Start · Lösungen · Vertrieb & Marketing
Lösung · Vertrieb & MarketingEin Briefing, und Gästeliste mit Einwilligung, RSVPs, Einlassliste und Leads folgen daraus
Kundenveranstaltungen, die in Leads enden
Einmal definiert: Roboter bauen die Gästeliste mit Einwilligung, senden Einladungen und Erinnerungen, führen Zusagen gegen die Kapazität, machen aus Anwesenheit Leads und Nachweis für den Importeur.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Gästelisten aus drei DMS-Exporten, RSVPs in vier Postfächern, die Liste in der Schublade, der Importeur will Belege.
Wir entwerfen und liefern die Veranstaltungsschicht zwischen den Kundendaten einer Händlergruppe und ihren Beratern.
Keine Einladung geht ohne dokumentierte Einwilligung für diesen Kanal, diese Gesellschaft und diese Marke hinaus.
das Gruppen-CRM; SharePoint für die Listen und den Nachweis; das SMS-Gateway
Geschäftsproblem
Kundenveranstaltungen
Eine Händlergruppe veranstaltet Events, weil sie ihre besten Kunden mit ihren Beratern in einen Raum bringen: Halter des auslaufenden Modells, Fahrer, deren Leasing dieses Jahr endet, Servicekunden, die nie bei der Gruppe gekauft haben. Ein Teil des Kalenders sind die Premieren der Importeure; ein Teil ist bezuschusst und wird im Nachhinein mit Rechnungen, Werbemitteln, Teilnehmerliste und Fotos nachgewiesen.
Die Arbeit hinter einer Veranstaltung verteilt sich auf Menschen ohne gemeinsame Liste: drei DMS-Exporte, in Excel zusammengeführt von der Marketingleiterin, die die Namen entfernt, die sie als „nicht kontaktieren“ in Erinnerung hat, während die Einwilligung in jedem DMS in einem anderen Feld liegt, auf Papier oder nirgends. Antworten kommen an vier Stellen zurück, und die am Vorabend gedruckte Einlassliste kennt die Zusage von neun Uhr nicht.
Nach der Veranstaltung endet der Prozess: Die Liste wandert in die Schublade, das Nachfassen hängt davon ab, wer welchen Tisch betreut hat, und Wochen später verlangt das Portal des Importeurs den Leistungsnachweis, rekonstruiert aus Handys und der Agenturrechnung, manchmal nach der Frist. Der Datenschutzbeauftragte erfährt davon, wenn ein Kunde, der im März widerrufen hat, die Mai-Einladung bekommt.
Wie es heute läuft
- MenschDie Marketingleiterin führt drei DMS-Exporte in Excel zusammen, löscht die Namen, die sie als widerrufen in Erinnerung hat, und verschickt die Einladungen über die Agentur
- FehlerrisikoDie Einwilligung liegt in jedem DMS in einem anderen Feld oder auf Papier; die zusammengeführte Liste enthält Personen, die widerrufen haben, die Marke A zugestimmt haben, aber nicht C, oder Briefen, aber nicht SMS
- WartezeitAntworten landen im Marketingpostfach, am Empfang, auf den Handys der Berater und bei der Agentur; ein dreifach gebuchter Slot fällt am Samstag auf
- MenschAn der Tür hält ein Klemmbrett fest, wer gekommen ist, spontane Gäste stehen am Rand ohne Einwilligungsformular, und das Interesse bleibt im Kopf des Beraters
- FehlerrisikoDas Nachfassen hängt am Berater: Manche rufen am Montag an, manche heften die Liste ab, und die meisten interessierten Gäste werden nie ein Lead
- WartezeitWochen später verlangt das WKZ-Portal den Leistungsnachweis, zusammengesucht aus Handys und der Agenturrechnung, oft nach der Frist
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Das Budget zeigt Stellen, nicht wofür sie draufgehen.
- Eine aus dem Gedächtnis geprüfte Einwilligung ist der billigste Schritt und der teuerste Fehler: Eine Einladung an einen Kunden, der widersprochen hat, ist eine Beschwerde mit dem Namen der Gruppe darauf.
- Kapazitätsüberraschungen werden am Tag selbst bezahlt: drei Familien in einem Probefahrt-Slot oder sechzig leere Stühle, für die Vorführwagen, Catering und Agentur trotzdem bezahlt wurden.
- Gastfreundschaft ist das, was von einer Veranstaltung bleibt, wenn niemand den Montag verantwortet; ein Gast, der ein Angebot wollte und nie angerufen wurde, taucht in keinem Bericht auf.
- Ein rückwärts zusammengesuchter Leistungsnachweis trennt die bezuschusste Veranstaltung von der selbst bezahlten: Der Importeur zahlt gegen fristgerecht eingereichte Belege.
Kosten des Nichtstuns
Ein Abend, der mit einer Anwesenheitsliste in der Schublade endet, hat genau so viel gekostet wie einer, der mit dreißig Leads endet, und der Unterschied steht nicht in diesen Zeilen. Drei größere Beträge liegen außerhalb: der nicht abgerechnete Zuschuss, weil der Nachweis zu spät kam, der Gast, der ein Angebot wollte und nie angerufen wurde, und die Einladung, die einen Kunden mit Widerspruch erreicht hat.
Was ohne Änderung wächst, ist die Zahl der Stellen, an denen das schiefgehen kann: Eine vierte Marke bringt einen DMS-Export und ein weiteres Einwilligungsfeld, und die zwei Menschen im Marketing fangen es auf, bis eine geht und die Sperrliste mit ihr.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine illustrative Händlergruppe in Polen: drei Marken an sechs Standorten, rund 480 Beschäftigte; drei DMS mit drei verschiedenen Einwilligungsfeldern; ein zweiköpfiges Marketingteam; Microsoft 365 E3.
26 Kundenveranstaltungen im Jahr, vom Premierenabend bis zum Trackday der Premiummarke; rund 180 Eingeladene je Veranstaltung, etwa 4.680 Einladungen im Jahr; ein Drittel vom Importeur bezuschusst.
DMS-Exporte in Excel zusammengeführt, Einwilligung aus dem Gedächtnis, Zusagen aus vier Quellen, ein Klemmbrett an der Tür, Nachfassen dem Berater überlassen, der Nachweis Wochen später zusammengesucht.
Rund 19 Stunden Schreibtischarbeit je Veranstaltung; die Einwilligungsprüfung ist der unzuverlässigste Schritt und das Nachfassen der am seltensten erledigte.
Die Veranstaltung wird einmal in Microsoft Lists definiert; Roboter bauen die Gästeliste mit Einwilligung, senden Einladungen und Erinnerungen, führen Zusagen gegen die Kapazität, machen aus Anwesenheit Leads mit einer Aufgabe je Berater und stellen den Leistungsnachweis zusammen.
Im modellierten Fall schrumpfen die 19 Stunden je Veranstaltung auf das Definieren, das Freigeben der Liste und das Entscheiden der Ausnahmen; jeder interessierte Gast hat am nächsten Morgen einen Berater. Ein Modell dieser Gruppe, keine Messung bei einem Kunden.
Vorgeschlagene Lösung
Wir entwerfen und liefern die Veranstaltungsschicht zwischen den Kundendaten einer Händlergruppe und ihren Beratern, auf der UiPath Platform und Microsoft 365. Jede Veranstaltung wird einmal definiert, in Microsoft Lists, und jeder Roboter liest diesen einen Datensatz.
Roboter in UiPath Orchestrator ziehen Kandidaten aus den drei DMS und dem Gruppen-CRM, gleichen dieselbe Person über die Marken ab und prüfen die Einwilligung je Name und Kanal: Rechtsgrundlage für Marketing für diese Gesellschaft und Marke, Kanaleinwilligung für E-Mail oder SMS, kein Eintrag auf der Sperrliste. Ausschlüsse werden mit Grund aufgelistet, und die Marketingleiterin gibt das Ergebnis als UiPath Action Center Aufgabe in Microsoft Teams frei, bevor irgendetwas versendet wird. Zusagen aus jedem Kanal landen in einer Liste in Microsoft Lists, die Kapazität, Erinnerungen und Einlassliste steuert.
Am Morgen danach wird jeder als interessiert markierte Gast zum Lead im Gruppen-CRM mit einer terminierten Action-Center-Aufgabe für den Berater, der ihn betreut hat, und der Leistungsnachweis stellt sich aus dem zusammen, was die Veranstaltung hervorgebracht hat, mit der Frist daran. Keine KI ist beteiligt; die Regeln gehören der Marketingleiterin und dem Datenschutzbeauftragten, einmal geschrieben und jedes Mal angewendet.
Warteschlangen, Trigger und Prüfpfad in UiPath Orchestrator; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft Outlook 365, Microsoft Teams und Microsoft OneDrive & SharePoint; UiPath Action Center Aufgaben in Microsoft Teams; Microsoft Lists; Microsoft Forms mit seinem Power Automate Trigger; Power BI
Die Veranstaltungsdefinition, Segment- und Einwilligungsregeln, die Sperrliste, den Versandplan, die RSVP- und Kapazitätslogik, die Anlage von Leads und Aufgaben, die Zusammenstellung des Nachweises, den Funnel-Bericht, das Betriebshandbuch
Die drei DMS und das Gruppen-CRM über Schnittstellen oder Oberflächen; das SMS-Gateway über UiPath Integration Service Connector Builder; das WKZ-Portal des Importeurs über seine Oberfläche, wo der Händlervertrag es erlaubt
So läuft der automatisierte Prozess
- MenschDie Marketingleiterin definiert die Veranstaltung einmal in Microsoft Lists: Marke und Gesellschaft, Standort, Datum, Segmente, Kapazität je Slot, Kanäle sowie WKZ-Programm und Frist
- AutomatisierungRoboter ziehen Kandidaten nach den Segmentregeln aus den drei DMS und dem CRM und gleichen dieselbe Person über die Marken ab
- AutomatisierungDie Einwilligungsprüfung läuft je Name und Kanal: Rechtsgrundlage für Marketing für diese Gesellschaft und Marke, Kanaleinwilligung für E-Mail oder SMS, kein Sperrlisteneintrag; ein durchgefallener Name wird mit Grund ausgeschlossen
- MenschDie Leiterin sieht die Liste in Teams mit Zahlen, Ausschlüssen und Kapazität und gibt sie frei oder ändert die Regeln; vorher geht nichts hinaus
- AutomatisierungEinladungen gehen mit persönlichem RSVP-Link hinaus; Antworten sammeln sich in einer Liste gegen die Kapazität, Erinnerungen folgen dem Plan, und die Einlassliste erreicht am Vorabend den Teams-Kanal des Standorts
- MenschAn der Tür hakt der Empfang Ankünfte ab und erfasst spontane Gäste auf einem Formular mit Einwilligungsfeldern; der Berater markiert Interesse neben den Gästen, mit denen er gesprochen hat
- AutomatisierungJeder interessierte Gast wird zum Lead im CRM mit einer terminierten Aufgabe für den betreuenden Berater in Teams; der Leistungsnachweis wird auf SharePoint zusammengestellt, Frist daran
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Kandidatenauswahl, Abgleich über Marken und die Einwilligungsprüfung je Name, Kanal, Gesellschaft und Marke
- Einladungen, Zusagen, Kapazität, Erinnerungen und die Einlassliste
- Anlage der Leads, die Aufgabe je Berater, den Leistungsnachweis und den Funnel-Bericht
Menschen entscheiden
- Was die Veranstaltung ist: Segmente, Format, Kapazität, Budget und der WKZ-Plan
- Ob die Liste hinausgeht, und was mit den ausgeschlossenen Namen geschieht, die ein Mensch per Brief einladen darf, wo die Rechtsgrundlage es zulässt
- Wer wen betreut und jedes Gespräch danach; die Einwilligungsregeln selbst, die dem Datenschutzbeauftragten gehören
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Wo eine Regel reicht, nutzen wir kein Modell. Wo Urteilsvermögen nötig ist, entscheidet ein Mensch.
Eingänge
- die Veranstaltungsdefinition in Microsoft Lists
- die drei DMS und das Gruppen-CRM
- die Sperrliste
- Zusagen aus Microsoft Forms, dem Veranstaltungspostfach und dem Empfangsprotokoll
- die Fotobibliothek und die Agenturrechnung auf SharePoint
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
- Power Automate für die Formularantworten
Zielsysteme
- das Gruppen-CRM
- SharePoint für die Listen und den Nachweis
- das SMS-Gateway
- das WKZ-Portal des Importeurs
- Power BI
Berührungspunkte für Menschen: Freigabe der Gästeliste in Microsoft Teams; die Einlassliste im Teams-Kanal des Standorts; die Aufgabe je Berater; die Nachweis-Aufgabe für die Marketingleiterin
Eingesetzte Technologien
bauen die Liste, prüfen Einwilligungen, versenden, sammeln Zusagen, legen Leads an und stellen den Nachweis zusammen
AE-Mail-Versand, Kanalbeiträge, die Listen und die Veranstaltungsbibliothek; kapselt das SMS-Gateway
AFreigabe der Gästeliste, die terminierte Aufgabe je Berater und die Nachweis-Aufgabe, alles in Teams
Adie Veranstaltungsdefinition, RSVP- und Einlassliste, das RSVP-Formular und das Formular für spontane Gäste mit Einwilligungsfeldern
Ader Funnel je Veranstaltung und Marke; nachgewiesene und ausgezahlte Zuschüsse
ASegmente, das Einwilligungsregister und die Lead-Anlage, über Schnittstellen oder Oberflächen
CIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Beginnen Sie damit, die Annahmen zu hinterfragen.
Schreibtischarbeit ist, was die 19 Stunden kaufen: rund vier für Export, Zusammenführen und Bereinigen der Liste, fünf für Einladungen und Zusagen, drei für Erinnerungen und Einlassliste, vier fürs Nachfassen und drei für den Nachweis. Sechsundzwanzig Veranstaltungen im Jahr sind 2,17 im Monat für den Kalkulator; 25 € sind Vollkosten einer Marketingstelle in einer polnischen Händlergruppe. Kein Kunde wurde gemessen; Budgets und Aufträge bleiben außerhalb der Tabelle.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Keine Einladung geht ohne dokumentierte Einwilligung für diesen Kanal, diese Gesellschaft und diese Marke hinaus, und ein Widerspruch an irgendeinem Standort stoppt den nächsten Versand jeder Marke
- Die Gästeliste braucht eine Freigabe statt zwei Tage Zusammenführen
- Zusagen, Kapazität und Erinnerungen leben in einer Liste, sodass ein Slot nicht dreimal gebucht werden kann und leere Stühle eine Woche vorher sichtbar sind
- Jeder interessierte Gast hat am nächsten Morgen einen Berater und einen Termin, und der Standortleiter sieht, welche überfällig sind
- Der Leistungsnachweis existiert am Tag danach, sodass bezuschusste Ausgaben innerhalb der Frist abgerechnet statt abgeschrieben werden
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Jede Veranstaltung bekommt dieselbe Anatomie und dieselben Zahlen, sodass die Premieren zweier Standorte vergleichbar sind und das Format, das Aufträge bringt, bekannt ist
- Die Einwilligung wird nicht mehr aus dem Gedächtnis beantwortet: Die Prüfung ist eine versionierte Regel, und die Ausschlüsse sind eine Liste, die der Datenschutzbeauftragte öffnen kann
- Nachfassen wird zur Pflicht mit Fälligkeit je Berater und Überfälligkeitszähler je Standort
- Der WKZ-Rückfluss je Importeursprogramm wird zu drei Zahlen: beantragt, nachgewiesen, ausgezahlt
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Ein Prüfer sollte jede Entscheidung nachvollziehen können.
- Roboter erreichen jedes DMS, das CRM und das SMS-Gateway mit eigenen Konten, abgelegt in einem Orchestrator-Credential-Store wie Azure Key Vault, mit dem Recht, Segmente und Einwilligungen zu lesen und Leads zu schreiben
- Gästedaten bleiben im Microsoft-365-Tenant der Gruppe, im CRM und in der EU-Region von UiPath Automation Cloud; Einlasslisten tragen nur, was die Tür braucht, und ein Purview-Aufbewahrungslabel löscht sie nach der Frist
- Jeder Versand hält fest, auf welchen Einwilligungstext, welche Gesellschaft, Marke und welchen Kanal er sich stützte, sodass ein Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO mit Datum beantwortet wird und noch am selben Tag die Sperrliste jeder Marke erreicht
- Die Teilnehmerliste für den Importeur enthält Zahlen, und Namen nur dort, wo die Einwilligung den Importeur als Empfänger nach Art. 13 Abs. 1 lit. e nennt; kein Roboter schreibt in ein WKZ-Portal, wenn der Händlervertrag es nicht erlaubt
Warum jetzt
Nach dem Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024 poz. 1221) braucht eine Einladung per E-Mail oder SMS die Kanaleinwilligung seines Art. 398 zusätzlich zur DSGVO-Grundlage; ein Kundendatensatz ist kein Einwilligungsdatensatz, und eine aus dem Gedächtnis gebaute Liste kann nicht zeigen, worauf sie sich stützte
Elektrifizierte Modellpaletten bedeuten mehr Premieren: 350.500 Pkw mit alternativem Antrieb wurden 2025 in Polen zugelassen, 20% mehr als 2024, und die Premiummarken wuchsen auf 154.000 (PZPM und KPMG, Februar 2026); jedes neue Modell ist ein Abend an jedem Standort
Die modellierten 1.029 € Schreibtischzeit im Monat sind der kleinste der drei Kostenblöcke, und die Werkzeuge sind dokumentiertes Produkt: Action-Center-Aufgaben werden in Teams erledigt, eine Formularantwort startet einen Flow
Relevante Führungsrollen
Veranstaltungen werden zum gemessenen Kanal mit einem Funnel je Marke und Standort, und der Premierenkalender läuft, ohne dass zwei Menschen im Marketing zum Engpass werden
Der WKZ-Rückfluss wird zur Zahl je Programm, und die Kosten je Lead nach Format sind über Marken vergleichbar
Jeder Versand trägt die Einwilligung, auf die er sich stützte, und ein irgendwo erfasster Widerspruch stoppt die nächste Einladung jeder Marke
Häufige Fragen und Einwände
Die Agentur gestaltet und versendet; sie weiß nicht, wer letzte Woche widerrufen hat oder wer schon Marke C fährt. Der Roboter übergibt ihr eine bereinigte Liste mit Einwilligung und nimmt den Versandbericht zurück.
Ein Haken neben einem Namen, mit dem sie gerade gesprochen haben, oder der Empfang setzt ihn an der Tür; Lead, Aufgabe und Termin folgen aus diesem Haken.
Nur dort, wo die Einwilligung die Gesellschaft und die Marken nennt, die sie umfasst. Die Prüfung wendet diese Regel je Veranstaltung an, und der Ausschlusszähler zeigt, wie oft die Einwilligung für Marke A vor dem Abend der Marke C endet.
Wann diese Lösung nicht passt
- Weniger als zehn Veranstaltungen im Jahr für eine Marke an einem Standort, wo eine gepflegte Liste und ein gemeinsames Postfach genügen
- Wo kein System eine Einwilligung speichert, nur Papierformulare in den Verkaufsakten; Lösung 114 kommt zuerst
- Wo der Importeur die Veranstaltungen führt und die Gruppe nur den Showroom stellt, ohne eigene Liste und ohne eigene Abrechnung
Eine Frage für die nächste Sitzung
Zwischen Einladung und Auftrag: Wo verlieren unsere Veranstaltungen den Kunden, an der Liste, an der Tür oder am Montag danach?
Vorgehen bei der Umsetzung
Wir starten mit einem Ausschnitt und erweitern erst nach dem Nachweis.
Wir liefern
- Eine Auswertung Ihrer letzten zwölf Veranstaltungen, von den Listenquellen bis zu den fristgerecht abgerechneten Nachweisen
- Die Veranstaltungsdefinition und die Segmentregeln je Marke, erarbeitet mit der Marketingleiterin
- Die Einwilligungsprüfung und die Sperrliste, abgestimmt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten; die Konsolidierung der Einwilligungen über Marken ist Lösung 114
- Die Einladungs-, RSVP- und Kapazitätsflüsse, die Forms- und Lists-Oberflächen, die Lead-Anlage und die Zusammenstellung des Nachweises
- Den Power-BI-Funnel und ein Betriebshandbuch für das Marketingteam
Wir brauchen von Ihnen
- Die Unterlagen dieser zwölf Veranstaltungen: Listen, Einladungen, RSVP-Tabellen, Anwesenheitslisten, Nachweise, Ergebnisse
- Wo die Einwilligung in jedem DMS und im CRM liegt, und Ihren Datenschutzbeauftragten für die Regeln
- Zugang zu DMS, CRM, den Veranstaltungspostfächern, dem SMS-Gateway und ein WKZ-Portal-Login je Marke
Etappen
Discovery
Zwölf vergangene Veranstaltungen von Anfang bis Ende gelesen, von den Listenquellen bis zur Abrechnung
Design
Veranstaltungsdefinition, Segment- und Einwilligungsregeln, Kapazitätslogik, Nachfassfenster, Nachweis-Index
Bau
Roboter, die Lists- und Forms-Oberflächen, die Teams-Aufgaben, der SMS-Konnektor, der Funnel-Bericht
Erste Veranstaltung
Eine Marke an einem Standort, mit Liste, Ausschlüssen und Nachweis Zeile für Zeile geprüft
Saison
Die übrigen Formate und Marken Veranstaltung für Veranstaltung hinzugefügt, mit einer Durchsicht nach jeder
Quick Win. Der Aufwand hängt von der Zahl der DMS-Plattformen ab, davon, wo ihre Einwilligungsfelder liegen, und davon, ob das WKZ-Portal eine automatisierte Einreichung zulässt.
Einundvierzig Namen auf einer Liste, und der einzige nächste Schritt ist die Schublade.
Senden Sie uns die Unterlagen Ihrer letzten drei Veranstaltungen: Listen, Einladungen, RSVP-Tabelle, Anwesenheitslisten und die abgerechneten Nachweise. Sie erhalten eine Zählung der Einwilligungslücken je Veranstaltung, eine Nachfassquote und eine schriftliche Einschätzung, was der Roboter anders gemacht hätte.
Eine Veranstaltung von Einladung bis LeadDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Neun Kanäle, vier Marken, eine Empfangskraft, die entscheidet, wer zurückruft. Der Lead vom Freitag wartet bis Montag.
Lösung ansehen Recht & ComplianceEin Kunde über drei Marken, ein EinwilligungsregisterEine Erinnerung geht an jemanden, der widersprochen hat, weil der Widerspruch im System einer anderen Marke liegt.
Lösung ansehen Vertrieb & MarketingKampagnenmaterial vollständig, freigegeben und pünktlichDie in Rumänien veröffentlichte Version war nicht die freigegebene, und niemand konnte belegen, welche es war.
Lösung ansehenBranchen, in denen wir das am häufigsten umsetzenAutohandel