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Lösung · Recht & ComplianceAufbewahrungsfristen sind Rechenarbeit; Listen führt ein Roboter, entschieden wird im Archiv
Das Archiv, das weiß, was wann vernichtet werden darf
Abgeschlossene Vorgänge werden jede Nacht gegen den Aktenplan geprüft, Fristen laufend berechnet, und Abgabe- und Aussonderungslisten erreichen den Archivar entscheidungsreif.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Vorgänge enden, Akten nicht: Kategorien ungeprüft, Listen abgetippt, Aussonderung erneut verschoben.
Der Entwurf beginnt mit einer Beschränkung statt mit einem Werkzeug: Der Roboter ändert nie eine Vorgangsakte und vernichtet nie Unterlagen.
Das Archiv erfährt in der Nacht des Abschlusses davon, sodass sich die Arbeit über das Jahr verteilt, statt in zwei Wochen anzukommen.
das Archivregister und beide Fälligkeitsregister in SharePoint; Microsoft Purview Aufbewahrungslabels auf elektronischen Vorgangsakten; Berichte in Power BI
Geschäftsproblem
Schriftgutverwaltung
Jeder Vorgang erhält ein Aktenzeichen aus dem Symbol der führenden Einheit und einer Position des Aktenplans. Diese Position trägt eine Archivkategorie: A, B mit Aufbewahrungsfrist oder BE. Zusammen mit dem Abschlussdatum entscheidet sie, wann die Akte ins Zwischenarchiv wandert und wann sie ausgesondert werden darf. Festgelegt wird sie in der ersten Minute eines Vorgangs und danach nie wieder angesehen.
Was folgt, ist absehbar. Die Kategorie wird vom letzten ähnlich aussehenden Vorgang übernommen, und aus dem Aktenplan gestrichene Positionen bleiben in Gebrauch, weil niemand die Änderung verteilt hat. Ein Vorgang schließt im System, während die Papierakte in der Einheit bleibt, denn Abgaben finden einmal im Jahr statt und nur, wenn jemand die Runde organisiert. Die Archivarin erhält dann Kartons und eine Tabelle, die von deren Beschriftungen abgetippt wurde.
Sie trägt dieses Risiko mit dem kleinsten Team im Haus, Einheitsleitungen verlieren vor jeder Runde zwei Wochen, und die Verwaltungsleitung wird nach Zahlen gefragt, die es nicht gibt. Unterlagen, deren Frist vor Jahren ablief, belegen angemietete Fläche, die Aussonderung wird verschoben, weil der Nachweis der Berechtigung das Öffnen von Akten verlangt, und ein Gericht, das nach einer Akte fragt, erhält eine Antwort, die auf der Erinnerung einzelner beruht.
Wie es heute läuft
Was wir dort vorfinden, wo das Vorgangsbearbeitungssystem gut genutzt wird und das Archiv weiter mit Papiergewohnheiten arbeitet.
- MenschEine Sachbearbeiterin schließt den Vorgang, notiert das Abschlussdatum auf dem Aktendeckel und übernimmt die Kategorie vom letzten ähnlichen Fall
- WartezeitDie Akte bleibt bis zur nächsten Abgabe in der Einheit, jährlich im besten Fall und verschoben, sobald Personal fehlt
- MenschVor der Runde tippt jemand eine Abgabeliste von den Aktendeckeln ab, danach überträgt die Archivarin die angenommenen Zeilen in ihr eigenes Register
- FehlerrisikoAkten ohne Kategorie oder mit einer Position, die es im Aktenplan nicht mehr gibt, fallen am Archivschalter auf und gehen zurück
- WartezeitUnterlagen mit abgelaufener Frist bleiben im Regal; die Aussonderung wird jedes Jahr geplant und verschoben, wenn nichts sie erzwingt
- FehlerrisikoEine einzelne Akte für eine Beteiligte oder eine Prüfung zu finden hängt daran, dass jemand weiß, wer was abgegeben hat
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Der teuerste Teil dieses Prozesses hat keine eigene Kostenstelle.
- Dieselben Zeilen zweimal zu tippen ist die sichtbare und die kleinere Hälfte. Jede zurückgegebene Akte geht in die Einheit zurück, wartet auf die Person, die den Vorgang führte, und taucht ein bis zwei Runden später wieder auf.
- Bei der Anlage gesetzte und nie geprüfte Kategorien verfallen leise. Eine Akte unter falscher Position wird entweder zu früh vernichtet, was sich nicht rückgängig machen lässt, oder Jahrzehnte gehalten, die niemand eingeplant hat.
- Eine verschobene Aussonderung kostet in dem Jahr, in dem sie verschoben wird, nichts, und deshalb überlebt sie jeden Haushalt, während Fläche für Unterlagen angemietet wird, die längst hätten ausgesondert werden können. Die Rechnung kommt später, als Rückstand, der in einem Jahr nicht abzuarbeiten ist.
Kosten des Nichtstuns
Eine um ein Jahr verschobene Aussonderung kostet nichts, worauf jemand zeigen könnte, und darin liegt die Schwierigkeit. Die dritte Zeile bepreist den Rückstand einmalig: 15.000 Akten zu je elf Minuten sind 2.750 Stunden, rund 55.000 € beim selben Stundensatz, ein Jahr, in dem eine Person Aktendeckel liest.
Es wächst nicht nur der Aufwand. Fläche wird für Unterlagen angemietet, die längst hätten ausgesondert werden können, das Auffinden hängt am Gedächtnis zweier Kolleginnen, und jede verschobene Runde legt ein weiteres Jahr Akten dazu, die die Verwaltung nicht beschreiben kann.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine Stadtverwaltung mit rund 420 Beschäftigten in vierzehn Organisationseinheiten, einem täglich genutzten Vorgangsbearbeitungssystem, Microsoft 365 im ganzen Haus und einem Zwischenarchiv, das eine Archivarin mit einer Vertretung führt.
9.400 abgeschlossene Vorgänge im Jahr, rund 780 im Monat, dahinter etwa 15.000 Akten ohne bestätigte Kategorie; eine Abgaberunde im Jahr und seit vier Jahren keine abgeschlossene Aussonderung.
Kategorien werden bei der Anlage gesetzt und erst am Archivschalter geprüft. Abgabelisten entstehen aus Aktendeckeln und werden anschließend ins Register übertragen. Fristen werden auf Nachfrage von Hand ermittelt.
Elf Minuten je Akte, um sie zu öffnen, ihre Position mit dem Aktenplan abzugleichen, Kategorie und Datum zu bestätigen und die Zeile zu schreiben. Über ein Jahr an Abschlüssen ist das eine Arbeit, die sich nicht planen lässt, also geschieht sie spät und unter Druck.
Roboter lesen abgeschlossene Vorgänge jede Nacht, prüfen jeden gegen den Aktenplan und stellen eine Korrekturaufgabe in Microsoft Teams ein, wo Position, Kategorie oder Datum fehlen. Die Frist wird aus Abschlussdatum und Kategorie berechnet, beide Listen bleiben damit aktuell, und Entwürfe erreichen die Archivarin zur Freigabe.
Aus dem jährlichen Kraftakt wird eine Prüfung: Listen kommen vollständig an, Korrekturen werden übers Jahr erledigt, und die Verwaltung kann an jedem Arbeitstag sagen, was fällig ist. Die Zahlen sind ein Modell.
Vorgeschlagene Lösung
Der Entwurf beginnt mit einer Beschränkung statt mit einem Werkzeug: Der Roboter ändert nie eine Vorgangsakte und vernichtet nie Unterlagen. Er liest, prüft, rechnet und entwirft; alles, was einen Vorgang, eine Kategorie oder das Schicksal von Unterlagen ändert, tut die verantwortliche Person.
Jede Nacht liest er die seit dem letzten Lauf abgeschlossenen Vorgänge und prüft jeden gegen den geltenden Aktenplan: Position vorhanden und noch gültig, Kategorie passend zu dieser Position, Abschlussdatum, zuständige Einheit und Aufbewahrungsort erfasst. Was besteht, geht in die Fälligkeitsregister; der Rest wird zu einer Aufgabe für die vorgangsführende Person in Microsoft Teams, die das fehlende Feld benennt, und diese korrigiert den Datensatz im Fachsystem.
Die Frist ist dann Rechenarbeit, die nächtlich über den ganzen Bestand läuft statt einmal im Jahr über eine Stichprobe: Abschlussdatum plus die Regel, die der Aktenplan an diese Kategorie knüpft. So bleiben zwei Register aktuell, eines der zur Abgabe ans Zwischenarchiv fälligen Akten und eines der Unterlagen mit abgelaufener Frist. Vor einer Runde entwirft der Roboter die Liste je Einheit in der geforderten Form, und die Archivarin nimmt sie an, gibt einzelne Zeilen zurück oder schickt sie ganz zurück. Bei elektronischen Akten steuert dieselbe Kategorie ein Microsoft Purview Aufbewahrungslabel.
UiPath Orchestrator: Warteschlangen, Zeitpläne und Prüfprotokoll; UiPath Action Center Aufgaben, die in Microsoft Teams erledigt werden; Approvals-App in Microsoft Teams; SharePoint-Bibliotheken mit Metadaten und Versionierung; Microsoft Purview Aufbewahrungslabels und Dispositionsprüfung; Power BI
Die Zuordnung von Aktenplanposition zu Kategorie und Fristregel; die Vollständigkeitsprüfungen; die Fristberechnung; die beiden Register; die Listengeneratoren; die Korrektur- und Freigabeabläufe; den Nachweis und den Bericht
Lesezugriff auf das Vorgangsbearbeitungssystem über dessen API, ein Export nur zum Lesen dort, wo ein Fachsystem keine hat, sowie ein einmaliges Einlesen des bestehenden Archivregisters
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungEin nächtlicher Zeitplan startet den Lauf; jeder seit dem letzten Mal abgeschlossene Vorgang wird gelesen und in UiPath Orchestrator eingereiht
- SystemJeder Vorgang wird gegen den geltenden Aktenplan geprüft: Position vorhanden und aktuell, Kategorie passend, Abschlussdatum, zuständige Einheit und Aufbewahrungsort erfasst
- MenschJede Unvollständigkeit wird zur Korrekturaufgabe in Microsoft Teams für die vorgangsführende Person, die den Datensatz im Fachsystem selbst berichtigt
- AutomatisierungDie Fristen werden über den ganzen Bestand aus Abschlussdatum und Kategorie neu berechnet, und beide Fälligkeitsregister werden aktualisiert
- AutomatisierungVor einer Runde entstehen Entwürfe der Abgabe- und Aussonderungslisten je Einheit, abgelegt in deren SharePoint-Bibliothek
- MenschDie Archivarin nimmt eine Liste an, gibt einzelne Zeilen zurück oder lehnt sie in Teams ab; Freigabe, Urheber und Version gehen ins Register, und die Aussonderungsliste läuft nach dem Verfahren der Verwaltung weiter
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Das nächtliche Lesen abgeschlossener Vorgänge und die Prüfung jedes einzelnen gegen den Aktenplan statt eines ganzen Jahres auf einmal
- Die Fristberechnung aus Abschlussdatum und Kategorie und die laufende Pflege beider Register
- Den Entwurf der Listen in der geforderten Form, mit Aktenzeichen, Daten, Kategorien und Einheiten
- Den Nachweis: was gelesen wurde, welche Prüfung scheiterte, wer gefragt wurde und was er antwortete
Menschen entscheiden
- Über die Archivkategorie überall dort, wo der Aktenplan eine Wahl lässt oder ein Vorgang nicht zur Position passt, unter der er angelegt wurde
- Ob eine Akte vollständig ist und die Einheit Richtung Archiv verlassen darf
- Ob Unterlagen nach Fristablauf ausgesondert, länger gehalten oder bewertet werden; nichts wird von einem Roboter vernichtet, und jede Aussonderung trägt einen Namen
- Über den Aktenplan und die Fristregeln, die bei der Verwaltung und ihrem Archiv bleiben
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Wir fügen keine Technologie hinzu, damit eine Architektur seriös aussieht. Jedes Element unten hat hier eine konkrete Aufgabe.
Eingänge
- die API des Vorgangsbearbeitungssystems (abgeschlossene Vorgänge, Positionen, Kategorien, Daten, Einheiten)
- Aktenplan und Fristregeln aus der eigenen Geschäftsordnung
- das bestehende Archivregister
- die Liste der Aufbewahrungsorte
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- das Archivregister und beide Fälligkeitsregister in SharePoint
- Microsoft Purview Aufbewahrungslabels auf elektronischen Vorgangsakten
- Berichte in Power BI
Berührungspunkte für Menschen: Korrekturaufgaben in Microsoft Teams; die Freigabewarteschlange der Archivarin in Microsoft Teams; die Abgabe- und Aussonderungsrunden selbst
Eingesetzte Technologien
lesen abgeschlossene Vorgänge nächtlich, führen die Prüfungen aus, reihen ein, wiederholen und protokollieren jeden Lauf
AKorrekturaufgaben und die Freigabewarteschlange der Archivarin, ohne Teams zu verlassen erledigt
AListen werden angenommen, zurückgegeben oder abgelehnt, mit Dokument und protokollierter Handlung
ABibliotheken mit Entwürfen und freigegebenen Listen, den Nachweisen und der Versionshistorie
Awendet dieselbe Regel auf die elektronische Seite einer Akte an und hält die Dispositionsentscheidung
AVollständigkeit je Einheit, Alter des Rückstands und was zur Abgabe oder Aussonderung fällig wird
Aabgeschlossene Vorgänge, Positionen, Kategorien, Daten und Einheiten über eine dokumentierte Schnittstelle; EZD RP stellt eine bereit
AIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Was es wert ist, mit offener Rechnung.
In der Wirklichkeit erledigt der Aktenplan diese Rechnung; hier wird sie auf offen genannten Annahmen erledigt. 780 Akten im Monat sind 9.400 Abschlüsse gleichmäßig verteilt, elf Minuten kostet es am Schreibtisch, eine Akte zu prüfen und ihre Zeile zu schreiben, 20 € sind Vollkosten einer Arbeitsstunde auf einer Verwaltungsstelle. Nichts wurde in einer Behörde gemessen, und das Ergebnis ist Kapazität, die den Einheiten zurückgegeben wird, nie eine Einsparung und nie eine Stelle.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Das Archiv erfährt in der Nacht des Abschlusses davon, sodass sich die Arbeit über das Jahr verteilt, statt in zwei Wochen anzukommen
- Abgabelisten kommen ausgefüllt und aktenplankonform an, und der Archivschalter ist nicht mehr die Stelle, an der Akten abgewiesen werden
- Die Verwaltung kann an jedem Arbeitstag sagen, welche Unterlagen ausgesondert werden dürfen, und es aus einem Register belegen statt aus geöffneten Kartons
- Fläche wird zur Entscheidung, und die heute für Prüfen und Abtippen aufgewendete Kapazität kehrt in die Einheiten zurück, die einzige Rendite, die ein öffentlicher Haushalt verbuchen kann
Aus Sicht der Amtsleitung
- Die Verwaltungsleitung sieht Einheit für Einheit, wie viel des abgeschlossenen Jahres sauber beschrieben ist, ohne eine Zählung zu beauftragen
- Runden sind keine Ereignisse mehr: weil die Listen aktuell sind, wird aus einer Abgabe oder Aussonderung eine Prüfung, kein Projekt
- Die Bewertung bleibt dort, wo sie verantwortet wird, und jede Entscheidung trägt Namen, Datum und Listenversion
- Gleichbehandlung ist belegbar, weil eine Regel im selben Rhythmus über jeden Vorgang läuft, gleich welche Einheit ihn führte
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Rechte, die sie braucht, und kein einziges mehr.
- Lesen ist das einzige Recht des Roboters im Fachsystem. Er kann weder Vorgang noch Kategorie noch Status ändern, eine Korrektur nimmt also stets die vorgangsführende Person vor, und hinter einer Aussonderung steht immer die Entscheidung einer verantwortlichen Person.
- Dienstkonten sind von persönlichen Anmeldungen getrennt, haben Leserechte im Fachsystem und Schreibrechte nur auf den Registern und werden über Gruppenmitgliedschaft in Microsoft Entra ID verwaltet; ihre Geheimnisse liegen in einem Credential Store.
- Jeder Lauf hinterlässt einen prüfbaren Datensatz: was gelesen wurde, welche Prüfung scheiterte, wer gefragt wurde, was er antwortete und welche Listenversion von wem freigegeben wurde. Der Nachweis entsteht nebenbei, nicht als Rekonstruktion.
- Vorgangsdaten bleiben im eigenen Microsoft 365 Tenant, und die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud. Register führen Aktenzeichen, Daten, Kategorien und Einheiten; die Namen der Beteiligten bleiben im Fachsystem. Aufbewahrungslabels und Dispositionsprüfung liegen im Microsoft Purview Umfang, der mit Microsoft 365 E5 oder einem Compliance-Zusatz lizenziert wird.
Warum jetzt
Verwaltungen, die noch EZD PUW einsetzen, arbeiten auf einen Horizont hin, den andere gesetzt haben: NASK hat die Abgabe dieses Systems am 30. April 2024 eingestellt und sichert Unterstützung bis zum 31. März 2031 zu. Einen Archivbestand vor einer Migration zu beschreiben kostet einen Bruchteil dessen, ihn währenddessen zu beschreiben.
Immer mehr Aktenteile entstehen sofort digital. Das Ministerium für Digitalisierung meldete bis zum 5. August 2026 über 100 Millionen in e-Doręczenia abgewickelte Sendungen, davon mehr als 50 Millionen allein 2026, sodass vieles von dem, was heute schließt, als elektronisches Schriftgut ausgesondert wird.
Die Rechnung läuft, ob eine Runde stattfindet oder nicht: die modellierten 2.860 € im Monat für das Prüfen laufen weiter, und der Rückstand, den sie speist, wächst um weitere 9.400 Akten im Jahr.
Relevante Führungsrollen
Vollständigkeit ist keine jährliche Entdeckung mehr; der Stand des abgeschlossenen Jahres ist eine Zahl, die an jedem Tag vorliegt
Korrekturen kommen als einzelne Aufgaben übers Jahr, nicht als zwei Wochen Prüfen vor jeder Runde
Listen kommen vollständig und aktenplankonform an, während Bewertung und Rückgaberecht beim Archiv bleiben
Eine Integration nur zum Lesen und Standardflächen von Microsoft 365 statt eines weiteren Registers in einer Tabelle
Häufige Fragen und Einwände
Er trifft sie auch nicht. Der Roboter prüft, ob eine Kategorie vorhanden ist, ob sie zu der Position passt, unter der der Vorgang angelegt wurde, und ob das Abschlussdatum erfasst ist. Alles Fehlende wird zur Aufgabe für die Person, die den Vorgang führte.
Genau das misst der erste vollständige Lauf. Er meldet, welche Positionen genutzt werden, welche es nicht mehr gibt und welche Einheiten darauf bauen, und dieser Bericht ist meist das, was den Plan endlich aktualisiert.
Das Volumen, das sie erreicht, sinkt, weil Listen vollständig ankommen und Korrekturen übers Jahr von den verursachenden Einheiten erledigt wurden. Sie gibt eine Liste frei, statt sie zusammenzustellen, und kann eine einzelne Zeile zurückgeben.
Wann diese Lösung nicht passt
- Verwaltungen mit wenigen hundert Abschlüssen im Jahr, wo eine disziplinierte jährliche Runde in einer Tabelle weniger kostet als jede Integration
- Kein abgestimmter Aktenplan oder ein Plan, dessen Positionen sich nicht auf Kategorien und Fristregeln abbilden lassen; es gibt noch nichts, wogegen geprüft werden könnte
- Abgeschlossene Vorgänge, die nur auf Papier existieren, ohne maschinell lesbares Register; der erste Schritt ist dort die Erfassung des Rückstands
Eine Frage für die nächste Sitzung
9.400 im vergangenen Jahr in diesem Haus abgeschlossene Vorgänge: für wie viele davon könnte das Archiv heute Nachmittag Kategorie, Abschlussdatum und einen Platz auf einer Liste nennen?
Vorgehen bei der Umsetzung
Was wir liefern und was wir für den Start brauchen.
Wir liefern
- Eine Auswertung Ihrer Geschäftsordnung und Ihres Aktenplans: tatsächlich genutzte Positionen, Kategorien, Fristregeln und die Stellen, an denen der Plan eine Entscheidung offenlässt
- Die Vollständigkeitsprüfungen für abgeschlossene Vorgänge, abgestimmt mit dem Archiv und den Einheitsleitungen
- Die Fristberechnung und beide Register, mit dem Nachweis hinter jedem Eintrag
- Listengeneratoren in der geforderten Form und den Rückweg für eine Liste, die das Archiv nicht annimmt
- Korrekturaufgaben und die Freigabewarteschlange in Teams, Purview-Labels, den Bericht und einen kontrollierten Start in einer Einheit
Wir brauchen von Ihnen
- Geschäftsordnung und Aktenplan in der geltenden Fassung sowie die von den Ämtern tatsächlich genutzten Positionen
- Lesezugriff für ein Dienstkonto und einen Export abgeschlossener Vorgänge über ein volles Jahr
- Eine benannte Archivarin und je Organisationseinheit eine verantwortliche Person für das Schriftgut
- Eine Entscheidung über die Grenzen: welche Kategorien immer einen Menschen verlangen und welche Einheiten auf Stufe zwei warten
Etappen
Erhebung
Aktenplan, genutzte Positionen, Daten abgeschlossener Vorgänge und der Zustand des Archivregisters
Entwurf
Prüfungen, Fristregeln, Listeninhalte, Freigabeweg und Sicherheitsmodell
Aufbau
Roboter, Register, Listengeneratoren, Teams-Aufgaben, Purview-Labels und Bericht
Validierung
Ein Jahr historischer Abschlüsse durch die Prüfungen, verglichen mit dem, was das Archiv angenommen hat
Inbetriebnahme
Eine Einheit unter Aufsicht des Archivs, dann die übrigen mit Hypercare und der Rückstand in Wellen
Abteilungsweit. Der Aufwand hängt davon ab, wie viele Systeme abgeschlossene Vorgänge halten, wie weit der täglich genutzte Aktenplan von dem auf Papier abgewichen ist und ob das Archivregister maschinell lesbar vorliegt.
Der Aktenplan sagt, was wann vernichtet werden darf. Niemand hat zwei Wochen dafür.
Senden Sie uns die Daten abgeschlossener Vorgänge eines Jahres: Aktenzeichen, Aktenplanposition, Kategorie, Abschlussdatum und Einheit. Sie erhalten den Anteil, der schon jede Prüfung besteht, die genutzten Positionen, die es in Ihrem Plan nicht mehr gibt, und den Umfang des Rückstands dahinter.
Ein Jahr Ihrer Abschlüsse prüfenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Ihre Dokumente liegen ohne Metadaten auf einem Netzlaufwerk, unter Aufbewahrungsregeln, die niemand anwendet.
Lösung ansehen IT & Servicese-Doręczenia als Post behandeln, nicht als zweites PostfachVier Eingangskanäle, ein von Hand geführtes Register und Zustellnachweise, die erst nachträglich abgelegt werden.
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