jedynym terminem, jaki ktokolwiek ma, i nikt go nie zapisuje; tygodniowe opóźnienie odkrywa klient, za którego odpowiedź w ankiecie importer płaci.
- Martwy stok nic nie kosztuje aż do audytu i właśnie dlatego rośnie: najpierw gotówka, potem miejsce na regale, potem odpis.
Koszt zaniechania
Martwy stok jest wierszem, który rośnie sam: każde anulowane zlecenie, zmieniona diagnoza i zastąpiony numer katalogowy dokłada pozycję, a okno zwrotów to jedyny tydzień w roku, w którym sterta może zmaleć. Kto je przegapi, wozi te same części przez kolejnych dwanaście miesięcy, a potem odpisuje je przy audycie. Nic w obecnej rutynie nie wymusza zmiany: zaległości jakoś się w końcu rozwiązują, przesunięcia zdarzają się, gdy dwaj doradcy się znają, a dziesiąty oddział przynosi dziesiąty stan i dziesiąty arkusz.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Grupa dealerska w Polsce: trzy marki, dziewięć oddziałów z własnymi magazynami części, po trzy oddziały na markę; 21 000 aktywnych numerów katalogowych i około 2,6 mln € części w cenie zakupu; jeden DMS na markę, trzy portale importerów, Microsoft 365 z Teams.
1 900 pozycji zaległych miesięcznie w dziewięciu magazynach; mniej więcej co szósta dotyczy części, której siostrzany oddział ma więcej, niż sam potrzebuje; około 390 000 € zapasu w cenie zakupu nie ruszyło się od dwunastu miesięcy. Wszystko ilustracyjnie.
Każdy oddział zamawia na własnym ekranie DMS; zaległe pozycje sprawdza się, gdy ktoś zapyta; przesunięcia uzgadnia się telefonicznie i księguje później; listę pozycji bez rotacji składa się z dziewięciu eksportów w tygodniu otwarcia okna.
Około siedmiu minut na zaległą pozycję po stronie biura części i biura serwisu: sprawdzenie portalu, telefon do importera, telefon do siostrzanego oddziału, notatka na zleceniu naprawy. Lista zwrotów jest gotowa po oknie albo wcale.
Roboty co noc wczytują stany, zamówienia, pozycje zaległe i zapotrzebowanie warsztatów każdego oddziału do jednego obrazu grupy; każda nowa pozycja zamówienia jest z nim porównywana, a przesunięcie proponowane tam, gdzie siostrzany oddział ma nadmiar; zaległe pozycje po terminie są monitowane; każda pozycja stanu jest co noc wiekowana, a lista zwrotów czeka w formacie importera.
W modelu siedem minut na pozycję kurczy się do wyjątków wartych rozmowy, co szósta pozycja zamówienia staje się przesunięciem, żaden obiecany termin nie mija niezauważony, a lista zwrotów jest dokumentem do zatwierdzenia, a nie tygodniem eksportów. To model, nie pomiar u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Projekt zaczyna się od obrazu stanu, nie od robota. Co noc, po ostatniej godzinie odcięcia u importera, jeden robot na markę czyta z DMS tej marki stany według oddziałów i lokalizacji, otwarte zamówienia, pozycje zaległe z obiecanymi terminami oraz zapotrzebowanie warsztatów i zapisuje jedną tabelę grupy na SharePoint. Obok niej leżą reguły, których właścicielem jest dyrektor posprzedaży: nadmiar w oddziale, minimalna wartość warta przewiezienia, koszt kuriera na trasie, przedziały wiekowe i warunki zwrotów każdego importera.
Przesunięcie ma pierwszeństwo przed zamówieniem. Gdy siostrzany oddział ma część jako nadmiar, doradca części zamawiającego oddziału dostaje propozycję jako zadanie UiPath Action Center w Microsoft Teams: część, ilość, oddział, wiek na tamtej półce, koszt kuriera, termin dostawy od importera. Po akceptacji robot księguje przesunięcie w obu systemach DMS pod jednym numerem dokumentu i anuluje pozycję u importera; po odrzuceniu zamówienie idzie do importera z zapisanym powodem. Zaległe pozycje po terminie są monitowane mailem ze skrzynki współdzielonej działu części grupy, a odpowiedź wraca do pozycji w DMS i na kanał oddziału. Ten sam nocny przebieg wiekuje każdą pozycję stanu i utrzymuje aktualną listę zwrotów każdego importera. Nie ma tu sztucznej inteligencji.
Wyzwalacze czasowe, kolejki i magazyn poświadczeń UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Teams, Microsoft Outlook 365 i Microsoft OneDrive & SharePoint; zadania UiPath Action Center w Microsoft Teams; Power BI jako zakładka w Teams
Nocny odczyt na markę, obraz stanu grupy i reguły nadmiaru, propozycje i księgowanie przesunięć, dopasowanie pozycji zaległych i szablony monitów, reguły wiekowania i plik zwrotu na importera, model Power BI oraz zadania w Teams
DMS każdej marki przez jego API, jeśli dostawca je udostępnia, w przeciwnym razie przez interfejs użytkownika kontem samego robota; portal części każdego importera tą samą drogą
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaPo ostatniej godzinie odcięcia u importera robot na markę czyta stany według oddziałów i lokalizacji, otwarte zamówienia, pozycje zaległe z obiecanymi terminami i zapotrzebowanie warsztatów, a obraz stanu grupy zapisuje na SharePoint
- SystemKażda nowa pozycja zamówienia jest przed kolejnym odcięciem porównywana z obrazem stanu: nadmiar w siostrzanym oddziale, koszt kuriera, termin dostawy od importera
- CzłowiekGdy przesunięcie wygrywa z zamówieniem, doradca części oddziału przyjmuje je albo odrzuca jako zadanie Action Center w Teams; powyżej progu wartości widzi je także kierownik części
- AutomatyzacjaPrzyjęte przesunięcia są księgowane w obu systemach DMS pod jednym numerem dokumentu, dyspozycja wydania trafia na kanał oddziału wysyłającego, a pozycja u importera zostaje anulowana; odrzucone idą do importera z zapisanym powodem
- SystemKażdego ranka otwarte pozycje zaległe są zestawiane ze statusem u importera; pozycja po terminie jest monitowana mailem ze skrzynki działu części grupy, a odpowiedź trafia do pozycji w DMS i na kanał oddziału
- AutomatyzacjaCo noc każda pozycja stanu jest wiekowana: miesiące bez ruchu, anulowane zlecenie naprawy, numer zastąpiony, znacznik opakowania; pozycje spełniające warunki dołączają do bieżącej listy zwrotów, wycenionej w cenie zakupu na oddział
- CzłowiekPrzed każdym oknem zwrotów kierownik części dostaje listę per oddział jako zadanie, zatrzymuje to, czego oddział chce, i zatwierdza resztę; robot składa zwrot, a zakładka Power BI odświeża się po każdym przebiegu
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Nocny odczyt dziewięciu magazynów do jednego obrazu stanu oraz nadmiar per część i oddział
- Propozycje przesunięć z kosztem kuriera i terminem dostawy oraz księgowanie przyjętych przesunięć
- Zestawianie pozycji zaległych z obiecanymi terminami, monit do importera i zapis odpowiedzi
- Nocne wiekowanie każdej pozycji stanu i listę zwrotów w formacie importera
Ludzie decydują o
- Tym, czy przesunąć, czy zamówić: doradca części oddziału przy każdej propozycji, kierownik części powyżej progu
- Tym, co wraca do importera, a co oddział zatrzymuje: kierownik części, przed oknem
- Samych regułach: nadmiar, progi, przedziały wiekowe i trasy kurierskie zostają przy dyrektorze posprzedaży
Przed i po
Systemy i integracje
Nie dokładamy technologii, żeby architektura wyglądała poważniej. Każdy element poniżej ma w tym procesie konkretne zadanie.
Wejścia
- stany według oddziałów i lokalizacji, otwarte zamówienia, pozycje zaległe i zapotrzebowanie warsztatów z DMS każdej marki
- statusy zamówień i obiecane terminy od importerów
- reguły nadmiaru, wiekowania i zwrotów
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- księgowania przesunięć i pozycje zamówień w DMS każdej marki
- portale części importerów
- pliki obrazu stanu i zwrotów na SharePoint
- model semantyczny Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zadania przesunięć i zwrotów w Teams; kanały oddziałów z dziennymi odpowiedziami w sprawie pozycji zaległych; kanał działu części grupy z zakładką Power BI
Wykorzystane technologie
jeden robot na markę; wyzwalacze czasowe nocnego odczytu, kolejka na markę dla pozycji zamówień; magazyn poświadczeń, ponowienia, dziennik przebiegów
Awiadomości na kanałach i dyspozycje wydania, monity ze skrzynki działu części grupy, pliki obrazu stanu i zwrotów
Apropozycje przesunięć dla doradców części, zatwierdzenie zwrotu przez kierownika części
Akanał na oddział, kanał działu części grupy, zakładka Power BI
Aobraz stanu grupy, martwy stok per oddział, pozycje zaległe po terminie, przesunięcia per para oddziałów
Asystemy źródłowe stanów, zamówień, przesunięć i statusów; API lub eksport tam, gdzie są dostępne, w przeciwnym razie interfejs użytkownika
CIlustracyjny model ekonomiczny
Ile to jest warte, policzone krok po kroku.
Większość z siedmiu minut schodzi na telefon, a nie na DMS: sprawdzenie portalu, biuro importera, siostrzany oddział „na wszelki wypadek”, notatka na zleceniu naprawy; 23 € to pełny koszt godziny pracy biura części w Polsce. Każda liczba jest tu założeniem dla tej przykładowej grupy, niczego nie mierzono u klienta, a wiersze wyceniają uwolniony czas biur, nie usunięte etaty.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Część, którą grupa już ma, trafia do warsztatu kurierem następnego dnia, zamiast czekać tygodniami w zaległym zamówieniu, a zamówienie u importera w ogóle nie powstaje
- Obiecane terminy są monitowane, gdy mijają, a nie gdy dzwoni klient; doradca podaje termin, który przyszedł od importera tego ranka
- Okno zwrotów staje się datą w kalendarzu z listą już wycenioną i zatwierdzoną, więc gotówka co roku schodzi z półki
- Dziewięć zapasów bezpieczeństwa zmierza w stronę jednego: oddział może trzymać mniej wolno schodzących pozycji, gdy przesunięcie jest o dzień drogi
Perspektywa zarządu
- Dziewięć raportów stanu staje się jednym obrazem: co grupa ma, gdzie, w jakim wieku i co właśnie zamawia, choć już to posiada
- Martwy stok ma wartość, oddział i trend, raportowane co miesiąc, a nie odkrywane przy audycie
- Każde przesunięcie, monit i zwrot zostawia ślad audytowy: kto zaproponował, kto zdecydował, co i kiedy zaksięgowano
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Audytor powinien móc odtworzyć każdą decyzję.
- Robot każdej marki loguje się do jej DMS i portalu importera własnym kontem, ograniczonym do stanów, zamówień, przesunięć i statusów; poświadczenia leżą w magazynie poświadczeń Orchestrator, a niczyj login nie jest współdzielony
- Obraz stanu zawiera numery katalogowe, ilości, wartości, lokalizacje i numery zamówień; zlecenie naprawy występuje wyłącznie jako numer i żadne dane klienta nie opuszczają DMS
- Roboty pracują w regionie UE UiPath Automation Cloud; obraz stanu, pliki zwrotów i model Power BI zostają w tenancie Microsoft 365 grupy, w bibliotece, którą otwierają tylko biura części i kierownictwo
- Robot proponuje i księguje, człowiek przyjmuje każde przesunięcie i każdy zwrot, a nic powyżej progu wartości nie trafia do importera bez tej zgody; każdy krok jest zapisywany w Orchestrator, a reguły są wersjonowane i zmieniane wyłącznie przez rolę dyrektora posprzedaży
Dlaczego teraz
Reguły rynku części mają datę: rozporządzenie (UE) nr 461/2010, obejmujące części zamienne, naprawy i konserwację, zostało przedłużone rozporządzeniem (UE) 2023/822 do 31 maja 2028 r., a niezależne warsztaty mają ustawowe prawo do tych samych informacji technicznych co sieć autoryzowana (Wytyczne uzupełniające, pkt 62, zmienione w kwietniu 2023 r.); oryginalna część na półce jest tym, czym ASO wciąż wygrywa
Około 5 100 € miesięcznie czasu pracy biur schodzi na gonienie części, za które grupa często już raz zapłaciła, a obok narasta gotówka zamrożona w niesprzedanych częściach: każde okno zamknięte bez listy przenosi stertę na kolejny rok
Nic w tym zestawie technologii nie jest nowe: wyzwalacze czasowe Orchestrator uruchamiają nocny odczyt, zadania Action Center wykonuje się w Microsoft Teams, konektory Integration Service publikują na kanałach i wysyłają monity; pracą dedykowaną jest połączenie z DMS i portalem, jedno na markę
Role zarządcze, których to dotyczy
Dostępność części przy pierwszej wizycie i dzień biura części wynikają z reguł, których jest właścicielem, a nie z tego, który doradca zna którego kolegę
Martwy stok dostaje wartość, oddział i datę zwrotu, a kapitał obrotowy w dziewięciu zapasach bezpieczeństwa staje się jedną liczbą, która się rusza
Dziewięć plików ze stanami staje się jednym obrazem, okno zwrotów zamienia się w zatwierdzenie zamiast tygodnia eksportów, a lista monitów ma terminy
Częste pytania i zastrzeżenia
Tam, gdzie oddziały pracują na jednej instancji DMS, rzeczywiście pokazuje, na innym ekranie, a doradca musi tam zajrzeć z klientem na linii. Robot zagląda przed każdą wychodzącą pozycją zamówienia, wie, czy tamten oddział sam nie potrzebuje części, i wycenia kuriera wobec terminu dostawy od importera.
Rodzą, gdy uzgadnia się je telefonicznie i księguje później. Tutaj przesunięcie jest księgowane w cenie zakupu w obu systemach DMS pod jednym numerem dokumentu, kurier jest regułą na trasie, a kierownik części widzi liczbę i wartość per para oddziałów co miesiąc. Alternatywą jest kupowanie części, którą grupa już ma.
To jest właśnie to, co robot stosuje dobrze: wiek, znacznik opakowania, zastąpienia, limit powiązany z zakupami. Lista istnieje co noc w formacie importera, więc okno staje się datą do zatwierdzenia, a nie tygodniem składania.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Pojedynczy oddział albo jeden magazyn części na markę: nie ma czego przesuwać, a własny raport wiekowania z DMS i comiesięczny przegląd kosztują mniej
- Stany, których półka nie potwierdza: przesunięcie proponowane wobec ilości widmo pogarsza sprawę, więc najpierw inwentaryzacja
- Importerzy bez programu zwrotów i warsztat z rzadkimi zaległościami: sam monit rzadko spłaca robota na markę
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Dwadzieścia jeden tysięcy numerów katalogowych na dziewięciu półkach: które z zeszłomiesięcznych zamówień u importera mógł tego samego dnia pokryć siostrzany oddział i kto odpowiada za listę, którą importer przyjmie w najbliższym oknie zwrotów?
Podejście wdrożeniowe
Co dokładnie dostarczamy i czego potrzebujemy na start.
Dostarczamy
- Diagnozę w dwóch oddziałach różnych marek: rutynę zamawiania, obsługę pozycji zaległych, przesunięcia, ostatnią rundę zwrotów, miesiąc pozycji zamówień wraz z eksportami stanów
- Obraz stanu grupy i reguły nadmiaru per marka, uzgodnione z dyrektorem posprzedaży
- Roboty nocnego odczytu i połączenie z DMS per marka, propozycje i księgowanie przesunięć, dopasowanie pozycji zaległych i szablony monitów
- Reguły wiekowania i plik zwrotu na importera, zadania w Teams dla propozycji i zatwierdzeń zwrotów, model Power BI oraz kanał działu części grupy
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy pozycji zamówień, pozycji zaległych i eksportów stanów z każdego oddziału, ostatniej listy zwrotów oraz spisanych warunków zwrotów każdego importera
- Dyrektora posprzedaży jako właściciela reguł, kierownika części w grupie i po jednym doradcy części na markę do pilotażu
- Kont robota do DMS i portalu importera każdej marki, do skrzynki działu części grupy i do Teams
Etapy
Diagnoza
Rutyna zamawiania, obsługa pozycji zaległych, przesunięcia, ostatnia runda zwrotów, jakość danych per DMS
Projekt
Obraz stanu grupy, reguły nadmiaru i przesunięć, progi, przedziały wiekowe, warunki zwrotów, uprawnienia
Budowa
Nocny odczyt per marka, połączenia z DMS i portalami, propozycje, księgowania, monity, wiekowanie, Power BI, zadania w Teams
Pilotaż i wdrożenie
Trzy oddziały jednej marki przez miesiąc i jedno okno zwrotów, potem pozostałe marki oddział po oddziale z hypercare
Działowe. Nakład zależy od liczby systemów DMS i portali importerów, od tego, czy każdy udostępnia API, od zgodności stanów z półką oraz od liczby programów zwrotów, w których grupa uczestniczy.
Sześć tygodni w zaległym zamówieniu, a ta sama część leży na półce w oddziale obok.
Prześlijcie Państwo jeden miesiąc pozycji zamówień i pozycji zaległych oraz eksport stanów z każdego oddziału. Wracamy z pozycjami, które pokryłoby przesunięcie, wartością bez ruchu per oddział i szacunkiem uwolnionego czasu biur.
Znajdźmy części, które grupa już maTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z odkrywaniem podczas inwentaryzacji lub przy wysyłce, że WMS i ERP pokazują co innego.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaTerminy serwisu pod realne obłożenie warsztatuKoniec z trzema rozrządami we wtorek przy jednym uprawnionym techniku i częściami zamawianymi na podnośniku.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaNaprawy gwarancyjne opłacone za pierwszym zgłoszeniemNaprawa wykonana raz, roszczenie budowane dwa razy przez najlepszego specjalistę, zapłata w trzecim miesiącu.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejDealerzy samochodowi