Start · Rozwiązania · Sprzedaż i marketing
Rozwiązanie · Sprzedaż i marketingJeden brief eventu, a z niego wynika lista gości ze zgodami, RSVP, lista wejściowa i leady
Eventy dla klientów, po których zostają leady
Event jest definiowany raz; roboty budują listę gości ze zgodami, wysyłają zaproszenia i przypomnienia, pilnują RSVP względem limitu miejsc, a obecność zamieniają w leady i dowody dla importera.
Streszczenie dla zarządu
Listy gości z trzech eksportów DMS, RSVP w czterech skrzynkach, lista obecności w szufladzie, importer czeka na dowody.
Projektujemy i dostarczamy warstwę eventową między danymi klientów grupy dealerskiej a jej doradcami, na platformie UiPath i Microsoft 365.
Żadne zaproszenie nie wychodzi bez zapisanej zgody dla tego kanału, spółki i marki.
grupowy CRM; SharePoint dla list i pakietu dowodów; bramka SMS
Problem biznesowy
Eventy dla klientów
Grupa dealerska organizuje eventy, bo sadzają jej najlepszych klientów w jednej sali z doradcami: właścicieli odchodzącego modelu, kierowców, którym w tym roku kończy się leasing, klientów serwisu, którzy nigdy nie kupili auta w grupie. Część kalendarza to premiery importerów; część jest dofinansowana, czyli rozliczana po fakcie fakturami, kreacjami, listą uczestników i zdjęciami.
Praca wokół eventu jest rozproszona między ludzi, którzy nie mają wspólnej listy: trzy eksporty z DMS scalone w Excelu przez kierowniczkę marketingu, która usuwa nazwiska zapamiętane jako „nie kontaktować”, podczas gdy zgoda leży w innym polu każdego DMS, na papierze albo nigdzie. Odpowiedzi wracają w cztery miejsca, a lista wejściowa wydrukowana poprzedniego wieczoru nie zna RSVP, które przyszło o dziewiątej.
Po evencie proces się urywa: lista trafia do szuflady, kontakt po evencie zależy od tego, kto prowadził który stolik, a po kilku tygodniach portal importera prosi o dowody realizacji, odtwarzane z telefonów i faktury agencji, czasem już po terminie. Inspektor ochrony danych dowiaduje się o wszystkim, gdy klient, który w marcu wycofał zgodę, dostaje majowe zaproszenie.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekKierowniczka marketingu scala trzy eksporty z DMS w Excelu, usuwa nazwiska, które pamięta jako wycofane, i wysyła zaproszenia przez agencję
- Ryzyko błęduZgoda leży w innym polu każdego DMS albo na papierze; scalona lista zawiera osoby, które wycofały zgodę, które zgodziły się na markę A, ale nie C, albo na listy, ale nie na SMS
- OczekiwanieOdpowiedzi trafiają do skrzynki marketingu, na recepcję, na komórki doradców i do agencji; slot zarezerwowany trzy razy wychodzi na jaw w sobotę
- CzłowiekPrzy wejściu podkładka z listą odnotowuje, kto przyszedł, goście spoza listy trafiają na margines bez formularza zgody, a zainteresowanie zostaje w głowie doradcy
- Ryzyko błęduKontakt po evencie zależy od doradcy: jedni dzwonią w poniedziałek, inni odkładają listę, a większość zainteresowanych gości nigdy nie staje się leadem
- OczekiwaniePo kilku tygodniach portal dofinansowań prosi o dowody realizacji, składane z telefonów i faktury agencji, często po terminie
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Budżet pokazuje etaty. Nie pokazuje, na co idą.
- Zgoda sprawdzana z pamięci to najtańszy krok i najdroższy w skutkach błąd: jedno zaproszenie do klienta, który wniósł sprzeciw, to reklamacja z nazwą grupy w nagłówku.
- Niespodzianki w obłożeniu płaci się w dniu eventu: trzy rodziny w jednym slocie jazdy próbnej albo sześćdziesiąt pustych krzeseł, za które i tak zapłacono autami demonstracyjnymi, cateringiem i agencją.
- Gościnność to wszystko, co zostaje z eventu, gdy nikt nie odpowiada za poniedziałek; gość, który prosił o ofertę i nie doczekał się telefonu, nie pojawia się w żadnym raporcie.
- Dowody realizacji składane wstecz oddzielają event dofinansowany od opłaconego z własnej kieszeni: importer płaci za dowody złożone w terminie.
Koszt zaniechania
Wieczór, który kończy się listą obecności w szufladzie, kosztował dokładnie tyle samo co ten, który kończy się trzydziestoma leadami, a różnicy nie ma w tych wierszach. Trzy większe kwoty leżą poza nimi: dofinansowanie nierozliczone, bo pakiet był spóźniony, gość, który prosił o ofertę i nie doczekał się telefonu, oraz zaproszenie, które dotarło do klienta ze sprzeciwem.
Jeśli nic się nie zmieni, rośnie liczba miejsc, w których to może pójść źle: czwarta marka dodaje eksport z DMS i kolejne pole zgody, a dwie osoby w marketingu biorą to na siebie, aż jedna odejdzie i lista wykluczeń odejdzie razem z nią.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Ilustracyjna grupa dealerska w Polsce: trzy marki w sześciu lokalizacjach, około 480 pracowników; trzy systemy DMS z trzema różnymi polami zgód; dwuosobowy zespół marketingu; Microsoft 365 E3.
26 eventów dla klientów rocznie, od wieczorów premierowych po dzień na torze dla marki premium; około 180 zaproszonych na każdy, w przybliżeniu 4 680 zaproszeń rocznie; jedna trzecia dofinansowana przez importera.
Eksporty z DMS scalane w Excelu, zgody z pamięci, RSVP z czterech miejsc, podkładka z listą przy wejściu, kontakt po evencie pozostawiony doradcy, pakiet dowodów składany po kilku tygodniach.
Około 19 godzin pracy biurowej na event; weryfikacja zgód jest krokiem najmniej wiarygodnym, a kontakt po evencie najrzadziej wykonywanym.
Event jest definiowany raz w Microsoft Lists; roboty budują listę gości ze zgodami, wysyłają zaproszenia i przypomnienia, pilnują RSVP względem limitu miejsc, zamieniają obecność w leady z zadaniem dla każdego doradcy i składają pakiet dowodów.
W modelowanym przypadku 19 godzin na event kurczy się do zdefiniowania eventu, zatwierdzenia listy i rozstrzygnięcia wyjątków; każdy zainteresowany gość ma doradcę następnego ranka. To model tej grupy, nie pomiar u żadnego klienta.
Proponowane rozwiązanie
Projektujemy i dostarczamy warstwę eventową między danymi klientów grupy dealerskiej a jej doradcami, na platformie UiPath i Microsoft 365. Każdy event jest definiowany raz, w Microsoft Lists, i każdy robot czyta ten jeden rekord.
Roboty w UiPath Orchestrator pobierają kandydatów z trzech DMS i grupowego CRM, dopasowują tę samą osobę między markami i sprawdzają zgody nazwisko po nazwisku i kanał po kanale: podstawa do marketingu dla tej spółki i marki, zgoda na kanał e‑mail lub SMS, brak wpisu na liście wykluczeń. Wykluczenia są wypisane z powodem, a kierowniczka marketingu zatwierdza wynik jako zadanie UiPath Action Center w Microsoft Teams, zanim cokolwiek zostanie wysłane. RSVP z każdego kanału trafiają do jednej listy w Microsoft Lists, która steruje limitem miejsc, przypomnieniami i listą wejściową.
Następnego ranka każdy gość zaznaczony jako zainteresowany staje się leadem w grupowym CRM z terminowym zadaniem Action Center dla doradcy, który go gościł, a pakiet dowodów realizacji składa się sam z tego, co event wytworzył, z dołączonym terminem. Nie ma tu AI; reguły należą do kierowniczki marketingu i inspektora ochrony danych, spisane raz i stosowane za każdym razem.
Kolejki, wyzwalacze i ślad audytowy UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Outlook 365, Microsoft Teams i Microsoft OneDrive & SharePoint; zadania UiPath Action Center w Microsoft Teams; Microsoft Lists; Microsoft Forms z wyzwalaczem Power Automate; Power BI
Definicję eventu, reguły segmentacji i zgód, listę wykluczeń, harmonogram wysyłek, logikę RSVP i limitu miejsc, tworzenie leadów i zadań, składanie pakietu dowodów, raport lejka, podręcznik operacyjny
Trzy DMS i grupowy CRM przez interfejsy lub ekrany; bramka SMS przez UiPath Integration Service Connector Builder; portal dofinansowań importera przez jego ekran tam, gdzie pozwala umowa dealerska
Jak działa proces po automatyzacji
- CzłowiekKierowniczka marketingu definiuje event raz w Microsoft Lists: marka i spółka, lokalizacja, data, segmenty, limit miejsc na slot, kanały oraz program dofinansowania i termin
- AutomatyzacjaRoboty pobierają kandydatów z trzech DMS i CRM według reguł segmentacji i dopasowują tę samą osobę między markami
- AutomatyzacjaWeryfikacja zgód biegnie nazwisko po nazwisku i kanał po kanale: podstawa do marketingu dla tej spółki i marki, zgoda na e‑mail lub SMS, brak wpisu na liście wykluczeń; nazwisko, które nie przechodzi, jest wykluczone z podaniem powodu
- CzłowiekKierowniczka widzi listę w Teams z liczbami, wykluczeniami i limitem miejsc i zatwierdza ją albo zmienia reguły; nic nie wychodzi wcześniej
- AutomatyzacjaZaproszenia wychodzą z osobistym linkiem RSVP; odpowiedzi zbierają się w jednej liście względem limitu miejsc, przypomnienia idą według harmonogramu, a lista wejściowa trafia na kanał Teams lokalizacji poprzedniego wieczoru
- CzłowiekPrzy wejściu recepcja eventu odhacza przybyłych i rejestruje gości spoza listy na formularzu z polami zgód; doradca zaznacza zainteresowanie przy gościach, z którymi rozmawiał
- AutomatyzacjaKażdy zainteresowany gość staje się leadem w CRM z terminowym zadaniem dla doradcy prowadzącego w Teams; pakiet dowodów składa się na SharePoint z dołączonym terminem
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Dobór kandydatów, dopasowanie między markami i weryfikację zgód dla każdego nazwiska, kanału, spółki i marki
- Zaproszenia, RSVP, limit miejsc, przypomnienia i listę wejściową
- Tworzenie leadów, zadanie dla każdego doradcy, pakiet dowodów i raport lejka
Ludzie decydują o
- Tym, czym event jest: segmenty, format, limit miejsc, budżet i plan dofinansowania
- Tym, czy lista wychodzi, i co dzieje się z wykluczonymi nazwiskami, które człowiek może wciąż zaprosić listem, jeśli pozwala na to podstawa
- Tym, kto gości kogo, i o każdej rozmowie, która następuje; o samych regułach zgód, których właścicielem jest inspektor ochrony danych
Przed i po
Systemy i integracje
Tam, gdzie wystarczy reguła, nie używamy modelu. Tam, gdzie potrzebny jest osąd, decyduje człowiek.
Wejścia
- definicja eventu w Microsoft Lists
- trzy DMS i grupowy CRM
- lista wykluczeń
- RSVP z Microsoft Forms, skrzynki eventu i dziennika recepcji
- biblioteka zdjęć i faktura agencji na SharePoint
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
- Power Automate dla odpowiedzi z formularzy
Systemy docelowe
- grupowy CRM
- SharePoint dla list i pakietu dowodów
- bramka SMS
- portal dofinansowań importera
- Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zatwierdzenie listy gości w Microsoft Teams; lista wejściowa na kanale Teams lokalizacji; zadanie dla każdego doradcy; zadanie pakietu dowodów dla kierowniczki marketingu
Wykorzystane technologie
budują listę, sprawdzają zgody, wysyłają, zbierają RSVP, tworzą leady i składają pakiet
Awysyłki e‑mail, wpisy na kanałach, listy i biblioteka eventu; opakowuje bramkę SMS
Azatwierdzenie listy gości, terminowe zadanie dla doradcy i zadanie pakietu dowodów, wszystko w Teams
Adefinicja eventu, listy RSVP i wejściowa, formularz RSVP i formularz dla gości spoza listy z polami zgód
Alejek na event i markę; dofinansowania udokumentowane i wypłacone
Asegmenty, rejestr zgód i tworzenie leadów, przez interfejsy lub ekrany
CIlustracyjny model ekonomiczny
Zacznijcie od kwestionowania założeń.
Praca biurowa to wszystko, co kupuje te 19 godzin: około czterech na eksport, scalenie i czyszczenie listy, pięć na zaproszenia i RSVP, trzy na przypomnienia i listę wejściową, cztery na kontakt po evencie i trzy na pakiet dowodów. Dwadzieścia sześć eventów rocznie to 2,17 miesięcznie dla kalkulatora; 25 € to pełny koszt godziny stanowiska w marketingu polskiej grupy dealerskiej. Żaden klient nie był mierzony; budżety i zamówienia zostają poza tabelą.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Żadne zaproszenie nie wychodzi bez zapisanej zgody dla tego kanału, spółki i marki, a sprzeciw zgłoszony w dowolnej lokalizacji zatrzymuje następną wysyłkę każdej marki
- Lista gości wymaga zatwierdzenia zamiast dwóch dni scalania
- RSVP, limit miejsc i przypomnienia żyją w jednej liście, więc slotu nie da się zarezerwować trzy razy, a puste krzesła widać tydzień wcześniej
- Każdy zainteresowany gość ma doradcę i termin następnego ranka, a dyrektor lokalizacji widzi, które zadania są przeterminowane
- Pakiet dowodów istnieje następnego dnia, więc dofinansowane wydatki są rozliczane w terminie, a nie spisywane na straty
Perspektywa zarządu
- Każdy event nabiera tej samej anatomii i tych samych liczb, więc premiery w dwóch lokalizacjach dają się porównać, a format, który przynosi zamówienia, jest znany
- Zgoda przestaje być pytaniem, na które odpowiada pamięć: weryfikacja to wersjonowana reguła, a wykluczenia to lista, którą inspektor ochrony danych może otworzyć
- Kontakt po evencie staje się obowiązkiem z terminem dla każdego doradcy i licznikiem opóźnień dla każdej lokalizacji
- Odzysk dofinansowania dla każdego programu importera staje się trzema liczbami: zgłoszone, udokumentowane, wypłacone
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Audytor powinien móc odtworzyć każdą decyzję.
- Roboty sięgają do każdego DMS, CRM i bramki SMS własnymi kontami, przechowywanymi w magazynie poświadczeń Orchestrator, takim jak Azure Key Vault, z prawem odczytu segmentów i zgód oraz zapisu leadów
- Dane gości pozostają w tenancie Microsoft 365 grupy, w CRM i w regionie UE UiPath Automation Cloud; listy wejściowe niosą tylko to, czego potrzebuje wejście, a etykieta retencji Purview czyści je po terminie
- Każda wysyłka zapisuje, na jakiej treści zgody, spółce, marce i kanale się oparła, więc na sprzeciw z art. 21 ust. 2 RODO odpowiada się datą, a trafia on tego samego dnia na listę wykluczeń każdej marki
- Lista uczestników dla importera zawiera liczby, a nazwiska tylko tam, gdzie zgoda wskazuje importera jako odbiorcę zgodnie z art. 13 ust. 1 lit. e; żaden robot nie zapisuje w portalu dofinansowań, jeśli nie pozwala na to umowa dealerska
Dlaczego teraz
Zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024 poz. 1221) zaproszenie e‑mailem lub SMS-em wymaga zgody na kanał z jego art. 398 oprócz podstawy z RODO; rekord klienta nie jest rekordem zgody, a lista zbudowana z pamięci nie pokaże, na czym się oparła
Elektryfikacja gam oznacza więcej premier: w 2025 roku zarejestrowano w Polsce 350 500 samochodów z napędem alternatywnym, o 20% więcej niż w 2024, a marki premium urosły do 154 000 (PZPM i KPMG, luty 2026); każdy nowy model to wieczór w każdej lokalizacji
Modelowane 1 029 € miesięcznie pracy biurowej to najmniejszy z trzech kosztów, a narzędzia są udokumentowanym produktem: zadania Action Center zamyka się w Teams, odpowiedź z formularza uruchamia przepływ
Role zarządcze, których to dotyczy
Eventy stają się mierzonym kanałem z jednym lejkiem dla każdej marki i lokalizacji, a kalendarz premier realizuje się bez dwóch osób w marketingu jako wąskiego gardła
Odzysk dofinansowania staje się liczbą dla każdego programu, a koszt leadu według formatu daje się porównać między markami
Każda wysyłka niesie zgodę, na której się oparła, a sprzeciw zgłoszony gdziekolwiek zatrzymuje następne zaproszenie każdej marki
Częste pytania i zastrzeżenia
Agencja projektuje i wysyła; nie wie, kto w zeszłym tygodniu wycofał zgodę ani kto już jeździ marką C. Robot przekazuje jej listę ze zgodami i bez duplikatów, a odbiera raport z wysyłki.
Jeden ptaszek przy nazwisku, z którym właśnie rozmawiali, albo robi to recepcja eventu przy wejściu; lead, zadanie i termin wynikają z tego ptaszka.
Tylko tam, gdzie zgoda wskazuje spółkę i marki, których dotyczy. Weryfikacja stosuje tę regułę przy każdym evencie, a licznik wykluczeń pokazuje, jak często zgoda właściciela marki A nie sięga wieczoru marki C.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Mniej niż dziesięć eventów rocznie dla jednej marki w jednej lokalizacji, gdzie wystarczą zadbana lista i wspólna skrzynka
- Gdy żaden system nie przechowuje rejestru zgód, a są tylko papierowe formularze w teczkach sprzedaży; najpierw rozwiązanie 114
- Gdy eventy prowadzi importer, a grupa tylko udostępnia salon, bez własnej listy i własnego rozliczenia
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Między zaproszeniem a zamówieniem: gdzie nasze eventy gubią klienta, na liście, przy wejściu czy w poniedziałek po?
Podejście wdrożeniowe
Zaczynamy od jednego wycinka procesu i rozszerzamy dopiero po dowodzie.
Dostarczamy
- Odczyt Państwa ostatnich dwunastu eventów, od źródeł list po to, które pakiety dowodów rozliczono w terminie
- Definicję eventu i reguły segmentacji dla każdej marki, opracowane z kierowniczką marketingu
- Weryfikację zgód i listę wykluczeń, uzgodnione z Państwa inspektorem ochrony danych; konsolidacja zgód między markami to rozwiązanie 114
- Przepływy zaproszeń, RSVP i limitu miejsc, front-endy w Forms i Lists, tworzenie leadów i składanie pakietu dowodów
- Lejek w Power BI i podręcznik operacyjny dla zespołu marketingu
Potrzebujemy od Państwa
- Materiałów z tych dwunastu eventów: list, zaproszeń, arkuszy RSVP, list obecności, pakietów dowodów, wyników
- Informacji, gdzie w każdym DMS i w CRM leżą zgody, oraz inspektora ochrony danych do uzgodnienia reguł
- Dostępu do DMS, CRM, skrzynek eventowych, bramki SMS i loginu do portalu dofinansowań dla każdej marki
Etapy
Odkrywanie
Dwanaście minionych eventów prześledzonych od początku do końca, od źródeł list po rozliczenia
Projekt
Definicja eventu, reguły segmentacji i zgód, logika limitu miejsc, okna kontaktu po evencie, indeks pakietu dowodów
Budowa
Roboty, front-endy w Lists i Forms, zadania w Teams, konektor SMS, raport lejka
Pierwszy event
Jedna marka w jednej lokalizacji, z listą, wykluczeniami i pakietem przejrzanymi wiersz po wierszu
Sezon
Pozostałe formaty i marki dodawane event po evencie, z przeglądem po każdym
Szybki efekt. Nakład zależy od liczby platform DMS, od tego, gdzie leżą ich pola zgód, i od tego, czy portal dofinansowań dopuszcza automatyczne składanie wniosków.
Czterdzieści jeden nazwisk na liście obecności; jedyny dalszy krok to szuflada.
Prosimy o materiały z Państwa ostatnich trzech eventów: listy, zaproszenia, arkusz RSVP, listy obecności i rozliczone pakiety dowodów. Odsyłamy liczbę luk w zgodach dla każdego eventu, wskaźnik kontaktu po evencie i pisemną ocenę tego, co robot zrobiłby inaczej.
Jeden event od zaproszenia do leadaTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Dziewięć kanałów, cztery marki i jedna recepcjonistka decydująca, kto oddzwoni. Piątkowy lead czeka do poniedziałku.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceJeden klient w trzech markach, jeden rejestr zgódPrzypomnienie trafia do osoby, która odmówiła, bo jej sprzeciw leży w systemie innej marki.
Zobacz rozwiązanie Sprzedaż i marketingMateriały kampanijne gotowe, zatwierdzone i na czasWersja opublikowana w Rumunii nie była tą zatwierdzoną przez dział prawny i nikt nie potrafił wskazać, która to była.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejDealerzy samochodowi