Start · Rozwiązania · Sprzedaż i marketing

Rozwiązanie · Sprzedaż i marketing

Najlepsze szanse sprzedażowe stoją na podnośnikach grupy, a salon dowiaduje się ostatni

Kolejne auto proponowane, gdy obecne stoi na podnośniku

Każde auto z terminarza serwisu jest oceniane według reguł uzgodnionych przez dyrektorów; kwalifikujące się trafiają do doradcy handlowego w Teams, z historią i zgodami, zanim klient odbierze auto.

Szybki efektMicrosoft TeamsCzłowiek w pętli decyzyjnejAutomatyzacja deterministyczna
5 600aut miesięcznie przejeżdża przez warsztaty tej przykładowej grupy dealerskiej. Sprzedaż dowiaduje się o tych, których właściciele sami o tym wspomną.

Streszczenie dla zarządu

Wyzwanie

Wasza baza właścicieli co miesiąc przejeżdża przez warsztaty, a sprzedaż kupuje leady z portali.

Co się zmienia

To, co dostarczamy, jest tabelą reguł i kolejką, a nie silnikiem rekomendacji.

Wartość biznesowa

Każde auto z jutrzejszego terminarza jest ocenione przed przyjazdem, więc rozmowa odbywa się, gdy właściciel jest w budynku.

Systemy w tle

zapis szansy i wyniku w CRM; karta pojazdu w DMS; model semantyczny Power BI

Problem biznesowy

Baza właścicieli

Grupa dealerska sprzedaje auto raz, a resztę wyniku zarabia później: na przeglądach, częściach, oponach, odnowieniu finansowania, aucie używanym, którym ten samochód się stanie, i na kolejnym nowym. Wszystko to zależy od utrzymania kontaktu z tym samym właścicielem, a grupa ma go u siebie kilka razy w roku. Te wizyty należą do serwisu, który pracuje na innych systemach i innym terminarzu niż salon dwadzieścia metrów dalej.

Fakty, które czyniłyby rozmowę oczywistą, są rozproszone: zlecenie naprawy i przebieg w DMS danej marki, data końca umowy i limit kilometrów w dziale finansowania albo w portalu partnera, ostatnia oferta i rejestr zgód w CRM grupy, bieżąca wartość auta u działu aut używanych. Żaden doradca serwisowy nie złoży tego między dwoma przyjęciami, a doradca handlowy, któremu by się to przydało, nie wie, że auto jest na miejscu. Baza przejeżdża więc obok salonu prosto do bramy warsztatu, a lejek uzupełniają kupione leady.

Jak to wygląda dzisiaj

  1. CzłowiekDoradca serwisowy otwiera zlecenie naprawy, uzgadnia zakres i drukuje kosztorys; na tym ekranie nie ma daty końca umowy
  2. OczekiwanieWszystko, co warte rozmowy handlowej, czeka, aż doradca sobie o tym przypomni, a to zwykle spokojne popołudnie, nie dzień wizyty auta
  3. CzłowiekRaz czy dwa razy w miesiącu ktoś eksportuje listę z DMS jednej marki do Excela i przerabia ją między innymi zadaniami
  4. Ryzyko błęduWłaściciel z otwartą reklamacją albo auto przyjęte wyłącznie na akcję serwisową i tak trafia na listę, bo eksport nie niesie takiego oznaczenia
  5. SystemSprzedaż kupuje leady z portali, żeby wypełnić lejek, i żaden raport nie zestawia ich kosztu z bazą, która już stoi na podnośnikach
CzłowiekOczekiwanieRyzyko błęduSystem

Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać

To nie jest praca, którą ktoś zaplanował.

  • Cała wartość leży w momencie i to on ginie pierwszy. Rozmowa przy ladzie, gdy auto stoi rozebrane, nie kosztuje nic; ta sama rozmowa tydzień później zaczyna się od telefonu, który trzeba uzasadnić.
  • Między teczką finansowania, DMS i CRM leży około dwudziestu pięciu minut pracy na jedno auto. Nie należy do żadnej roli, więc wykonuje się ją dla aut, które ktoś sobie przypomni, i dla żadnych innych.
  • Odezwanie się do niewłaściwego właściciela ma cenę, której nikt nie liczy. Właściciel, któremu opowiada się o nowym modelu w trakcie sporu o naprawę gwarancyjną, zapamiętuje to, a badanie satysfakcji zbierane potem przez importera nie rozdziela tych dwóch rozmów.

Koszt zaniechania

Dwanaście miesięcy ręcznego wyszukiwania tych aut≈ 63 000 €
Ta sama praca biurowa przez trzy kolejne roczniki modelowe≈ 189 000 €
250 właścicieli rocznie wymieniających auto gdzie indziej, po 1 000 € marży pokrycia≈ 250 000 €

Wymiana auta to decyzja, którą właściciel podejmuje raz na kilka lat, a grupa albo bierze w niej udział, albo dowiaduje się o niej po fakcie. Dwa pierwsze wiersze wyceniają pracę biurową i nic poza nią. Trzeci jest założeniem do sporu: żadne źródło rynkowe nie potwierdza obu liczb i obie należą do czytelnika, ale pominięcie tego wiersza zaniża sprawę bardziej, niż jego obecność ją zawyża. Dwieście pięćdziesiąt aut to cztery na sto kwalifikujących się w skali roku.

Żaden wiersz nie wycenia samych reguł. Bez wyniku zapisanego przy każdym przekazaniu pytanie, do których aut warto się odezwać, pozostaje opinią, którą rozstrzyga ten, kto mówi ostatni.

Scenariusz ilustracyjny

Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.

Organizacja

Grupa dealerska w Polsce: cztery marki, dziewięć salonów, osiem ASO, jeden DMS na markę, wspólny CRM, stanowisko finansowania i ubezpieczeń w każdej lokalizacji, Microsoft 365 z Teams.

Wolumen

5 600 wizyt warsztatowych miesięcznie w ośmiu lokalizacjach. Około 9% z nich, jakieś 504 auta, spełnia przynajmniej jedną z reguł przekazania uzgodnionych przez dyrektorów.

Proces dzisiaj

Doradca serwisowy widzi auto i kosztorys, daty końca umów leżą w dziale finansowania, listę eksportuje się, gdy ktoś ma czas, a sprzedaż kupuje leady z portali.

Wąskie gardło

Około 25 minut na auto, żeby złożyć umowę, przebieg, historię i wartość w coś, na czym doradca handlowy może działać. Nikt nie odpowiada za te minuty, więc obraz powstaje dla garstki aut.

Rozwiązanie

Roboty oceniają każde auto z terminarza według tabeli reguł, którą władają obaj dyrektorzy, stosują reguły wykluczeń i zgód i otwierają zadanie przekazania dla wskazanego doradcy handlowego w Microsoft Teams, dopóki auto jest na miejscu.

Potencjalny efekt

W modelowanym przypadku każde auto jest ocenione przed przyjazdem, znika 210 godzin miesięcznie pracy przygotowawczej, przekazanie trafia do doradcy, gdy właściciel jest jeszcze w budynku, a każda reguła ma w ciągu kwartału swój wskaźnik zamówień i odmów. Niczego nie zmierzono u klienta; to arytmetyka na powyższych założeniach.

Proponowane rozwiązanie

To, co dostarczamy, jest tabelą reguł i kolejką, a nie silnikiem rekomendacji. Lista w Microsoft Lists zawiera wiersz na regułę: umowa finansowania lub leasingu kończąca się w uzgodnionym oknie, kończąca się gwarancja, przebieg wyprzedzający limit umowny, kosztorys naprawy powyżej uzgodnionego udziału w przedziale wartości auta, następca modelu stojący w stanie grupy. Każdy wiersz niesie swój próg, lokalizacje, których dotyczy, i kolejkę doradcy, którą zasila. Druga lista zawiera wykluczenia: otwarta reklamacja, naprawa z ubezpieczenia, wizyta wyłącznie na akcję serwisową, właściciel, który wniósł sprzeciw, oraz każdy, do kogo dowolna marka odezwała się w uzgodnionym oknie. Obie należą do obu dyrektorów.

Roboty liczą i przenoszą wynik. Nocą, a także przy otwarciu każdego zlecenia naprawy, robot pobiera terminarz, zlecenie, datę końca umowy, limit kilometrów, trend przebiegu i stan zgód z systemów, które je trzymają. Gdy reguła zadziała i nie stosuje się żadne wykluczenie, zadanie UiPath Action Center trafia do wskazanego doradcy handlowego w Microsoft Teams wraz z autem, właścicielem, historią i kanałami, na które zgody pozwalają. Robot niczego w naprawie nie ocenia: technik i doradca serwisowy decydują, czego auto potrzebuje, a doradca handlowy decyduje, czy jest o czym rozmawiać. Odpowiedź, łącznie z „zły moment", zapisuje się przy pojeździe.

Wykorzystane funkcje natywne

UiPath Orchestrator kolejki, wyzwalacze, magazyn poświadczeń i dziennik uruchomień; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Teams oraz Microsoft OneDrive & SharePoint; powiadomienia z akcjami UiPath Action Center wykonywane w Microsoft Teams; wersjonowanie Microsoft Lists; Power BI jako zakładka w Teams

Co budujemy

Tabele reguł i wykluczeń, przebieg oceny dla każdej marki, zadanie przekazania i jego formularz wyniku, zapis zwrotny, kolejki doradców, dzienną listę lokalizacji i model reguł w Power BI

Integracje dedykowane

DMS każdej marki, rejestr finansowania i CRM przez API dostawcy tam, gdzie jest udostępnione, a w pozostałych przypadkach automatyzacja interfejsu na własnym koncie robota; źródło wyceny, które grupa już opłaca

Jak działa proces po automatyzacji

  1. AutomatyzacjaKażdego wieczoru robot czyta jutrzejszy terminarz z każdego DMS i kolejkuje w Orchestrator po jednej pozycji na pojazd; zlecenie naprawy otwarte w ciągu dnia trafia do kolejki na bieżąco
  2. AutomatyzacjaRobot składa obraz każdego pojazdu: data końca umowy i limit kilometrów z rejestru finansowania, trend przebiegu i historia z DMS, ostatni kontakt i otwarte sprawy z CRM, przedział wartości ze źródła wyceny
  3. AutomatyzacjaTabela reguł stosuje się dokładnie tak, jak zapisano; gdy reguła zadziała, sprawdzana jest lista wykluczeń, więc wizyta wyłącznie na akcję serwisową, naprawa z ubezpieczenia czy otwarta reklamacja odpadają, zanim powstanie zadanie
  4. AutomatyzacjaRejestr zgód czytany jest per kanał i per podmiot prawny, a zadanie mówi, z jakich kanałów grupa może skorzystać; auto bez zgody kanałowej przekazuje się wyłącznie jako rozmowę przy ladzie
  5. CzłowiekWskazany doradca handlowy otwiera zadanie Action Center w Microsoft Teams z autem, właścicielem, regułą, która zadziałała, i dzisiejszym zakresem prac, decyduje, czy się odezwać, i zapisuje wynik
  6. AutomatyzacjaWynik wraca do CRM i do pojazdu, kanał lokalizacji dostaje dzienną listę przekazań, a zakładka Power BI pokazuje wskaźniki zamówień i odmów według reguły i lokalizacji
AutomatyzacjaCzłowiek

Model współpracy człowieka z automatyzacją

Automatyzacja obsługuje

  • Odczyt każdego pojazdu z każdego terminarza i złożenie obrazu umowy, przebiegu, historii i wartości
  • Zastosowanie tabeli reguł zgodnie z zapisem, a następnie sprawdzenie wykluczeń i zgód, zanim zadanie trafi do człowieka
  • Zapis zwrotny każdego wyniku, dzienną listę przekazań lokalizacji oraz wskaźnik zamówień i odmów dla reguły

Ludzie decydują

  • Czego auto dziś potrzebuje: technik i doradca serwisowy, nigdy robot
  • Czy jest o czym rozmawiać, kiedy i jakim kanałem: doradca handlowy, na podstawie zadania
  • Jakie reguły istnieją, z jakim progiem i jakimi wykluczeniami: obaj dyrektorzy, w tabeli, którą sami zmieniają

Przed i po

PrzedPo
Auta ocenione według regułte, które doradca akurat zauważykażde auto z jutrzejszego terminarza
Kiedy sprzedaż dowiaduje się o auciepo kilku dniach, o ile w ogólezanim właściciel je odbierze
Co grupa wie o reguleopinie na naradzie handlowejwskaźnik zamówień i odmów, per lokalizacja

Systemy i integracje

Nie dokładamy technologii, żeby architektura wyglądała poważniej. Każdy element poniżej ma w tym procesie konkretne zadanie.

Wejścia

  • terminarz warsztatu i zlecenia naprawy w DMS każdej marki
  • daty końca umów i limity kilometrów w rejestrze finansowania
  • odczyty przebiegu i historia serwisowa
  • rejestr zgód i historia kontaktów w CRM
  • tabele reguł i wykluczeń w Microsoft Lists

Warstwa automatyzacji

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Systemy docelowe

  • zapis szansy i wyniku w CRM
  • karta pojazdu w DMS
  • model semantyczny Power BI

Punkty styku z człowiekiem: zadania przekazania w Microsoft Teams; dzienna lista na kanale każdej lokalizacji; tabele w Microsoft Lists; widok reguł w Power BI

terminarz warsztatu i zlecenia naprawy w DMS każdej markiUiPath OrchestratorUiPath Robotszapis szansy i wyniku w CRMzadania przekazania w Microsoft Teams

Wykorzystane technologie

UiPath Robots + Orchestrator

nocne i dzienne przebiegi na czterech DMS, jedna pozycja kolejki na pojazd, wyzwalacze, magazyn poświadczeń, dziennik

A
UiPath Action Center w Microsoft Teams

zadanie przekazania z obrazem pojazdu i zgód oraz formularz wyniku

A
UiPath Integration Service (konektory Microsoft Teams, Microsoft OneDrive & SharePoint)

wpisy na kanałach lokalizacji i odczyt tabel reguł jako list SharePoint

A
Microsoft Lists

tabele reguł i wykluczeń, wersjonowane, we władaniu obu dyrektorów

A
Power BI

wskaźnik zamówień i odmów według reguły, marki i lokalizacji, jako zakładka w Teams

A
DMS marki, rejestr finansowania i CRM grupy

terminarz, zlecenie naprawy, przebieg, data końca umowy, rejestr zgód, szansa i wynik

C
Apotwierdzona funkcja produktu (dokumentacja producenta)Cmodel ilustracyjny — liczby na tej stronie

Ilustracyjny model ekonomiczny

Ile to jest warte, policzone krok po kroku.

Model ilustracyjny
504 kwalifikujące się auta miesięcznie × 25 minut ręcznego przygotowania= 210 h / miesiąc
210 h × 25 € pełnego kosztu godziny≈ 5 250 € / miesiąc
× 12 miesięcy≈ 63 000 € / rok
Roczna uwolniona zdolność serwisu i sprzedaży (ilustracyjnie)≈ 63 000 €

Tabela wycenia zauważenie i wyłącznie zauważenie: przeczytanie zlecenia naprawy, wydobycie daty końca umowy z teczki finansowania, porównanie przebiegu z limitem i napisanie użytecznej notatki do wskazanego doradcy. Rozmowa, wycena i oferta to praca handlowa, która i tak powstaje, i pozostaje poza modelem. Niczego nie zmierzono u klienta; 9% wizyt spełniających regułę, 25 minut i 25 € pełnego kosztu godziny to założenia do zastąpienia własnymi.

Policz to na swoich danych

godzin do odzyskania miesięcznie
rocznej przepustowości do odzyskania

Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.

Korzyści biznesowe

  • Każde auto z jutrzejszego terminarza jest ocenione przed przyjazdem, więc rozmowa odbywa się, gdy właściciel jest w budynku, a nie przez telefon tydzień później
  • Modelowane 210 godzin miesięcznie eksportów i porównań wraca do lady i do salonu; do doradcy trafia auto, reguła i historia
  • Kontakty, których grupa nie powinna nawiązywać, zatrzymuje lista wykluczeń, a nie przypadkowa wiedza o reklamacji
  • Każda reguła zarabia na swoje miejsce zapisanymi wynikami, więc narada handlowa spiera się o wskaźniki zamówień i odmów zamiast o przeczucia

Perspektywa zarządu

  • Przekazania, kontakty i wyniki stają się miesięczną liczbą dla lokalizacji i marki, co czyni własną bazę grupy porównywalną, koszt do kosztu, z kupowanymi leadami
  • Sprzedaż i serwis są mierzone tym samym zdarzeniem: udział serwisu w sprzedaży auta jest zapisany, a nie deklarowany przy rozliczeniu premii
  • Za każdym kontaktem stoi zapisany ślad: która reguła zadziałała, co mówił rejestr zgód, kto zdecydował i co odpowiedział właściciel

Wpływ na KPI zarządu

przekazania na sto wizyt warsztatowychudział podjęty, zanim auto opuści lokalizacjęwskaźnik zamówień według regułykontakty oznaczone jako zły moment

Bezpieczeństwo i nadzór

Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.

  • Każdy robot loguje się własnym kontem w każdym systemie, z prawem do odczytu terminarza, zlecenia naprawy, rejestru umów i rejestru zgód oraz zapisu szansy i wyniku, i niczego ponadto; progi i wykluczenia są wersjonowane w Microsoft Lists, więc regułę stojącą za każdym kontaktem można odtworzyć w brzmieniu z danego dnia
  • Pozycje kolejki niosą numer rejestracyjny, kod reguły i lokalizację; nazwiska i dane kontaktowe czytane są przy tworzeniu zadania, a nie przechowywane w warstwie automatyzacji, roboty pracują w regionie UE UiPath Automation Cloud, a listy, zadania i model Power BI zostają w tenancie grupy
  • Rejestr zgód jest przez robota czytany i nigdy zapisywany; na jakiej podstawie i jakim kanałem wolno się odezwać, ustala się dla każdego podmiotu prawnego z prawnikiem, a sprzeciw zapisany w dowolnym miejscu zdejmuje właściciela z listy każdej marki w kolejnym przebiegu

Dlaczego teraz

01

Baza jest wyjątkowo bogata: w Polsce zarejestrowano w 2025 roku 597 400 nowych samochodów osobowych, o 8,3% więcej niż w 2024, a 411 000 z nich trafiło do firm i instytucji (PZPM i KPMG, luty 2026). Auto kupione na umowę ma datę, a ta data przesądza o tym, kto sprzeda następne

02

W decyzji o wymianie doszło pytanie o napęd: 350 500 aut o napędzie alternatywnym zarejestrowano w tym samym roku, o 20% więcej niż w 2024 (to samo źródło). To rozmowa, a lada serwisowa jest najtańszym miejscem, żeby ją zacząć

03

W tej konstrukcji nie ma nic egzotycznego: wyzwalacze i kolejki Orchestrator, konektory Integration Service, zadania Action Center wprost w Teams, Power BI jako zakładka. Praca właściwa dla grupy to tabela reguł i połączenie z każdym DMS, a ta sama praca ręcznie kosztuje modelowane 5 250 € miesięcznie

Role zarządcze, których to dotyczy

Dyrektor zarządzający grupy

Baza, którą grupa już ma, staje się mierzalnym źródłem rozmów handlowych, zestawialnym z kosztem kupowanych leadów

Dyrektor serwisu

Udział serwisu w kolejnej sprzedaży jest zapisany, a nie dyskutowany, i nikt nie odzywa się do właściciela, którego auto stoi na akcji serwisowej albo w reklamacji

Dyrektor sprzedaży

Doradcy dostają auta z powodem, a nie miesięczne listy, a reguły dające zamówienia oddzielają się od reguł dających odmowy

Częste pytania i zastrzeżenia

Nasi doradcy serwisowi i tak mówią sprzedaży, gdy coś zauważą.

Mówią i tę część warto zachować. Konstrukcja usuwa zauważanie, które dziś zależy od tego, czy jedna osoba pamięta o jednej teczce. Ocena zostaje przy doradcy, tyle że przychodzi z datą końca umowy i stanem zgód.

Klienci poczują, że sprzedaje im się coś, gdy auto stoi rozebrane.

Od tego jest lista wykluczeń i dlatego każde przekazanie ma odpowiedź o złym momencie. Wizyta na akcję serwisową, naprawa z ubezpieczenia i otwarta reklamacja nigdy nie tworzą zadania, a regułę, przy której narastają odmowy, wycofuje się zamiast bronić.

Naszych dat końca umów nie ma w DMS.

W większości grup ich tam nie ma; leżą w dziale finansowania albo w portalu partnera. Konstrukcja czyta ten rejestr, który Państwo faktycznie prowadzą, a pilotaż zaczyna od reguł o wiarygodnych danych, zwykle koniec gwarancji i przebieg wobec limitu.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

  • Jedna lokalizacja, w której serwis i sprzedaż siedzą dziesięć metrów od siebie, a jeden kierownik widzi każde zlecenie naprawy; krótka codzienna rozmowa kosztuje mniej niż robot
  • Brak w grupie użytecznego zapisu dat końca umów, warunków gwarancji czy odczytów przebiegu; reguły działałyby wtedy na domysłach i najpierw trzeba zająć się danymi

Pytanie na najbliższe posiedzenie

Więcej naszych klientów stało w zeszłym miesiącu przy ladzie serwisowej niż weszło do salonu: ilu z nich wyszło z powodem, by wrócić do sprzedaży, i na czym oparto tę decyzję?

Podejście wdrożeniowe

Co dokładnie dostarczamy i czego potrzebujemy na start.

Dostarczamy

  • Dwa warsztaty z obydwoma dyrektorami, na których powstaje pierwsza tabela reguł: reguły, progi, okna, kolejki doradców i wykluczenia
  • Przebieg próbny na trzech miesiącach historycznych terminarzy, pokazujący, które auta wskazałaby każda reguła i co ci właściciele zrobili dalej
  • Przebieg oceny dla każdej marki: odczyt DMS i rejestru finansowania, sprawdzenie zgód, kolejka i zadanie Action Center w Teams
  • Formularz wyniku, zapis zwrotny do CRM i karty pojazdu oraz model reguł w Power BI
  • Pilotaż w jednej lokalizacji na dwóch regułach, potem pozostałe reguły, marki i lokalizacje, z opieką powdrożeniową

Potrzebujemy od Państwa

  • Trzech miesięcy historii terminarza i zleceń naprawy jednej marki, z odczytami przebiegu i datami końca umów w posiadanej postaci
  • Dyrektora sprzedaży i dyrektora serwisu jako właścicieli tabeli reguł oraz dyrektora lokalizacji i doradcy do pilotażu
  • Kont robota do DMS, rejestru finansowania i CRM oraz zespołu Teams dla każdej lokalizacji

Etapy

Analiza

Terminarz, zlecenia naprawy, dane umów i rejestr zgód w stanie rzeczywistym, w jednej lokalizacji

Projekt

Tabela reguł, progi, wykluczenia, kolejki doradców, formularz wyniku, model bezpieczeństwa

Budowa

Przebieg oceny dla marki, sprawdzenie zgód, zadania Action Center w Teams, zapis zwrotny, model Power BI

Pilotaż i rozszerzenie

Jedna lokalizacja i dwie reguły przez kwartał, potem pozostałe reguły, marki i lokalizacje

Szybki efekt. Nakład zależy od liczby DMS trzymających terminarz, od tego, czy daty końca umów w ogóle istnieją w czytelnym rejestrze, i od liczby wykluczeń wymaganych przez strukturę zgód.