Start · Rozwiązania agentyczne · Rentgen procesu: KYP.ai + Process Mining w 4 tygodnie

Case study · Finanse · Operacje

Zanim zautomatyzujecie cokolwiek — zmierzcie wszystko

Rentgen procesu: KYP.ai + Process Mining w 4 tygodnie

Cztery tygodnie pomiaru zamiast miesięcy warsztatów: KYP.ai mierzy pracę na stanowiskach, Process i Task Mining czytają ślady w systemach. Wynik: mapa procesów z twardymi liczbami i top 5 automatyzacji według zwrotu.

Zamów 4-tygodniowy rentgen procesu Wszystkie case studies

0twardych liczb miało to przykładowe centrum usług wspólnych, gdy decydowało o pierwszej automatyzacji. Decyzję podjęto na wyczucie — i rok później cofnięto.

Streszczenie dla zarządu

Wyzwanie

SSC 300 osób chce automatyzować, ale nie wie, gdzie naprawdę ucieka czas.

Co się zmienia

4 tygodnie pomiaru: KYP.ai na stanowiskach + Process/Task Mining w systemach.

Wartość biznesowa

Mapa 14 procesów z liczbami, top 5 wg zwrotu, pipeline na 12 miesięcy.

Systemy i zakres

KYP.ai, UiPath Process Mining, Task Mining, Insights.

Scenariusz ilustracyjny

Centrum usług wspólnych, 300 osób, 14 procesów

Zarząd chce automatyzować. Każdy kierownik ma swojego kandydata: faktury, zamówienia, raporty. Warsztaty produkują opinie; opinie produkują spory; spory produkują odroczenia.

Pierwszą automatyzację wybrano rok temu — proces, który „wszystkim przeszkadzał”. Okazał się rzadki i pełen wyjątków. Zwrotu nie było. Została za to nieufność do całego tematu.

Stan obecny

CzłowiekKierownicy zgłaszają procesy „z wyczucia”
CzłowiekWarsztaty i wywiady — tygodnie kalendarzy
Ryzyko błęduDeklaracje zamiast pomiaru: „to zajmuje chwilę”
OczekiwanieDecyzja odkładana — brak twardych podstaw
Ryzyko błęduAutomatyzowany jest proces głośny, nie kosztowny
OczekiwanieZwrot nie przychodzi; program traci zaufanie

CzłowiekOczekiwanieRyzyko błędu

Ukryte koszty obecnego procesu

Bez pomiaru automatyzuje się głośne procesy. Drogie milczą.

W modelu ilustracyjnym: 300 osób × 168 h to 50 400 godzin pracy miesięcznie — nikt nie wie, ile z nich to czynności powtarzalne.
Każdy kwartał zwłoki to kwartał płacenia pełnej ceny za pracę, którą częściowo mogłyby wykonywać roboty.
Chybiona pierwsza automatyzacja kosztuje podwójnie: budżet i zaufanie do kolejnych.

Koszt zaniechania

Pula pracy w SSC (model, miesięcznie)50 400 h

Jeśli 20% to czynności powtarzalne≈ 10 080 h / mies.

Wartość tej puli przy 28 € / h (rocznie)≈ 3,4 mln €

Praca ręczna to podatek operacyjny: inwestycja w automatyzację jest skończona, koszt ręcznego procesu płacisz co miesiąc od nowa.

Proces po automatyzacji

AutomatyzacjaKYP.ai mierzy pracę na zgłoszonych stanowiskach przez 4 tygodnie
AutomatyzacjaProcess Mining czyta ślady procesów w SAP i systemach
AutomatyzacjaTask Mining pokazuje, jak naprawdę wygląda praca przy biurku
CzłowiekWarsztat walidacyjny: liczby konfrontowane z właścicielami procesów
AutomatyzacjaRaport: mapa 14 procesów, top 5 wg zwrotu, pipeline 12 miesięcy

CzłowiekAutomatyzacja

Co przejmuje automatyzacja

Pomiar czasu, wolumenów i przełączeń między aplikacjami
Rekonstrukcja rzeczywistych przebiegów procesów z logów
Wycena potencjału każdego procesu w godzinach i euro

Kiedy decyduje człowiek

Wybór procesów do pomiaru i komunikacja z zespołami
Walidacja wyników z właścicielami procesów
Decyzja o kolejności pipeline'u

Przed

Podstawa decyzji o automatyzacjiopinie i warsztaty

Czas do listy priorytetówmiesiące

Wycena potencjałubrak

Pomiar efektu po wdrożeniuanegdoty

Po

Podstawa decyzji o automatyzacji4 tygodnie pomiaru

Czas do listy priorytetów4–6 tygodni

Wycena potencjałuh i € na proces

Pomiar efektu po wdrożeniuprzed/po w Insights

Model wartości — przykładowe założenia

Model ilustracyjny

300 osób × 168 h pracy= 50 400 h / mies.

Założenie ilustracyjne: 20% czynności powtarzalnych≈ 10 080 h / mies.

10 080 h × 28 € × 12 miesięcy≈ 3,4 mln € / rok

Pula, którą rentgen mierzy i priorytetyzuje — nie obietnica oszczędności≈ 3,4 mln €

Badania zewnętrzne

Wg badania KPMG (4Q 2025) 88% organizacji pilotażuje lub wdraża agentów AI. Różnicę robi nie „czy”, lecz „gdzie najpierw” — i na to odpowiada pomiar.

KPMG AI Quarterly Pulse Survey, Q4 2025

Efekty biznesowe

Decyzje o automatyzacji na twardych liczbach, nie na głośności działu
Pierwsze wdrożenie tam, gdzie zwrot jest największy — program zyskuje wiarygodność
Wąskie gardła i przeciążenia widoczne niezależnie od automatyzacji
Efekt mierzony przed i po — w tych samych metrykach

Wpływ na KPI zarządu

Cost per transactionAutomation ROICycle timeCapacity utilisation

Co zyskuje kadra zarządzająca

Ranking procesów według potencjału w godzinach i euro
Wspólny język z kierownikami: liczby zamiast opinii
Pipeline automatyzacji z przewidywanym zwrotem na 12 miesięcy

Systemy w tym scenariuszu

Wejście

KYP.ai (pomiar stanowisk)
Logi SAP i systemów
Task Mining (nagrania pracy)

Warstwa agentowa Mienthy

UiPath Agent Builder
Roboty UiPath
Maestro™ · Action Center

Systemy docelowe

UiPath Process Mining
UiPath Insights
Raport i pipeline

Akceptacja człowieka: Teams / Action Center

Co dostarczamy

Konfiguracja pomiaru i komunikacja z zespołami
4 tygodnie pomiaru KYP.ai + mining bez ankiet
Mapa procesów z czasami, wolumenami i kosztami
Top 5 automatyzacji według zwrotu, z uzasadnieniem
Pipeline 12 miesięcy z sekwencją wdrożeń
Pomiar przed/po dla pierwszych wdrożeń (Insights)

Czego potrzebujemy na start

Zgody na pomiar — wspieramy komunikację z zespołami i reprezentacją pracowników
Lista procesów i systemów w zakresie
Dostęp do logów systemów (odczyt)
Sponsor po stronie zarządu

Harmonogram wdrożenia

Discovery

Mapujemy proces, dane i wyjątki z właścicielami procesu.

Projekt

Docelowy przepływ, reguły biznesowe, progi akceptacji.

Budowa

Agenci, roboty i integracje w Twoim środowisku.

Walidacja

Testy na rzeczywistych przypadkach, obsługa wyjątków.

Go-live

Kontrolowane uruchomienie z nadzorem człowieka.

Optymalizacja

Monitoring, raporty i ciągłe doskonalenie.

Typowy czas zależy od liczby systemów i reguł — pojedynczy proces to zwykle tygodnie, nie kwartały.

Ryzyko i kontrola

Autonomia pod kontrolą

Pomiar dotyczy pracy, nie ludzi — dane analizowane na poziomie procesów i zespołów
Zakres i zasady pomiaru uzgodnione na piśmie przed startem
Wyniki walidowane z właścicielami procesów przed prezentacją zarządowi
Dane pomiarowe dostępne do wglądu — żadnych czarnych skrzynek

Dlaczego teraz

Każdy kwartał decyzji „na wyczucie” to kwartał inwestowania w niewłaściwe procesy
Wg KPMG 88% organizacji pilotażuje lub wdraża agentów AI — wygrywają te, które wiedzą gdzie
Pomiar trwa 4 tygodnie — to najkrótsza droga do wiarygodnego planu

Dlaczego to ważne dla:

CFO

Budżet automatyzacji alokowany według zwrotu, nie według głośności.

COO

Wąskie gardła i przeciążenia zespołów czarno na białym.

CEO

Program automatyzacji, który zaczyna od zwycięstwa, nie od wpadki.

Pytania, które zwykle słyszymy

„Pracownicy uznają pomiar za inwigilację.”

Dlatego zakres i zasady ustalamy jawnie, a analizy robimy na poziomie procesów, nie osób. Mierzony jest proces — wąskie gardła, przełączenia, wolumeny — nie człowiek.

„Sami wiemy, co nas boli.”

Zwykle w połowie racja. Pomiar potwierdza część intuicji — i prawie zawsze znajduje 2–3 procesy, o których nikt nie mówił, bo bolą po cichu.

„Wolimy od razu automatyzować.”

Można — czasem to słuszne, gdy proces jest oczywisty. Ale 4 tygodnie pomiaru kosztują ułamek jednej chybionej automatyzacji. To polisa, nie zwłoka.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

Macie świeże, twarde dane o procesach — wtedy od razu projektujemy
Organizacja poniżej ~50 osób w procesach biurowych — pomiar bywa przerostem
Brak zgody na jakikolwiek pomiar pracy — wtedy zaczynamy od miningu samych logów

Pytanie na najbliższe posiedzenie

Który proces w Waszej firmie kosztuje najwięcej — i skąd to wiecie?

Na jakich danych opiera się Wasz obecny plan automatyzacji?

Jedno spotkanie i zgody — pomiar zaczyna się w tydzień, wyniki macie po czterech.

Zamów 4-tygodniowy rentgen procesu

Powiązane automatyzacje