In Teams beantragt, in Teams freigegeben, in SAP vom Roboter angelegt, für alle sichtbar
Bestellanforderungen und Freigaben statt E-Mail-Ketten
Mitarbeitende beantragen in Teams, Budgetverantwortliche entscheiden in der Approvals-App mit Erinnerungen und Vertretungen, und ein Roboter legt die SAP-Bestellung an und meldet die Nummer zurück.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Bestellanforderungen versanden zwischen Postfächern, Freigebenden und Einkauf. Schluss mit dem Abtippen ins ERP.
Der Weg der Nutzenden verlässt Microsoft Teams nie.
Die Zeit von der Anforderung bis zur Bestellung schrumpft auf die Entscheidungszeit der Freigebenden.
SAP S/4HANA (Bestellungen über BAPI); Anforderungsregister auf SharePoint (Microsoft Lists)
Geschäftsproblem
Beschaffung
Eine Bestellanforderung gibt es, damit jemand mit Budgetverantwortung Ja sagt, bevor Geld gebunden wird. Die Regel ist richtig, die Werkzeuge sind es selten. Die Anforderung ist ein Excel-Formular, die Freigabe eine Antwort in Outlook, und die Bestellung tippt ein Einkäufer ins ERP. Zwischen Planer und Bestellnummer wechselt eine Anforderung vier- bis sechsmal die Hand, immer per E-Mail.
Die Antragstellenden warten und rufen im Einkauf an. Freigebende bekommen Anforderungen zwischen Besprechungseinladungen, ohne zu wissen, wie viel Budget noch übrig ist. Einkäufer treiben vormittags Entscheidungen ein und tippen sie nachmittags ab. Die Finanzabteilung sieht die Verpflichtung, wenn die Rechnung eintrifft.
Mit der Größe werden die Risse breiter: Drei Werke lesen die Freigabelimits auf drei Arten, Urlaubsvertretungen werden im Chat vereinbart, und wer wann in welchem Limit freigegeben hat, beantwortet eine Postfachsuche. Dringende Teile werden telefonisch bestellt, und die danach angelegte Bestellung ist eine, die die Kreditorenbuchhaltung nicht abgleichen kann.
Wie es heute läuft
- MenschDie antragstellende Person füllt ein Excel-Formular aus, hängt ein Angebot an und schickt es per E-Mail an die Kostenstellenverantwortliche
- WartezeitDie Anforderung liegt tagelang im Postfach der freigebenden Person; oberhalb des Limits der Führungskraft geht sie an die Werkleitung und wartet erneut
- MenschDie freigebende Person antwortet „OK“ oder stellt eine Rückfrage; die Antwort startet einen neuen Verlauf, und der Anhang geht verloren
- MenschDer Einkäufer sammelt freigegebene E-Mails in einem Ordner und tippt jede einzelne in SAP ME21N ab
- FehlerrisikoAnforderungen, die über einem Freigabelimit oder von einer nicht benannten Vertretung freigegeben wurden, fallen erst bei der Rechnung auf, wenn überhaupt
- WartezeitDie antragstellende Person fragt im Chat nach der Bestellnummer; dringende Teile werden telefonisch bestellt und die Bestellung danach angelegt
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Der teuerste Teil dieses Prozesses hat keine eigene Kostenstelle.
- Das Abtippen ist die sichtbare Verschwendung, das Nachfassen die größere. Ein Einkäufer mit fünfzig Anforderungen pro Woche verbringt einen Teil jedes Tages damit, Freigebende zu erinnern, ohne dass diese Zeit irgendwo erfasst wird.
- Späte Bestellungen werden zu späten Lieferungen: Ein Getriebe, das am Donnerstag statt am Montag freigegeben wird, bedeutet eine über das Wochenende stehende Linie oder einen Zuschlag für Expressfracht.
- Verpflichtungen bleiben der Finanzabteilung bis zur Rechnung verborgen, sodass der monatliche Kostenreview betrachtet, was ausgegeben wurde, und nicht, was bereits zugesagt ist.
- Freigabelimits stehen in einer unterschriebenen Richtlinie, aber ein Postfach setzt sie nicht durch; Verstöße findet die Stichprobe der Prüfer, und telefonische Bestellungen erzeugen nachträglich angelegte Bestellungen, die den Abgleich nicht bestehen.
Kosten des Nichtstuns
Der Einkauf fasst weiter nach, die Werke zahlen weiter Expressfracht für zu spät freigegebene Teile, und nachträglich angelegte Bestellungen landen weiter in der Kreditorenbuchhaltung. Auf den nächsten Wachstumsschritt antwortet ein siebter Einkäufer, der denselben Ordner erbt.
Was leise wächst, ist das Kontrollrisiko. Die Richtlinie existiert als Absicht; die tatsächliche Kontrolle ist, wer den Verlauf liest. Eine über dem Limit und von der falschen Person freigegebene Anforderung bleibt bis zur Stichprobe der Prüfer unbemerkt, und die Aufarbeitung kostet mehr Managementzeit, als der Flow gekostet hätte.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Ein Verpackungshersteller mit drei Werken in Mitteleuropa, 900 Beschäftigten, SAP S/4HANA, Microsoft 365 E3 und sechs Einkäufern im zentralen Einkauf.
1.100 Bestellanforderungen im Monat: etwa 70 % Ersatzteile, Verbrauchsmaterial und Dienstleistungen unterhalb der Abteilungsschwelle, 25 % darüber mit zweiter Freigabestufe, 5 % Investitionen außerhalb des Umfangs; ein Drittel betrifft Katalogartikel aus Rahmenverträgen.
Ein Excel-Formular läuft per E-Mail, Freigaben kommen als Antworten zurück, Einkäufer tippen freigegebene Anforderungen in ME21N ab, und ein Einkäufer führt eine Excel-Liste der offenen Vorgänge.
Rund achtzehn Minuten Bearbeitung und Nachfassen je Anforderung, verteilt auf Antragstellende, Freigebende und Einkauf; fünf bis neun Arbeitstage von der Anforderung bis zur Bestellnummer; im modellierten Fall entsteht jede fünfte Bestellung erst, nachdem die Ware bestellt wurde.
Ein Anforderungsformular in Teams, gespeist mit SAP-Stammdaten; die Freigabematrix, ausgeführt durch Power Automate-Freigaben in der Microsoft Teams Approvals-App mit sequenziellen Stufen, Vertretungen und Eskalation; ein UiPath-Roboter, der die Bestellung in SAP anlegt und die Nummer zurückmeldet; ein Anforderungsregister als Teams-Registerkarte.
Im modellierten Fall sinkt die Zeit von der Anforderung bis zur Bestellung auf die Entscheidungszeit der Freigebenden, typischerweise ein bis zwei Arbeitstage; das Abtippen entfällt, und die Zeit der Einkäufer fließt in die Lieferantenauswahl. Die Zahlen beschreiben ein Modell, kein umgesetztes Projekt.
Vorgeschlagene Lösung
Der Weg der Nutzenden verlässt Microsoft Teams nie. Die antragstellende Person öffnet die Anforderungs-App in einer Teams-Registerkarte (eine Power Apps Canvas-App oder Microsoft Forms für einfache Anforderungen), wählt Kostenstelle, Artikel, Menge, Bedarfstermin und Lieferant, hängt das Angebot an und sendet ab. Die Anforderung erhält eine Nummer und einen Status im Register, einer SharePoint-Liste in derselben Registerkarte.
Ein Power Automate Cloud Flow liest die Freigabematrix, eine kleine Tabelle in der Hand der Finanzabteilung: Kostenstelle zu verantwortlicher Person, Schwelle zur zweiten Stufe, Vertretung je freigebender Person. Die Freigaben entstehen nacheinander: zuerst die Kostenstellenverantwortliche, oberhalb der Schwelle die Werkleitung. Freigebende sehen die Anforderung in der Microsoft Teams Approvals-App und als ausführbare Nachricht in Outlook, mit Anhang, Betrag, Budgetposition und vier Antworten: freigeben, ablehnen, mit Rückfrage zurückgeben, an den Einkauf weiterleiten. Antwortet niemand rechtzeitig, erinnert der Flow und übergibt die Anforderung danach an die Vertretung; eine freigebende Person kann sie auch selbst weiterreichen. Jede Entscheidung wird in Dataverse gespeichert und in das Auditprotokoll von Microsoft Purview geschrieben.
Freigegebene Anforderungen gehen an UiPath: Der Flow legt über den UiPath connector for Microsoft Power Platform (Preview, Premium-Lizenz) ein Warteschlangenelement an, oder der Roboter holt die freigegebenen Positionen über UiPath Integration Service aus dem Register, womit der Flow auf Standardkonnektoren bleibt. Der Roboter prüft Lieferant, Artikel, Kostenstelle und Preis gegen die SAP-Stammdaten, legt die Bestellung über den Standard-BAPI an, schreibt Bestellnummer und freigebende Person ins Register und meldet sich bei der antragstellenden Person in Teams. Ablehnungen aus SAP gehen an den Einkauf. Der Technologieeinsatz bleibt bewusst klein: keine Dokumenten-KI, kein Agent, kein neues Portal; der Mandant, den Sie ohnehin bezahlen, ein unbeaufsichtigter Roboter und Orchestrator.
Microsoft Teams Approvals-App (Anhänge, Weiterleitung, Purview-Audit); Power Automate-Freigaben (sequenziell, eigene Antworten, Teams und Outlook) sowie Zeitgeber; Power Apps und Microsoft Forms in einer Teams-Registerkarte; Microsoft Lists als Teams-Registerkarte; Warteschlangen, Trigger und Audit in UiPath Orchestrator; Konnektoren von UiPath Integration Service für SAP BAPI sowie Microsoft OneDrive & SharePoint; UiPath connector for Microsoft Power Platform (Preview)
Die Anforderungs-App und ihre SAP-Referenzlisten, den Freigabematrix-Flow mit Schwellen, Vertretungen, Erinnerungen und Eskalation, das Register und seine Sichten, den Bestell-Roboter mit Prüfungen und Fehlerbehandlung, die Benachrichtigungen, die Ausgabensichten und das Betriebshandbuch
Anlage von Bestellungen und Stammdatenabfragen in SAP S/4HANA über die UiPath-SAP-Aktivitäten (BAPI oder SAP GUI, wo Ihr SAP-Team das vorzieht); nächtlicher Stammdatenexport
So läuft der automatisierte Prozess
- MenschDie antragstellende Person öffnet die Anforderungs-App in Teams, wählt Kostenstelle, Artikel, Menge, Termin und Lieferant, hängt das Angebot an und sendet ab
- AutomatisierungDer Flow nummeriert die Anforderung im Register, liest die Freigabematrix und erzeugt die erste Freigabe mit Betrag, Budgetposition und Anhang
- MenschDie Kostenstellenverantwortliche gibt frei, lehnt ab oder gibt die Anforderung in der Microsoft Teams Approvals-App mit einer Rückfrage zurück; oberhalb der Schwelle folgt die zweite Stufe
- AutomatisierungHat eine freigebende Person nicht innerhalb der vereinbarten Frist geantwortet, erinnert der Flow und übergibt die Anforderung danach an die benannte Vertretung
- SystemDer Roboter nimmt die freigegebene Anforderung aus der Orchestrator-Warteschlange, prüft Lieferant, Artikel, Kostenstelle und Preis gegen die SAP-Stammdaten, legt die Bestellung über den Standard-BAPI an und schreibt Bestellnummer, freigebende Person und Zeitstempel ins Register zurück
- AutomatisierungDie antragstellende Person erhält eine Teams-Nachricht mit der Bestellnummer; der Einkauf sieht nur SAP-Ablehnungen und an ihn weitergeleitete Anforderungen; alles Übrige zeigt die Registerkarte nach Status
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Nummerierung, Steuerung und die Freigabereihenfolge aus der Freigabematrix
- Erinnerungen, Übergabe an die Vertretung und den Prüfeintrag zu jeder Entscheidung
- Prüfungen gegen die SAP-Stammdaten, Anlage der Bestellung und Statusmeldungen in Teams
Menschen entscheiden
- Ob gekauft wird: die Kostenstellenverantwortliche und oberhalb der Schwelle die zweite Stufe, in Teams
- Anforderungen, die an den Einkauf gehen oder von SAP abgelehnt werden: Nicht-Katalogartikel über einem Freigabelimit, neue Lieferanten, Stammdatenfehler
- Die Matrix selbst: Schwellen, Verantwortliche und Vertretungen bleiben bei Finanzabteilung und Einkauf
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Jeder Eintrag lässt sich in der Herstellerdokumentation prüfen. Die Evidenzklasse steht daneben.
Eingänge
- Power Apps-Anforderungsformular in Teams (oder Microsoft Forms)
- angehängte Angebote
- SAP-Stammdaten
Automatisierungsschicht
- Power Automate Cloud Flows
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service (SAP BAPI, OneDrive & SharePoint)
Zielsysteme
- SAP S/4HANA (Bestellungen über BAPI)
- Anforderungsregister auf SharePoint (Microsoft Lists)
Berührungspunkte für Menschen: Microsoft Teams Approvals-App; ausführbare Nachrichten in Outlook; Chat-Nachrichten an die Antragstellenden; Statusregisterkarte in Teams
Eingesetzte Technologien
die gesamte Nutzererfahrung: Anforderung, Entscheidung, Register, Status
AFreigabematrix, sequenzielle Stufen, eigene Antworten, Erinnerungen, Eskalation
Adas Anforderungsformular mit Kostenstellen-, Katalog- und Lieferantenlisten
AAnlage der Bestellung in SAP über den BAPI; Warteschlange, Wiederholungen, Zugangsdaten, Audit; Listen-Trigger als lizenzneutrale Übergabe
Adirekte Übergabe vom Flow an Orchestrator; Premium-Stufe
Aführendes System für Bestellungen und Stammdaten
AIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Die Rechnung ist offen, damit man ihr widersprechen kann.
Achtzehn Minuten je Anforderung sind die Summe aus drei Rollen in mittelständischen Fertigungsunternehmen, die wir kennen, angegeben als illustrative Bandbreite und nicht als Messung bei einem Kunden: rund fünf für die antragstellende Person, vier für die freigebende und neun für den Einkauf, um nachzufassen, zu prüfen, in ME21N zu erfassen und Rückfragen zu beantworten. 28 € sind ein gemischter Vollkostensatz je Stunde für Einkauf, Planung und Führungskräfte in Mitteleuropa. Wir zeigen freigesetzte Zeit, nicht abgebaute Stellen.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Die Zeit von der Anforderung bis zur Bestellung schrumpft auf die Entscheidungszeit der Freigebenden: modelliert ein bis zwei statt fünf bis neun Arbeitstage
- Einkäufer tippen nicht mehr ab; ihre Zeit fließt in Lieferantenauswahl und Lieferantenleistung
- Freigabelimits, Vertretungen und die Regeln der zweiten Stufe wendet der Flow jedes Mal gleich an
- Antragstellende sehen Status und Bestellnummer in Teams, ohne nachzufragen; gebundene Ausgaben sind je Kostenstelle schon bei der Freigabe sichtbar
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Ein Register mit jeder Anforderung, jeder freigebenden Person, jedem Zeitstempel und jeder Bestellnummer, in Teams filterbar und prüfungsfertig
- Freigabedisziplin, die Urlaube und Reorganisationen übersteht, weil die Freigabematrix eine Tabelle ist
- Verpflichtungen sind vor den Rechnungen bekannt: Der Kostenreview betrachtet freigegebene und nicht nur gebuchte Ausgaben
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Ein Prüfer sollte jede Entscheidung nachvollziehen können.
- Der Roboter arbeitet mit einem eigenen SAP-Benutzer, der auf den Einkauf beschränkt ist; seine Zugangsdaten liegen im Credential Store des Orchestrators (oder in Azure Key Vault, wo vorhanden), nie bei einer Person
- Freigaben werden in Dataverse gespeichert und in Microsoft Purview auditiert: wer wann freigegeben hat und nach welcher Weiterleitung
- Die Identitäten der Freigebenden kommen aus Microsoft Entra ID; die Freigabematrix hat eine verantwortliche Person in der Finanzabteilung, eine Schwellenänderung ist selbst eine Freigabe, niemand gibt die eigene Anforderung frei, und der Roboter gibt nichts frei
- Von außerhalb Ihres Verzeichnisses ist nichts davon erreichbar: Anforderungen, Anhänge und Register liegen in Ihrem Microsoft 365-Mandanten innerhalb der EU Data Boundary, der Orchestrator in einem Mandanten der UiPath Automation Cloud in der EU-Region; ein KI-Modell ist nicht beteiligt
Warum jetzt
Freigaben per E-Mail kosten die modellierten 9.240 € im Monat allein an Arbeitszeit, vor Expressfracht und nachträglich angelegten Bestellungen
Mit der verpflichtenden E-Rechnung in Polen (KSeF) kommen Rechnungen als strukturierte Daten an; der automatische Abgleich lohnt sich erst, wenn die Bestellung vor der Rechnung existiert, und genau das sichert dieser Ablauf
Die Approvals-App, die Power Automate-Freigaben und die Übergabe an UiPath (Power Platform-Konnektor als Preview oder Trigger im Integration Service) lassen die SAP-Logik als einzigen selbst gebauten Teil übrig
Relevante Führungsrollen
Verpflichtungen werden bei der Freigabe sichtbar statt erst bei der Rechnung, und die Freigaberichtlinie wird durchgesetzt statt vorausgesetzt
Einkäufer tippen nicht mehr ab und fassen nicht mehr nach, und das Register zeigt jede offene Anforderung und bei wem sie liegt
Teile werden bestellt, wenn das Werk sie braucht, und die Bestellnummer erreicht den Planer in Teams statt auf der Rechnung
Häufige Fragen und Einwände
Behalten Sie sie. Die Entscheidung fällt einmal, in Teams; der Roboter führt danach den Freigabeschritt in SAP mit eigenem Freigabecode aus und schreibt Name und Zeitstempel der freigebenden Person in die Bestellung. SAP bleibt das führende System, Teams wird seine Oberfläche.
Eine Anforderung in der Approvals-App kann nicht unter einem Verlauf verschwinden; sie trägt Anhang und Budgetposition und eskaliert von selbst, sobald die vereinbarte Frist verstreicht. Freigebende sehen ihre eigene offene Liste, der Einkauf sieht jede Eskalation im Register.
Nicht für Formular, Freigaben und Register: Sie laufen mit den in Microsoft 365 enthaltenen Rechten. Der UiPath connector for Microsoft Power Platform ist Premium und im Preview; ohne ihn holt der Roboter die freigegebenen Anforderungen über UiPath Integration Service aus dem Register, und der Flow bleibt auf Standardkonnektoren.
Wann diese Lösung nicht passt
- Die Antragstellenden arbeiten bereits in SAP (ME51N oder Ariba Guided Buying) mit einem funktionierenden Freigabeablauf; dann fehlt nicht die Oberfläche, sondern die Akzeptanz
- Weniger als einige hundert Anforderungen im Monat an einem Standort, wo eine Approvals-Vorlage ohne Roboter genügt
- Die Freigaberichtlinie steht nicht fest: Schwellen, Verantwortliche und Vertretungen müssen zuerst entschieden werden
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wer könnte uns ohne Postfachsuche sagen, welche Anforderungen bei wem liegen, und wie viele Tage vergehen in unseren Werken zwischen einer Bestellanforderung und ihrer Bestellung?
Vorgehen bei der Umsetzung
Die Umsetzung läuft in Etappen, damit sie jederzeit gestoppt werden kann.
Wir liefern
- Analyse der Anforderungsarten, Schwellen, Freigabematrix und Vertretungen
- Die Anforderungs-App in Teams mit ihren SAP-Referenzlisten und den Freigabe-Flow: sequenzielle Stufen, eigene Antworten, Erinnerungen, Eskalation an die Vertretung, Prüfpfad
- Den Bestell-Roboter mit Prüfungen, SAP-Fehlerbehandlung und der Bestellnummer zurück in Teams
- Das Register mit Status- und Ausgabensichten, einen Pilot in einem Werk, danach den Rollout mit Hypercare und Betriebshandbuch
Wir brauchen von Ihnen
- Die unterschriebene Freigaberichtlinie: Schwellen, Kostenstellenverantwortliche, Vertretungen
- Eine prozessverantwortliche Person im Einkauf und eine Kostenstellenverantwortliche für den Pilot
- SAP-Benutzer für den Roboter, den Stammdatenexport und eine Microsoft 365-Administration
Etappen
Analyse
Anforderungsarten, Volumina, Freigabematrix, Vertretungen und Ausnahmen
Konzeption
Formular, Register, Schwellen, Eskalationsfristen, Übergabe an UiPath, SAP-Prüfregeln
Umsetzung und Validierung
Anforderungs-App, Freigabe-Flow, Roboter und SAP-Integration; Wiederholung der Anforderungen des letzten Quartals, Test von Fristen und Vertretungen, Abnahme durch die Nutzenden
Go-live
Zuerst ein Werk, der Einkauf begleitet die Bestellungen des Roboters, danach die übrigen
Quick Win. Der Aufwand hängt von der Zahl der Freigabestufen ab, vom Zustand der SAP-Stammdaten hinter dem Formular und davon, ob die SAP-Bestellungen eine Freigabestrategie tragen, die erhalten bleiben muss.
Eine Bestellanforderung lebt im Postfach, bis der Einkauf sie in SAP erfasst.
Senden Sie uns Ihre Freigaberichtlinie und die Anforderungen eines Monats aus einem Werk: Anzahl, Werte, Freigebende. Sie erhalten den Entwurf einer Freigabematrix in Teams und die Durchlaufzeiten, die sie erreichen sollte.
Freigabematrix gemeinsam entwerfenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Bezahlen Sie Ihr Finanzteam nicht länger dafür, Zahlen aus PDFs ins ERP zu übertragen.
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