Start · Rozwiązania · HR i pracownicy

Rozwiązanie · HR i pracownicy

Każda godzina, nieobecność i premia sprawdzone przed naliczeniem, nie po wypłacie

Dane do listy płac sprawdzone przed naliczeniem

Dane o czasie pracy, nieobecnościach, nadgodzinach, premiach i umowach trafiają do jednego rekordu i przechodzą kontrolę reguł, a rozbieżności wracają do kierowników w Teams przed wysyłką pliku płacowego.

Rozwiązanie działoweMicrosoft TeamsCzłowiek w pętli decyzyjnejAutomatyzacja deterministyczna
3 200rekordów płacowych ten ilustracyjny operator logistyczny składa co miesiąc z pięciu systemów i trzech arkuszy, w sześć dni roboczych.

Streszczenie dla zarządu

Wyzwanie

Błędy w płacach wychwytuje pracownik w dniu wypłaty, a nie zespół, który przygotował plik.

Co się zmienia

Budujemy warstwę, której płace nigdy nie miały: jedno miejsce, w którym dane wejściowe miesiąca są składane, sprawdzane i udokumentowane.

Wartość biznesowa

Konsolidacja przestaje być składaniem danych: czyste rekordy przechodzą bez dotknięcia, a zespół płac pracuje na wyjątkach.

Systemy w tle

system płacowy lub wysyłka do dostawcy; biblioteka płacowa o ograniczonym dostępie na SharePoint; pakiet audytowy pod etykietą retencji Purview

Problem biznesowy

Operacje płacowe

Płace są ostatnim ogniwem łańcucha, nad którym nie mają kontroli. Godziny pochodzą z terminali w czternastu oddziałach, nieobecności i zmiany umów z systemu kadrowego, akceptacje nadgodzin od planistów, dodatki i premie od kierowników oddziałów prowadzących własne skoroszyty. Każde źródło ma swojego właściciela i własne wyobrażenie o tym, czym jest kompletny miesiąc.

Większość pracy to nie liczenie, tylko przypominanie. Oddział, który nie wysłał pliku premiowego, jest ponaglany mailem, potem telefonem, potem przez dyrektora regionu. Aneks podpisany dwudziestego ósmego przychodzi po zamknięciu okresu, a pozycja nadgodzinowa pojawia się bez akceptacji. Termin się nie przesuwa: Kodeks pracy wymaga wypłaty wynagrodzenia miesięcznego w ciągu pierwszych dziesięciu dni następnego miesiąca.

W skali schemat się powtarza, zamiast rozwiązywać. Każdy nowy oddział, każde przyjęcie pracowników tymczasowych i każdy szczyt sezonowy dodaje właściciela danych i kolejny szablon, a kontrola zamienia się w próbkowanie, bo nie ma czasu na sprawdzenie każdego rekordu wobec jego akceptacji. To, czego nikt nie sprawdził, znajduje pracownik.

Pytanie o nadzór jest osobne i zwykle nie pada. Konsolidacja żyje w skoroszycie, który krąży mailem i który otwiera każdy, kto akurat zastępuje. Nic nie odnotowuje, która wersja wygenerowała plik wysłany do naliczenia, kto zmienił stawkę ani dlaczego dodatek został wypłacony dwa razy.

Jak to wygląda dzisiaj

Tak wygląda to zwykle przed automatyzacją, niezależnie od systemów.

  1. CzłowiekDział płac eksportuje odbicia za dany okres i wkleja je do skoroszytu konsolidacyjnego, jeden arkusz na oddział
  2. CzłowiekDrugi eksport przynosi nieobecności i zmiany umów, dopasowywane po numerze ewidencyjnym, a niezgodności poprawiane są ręcznie
  3. OczekiwanieO pliki nadgodzin i premii kierownicy oddziałów proszeni są mailem, a część przychodzi po terminie odcięcia
  4. CzłowiekPliki premiowe mają cztery szablony, więc kwoty są przepisywane i zaokrąglane przez osobę, która akurat je wprowadza
  5. Ryzyko błęduKontrola odbywa się na próbce: wartości odstające zostają zauważone, brak akceptacji albo zmiana nocna policzona dwa razy już nie
  6. SystemSkonsolidowany plik trafia do dostawcy usług płacowych, zwykle jako ostatnie zadanie długiego dnia
  7. Ryzyko błęduWynik naliczenia porównuje się z plikiem wejściowym tylko na sumach, więc pojedyncze błędy docierają do paska wypłaty
  8. OczekiwanieKorekty czekają na kolejne naliczenie, a składki i podatek przelicza się ręcznie
CzłowiekOczekiwanieRyzyko błęduSystem

Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać

Za każdym wyjątkiem stoi godzina, której nikt nie zapisał.

  • Ponaglanie to praca nieujęta w żadnym budżecie: seria maili, telefon, przypomnienie dwa dni później, a nic z tego nie pojawia się w koszcie procesu.
  • Próbkowanie daje poczucie spokoju, a nie pokrycie. Wartości odstające są wyłapywane, ciche błędy nie, i ujawniają się w najdroższym możliwym miejscu, czyli na pasku wypłaty.
  • Korekta nigdy nie jest pojedyncza. Otwiera z powrotem składki i podatek, tworzy drugi zapis w kolejnym naliczeniu i pochłania rozmowę z pracownikiem oraz z jego przełożonym.
  • Spóźnione dane wpychają płace w nadgodziny dokładnie tam, gdzie dokładność liczy się najbardziej, a zmęczeni ludzie generują korekty na kolejny miesiąc.
  • Skoroszyt ma właściciela i zastępcę. Jego reguły żyją w formułach, a nie w dokumencie, więc przekazanie trwa długo i nikt nie potrafi powiedzieć, które kontrole faktycznie się wykonały.

Koszt zaniechania

Dwanaście naliczeń składanych ręcznie≈ 43 200 €
Ta sama rutyna utrzymana przez trzy lata płacowe≈ 129 600 €
Przy 4 000 osób na liście płac, rocznie≈ 54 000 €

Kalendarz ma tu swój niezmienny kształt. Te same sześć dni pochłania każdy miesiąc, te same oddziały spóźniają się z tymi samymi plikami, a ten sam udział rekordów wchodzi do pliku płacowego bez zetknięcia z akceptacją. Każdy nowy oddział dokłada właściciela danych, wchłanianego jedynym możliwym dla konsolidacji sposobem: kolejnymi godzinami w tym samym oknie.

Za tym rosną po cichu dwa ryzyka. Skoroszytu, którego logika istnieje wyłącznie w formułach, nie da się przekazać, zbadać ani odtworzyć. A dane o wynagrodzeniach krążące w załącznikach między czternastoma oddziałami mają listę dostępu, której nikt nie potrafi opisać, co przestaje być teorią przy pierwszym pytaniu audytora albo wniosku o dostęp do danych.

Scenariusz ilustracyjny

Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.

Organizacja

Europejski operator logistyczny, 3 200 pracowników w czternastu oddziałach i magazynie centralnym, w większości pracownicy zmianowi na umowach godzinowych i mieszanych. System kadrowy prowadzi umowy i nieobecności, osobny system odbicia z terminali, a naliczenie płac realizuje zewnętrzny dostawca. Microsoft 365 E3.

Wolumen

3 200 rekordów płacowych miesięcznie, jeden na pracownika i okres: odbicia z terminali, około 400 zdarzeń nieobecności, około 900 pozycji nadgodzin i dodatków, od 60 do 90 zmian umów oraz czternaście oddziałowych skoroszytów premiowych.

Obecny proces

Dwie specjalistki konsolidują wszystko w jednym skoroszycie z arkuszem na oddział: eksport, wklejenie, dopasowanie po numerze ewidencyjnym, poprawki ręczne. Brakujące pliki są ponaglane mailem, a kontrola, która mieści się w pozostałym czasie, robiona jest na próbce.

Wąskie gardło

Około 2,5 minuty konsolidacji i sprawdzania na rekord, ściśnięte w sześć dni roboczych między zamknięciem okresu a terminem wysyłki pliku. Mniej więcej co ósmy rekord wymaga pytania do osoby spoza płac.

Rozwiązanie

Roboty pobierają każde źródło w harmonogramie, składają jeden znormalizowany rekord na pracownika i okres i przepuszczają przez zestaw reguł każdy rekord. Rozbieżności trafiają do odpowiedzialnego kierownika jako karta w Microsoft Teams z terminem, a wynik naliczenia jest po wypłacie uzgadniany z danymi wejściowymi.

Potencjalny efekt

W modelowanym przypadku ręczna konsolidacja spada do udziału wyjątków, rozmowa o rozbieżnościach rozkłada się na cały okres zamiast na ostatnie dwa dni, a korekty zaczynające się od brakujących lub niezaakceptowanych danych w większości znikają. Wszystko to wynika z założeń modelu ilustracyjnego, a nie z pomiaru u klienta.

Proponowane rozwiązanie

Budujemy warstwę, której płace nigdy nie miały: jedno miejsce, w którym dane wejściowe miesiąca są składane, sprawdzane i udokumentowane, zanim cokolwiek zostanie naliczone. Roboty odczytują każde źródło w harmonogramie, zapisują datowaną migawkę w bibliotece płacowej o ograniczonym dostępie i składają jeden rekord na pracownika i okres: godziny, dni nieobecności, nadgodziny, dodatki, pozycje premiowe oraz warunki umowy dla każdego dnia.

Właściwym produktem są reguły. Zaksięgowane godziny porównywane są z umową obowiązującą w danej dacie, nadgodziny z akceptacją, nieobecności z kalendarzem pracy i saldem urlopu, pozycje premiowe z limitami i planem, do którego należą. Duplikaty są usuwane, przyjęcia i odejścia rozliczane proporcjonalnie, a rekordy osób, których nie ma już w systemie kadrowym, zatrzymywane zamiast wypłacane. Każda reguła ma właściciela w HR lub finansach, definicję i wersję.

Rozbieżności stają się rozmową z terminem, a nie wątkiem mailowym. Kierownik oddziału dostaje jedną kartę na sprawę w Microsoft Teams: pracownik, okres, kwestionowana wartość, uruchomiona reguła i to, czego brakuje. Odpowiedzi wracają wprost do rekordu, a to, co pozostaje bez odpowiedzi po terminie odcięcia, eskaluje i pojawia się w podsumowaniu gotowości.

Wykorzystane funkcje natywne

Kolejki, wyzwalacze czasowe, uprawnienia na poziomie folderów i dzienniki audytowe w UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service do Microsoft OneDrive & SharePoint (pliki, listy, Excel Online) i Microsoft Teams; zadania UiPath Action Center realizowane wewnątrz Microsoft Teams; etykiety poufności, ochrona przed wyciekiem danych i etykiety retencji w Microsoft Purview

Co budujemy

Kolektory źródeł, znormalizowany rekord płacowy, zestaw reguł z właścicielami i wersjami, dialog o rozbieżnościach wraz z zakresami i terminami, podsumowanie gotowości, skonsolidowany plik, uzgodnienie wyniku z danymi wejściowymi, pakiet audytowy oraz model dostępu

Integracje dedykowane

Systemy kadrowy i czasu pracy przez API dostawcy tam, gdzie ono istnieje, w pozostałych przypadkach harmonogramowany bezpieczny eksport; wysyłka do portalu dostawcy usług płacowych tam, gdzie nie ma interfejsu

Jak działa proces po automatyzacji

  1. AutomatyzacjaW ustalonym harmonogramie roboty pobierają odbicia, nieobecności, zmiany umów, nadgodziny i dodatki za dany okres do datowanej migawki w bibliotece płacowej
  2. AutomatyzacjaZ migawek powstaje jeden rekord na pracownika i okres, z warunkami umowy obowiązującymi w każdym dniu, a nie z umową obowiązującą dziś
  3. SystemReguły przechodzą przez każdy rekord: umowa wobec zaksięgowanych godzin, nadgodziny wobec akceptacji, nieobecność wobec kalendarza i salda, duplikaty, limity składników, proporcje przy przyjęciach i odejściach
  4. CzłowiekKażda rozbieżność trafia do odpowiedzialnego kierownika jako karta w Microsoft Teams: jeden pracownik, uruchomiona reguła, kwestionowana wartość, termin
  5. AutomatyzacjaOdpowiedzi wracają wprost do rekordu, a to, co pozostaje bez odpowiedzi po terminie odcięcia, eskaluje do HR Business Partnera i pojawia się w podsumowaniu gotowości
  6. SystemSkonsolidowany plik powstaje w formacie dostawcy, jest sprawdzany wobec sum kontrolnych per oddział i zwalniany przez kierownika płac
  7. AutomatyzacjaPo naliczeniu wynik jest uzgadniany pozycja po pozycji z danymi wejściowymi, a pakiet audytowy ze źródłami, regułami, decyzjami i znacznikami czasu trafia pod etykietę retencji
AutomatyzacjaSystemCzłowiek

Model współpracy człowieka z automatyzacją

Automatyzacja obsługuje

  • Pobieranie odbić, nieobecności, zmian umów, nadgodzin i plików premiowych ze wszystkich źródeł w stałym harmonogramie
  • Złożenie jednego rekordu na pracownika i okres, wraz z warunkami umowy obowiązującymi w każdym dniu
  • Zestaw reguł na każdym rekordzie: limity, akceptacje, duplikaty, zgodność z kalendarzem i umową, rozliczenia proporcjonalne
  • Wygenerowanie pliku, uzgodnienie wyniku naliczenia z danymi wejściowymi oraz pakiet audytowy

Ludzie decydują

  • O każdej rozbieżności podniesionej przez reguły, na którą w Teams odpowiada kierownik odpowiedzialny za dane
  • O odstępstwach od reguł, zatwierdzanych przez kierownika płac z uzasadnieniem zapisanym przy rekordzie
  • Co zrobić z danymi, których po terminie odcięcia nadal brakuje: wypłacić zgodnie z zapisem, wstrzymać albo przenieść
  • O samych regułach, ich limitach i progach, które pozostają własnością HR i finansów i są wersjonowane

Przed i po

PrzedPo
Konsolidacja i sprawdzanie jednego rekordu~2,5 minsekundy dla czystych rekordów, minuty dla wyjątków
Rekordy sprawdzone wobec regułpróbka wybrana wedle dostępnego czasukażdy rekord wobec każdej reguły
Dane brakujące przed terminemponaglane mailem w ostatnich godzinachwidoczne per oddział od pierwszego dnia
Błędy docierające do paskaznajduje je pracownik, korekta w kolejnym miesiącuzatrzymane przed wysyłką pliku
Dostęp do danych o wynagrodzeniachskoroszyt krążący mailem między oddziałamioznaczona biblioteka, jedna grupa, każdy dostęp zapisany

Systemy i integracje

Każdą pozycję da się sprawdzić w dokumentacji producenta. Klasa dowodu jest podana przy każdej.

Wejścia

  • system czasu pracy (odbicia, grafiki)
  • system kadrowy (nieobecności, umowy, dane osobowe)
  • oddziałowe skoroszyty premii i dodatków na SharePoint
  • zaakceptowane nadgodziny

Warstwa automatyzacji

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Systemy docelowe

  • system płacowy lub wysyłka do dostawcy
  • biblioteka płacowa o ograniczonym dostępie na SharePoint
  • pakiet audytowy pod etykietą retencji Purview

Punkty styku z człowiekiem: karty rozbieżności w Microsoft Teams; kolejka wyjątków w Action Center; podsumowanie gotowości na kanale płacowym

system czasu pracyUiPath OrchestratorUiPath Robotssystem płacowykarty rozbieżności w Microsoft Teams

Wykorzystane technologie

UiPath Robots + Orchestrator

pobierają źródła w harmonogramie, kolejkują każdy rekord, wykonują reguły, ponawiają, logują i audytują

A
UiPath Integration Service (konektory Microsoft OneDrive & SharePoint, Microsoft Teams)

czyta skoroszyty oddziałów, zapisuje skonsolidowany plik, wysyła karty rozbieżności i podsumowanie gotowości

A
UiPath Action Center (zadania realizowane w Microsoft Teams)

kierownicy odpowiadają na rozbieżności, a płace zamykają wyjątki bez wychodzenia z Teams

A
Microsoft Excel (Excel Online activities)

szablony premii i dodatków na wejściu, skonsolidowany plik płacowy na wyjściu

A
Microsoft SharePoint

biblioteka płacowa o ograniczonym dostępie z migawkami, plikiem skonsolidowanym i pakietem audytowym

A
Microsoft Purview

etykiety poufności, ochrona przed wyciekiem danych, retencja i dziennik audytowy dzierżawy dla danych płacowych

A
Systemy kadrowy i czasu pracy

źródło godzin, nieobecności i warunków umów, odczytywane przez API dostawcy lub eksport harmonogramowany

C
Apotwierdzona funkcja produktu (dokumentacja producenta)Cmodel ilustracyjny — liczby na tej stronie

Ilustracyjny model ekonomiczny

Arytmetyka jest jawna, żeby dało się z nią spierać.

Model ilustracyjny
3 200 rekordów płacowych × 2,5 minuty konsolidacji i sprawdzania= 133 h / miesiąc
133 h × 27 € pełnego kosztu godzinowego= 3 600 € / miesiąc
× 12 miesięcy≈ 43 200 € / rok
Roczna uwolniona zdolność (ilustracyjnie)≈ 43 200 €

Nic z poniższych wielkości nie zostało zmierzone u klienta; to ilustracyjny obraz płac tej skali. 2,5 minuty na rekord to konserwatywna średnia ważona rekordów przechodzących bez dotknięcia oraz rekordów wymagających dopasowania, pytania i ponownego sprawdzenia. 27 € to pełny koszt godzinowy stanowiska obsługi płac w Europie Środkowej. Modelujemy uwolnioną zdolność, a nie redukcję etatów.

Policz to na swoich danych

godzin do odzyskania miesięcznie
rocznej przepustowości do odzyskania

Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.

Korzyści biznesowe

  • Konsolidacja przestaje być składaniem danych: czyste rekordy przechodzą bez dotknięcia, a zespół płac pracuje na wyjątkach
  • Rozbieżności docierają do osoby, która może odpowiedzieć, w dniu ich powstania, a nie dwa dni przed terminem pliku
  • Błędy są wyłapywane przed naliczeniem, więc pasek wypłaty nie jest dla pracownika pierwszym sygnałem problemu
  • Spada liczba korekt wstecznych, a wraz z nimi przeliczanie składek i podatku stojące za każdą z nich
  • Nowe oddziały, przyjęcia pracowników tymczasowych i szczyty sezonowe wchłania kolejne źródło i reguła, a nie nadgodziny w płacach
  • Pracownik dostaje pasek, który potrafi uzgodnić z własnym grafikiem, co jest najtańszym sposobem na ograniczenie pytań

Perspektywa zarządu

  • Gotowość staje się faktem: kierownik płac widzi, które oddziały są kompletne i które rozbieżności pozostają otwarte
  • Reguły płacowe stają się majątkiem firmy, stosowanym identycznie wobec każdego, zamiast formułami w jednym skoroszycie
  • Płace przestają zależeć od dwóch osób wiedzących, gdzie kryją się wyjątki, więc urlopy i odejścia przestają być ryzykiem
  • Każde naliczenie zostawia pakiet audytowy, który odpowiada kontroli PIP lub radzie pracowników bez odtwarzania danych

Wpływ na KPI zarządu

liczba błędów płacowych na 1 000 paskówudział danych dostarczonych przed terminem odcięciakorekty przeniesione na kolejne naliczeniedni od zamknięcia okresu do wysyłki plikukoszt jednego paska

Bezpieczeństwo i nadzór

Gdzie leżą dane i kto je widzi.

  • Tożsamości robotów są oddzielone od ludzi: każdy kolektor działa na własnym koncie, z prawami odczytu ograniczonymi do pól potrzebnych jego regułom, z sekretami w magazynie poświadczeń skonfigurowanym dla Państwa dzierżawy i bez używania czyjegokolwiek loginu osobistego.
  • Automatyzacja działa we własnym folderze Orchestrator, widocznym wyłącznie dla zespołu płac i administratorów automatyzacji, więc dane o wynagrodzeniach nie trafiają do wspólnej kolejki.
  • Biblioteka płacowa to osobna witryna z jedną nazwaną grupą zabezpieczeń, etykietą poufności Microsoft Purview ograniczającą to, co odbiorca może zrobić z plikiem, polityką ochrony przed wyciekiem danych blokującą wysyłkę plików płacowych mailem i czatem oraz etykietą retencji na pakiecie audytowym. Ta witryna stoi w Państwa dzierżawie Microsoft 365, a zbierające do niej dane roboty pracują w tenancie UiPath Automation Cloud w regionie UE.
  • Kierownik widzi wyłącznie swoich ludzi: karta niesie jedną pozycję jednego pracownika i uruchomioną regułę, nigdy listę płac oddziału, a sprawy nieobecności pokazują fakt i status akceptacji, nigdy przyczynę medyczną.
  • Zapisywany jest każdy krok: odczytane źródło, uruchomiona reguła, kto odpowiedział, co się zmieniło, kto zwolnił plik. Zwolnienie pliku to rola odrębna od odpowiadania na rozbieżności, a dzienniki audytowe Orchestrator i Purview odpowiadają audytorowi.

Dlaczego teraz

01

Termin wypłaty wyznacza prawo, a nie moce przerobowe: wynagrodzenie miesięczne musi zostać wypłacone w ciągu pierwszych dziesięciu dni następnego miesiąca, więc każde spóźnione dane ściskają to samo okno, przy modelowanych 3 600 € miesięcznie nakładu na konsolidację.

02

Struktura zatrudnienia idzie w kierunku niekorzystnym dla ręcznej konsolidacji: praca zmianowa, różne formy umów, pracownicy tymczasowi i dodatki oddziałowe mnożą właścicieli danych, a każda nowa lokalizacja przychodzi z własnym szablonem.

03

Kontrole są dziś konfiguracją, a nie budową: konektory do SharePoint, Excel Online i Teams, zadania Action Center realizowane w Teams oraz etykiety, ochrona przed wyciekiem danych i retencja w Purview.

Role zarządcze, których to dotyczy

CHRO

Poprawność wypłat to najbardziej widoczna obietnica HR wobec pracowników, a zależy od tego, ile kontroli mieści się w sześciu dniach

CFO

Koszt osobowy staje się możliwy do prześledzenia do zaakceptowanych danych, a ogon korekt zniekształcający każdy miesiąc maleje

Dyrektor operacyjny

Kierownicy oddziałów odpowiadają na jedną kartę o jednym pracowniku zamiast składać skoroszyt, którego nikt nie zweryfikuje

Inspektor ochrony danych

Dane o wynagrodzeniach przestają krążyć w załącznikach i trafiają do jednej oznaczonej biblioteki z zapisem dostępów

Częste pytania i zastrzeżenia

Nasz system czasu pracy nie ma interfejsu, z którego moglibyśmy skorzystać.

Wtedy dostarcza harmonogramowany eksport do kontrolowanej lokalizacji, a robot odbiera go stamtąd. Reguły, kontrole i dialog w Teams pozostają identyczne, a interfejs można podnieść później.

Dane płacowe są zbyt wrażliwe, żeby przepuszczać je przez automatyzację.

Konto o zawężonych prawach odczytu z pełnym śladem audytowym to węższa ekspozycja niż skoroszyt krążący mailem między czternastoma oddziałami. Dostęp zawęża się do jednej nazwanej grupy, każdy odczyt jest zapisywany, a etykiety Purview i ochrona przed wyciekiem danych zatrzymują plik w dzierżawie.

Kierownicy będą ignorować karty tak, jak ignorują maile.

Karta zawiera jednego pracownika, jedną regułę i jedno pytanie z terminem, a eskaluje sama. Różnica wobec maila polega na tym, że podsumowanie gotowości pokazuje, które oddziały są kompletne, więc opóźnienie jest widoczne, póki da się je naprawić.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

  • Jedna lokalizacja z kilkuset pracownikami na stałym wynagrodzeniu i jednym źródłem godzin, gdzie taniej wychodzi twardy termin odcięcia
  • Reguły płacowe wciąż nieustalone, przy renegocjowanym układzie zbiorowym albo dodatkach uzgadnianych indywidualnie
  • Dane z terminali, którym nie ufa się u źródła, przy brakujących odbiciach lub współdzielonych kartach, gdzie naprawa należy do terminala

Pytanie na najbliższe posiedzenie

Bez otwierania czyjegokolwiek arkusza: dla ilu pasków wypłaty z zeszłego miesiąca potrafilibyśmy wykazać, że wszystkie dane za nimi były kompletne i zaakceptowane?

Podejście wdrożeniowe

Wdrożenie idzie etapami, bo tak da się je zatrzymać w każdej chwili.

Dostarczamy

  • Przegląd źródło po źródle tego, co płace faktycznie dostają dziś: format, właściciel, termin i opóźnienia
  • Kolektory dla każdego systemu, z datowanymi migawkami w bibliotece płacowej o ograniczonym dostępie
  • Znormalizowany rekord płacowy i zestaw reguł, spisane, wersjonowane i przypisane właścicielom w HR i finansach
  • Dialog o rozbieżnościach w Microsoft Teams: zakresy, terminy, ścieżki eskalacji i podsumowanie gotowości
  • Generowanie pliku w formacie Państwa dostawcy, uzgodnienie wyniku z danymi wejściowymi oraz pakiet audytowy
  • Bieg równoległy na zamkniętych okresach, a następnie kontrolowane pierwsze naliczenie pod nadzorem zespołu płac

Potrzebujemy od Państwa

  • Trzech zamkniętych okresów płacowych: pliki źródłowe, plik wysłany do naliczenia, korekty po nim
  • Reguł płacowych w postaci faktycznie stosowanej: limity, dodatki, zaokrąglenia, wymagane akceptacje i właściciel każdej
  • Dostępu do odczytu dla kont robotów w systemie kadrowym i czasu pracy oraz właściciela danych w każdym oddziale
  • Decyzji, kto może widzieć dane płacowe, którą wdrażamy jako grupy, etykiety i uprawnienia do folderów

Etapy

Analiza

Źródła, formaty, właściciele, terminy i faktyczne kategorie wyjątków

Reguły

Zestaw reguł spisany i uzgodniony z HR, finansami i radą pracowników

Budowa

Kolektory, rekord płacowy, kontrole, dialog w Teams i generowanie pliku w Państwa środowisku

Bieg równoległy

Zamknięte okresy odtworzone i porównane z tym, co płace rzeczywiście wyprodukowały

Uruchomienie

Jeden okres na żywo z nadzorem zespołu płac nad każdym wyjątkiem, potem hypercare

Optymalizacja

Strojenie na powtarzających się wyjątkach, rozszerzenie na kolejne oddziały lub kraje

Działowe. Nakład zależy od liczby źródeł i oddziałów, od tego, jak dalece reguły płacowe są już spisane, oraz od tego, czy systemy oferują interfejs, czy wyłącznie eksport.

Płace zamykają się szóstego dnia roboczego; plik premii z oddziału przychodzi siódmego.

Prosimy przesłać jeden zamknięty okres płacowy: eksporty źródłowe, oddziałowe pliki premiowe i korekty, które nastąpiły po naliczeniu. Odsyłamy zestaw reguł wynikający z tych korekt oraz pierwszy szacunek, ile z nich zostałoby wychwyconych przed wysyłką.

Zbudujmy od nowa jeden okres płacowy

Ten sam problem ma zwykle sąsiedni proces

Branże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłTransport i logistykaHandel i e‑commerceCentra usług wspólnych

Przeglądaj wszystkie 115 rozwiązań