Start · Rozwiązania · Prawo i compliance
Rozwiązanie · Prawo i complianceCztery kanały wpływu, jedenaście komórek, jeden rejestr zamykany razem z odpowiedzią
Wnioski o informację publiczną w ustawowym terminie
Wnioski trafiają do jednego rejestru z każdego kanału, termin liczony jest automatycznie, komórki dostają zadania w Teams, a dane osobowe zaznaczane są do potwierdzenia przed udostępnieniem.
Streszczenie dla zarządu
Wnioski wpływają czterema kanałami, termin biegnie na każdym z nich, a rejestr powstaje po fakcie.
Budujemy jedno wejście dla obowiązku, który dziś ma cztery.
Runda zbierania przestaje być czasem kalendarzowym: komórki dostają zapytanie w dniu wpływu, z nazwanymi dokumentami i datą.
system elektronicznego zarządzania dokumentacją; biblioteka akt sprawy w Microsoft SharePoint; kolejka publikacyjna strony urzędu
Problem biznesowy
Dostęp do informacji
Każdy może wystąpić do podmiotu publicznego o informację, a podmiot odpowiada. Nie wybiera, które wnioski przyjmie, nie pyta o powód, a mieszkańcowi, dziennikarzowi, kancelarii prawnej i konkurentowi jednego z wykonawców należy się ta sama odpowiedź. Tego obowiązku nie da się odłożyć na później.
Wnioski nie wpływają w jedno miejsce. Część trafia na opublikowany adres e‑mail, część do skrzynki do doręczeń elektronicznych, część na papierze do kancelarii, kilka przez formularz na stronie urzędu. Każdy kanał otwiera inna osoba i każda z nich bez spisanego kryterium rozstrzyga, czy ma przed sobą wniosek. Termin biegnie tak czy inaczej; wpis do rejestru powstaje wtedy, gdy ktoś go zrobi.
Dalsza praca rozgrywa się między kancelarią a komórkami. Wniosek rzadko dotyczy jednej komórki, więc pracownik zgaduje, które z jedenastu mają dokumenty, opisuje własnymi słowami, czego potrzebuje, i monituje. Te maile nie mają terminu widocznego dla kogokolwiek poza autorem, więc ostatnia odpowiedź przychodzi wtedy, gdy na samo udostępnienie nie zostaje już czasu: przeczytanie każdej strony, zaczernienie nazwisk, adresów i danych osób trzecich. Jedynym późniejszym dowodem, że ktoś to przeczytał, jest plik po anonimizacji, który pokazuje, co usunięto, i nic o tym, co sprawdzono.
Jak to wygląda dzisiaj
Tak wygląda ten proces w większości urzędów, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekCztery kanały otwierają cztery osoby i każda z nich na miejscu decyduje, czy dana korespondencja jest wnioskiem
- CzłowiekWniosek trafia ręcznie do rejestru, dostaje znak sprawy, a termin wylicza się na kalendarzu
- CzłowiekPracownik pisze do dwóch lub trzech komórek z opisem potrzebnych dokumentów, za każdym razem od nowa
- OczekiwanieKomórki odpowiadają między innymi obowiązkami, a ostatnia odpowiedź przychodzi zwykle w dniu, w którym mija termin
- CzłowiekZwrócone dokumenty czyta się strona po stronie, a dane osobowe zaczernia w edytorze PDF
- Ryzyko błęduPominiętą komórkę wykrywa się dopiero wtedy, gdy wnioskodawca pisze ponownie albo się odwołuje
- Ryzyko błęduOdpowiedź wraca kanałem wpływu; wpis do rejestru oraz pismo o odmowie lub przedłużeniu nadrabiają zaległość później albo wcale
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Najdroższa część tego procesu nie ma własnej pozycji kosztowej.
- Miesiąc zjada koordynacja, nie ocena prawna. Rozstrzygnięcie, co można udostępnić, zajmuje prawnikowi minuty; ustalenie, która komórka ma akta, poproszenie jej zrozumiałymi dla niej słowami i monitowanie zajmuje dni.
- Termin liczony ręcznie jest najcichszym ryzykiem w urzędzie. Daty zapisanej na kalendarzu nikt inny nie sprawdzi, a przed jej upływem nic nie ostrzega.
- Równe traktowanie jest deklarowane, a nie udokumentowane. Dwa podobne wnioski obsłużone w dwóch komórkach dają dwa zakresy, dwa standardy anonimizacji i dwie odpowiedzi, a żaden zapis tego nie pokaże.
- Jeden niezasłonięty identyfikator w udostępnionym dokumencie to ujawnienie, a nie usterka, którą urząd po cichu poprawi, i akta, które by to wyjaśniły, nie istnieją.
- Prawdziwą zależnością jest pamięć instytucjonalna. Wiedza o tym, która komórka co przechowuje i czego odmówiono poprzednio, siedzi u dwóch wieloletnich pracowników, a ich urlop widać w czasach odpowiedzi.
Koszt zaniechania
Wzrost tej kolejki nie bierze się z urzędu. Jedna decyzja opublikowana w biuletynie, jeden lokalny spór albo jeden wnioskodawca piszący co dwa tygodnie potrafi utrzymać wolumen na nowym poziomie przez kwartał, a w planie etatów nic się na to nie przesuwa.
To, co narasta, ma charakter dowodowy, a nie finansowy. Urząd, który nie potrafi wykazać, które komórki zapytano, które strony sprawdzono i jak wyliczono datę, nie broni decyzji, tylko wspomnienia. To słaba pozycja wobec odwołania i jeszcze słabsza wobec kontroli.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Urząd miasta zatrudniający około 380 osób w jedenastu komórkach organizacyjnych, z jednostkami podległymi objętymi tym samym obowiązkiem; Microsoft 365 w codziennym użyciu, korespondencja w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją, trzyosobowa komórka prawna.
140 wniosków o informację publiczną miesięcznie; około 55% e‑mailem, 25% przez skrzynkę do doręczeń elektronicznych, 15% na papierze i 5% przez własny formularz urzędu; mniej więcej co trzeci wymaga dokumentów z więcej niż jednej komórki.
Ręczna rejestracja w arkuszu, terminy na kalendarzu, zbieranie dokumentów mailem, anonimizacja w edytorze PDF, podpisana odpowiedź kanałem wpływu. Odmowy i przedłużenia przygotowuje komórka prawna i odkłada tam, gdzie zwykle odkłada pisma.
Około 95 minut na wniosek rozłożone na trzy stanowiska, w większości w rundzie zbierania dokumentów, a nie w jakiejkolwiek decyzji, plus sprawy wymagające drugiej rundy, bo pierwsze zapytanie było niepełne.
Jedna kolejka i jeden rejestr dla wszystkich kanałów; termin wyliczany z własnej tabeli reguł urzędu; zadanie zbiórki dla każdej komórki w Microsoft Teams z nazwanymi dokumentami i datą; w zwróconych plikach zaznaczone dane osobowe potwierdza pracownik; odpowiedź, dokumenty i wpis do rejestru powstają w jednym kroku.
W modelowanym przypadku runda zbierania przestaje zjadać czas kalendarzowy, rejestr jest kompletny w dniu wpływu, a pracownicy poświęcają swoje minuty na potwierdzanie zamiast na kompletowanie. Liczby opisują model tego urzędu, a nie pomiar w jakimkolwiek urzędzie.
Proponowane rozwiązanie
Budujemy jedno wejście dla obowiązku, który dziś ma cztery. Poczta z opublikowanego adresu, przesyłki ze skrzynki do doręczeń elektronicznych, skany z kancelarii i zgłoszenia z formularza trafiają do jednej kolejki w Orchestrator, z zachowanym oryginałem, znacznikiem czasu i kanałem wpływu. Model ekstrakcji zbudowany dla tego urzędu proponuje, o co wnioskodawca prosi i które komórki prawdopodobnie mają dokumenty. Pracownik potwierdza tę propozycję i dopiero wtedy powstaje wpis do rejestru, ze znakiem sprawy i terminem wyliczonym z własnej tabeli reguł urzędu.
Zbieranie dokumentów staje się zadaniem, a nie mailem. Każda wskazana komórka dostaje kartę na swoim kanale Microsoft Teams z listą dokumentów, datą i biblioteką, do której ma je wgrać. Karta jest zadaniem UiPath Action Center, ma więc właściciela, termin, przypomnienie, którego nikt nie musi pamiętać, i eskalację do kierownika komórki przed upływem terminu.
Anonimizacja jest wspomagana, nigdy bezobsługowa. Zwrócone dokumenty przechodzą przez model Document Understanding wytrenowany na własnych materiałach urzędu, który zaznacza kandydatów na dane osobowe strona po stronie. Zaznaczenia trafiają do Validation Station; pracownik je potwierdza, dodaje pominięte i odrzuca błędne, a do udostępnionego pliku trafia wyłącznie zaznaczenie potwierdzone. Odpowiedź, dokumenty, wpis do rejestru oraz, tam gdzie procedura urzędu wymaga publikacji, pakiet na stronę powstają z jednych akt i są podpisywane w Microsoft Teams. Odmowy i przedłużenia idą tą samą ścieżką.
UiPath Document Understanding, modele budowane dla urzędu i Validation Station; UiPath Orchestrator, kolejki, wyzwalacze czasowe, magazyn poświadczeń i ślad audytowy; UiPath Action Center, powiadomienia z akcją realizowane w Microsoft Teams; Microsoft Teams Approvals app z audytem w Microsoft Purview; Microsoft SharePoint, biblioteki z wersjonowaniem i etykietami retencji
Wejście z czterech kanałów wraz z deduplikacją, schemat rejestru i logikę znaku sprawy, tabelę reguł terminowych i jej wyzwalacze, reguły kierowania do komórek, obieg zadań zbiórki z przypomnieniami, model anonimizacji z krokiem potwierdzenia oraz składanie odpowiedzi i pakietu publikacyjnego
System elektronicznego zarządzania dokumentacją przez API udostępnione przez jego dostawcę albo monitorowany folder wymiany, jeżeli API nie ma; kolejka publikacyjna dla materiałów, których publikacji wymaga procedura urzędu. Tam gdzie urząd korzysta z EZD RP, NASK podaje, że system oferuje API
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaPrzesyłki z opublikowanej skrzynki, skrzynki do doręczeń elektronicznych, skanera kancelarii i formularza trafiają do jednej kolejki z kanałem, znacznikiem czasu i oryginałem
- AutomatyzacjaModel ekstrakcji proponuje przedmiot sprawy, komórki prawdopodobnie posiadające dokumenty oraz kanał odpowiedzi; duplikaty i pisma uzupełniające dołączają do istniejącej sprawy
- CzłowiekPracownik potwierdza lub poprawia propozycję w Microsoft Teams, a wpis do rejestru, znak sprawy i termin powstają z tabeli reguł
- AutomatyzacjaKażda wskazana komórka dostaje zadanie zbiórki na swoim kanale Teams z listą dokumentów i datą; przypomnienia i eskalacje chodzą według zegara
- AutomatyzacjaZwrócone pliki są sprawdzane wobec treści wniosku, a model anonimizacji zaznacza kandydatów na dane osobowe strona po stronie
- CzłowiekPracownik potwierdza każde zaznaczenie, a kierownik komórki podpisuje odpowiedź, odmowę lub przedłużenie w Microsoft Teams
- AutomatyzacjaOdpowiedź, dokumenty i wpis do rejestru powstają razem i wracają kanałem wpływu; widok Power BI pokazuje sprawy w toku i pozostałe dni
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Wpływ z każdego kanału, deduplikację, wpis do rejestru, znak sprawy i termin wyliczony z tabeli reguł
- Zadania zbiórki dla wskazanych komórek, z przypomnieniami i eskalacją przed terminem
- Sprawdzenie kompletności wobec treści wniosku i pierwsze przejście anonimizacji w postaci zaznaczeń
- Złożenie odpowiedzi, udostępnianych plików, wpisu do rejestru i pakietu publikacyjnego
Ludzie decydują
- Czy dana korespondencja w ogóle jest wnioskiem i o co faktycznie prosi
- Co można udostępnić, czego udostępnić nie wolno i na jakiej podstawie
- O każdej anonimizacji: nic nie zostaje usunięte, dopóki wskazana osoba nie potwierdzi zaznaczenia
- Czy sprawa kończy się odpowiedzią, przedłużeniem czy odmową i kto ją podpisuje
Przed i po
Systemy i integracje
Każdą pozycję da się sprawdzić w dokumentacji producenta. Klasa dowodu jest podana przy każdej.
Wejścia
- opublikowany adres e‑mail urzędu
- skrzynka do doręczeń elektronicznych
- skany z kancelarii
- własny formularz wnioskowy urzędu
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Action Center
- UiPath Integration Service
Systemy docelowe
- system elektronicznego zarządzania dokumentacją
- biblioteka akt sprawy w Microsoft SharePoint
- kolejka publikacyjna strony urzędu
- Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zadania zbiórki w Microsoft Teams; potwierdzenie anonimizacji w Validation Station; podpis w Microsoft Teams Approvals app
Wykorzystane technologie
modele budowane dla urzędu czytają wniosek i zaznaczają dane osobowe w zwróconych dokumentach; potwierdzenie w Validation Station
Ajedna kolejka dla czterech kanałów, wyzwalacze terminowe, ponowienia, magazyn poświadczeń i ślad audytowy
Azadania zbiórki i potwierdzenia anonimizacji realizowane tam, gdzie komórki już pracują
Akierownik komórki podpisuje odpowiedź, przedłużenie lub odmowę; decyzja trafia do dziennika audytu Microsoft Purview
Aobserwuje opublikowaną skrzynkę i odkłada dokumenty do biblioteki akt sprawy
Aakta sprawy: wniosek, dokumenty, potwierdzone anonimizacje, odpowiedź i ślad, z etykietami retencji
Asprawy w toku, pozostałe dni i czasy odpowiedzi komórek
AIlustracyjny model ekonomiczny
Arytmetyka jest jawna, żeby dało się z nią spierać.
Każdy sekretarz prowadzący rejestr jest w stanie w tydzień podać lepsze dane niż poniższe i powinien to zrobić. Dziewięćdziesiąt pięć minut obejmuje trzy stanowiska: wpis do rejestru wraz z terminem, rundę koordynacji oraz anonimizację i złożenie odpowiedzi. 22 € za godzinę to pełny koszt stanowiska administracyjnego. Nic z poniższych wielkości nie było mierzone w urzędzie, a wynikiem jest uwolniona zdolność i dotrzymane terminy, nigdy oszczędności i nigdy zredukowane etaty.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Runda zbierania przestaje być czasem kalendarzowym: komórki dostają zapytanie w dniu wpływu, z nazwanymi dokumentami i datą
- Termin liczony jest raz, z tabeli reguł prowadzonej przez komórkę prawną, a każda sprawa pokazuje pozostałe dni w jednym widoku
- Zdolność kancelarii przenosi się z kompletowania dokumentów na potwierdzanie decyzji, czyli jedyną część procesu, do której człowiek jest potrzebny
- Równe traktowanie daje się wykazać: te same pytania o zakres, ten sam standard anonimizacji i ten sam zapis dla każdego wnioskodawcy
- Rejestr jest kompletny z konstrukcji, bo odpowiedzi, odmowy i przedłużenia powstają w jednym obiegu, a nie w trzech nawykach
Perspektywa kierownictwa urzędu
- Dotrzymywanie terminów przestaje opierać się na zaufaniu: sekretarz widzi, które sprawy zbliżają się do daty i u kogo każda z nich leży
- Zdolność staje się widoczna: ile wniosków obsługuje każda komórka, ile to trwa i gdzie potrzebna była druga runda zbierania
- Każda sprawa niesie własne dowody, więc odwołanie albo kontrola są obsługiwane z akt, a nie z pamięci
- Proces przeżywa zmiany kadrowe, bo wiedza o tym, która komórka co przechowuje, jest zapisana w regułach kierowania
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Kontrola nie jest dodatkiem.
- Żadnej decyzji w tym obiegu nie podejmuje robot. Roboty przenoszą dokumenty, sprawdzają kompletność, liczą daty i przygotowują projekty; o udostępnieniu rozstrzyga i podpisuje wskazany urzędnik
- Anonimizacja stosowana jest wyłącznie do zaznaczeń potwierdzonych przez człowieka, a każde potwierdzenie zapisywane jest z nazwiskiem i czasem
- Roboty mają własne konta z uprawnieniami wyłącznie do tego procesu, sekrety pozostają w magazynie poświadczeń, a dostęp aplikacyjny ograniczony jest do jednej skrzynki
- Dokumenty i dowody pozostają w tenancie Microsoft 365 urzędu, pod jego etykietami retencji, a warstwa wykonawcza pracuje w regionie UE UiPath Automation Cloud
- Tabela terminów, reguły kierowania i podstawy odmowy są wersjonowane, a każda zmiana wymaga akceptacji komórki prawnej
Dlaczego teraz
Doręczenia elektroniczne przestały być kanałem pilotażowym. Komunikat Ministerstwa Cyfryzacji z 5 sierpnia 2026 r., przytoczony przez serwis prasowy operatora wyznaczonego, podał ponad 100 mln przesyłek zrealizowanych w e-Doręczeniach, w tym ponad 50 mln od początku 2026 r., przy 4,6 mln adresów w bazie adresów elektronicznych. Wniosek przychodzi dziś kanałem, który sam się datuje
Modelowe 4 877 € miesięcznie to zdolność, którą urząd już wydaje, i to na koordynację, a nie na decyzje. Rośnie wraz z liczbą komórek organizacyjnych, czyli jedyną zmienną, której urząd nie zredukuje
Potwierdzanie wyniku ekstrakcji przez człowieka jest funkcją produktu, a nie projektem programistycznym, a zadanie przychodzi do Microsoft Teams, czyli tam, gdzie pracownik i tak jest zalogowany
Role kierownicze, których to dotyczy
Odpowiada za terminowość we wszystkich komórkach i nie ma jej podglądu, dopóki data nie minie
Dostaje kolejkę z datami zamiast opisowych próśb w skrzynce
Otrzymuje dowód na stronę, że dane osobowe przejrzano przed udostępnieniem
Prowadzi jedną audytowalną integrację zamiast czterech kanałów i arkusza
Częste pytania i zastrzeżenia
Nie, konstrukcja to wyklucza. Model zaznacza kandydatów na dane osobowe i proponuje, które komórki zapytać; nic nie zostaje usunięte i żadna odpowiedź nie wychodzi, dopóki wskazany urzędnik nie potwierdzi i nie podpisze. Zmienia się to, że potwierdzenie jest zapisane.
Różnorodność dotyczy przedmiotu, a nie struktury. Reguły kierowania budujemy z Państwa własnych spraw zakończonych, a tam gdzie reguła jest niepewna, pytamy pracownika zamiast zgadywać; każda poprawka ulepsza kolejną sprawę.
I zostaje. Ten obieg nakłada rejestr, wyliczony termin i zadanie zbiórki na korespondencję, którą system już prowadzi, i zapisuje znak sprawy tam, gdzie istnieje interfejs.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Urzędy otrzymujące kilka wniosków miesięcznie, w których wspólna lista i zdyscyplinowana kancelaria pozostają tańsze
- Urzędy bez uzgodnionego opisu, która komórka prowadzi które rejestry, bo reguły kierowania nie mają na czym się oprzeć; ta inwentaryzacja jest pierwsza
- Wnioski osoby o jej własne dane osobowe, które podlegają innemu reżimowi i innemu terminowi; tamten obieg korzysta z Microsoft Purview eDiscovery, którego ten świadomie nie używa
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Czy ten urząd odpowiada na wnioski o informację publiczną według reguły, która jest spisana i stosowana tak samo wobec każdego wnioskodawcy, czy według oceny osoby, która akurat tego dnia otwiera dany kanał?
Podejście wdrożeniowe
Wdrożenie idzie etapami, bo tak da się je zatrzymać w każdej chwili.
Dostarczamy
- Przegląd jednego kwartału Państwa rejestru: kanały, przedmioty spraw i udział spraw wielokomórkowych
- Obieg wpływu i deduplikacji dla wszystkich czterech kanałów, z zachowaniem oryginału i znacznika czasu
- Tabelę reguł terminowych opracowaną z komórką prawną oraz wyzwalacze, przypomnienia i eskalacje, które ją stosują
- Reguły kierowania zamieniające przedmiot sprawy na wskazane komórki, zbudowane z Państwa struktury i spraw zakończonych
- Model anonimizacji wytrenowany na Państwa dokumentach, z krokiem potwierdzenia w Validation Station
- Składanie odpowiedzi, odmów, przedłużeń i pakietu publikacyjnego, bibliotekę akt w Microsoft SharePoint oraz widok terminów
Potrzebujemy od Państwa
- Jednego kwartału spraw zakończonych wraz z udostępnionymi dokumentami i wysłanymi odpowiedziami
- Wskazanego właściciela reguł terminowych i podstaw odmowy po stronie komórki prawnej
- Konta serwisowego do skrzynek, biblioteki akt i systemu zarządzania dokumentacją
- Państwa struktury organizacyjnej i pierwszej listy, która komórka prowadzi które rejestry
Etapy
Przegląd rejestru
Kwartał spraw przeczytany pod kątem kanałów, przedmiotów, komórek i poprawek
Reguły
Tabela terminów, reguły kierowania, kategorie anonimizacji i podstawy odmowy
Budowa
Wpływ, rejestr, zadania zbiórki, model anonimizacji i składanie w Państwa środowisku
Bieg równoległy
Rzeczywiste wnioski prowadzone dwiema drogami, z porównaniem zakresu i dat
Uruchomienie
Kontrolowany start na jednej rodzinie spraw, z nadzorem i codziennym przeglądem
Rozszerzenie
Kolejne przedmioty i jednostki podległe, strojenie modelu, przekazanie reguł
Działowe. O nakładzie decyduje liczba komórek organizacyjnych objętych kierowaniem, stan historii spraw, na której budowane są reguły, oraz to, jak regularnie dane osobowe pojawiają się w udostępnianych dokumentach.
Termin biegnie od wpływu wniosku, a nie od chwili, gdy ktoś uzna go za wniosek.
Prosimy o jeden kwartał Państwa rejestru: jakimi kanałami wpłynęły wnioski, ile wymagało więcej niż jednej komórki i ile zakończyło się przedłużeniem. Wracamy z tabelą reguł, jakiej potrzebowałoby wyliczanie terminu, i pierwszym odczytem kosztu dzisiejszej rundy zbierania.
Rozłóżmy jeden kwartał Państwa rejestruTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Braki w biuletynie znajduje mieszkaniec, dziennikarz albo kontroler, nigdy sam urząd.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceWnioski RODO obsłużone w dni, nie w ostatniej chwiliKoniec z ręczną obsługą wniosków RODO w dwudziestym ósmym dniu trzydziestodniowego terminu.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceArchiwum, które wie, co i kiedy wolno wybrakowaćSprawy się kończą, akta nie: kategorie niesprawdzone, spisy przepisywane, brakowanie przełożone na kolejny rok.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejSektor publiczny