Start · Rozwiązania agentyczne · Asystent handlowca: oferta i brief przed spotkaniem

Case study · Sprzedaż i klienci

Kto pierwszy z ofertą, ten prowadzi rozmowę

Asystent handlowca: oferta i brief przed spotkaniem

Agent czyta zapytanie, składa ofertę z cen i dostępności w SAP, pilnuje polityki rabatowej i przygotowuje brief przed każdym spotkaniem. Handlowiec sprawdza, personalizuje i wysyła — tego samego dnia.

Pokaż nam, jak dziś powstaje oferta Wszystkie case studies

3 dniśrednio czeka klient tej przykładowej firmy na ofertę. Najszybszy konkurent odpowiada tego samego dnia.

Streszczenie dla zarządu

Wyzwanie

Oferta wymaga danych z SAP, Excela rabatów i CRM — powstaje dniami, różnie u każdego handlowca.

Co się zmienia

Agent składa ofertę z systemów źródłowych i pilnuje polityki; handlowiec tylko zatwierdza.

Wartość biznesowa

Oferta u klienta tego samego dnia; ~1/3 czasu zespołu wraca do sprzedawania.

Systemy i zakres

SAP, Pipedrive, Teams, szablony ofert; agent + roboty UiPath.

Scenariusz ilustracyjny

Producent B2B, 60 handlowców, 900 ofert miesięcznie

Każda oferta to ta sama wędrówka: ceny i dostępność w SAP, rabaty w Excelu i mailach, historia klienta w Pipedrive, sklejanie dokumentu w Wordzie. Średnio 130 minut pracy ręcznej.

Do tego czekanie: na akceptację rabatu, na wolną chwilę, na poniedziałek. Klient dostaje ofertę trzeciego dnia — często po tym, jak konkurent już zadzwonił z własną.

Stan obecny

CzłowiekHandlowiec zbiera ceny i dostępność w SAP
CzłowiekSzuka rabatów i warunków w Excelu i mailach
OczekiwanieCzeka na akceptację rabatu u przełożonego
CzłowiekSkleja ofertę w Wordzie, wkleja do maila
Ryzyko błęduNieaktualna cena albo rabat trafia do klienta
OczekiwanieKlient czeka 3 dni — konkurent już dzwonił

CzłowiekOczekiwanieRyzyko błędu

Ukryte koszty obecnego procesu

Najdrożsi ludzie firmy pracują jako operatorzy kopiuj-wklej.

1 950 godzin miesięcznie pracy zespołu sprzedaży przy administracji — równowartość 12 etatów.
Wolna oferta to niższa konwersja: klient decyduje tam, gdzie pierwszy dostał odpowiedź.
Brief przed spotkaniem powstaje w samochodzie — decyzje zapadają na niepełnych danych.

Koszt zaniechania

Rok administracji w sprzedaży≈ 702 000 €

3 lata — ten sam proces≈ 2,1 mln €

Przy wzroście do 1 200 ofert (rocznie)≈ 936 000 €

Praca ręczna to podatek operacyjny: inwestycja w automatyzację jest skończona, koszt ręcznego procesu płacisz co miesiąc od nowa.

Proces po automatyzacji

AutomatyzacjaZapytanie wpada — agent czyta i konfiguruje pozycje z SAP
AutomatyzacjaRabaty według polityki; ponadstandardowe → jedna akceptacja na Teams
AutomatyzacjaOferta w szablonie firmy gotowa do przeglądu w 15 minut
CzłowiekHandlowiec sprawdza, personalizuje, wysyła
AutomatyzacjaPrzed spotkaniem agent podaje brief: historia, zaległości, cross-sell

CzłowiekAutomatyzacja

Co przejmuje automatyzacja

Konfiguracja oferty z danych SAP i Pipedrive
Pilnowanie polityki rabatowej przy każdej pozycji
Brief przed każdym spotkaniem — bez proszenia

Kiedy decyduje człowiek

Relacja z klientem i negocjacje
Rabaty poza polityką — świadoma decyzja przełożonego
Priorytety: który klient, która szansa, kiedy

Przed

Czas do wysłania oferty~3 dni

Praca ręczna na ofertę~130 min

Zgodność z polityką rabatowązależy od handlowca

Brief przed spotkaniemjak starczy czasu

Po

Czas do wysłania ofertytego samego dnia

Praca ręczna na ofertę~15 min przeglądu

Zgodność z polityką rabatowąwbudowana w proces

Brief przed spotkaniemzawsze, automatycznie

Model wartości — przykładowe założenia

Model ilustracyjny

900 ofert × 130 min pracy ręcznej= 1 950 h / mies.

1 950 h × 30 € pełnego kosztu godziny= 58 500 € / mies.

12 miesięcy× 12

Roczna przepustowość uwięziona w administracji≈ 702 000 €

Efekty biznesowe

Oferta u klienta tego samego dnia — często w godzinę
Zespół odzyskuje ~1/3 czasu na rozmowy z klientami
Marża chroniona regułami, nie pamięcią handlowca
Nowy handlowiec ofertuje jak doświadczony od pierwszego tygodnia

Wpływ na KPI zarządu

Quote turnaroundWin rateRevenue per repDiscount discipline

Co zyskuje kadra zarządzająca

Lejek na żywo: ile zapytań, ile ofert, gdzie utknęły
Dyscyplina cenowa mierzalna — odchylenia od polityki widać od razu
Prognoza z danych w Pipedrive, nie z optymizmu

Policz dla swojej organizacji

Wolumen miesięcznie

Minut pracy ręcznej na sprawę

Pełny koszt godziny pracy (€)

godzin do odzyskania miesięcznie

rocznej przepustowości do odzyskania

Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości — nie obietnica oszczędności.

Systemy w tym scenariuszu

Wejście

Skrzynka ofertowa / formularze
Pipedrive
Teams

Warstwa agentowa Mienthy

UiPath Agent Builder
Roboty UiPath
Maestro™ · Action Center

Systemy docelowe

SAP (ceny, dostępność)
Pipedrive
Szablony ofert (Word/PDF)

Akceptacja człowieka: Teams / Action Center

Co dostarczamy

Mapowanie procesu ofertowania z szefem sprzedaży
Polityka rabatowa przełożona na reguły i progi
Agent + roboty: konfiguracja, dokument, wysyłka, wpis w CRM
Briefy przedspotkaniowe na Teams
Pilotaż z jednym zespołem regionalnym
Monitoring: czas do oferty, konwersja, odchylenia rabatowe

Czego potrzebujemy na start

20–30 ostatnich ofert wraz z zapytaniami
Cenniki i obowiązująca polityka rabatowa
Dostęp do Pipedrive (środowisko testowe)
Dwa warsztaty z zespołem sprzedaży

Harmonogram wdrożenia

Discovery

Mapujemy proces, dane i wyjątki z właścicielami procesu.

Projekt

Docelowy przepływ, reguły biznesowe, progi akceptacji.

Budowa

Agenci, roboty i integracje w Twoim środowisku.

Walidacja

Testy na rzeczywistych przypadkach, obsługa wyjątków.

Go-live

Kontrolowane uruchomienie z nadzorem człowieka.

Optymalizacja

Monitoring, raporty i ciągłe doskonalenie.

Typowy czas zależy od liczby systemów i reguł — pojedynczy proces to zwykle tygodnie, nie kwartały.

Ryzyko i kontrola

Autonomia pod kontrolą

Ceny i rabaty wyłącznie z SAP i polityki — agent nie negocjuje
Każda oferta przechodzi przez handlowca przed wysyłką
Rabat poza polityką → akceptacja przełożonego na Teams
Pełny ślad: kto zaakceptował co i kiedy

Dlaczego teraz

Klienci wybierają dostawcę, który odpowiada pierwszy — szybkość stała się kryterium zakupowym
Przewaga konkurencyjna coraz częściej nie leży w cenie, lecz w godzinie odpowiedzi
Każdy miesiąc to ~58 500 € czasu sprzedaży zamrożonego w administracji

Dlaczego to ważne dla:

Dyrektor sprzedaży

Więcej rozmów, krótszy cykl, dyscyplina rabatowa bez policjanta.

CFO

Marża przestaje wyciekać przez „wyjątkowe” rabaty i stare cenniki.

CEO

Sprzedaż rośnie szybciej niż koszty jej obsługi.

Pytania, które zwykle słyszymy

„Handlowcy nie będą tego używać.”

Nie muszą niczego używać — oferta przychodzi do nich gotowa do przeglądu, brief sam melduje się przed spotkaniem. Opór znika przy pierwszej wolnej sobocie.

„Planujemy wdrożyć CPQ.”

CPQ porządkuje konfigurację — i świetnie. Agent domyka całość: czyta zapytanie, składa ofertę, pisze brief. Startujemy w tygodnie na tym, co macie dziś.

„Nasze oferty są zbyt niestandardowe.”

Zaczynamy od 60–70% powtarzalnych konfiguracji. Nietypowe dalej robi człowiek — tyle że z podanymi danymi zamiast godziny szukania.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

Kilkadziesiąt ofert miesięcznie w rękach 2 osób — za mało skali
Brak cenników — każda cena negocjowana od zera
CRM martwy od miesięcy — najpierw higiena lejka

Pytanie na najbliższe posiedzenie

Ile ofert przegraliście w tym kwartale, zanim w ogóle zdążyliście je wysłać?

Ile wart jest dzień przewagi w każdej z 900 ofert miesięcznie?

Pokażcie nam drogę jednego zapytania — od maila do wysłanej oferty. Resztę policzymy na Waszych liczbach.

Pokaż nam, jak dziś powstaje oferta

Powiązane automatyzacje