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Case Study · Finanzen · OperationsBevor Sie irgendetwas automatisieren — messen Sie alles
Das Prozess-Röntgen: KYP.ai + Process Mining in 4 Wochen
Vier Wochen Messung statt Monate von Workshops: KYP.ai misst die Arbeit an den Arbeitsplätzen, Process und Task Mining lesen die Spuren in den Systemen. Das Ergebnis: eine Prozesslandkarte mit harten Zahlen und die Top 5 der Automatisierungen nach Rendite.
Zusammenfassung für den Vorstand
Ein SSC mit 300 Beschäftigten will automatisieren, weiß aber nicht, wo die Zeit wirklich versickert.
4 Wochen Messung: KYP.ai an den Arbeitsplätzen + Process/Task Mining in den Systemen.
Eine Karte von 14 Prozessen mit Zahlen, Top 5 nach Rendite, eine 12-Monats-Pipeline.
KYP.ai, UiPath Process Mining, Task Mining, Insights.
Ein Shared-Services-Center, 300 Beschäftigte, 14 Prozesse
Der Vorstand will automatisieren. Jeder Bereichsleiter hat seinen Kandidaten: Rechnungen, Bestellungen, Reports. Workshops produzieren Meinungen; Meinungen produzieren Streit; Streit produziert Verschiebungen.
Die erste Automatisierung wählte man vor einem Jahr — den Prozess, der „alle störte“. Er erwies sich als selten und voller Ausnahmen. Rendite blieb aus. Geblieben ist das Misstrauen gegenüber dem ganzen Thema.
Der heutige Zustand
- MenschBereichsleiter melden Prozesse nach Gefühl
- MenschWorkshops und Interviews — Wochen voller Termine
- FehlerrisikoAussagen statt Messung: „das dauert doch nur kurz“
- WartenDie Entscheidung verzögert sich — keine harte Grundlage
- FehlerrisikoAutomatisiert wird der laute Prozess, nicht der teure
- WartenDie Rendite bleibt aus; das Programm verliert Vertrauen
Die versteckten Kosten des heutigen Prozesses
Ohne Messung automatisiert man die lauten Prozesse. Die teuren schweigen.
- Im illustrativen Modell: 300 Personen × 168 Std. sind 50.400 Arbeitsstunden pro Monat — niemand weiß, wie viele davon Routine sind.
- Jedes Quartal Verzögerung ist ein Quartal Vollpreis für Arbeit, die teils Roboter erledigen könnten.
- Eine verfehlte erste Automatisierung kostet doppelt: Budget und Vertrauen für die nächsten.
Die Kosten des Nichtstuns
Handarbeit ist eine Betriebssteuer: Die Investition in Automatisierung ist endlich, die manuellen Kosten zahlen Sie jeden Monat aufs Neue.
Der Prozess nach der Automatisierung
- AutomatisierungKYP.ai misst 4 Wochen lang die Arbeit an den einbezogenen Arbeitsplätzen
- AutomatisierungProcess Mining liest Prozessspuren in SAP und weiteren Systemen
- AutomatisierungTask Mining zeigt, wie die Arbeit am Schreibtisch wirklich aussieht
- MenschEin Validierungs-Workshop: Zahlen im Abgleich mit den Prozessverantwortlichen
- AutomatisierungDer Bericht: 14-Prozess-Karte, Top 5 nach Rendite, 12-Monats-Pipeline
Was die Automatisierung übernimmt
- Messung von Zeit, Volumen und Anwendungswechseln
- Rekonstruktion realer Prozessabläufe aus Logs
- Bewertung des Potenzials jedes Prozesses in Stunden und Euro
Wann ein Mensch entscheidet
- Auswahl der Messbereiche und Kommunikation mit den Teams
- Validierung der Ergebnisse mit den Prozessverantwortlichen
- Die Entscheidung über die Pipeline-Reihenfolge
Vorher
Nachher
Wertmodell — Beispielannahmen
Laut KPMG-Studie (4Q 2025) pilotieren oder implementieren 88 % der Organisationen KI-Agenten. Den Unterschied macht nicht das „Ob“, sondern das „Wo zuerst“ — und genau das beantwortet die Messung.
KPMG AI Quarterly Pulse Survey, Q4 2025
Geschäftlicher Nutzen
- Automatisierungsentscheidungen auf harten Zahlen, nicht auf Lautstärke
- Der erste Rollout dort, wo die Rendite am größten ist — das Programm gewinnt Glaubwürdigkeit
- Engpässe und Überlastungen werden unabhängig von der Automatisierung sichtbar
- Wirkung vorher und nachher gemessen — in denselben Metriken
Betroffene Vorstands-KPIs
Was die Unternehmensführung gewinnt
- Ein Prozessranking nach Potenzial in Stunden und Euro
- Eine gemeinsame Sprache mit den Führungskräften: Zahlen statt Meinungen
- Eine Automatisierungs-Pipeline mit prognostizierter 12-Monats-Rendite
Systeme in diesem Szenario
Eingänge
- KYP.ai (pomiar stanowisk)
- Logi SAP i systemów
- Task Mining (nagrania pracy)
Agentische Schicht von Mientha
- UiPath Agent Builder
- UiPath-Roboter
- Maestro™ · Action Center
Zielsysteme
- UiPath Process Mining
- UiPath Insights
- Raport i pipeline
Menschliche Freigabe: Teams / Action Center
Was wir liefern
- Mess-Setup und Team-Kommunikation
- 4 Wochen KYP.ai- + Mining-Messung, ohne Umfragen
- Eine Prozesskarte mit Zeiten, Volumen und Kosten
- Die Top 5 der Automatisierungen nach Rendite, mit Begründung
- Eine 12-Monats-Pipeline mit Rollout-Sequenz
- Vorher-Nachher-Messung der ersten Rollouts (Insights)
Was wir zum Start brauchen
- Freigaben für die Messung — wir unterstützen die Kommunikation mit Teams und Arbeitnehmervertretung
- Die Liste der Prozesse und Systeme im Umfang
- Lesezugriff auf Systemlogs
- Ein Sponsor auf Vorstandsebene
Umsetzungsfahrplan
Discovery
Wir kartieren Prozess, Daten und Ausnahmen mit den Prozessverantwortlichen.
Design
Zielablauf, Geschäftsregeln, Freigabeschwellen.
Umsetzung
Agenten, Roboter und Integrationen in Ihrer Umgebung.
Validierung
Tests an realen Fällen, Ausnahmebehandlung.
Go-live
Kontrollierter Rollout mit menschlicher Aufsicht.
Optimierung
Monitoring, Reporting und kontinuierliche Verbesserung.
Die typische Dauer hängt von Systemen und Regeln ab — ein einzelner Prozess dauert meist Wochen, nicht Quartale.
Risiko und Kontrollen
Autonomie unter Kontrolle
- Gemessen wird die Arbeit, nicht die Menschen — Daten auf Prozess- und Teamebene analysiert
- Umfang und Messregeln vor dem Start schriftlich vereinbart
- Ergebnisse mit den Prozessverantwortlichen validiert, bevor der Vorstand sie sieht
- Messdaten einsehbar — keine Blackboxes
Warum jetzt
- Jedes Quartal Bauchentscheidungen ist ein Quartal Investition in die falschen Prozesse
- Laut KPMG pilotieren oder implementieren 88 % der Organisationen KI-Agenten — es gewinnen die, die wissen wo
- Die Messung dauert 4 Wochen — der kürzeste Weg zu einem belastbaren Plan
Warum das wichtig ist für:
Das Automatisierungsbudget nach Rendite verteilt, nicht nach Lautstärke.
Engpässe und Überlastungen schwarz auf weiß.
Ein Automatisierungsprogramm, das mit einem Erfolg startet, nicht mit einem Fehlschlag.
Fragen, die wir oft hören
Darum werden Umfang und Regeln offen vereinbart, und die Analyse läuft auf Prozessebene, nicht auf Personenebene. Gemessen wird der Prozess — Engpässe, Wechsel, Volumen — nicht der Mensch.
Meist zur Hälfte richtig. Die Messung bestätigt einen Teil der Intuition — und findet fast immer 2–3 Prozesse, über die niemand sprach, weil sie leise wehtun.
Kann man — manchmal zu Recht, wenn der Prozess offensichtlich ist. Aber 4 Wochen Messung kosten einen Bruchteil einer verfehlten Automatisierung. Das ist eine Versicherung, keine Verzögerung.
Wann das nicht die richtige Lösung ist
- Sie haben frische, harte Prozessdaten — dann entwerfen wir sofort
- Unter ~50 Personen in Büroprozessen — Messung kann überdimensioniert sein
- Keine Freigabe für Arbeitsmessung — dann starten wir mit reinem Log-Mining
Eine Frage für Ihre nächste Vorstandssitzung
Welcher Prozess in Ihrem Unternehmen kostet am meisten — und woher wissen Sie das?
Auf welchen Daten beruht Ihr aktueller Automatisierungsplan wirklich?
Ein Termin und die Freigaben — die Messung startet binnen einer Woche, Ergebnisse nach vier.
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