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Sechzig Kostenstellen, eine Vorlage, eine Version und ein Forecast zum Termin

Budget- und Forecast-Erhebung ohne Versionschaos

Vorlagen entstehen je Kostenstelle mit bereits eingetragenen Ist-Zahlen, Verantwortliche reichen im Browser ein, jede Einreichung wird sofort geprüft, und die Konsolidierung läuft von selbst.

AbteilungslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungDeterministische Automatisierung
72Analystentage im Jahr gehen für Erstellen, Anmahnen, Prüfen und Konsolidieren von Budget- und Forecast-Vorlagen in diesem Modellunternehmen auf.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Schluss damit, ein Vierteljahr Analystenzeit mit dem Einsammeln von Tabellen zu verbringen.

Was sich ändert

Ausgangspunkt ist eine einzige geführte Vorlage statt sechzig Kopien.

Geschäftlicher Nutzen

Der Zyklus endet an dem Tag, an dem er enden sollte, weil Anmahnen und Prüfen am Ende keine manuellen Schritte mehr sind.

Beteiligte Systeme

SharePoint Planungswebsite und Archiv; das Konsolidierungsmodell in Excel; Power BI Semantikmodell

Geschäftsproblem

Planung & Controlling

Jedes Unternehmen, das budgetiert, hat denselben Vertrag zwischen Finanzbereich und Linie: Die Linie weiß, was sie ausgeben will, der Finanzbereich weiß, welche Form die Zahl haben muss. Heute ist dieser Vertrag ein E-Mail-Anhang, und sobald er den Postausgang der Analystin verlässt, ist er nicht mehr ein Dokument, sondern sechzig, die auseinanderlaufen.

Das ist keine Nachlässigkeit. Eine Lagerleitung fügt zwei Zeilen ein, weil es keine Position für Leiharbeit gibt. Eine Regionalleitung schickt die Datei an eine Kollegin, die sie mit Werten über den Formeln zurückgibt. Jemand plant in Lokalwährung, weil die Kurszelle leer war. Jedes dieser Verhalten ist für eine ausgelastete Führungskraft vernünftig, und jedes kostet die Analystin einen Anruf, eine korrigierte Zelle und eine weitere Version.

Drei Gruppen spüren es. Die beiden FP&A-Analysten richten ihr Quartal am Einsammeln aus, nicht an der Analyse. Die sechzig Kostenstellenverantwortlichen erleben Planung als Verwaltungspflicht mit Frist und ohne Kontext. Die Finanzleitung präsentiert einen Forecast, der in den letzten achtundvierzig Stunden zusammengesetzt wurde, und beantwortet Fragen, deren Erklärung in irgendeinem Postfach liegt.

Wachstum verschärft das auf eine bestimmte Weise. Kostenstellen vermehren sich schneller als Analysten, eine Reorganisation nummeriert mitten im Zyklus die Hälfte davon um, und die Konsolidierungsmappe bekommt ein weiteres Blatt und weitere Verknüpfungen, bis niemand mehr eine Formel darin anfassen will.

Wie es heute läuft

Sechzig Mappen verlassen die Finanzabteilung, und sechzig Zahlensätze kommen zurück: So läuft der Zyklus in den meisten Unternehmen, die in Excel planen.

  1. MenschEine Analystin kopiert die Mappe des letzten Zyklus, benennt die Blätter um, fügt frische Ist-Zahlen aus einem SAP-Export ein und legt sechzig Dateien auf einem Laufwerk ab
  2. MenschSechzig E-Mails gehen hinaus, mit der Datei im Anhang und der Frist im Betreff
  3. WartezeitDie Rückläufe kommen über zwei bis drei Wochen: teils als Anhang, teils als Link, einige eingescannt
  4. MenschDie Analystin prüft jede Datei: ob die Summen stimmen, ob der Personalstand zur HR-Liste passt, ob Fremdwährungszeilen den Planungskurs verwenden
  5. FehlerrisikoEingefügte Zeilen, überschriebene Formeln und eingefügte Werte bleiben bis zur Konsolidierung unbemerkt, manchmal bis zur Sitzungsunterlage
  6. WartezeitDie Zahlen werden in eine Mappe mit einem Blatt je Kostenstelle übertragen; alles, was nicht aufgeht, löst eine E-Mail und eine zweite und dritte Korrekturrunde aus
  7. MenschAbweichungskommentare werden getrennt angefragt, kommen als Fließtext per E-Mail und werden in der Nacht vor der Sitzung in die Unterlage übertragen
MenschWartezeitFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Die Kosten wachsen dort, wo niemand hinsieht.

  • Das Abtippen ist der billigste Teil der Rechnung. Zu rekonstruieren, was jemand gemeint hat, herauszufinden, welche von drei Dateien aktuell ist, und eine gerissene Verknüpfung zu reparieren, kostet mehr Analystenzeit als das Tippen je gekostet hat, und nichts davon wird irgendwo erfasst.
  • Späte Information verliert an Wert. Ein Forecast, der die Geschäftsführung zwei Wochen nach dem Stichtag erreicht, beschreibt ein bereits laufendes Quartal, also fallen Entscheidungen zu Einstellungen, Bestand und Investitionen auf Basis des alten Bildes.
  • Die Verantwortlichen lernen, was die Übung wert ist. Eine Vorlage ohne die eigenen Ist-Zahlen lädt dazu ein, das Vorjahr plus einen Prozentsatz einzutragen, also einen Plan, den niemand verteidigt und den alle später korrigieren.
  • Die Kontinuität hängt an einer Mappe und der Person, die sie versteht. Eine Prüfanfrage nach der freigegebenen Version des Vorjahres wird zur Archäologie in Postfächern und undokumentierten Verknüpfungen.

Kosten des Nichtstuns

Ein Planungsjahr Erhebung im heutigen Tempo≈ 20.160 €
Derselbe Aufwand über einen dreijährigen Planungshorizont≈ 60.480 €
Ein Planungsjahr mit den Stunden der sechzig Verantwortlichen≈ 45.360 €

FP&A fängt das sechsmal im Jahr auf, und aus den sechs werden nicht fünf. Unverändert bleibt der Kalender: Jedes Quartal landet der Forecast nach den Entscheidungen, die er stützen sollte, und jede Budgetrunde endet mit einer Woche Abstimmung, die niemand eingeplant hat. Jede Reorganisation nummeriert Kostenstellen um, und die sechzig Dateien werden von Hand neu gebaut, sodass der Prozess genau dann langsamer wird, wenn sich das Geschäft am schnellsten ändert.

Das leisere Risiko ist, dass der Plan nicht verteidigt werden kann. Wenn eine Prüfung, eine Bank oder eine neue Finanzleitung fragt, wie das freigegebene Budget einer Kostenstelle im März aussah und wer es freigegeben hat, muss die Antwort aus Postfächern und einer Mappe zusammengesucht werden, deren Verknüpfungen niemand öffnen möchte.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Ein Distributor für Krankenhausbedarf und medizinische Verbrauchsmaterialien: vier Regionallager, ein Ausschreibungsbüro, ein Außendienst-Service, rund 900 Beschäftigte. Das Hauptbuch liegt in SAP, Microsoft 365 E3 ist vorhanden, geplant wird in Excel. Sechzig Kostenstellen, jede mit benannter Verantwortung.

Volumen

Sechs Erhebungszyklen im Jahr, das Jahresbudget in zwei Runden und je Quartal eine Forecast-Runde: 360 Einreichungen mit jeweils rund vierzig Planungszeilen. Etwa die Hälfte braucht eine Korrekturrunde.

Heutiger Prozess

Drei Personen im FP&A bauen die Mappen aus der Datei des letzten Zyklus, versenden sie per E-Mail, mahnen Fehlendes an und übertragen die akzeptierten Zahlen in eine Konsolidierungsmappe mit sechzig Blättern.

Engpass

Rund zwölf Analystentage je Zyklus gehen für Erstellung, Anmahnen, Prüfung, Korrekturen und Konsolidierung auf. Der Forecast erreicht die Geschäftsführung etwa zwei Wochen nach dem Stichtag, wenn der erste Monat des Quartals fast vorbei ist.

Lösung

Robots erzeugen je Kostenstelle eine Mappe mit bereits eingetragenen Ist-Zahlen, Personalstand und Planungskursen. Die Verantwortlichen füllen sie im Browser im eigenen Ordner aus, jede Einreichung wird beim Absenden geprüft, akzeptierte Versionen werden gekennzeichnet und archiviert, und Erinnerungen, Status und Kommentare liegen in Microsoft Teams.

Möglicher Effekt

Im Modellfall wird aus Erhebungsaufwand Prüfaufwand, der konsolidierte Forecast steht innerhalb weniger Tage nach dem Stichtag statt nach Wochen, und jede Zeile trägt Einreichende, Version und den Satz, der sie erklärt. Die Zahlen sind ein Modell, keine Messung.

Vorgeschlagene Lösung

Ausgangspunkt ist eine einzige geführte Vorlage statt sechzig Kopien. Der Finanzbereich besitzt eine Mustermappe: Zeilenstruktur, Eingabebereiche, Auswahllisten, Kommentarfelder und gesperrte Bereiche. Zu Zyklusbeginn liest ein Robot die Kostenstellenstammdaten, holt aus SAP die Ist-Zahlen je Kostenstelle und Konto samt Planungskursen und Personalliste und baut daraus je Kostenstelle eine Mappe, sodass die Verantwortlichen zwölf Monate eigener Ist-Zahlen, die aktuelle Run-Rate und das freigegebene Budget vor sich haben statt eines leeren Rasters.

Die Datei wandert nicht. Sie liegt im Ordner der Verantwortlichen auf der SharePoint-Planungswebsite, mit Berechtigungen aus der Entra ID Gruppe, die den Kostenstellenstammdaten folgt, und wird in Excel Online bearbeitet. Beim Absenden übergibt ein Flow die Mappe den Regeln: Summen gehen auf, der Personalstand passt zur HR-Liste, Währungszeilen nutzen den Planungskurs, die Struktur ist unverändert, und jede Zeile über der vereinbarten Schwelle trägt einen schriftlichen Kommentar. Verstöße kommen binnen Minuten als Karte in Microsoft Teams zurück, mit Zelle und Regel benannt, sodass die Person sie sieht, die die Zahl korrigieren kann.

Was besteht, wird mit Zyklus und Version gekennzeichnet, schreibgeschützt archiviert und an das Konsolidierungsmodell hinter dem Power BI Managementbericht angehängt. Erinnerungen, Eskalation, der Live-Status aller sechzig Kostenstellen und die Freigabe durch das Controlling laufen in Teams. Das ist keine Planungsanwendung: keine Modellierungslogik, kein Umlagebuch. Es ist die Erhebungs-, Prüf- und Versionsschicht um das Modell, das Sie ohnehin betreiben, und falls Sie später ein Planungswerkzeug kaufen, wandern Regeln, Stammdaten-Mapping und Kommentarhistorie mit.

Genutzte native Funktionen

SharePoint Dokumentbibliotheken mit Metadaten, Berechtigungen und Versionsverlauf; Excel Online und Office Scripts, aus Power Automate ausgeführt; Microsoft Lists als Einreichungsregister; Zeit-Trigger, Warteschlangen und Prüfprotokolle in UiPath Orchestrator; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft OneDrive & SharePoint und Microsoft Teams; Adaptive Cards über die Workflows-App in Teams; Microsoft Teams Approvals App; Power BI Semantikmodell

Was wir bauen

Die geführte Mustervorlage und die Erzeugungsroutine, die Vorbefüllung mit Ist-Zahlen und Personalstand, das Prüfregelwerk samt Meldungstexten, das Einreichungsregister und die Statusansicht, die Erinnerungs- und Eskalationslogik, das versionierte Archiv, die Konsolidierungsroutine und den Ablauf für Abweichungskommentare

Individuelle Integration

Ist-Zahlen, Kostenstellenstammdaten und Planungskurse aus SAP über UiPath SAP Konnektoren (BAPI/OData) oder aus Ihrer bestehenden Reporting-Schicht; der Personalstands-Export, wo das Abrechnungssystem keine Schnittstelle bietet

So läuft der automatisierte Prozess

  1. AutomatisierungZum Zyklusstart holt ein Trigger in Orchestrator Ist-Zahlen, Stammdaten, Personalstand und Planungskurse und gleicht die Kostenstellenliste mit der Verantwortlichenliste ab
  2. AutomatisierungEin Robot erzeugt je Kostenstelle eine Mappe aus der Mustervorlage, schreibt die Vorbefüllung, sperrt die Struktur und legt die Datei im Ordner der Verantwortlichen ab
  3. SystemJede Kostenstelle erhält in Teams eine Adaptive Card mit Frist und Direktlink; die Mappe öffnet sich in Excel Online, ganz ohne Anhang
  4. MenschDie Verantwortlichen planen die Zeilen, schreiben die von den Regeln geforderten Kommentare und senden ab
  5. AutomatisierungDer Prüflauf kontrolliert Summen, Personalstand, Kurse, Struktur und Kommentare und schickt jeden Verstoß als Karte zurück, die Zelle und Regel benennt
  6. AutomatisierungAkzeptierte Einreichungen werden mit Zyklus und Version gekennzeichnet, schreibgeschützt archiviert und an das Konsolidierungsmodell angehängt; die Power BI Seite aktualisiert sich
  7. MenschDas Controlling gibt je Kostenstelle in der Approvals App frei, und die Analystin verbringt die verbleibenden Tage damit, Ausreißer zu hinterfragen
AutomatisierungSystemMensch

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Die Erzeugung der sechzig Mappen, die Vorbefüllung mit Ist-Zahlen, Personalstand und Kursen sowie die Strukturschutzfunktionen
  • Erinnerungen, Eskalation und den laufenden Einreichungsstatus je Kostenstelle
  • Die Prüfung von Summen, Personalstand, Kursen, Struktur und Kommentaren im Moment der Einreichung
  • Versionierung, das schreibgeschützte Archiv und das Anhängen an das Konsolidierungsmodell

Menschen entscheiden

  • Über jede Zahl im Plan: die Verantwortlichen planen, die Automatisierung prüft nur Vollständigkeit und Konsistenz
  • Ob eine verspätete oder abweichende Einreichung angenommen wird und unter welcher Bedingung
  • Über Prüfregeln, Kommentarschwellen und den Freigabeweg, die beim Controlling bleiben
  • Welche Abweichungen zählen und was das Unternehmen daraus macht

Vorher und nachher

VorherNachher
Analystentage je Erhebungszyklus12modelliert 3 bis 4, für die Prüfung
Arbeitstage vom Stichtag bis zum konsolidierten Forecast10 bis 15modelliert 3 bis 5
Einreichungen ohne Korrekturrundeetwa die Hälftemodelliert 85 bis 90%
Umlaufende Versionen je Kostenstelleso viele wie Postfächereine, mit ihrer Historie
Abweichungskommentarnach der Konsolidierung per E-Mail angefragtbei der Einreichung geschrieben, an der Zeile

Systeme und Integrationen

Der Stack ist bewusst kurz: eine Engine, eine Ausführungsschicht, ein Ort für menschliche Entscheidungen.

Eingänge

  • SAP Ist-Zahlen je Kostenstelle und Konto
  • Kostenstellen- und Verantwortlichenstammdaten
  • Planungskurstabelle
  • Personalstandsliste aus HR
  • die zuletzt akzeptierte Planversion

Automatisierungsschicht

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Integration Service
  • Power Automate
  • Office Scripts

Zielsysteme

  • SharePoint Planungswebsite und Archiv
  • das Konsolidierungsmodell in Excel
  • Power BI Semantikmodell

Berührungspunkte für Menschen: Excel Online im Browser; Adaptive Cards und die Status-Registerkarte in Microsoft Teams; Approvals App für die Freigabe

SAP Ist-Zahlen je KostenstelleUiPath OrchestratorUiPath RobotsSharePoint PlanungswebsiteExcel Online im Browser

Eingesetzte Technologien

Microsoft SharePoint

ein Ordner je Kostenstelle, Metadaten je Einreichung, Versionsverlauf und das schreibgeschützte Archiv

A
Microsoft Excel Online und Office Scripts

die geführte Vorlage mit gesperrter Struktur; Skripte schreiben die Vorbefüllung und lesen Einreichungen zurück

A
UiPath Robots und UiPath Orchestrator

geplante Abrufe, Erzeugung, Prüf- und Konsolidierungsläufe, Wiederholungen und Prüfpfad

A
UiPath Integration Service (Konnektoren Microsoft OneDrive & SharePoint, Microsoft Teams)

Dateien, Excel-Bereiche, Listeneinträge und Kanalnachrichten ohne eigenen Code

A
Microsoft Teams (Workflows, Adaptive Cards, Approvals)

Erinnerungen, Rückmeldung aus der Prüfung, die Status-Registerkarte, Freigabe durch das Controlling

A
Power Automate

der Trigger beim Absenden, die Office-Scripts-Läufe, Erinnerungs- und Eskalationsfristen

A
SAP (BAPI und OData über UiPath SAP Konnektoren)

Ist-Zahlen je Kostenstelle und Konto, Stammdaten, Planungskurse

A
Power BI

Erhebungsstatus während des Zyklus, konsolidierter Plan gegen Ist danach

A
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Zahlen, die Sie an Ihren eigenen Daten prüfen können.

Illustratives Modell
6 Analystentage pro Monat × 480 Minuten= 48 h / Monat
48 h × 35 € Vollkosten je Stunde= 1.680 € / Monat
× 12 Monate≈ 20.160 € / Jahr
Jährlich freigesetzte FP&A-Kapazität (illustrativ)≈ 20.160 €

Alle Zahlen hier folgen dem Kalender, und der Kalender gehört einem Beispielunternehmen, nicht einem gemessenen Kunden. Dieses Unternehmen führt sechs Erhebungszyklen im Jahr, das Jahresbudget in zwei Runden und je Quartal eine Forecast-Runde, und jeder Zyklus bindet rund zwölf Analystentage für Erstellung, Anmahnen, Prüfung, Korrekturen und Konsolidierung. Sechs Zyklen zu zwölf Tagen sind 72 Analystentage im Jahr, hier ausgedrückt als sechs Analystentage pro Monat im Jahresdurchschnitt, bei einem Analystentag von 480 Minuten. 35 € sind Vollkosten je Stunde für eine FP&A-Analystin in Mitteleuropa. Die sechzig Verantwortlichen wenden ebenfalls eigene Zeit auf, etwa zwei Stunden je Zyklus: 60 mal 6 mal 2 ergibt 720 Stunden im Jahr, rund 25.200 €, die außerhalb des Kalkulators bleiben und unten getrennt ausgewiesen sind. Wir modellieren freigesetzte Kapazität, nicht den Abbau von Stellen.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Der Zyklus endet an dem Tag, an dem er enden sollte, weil Anmahnen und Prüfen am Ende keine manuellen Schritte mehr sind
  • Die Verantwortlichen planen gegen die eigenen Ist-Zahlen statt gegen ein leeres Raster, was die Qualität der ersten Einreichung hebt
  • Fehler fallen bei der Einreichung der Person auf, die sie korrigieren kann, und nicht drei Wochen später einer Analystin, die sie deuten muss
  • Von jedem Kostenstellenplan existiert jederzeit eine Version mit Historie, sodass die Frage nach der aktuellen Datei entfällt
  • Der Abweichungskommentar entsteht neben der Zahl, die er erklärt, und wandert mit ihr in die Sitzungsunterlage

Aus Sicht der Geschäftsführung

  • Der Einreichungsstatus ist während des Zyklus sichtbar, je Kostenstelle und Verantwortung, statt danach rekonstruiert zu werden
  • Jede Zahl der Sitzungsunterlage führt zu einer benannten Einreichung, einer Version und der freigebenden Person
  • Die Planungskapazität wächst mit der Zahl der Kostenstellen, nicht mit der Zahl der Analysten

KPIs für die Geschäftsführung

Arbeitstage vom Stichtag bis zum konsolidierten ForecastTermintreue der Einreichungenim ersten Anlauf akzeptierte EinreichungenKorrekturrunden je ZyklusAnalystentage je Zyklus

Sicherheit und Governance

Vertrauen in Automatisierung entsteht durch den Prüfpfad, nicht durch ein Versprechen.

  • Jede Verantwortung sieht nur die eigene Kostenstelle: Der Zugriff folgt Entra ID Gruppen aus den Kostenstellenstammdaten, sodass eine Reorganisation die Gruppenmitgliedschaft ändert und keine handgepflegte Berechtigungsliste.
  • Wo Personalkosten geplant werden, trägt dieser Block eigene Berechtigungen und eine Microsoft Purview Vertraulichkeitsbezeichnung; wer Gehaltsdetails sehen darf, wird einmal entschieden und nicht Datei für Datei.
  • Der Robot liest SAP über ein eigenes Konto mit reiner Anzeigeberechtigung und schreibt nichts zurück; seine Zugangsdaten bleiben im Credential Store der Plattform, und keine Analystin bekommt sie zu sehen.
  • Jede akzeptierte Einreichung bleibt als schreibgeschützter Stand mit Einreichenden, Zeitstempel, Regelwerksversion und Freigabe erhalten, sodass ein freigegebenes Budget noch Jahre später rekonstruierbar ist.
  • Robotausführung, Warteschlangen und Protokolle laufen in Ihrem Mandanten der UiPath Automation Cloud, EU-Region; die Planmappen bleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant.

Warum jetzt

01

Der Planungskalender steht fest, und die daran hängenden Entscheidungen warten nicht. Ein Forecast zwei Wochen nach dem Stichtag berichtet über Vergangenes; drei Tage nach dem Stichtag ist derselbe Forecast eine Grundlage für eine noch offene Entscheidung zu Personal, Bestand oder Investitionen.

02

Das Finanzteam, das Sie haben, ist das Team, das Sie behalten werden. Die modellierten 72 Analystentage im Jahr, 20.160 €, kaufen Prüfung und Hinterfragen statt Einsammeln, ohne Einstellungen in einem engen Markt für Controlling.

03

Die Erhebungsschicht braucht kein gekauftes Werkzeug und keine Entwicklung mehr: Excel Online mit Office Scripts, SharePoint Berechtigungen und Karten in Teams decken Erzeugung, Prüfung und Status ab, Robots die SAP-Seite.

Relevante Führungsrollen

CFO

Der Forecast kommt an dem Tag, an dem die Geschäftsführung ihn erwartet, und jede Zahl führt zu einer Person, einer Version und einem Kommentar

Leitung Controlling

Der Zyklus des Teams wird zu Prüfung und Hinterfragen statt zum Einsammeln von Dateien, und die Regeln werden nicht mehr mit jeder Verantwortung neu verhandelt

CIO

Plandaten verlassen das Netzlaufwerk und die Anhänge, und der Zugriff folgt Stammdaten statt einer handgepflegten Liste

Häufige Fragen und Einwände

Wir kaufen nächstes Jahr ein Planungswerkzeug, warum jetzt?

Ein Planungswerkzeug setzt saubere Kostenstellenstammdaten, abgestimmte Prüfregeln und einen disziplinierten Einreichungsprozess voraus. Diese jetzt zu schaffen verkürzt jene Einführung, statt mit ihr zu konkurrieren, und die Erhebungsschicht wird an dem Tag abgelöst, an dem das Werkzeug übernimmt.

Unsere Verantwortlichen arbeiten nicht im Browser.

Sie öffnen einen Link zur eigenen Mappe, im gewohnten Excel, mit den eigenen Ist-Zahlen darin. Wo ein Bereich auf der Desktop-Anwendung besteht, öffnet er dieselbe Datei am selben Ort; was verschwindet, sind der Anhang und die zweite Kopie.

Sechzig Vorlagen sind doch nicht viel Arbeit.

Das Erzeugen ist nicht die Arbeit. Die Arbeit sind das Anmahnen, das Prüfen, die dritte Korrekturrunde und das Rekonstruieren dessen, was jemand gemeint hat, und genau dorthin gehen die zwölf Analystentage je Zyklus.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Weniger als etwa fünfzehn Kostenstellen, wo eine Controllerin, die jede Verantwortung persönlich kennt, den Zyklus telefonisch schneller durchbringt als jeder Ablauf
  • Kostenstellenstruktur oder Kontenplan ändern sich mitten im Zyklus, dann kommen zuerst die Stammdaten und danach die Erhebung
  • Eine Planungsanwendung mit Eingabe durch die Verantwortlichen, Prüfung und Workflow ist bereits im Einsatz, dann ist Integration die sinnvolle Arbeit

Eine Frage für die nächste Sitzung

Vom Quartalsstichtag bis zu dem Moment, in dem die Geschäftsführung einen konsolidierten Forecast sieht: Wie viele Arbeitstage sind das, und wie viele davon gehen für das Einsammeln von Dateien statt für Entscheidungen auf?

Vorgehen bei der Umsetzung

Ein Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.

Wir liefern

  • Die geführte Mustervorlage mit gesperrter Struktur, benannten Eingabebereichen, Auswahllisten und dem Vorbefüllungslayout
  • Den Abruf von Ist-Zahlen, Stammdaten, Personalstand und Kursen, je Zyklus in Orchestrator geplant
  • Das Prüfregelwerk samt der Meldung, die jede Verantwortung sieht, Punkt für Punkt mit dem Controlling abgestimmt
  • Die SharePoint Planungswebsite, Berechtigungen je Kostenstelle aus Entra ID Gruppen und das versionierte Archiv
  • Die Teams-Ebene und die Power BI Statusseite: Einladungen, Erinnerungen, Eskalation, Freigabe und Live-Status

Wir brauchen von Ihnen

  • Die aktuelle Vorlage und zwei abgeschlossene Zyklen, einschließlich der Dateien, die misslungen sind
  • Die Kostenstellenliste mit Verantwortlichen, Vertretungen und dem Freigabeweg je Bereich
  • Ein Lesekonto für SAP Ist-Zahlen und Stammdaten sowie ein Dienstkonto für die Planungswebsite
  • Eine benannte Person im FP&A, die über Regeln und Kommentarschwellen entscheiden kann

Etappen

Analyse

Vorlage, Regeln, Verantwortliche, Fristen und die Ausnahmen der letzten beiden Zyklen

Design

Mustervorlage, Prüfregeln, Berechtigungsmodell, Erinnerungs- und Eskalationslogik

Umsetzung

Erzeugungs- und Vorbefüllungsrobots, Einreichungs- und Prüfabläufe, Konsolidierung und Archiv

Probelauf

Ein vollständiger Zyklus auf historischen Daten, danach ein Pilotbereich im Echtbetrieb

Go-live

Die nächste Forecast-Runde unter Begleitung, dann der Budgetzyklus mit Hypercare

Abteilungsweit. Der Aufwand folgt der Zahl der Kostenstellen und Vorlagenvarianten, dem Grad, in dem die Prüfregeln bereits schriftlich vorliegen, und der Frage, ob die Ist-Zahlen direkt aus SAP oder aus einer Reporting-Schicht kommen.