Start · Rozwiązania · Finanse i księgowość
Rozwiązanie · Finanse i księgowośćKażda kompletacja, zajęte miejsce i praca dodatkowa wycenione ze zdarzenia, które je wywołało
Rozliczenie magazynu z tego, co magazyn naprawdę zrobił
Zdarzenia rozliczeniowe z magazynu są odczytywane codziennie, wyceniane według taryfy klienta i składane w plik rozliczeniowy, w którym każda pozycja wskazuje zdarzenie źródłowe.
Streszczenie dla zarządu
Składowanie, obsługa i usługi dodane rozliczane z arkusza, który ktoś odbudowuje co miesiąc.
Mientha buduje silnik rozliczeniowy jako codzienny odczyt, a nie jako odtwarzanie na koniec miesiąca.
Przebieg rozliczeniowy przestaje być budową, a staje się przeglądem, bo plik powstawał w trakcie miesiąca.
system finansowy do fakturowania i księgowania; archiwum zestawień na SharePoint; Power BI
Problem biznesowy
Rozliczenia 3PL
Operator logistyki kontraktowej sprzedaje pracę, a nie towar, więc jego przychód jest sumą tego, co magazyn wykonał: miejsc zajętych danego dnia, palet przyjętych i odłożonych, linii skompletowanych, zleceń wydanych, kartonów oznakowanych i przepakowanych. Prawie wszystko jest już zapisane, bo system magazynowy nie utrzyma stanów bez rejestrowania ruchów. Ten zapis powstaje po to, żeby prowadzić magazyn, a nie po to, żeby wystawić fakturę.
Między zapisem a fakturą stoi cennik trzymany gdzie indziej. Umowy zwykle wyceniają własny zestaw usług i jednostek, z okresami bezpłatnymi, minimami umownymi i progami wolumenowymi, które rozstrzygają się dopiero po zamknięciu całego okresu, oraz z indeksacją stosowaną przez tego, kto o niej pamięta. Nic z tego nie jest zapisane tak, żeby program mógł to odczytać, więc człowiek ręcznie zszywa eksport, arkusz i teczkę aneksów, każdy klient, każdy miesiąc.
Wynikają z tego dwie straty i żadna nie pojawia się w raporcie. Pierwsza to praca wykonana i nigdzie niezapisana: zadania dodatkowe żyją na kartce ze zmiany albo w mailu, a to, co nie trafi do przebiegu, nie jest zaniżone, tylko niezafakturowane. Druga to praca zafakturowana i nie do obrony. Kiedy klient pyta, skąd wzięła się dana pozycja, odpowiedź oznacza odbudowanie miesięcznego eksportu, a gdy trwa to trzy dni, sprawę zamyka faktura korygująca. Ta sama pozycja zostanie odpuszczona ponownie w kolejnym kwartale i nikt tego nie zliczy.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniższy przebieg jest typowy dla logistyki kontraktowej, niezależnie od systemu magazynowego.
- SystemWMS rejestruje przyjęcia, odkładanie, kompletacje, wydania i dzienną zajętość miejsc, bo wymaga tego utrzymanie stanów
- CzłowiekKierownik zmiany zapisuje dzienne usługi dodane na kartce i wysyła podsumowanie, gdy tydzień się skończy
- OczekiwanieNic nie jest wyceniane do zamknięcia okresu; przebieg zaczyna się pierwszego lub drugiego dnia roboczego kolejnego miesiąca
- CzłowiekPracownik eksportuje miesiąc każdego magazynu do arkusza z zakładką na klienta, odczytuje taryfę z umowy i ręcznie nakłada minima, dni bezpłatne, progi i indeksację
- Ryzyko błęduPraca, która nie trafiła do niczyjej skrzynki, nigdy nie zostaje zafakturowana i nie istnieje lista tego, co pominięto
- Ryzyko błęduZakwestionowana pozycja oznacza odbudowanie eksportu po tygodniach, a gdy dowody zbiera się wolno, sprawę po cichu zamyka korekta
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Czas, który znika, zanim ktokolwiek go zmierzy.
- Praca, której nikt nie zapisał, nie jest zaniżona, tylko niezafakturowana, a koncentruje się to na usługach dodanych: przeetykietowanie wciśnięte między dwie zmiany nie zostawia śladu, gdy paleta już pojechała dalej.
- Spór kosztuje więcej niż sporna pozycja. Odpowiedź na jedno pytanie oznacza odbudowanie miesięcznego eksportu, a wtedy ustąpienie jest najtańszym sposobem ochrony relacji.
- Ponieważ przebieg jest miesięczny, fakt operacyjny zamienia się w decyzję finansową, której nikt nie podjął: praca wykonana drugiego jest fakturowana po trzydziestym pierwszym i dopiero stamtąd biegnie termin płatności.
- Wiedza o taryfach siedzi w dwóch głowach. Który klient ma okres bezpłatnego składowania, czyje minimum obowiązuje od którego miesiąca, która grupa indeksów jest wyceniana za sztukę, a nie za linię: nic z tego nie jest zapisane tak, żeby odczytał to robot.
Koszt zaniechania
Dwa z trzech wierszy to przychód, a nie koszt, i dlatego czas przy biurku jest tu najmniej interesującą pozycją. Drugi zakłada, że miesięcznie rejestruje się na stanowiskach 4 000 zadań usług dodanych, a na każde dwanaście zarejestrowanych przypada jedno wykonane i niezapisane: 333 zadania po średnio 7,20 € daje 2 400 € miesięcznie. Trzeci zakłada, że jedna pozycja na klienta miesięcznie jest odpuszczana zamiast bronionej, po 410 €, czyli 9 020 € przy 22 klientach. Oba są założeniami z odsłoniętą arytmetyką.
Po cichu rośnie odległość między umową a przebiegiem. Każda indeksacja nakładana ręcznie to kolejna okazja do pominięcia pozycji usługowej, każdy nowy klient dokłada wyjątki żyjące w mailu, a przy odnowieniu operator argumentuje jedną roczną sumą, podczas gdy klient przychodzi z własnym rozbiciem.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Środkowoeuropejski operator logistyki kontraktowej: trzy magazyny, około 61 000 miejsc paletowych, 22 klientów kontraktowych, blisko 340 osób, WMS w każdym magazynie, system finansowy, Microsoft 365 E3 z Power BI Pro.
Około 96 000 zdarzeń rozliczeniowych miesięcznie u 22 klientów: przyjęcia i odkładanie, linie kompletacji i pakowania, wydania i ruchy paletowe oraz mniej więcej 4 000 zadań usług dodanych rejestrowanych na stanowisku. Składowanie liczone jest od miejsc zajętych, codziennie.
Dwie osoby składają przebieg w pierwszym tygodniu kolejnego miesiąca z eksportu WMS każdego magazynu, teczki taryf i maili od kierowników zmian. Minima, okresy bezpłatne, progi i indeksacja wchodzą ręcznie.
Około 3,5 minuty na klientodzień pobrania danych, wyceny i sprawdzenia, przy 660 klientodniach miesięcznie, plus to, czego żaden model nie wycenia: zadania, które nie trafiły na niczyją kartkę, i pozycje odpuszczone z braku dowodu.
Roboty odczytują nocą z każdego WMS zdarzenia rozliczeniowe i dzienną zajętość, wyceniają je według taryfy klienta prowadzonej jako wersjonowana tabela i budują plik rozliczeniowy, w którym każda pozycja niesie stojące za nią zdarzenia. Luki ujawniają się w Teams w trakcie miesiąca.
W modelowym przypadku przebieg staje się przeglądem zamiast budową, zarejestrowane usługi dodane trafiają na fakturę w miesiącu wykonania, a zakwestionowana pozycja jest wyjaśniana z zestawienia. Każda liczba należy tu do modelu, nie do klienta.
Proponowane rozwiązanie
Mientha buduje silnik rozliczeniowy jako codzienny odczyt, a nie jako odtwarzanie na koniec miesiąca. Warunki handlowe każdego klienta stają się wersjonowaną tabelą: usługa, jednostka, cena, daty obowiązywania, minima, okresy bezpłatne i progi, prowadzoną przez zespół handlowy i zmienianą z datą, a nie w rozmowie. Nocą roboty pobierają z każdego magazynu dzienne zdarzenia rozliczeniowe i zajęte miejsca i wyceniają je według wersji taryfy obowiązującej w ich dacie, zachowując referencję zdarzenia przy każdej pozycji.
Codzienny odczyt zamienia utratę przychodu w pytanie zamiast w odkrycie. Silnik porównuje to, co magazyn zrobił, z tym, czego oczekuje umowa: paleta wyjeżdżająca ze strefy przepakowania bez zapisanego zadania, wolumen etykietowania spadający w tygodniu do zera, choć nigdy nie spada, zdarzenie, którego usługa nie występuje w żadnej tabeli cen. Każde z nich staje się pozycją dla kierownika zmiany w Microsoft Teams następnego ranka, kiedy paleta jest jeszcze w obiekcie.
Na koniec okresu przebieg jest przeglądany, a nie budowany. Właściciel rozliczeń zwalnia plik w Teams, a ten tworzy faktury w systemie finansowym kanałem wymaganym przez danego klienta. Zestawienie sprowadza każdą pozycję do datowanych zdarzeń z ilościami i referencjami, więc pytanie staje się kwestią danych: zadaniem w Action Center, które niesie zdarzenia, wersję taryfy i okres. Wejściem jest rekord bazy danych, a nie tekst, więc przebieg pozostaje deterministyczny.
UiPath Orchestrator, czyli kolejki, wyzwalacze czasowe, zasoby i ślad audytowy; nienadzorowane UiPath Robots; konektory UiPath Integration Service do Microsoft OneDrive & SharePoint oraz Microsoft Teams; powiadomienia zadaniowe UiPath Action Center w Microsoft Teams; aplikacja Microsoft Teams Approvals; Power BI
Model taryfowy jako wersjonowane tabele; codzienny odczyt zdarzeń i silnik wyceny dla każdego magazynu; reguły luk dla każdego klienta; plik rozliczeniowy i zestawienie; obieg pytań i faktur korygujących w Teams; widok wartości zafakturowanej i spornej w Power BI
Zdarzenia rozliczeniowe, migawki zajętości i zapisy usług dodanych z każdego WMS przez API lub cykliczny eksport; wystawianie i księgowanie faktur w Państwa systemie finansowym
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaNocą roboty odczytują z każdego magazynu dzienne zdarzenia rozliczeniowe i zajęte miejsca i kolejkują je per klient w Orchestrator
- AutomatyzacjaKażde zdarzenie jest wyceniane według wersji taryfy obowiązującej w jego własnej dacie, a wyceniona pozycja zachowuje referencję zdarzenia
- SystemMinima, okresy bezpłatne i progi liczone są na bieżącym okresie, więc próg osiągnięty jedenastego obowiązuje od jedenastego
- CzłowiekLista luk trafia do kierownika zmiany w Microsoft Teams następnego ranka: ruchy bez zadania, usługi bez ceny, aktywność, która ustała bez powodu
- CzłowiekNa koniec okresu właściciel rozliczeń przegląda przebieg w Teams, gdzie Power BI pokazuje już wartość zafakturowaną, otwarte luki i zakwestionowane pozycje, i zwalnia go
- AutomatyzacjaZwolniony plik tworzy faktury w systemie finansowym, a zestawienie z referencjami zdarzeń zostaje zarchiwizowane obok nich
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Odczyt zdarzeń rozliczeniowych i dziennej zajętości z każdego magazynu oraz wycenę według wersji taryfy obowiązującej w dacie zdarzenia
- Liczenie minimów, okresów bezpłatnych i progów wolumenowych na bieżącym okresie oraz składanie pliku rozliczeniowego i zestawienia
- Pilnowanie luk: ruchów bez zapisanego zadania, usług bez ceny, aktywności, która ustaje wbrew umowie
Ludzie decydują
- Czy zadanie usług dodanych znalezione przez listę luk jest należne od tego klienta na podstawie tej umowy
- Co dzieje się z zakwestionowaną pozycją: obrona na dowodach, korekta albo przeniesienie tematu na renegocjację
- O taryfach, indeksacji i progach oraz o zwolnieniu przebiegu okresu, zatwierdzanym w aplikacji Microsoft Teams Approvals
Przed i po
Systemy i integracje
Każdą pozycję da się sprawdzić w dokumentacji producenta. Klasa dowodu jest podana przy każdej.
Wejścia
- zdarzenia rozliczeniowe i migawki zajętości z WMS każdego magazynu
- zadania usług dodanych rejestrowane na stanowisku
- taryfy, minima, okresy bezpłatne i indeksacja jako wersjonowane tabele
- dane umowne per klient
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- system finansowy do fakturowania i księgowania
- archiwum zestawień na SharePoint
- Power BI
Punkty styku z człowiekiem: dzienna lista luk na kanale Microsoft Teams; zadania Action Center dla luk i pozycji spornych; Microsoft Teams Approvals dla zwolnienia przebiegu
Wykorzystane technologie
odczytują zdarzenia z każdego magazynu na wyzwalaczu czasowym, kolejkują je i wyceniają, ponawiają i logują każdy przebieg
Atabele taryf i archiwum zestawień w Państwa tenancie; dzienna lista luk w Teams
Apozycje z listy luk i zakwestionowane linie obsługiwane jako zadania bez wychodzenia z Teams
Azwolnienie przebiegu okresu i faktury korygujące powyżej progu
Awartość zafakturowana per klient i usługa, otwarte luki, pozycje sporne, przychód z zajętego miejsca
Azdarzenia, zajętość i zapisy usług dodanych na wejściu; faktury na wyjściu
CIlustracyjny model ekonomiczny
Arytmetyka jest jawna, żeby dało się z nią spierać.
Najmniejsza liczba w tym opracowaniu to ta, którą podaje kalkulator, i jest to zamierzone: wycenia on wyłącznie pobranie danych o aktywności, ich wycenę i sprawdzenie. 22 klientów przez 30 dni daje 660 klientodni miesięcznie, po 3,5 minuty każdy, przy pełnym koszcie 24 € za godzinę. Nic nie było mierzone u klienta, a dwie większe pule znajdują się w kolejnej sekcji.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Przebieg rozliczeniowy przestaje być budową, a staje się przeglądem, bo plik powstawał w trakcie miesiąca
- Usługi dodane trafiają na fakturę w miesiącu wykonania, bo brakujące zadanie jest wyjaśniane następnego ranka
- Zakwestionowana pozycja jest wyjaśniana z zestawienia w kilka minut, więc rozmowa dotyczy taryfy, a nie tego, czy praca została wykonana
- Faktury wychodzą o kilka dni wcześniej, co przesuwa cały termin płatności do przodu, nie prosząc klienta o nic
Perspektywa zarządu
- Utrata przychodu przestaje być niewidoczna: praca wykonana i niezafakturowana staje się policzonym wyjątkiem z nazwiskiem i datą
- Warunki każdego klienta żyją w wersjonowanej tabeli, a nie w przyzwyczajeniach osoby prowadzącej to konto, więc kolejny magazyn wchodzi bez kolejnego etatu w rozliczeniach
- Renegocjacje prowadzi się na danych o przychodzie w podziale na usługi, a nie na jednej rocznej sumie
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Gdzie leżą dane i kto je widzi.
- Roboty czytają każdy WMS na własnych kontach, z uprawnieniami wyłącznie do danych o zdarzeniach i zajętości, a do systemu finansowego piszą przez udostępniony przez niego interfejs; sekrety pozostają w magazynie poświadczeń platformy
- Faktura musi być do obrony, więc każda wyceniona pozycja zachowuje zdarzenie, które ją wywołało, i wersję taryfy, która ją wyceniła, a żadna pozycja nie powstaje dla usługi nieobecnej w tabelach
- Dane o zdarzeniach, tabele taryf i zestawienia pozostają w Państwa tenancie Microsoft 365, automatyzacje pracują z regionu EU chmury UiPath Automation Cloud, a role są rozdzielone: silnik wycenia, kierownik zmiany potwierdza niezapisane zadanie, właściciel rozliczeń zwalnia okres, a zmiana taryfy wymaga drugiej osoby
Dlaczego teraz
Obowiązkowy KSeF obowiązuje w Polsce od 1 lutego 2026 roku, więc krajowa faktura sprzedaży istnieje w chwili przyjęcia przez system, a nie w chwili domknięcia arkusza w biurze
Termin zapłaty między przedsiębiorcami w Polsce co do zasady nie może przekraczać 60 dni i biegnie od faktury, więc każdy dzień między zamknięciem okresu a zwolnionym plikiem rozliczeniowym dokłada się przed nim, obok modelowych 924 € miesięcznie czasu przy biurku
Nic z tego nie wymaga modelu dokumentowego ani językowego: cykliczne odczyty, wersjonowane tabele cen, zadania obsługiwane w Microsoft Teams i widok Power BI we własnym tenancie to konfiguracja, a nie projekt programistyczny
Role zarządcze, których to dotyczy
Przychód staje się sumą zarejestrowanych zdarzeń, a nie składanym szacunkiem, a faktury korygujące przestają być najtańszym sposobem zamknięcia pytania
Fakturowane jest to, co magazyny faktycznie robią, a kierownik zmiany jest pytany o brakujące zadanie następnego ranka, a nie po sześciu tygodniach
Kolejny klient albo magazyn wchodzi przez dołożenie tabel taryfowych, a nie etatów w rozliczeniach, a renegocjacje zaczynają się od danych, które firma ma u siebie
Częste pytania i zastrzeżenia
To argument za tabelą taryfową, a nie przeciw niej. Usługi, jednostki, ceny, daty obowiązywania, minima, okresy bezpłatne i progi są parametrami, a zapis, który nie mieści się w żadnym z nich, zwykle warto przepisać przy najbliższym odnowieniu.
Większość wyda, przez API albo cykliczny eksport, a silnik przyjmie jedno i drugie; tam, gdzie magazyn naprawdę nie potrafi, zaczynamy od magazynów, które potrafią.
Wtedy najpierw zmienia się reguła luki. Silnik nie wymyśli zadania, ale zauważy paletę wyjeżdżającą ze strefy przepakowania bez zapisanego zadania i zapyta kierownika zmiany następnego ranka.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Kilku klientów na jednej stawce składowania i jednej stawce obsługi, gdzie arkusz jest naprawdę szybszy niż silnik wyceny
- WMS nie rejestruje rozliczanych zdarzeń, więc nie ma czego wyceniać; najpierw trzeba wprowadzić usługi dodane na stanowisko albo na skaner
- Ceny uzgadniane są ustnie przy zleceniu i nigdzie nie zapisywane, więc nie istnieje taryfa, którą tabela mogłaby prowadzić
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Czy za każdym euro zafakturowanym przez tę firmę w zeszłym miesiącu stoi zarejestrowane zdarzenie magazynowe, a za każdą godziną pracy magazynów pozycja na fakturze?
Podejście wdrożeniowe
Wdrożenie idzie etapami, bo tak da się je zatrzymać w każdej chwili.
Dostarczamy
- Trzy zamknięte miesiące Państwa zdarzeń wycenione ponownie według Państwa taryf i zestawione z wystawionymi fakturami
- Model taryfowy: usługi, jednostki, ceny, daty obowiązywania, minima, okresy bezpłatne i progi jako tabele prowadzone przez zespół handlowy
- Codzienny odczyt zdarzeń i silnik wyceny dla każdego magazynu, z referencją zdarzenia przeniesioną na każdą wycenioną pozycję
- Reguły luk i rutynę w Teams zamykającą je w dwa dni, plik rozliczeniowy z zestawieniem, obieg pytań, widok w Power BI oraz pilotaż na dwóch klientach przed rozszerzeniem magazyn po magazynie
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy danych o zdarzeniach i zajętości z WMS każdego magazynu wraz z fakturami za te miesiące
- Podpisanych taryf razem z aneksami, bo tam zwykle mieszkają minima, okresy bezpłatne i indeksacja
- Interfejsu do każdego WMS przez API lub cykliczny eksport oraz klienta testowego systemu finansowego
- Właściciela rozliczeń i właściciela handlowego, którzy rozstrzygną znaczenie zapisu, gdy możliwe są dwa odczytania
Etapy
Analiza
Pokrycie zdarzeń w magazynach, różnorodność taryf, co zafakturowano wobec tego, co się wydarzyło
Projekt
Model taryfowy, reguły wyceny, reguły luk, tolerancje, polityka wyjaśnień, model bezpieczeństwa
Budowa
Odczyty zdarzeń, silnik wyceny, plik rozliczeniowy i zestawienie, punkty styku w Teams, Power BI
Walidacja
Trzy zamknięte okresy wycenione ponownie i porównane pozycja po pozycji z tym, co zafakturowano
Uruchomienie
Najpierw dwóch klientów pod nadzorem, potem magazyn po magazynie, z jednym okresem prowadzonym równolegle
Działowe. Nakład zależy od liczby wyjątków w Państwa umowach, od tego, czy każdy WMS potrafi cyklicznie wydać zdarzenia i zajętość, oraz od konsekwencji w rejestrowaniu usług dodanych.
Magazyn zapisał wykonaną pracę. Fakturę zbudowano z arkusza.
Prosimy o trzy zamknięte miesiące zdarzeń z WMS dla dwóch klientów i faktury wystawione za te same okresy. Wyceniamy je ponownie według Państwa taryf i odsyłamy różnice pozycja po pozycji wraz z usługami, za które nie zafakturowano nic.
Wyceń ponownie trzy miesiące zdarzeńTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Zlecenia czekają na miesięczny przebieg fakturowania, a postojowe zapisane długopisem nigdy nie trafia na fakturę.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawZgodne stany magazynowe: WMS i ERP uzgadniane co nocKoniec z odkrywaniem podczas inwentaryzacji lub przy wysyłce, że WMS i ERP pokazują co innego.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceAkta szkody kompletne przed terminem, nie po nimKlient potrąca wartość szkody; list, zdjęcia i zapis temperatury są w czterech różnych miejscach.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejTransport i logistykaHandel i e‑commerce