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Lösung · IT & ServicesJeder Eingangsweg der Behörde landet in einem Register, mit dem Zustellnachweis daran
e-Doręczenia als Post behandeln, nicht als zweites Postfach
Korrespondenz aus jedem Kanal wird automatisch registriert, nachgewiesen und zur Zuweisung vorgeschlagen; welche Organisationseinheit den Vorgang übernimmt, entscheidet weiterhin ein Mensch.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Vier Eingangskanäle, ein von Hand geführtes Register und Zustellnachweise, die erst nachträglich abgelegt werden.
Wir bauen einen Eingang für die gesamte Behörde.
Alles Eingegangene ist am Tag des Eingangs registriert, auf einer Liste, gleich durch welche Tür es kam.
Posteingangsregister und Vorgangsakten im Vorgangsbearbeitungssystem; das Nachweisarchiv in SharePoint; Power BI
Geschäftsproblem
Behördenpost
Ein Posteingangsregister ist keine Verwaltungsdekoration. Es hält den Zeitpunkt fest, zu dem ein Schreiben die Behörde erreicht hat, und daran hängen die Frist im Vorgang, der Nachweis, dass eine Bürgerin eine Antwort erhalten hat, und die Antwort auf eine Prüfungsfrage. Behörden registrieren Post weiterhin von Hand, weil der Eintrag rechtliche Bedeutung hat.
Verändert hat sich die Zahl der Türen. Seit dem Ende der Übergangszeit am 1. Januar 2026 läuft der elektronische Zustelldienst neben Papier, E-Mail und dem Verkehr, der weiterhin über ePUAP eingeht und nicht abgeschaltet ist. Die Praxisanalyse von KPMG zu dieser Änderung nennt drei betriebliche Folgen: parallele Plattformen verwirren die Absender, eine Behörde muss einen Absender nicht darauf hinweisen, dass er den falschen Kanal gewählt hat, und eine auf falschem Weg eingereichte Eingabe bleibt unbearbeitet. Die Menge folgte. Das Ministerium für Digitalisierung teilte am 5. August 2026 mit, dass e-Doręczenia 100 Millionen Sendungen überschritten hat, davon mehr als 50 Millionen seit Jahresbeginn.
Die Poststelle registriert und entscheidet nicht. Wer die Vorgänge zuweist, in der Regel die Verwaltungsleitung oder eine Einheitsleitung, entscheidet und wird den ganzen Tag dabei unterbrochen. Leitungen von Organisationseinheiten erhalten Schreiben, die nie ihre waren, und schicken sie zurück. Auf dem Rückweg versendet eine Sachbearbeiterin ein unterschriebenes Schreiben von Hand und legt den Zustellnachweis später zum Vorgang, wenn der Tag es zulässt.
Wie es heute läuft
So sieht der Eingang in den meisten Behörden aus, unabhängig davon, welches Vorgangsbearbeitungssystem darunter liegt.
- MenschEine Sachbearbeiterin öffnet das elektronische Zustellpostfach, sichert jede Nachricht mit Anlagen und trägt Absender, Betreff, Eingangsdatum und Anlagenverzeichnis in das Register ein
- SystemPapierpost und Sendungen aus dem Bürgerbüro werden in einem zweiten Durchgang gescannt, in anderer Reihenfolge und von einer anderen Person, in dasselbe Register
- WartezeitRegistrierte Schreiben warten auf die Zuweisungsrunde; was danach eingeht, wartet bis zum nächsten Arbeitstag
- MenschDie Verwaltungsleitung oder eine Einheitsleitung weist jedes Schreiben einer Organisationseinheit zu und, sofern ein Vorgang besteht, auch diesem Vorgang
- FehlerrisikoEin an die falsche Einheit gegebenes Schreiben kommt über das Register zurück, und die Tage, die es unterwegs war, gehören niemandem
- MenschUnterschriebene ausgehende Schreiben werden von Hand über das Zustellpostfach versandt, der Zustellnachweis kommt später zum Vorgang
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Das Budget zeigt Stellen, nicht wofür sie draufgehen.
- Registrierung ist sichtbare Arbeit, Zuweisung nicht. Ein Schreiben, das die falsche Einheit erreicht, kommt still zurück, und die verlorenen Tage werden nie dem Prozess angelastet, der sie verloren hat.
- Von Hand gesammelte Nachweise gehen verloren. Ein Eingangsnachweis in einem persönlichen Ordner, oder gar nicht gesichert, ist der Unterschied zwischen dem Beleg eines Datums und dem Streit darüber.
- Weil jeder Kanal seine eigene Routine hat, führt die Behörde faktisch mehrere Register und gleicht sie im Gespräch ab. Eine so gewöhnliche Frage wie die, wie viel gestern eingegangen ist, kostet jemanden einen Nachmittag.
- Die ausgehende Post trägt dieselbe Schwäche umgekehrt: eine Versendung ohne Zustellnachweis in der Vorgangsakte ist ein Schreiben, von dem die Behörde nur glaubt, sie habe es versandt.
Kosten des Nichtstuns
Nicht die Poststelle, sondern die Organisationseinheiten zahlen dafür wirklich. Sie geben hier und da eine Stunde ab, um ein Schreiben zurückzugeben, das nie ihres war, und sie legen Vorgänge einen oder zwei Tage nach dem im Register vermerkten Datum an. Keiner dieser Kosten hat einen Eigentümer, und beide wachsen mit dem elektronischen Kanal, nicht an seiner Stelle.
Was ein Datum trägt, sind die Nachweise. Eine Versendung, deren Zustellnachweis nie abgelegt wurde, sieht genauso aus wie eine Versendung, die es nie gab, und der Unterschied zählt an genau einem Tag: bei einem Widerspruch, einer Untätigkeitsbeschwerde, einer Prüfung. Das aus Ordnern zu beantworten ist ein schlechter Nachmittag. Aus der Vorgangsakte ist es eine Abfrage.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine Stadtverwaltung mit rund 320 Beschäftigten in 14 Organisationseinheiten, vier nachgeordneten Einrichtungen, einem Vorgangsbearbeitungssystem für Register und Vorgangsakten sowie Microsoft 365. Die Zuweisung liegt bei der Verwaltungsleitung und den Einheitsleitungen.
Rund 4.800 Posteingänge im Monat: etwa 45 % über das elektronische Zustellpostfach, 30 % Papier und Bürgerbüro, 20 % E-Mail, der Rest verbliebener ePUAP-Verkehr und Webformulare.
Jeder Kanal wird einzeln geöffnet, jedes Schreiben von Hand in das Register getippt, Eingangsnachweise in Ordner geladen, und die Zuweisung erfolgt in einer täglichen Runde, die die Nachmittagspost verpasst.
Rund sieben Minuten Registrierung und Zuweisung je Schreiben, dazu die Rückläufer, der Abgleich zwischen den Kanälen und die Suche nach Nachweisen, die niemand als Arbeit erfasst.
Roboter sammeln alle Kanäle in einer Warteschlange, schreiben den Registereintrag mit angehängtem Eingangsnachweis, schlagen Aktenplanposition und zuständige Einheit vor und stellen eine Zuweisungskarte in Microsoft Teams ein. Ausgehende Dokumente verlassen die Behörde über den elektronischen Kanal, und ihr Zustellnachweis kehrt zum Vorgang zurück.
Registrierung wird zur Bestätigung, alles Eingegangene ist am Tag des Eingangs sichtbar, und die Nachweise beider Richtungen liegen am Vorgang. Diese Zahlen sind ein Modell für das obige Szenario und kein irgendwo gemessenes Ergebnis.
Vorgeschlagene Lösung
Wir bauen einen Eingang für die gesamte Behörde. Ein Roboter ruft das elektronische Zustellpostfach nach Zeitplan ab und stellt jede Nachricht mit Anlagen und Eingangsnachweis in die Warteschlange; gescanntes Papier, Sendungen aus dem Bürgerbüro und das gemeinsame E-Mail-Konto gelangen über Standardkonnektoren in dieselbe Warteschlange. Jedes Schreiben ergibt dann einen Registereintrag, gleich durch welche Tür es kam: Absender, Eingangszeitpunkt, Betreff, Anlagen und ein Verweis auf den abgelegten Nachweis.
Über dem Eintrag steht ein Vorschlag, keine Entscheidung. Eine Regeltabelle, die der Behörde gehört, ordnet Absender, Formulararten und Betreffmuster einer Aktenplanposition und einer zuständigen Einheit zu, und ein Schreiben, das ein bestehendes Aktenzeichen nennt, wird diesem Vorgang durch exakte Übereinstimmung zugeordnet. Eine Karte in Microsoft Teams je Schreiben lässt die zuweisende Person in Sekunden bestätigen oder ändern, und was niemand bestätigt, wird eskaliert. Der Ausgang schließt den Kreis: ein unterschriebenes Dokument verlässt die Vorgangsakte über den elektronischen Kanal, und sein Zustellnachweis kehrt zu demselben Vorgang zurück. Wir setzen hier bewusst keine KI ein, denn jeder Schritt ist eine Regel, ein Nachschlagen oder ein exakter Abgleich, den eine Behörde einer Prüfung erklären und selbst ändern kann.
UiPath Orchestrator: Warteschlangen, Zeitpläne, Wiederholungen und Prüfprotokoll; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft Outlook 365 und Microsoft OneDrive & SharePoint; UiPath Action Center actionable notifications, die in Microsoft Teams erledigt werden; versionierte Bibliotheken in Microsoft SharePoint; Power BI
Den Eingangsablauf für alle vier Kanäle, die Regeln des Registereintrags, die Vorschlagstabelle für Aktenplanposition und Einheit, die Zuweisungskarte samt Eskalationen, den Versandablauf und die Ablage der Zustellnachweise
Die Anbindung an das elektronische Zustellpostfach der Behörde sowie an Posteingangsregister und Vorgangsakten des Vorgangsbearbeitungssystems, gebaut auf den Schnittstellen, die diese Systeme bereitstellen
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungEin Roboter ruft das elektronische Zustellpostfach nach Zeitplan ab und stellt jede neue Nachricht mit Anlagen und Eingangsnachweis in die Warteschlange
- AutomatisierungGescanntes Papier, Sendungen aus dem Bürgerbüro und das gemeinsame E-Mail-Konto laufen in dieselbe Warteschlange, sodass eine Liste alles enthält, was heute eingegangen ist
- AutomatisierungJedes Schreiben ergibt einen Registereintrag: Absender, Eingangszeitpunkt, Betreff, Anlagen und einen Verweis auf den Nachweis in der Dokumentbibliothek
- SystemRegeln schlagen Aktenplanposition und zuständige Einheit vor; ein Schreiben mit bestehendem Aktenzeichen wird diesem Vorgang durch exakte Übereinstimmung zugeordnet
- MenschDie zuweisende Person öffnet in Microsoft Teams eine Karte je Schreiben, bestätigt oder ändert Einheit und Position, und das Schreiben wird unter ihrem Namen zugewiesen
- AutomatisierungEin unterschriebenes Dokument geht über den elektronischen Kanal hinaus, der Versand wird am Vorgang vermerkt, und der Zustellnachweis wird nach Eingang dorthin abgelegt
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Das Einsammeln aller Kanäle, das Schreiben des Registereintrags und die Ablage des Eingangsnachweises dazu
- Den Vorschlag von Aktenplanposition und zuständiger Einheit sowie die Zuordnung zu einem bestehenden Vorgang bei exakter Übereinstimmung des Aktenzeichens
- Den Versand unterschriebener Dokumente, die Ablage der Zustellnachweise und die Eskalation unbestätigter Schreiben
Menschen entscheiden
- Welche Einheit das Schreiben übernimmt und unter welcher Aktenplanposition; der Roboter schlägt vor, ein Mensch bestätigt, und die Zuweisung trägt dessen Namen
- Alles, was den Vorgang selbst betrifft: wie er geführt wird, was entschieden wird, wer unterschreibt und wer die Verantwortung trägt
- Was die Poststelle allein bestätigen darf, und den Inhalt der Regeltabellen, die der Behörde gehören und die sie nach dem Start selbst ändert
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: eine Engine, eine Ausführungsschicht, ein Ort für menschliche Entscheidungen.
Eingänge
- das elektronische Zustellpostfach der Behörde
- gescanntes Papier und Sendungen aus dem Bürgerbüro in der Dokumentbibliothek
- das gemeinsame E-Mail-Konto in Outlook
- im Vorgangsbearbeitungssystem unterschriebene Dokumente
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- Posteingangsregister und Vorgangsakten im Vorgangsbearbeitungssystem
- das Nachweisarchiv in SharePoint
- Power BI
Berührungspunkte für Menschen: Zuweisungskarten in Microsoft Teams; das tägliche Eingangsregister in einem Teams-Kanal; Action Center Aufgaben für Schreiben, die die Regeln nicht zuordnen können
Eingesetzte Technologien
sammeln die Kanäle, stellen jedes Schreiben in die Warteschlange, wiederholen und protokollieren jede Registrierung und jeden Versand mit Konto und Zeitstempel
Alesen das gemeinsame Postfach und die Scan-Bibliothek, schreiben Dokumente und Nachweise in den Mandanten der Behörde
AZuweisungskarten, die ohne Wechsel aus Teams bestätigt werden, Eskalation unbestätigter Schreiben und das tägliche Eingangsregister im Kanal
Aversioniertes Archiv für Nachrichten, Anlagen, Eingangs- und Zustellnachweise
AMengen nach Kanal und Einheit, Zeit vom Eingang bis zur Zuweisung, Vollständigkeit der Nachweise
AEingang, Registereinträge und Versand ausgehender Dokumente
CIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie an Ihren eigenen Daten prüfen können.
Öffentliches Geld kauft die Stunden in dieser Tabelle, deshalb lohnt es sich, klar zu sagen, worum es sich handelt. Sieben Minuten umfassen die Registrierung eines Schreibens und seinen Weg zu einer Einheit, gemittelt über eine zweizeilige E-Mail und eine gescannte Papierakte mit Anlagen; 19 € sind Vollkosten einer Arbeitsstunde auf einer Verwaltungsstelle. Nichts davon wurde in einer Behörde gemessen, und die Rechnung zeigt Kapazität, die der Behörde zurückgegeben wird, keine Einsparung zum Herausnehmen.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Alles Eingegangene ist am Tag des Eingangs registriert, auf einer Liste, gleich durch welche Tür es kam
- Die Frist im Vorgang läuft ab einem festgehaltenen Eingangszeitpunkt mit angehängtem Nachweis, nicht ab einem Ordner
- Die Zuweisung wird zur Bestätigung von Sekunden statt zu einer aus dem Betreff rekonstruierten Entscheidung, und sie trägt weiterhin den Namen eines Menschen
- Korrespondenz wird unabhängig vom Absender gleich behandelt: ein Schreiben ohne elektronische Zustelladresse kommt in dieselbe Warteschlange und auf dieselbe Uhr wie ein digitales
- Versand und Zustellnachweis werden zu einem Vorgang, sodass die Vorgangsakte ohne Suche beantwortet, ob ein Schreiben hinausging und wann es zugestellt wurde
Aus Sicht der Amtsleitung
- Kapazität, die heute in das Abtippen geht, kehrt in die Organisationseinheiten zurück, und die Behörde kann zeigen, wohin sie geflossen ist
- Jede Zuweisung trägt einen Namen, einen Zeitpunkt und eine Begründung, also genau den Nachweis, nach dem eine Prüfung der Vorgangsbearbeitung fragt
- Wachstum im elektronischen Kanal ist keine Personalfrage mehr, weil die Eingangskapazität nicht länger mit der Zahl der Beschäftigten skaliert
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Vertrauen in Automatisierung entsteht durch den Prüfpfad, nicht durch ein Versprechen.
- Roboter melden sich mit eigenen Konten an, begrenzt auf das Zustellpostfach, die Dokumentbibliothek und die Registeroperationen, die sie ausführen. Jeder Eintrag und jede Versendung hält Konto, Zeitpunkt und Quellkanal fest.
- Dokumente, Anlagen und Nachweise bleiben im eigenen Microsoft 365 Mandanten der Behörde und in ihrem Vorgangsbearbeitungssystem. Die Roboter, die sie bewegen, laufen in der EU-Region von UiPath Automation Cloud.
- Ein Vorschlag wird als Vorschlag gespeichert. Die von einer Regel vorgeschlagene Position und Einheit bleiben getrennt von der Zuweisung, die ein Mensch bestätigt hat, und die bestätigte Zuweisung trägt dessen Namen.
- Personenbezogene Daten aus dem Posteingang werden nicht in eine parallele Datenbank kopiert; der Eintrag verweist auf das Dokument, statt es abzubilden. Regeltabellen sind versioniert, und die Behörde ändert sie nach dem Start selbst.
Warum jetzt
Die Übergangszeit endete am 1. Januar 2026, und der elektronische Kanal ist nicht mehr der kleine. Das Ministerium für Digitalisierung meldete am 5. August 2026, dass e-Doręczenia 100 Millionen Sendungen überschritten hat, davon mehr als 50 Millionen allein in diesem Jahr. Ein für Papier gebauter Eingang ist heute der Engpass der am schnellsten wachsenden Tür.
Die 560 modellierten Stunden im Monat sind Verwaltungsstunden, die die Behörde ohnehin bezahlt und nicht verlagern kann, und sie steigen mit dem elektronischen Kanal, nicht an seiner Stelle.
Die Anschlusspunkte sind heute gewöhnlich. EZD RP bietet eine API und wird von NASK im Auftrag des Ministers für Digitalisierung betrieben, und die Konnektoren zu Outlook, SharePoint und Teams sind Standard.
Relevante Führungsrollen
Die Zuweisung ist keine ganztägige Unterbrechung mehr, sondern eine bestätigte Warteschlange, in der unbeanspruchte Schreiben sichtbar werden, bevor daraus eine Untätigkeitsbeschwerde wird
Eine belastbare Zahl dazu, was eingeht, wohin es geht und wie lange es wartet, in einer Form, die einer Prüfungsfrage standhält
Eine dokumentierte, kontobasierte Anbindung an Zustellpostfach und Vorgangsbearbeitungssystem statt geteilter Logins und manueller Downloads
Häufige Fragen und Einwände
Nein. Die Regeln schlagen Einheit und Aktenplanposition vor und hängen die Nachweise an; ein Mensch bestätigt oder ändert, und die Zuweisung trägt seinen Namen. An der Frage, wer den Vorgang entscheidet, ändert sich nichts, nur daran, wie schnell er ihn erreicht.
Die meisten waren es nicht, und wir prüfen das zuerst. Wo es eine Schnittstelle bereitstellt, nutzen wir sie, wo es einen Importweg bereitstellt, nutzen wir diesen, und wo es beides nicht gibt, bereitet der Roboter den Eintrag zur Freigabe durch eine Person vor.
Papier ist gerade der Grund, warum das Register zählt. Die NIK-Prüfung zur digitalen Ausgrenzung ergab, dass 15 % der Menschen in Polen das Internet noch nie genutzt hatten, gegenüber 9 % in der EU; die Papiertür bleibt also offen, und der Punkt ist, dass sie sich auf dasselbe Register öffnet wie die digitale.
Wann diese Lösung nicht passt
- Kleine Behörden mit einigen hundert Eingängen im Monat, wo eine erfahrene Person und eine gute Routine weniger kosten als eine Integration
- Behörden, in denen die Aufgabenteilung zwischen den Einheiten wirklich strittig ist, weil Zuweisungsregeln den Streit einfrieren statt ihn zu klären
- Ein Vorgangsbearbeitungssystem, das in wenigen Monaten ersetzt wird, wo es sinnvoller ist, den Eingang auf dem System zu bauen, das bleibt
Eine Frage für die nächste Sitzung
Alles, was diese Behörde gestern erreicht hat, über jeden Kanal: steht es heute in einem Register, und trägt jedes Schreiben eine benannte Einheit?
Vorgehen bei der Umsetzung
Ein Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Eine Auswertung eines Monats Ihrer Korrespondenz: Eingänge nach Kanal, wohin jeder zugewiesen wurde und wie oft Schreiben zurückkamen
- Den Eingangsablauf, der Zustellpostfach, Scan-Bibliothek, gemeinsames E-Mail-Konto und Bürgerbüro in einer Warteschlange und einem Registereintrag zusammenführt
- Vorschlagsregeln für Aktenplanposition und zuständige Einheit, gebaut aus Ihrem eigenen Aktenplan und Ihrer Zuweisungshistorie und danach im Eigentum Ihrer Behörde
- Die Zuweisungskarte in Microsoft Teams, die Eskalation unbestätigter Schreiben und das tägliche Eingangsregister in einem Kanal
- Den Versand über den elektronischen Kanal, die automatische Rückführung der Zustellnachweise sowie eine Power BI Sicht auf Mengen, Zeit bis zur Zuweisung und Vollständigkeit der Nachweise
Wir brauchen von Ihnen
- Einen Monat Registerdaten samt der darauf folgenden Zuweisung und eine Stichprobe der Schreiben, die umgeleitet werden mussten
- Eine benannte verantwortliche Person für die Vorschlagsregeln, in der Regel die Verwaltungsleitung, und den geltenden Aktenplan
- Technische Konten für Zustellpostfach, Vorgangsbearbeitungssystem und Dokumentbibliothek, mit den Rechten, die der Prozess tatsächlich braucht
Etappen
Analyse
Ein Monat Korrespondenz, Kanal für Kanal mit Poststelle und Verwaltungsleitung durchgesehen
Konzeption
Inhalt des Registereintrags, Vorschlagsregeln, Zuweisungskarte, Eskalationsfristen und Sicherheitsmodell
Aufbau
Eingangs-, Versand- und Nachweisabläufe gegen Ihr Vorgangsbearbeitungssystem und Ihr Zustellpostfach
Validierung
Ein Parallellauf auf laufender Post, bei dem die Behörde jeden Vorschlag mit ihrer eigenen Entscheidung vergleicht
Start
Zuerst ein Kanal, dann die übrigen, mit der bisherigen Routine als Rückfallebene
Abteilungsweit. Der Aufwand hängt davon ab, wie viele Kanäle einzubeziehen sind, ob das Vorgangsbearbeitungssystem eine Schnittstelle für Registereinträge und Versand bereitstellt und wie festgelegt Aktenplan und Aufgabenteilung zwischen den Einheiten bereits sind.
Ein am Donnerstag zugewiesenes Schreiben ist trotzdem am Montag eingegangen.
Senden Sie uns einen Monat Ihres Posteingangsregisters: Eingänge nach Kanal, die Einheiten, an die sie gingen, und wie lange jeder auf seine Zuweisung wartete. Sie erhalten den Anteil, der sich ohne Abtippen registrieren und zuweisen lässt, und eine Liste der Lücken bei den Nachweisen.
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