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Lösung · Management & PlanungVier DMS, vier Importeursportale, neun Standorte, ein Zahlenwerk an jedem Morgen
Ein Morgenbild je Marke, Standort und Werkstatt
Roboter holen Tages- und Monatszahlen aus jedem DMS und Importeursportal, das Finanzteam besitzt die Definitionen, und Geschäftsführung, Marke und Standort lesen dieselbe Seite in Power BI.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Vier DMS, vier Importeursportale, neun Standorte, und die Geschäftsführung sieht den Vormonat erst drei Wochen später.
Wir bauen die Schicht zwischen neun Standorten und einer Seite.
Die Zahlen für Gruppe, Marke und Standort stehen vor Öffnung der Autohäuser, sodass die Montagsrunde mit dem Geschäft beginnt und nicht mit der Frage.
das semantische Modell und die App in Power BI; die SharePoint-Bibliothek, das Definitionsregister und die Abgleichliste
Geschäftsproblem
Gruppensteuerung
Eine Händlergruppe sucht sich ihre Systeme selten aus. Mit jedem Markenvertrag kamen ein DMS, das der Importeur akzeptiert, ein Portal, das der Importeur verlangt, und eine eigene Berichtskonvention; zwei Übernahmen brachten Standorte mit eigenen Gewohnheiten. Das Hauptbuch konsolidiert Geld einmal im Monat; Fahrzeuge, Stunden und Teile konsolidiert nichts, also macht es die Zentrale von Hand: zwei Analysten, eine Arbeitsmappe mit neun Registerblättern und ein Makro, das niemand anzufassen wagt.
Es trifft nicht die Analysten. Der Geschäftsführer führt die Montagsrunde mit einer eineinhalb Tage alten Zahl. Markenleiter vergleichen Standorte, die unterschiedlich zählen: ausgeliefert heißt an drei Standorten fakturiert, an vier übergeben, an zwei im Importeursportal zugelassen. Der CFO sieht den konsolidierten Monat drei Wochen zu spät und erfährt erst dann, dass eine Serviceabteilung seit einem Quartal unter ihren Kosten arbeitet. Der Aftersales-Leiter, dessen Werkstätten der Ort sind, an dem die Gruppe ihr Geld verdient, bekommt die am wenigsten aktuelle Zahl von allen.
Im Wachstum hört das leise auf zu funktionieren. Eine fünfte Marke bringt ein fünftes DMS und eine fünfte Konvention, eine Marke mit geändertem Vergütungsmodell lässt sich nicht mehr mit den anderen vergleichen, und wenn ein Analyst geht, stellt sich heraus, dass die Zuordnung von neun Sätzen Standortcodes zur Sicht der Geschäftsführung nur in einem Makro und in einem Gedächtnis existiert.
Wie es heute läuft
- MenschJeder Standort exportiert die Tagesberichte zu Verkauf, Werkstatt und Teilen aus seinem DMS und mailt sie an die Zentrale
- MenschZwei Analysten kopieren sie in die Gruppenmappe, übersetzen Standort- und Markencodes und reparieren Datumsformate
- WartezeitDie Gruppenzahl steht am späten Vormittag, sobald der langsamste Standort geliefert hat; ein fehlender Standort wird von gestern fortgeschrieben
- SystemZulassungen, Auftragsbestand und Zielerreichung werden aus vier Importeursportalen abgelesen und neben die DMS-Zahlen getippt
- FehlerrisikoAusgeliefert heißt an drei Standorten fakturiert, an vier übergeben und an zwei zugelassen; die Summe addiert es, als wäre es dasselbe
- MenschZum Monatsende werden 31 Berichte aus frischen Exporten neu gebaut; ein Standort wird neu geschnitten, sobald eine Buchung nach dem Export korrigiert wurde
- WartezeitDas Paket erreicht die Geschäftsführung in der dritten Woche des Folgemonats; eine Frage zu einer Werkstatt wartet auf die nächste Sitzung
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Hinter jeder Ausnahme steht eine Stunde, die niemand erfasst hat.
- Zwei Analysten zu 27 € je Stunde sind die sichtbaren Kosten; die unsichtbaren sind ein Standortleiter, der drei Wochen lang mit Zahlen arbeitet, die sich längst bewegt haben, und eine Geschäftsführung, die über Bestand auf einem sechs Wochen alten Bild entscheidet.
- Definitionen entscheiden über Geld. Ein Markenleiter lobt einen Standort für Auslieferungen, die Rechnungen sind, während der Importeur in den meisten Bonussystemen nach Zulassungen abrechnet; die Lücke zeigt sich bei der Abrechnung.
- Aftersales ist, wo die Marge sitzt, und es ist die letzte Zahl, die ankommt; eine Werkstatt, die weniger Stunden verkauft, als sie bezahlt, taucht im Jahresabschluss auf, nicht in dem Monat, in dem es begann.
- Korrekturen nach dem Export machen das Paket leise falsch, und die Zuordnung von neun Codelisten und vier Portalmasken existiert in einem Makro von 2019 und in zwei Gedächtnissen; ein Nachfolger braucht ein Quartal, um nützlich zu werden.
Kosten des Nichtstuns
Analystenzeit ist die einzige Zeile, die sich ohne das Hauptbuch eines Kunden bepreisen lässt, und sie ist die kleinere. Die größeren Kosten sind eine Serviceabteilung, die von Februar bis zum Jahresabschluss unter ihren Kosten arbeitet: Eine Gruppe, die ihre Marge im Aftersales, mit Gebrauchtwagen und mit Importeursboni verdient, steuert ihre drei wichtigsten Zahlen mit ihren langsamsten Berichten.
Die Zeilen wachsen auch mit der Gruppe: Jede Übernahme bringt ein DMS und eine Konvention, jede neue Marke ein Portal, und all das fangen dieselben zwei Personen auf, bis eine von ihnen geht.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine illustrative polnische Händlergruppe: vier Marken an neun Standorten mit Autohaus und Vertragswerkstatt; rund 620 Beschäftigte; vier DMS, vier Importeursportale, ein Hauptbuch; Microsoft 365 E3 und Power BI Pro.
14 Tagesberichte (vier Markenflashs, neun Werkstattflashs, eine Gruppenzusammenfassung) und 31 Monatsberichte; zwei Analysten; rund 260 Stunden im Monat.
Standorte exportieren aus ihrem DMS und mailen; die Zentrale kopiert, ordnet zu und gleicht in einer Arbeitsmappe ab; Portale werden von Hand gelesen; das Paket erreicht die Geschäftsführung in der dritten Woche des Folgemonats.
Im Schnitt 46 Minuten je Berichtslauf, eine Tageszahl, die auf den langsamsten Standort wartet, und Definitionen, die je Standort abweichen.
Roboter holen die Zahlen aus jedem DMS und Portal, wie es sie anbietet, ordnen sie über Tabellen des Finanzteams zu und aktualisieren ein semantisches Modell in Power BI; Geschäftsführung, Marke und Standort öffnen dieselbe Seite; das Morgenbriefing und jede Differenz landen in Microsoft Teams.
In der modellierten Gruppe steht die Tagessicht vor Öffnung der Autohäuser, der Monat ist zwei Arbeitstage nach dem letzten DMS-Abschluss vollständig, und rund 260 Analystenstunden im Monat wandern vom Zusammenbauen zum Erklären. Modellzahlen, kein Kundenergebnis.
Vorgeschlagene Lösung
Wir bauen die Schicht zwischen neun Standorten und einer Seite. UiPath Robots laufen unbeaufsichtigt nach Zeitplan in Orchestrator und holen aus jedem DMS, was es anbietet, einen Export, eine Datei oder die Maske, die ein Controller lesen würde, und aus jedem Importeursportal Zulassungen, Auftragsbestand und Zielerreichung, so wie der Importeur sie zählt. Jeder Auszug wird datiert, in einer SharePoint-Bibliothek abgelegt und gegen Zeilenzahlen und Tagesabschlusssummen geprüft; eine Quelle, die durchfällt, wird zurückgehalten und gemeldet.
Definitionen wohnen an einem Ort, und das Finanzteam besitzt ihn. Zuordnungstabellen in Excel Online übersetzen neun Codesätze in die Gruppenstruktur; ein Definitionsregister sagt, was eine ausgelieferte Einheit, eine produktive Stunde und ein Bruttoertrag je Fahrzeug bedeuten. Das semantische Modell in Power BI wendet sie einmal an, je Marke, Standort und Tag: bestellte, ausgelieferte und zugelassene Einheiten, Bruttoertrag je Fahrzeug, Bestandsalter, verkaufte und verfügbare Stunden, Teileumsatz. Als App mit Zielgruppen und Berechtigung auf Zeilenebene über Gruppen in Microsoft Entra ID veröffentlicht, zeigt dieselbe Seite der Geschäftsführung jede Marke, dem Markenleiter jeden Standort und dem Standortleiter einen Standort.
Zwei Dinge erreichen Menschen in Microsoft Teams: das Morgenbriefing, vor Öffnung der Autohäuser in den Gruppenkanal und jeden Standortkanal gepostet, und jede Differenz zwischen einem DMS und einem Importeursportal, je Fahrzeug aufgelistet und dem Standortcontroller mit Erwähnung zugewiesen. Nichts wird saldiert oder versteckt, und der Roboter ändert nie eine Zahl: Ein fehlender Auszug erscheint als Lücke, nicht als fortgeschriebene Zahl von gestern.
UiPath Orchestrator Zeittrigger, Warteschlangen und Audit; UiPath Robots im Unattended-Betrieb; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft OneDrive & SharePoint und Microsoft Teams; semantische Modelle in Power BI, Apps mit Zielgruppen, Berechtigung auf Zeilenebene und geplante Aktualisierung; die Power BI App in Microsoft Teams
Die Extraktionsroboter je DMS und Portal, Kontrollsummen, Zuordnungstabellen und Definitionsregister, das semantische Modell und seine Seiten, den Abgleich und sein Routing in Teams, das Morgenbriefing, das Runbook
Jedes DMS über seine Exporte, Dateien oder Masken, ohne eine Hersteller-API vorauszusetzen, bevor sie geprüft ist; jedes Importeursportal über unbeaufsichtigte Browser-Automatisierung; das Hauptbuch über seinen Export
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungOrchestrator startet den Lauf nachts und nach jedem Monatsabschluss; jede Quelle, jeder Standort und jeder Tag ist ein Warteschlangenelement mit eigenem Wiederholungsversuch und Protokoll
- SystemRoboter holen Aufträge, Auslieferungen, Bestand, gestempelte und verkaufte Stunden sowie Teileumsatz aus jedem DMS und Zulassungen, Auftragsbestand und Zielerreichung aus jedem Portal
- AutomatisierungJeder Auszug wird datiert und geprüft, Codes werden zugeordnet und das semantische Modell wird aktualisiert; eine fehlgeschlagene Prüfung hält diese Quelle zurück und meldet den Grund an das Finanzteam
- AutomatisierungVor Öffnung der Autohäuser wird das Morgenbriefing in den Gruppenkanal und jeden Standortkanal in Teams gepostet, mit Link zur Power BI App
- AutomatisierungDer Abgleich von DMS und Portal listet jedes Fahrzeug, das in einem System vorhanden ist und im anderen fehlt, und weist es dem Standortcontroller mit Erwähnung zu
- MenschDer Controller erklärt oder korrigiert die Differenz an der Quelle (eine späte Zulassung, ein Vorführwagen, ein falscher Standortcode); Definitionsfragen gehen an das Finanzteam, das entscheidet
- MenschGeschäftsführung, Marken- und Standortleiter lesen dieselbe Seite; der Monat ist zwei Arbeitstage nach dem letzten DMS-Abschluss vollständig
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Geplante Extraktion, Zuordnung und Modellaktualisierung, mit datierter Kopie jedes Auszugs und Protokoll jedes Laufs
- Vollständigkeitsprüfungen und Kontrollsummen sowie das Zurückhalten einer Quelle, die sie nicht besteht
- Den Abgleich von DMS und Portal und die Zuweisung jeder Differenz an einen namentlich benannten Controller
Menschen entscheiden
- Was eine ausgelieferte Einheit, eine produktive Stunde und ein Bruttoertrag je Fahrzeug bedeuten, und welche Ziele und Schwellen das Briefing hervorhebt; jede Änderung wird versioniert
- Ob eine Differenz ein Zeiteffekt, ein Datenfehler oder ein echtes Ereignis ist und was an der Quelle zu korrigieren ist
- Wer zu welcher Zielgruppe gehört
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: eine Engine, eine Ausführungsschicht, ein Ort für menschliche Entscheidungen.
Eingänge
- vier DMS (Verkauf, Bestand, Werkstatt, Teile)
- vier Importeursportale (Zulassungen, Auftragsbestand, Bestand, Ziele)
- der Hauptbuchexport
- Ziele und Zuordnungstabellen in Excel Online
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots (unattended)
- UiPath Integration Service
Zielsysteme
- das semantische Modell und die App in Power BI
- die SharePoint-Bibliothek, das Definitionsregister und die Abgleichliste
Berührungspunkte für Menschen: das Morgenbriefing in Gruppen- und Standortkanälen in Microsoft Teams; in Teams zugewiesene Abgleichposten; die Power BI App in Teams
Eingesetzte Technologien
geplante unbeaufsichtigte Extraktion aus vier DMS und vier Portalen; Warteschlangen, Wiederholungen, Laufhistorie, Audit
Alegt Auszüge ab, liest Zuordnungstabellen, führt die Abgleichliste, postet das Briefing
Aein gesteuertes Modell und eine Seite für Geschäftsführung, Marke und Standort
Awo das Briefing gelesen, Differenzen zugewiesen und die App geöffnet werden
Adie Auszugsbibliothek, das Definitionsregister, die Abgleichliste und die Zuordnungstabellen
Adie Quellen, gelesen, wie jede sie anbietet; keine Herstellerintegration vorausgesetzt
CIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie an Ihren eigenen Daten prüfen können.
Fünfundvierzig wiederkehrende Berichte sind das ganze Modell: 14 Tagesberichte an 22 Arbeitstagen plus 31 Monatsberichte ergeben 339 Berichtsläufe im Monat, und 46 Minuten sind der Durchschnitt zwischen einem zehnminütigen Tagesflash und einer Standort-Scorecard, die den größten Teil eines Tages braucht. 27 € je Stunde sind Vollkosten einer Analystenstelle in einer polnischen Händlergruppe. Nichts wurde bei einem Kunden gemessen; die Zeilen zeigen freigesetzte Kapazität, keine abgebauten Stellen.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Die Zahlen für Gruppe, Marke und Standort stehen vor Öffnung der Autohäuser, sodass die Montagsrunde mit dem Geschäft beginnt und nicht mit der Frage, wessen Zahl stimmt
- Der Monat ist zwei Arbeitstage nach dem letzten DMS-Abschluss vollständig, und eine Serviceabteilung unter ihren Kosten ist in dem Monat sichtbar, in dem es passiert
- Standortleiter und Geschäftsführung lesen dieselbe Seite mit denselben Definitionen, sodass ein Standortvergleich ein Vergleich ist und kein Streit ums Zählen
- Jede Differenz zwischen DMS und Portal ist je Fahrzeug aufgelistet und hat einen Controller als Verantwortlichen, sodass späte Zulassungen und Vorführwagen die Bonusposition nicht mehr verzerren
- Rund 260 Analystenstunden im Monat wandern vom Kopieren zum Erklären von Abweichungen; eine fünfte Marke bedeutet einen Roboter mehr, nicht einen weiteren Analysten
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Gruppe, Marke und Standort sind drei Zielgruppen eines Berichts; niemand pflegt eine zweite Version für einen Leiter, der einen anderen Schnitt will
- Eine Definitionsänderung ist eine Entscheidung mit Verantwortlichem, Datum und Version, sodass jeder Monat so gelesen werden kann, wie er damals definiert war
- Standortvergleiche laufen auf einer Skala, und genau das braucht eine Vergütungsverhandlung mit einem Importeur oder eine Entscheidung über eine Werkstatt
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Kontrolle ist kein Zusatz.
- Roboter nutzen in jedem DMS ein reines Berichtskonto und in jedem Portal das eigene Login der Gruppe; Geheimnisse kommen zur Laufzeit aus dem Credential Store von Orchestrator, hinterlegt in Ihrem Azure Key Vault, nie aus einem Workflow
- Auszüge, Modell und App bleiben in Ihrem Tenant in Microsoft 365; die Automatisierung läuft in der Region Europäische Union der UiPath Automation Cloud mit ihrer Laufhistorie und ihrem Prüfpfad
- Der Zugriff folgt Sicherheitsgruppen in Microsoft Entra ID als App-Zielgruppen und Berechtigung auf Zeilenebene, die für Betrachter gilt, weshalb Geschäftsführung, Marke und Standort Betrachter-Zielgruppen sind
- Personenbezogene Daten bleiben außerhalb des Modells: Der Abgleich führt Fahrzeugkennungen, das Briefing Zahlen und Werte; eine Änderung an Definition oder Zuordnung wird von ihrem Verantwortlichen im Finanzteam freigegeben und versioniert
Warum jetzt
Mehrere Hersteller haben für einzelne Marken oder für Elektromodelle den Agenturvertrieb eingeführt oder angekündigt, und die Händlerverbände haben Bedenken zu Vergütung und Investitionen geäußert; eine Gruppe, die den Ertrag einer Marke je Standort nicht auf einer Skala vergleichen kann, verhandelt ohne eigene Zahl
In Polen wurden im Jahr 2025 597.400 neue Pkw zugelassen, 8,3 % mehr als 2024, mehr als die Hälfte davon nicht rein verbrennungsmotorisch (Quartalsbericht von PZPM und KPMG, 3. Februar 2026); Markenmix, Bestandsalter und Werkstattinhalt bewegen sich schneller, als ein Paket aus der dritten Woche zeigen kann
Roboter, die einen Export oder eine Portalmaske lesen, Zeittrigger in Orchestrator und semantische Modelle mit Berechtigung auf Zeilenebene in Teams sind heute Konfiguration statt Entwicklung, sodass ein DMS ohne API kein Gruppenmodell mehr blockiert; der Zusammenbau kostet derweil rund 7.020 € im Monat
Relevante Führungsrollen
Die Montagsrunde beginnt mit einer Seite, die jeder Leiter schon gesehen hat, und ein Standort unter seinen Kosten ist ein Gespräch im März, keine Entdeckung zum Jahresende
Der konsolidierte Monat existiert am zweiten Arbeitstag, mit Definitionen, die das Finanzteam besitzt, und einem Pfad von jeder Zahl zu ihrem Auszug
Verkaufte Stunden, verfügbare Stunden und Teileumsatz je Standort kommen am nächsten Morgen auf einer Skala für neun Werkstätten
Auslieferungen, Zulassungen und die Lücke dazwischen sind je Standort jeden Morgen sichtbar, bevor die Abrechnung des Importeurs sie aufwirft
Häufige Fragen und Einwände
Dann nutzt der Roboter die Maske, die ein Controller heute nutzt, unbeaufsichtigt und nach Zeitplan, und der Auszug wird datiert und geprüft wie jeder andere. Das ist in Händlergruppen der Normalfall, und deshalb beginnt die Arbeit mit einer Inventur dessen, was jedes System anbietet.
Das Modell ersetzt die Zählung des Importeurs nicht; es zeigt sie neben der eigenen Zählung der Gruppe, mit der Differenz je Fahrzeug und dem Standortcontroller als Verantwortlichem für die Erklärung.
Sie streiten heute schon, in der Sitzung, mit verschiedenen Tabellen. Das Register verlegt den Streit an einen Ort, gibt ihm einen Verantwortlichen im Finanzteam und eine Version und entscheidet ihn einmal.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine Einmarkengruppe auf einem DMS, dessen Berichtsmodul die Zahlen bereits liefert; ein geplanter Export und ein Bericht sind günstiger als ein Modell
- Eine Gruppe, die in wenigen Monaten auf ein DMS konsolidiert; wir vereinbaren die Definitionen jetzt und bauen die Extraktion nach der Umstellung
- Eine Führung, die dem Finanzteam die Definitionen nicht überlassen will; die Automatisierung liefert eine umstrittene Zahl nur schneller
Eine Frage für die nächste Sitzung
Hätte die Werkstatt an unserem kleinsten Standort seit Februar unter ihren Kosten gearbeitet: An welchem Tag dieses Jahres hätte diese Geschäftsführung es erfahren, und aus welchem Bericht?
Vorgehen bei der Umsetzung
Ein Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Eine Inventur jedes Berichts: Quelle, Empfänger, die Form, die jedes System anbietet, und die Zeit, die er heute kostet
- Einen Definitionsworkshop mit dem Finanzteam und den Leitern: eine Gruppendefinition je KPI mit Verantwortlichem
- Extraktionsroboter je DMS und Portal, mit Zeitplänen, Kontrollsummen und der datierten Bibliothek
- Das semantische Modell, Berechtigung auf Zeilenebene, die drei Seiten, das Morgenbriefing und den Abgleich in Teams
- Einen Monat parallel zu den bestehenden Berichten, dann die Umstellung mit Hypercare und Runbook
Wir brauchen von Ihnen
- Die Tagesflashs und das Monatspaket des letzten Monats, so wie die Standorte sie versenden
- Berichtskonten in jedem DMS, Portalkonten und einen Arbeitsbereich in Power BI in Ihrem Tenant
- Einen namentlich benannten Verantwortlichen im Finanzteam für das Definitionsregister und einen Controller je Standort
Etappen
Inventur und Definitionen
Jeder Bericht, seine Quelle und die Form, die jedes System anbietet; eine Gruppendefinition je KPI mit Verantwortlichem
Extraktion
Roboter je DMS und Portal, Zeitpläne, Kontrollsummen und die Bibliothek
Modell und Seiten
Das semantische Modell, Berechtigung auf Zeilenebene, die drei Seiten und das Morgenbriefing
Parallelmonat und Übergabe
Ein Monat neben den bestehenden Berichten, dann Veröffentlichung, Hypercare und Runbook
Abteilungsweit. Der Aufwand hängt davon ab, wie viele DMS und Portale es gibt, ob jedes einen Export, eine Datei oder nur eine Maske bietet, und wie weit die Definitionen der Standorte auseinanderliegen.
Der März erreicht Ihre Geschäftsführung in der dritten Aprilwoche, DMS für DMS.
Geben Sie uns eine Woche Tagesflashs und ein Monatspaket, so wie die Standorte sie versenden. Sie erhalten eine schriftliche Auswertung: welche Zahlen ein Roboter aus jedem System unverändert holen kann, welche zuerst eine Gruppendefinition brauchen, und eine erste Schätzung der Zusammenbaustunden.
DMS-Exporte gegen eine Seite stellenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Das Paket für die Geschäftsführung sollte nicht davon abhängen, wer wann welche Tabelle zusammengefügt hat.
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