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Lösung · Finanzen & Buchhaltung

Die Maschine beginnt zu produzieren und im selben Monat abzuschreiben

Investitionen rechtzeitig im Anlagenverzeichnis

Ein Abrechnungsantrag des Projektverantwortlichen startet Roboter, die Projektkosten sammeln, die Anlagenaufteilung vorschlagen und in SAP buchen, damit die Abschreibung zum richtigen Datum beginnt.

AbteilungslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungDeterministische Automatisierung
6,2 Mio. €liegen in dieser illustrativen Gruppe in Anlagen im Bau, und ein Teil davon produziert seit Monaten, wird fakturiert und ist versichert.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Ihre neueste Fertigungslinie verdient Geld, in Ihren Büchern ist sie noch ein Projekt.

Was sich ändert

Auslöser ist ein Mensch, kein Terminplan.

Geschäftlicher Nutzen

Die Aktivierung erfolgt im Monat der Abnahme, sodass die Abschreibung ab dem Datum läuft, auf das der Standard zeigt.

Beteiligte Systeme

SAP S/4HANA mit Anlagenbuchhaltung und Projektsystem; die Nachweisbibliothek auf SharePoint; das Investitionsmodell in Power BI

Geschäftsproblem

Anlagevermögen

Jede Investition führt zwei Leben. In der Fertigung ist sie ein Projekt mit Terminplan, Budget und Abnahmedatum; im Rechnungswesen ist sie ein Kostensammler, der Bestellungen, Wareneingänge und Eigenleistungen aufnimmt, bis jemand sie für fertig erklärt. Genau diese Erklärung ist das Problem: ein geschäftliches Ereignis, das die Person auslöst, welche die Maschine abgenommen hat, und das eine Buchhalterin erreichen muss, die nicht dabei war.

Meist erreicht es sie nicht, oder erst spät. Die Arbeit des Projektverantwortlichen endet, wenn die Linie gute Ware macht, und der Papierkram danach ist der uninteressanteste Teil seiner Woche. Das Protokoll wird unterschrieben und zu den Projektunterlagen gelegt; in SAP bewegt sich nichts, weil in SAP nichts danach schaut. Die Anlagenbuchhaltung erfährt es aus der Quartalsauswertung oder wenn der Prüfer fragt, warum eine Position über 1,4 Mio. € seit zwei Jahren offen ist.

In der Gruppe hört der Verzug auf, eine Verwaltungsfrage zu sein. Anlagen im Bau werden nicht abgeschrieben, also trägt eine spät abrechnende Gruppe Kosten, wo sie Aufwand ausweisen müsste, und ihr Investitionsbericht lässt sich nicht mit dem vom Aufsichtsgremium genehmigten Plan abstimmen. Versicherungsverzeichnis und Instandhaltungsstammdaten erben denselben Verzug.

Wie es heute läuft

So sieht die Aktivierung überall dort aus, wo Ingenieure die Projekte führen und Buchhalterinnen sie abrechnen.

  1. MenschDer Projektverantwortliche nimmt die Maschine ab, unterschreibt das Abnahmeprotokoll und legt es zu den Projektunterlagen
  2. WartezeitDie Anlagenbuchhaltung hört davon, wenn jemand es erwähnt, typischerweise nach einem bis fünf Monaten
  3. MenschDie Buchhalterin zieht den WBS-Kostenbericht, exportiert zweihundert Positionen nach Excel und entscheidet, was zur Maschine gehört, was zum Gebäude und was gar nicht aktivierungsfähig ist
  4. MenschAufteilung, Nutzungsdauern und Abnahmedatum werden anschließend per E-Mail mit einem Verantwortlichen abgestimmt, der nach drei Tagen antwortet
  5. SystemAnlagenstammsätze entstehen einzeln, danach werden die Anlagen im Bau mit demjenigen Anlagenbezugsdatum abgerechnet, das die Buchhalterin für richtig hält
  6. FehlerrisikoNiemand stimmt ab, was offen bleibt: Die Quartalsliste umfasst neunzig Positionen, und die ältesten Einträge stammen aus der Zeit vor dem heutigen Controller
  7. WartezeitDie Abschreibung bereits produzierender Anlagen beginnt im Monat des fertigen Papierkrams, nicht im Monat der Abnahme
MenschWartezeitSystemFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Die Kosten wachsen dort, wo niemand hinsieht.

  • Eine Abrechnung zusammenzustellen ist Recherche, keine Buchhaltung. Jemand liest zweihundert Kostenpositionen, öffnet Wareneingänge, um zu sehen, was tatsächlich geliefert wurde, und fragt einen Ingenieur, was eine Position namens "Montagearbeiten" umfasst, bevor überhaupt etwas erfasst wird.
  • Eine zu spät begonnene Abschreibung korrigiert sich nicht still. Der in einem Jahr fehlende Aufwand taucht in einem späteren auf, und geplante und tatsächliche Investitionen beschreiben am Ende zwei verschiedene Dinge.
  • Anlagen im Bau werden zum Ort, an dem Entscheidungen aufgeschoben werden. Eine Position, über die niemand streiten will, wird vorgetragen und zum Jahresende unter Termindruck ausgebucht, im denkbar schlechtesten Moment für ein Urteil über die Nutzungsdauer.
  • Alles zur Aufteilung steckt in einer Person. Welche Kostenart zu welcher Anlagenklasse gehört, welche Lieferantenposition ein Ersatzteil ist und welche schon die Maschine: Die Frage liefert einen Namen, kein Dokument.

Kosten des Nichtstuns

Zwölf Monate Abrechnungspapierkram im heutigen Tempo≈ 27.540 €
Dieselbe Gewohnheit über einen dreijährigen Investitionsplan≈ 82.800 €
Abschreibungsaufwand im falschen Jahr, bei durchschnittlich drei Monaten Verzug≈ 300.000 €

Eine späte Aktivierung löst nirgends Alarm aus. Das Werk produziert, der Lieferant wird bezahlt, die Projektakte wird geschlossen, und das Einzige, was der Fertigung widerspricht, ist ein Verzeichnis, in das zwischen zwei Prüfungen niemand schaut. Deshalb überstehen die ersten beiden Zeilen jede Effizienzrunde: zweieinhalb Stunden, siebenundzwanzig Mal im Monat, ohne eine Kostenstelle namens Aktivierung.

Die dritte Zeile ist Arithmetik auf dem Szenario, kein Geld, das das Unternehmen verlässt. Nehmen Sie 12 Mio. € des 40-Mio.-€-Plans, die im Schnitt drei Monate zu spät ins Verzeichnis kommen; bei zehn Jahren Nutzungsdauer sind das 12 Mio. € × 10% × 3/12, also rund 300.000 € Abschreibungsaufwand, der in einer späteren Periode ausgewiesen wird als in der, in die er gehört. Er kehrt sich mit der Zeit um, weshalb es leicht ist, damit zu leben, und wonach der Prüfer fragt, wenn eine Anlage im Bau zwei Jahre alt wird.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Eine Fertigungsgruppe mit drei Werken in Polen und Deutschland, SAP S/4HANA mit Anlagenbuchhaltung und Projektsystem, Microsoft 365 E3; der Investitionsplan liegt bei rund 40 Mio. € im Jahr, und die Anlagenbuchhaltung sitzt in einem Shared-Service-Center mit einer erfahrenen Buchhalterin und einer Vertretung.

Volumen

Rund 320 Abrechnungen, Umbuchungen und Abgänge im Jahr, etwa 27 pro Monat, aus denen rund 190 neue Anlagenstammsätze entstehen; die Anlagen im Bau liegen im Mittel bei 6,2 Mio. €, darunter Anlagen, die bereits produzieren.

Heutiger Prozess

Der Verantwortliche unterschreibt das Protokoll und legt es ab, die Buchhalterin erfährt später davon, baut die Kostenaufteilung in Excel nach, stimmt sie per E-Mail ab und bucht die Abrechnung von Hand, Stammsatz für Stammsatz.

Engpass

Rund zweieinhalb Stunden je Abrechnung, sobald der Vorgang das Rechnungswesen erreicht, und ein Verzug von einem bis fünf Monaten, bis er das tut, sodass das Verzeichnis die Werke in ihrem früheren Zustand beschreibt.

Lösung

Der Verantwortliche stellt den Abrechnungsantrag in Microsoft Teams; Roboter holen die Kostenpositionen, Wareneingänge und Obligos des Projekts aus SAP, schlagen Anlagenaufteilung, Nutzungsdauern und Aktivierungsdatum anhand der Regeltabelle vor und leiten eine Freigabe an Buchhalterin und Verantwortlichen.

Möglicher Effekt

Im modellierten Fall erfolgt die Aktivierung im Monat der Abnahme statt ein bis fünf Monate später, aus zweieinhalb Stunden wird eine Freigabe, und jede offene Anlage im Bau trägt einen Verantwortlichen und ein Alter. Die Zahlen sind ein Modell dieses Szenarios, keine Messung bei einem Kunden.

Vorgeschlagene Lösung

Auslöser ist ein Mensch, kein Terminplan. Sobald eine Maschine abgenommen ist, öffnet der Projektverantwortliche den Abrechnungsantrag in Microsoft Forms im Teams-Kanal des Projekts: welches Projekt, ab wann die Anlage nutzbar ist, wo das Protokoll liegt. Power Automate prüft die Antwort, legt das Protokoll auf SharePoint ab und schreibt den Antrag in eine Liste, die UiPath beobachtet.

Was folgt, ist deterministisch. Ein Roboter liest die Kostenpositionen des WBS-Elements, die dahinterliegenden Wareneingänge und die noch offenen Obligos und wendet dann die Regeltabelle der Gruppe an: Kostenart auf Anlagenklasse, Klasse auf Nutzungsdauer und Abschreibungsschlüssel, Abnahmedatum auf Aktivierungsdatum. Nicht zuordenbare Positionen werden markiert statt geraten, und es entsteht je Anlage eine vorgeschlagene Zeile samt der Kostenpositionen dahinter.

Die Freigabe ist eine Aufgabe, kein E-Mail-Verlauf. Buchhalterin und Projektverantwortlicher erhalten dieselbe Action-Center-Aufgabe innerhalb von Microsoft Teams: vorgeschlagene Anlagen, nicht zuordenbare Positionen, Beginn der Abschreibung. Sobald beide gehandelt haben, legt der Roboter die Anlagenstammsätze an, rechnet die Anlagen im Bau mit dem Anlagenbezugsdatum aus dem Protokoll ab und archiviert die Nachweismappe. Umbuchungen und Abgänge nehmen denselben Weg, und ein monatlicher Wächter listet jede Anlage im Bau oberhalb der Schwelle mit dem Namen ihres Verantwortlichen.

Genutzte native Funktionen

Microsoft Forms mit dem Antwort-Trigger in Power Automate; UiPath Orchestrator mit Warteschlangen, Triggern, Credential Store und Prüfpfad; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft OneDrive & SharePoint und Microsoft Teams; UiPath Action Center Aufgaben als handlungsfähige Benachrichtigungen in Teams; SAP OData und SAP BAPI Konnektoren mit UiPath SAP WinGUI Aktivitäten; die Teams Approvals App; Power BI als Registerkarte im Kanal

Was wir bauen

Das Antragsformular und seine Prüfung, das Abrechnungsregister, die Regeltabelle für Anlagenklassen, Nutzungsdauern und Abschreibungsschlüssel, den Aufteilungsvorschlag, die Freigabesteuerung, die SAP-Buchung, die Nachweismappe, den Wächter und das Berichtswesen

Individuelle Integration

Anlagenstammsätze, Abrechnungen, Umbuchungen und Abgänge in SAP S/4HANA über die Standardschnittstellen, wo es sie gibt, und über die SAP-Transaktionen mit UiPath SAP Aktivitäten, wo es sie nicht gibt; die Instandhaltungsstammdaten, wenn die Gruppe dort die neue Anlagennummer haben möchte

So läuft der automatisierte Prozess

  1. MenschDer Projektverantwortliche stellt aus dem Teams-Kanal des Projekts einen Antrag auf Abrechnung, Umbuchung oder Abgang: welches Projekt, Abnahmedatum, Protokoll
  2. AutomatisierungPower Automate prüft den Antrag, legt das Protokoll auf SharePoint ab und schreibt ihn in die Abrechnungsliste
  3. AutomatisierungOrchestrator übernimmt den Vorgang, und ein Roboter holt WBS-Kostenpositionen, Wareneingänge und offene Obligos aus SAP
  4. AutomatisierungDie Regeltabelle schlägt je Anlage eine Zeile vor: Klasse, Nutzungsdauer, Abschreibungsschlüssel und Aktivierungsdatum aus dem Protokoll; nicht zuordenbare Positionen werden markiert
  5. MenschBuchhalterin und Projektverantwortlicher geben den Vorschlag frei oder korrigieren ihn in einer Action-Center-Aufgabe innerhalb von Microsoft Teams
  6. AutomatisierungDer Roboter legt die Anlagenstammsätze an und rechnet die Anlagen im Bau mit dem Anlagenbezugsdatum aus dem Protokoll ab, sodass die Abschreibung im Monat der Abnahme beginnt
  7. AutomatisierungDie Nachweismappe wird unter der Anlagennummer abgelegt: Kostenpositionen, Protokoll, angewandte Regeln, beide Freigaben
  8. AutomatisierungMonatlich listet ein Wächter jede Anlage im Bau oberhalb der Schwelle mit Verantwortlichem und Alter und aktualisiert die Power-BI-Seite im Investitionskanal
MenschAutomatisierung

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Das Sammeln der Kostenpositionen, Wareneingänge, Obligos und des Protokolls hinter einem Antrag
  • Den Vorschlag für Anlagenaufteilung, Klasse, Nutzungsdauer, Abschreibungsschlüssel und Aktivierungsdatum aus der Regeltabelle
  • Das Buchen der Abrechnung, Umbuchung oder des Abgangs in SAP und die Ablage der Nachweise unter der Anlagennummer
  • Die monatliche Wachliste, die Altersstruktur der Anlagen im Bau je Verantwortlichem und die Investitionen gegen Plan

Menschen entscheiden

  • Ob die Anlage tatsächlich nutzbar ist und ab welchem Datum, was eine Aussage des Verantwortlichen ist und keine Rechnung
  • Wie mit allem umzugehen ist, was die Regeltabelle nicht zuordnen kann, und mit Komponenten, die nach Urteil der Buchhalterin aufwandswirksam gehören
  • Nutzungsdauern, die von der Gruppentabelle abweichen, als dokumentierte Entscheidung des Rechnungswesens
  • Abgänge, Verschrottungen und Umbuchungen, die neben der Buchhalterin auch das aufnehmende Werk brauchen

Vorher und nachher

VorherNachher
Aufwand je Abrechnung oder Umbuchungrund 2,5 Std.eine Freigabe auf einem fertigen Vorschlag
Verzug von der Abnahme bis zur Aktivierung1 bis 5 Monatemodelliert: der Monat der Abnahme
Anlagen im Bau älter als 90 Tagevor dem Jahresabschluss gesichtetmonatlich mit benanntem Verantwortlichen gelistet

Systeme und Integrationen

Jeder Eintrag lässt sich in der Herstellerdokumentation prüfen. Die Evidenzklasse steht daneben.

Eingänge

  • der Abrechnungsantrag aus Microsoft Forms
  • WBS-Kostenpositionen und offene Obligos in SAP
  • die dahinterliegenden Wareneingänge
  • das unterschriebene Abnahmeprotokoll auf SharePoint
  • die Regeltabelle der Gruppe für Anlagenklassen und Nutzungsdauern

Automatisierungsschicht

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center
  • Power Automate

Zielsysteme

  • SAP S/4HANA mit Anlagenbuchhaltung und Projektsystem
  • die Nachweisbibliothek auf SharePoint
  • das Investitionsmodell in Power BI

Berührungspunkte für Menschen: das Antragsformular im Teams-Kanal des Projekts; die Freigabeaufgabe im Action Center; die monatliche Wachliste im Investitionskanal

der Abrechnungsantrag aus Microsoft FormsUiPath OrchestratorUiPath RobotsSAP S/4HANA mit Anlagenbuchhaltungdas Antragsformular im Teams-Kanal des Projekts

Eingesetzte Technologien

Microsoft Forms + Power Automate

der Antrag auf Abrechnung, Umbuchung und Abgang, geprüft und ins Register geschrieben

A
UiPath Robots + Orchestrator

ein Warteschlangeneintrag je Antrag, die SAP-Arbeit, Wiederholungen, Zugangsdaten und Prüfpfad

A
UiPath SAP automation (SAP OData und SAP BAPI Konnektoren, SAP WinGUI Aktivitäten)

Kostenpositionen und Wareneingänge heraus, Anlagenstammsätze und Abrechnungen hinein

A
UiPath Action Center

der Abrechnungsvorschlag, freigegeben von Buchhalterin und Verantwortlichem ohne Teams zu verlassen

A
Microsoft Teams (Approvals app)

wo Anträge gestellt, Abgänge freigegeben und die Wachliste veröffentlicht werden

A
Microsoft SharePoint

die Protokollbibliothek und je Anlagennummer eine Nachweismappe

A
Power BI

Altersstruktur der Anlagen im Bau je Verantwortlichem, Investitionen gegen Plan, Aktivierungsverzug

A
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Die Rechnung ist offen, damit man ihr widersprechen kann.

Illustratives Modell
27 Abrechnungen und Umbuchungen pro Monat × 150 Minuten Vorbereitung, Abstimmung und Buchung≈ 68 Std. / Monat
68 Std. × 34 € Vollkostensatz pro Stunde≈ 2.300 € / Monat
× 12 Monate≈ 27.540 € / Jahr
Jährlich freigesetzte Kapazität (illustrativ)≈ 27.540 €

Eine Abrechnung wird hier als ein Vorgang von Anfang bis Ende bewertet, weil sie so bearbeitet wird: Kostenbericht lesen, entscheiden, welche Positionen zu welcher Anlage gehören, Aufteilung und Abnahmedatum mit dem Verantwortlichen abstimmen, dann erfassen, buchen und ablegen. Die verspätete Abschreibung steht nicht in dieser Tabelle, ebenso wenig das Aufräumen alter Bestände zum Jahresende. 34 € je Stunde sind ein Vollkostensatz für eine erfahrene Anlagenbuchhalterin in Mitteleuropa; nichts davon wurde bei einem Kunden gemessen.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Die Aktivierung erfolgt im Monat der Abnahme, sodass die Abschreibung ab dem Datum läuft, auf das der Standard zeigt, und nicht ab dem Eingang der Unterlagen
  • Der Projektverantwortliche meldet ein Ereignis, das er ohnehin kennt, in drei Antworten, statt nach Angaben gefragt zu werden, die er anschließend rekonstruiert
  • Eine Abrechnung ist kein halber Tag Kostenberichte mehr; die Buchhalterin prüft einen fertigen Vorschlag und gibt ihn frei oder korrigiert ihn
  • Anlagen im Bau sind kein Wartezimmer mehr: Jede offene Position trägt Alter, Wert und eine Person, Umbuchungen und Abgänge nehmen denselben Weg, und die Investitionen lassen sich gegen den Plan lesen

Aus Sicht der Geschäftsführung

  • Investitionen werden in der Form sichtbar, in der das Gremium sie genehmigt hat, Projekt für Projekt, statt als Summe, die im Hauptbuch endet, und der Verzug zwischen Abnahme und Aktivierung wird zu einer monatlichen Zahl mit Verantwortlichem
  • Nutzungsdauern und Anlagenklassen kommen in drei Werken aus einer Tabelle, und jede Abweichung ist eine dokumentierte Entscheidung
  • Prüfungsnachweise entstehen, ohne zusammengesucht zu werden: Protokoll, Kostenpositionen, angewandte Regeln und zwei Freigaben unter der Anlagennummer

KPIs für die Geschäftsführung

durchschnittliche Tage von der Nutzbarkeit bis zur AktivierungWert der Anlagen im Bau älter als neunzig TageAnteil der im Abnahmemonat gebuchten AbrechnungenInvestitionen gegen Plan je Projekt

Sicherheit und Governance

Sicherheit wird mit dem Prozess entworfen, nicht danach.

  • Der Roboter bucht mit einem eigenen SAP-Konto, beschränkt auf Anlagenbuchhaltung und Projektabrechnung und ansonsten nur lesend; seine Zugangsdaten werden zur Laufzeit aus dem Credential Store Ihrer Umgebung gezogen, dem eigenen des Orchestrator oder Azure Key Vault, und jede Buchung trägt die Nummer ihres Antrags
  • Niemand aktiviert allein. Eine Abrechnung wird erst gebucht, nachdem der Verantwortliche das Abnahmedatum und die Buchhalterin die Aufteilung bestätigt hat, und beide Handlungen sind an der Anlage festgehalten
  • Anträge, Protokolle, Nachweismappen und Freigaben bleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant, die Automatisierung läuft in der EU-Region der UiPath Automation Cloud, und die Regeltabelle ist versioniert: Eine Änderung von Anlagenklasse, Nutzungsdauer oder Schwellenwert braucht den Eigentümer der Bilanzierungsrichtlinie

Warum jetzt

01

Die Abschreibung beginnt, wenn ein Vermögenswert nutzbar ist, im Zustand und am Ort, die das Management vorgesehen hat: eine Tatsache, die in der Fertigung bekannt und dort selten festgehalten ist. Ein Verzeichnis, das mit dem Eingang der Unterlagen startet, weist ein Datum aus, auf das der Standard nicht zeigt, Monat für Monat

02

Investitionspläne in der Fertigung steigen mit Automatisierungs-, Energie- und Kapazitätsprogrammen, und jedes Projekt legt demselben Zweierteam eine weitere Anlage im Bau auf den Tisch; die modellierten 2.300 € im Monat sind die kleinere Hälfte der Kosten

03

Die Bausteine sind gewöhnlich und belegt: SAP OData und BAPI Konnektoren zum Lesen und Buchen, SAP GUI Aktivitäten dort, wo keine Schnittstelle existiert, Action-Center-Aufgaben innerhalb von Teams und ein Antrag über Microsoft Forms. Nichts davon braucht KI, denn die Zuordnung von Kostenpositionen zu Anlagenklassen ist eine Regelaufgabe

Relevante Führungsrollen

CFO

Das Ergebnis hängt nicht mehr davon ab, wann ein Protokoll im Shared-Service-Center ankam, und die Investitionen lassen sich gegen den genehmigten Plan lesen

Werkleiter

Die von seinem Team abgenommene Maschine steht im Verzeichnis, im Versicherungsvertrag und in den Instandhaltungsstammdaten in dem Monat, in dem sie zu produzieren begann

Leiter Shared Services

Zwei Personen bauen keine Kostenaufteilungen mehr in Excel nach, und die Anlagen im Bau sind kein Jahresendproblem mehr

Häufige Fragen und Einwände

Unsere Buchhaltung sichtet die Anlagen im Bau ohnehin jedes Quartal.

Diese Sichtung zeigt, was offen ist, nicht was fertig ist. Hier ist der Auslöser die Person, die die Maschine abgenommen hat, und die Wachliste kommt monatlich mit Namen und Alter je Position.

Die Aufteilung in Anlagen ist ein Urteil, keine Regel.

Zum Teil ja, und dieser Teil bleibt im Rechnungswesen. Die Tabelle schlägt das Wiederkehrende vor: Kostenart auf Anlagenklasse, Klasse auf Nutzungsdauer und Abschreibungsschlüssel, Protokolldatum auf Aktivierungsdatum. Was sie nicht zuordnen kann, kommt als benannte Ausnahme.

Projektverantwortliche füllen kein weiteres Formular aus.

Es ersetzt E-Mails, die sie ohnehin schreiben. Drei Fragen, im Teams-Kanal, den sie für das Projekt ohnehin nutzen; die Alternative sind dieselben Angaben, über drei Wochen einzeln abgefragt.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Unternehmen mit einer Handvoll Investitionen im Jahr, bei denen eine Buchhalterin und eine Kalendererinnerung weniger kosten als eine Automatisierung
  • Gruppen, deren Projekte keine Kosten auf einem WBS-Element oder Innenauftrag sammeln, weil direkt auf Sachkonten gebuchte Kosten nichts zum Abrechnen übrig lassen
  • Werke, in denen das Abnahmedatum nirgends festgehalten wird, weil die Automatisierung ein geratenes Datum schneller bucht als ein Mensch; das eigentliche Projekt ist dann die Protokolldisziplin

Eine Frage für die nächste Sitzung

Kann dieses Gremium das Datum nennen, an dem jede unserer drei größten Anlagen im Bau nutzbar wurde, und erklären, warum die Abschreibung nicht ab diesem Datum lief?

Vorgehen bei der Umsetzung

Die Umsetzung läuft in Etappen, damit sie jederzeit gestoppt werden kann.

Wir liefern

  • Ein abgeschlossenes Investitionsjahr, auseinandergenommen: die Abrechnungen und Umbuchungen, wie jede aufgeteilt wurde und wo die Abnahmedaten tatsächlich lagen
  • Die Regeltabelle von der Kostenart zur Anlagenklasse und von der Klasse zu Nutzungsdauer und Abschreibungsschlüssel, so geschrieben, dass ein Prüfer sie lesen kann
  • Das Antragsformular mit seiner Prüfung, das Abrechnungsregister, die Protokollbibliothek, den Kostenpositionsleser und den Aufteilungsvorschlag
  • Die SAP-Buchung mit Fehlerbehandlung, die Action-Center-Freigabe, die monatliche Wachliste und die Power-BI-Seite, danach einen Pilot in einem Werk und ein Runbook

Wir brauchen von Ihnen

  • Zwei abgeschlossene Jahre an Abrechnungen samt der zugehörigen Kostenberichte, darunter drei Fälle, die die Buchhalterin als schwierig erinnert
  • Einen Prozessverantwortlichen in der Anlagenbuchhaltung, einen Sponsor unter den Projektverantwortlichen und die Person, der die Nutzungsdauer-Richtlinie gehört
  • Ihre Aktivierungsrichtlinie sowie technische Konten in SAP mit Leserechten in Projektsystem und Anlagenbuchhaltung und Buchungsrechten nur für die in der Richtlinie genannten Belegarten

Etappen

Analyse

Ein Investitionsjahr, die tatsächlichen Aufteilungsentscheidungen, die Abnahmenachweise und die Lesbarkeit der Daten in SAP

Design und Bau

Regeltabelle, Freigabesteuerung, Schwellenwerte, Sicherheitsmodell, danach Antragsformular, Kostenpositionsleser, SAP-Buchung und Berichtswesen

Validierung

Nachspielen eines abgeschlossenen Jahres gegen das tatsächlich Gebuchte, dann Feinabstimmung der Regeln mit der Buchhalterin

Go-live

Ein Werk unter Aufsicht, danach die übrigen, Abgänge und Umbuchungen zuletzt

Abteilungsweit. Der Aufwand folgt der Vielfalt der Aufteilungsregeln und der Qualität der Abnahmenachweise, nicht der Zahl der Werke: ein Bewertungsplan und ein diszipliniertes Protokoll sind ein kurzes Projekt, drei Gesellschaften mit eigenen Aktivierungsgewohnheiten nicht.