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Lösung · Finanzen & BuchhaltungVom Postfach ins ERP, ohne dass jemand eine Zahl abtippt
Eingangsrechnungen ohne manuelle Erfassung
Jede Lieferantenrechnung wird automatisch ausgelesen, geprüft, abgeglichen und gebucht; Ihre Kreditorenbuchhaltung sieht nur noch die Ausnahmen.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Bezahlen Sie Ihr Finanzteam nicht länger dafür, Zahlen aus PDFs ins ERP zu übertragen.
Neu gekauft werden muss nichts: Der durchgängige Rechnungsfluss, den wir konzipieren und liefern, läuft auf der UiPath Platform und in Microsoft 365.
Die Bearbeitungszeit je Rechnung fällt für die abgeglichene Mehrheit von Minuten auf Sekunden; Menschen arbeiten nur noch am Anteil der Ausnahmen.
SAP S/4HANA (MIRO/BAPI); Prüfarchiv auf SharePoint; UiPath Insights
Geschäftsproblem
Kreditorenbuchhaltung
Lieferantenrechnungen kommen in jeder denkbaren Form an: als PDF per E-Mail, als Scan vom Werksempfang, als XML von einer Handvoll großer Lieferanten und als Papier, das jemand mit dem Handy fotografiert. Alle enden an derselben Stelle: Ein Mensch liest ein Dokument und tippt dessen Inhalt ins ERP. Diese Arbeit ist monoton, fehleranfällig und lässt sich ohne zusätzliches Personal nicht beschleunigen.
Die Kosten liegen nicht nur im Abtippen. Jede Rechnung, die eine Bestellung, einen Wareneingang oder eine Freigabe braucht, löst eine kleine Recherche aus: Wer hat das bestellt, wurde es geliefert, welche Kostenstelle zahlt. Diese Recherche läuft über E-Mails und Teams-Chats, und niemand kann sagen, wo eine Rechnung gerade steht. Lieferanten rufen an und fragen nach dem Zahlungsstatus, und die Kreditorenbuchhaltung verbringt einen Teil des Tages mit Auskünften statt mit Verarbeitung.
Zum Monatsende wird der Rückstand zum Abschlussproblem. Ungebuchte Rechnungen bedeuten von Hand geschätzte Abgrenzungen, verpasste Skonti und einen Prüfpfad, der zum Teil in Postfächern liegt. Wachsen die Volumina mit dem Geschäft, bleibt der Leitung der Kreditorenbuchhaltung nur ein Hebel, nämlich mehr Personal. Genau der Hebel, den der CFO nicht ziehen will.
Wie es heute läuft
Den folgenden Ablauf finden wir vor der Automatisierung in den meisten Unternehmen, unabhängig vom ERP.
- MenschEine Sachbearbeiterin öffnet das Sammelpostfach, lädt die Anhänge herunter und legt sie in einem nach Monaten benannten Ordner auf dem Netzlaufwerk ab
- WartezeitDie Rechnungen warten im Ordner, bis jemand Zeit hat, in der Regel ein bis drei Arbeitstage
- MenschDie Sachbearbeiterin liest jedes PDF und erfasst Kopf- und Positionsdaten in SAP MIRO; Kreditor und Bestellung sucht sie von Hand heraus
- FehlerrisikoDubletten, falsche Steuerkennzeichen und Rechnungen für nicht gelieferte Ware fallen spät auf, beim Zahllauf oder gar nicht
- MenschRechnungen ohne Bestellung gehen per E-Mail zur Freigabe an die Kostenstellenverantwortlichen; nach einer Woche folgen Erinnerungen
- WartezeitFreigegebene Rechnungen kommen per E-Mail zurück und werden in einem zweiten Durchgang gebucht, oft erst nach dem Zahllauf
- MenschSaldenbestätigungen und Zahlungsanfragen der Lieferanten werden aus dem Gedächtnis und durch Suchen im Postfach beantwortet
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Der teuerste Teil dieses Prozesses hat keine eigene Kostenstelle.
- Das Abtippen ist nur der sichtbare Teil. Jede Rechnung ohne Bestellung, mit Preisabweichung oder auf die falsche Gesellschaft löst zehn bis dreißig Minuten Klärung aus, die nirgends erfasst werden.
- Späte Buchungen verzerren das Bild zum Monatsende: Abgrenzungen werden geschätzt, die Liquiditätsvorschau verfehlt die Wirklichkeit um den Wert dessen, was noch im Ordner liegt, und Skontofristen verstreichen ungenutzt.
- Fehler sind auf eine Weise teuer, die kein Budget zeigt. Eine Doppelzahlung wird nach Monaten Korrespondenz zurückgeholt; ein falsches Steuerkennzeichen findet der Steuerberater; eine übersehene konzerninterne Rechnung findet der Wirtschaftsprüfer.
- Das Wissen sitzt in zwei Köpfen. Ist die erfahrene Sachbearbeiterin im Urlaub, verdoppelt sich der Rückstand, und die Anrufe der Lieferanten nehmen zu, weil sonst niemand weiß, welche Rechnungen warum feststecken.
- Das Team lässt sich nicht mit dem Volumen hoch- und herunterfahren. Wachstum heißt Einstellen, Saisonspitzen heißen Überstunden, und jedes ERP-Release heißt erneute Schulung.
Kosten des Nichtstuns
Jeden Monat kommt derselbe Rückstand wieder, auf den nächsten Volumenanstieg folgt eine Einstellung oder Überstunden, und jedes ERP-Upgrade bedeutet eine weitere Schulungsrunde. Auch die unsichtbaren Kosten laufen weiter: Skonti verfallen, einmal im Quartal taucht eine Doppelzahlung auf, und die Schätzung der ungebuchten Rechnungen zum Monatsende bleibt eine Schätzung.
Das Risiko, das leise wächst, ist Abhängigkeit. Die zwei Menschen, die wissen, wie die Ausnahmen funktionieren, sind zugleich die zwei, die das Unternehmen nicht verlieren darf, und ein Prozess, der in ihren Köpfen lebt, lässt sich weder prüfen noch skalieren noch übergeben.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Ein europäischer Industriehersteller mit vier Werken, 2.500 Beschäftigten, SAP S/4HANA und Microsoft 365 E3; die Kreditorenbuchhaltung liegt bei einem fünfköpfigen Shared-Services-Team in Polen.
2.500 Lieferantenrechnungen im Monat; etwa 60 % als PDF per E-Mail, 30 % als Scan, 10 % als Download aus dem Lieferantenportal; rund 40 % beziehen sich auf Bestellungen, der Rest sind Kostenrechnungen, die eine Freigabe brauchen.
Anhänge werden aus Outlook in einen Ordner gespeichert, von drei Sachbearbeiterinnen in SAP MIRO erfasst, und Kostenrechnungen werden per E-Mail freigegeben. Eine Excel-Liste zeigt, was noch offen ist; sie wird freitags aktualisiert.
Rund sieben Minuten Bearbeitung je Rechnung, dazu nicht erfasste Zeit für Klärungen und Erinnerungen; in der zweiten Monatshälfte ein wiederkehrender Rückstand von 200 bis 400 Rechnungen.
Rechnungen werden direkt aus dem Postfach und dem Scanner-Ordner übernommen, von UiPath Document Understanding ausgelesen, gegen SAP-Stammdaten und Bestellungen geprüft und von Robotern gebucht; Kostenrechnungen gehen als Teams-Freigabe an die Kostenstellenverantwortlichen; nur unlesbare oder strittige Dokumente erreichen einen Menschen.
Im modellierten Fall sinkt die manuelle Bearbeitung von 100 % der Rechnungen auf den Anteil der Ausnahmen (15 bis 20 % in den ersten Monaten, mit dem Feinschliff der Regeln weiter fallend), die Durchlaufzeit von Tagen auf denselben Tag, und der Arbeitsmonat des Teams wird für Saldenabstimmung und Abschluss frei. Das sind modellierte Potenziale, keine gemessenen Ergebnisse.
Vorgeschlagene Lösung
Neu gekauft werden muss nichts: Der durchgängige Rechnungsfluss, den wir konzipieren und liefern, läuft auf der UiPath Platform und in Microsoft 365, die Sie bereits besitzen. Dokumente werden aus dem Sammelpostfach, dem Scanner-Ordner auf SharePoint und dem Lieferantenportal eingesammelt, dann von UiPath Document Understanding klassifiziert und ausgelesen; das Produkt bringt ein vortrainiertes Rechnungsmodell mit und verbessert sich an Ihren eigenen Dokumenten über die Rückmeldungen aus der Validierung. Roboter prüfen jedes Feld gegen SAP: Kreditor, Bankverbindung, Bestellnummer, Mengen, Preise und Steuerkennzeichen. Saubere Rechnungen werden sofort gebucht; alles außerhalb der Regeln wird zur Aufgabe für einen Menschen, mit Begründung.
Ausnahmen werden dort bearbeitet, wo die Menschen ohnehin arbeiten. Eine Preisabweichung zur Bestellung wird zur Validierungsaufgabe in UiPath Action Center; eine Rechnung ohne Bestellung geht als Freigabe in Microsoft Teams an die Kostenstellenverantwortliche, mit PDF und Kontierungsvorschlag in der Karte. Jede Entscheidung, jeder Zeitstempel und jede Dokumentversion wird in den Prüfpfad auf SharePoint geschrieben; UiPath Orchestrator führt Warteschlange, Wiederholungen und Protokolle. Dashboards in UiPath Insights zeigen Volumen, Ausnahmequote und Durchsatz pro Tag.
Wir halten den Technologieeinsatz bewusst klein: eine Dokumenten-Engine, eine Ausführungsschicht, eine Freigabeoberfläche. Nichts im Ablauf hängt von der Benutzeroberfläche des ERP ab, wo es eine Schnittstelle gibt, und die SAP-Buchung läuft über Standardschnittstellen (BAPI) statt über das Nachahmen eines Benutzers.
Vortrainiertes Invoices-Modell und Validation Station von UiPath Document Understanding; Warteschlangen, Trigger und Audit in UiPath Orchestrator; Konnektoren von UiPath Integration Service für Microsoft Outlook 365 und Microsoft OneDrive & SharePoint; Benachrichtigungen mit direkter Bearbeitung aus UiPath Action Center in Microsoft Teams; Microsoft Teams Approvals-App
Den Eingangsprozess (Postfach, Scanner-Ordner, Portal), die Regelschicht (Dubletten, Toleranzen, Steuerkennzeichen, Gesellschaft, Kontierungsvorschläge), SAP-Buchung und Fehlerbehandlung, Ausnahmensteuerung und Erinnerungen, den Prüfpfad auf SharePoint, Reporting und das Betriebshandbuch für die Kreditorenbuchhaltung
Buchung in SAP S/4HANA sowie Abfragen von Bestellungen und Wareneingängen über die UiPath-SAP-Aktivitäten (BAPI/OData); Downloads aus dem Lieferantenportal, wo keine Schnittstelle existiert
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungEine neue E-Mail im Sammelpostfach oder eine neue Datei in der Scanner-Bibliothek löst die Übernahme aus; Anhänge werden getrennt, auf Dubletten geprüft und in UiPath Orchestrator eingereiht
- AutomatisierungDocument Understanding klassifiziert jedes Dokument und extrahiert Kopf- und Positionsdaten, auch bei mehrseitigen Rechnungen und Gutschriften
- SystemRoboter schlagen Kreditor, Bestellung, Wareneingang und Bankverbindung in SAP nach und wenden die Toleranz- und Steuerregeln an
- AutomatisierungPassende Rechnungen werden in SAP gebucht und auf SharePoint archiviert, mit dem Konfidenzwert der Erkennung und dem Regelprotokoll
- MenschFelder mit niedriger Konfidenz gehen zur Zehn-Sekunden-Prüfung an die Validation Station; Kostenrechnungen gehen als Teams-Freigabe mit angehängtem PDF an die Verantwortlichen
- AutomatisierungFreigegebene oder korrigierte Rechnungen werden gebucht; abgelehnte gehen mit Standardtext und Ablehnungsgrund an den Lieferanten zurück
- AutomatisierungInsights-Dashboards und eine tägliche Zusammenfassung in Teams zeigen, was gebucht wurde, was wartet und warum
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Erfassung, Klassifizierung und Datenextraktion für jedes Dokument, unabhängig vom Kanal
- Abgleich mit Bestellungen, Wareneingängen, Kreditorenstammdaten und Toleranzregeln
- Buchung, Archivierung, Erinnerungen und die tägliche Statusübersicht
- Standardantworten an Lieferanten zu Eingang und Status
Menschen entscheiden
- Die Freigabe von Kostenrechnungen ohne Bestellung, in Teams, innerhalb ihrer Freigabelimits
- Preis- und Mengenabweichungen oberhalb der Toleranz, mit den Belegen an den Einkäufer geleitet
- Neue Kreditoren, geänderte Bankverbindungen und alles, was die Regeln als ungewöhnlich markieren
- Regeländerungen: Toleranzen, Kontierungstabellen und Freigabeschwellen bleiben in der Hand der Finanzabteilung
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: eine Engine, eine Ausführungsschicht, ein Ort für menschliche Entscheidungen.
Eingänge
- Outlook-Sammelpostfach
- Scanner-Ordner auf SharePoint
- Lieferantenportal
- XML-E-Rechnungen
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- SAP S/4HANA (MIRO/BAPI)
- Prüfarchiv auf SharePoint
- UiPath Insights
Berührungspunkte für Menschen: Microsoft Teams Approvals; Action-Center-Aufgaben in Teams; tägliche Statusübersicht in einem Teams-Kanal
Eingesetzte Technologien
vortrainiertes Rechnungsmodell liest Kopf- und Positionsdaten aus PDFs und Scans; Validation Station für Felder mit niedriger Konfidenz
Areihen jede Rechnung ein, führen die Regeln aus, buchen in SAP, wiederholen, protokollieren und auditieren
Aüberwacht das Sammelpostfach und die Scanner-Bibliothek, archiviert Dokumente und Belege
AValidierungs- und Ausnahmeaufgaben werden erledigt, ohne Teams zu verlassen
AFreigabe von Kostenrechnungen durch Budgetverantwortliche mit angehängtem Dokument
ADashboards zu Volumen, Ausnahmen und Durchsatz für die Leitung der Kreditorenbuchhaltung
AAbfrage von Kreditor, Bestellung und Wareneingang; Rechnungsbuchung
AIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie an Ihren eigenen Daten prüfen können.
Sieben Minuten Bearbeitung je Rechnung sind ein konservativer Durchschnitt, den wir über abgeglichene und nicht abgeglichene Rechnungen sehen, und wie jede Zahl hier illustrativ statt bei einem Kunden gemessen; 25 € sind ein Vollkostensatz je Stunde für eine Shared-Services-Stelle in Mitteleuropa. Wir zeigen freigesetzte Kapazität, nicht abgebaute Stellen; wie sie genutzt wird, entscheiden Sie.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Die Bearbeitungszeit je Rechnung fällt für die abgeglichene Mehrheit von Minuten auf Sekunden; Menschen arbeiten nur noch am Anteil der Ausnahmen
- Rechnungen werden am Tag des Eingangs gebucht, sodass Kreditorenbuch, Abgrenzungen und Liquiditätsvorschau zum Monatsende die Wirklichkeit abbilden
- Skonti werden erreichbar, weil die Freigabe nicht mehr davon abhängt, dass jemand eine E-Mail bemerkt
- Dubletten, falsche Steuerkennzeichen und Zahlungen an ungeprüfte Bankverbindungen werden beim Eingang gestoppt, statt später zurückgeholt zu werden
- Lieferantenanfragen werden aus einem Status beantwortet, der tatsächlich existiert, und die Zahl der Anfragen sinkt, sobald keine Rechnungen mehr verloren gehen
- Volumenwachstum und Saisonspitzen fangen Roboter ab, nicht Neueinstellungen oder Überstunden
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Eine aktuelle Sicht auf den Rechnungseingang: was eingegangen ist, was gebucht ist, was bei wem wie lange wartet
- Freigabedisziplin wird vom Ablauf erzwungen, nicht von Erinnerungen; Freigabelimits gelten bei jeder einzelnen Rechnung
- Ein vollständiger Prüfpfad je Rechnung: Dokument, Extraktion, angewandte Regeln, Entscheidungen und Zeitstempel
- Der Prozess wird unabhängig von einzelnen Mitarbeitenden und ist im Ablauf selbst dokumentiert
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Rechte, die sie braucht, und kein einziges mehr.
- Roboter arbeiten mit eigenen SAP-Benutzern, die nur Buchungsrechte haben; persönliche Zugangsdaten werden nicht geteilt, und jede Aktion wird in UiPath Orchestrator protokolliert
- Der Zugriff auf das Sammelpostfach läuft über Microsoft Graph mit Anwendungsberechtigungen, die auf genau dieses Postfach beschränkt sind
- Rechnungsbilder, extrahierte Felder und Freigaben werden in Ihrem Microsoft-365-Mandanten abgelegt, und die Roboter, die sie lesen, laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
- Änderungen von Bankverbindungen und neue Kreditoren werden nie automatisch gebucht; sie brauchen immer einen Menschen und eine zweite Kontrolle
- Freigabeschwellen und Toleranzregeln sind versioniert, und Änderungen brauchen die Freigabe der Finanzabteilung
Warum jetzt
Jeder Monat des Wartens kostet die modellierten 7.300 € an Kapazität, dazu Skonti und Fehlerkorrekturen, die nie budgetiert werden
Die verpflichtende E-Rechnung, in Deutschland seit 2025 für den Empfang und in Polen mit KSeF, verändert den Eingangskanal; ein jetzt gebauter Ablauf führt strukturierte E-Rechnungen und PDFs durch dieselben Regeln
Vortrainierte Rechnungsmodelle und Konnektoren für Outlook, SharePoint und Teams haben den größten Teil der Eigenentwicklung überflüssig gemacht, die früher dafür nötig war
Relevante Führungsrollen
Die Verbindlichkeiten werden sichtbar und planbar; der Abschluss wartet nicht mehr auf einen Ordner ungebuchter PDFs
Dasselbe Team nimmt mehr Gesellschaften und mehr Volumen auf, ohne einzustellen, und die Ausnahmebearbeitung wird messbar
Eine standardisierte, prüfbare SAP-Integration statt Makros, Postfachregeln und persönlicher Skripte
Häufige Fragen und Einwände
Genau für Vielfalt ist ein Dokumentmodell da. Das vortrainierte Modell bewältigt gängige Layouts vom ersten Tag an und lernt die Formate Ihrer Lieferanten aus den Validierungen, die Ihr Team ohnehin vornimmt. Wirklich unlesbare Dokumente gehen an einen Menschen und werden nicht durchgezwungen.
Regeln und Dokumentmodell sind vom ERP unabhängig; nur der Buchungsschritt ändert sich. Viele Kunden automatisieren gerade vor einer Migration, um Kreditorendaten und Ausnahmekategorien vorher zu bereinigen.
Eine Teams-Freigabe enthält das Dokument, den Vorschlag und eine Frist, und sie eskaliert von selbst. Der Unterschied zur E-Mail: Die Rechnung kann nicht verschwinden, und die Warteschlange der Verantwortlichen ist für deren Vorgesetzte sichtbar.
Wann diese Lösung nicht passt
- Volumina unter einigen hundert Rechnungen im Monat; dann sind eine gute Postfachroutine und Vorlagen günstiger als Automatisierung
- Der Bestellprozess wird nicht gelebt, sodass die meisten Rechnungen nichts haben, wogegen sie abgeglichen werden könnten; zuerst kommt die Einkaufsdisziplin
- Die Kreditorenstammdaten sind unzuverlässig; dann beginnen wir stattdessen mit dem Änderungsprozess für die Kreditorenstammdaten
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele Personentage im Monat wendet dieses Unternehmen dafür auf, Rechnungsdaten aus Dokumenten ins ERP zu übertragen, und was wäre diese Zeit im Abschluss wert?
Vorgehen bei der Umsetzung
Ein Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Eine Stichprobe Ihrer Rechnungen, ausgewertet nach Kanälen, Dokumentqualität, Bestellanteil, Ausnahmekategorien und Volumina
- Konfiguration und Training des Document-Understanding-Rechnungsmodells auf den Dokumenten Ihrer Lieferanten
- Die Regelschicht: Dubletten, Toleranzen, Steuerkennzeichen, Gesellschaften, Kontierungsvorschläge
- SAP-Buchung, Fehlerbehandlung und die Ausnahmeabläufe in Action Center und Teams
- Das Prüfarchiv auf SharePoint, Insights-Dashboards und die tägliche Statusübersicht
- Pilot mit einer Gesellschaft oder Lieferantengruppe, dann Ausweitung mit Hypercare und Betriebshandbuch für die Kreditorenbuchhaltung
Wir brauchen von Ihnen
- Drei Monate Rechnungshistorie mit den zugehörigen SAP-Buchungen
- Eine verantwortliche Person für den Prozess in der Kreditorenbuchhaltung und einen Einkäufer für die Toleranzregeln
- Technische Benutzer für SAP-Test und -Produktion sowie für das Sammelpostfach
- Die aktuelle Freigabematrix und die Freigabelimits
Etappen
Analyse
Stichprobe, Kanäle, Ausnahmekategorien, Volumina und Regeln mit den Prozessverantwortlichen
Konzeption
Zielablauf, Toleranz- und Kontierungsregeln, Freigabeschwellen, Sicherheitsmodell
Umsetzung
Dokumentmodell, Roboter, SAP-Integration, Kontaktpunkte in Teams und Action Center
Validierung
Parallelbetrieb mit echten Rechnungen, Ausnahmebehandlung, Abnahme durch die Kreditorenbuchhaltung
Go-live
Kontrollierter Start je Gesellschaft mit Begleitung und Hypercare
Optimierung
Monitoring, Feinschliff der Regeln, Rückmeldungen an das Modell, Ausweitung auf weitere Gesellschaften
Abteilungsweit. Der Aufwand hängt von der Zahl der Gesellschaften und Dokumentformate, dem Anteil der Kostenrechnungen ohne Bestellung und der Qualität der Kreditorenstammdaten ab.
Drei Sachbearbeiter, ein Postfach, 2.500 Rechnungen im Monat.
Senden Sie uns die Rechnungsstatistik eines Monats: Volumen je Kanal, Bestellanteil und Ihre Ausnahmekategorien. Sie erhalten eine Einschätzung des automatisierbaren Anteils und ein Modell mit Ihren Zahlen.
Einen Monat Rechnungen modellierenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Klären Sie Preis- und Mengenabweichungen nicht länger per E-Mail, während Lieferanten wochenlang auf Geld warten.
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