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Case Study · Vertrieb & KundenWer zuerst anbietet, führt das Gespräch
Der Vertriebsassistent: Angebot und Briefing vor dem Termin
Der Agent liest die Anfrage, baut das Angebot aus SAP-Preisen und -Verfügbarkeit, wacht über die Rabattpolitik und erstellt vor jedem Termin ein Briefing. Der Verkäufer prüft, personalisiert und versendet — noch am selben Tag.
Zusammenfassung für den Vorstand
Ein Angebot braucht Daten aus SAP, der Rabatt-Tabelle und dem CRM — es dauert Tage und variiert je Verkäufer.
Der Agent baut das Angebot aus den Quellsystemen und wahrt die Richtlinie; der Verkäufer gibt nur frei.
Das Angebot erreicht den Kunden am selben Tag; ~1/3 der Teamzeit fließt zurück in den Verkauf.
SAP, Pipedrive, Teams, Angebotsvorlagen; UiPath-Agent + Roboter.
Ein B2B-Hersteller, 60 Verkäufer, 900 Angebote pro Monat
Jedes Angebot ist derselbe Marsch: Preise und Verfügbarkeit in SAP, Rabatte in Excel und Mails, Kundenhistorie in Pipedrive, Zusammenbau in Word. Im Schnitt 130 Minuten Handarbeit.
Dazu das Warten: auf die Rabattfreigabe, auf eine freie Minute, auf Montag. Der Kunde erhält das Angebot am dritten Tag — oft nachdem der Wettbewerber schon mit seinem angerufen hat.
Der heutige Zustand
- MenschDer Verkäufer sammelt Preise und Verfügbarkeit in SAP
- MenschSucht Rabatte und Konditionen in Excel und Mails
- WartenWartet auf die Rabattfreigabe des Vorgesetzten
- MenschBaut das Angebot in Word zusammen, kopiert es in die Mail
- FehlerrisikoEin veralteter Preis oder Rabatt erreicht den Kunden
- WartenDer Kunde wartet 3 Tage — der Wettbewerber hat schon angerufen
Die versteckten Kosten des heutigen Prozesses
Die teuersten Leute der Firma arbeiten als Copy-Paste-Kräfte.
- 1.950 Stunden Vertriebszeit pro Monat für Administration — das Äquivalent von 12 Vollzeitstellen.
- Ein langsames Angebot heißt weniger Abschlüsse: Kunden entscheiden dort, wo die Antwort zuerst kam.
- Das Briefing vor dem Termin entsteht im Auto — Entscheidungen fußen auf halben Daten.
Die Kosten des Nichtstuns
Handarbeit ist eine Betriebssteuer: Die Investition in Automatisierung ist endlich, die manuellen Kosten zahlen Sie jeden Monat aufs Neue.
Der Prozess nach der Automatisierung
- AutomatisierungEine Anfrage kommt — der Agent liest sie und konfiguriert Positionen aus SAP
- AutomatisierungRabatte nach Richtlinie; darüber hinaus → eine Freigabe auf Teams
- AutomatisierungDas Angebot in Firmenvorlage steht in 15 Minuten zur Prüfung
- MenschDer Verkäufer prüft, personalisiert, versendet
- AutomatisierungVor dem Termin liefert der Agent das Briefing: Historie, Rückstände, Cross-Sell
Was die Automatisierung übernimmt
- Angebotskonfiguration aus SAP- und Pipedrive-Daten
- Wahrung der Rabattpolitik bei jeder Position
- Ein Briefing vor jedem Termin — ungefragt
Wann ein Mensch entscheidet
- Kundenbeziehung und Verhandlungen
- Rabatte außerhalb der Richtlinie — bewusste Entscheidung des Vorgesetzten
- Prioritäten: welcher Kunde, welche Chance, wann
Vorher
Nachher
Wertmodell — Beispielannahmen
Geschäftlicher Nutzen
- Das Angebot beim Kunden am selben Tag — oft binnen einer Stunde
- Das Team gewinnt ~1/3 seiner Zeit für Kundengespräche zurück
- Marge geschützt durch Regeln, nicht durch das Gedächtnis des Verkäufers
- Ein neuer Verkäufer bietet ab Woche eins wie ein Profi an
Betroffene Vorstands-KPIs
Was die Unternehmensführung gewinnt
- Ein Live-Funnel: Anfragen rein, Angebote raus, wo es hakt
- Preisdisziplin messbar — Abweichungen von der Richtlinie sofort sichtbar
- Ein Forecast aus Pipedrive-Daten, nicht aus Optimismus
Rechnen Sie es für Ihre Organisation
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Ein Modell freigesetzter Kapazität — kein Einsparversprechen.
Systeme in diesem Szenario
Eingänge
- Skrzynka ofertowa / formularze
- Pipedrive
- Teams
Agentische Schicht von Mientha
- UiPath Agent Builder
- UiPath-Roboter
- Maestro™ · Action Center
Zielsysteme
- SAP (ceny, dostępność)
- Pipedrive
- Szablony ofert (Word/PDF)
Menschliche Freigabe: Teams / Action Center
Was wir liefern
- Prozess-Mapping der Angebotserstellung mit dem Vertriebsleiter
- Die Rabattpolitik übersetzt in Regeln und Schwellen
- Agent + Roboter: Konfiguration, Dokument, Versand, CRM-Eintrag
- Briefings vor Terminen auf Teams
- Pilot mit einem Regionalteam
- Monitoring: Zeit bis zum Angebot, Abschlussquote, Rabattabweichungen
Was wir zum Start brauchen
- 20–30 aktuelle Angebote samt Anfragen
- Preislisten und die geltende Rabattpolitik
- Zugang zu Pipedrive (Sandbox)
- Zwei Workshops mit dem Vertriebsteam
Umsetzungsfahrplan
Discovery
Wir kartieren Prozess, Daten und Ausnahmen mit den Prozessverantwortlichen.
Design
Zielablauf, Geschäftsregeln, Freigabeschwellen.
Umsetzung
Agenten, Roboter und Integrationen in Ihrer Umgebung.
Validierung
Tests an realen Fällen, Ausnahmebehandlung.
Go-live
Kontrollierter Rollout mit menschlicher Aufsicht.
Optimierung
Monitoring, Reporting und kontinuierliche Verbesserung.
Die typische Dauer hängt von Systemen und Regeln ab — ein einzelner Prozess dauert meist Wochen, nicht Quartale.
Risiko und Kontrollen
Autonomie unter Kontrolle
- Preise und Rabatte nur aus SAP und Richtlinie — der Agent verhandelt nicht
- Jedes Angebot geht vor dem Versand über den Verkäufer
- Rabatt außerhalb der Richtlinie → Freigabe des Vorgesetzten auf Teams
- Lückenlose Spur: Wer hat was wann freigegeben
Warum jetzt
- Kunden wählen den Anbieter, der zuerst antwortet — Geschwindigkeit ist ein Kaufkriterium geworden
- Der Vorsprung liegt immer seltener im Preis — und immer öfter in der Stunde der Antwort
- Jeder Monat friert ~58.500 € Vertriebszeit in Administration ein
Warum das wichtig ist für:
Mehr Gespräche, kürzerer Zyklus, Rabattdisziplin ohne Aufpasser.
Die Marge versickert nicht mehr in „Ausnahme“-Rabatten und alten Preislisten.
Der Umsatz wächst schneller als die Kosten des Vertriebs.
Fragen, die wir oft hören
Sie müssen nichts bedienen — das Angebot kommt prüffertig, das Briefing meldet sich vor dem Termin von selbst. Der Widerstand endet mit dem ersten freien Samstag.
CPQ strukturiert die Konfiguration — gut so. Der Agent schließt den Kreis: liest die Anfrage, baut das Angebot, schreibt das Briefing. Wir starten in Wochen auf dem, was Sie heute haben.
Wir starten mit den 60–70 % wiederkehrender Konfigurationen. Das Ungewöhnliche bleibt beim Menschen — nur mit servierten Daten statt einer Stunde Suche.
Wann das nicht die richtige Lösung ist
- Ein paar Dutzend Angebote pro Monat von 2 Personen — zu wenig Volumen
- Keine Preislisten — jeder Preis wird neu verhandelt
- Das CRM liegt seit Monaten brach — erst die Funnel-Hygiene
Eine Frage für Ihre nächste Vorstandssitzung
Wie viele Angebote haben Sie dieses Quartal verloren, bevor Sie sie überhaupt versendet hatten?
Was ist ein Tag Vorsprung wert — bei 900 Angeboten pro Monat?
Zeigen Sie uns den Weg einer Anfrage — von der E-Mail bis zum versendeten Angebot. Den Rest rechnen wir mit Ihren Zahlen.
Zeigen Sie uns, wie heute ein Angebot entsteht