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Lösung · Finanzen & Buchhaltung

Jeder Beleg gelesen und die gesamte Reiserichtlinie geprüft, bevor erstattet wird

Reisekostenabrechnungen vor der Erstattung geprüft

Jede Abrechnung wird vor der Erstattung vollständig gegen Richtlinie, Belege und Historie geprüft; Mitarbeitende antworten in Teams, die Finanzabteilung sieht nur die Ausnahmen.

Quick WinMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungKI, wo sie sinnvoll ist
3.200Reisekostenabrechnungen im Monat erreichen das Abrechnungsteam dieser illustrativen Gruppe. Neun von zehn werden ohne Richtlinienprüfung erstattet.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Erstatten Sie nicht länger neun von zehn Abrechnungen auf Vertrauen, weil niemand Zeit zum Prüfen hat.

Was sich ändert

Mientha liefert eine Prüfschicht zwischen Einreichung und Erstattung: Jede Abrechnung wird aus Ihrem Reisekostensystem übernommen.

Geschäftlicher Nutzen

Jede Abrechnung wird gegen dieselben Regeln geprüft, sodass Positionen außerhalb der Richtlinie vor der Erstattung auffallen und nicht erst in der…

Beteiligte Systeme

SAP Concur (Status, Kommentare, Korrekturen, Freigabe zur Zahlung); Prüfarchiv auf SharePoint; UiPath Insights

Geschäftsproblem

Reisekosten und Spesen

Die Erstattung von Reisekosten hat zwei Aufgaben: Mitarbeitenden schnell ihr Geld zurückgeben und nur das erstatten, was die Reiserichtlinie erlaubt, mit der Vorsteuer, die dem Unternehmen zusteht, und nie denselben Beleg zweimal. Weil beide Aufgaben gegeneinander ziehen, prüfen die meisten Abrechnungsteams alles schnell und kontrollieren eine Stichprobe, typischerweise eine Abrechnung von zehn. Die Stichprobe ist die einzige Stelle, an der die Richtlinie tatsächlich durchgesetzt wird.

Die Kosten verteilen sich auf mehrere Schreibtische: eine Warteschlange, die in der letzten Woche jedes Monats ihren Höchststand erreicht, Mitarbeitende, die zwei oder drei Wochen auf ihr Geld warten, Führungskräfte, die am Freitagnachmittag im Block freigeben, ohne einen Beleg zu öffnen, und eine Innenrevision, die auf eine Kontrolle blickt, die 10 % der Grundgesamtheit erfasst.

Mit der Größe wird es schwieriger: mehr Reisende, die zum ersten Mal unterwegs sind, mehr Tagegeldregime und Vorsteuerregeln, eine dünnere Stichprobe. Ein Taxibeleg, der in zwei Monaten eingereicht wird, fällt nur auf, wenn Abrechnungen miteinander verglichen werden, und niemand vergleicht 3.200 Abrechnungen von Hand.

Wie es heute läuft

  1. MenschDie Mitarbeitenden fotografieren Belege in der App und stellen die Abrechnung zum Monatsende von Hand zusammen
  2. MenschDie Führungskraft gibt den gesamten Stapel am Freitagnachmittag frei, ohne die Belege zu öffnen
  3. WartezeitDie Abrechnungen liegen ein bis sechs Arbeitstage im Prüfschritt
  4. MenschEine Prüfkraft bestätigt, dass Belege vorhanden sind und die Beträge stimmen, und wendet die Richtlinie aus dem Gedächtnis an; eine von zehn Abrechnungen erhält die volle Prüfung
  5. FehlerrisikoDubletten, Kartenzahlungen, die zusätzlich bar geltend gemacht werden, Wochenenddaten ohne Reise und Belege ohne Vorsteuerabzugsfähigkeit gehen durch, sofern sie nicht in die Stichprobe fallen
  6. MenschRückfragen gehen per E-Mail an die Mitarbeitenden, die Abrechnung wird geparkt, und die Excel-Liste offener Fälle wächst
  7. WartezeitGeparkte Abrechnungen warten im Schnitt eine Woche, verpassen den Zahllauf und gehen als Schätzung in die Abgrenzung ein
  8. SystemFreigegebene Abrechnungen gehen an die Entgeltabrechnung oder die Kreditorenbuchhaltung, und die Feststellungen aus der Stichprobe werden für die Prüfer abgelegt
MenschWartezeitFehlerrisikoSystem

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Die Kosten wachsen dort, wo niemand hinsieht.

  • Sechs Minuten kaufen eine Vollständigkeitskontrolle, keine Prüfung. Die vollständige Prüfung dauert 15 bis 20 Minuten und erfasst eine Abrechnung von zehn; was die Systemregeln bei den anderen neun übersehen, geht in die Erstattung.
  • Am langsamsten ist die E-Mail-Schleife: Die Mitarbeiterin sitzt im Zug, die Rückfrage lautet „bitte prüfen Sie Ihre Hotelposition“, und die Abrechnung wartet eine Woche.
  • Die Vorsteuer versickert leise. In mehreren Ländern, darunter Polen, berechtigt ein Kassenbeleg ohne die Daten des Unternehmens nicht zum Vorsteuerabzug; aus dem Gedächtnis und nur an einer Stichprobe geprüft, wird diese Regel uneinheitlich angewendet.
  • Dubletten sind bei der Prüfung einer einzelnen Abrechnung unsichtbar; sie zu finden heißt, über Abrechnungen und Monate hinweg zu vergleichen, und das macht kein Team von Hand.
  • Die ungeschriebenen Ausnahmen der Richtlinie stecken in drei Köpfen; geht eine dieser Personen, schrumpft die Stichprobe, und die Rückfragen werden vager.

Kosten des Nichtstuns

Zwölf Monate Prüfung einer Abrechnung von zehn≈ 122.880 €
Drei Jahre bei gleicher Stichprobenquote≈ 368.600 €
Bei Wachstum auf 4.000 Abrechnungen im Monat (pro Jahr)≈ 153.600 €

Weil sich die Warteschlange jeden Monat auflöst, lässt sich dieser Prozess leicht liegen lassen, und die oben gerechneten Personalkosten sind überschaubar. Größer ist die Zahl, die niemand misst: Bei illustrativen 400 € je Abrechnung erstattet diese Gruppe rund 1,28 Mio. € im Monat (3.200 × 400 €); schon 0,1 % davon außerhalb der Richtlinie sind etwa 15.400 € im Jahr (1,28 Mio. € × 12 × 0,001), die die Stichprobe nie sieht. Wir kennen Ihre Quote nicht, und mit einer Stichprobe von einer aus zehn kennen Sie sie ebenso wenig.

Eine Kontrolle, die 10 % der Grundgesamtheit erfasst und deren Feststellungen niemand nachverfolgt, ist ein wartender Punkt im Bericht des Abschlussprüfers, und jedes neue Land legt weitere Regeln auf eine Checkliste, die in drei Köpfen liegt.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Eine Beratungs- und Ingenieurgruppe mit 1.800 Beschäftigten in sechs europäischen Ländern, SAP Concur für die Reisekosten und Microsoft 365 E3; die Abrechnung liegt bei einem dreiköpfigen Team in einem Shared-Service-Center in Polen.

Volumen

3.200 Reisekostenabrechnungen im Monat; rund 55 % Firmenkartenumsätze, 45 % Barauslagen und Tagegelder; Belege überwiegend als Handyfotos; eine Abrechnung von zehn wird vollständig geprüft.

Heutiger Prozess

Führungskräfte geben im Block frei; das Abrechnungsteam prüft die Vollständigkeit, wendet die Richtlinie aus dem Gedächtnis an und kontrolliert eine Abrechnung von zehn; Rückfragen laufen per E-Mail und werden in Excel nachgehalten.

Engpass

Im Schnitt rund sechs Minuten je Abrechnung; 600 bis 800 Abrechnungen in der Warteschlange in der letzten Monatswoche; eine Woche je Rückfrage; die zugesagte Erstattung binnen zehn Arbeitstagen wird zu jedem Quartalsende verfehlt.

Lösung

Jede Abrechnung wird aus Concur übernommen, jeder Beleg von UiPath Document Understanding gelesen und mit der Angabe verglichen, die Richtlinie läuft über jede Position; saubere Abrechnungen werden freigegeben, Mitarbeitende erhalten präzise Rückfragen in Microsoft Teams, und die Prüfkraft sieht nur noch die Regeltreffer.

Mögliches Ergebnis

Im modellierten Fall werden 100 % der Abrechnungen nach denselben Regeln geprüft, die manuelle Arbeit konzentriert sich auf den Anteil der Ausnahmen (modelliert 20 bis 25 % zu Beginn), und saubere Abrechnungen werden binnen zwei Arbeitstagen erstattet. Das sind modellierte Potenziale, keine gemessenen Ergebnisse.

Vorgeschlagene Lösung

Mientha liefert eine Prüfschicht zwischen Einreichung und Erstattung: Jede Abrechnung wird aus Ihrem Reisekostensystem übernommen, jeder Beleg wird gelesen, Ihre Richtlinie läuft über jede Position, und das Ergebnis ist eine Freigabe, eine Rückfrage an die Mitarbeitenden oder eine Aufgabe für die Prüfkraft. Limits, Tagegeldtabellen, Städtehöchstsätze, Vorsteuerregeln je Land und Zeitfenster für die Dublettensuche liegen in einer Regeltabelle, die die Finanzabteilung selbst führt und ohne Entwickler ändert; der Roboter protokolliert die angewandte Version. Der einzige Baustein mit maschinellem Lernen ist die Belegerkennung; ein Sprachmodell kommt nicht zum Einsatz.

Rückfragen an Mitarbeitende wandern von der E-Mail nach Microsoft Teams: eine Aufgabe mit der genauen Frage, einem Link auf den Beleg und vorbereiteten Antwortoptionen. Richtlinienverstöße gehen an die Prüfkraft in der Finanzabteilung, mit den Nachweisen nebeneinander: Belegbild, ausgelesene und eingegebene Werte, die ausgelöste Regel und passende Positionen aus anderen Abrechnungen. Posten, die eine Freigabe der Bereichsleitung brauchen, erreichen die Microsoft Teams Approvals-App mit angehängtem Beleg.

SAP Concur bietet eigene Prüfdienste an; unsere Schicht ergänzt sie: unternehmensspezifische Regeln, lokale Vorsteuerlogik, Beleg gegen Angabe, Prüfungen über Abrechnungen und Monate hinweg sowie die Klärung in Teams. Ihre Schnittstelle zur Entgeltabrechnung oder zum ERP bleibt unberührt.

Genutzte native Funktionen

Vortrainiertes Receipts-Modell und Validation Station von UiPath Document Understanding; Warteschlangen, Trigger und Audit in UiPath Orchestrator; Konnektoren von UiPath Integration Service für SAP Concur, Microsoft Teams, Microsoft Outlook 365 sowie Microsoft OneDrive & SharePoint; Benachrichtigungen mit direkter Bearbeitung aus UiPath Action Center in Microsoft Teams; Microsoft Teams Approvals-App; UiPath Insights

Was wir bauen

Die Übernahme aus dem Reisekostensystem, Regeltabelle und Regelwerk, den Abgleich von Beleg und Angabe, Rückfragevorlagen mit Erinnerungen und Eskalation, die Steuerung zu Prüfkraft und Bereichsleitung, die Rückschreibung, das Prüfarchiv auf SharePoint, Dashboards und das Betriebshandbuch

Individuelle Integration

Die Freigabe zur Zahlung in SAP Concur über die API, wo der Workflow-Schritt offenliegt, sonst über einen Roboter in der Warteschlange der Prüfkraft; Übernahme per Export oder API für andere Reisekostensysteme

So läuft der automatisierte Prozess

  1. AutomatisierungEine von der Führungskraft freigegebene Abrechnung wird über den Konnektor aus SAP Concur übernommen und mit Positionen und Belegbildern in Orchestrator eingereiht
  2. AutomatisierungDocument Understanding liest jeden Beleg mit dem vortrainierten Receipts-Modell (Händler, Datum, Betrag, Steuer, Währung) und vergleicht die Werte mit der Angabe; unlesbare Belege gehen an die Validation Station
  3. SystemDas Regelwerk führt die Richtlinie auf jeder Position aus: Limits, Tagegelder, Vorsteuernachweis je Land, Dubletten über Abrechnungen und Kartenumsätze hinweg, Wochenenddaten, Teilnehmerlisten, Kilometergeld; jeder Treffer erhält einen Grundcode und eine Gewichtung
  4. AutomatisierungAbrechnungen ohne Treffer werden mit der Regelversion als geprüft gekennzeichnet und zur Zahlung freigegeben
  5. MenschTreffer, die Mitarbeitende selbst klären können, werden zur Action-Center-Aufgabe in Microsoft Teams, mit der Frage und dem verlinkten Beleg; Erinnerung nach zwei Arbeitstagen, die Führungskraft in Kopie nach fünf
  6. MenschRichtlinienverstöße gehen als Aufgabe in Teams an die Prüfkraft in der Finanzabteilung, mit vorbereiteten Nachweisen; Posten für die Bereichsleitung gehen mit angehängtem Beleg in die Teams Approvals-App
  7. AutomatisierungEntscheidungen werden in das Reisekostensystem zurückgeschrieben, die Prüfakte geht auf SharePoint, und Insights zeigt die Quote der beanstandungsfreien Abrechnungen, die Regeltreffer und die Bearbeitungszeit der Rückfragen
AutomatisierungSystemMensch

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Das Lesen jedes Belegs und den Abgleich mit der Angabe der Mitarbeitenden
  • Die vollständige Ausführung der Richtlinie auf jeder Position, jedes Mal, in der aktuellen Regelversion
  • Routinerückfragen an Mitarbeitende, das Nachfassen, die Freigabe sauberer Abrechnungen und das Führen der Prüfakte

Menschen entscheiden

  • Ob eine Überschreitung des Limits begründet ist, mit Beleg und Historie der Mitarbeitenden vor Augen
  • Ob ein Dublettenverdacht zutrifft, wenn die Nachweise nicht eindeutig sind
  • Die Freigabe der Bereichsleitung für Ausnahmen, die die Richtlinie dieser Ebene vorbehält
  • Die Regeln: Limits, Tagegeldtabellen, Vorsteuerlogik und Gewichtungen bleiben in der Hand der Finanzabteilung

Vorher und nachher

VorherNachher
Vollständig geprüfte Abrechnungeneine von zehnalle
Prüfzeit je Abrechnungim Schnitt ca. 6 minkeine bei sauberen Abrechnungen
Einreichung bis Erstattung, saubere Abrechnung8 bis 15 Arbeitstage1 bis 2 Arbeitstage (modelliert)
Rückfrage an MitarbeitendeE-Mail, rund eine WocheTeams-Aufgabe, meist am selben Tag (modelliert)

Systeme und Integrationen

Wo eine Regel reicht, nutzen wir kein Modell. Wo Urteilsvermögen nötig ist, entscheidet ein Mensch.

Eingänge

  • SAP Concur oder ein anderes Reisekostensystem (Abrechnungen, Positionen, Kartenumsätze)
  • Belegfotos und PDFs
  • Regeltabellen auf SharePoint

Automatisierungsschicht

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Document Understanding
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Zielsysteme

  • SAP Concur (Status, Kommentare, Korrekturen, Freigabe zur Zahlung)
  • Prüfarchiv auf SharePoint
  • UiPath Insights

Berührungspunkte für Menschen: Action-Center-Aufgaben in Teams; Teams Approvals; wöchentliche Zusammenfassung im Kanal des Teams

SAP ConcurUiPath OrchestratorUiPath RobotsSAP ConcurAction-Center-Aufgaben in Teams

Eingesetzte Technologien

UiPath Document Understanding (IXP)

vortrainiertes Receipts-Modell liest Händler, Datum, Betrag, Steuer und Währung; Validation Station für unlesbare Belege

A
UiPath Robots + Orchestrator

reihen jede Abrechnung ein, führen die Regeln aus, schreiben den Status zurück, wiederholen, protokollieren und auditieren

A
UiPath Integration Service (Konnektor für SAP Concur)

zyklisch abgefragte Ereignisse zu eingereichten Abrechnungen; liest und aktualisiert Concur-Objekte

A
UiPath Integration Service (Konnektoren für Microsoft Teams, Microsoft Outlook 365 sowie Microsoft OneDrive & SharePoint)

Kanalzusammenfassung, E-Mail als Rückfallkanal, Regeltabellen, Prüfarchiv

A
UiPath Action Center in Microsoft Teams

Rückfragen an Mitarbeitende und Entscheidungen der Prüfkraft innerhalb von Teams

A
Microsoft Teams Approvals-App

Freigabe der Bereichsleitung mit angehängtem Beleg; Audit in Microsoft Purview

A
UiPath Insights

Quote beanstandungsfreier Abrechnungen, Regeltreffer je Abteilung, Bearbeitungszeit der Rückfragen

A
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Beginnen Sie damit, die Annahmen zu hinterfragen.

Illustratives Modell
3.200 Reisekostenabrechnungen im Monat × 6 Minuten manueller Prüfung= 320 h / Monat
320 h × 32 € Vollkostensatz je Stunde= 10.240 € / Monat
× 12 Monate≈ 122.880 € / Jahr
Jährlich freigesetzte Kapazität (illustrativ)≈ 122.880 €

Sechs Minuten sind der Durchschnitt aus zwei sehr unterschiedlichen Aufgaben: vier bis fünf Minuten Vollständigkeitskontrolle bei neun von zehn Abrechnungen und 15 bis 20 Minuten vollständige Prüfung bei der zehnten. Die Bandbreiten sind illustrativ und nicht bei einem Kunden gemessen. 32 € sind ein Vollkostensatz je Stunde für eine erfahrene Prüfkraft in einem mitteleuropäischen Shared-Service-Center; gezählt wird nur die Zeit des Teams, nicht der zurückgeholte Aufwand außerhalb der Richtlinie.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Jede Abrechnung wird gegen dieselben Regeln geprüft, sodass Positionen außerhalb der Richtlinie vor der Erstattung auffallen und nicht erst in der Stichprobe des nächsten Prüfungsjahres
  • Saubere Abrechnungen werden ein bis zwei Tage nach der Einreichung freigegeben, und genau das nehmen Mitarbeitende wahr
  • Die Prüfzeit für die saubere Mehrheit fällt auf null; das Team arbeitet an den Ausnahmen, mit vorbereiteten Nachweisen
  • Dubletten und Belege ohne Vorsteuerabzugsfähigkeit werden auf Positionsebene erkannt, und zwar jedes Mal
  • Rückfragen erreichen Mitarbeitende in Teams, mit dem Beleg und dem strittigen Punkt, und sind in Minuten beantwortet

Aus Sicht der Geschäftsführung

  • Eine Kontrolle, die nachweislich 100 % der Grundgesamtheit erfasst, mit Regelversion und Ergebnis je Abrechnung
  • Die Richtlinientreue je Abteilung, Land und Kostenart wird zur monatlichen Kennzahl statt zur Anekdote aus der Prüfung
  • Regeländerungen, etwa ein neuer Tagegeldsatz oder ein niedrigerer Hotelhöchstsatz, gelten ab dem nächsten Lauf, für alle gleich
  • Der Prozess hängt nicht mehr davon ab, wer gerade prüft; Wachstum fangen Roboter ab

KPIs für die Geschäftsführung

Anteil vollständig geprüfter Abrechnungenmonatlich erkannter Betrag außerhalb der RichtlinieZeit von der Einreichung bis zur ErstattungBearbeitungszeit der RückfragenKosten je Abrechnung

Sicherheit und Governance

Vertrauen in Automatisierung entsteht durch den Prüfpfad, nicht durch ein Versprechen.

  • Ein eigener technischer Benutzer, kein persönlicher Zugang, hält die Rechte zum Lesen, Kommentieren, Korrigieren und Freigeben und keinerlei Rechte, Bankverbindungen zu ändern oder Zahlungen auszulösen; die Zugangsdaten liegen über den Anmeldedatenspeicher des Orchestrators in Azure Key Vault
  • Belege enthalten personenbezogene Daten; Bilder, ausgelesene Felder und Prüfakten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Mandanten auf SharePoint mit Aufbewahrungskennzeichnungen, und die Verarbeitung läuft in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
  • Funktionstrennung: Der Roboter gibt keine Abrechnung mit Regeltreffer frei, die Prüfkräfte können keine Regel ändern, und Regeländerungen sind versioniert und werden von der verantwortlichen Person für die Richtlinie freigegeben; der Zugang läuft über Gruppen in Microsoft Entra ID
  • Jede Entscheidung, ob von einem Roboter oder von einem Menschen, wird mit Regelversion, Nachweis und Zeitstempel protokolliert; Teams-Freigaben werden zusätzlich in Microsoft Purview auditiert, und die Belegerkennung ist ein vortrainierter Extraktor ohne generativen Anteil

Warum jetzt

01

Jeder Monat in der heutigen Routine kauft 320 Stunden Prüfung (im Modell rund 10.200 €) und die Prüfung einer Abrechnung von zehn; in den anderen neun steckt eine Abflussquote, die niemand gemessen hat

02

Wachsende Projektgeschäfte bringen Personal und Länder hinzu, und mit jedem Land kommen Reisende, die zum ersten Mal unterwegs sind, ein neues Tagegeldregime und eine weitere Vorsteuerregel: in einer Regeltabelle eine Zeile, in einer auswendig gelernten Checkliste eine neue Schulung

03

Ein vortrainiertes Receipts-Modell, ein Konnektor für SAP Concur mit zyklisch abgefragten Ereignissen und Action-Center-Aufgaben innerhalb von Teams sind heute dokumentierte Standardfunktionen der Plattform

Relevante Führungsrollen

CFO

Eine Kontrolle über die gesamte Grundgesamtheit, belegte Vorsteuerabzüge und eine Spesenabgrenzung, die aus der Warteschlange abgelesen und nicht geschätzt wird

Leitung Shared Services

Das Abrechnungsteam ist nicht länger der Engpass zum Monatsende, und seine Arbeit wird über die Ausnahmen messbar

CHRO

Mitarbeitende bekommen ihr Geld in Tagen statt in Wochen zurück, und die Rückfragen, die sie erhalten, sind präzise und für alle gleich

Häufige Fragen und Einwände

SAP Concur hat bereits Prüfregeln. Warum noch eine Schicht?

Die Regeln von Concur decken ab, wofür sie konfiguriert sind, und die Prüfdienste sind ein eigenes Angebot, das nicht jeder Kunde nutzt. Unsere Schicht liest den Beleg selbst, wendet lokale Regeln wie den Vorsteuernachweis und Projektlimits an, findet Dubletten über Abrechnungen hinweg und führt die Klärung in Teams. Wo die Prüfdienste von Concur im Einsatz sind, übernehmen wir den Rest.

Fühlen sich unsere Mitarbeitenden dann nicht überwacht?

Eine gleiche Prüfung für alle ist fairer als eine zufällige Stichprobe. Rückfragen kommen binnen eines Tages, benennen die genaue Position und zeigen den Beleg; die meisten sind mit einem Satz erledigt, und wer alles richtig macht, bekommt sein Geld schneller.

Unsere Belege sind Fotos, nachts im Taxi aufgenommen.

Genau für diese Eingangsdaten ist das Receipts-Modell gebaut. Was es nicht lesen kann, geht an die Validation Station oder für ein besseres Foto an die Mitarbeitenden zurück; der Rest der Abrechnung läuft weiter.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Volumina im niedrigen dreistelligen Bereich je Monat, wo die Stichprobe bereits einen nennenswerten Anteil abdeckt und die Systemregeln genügen
  • Eine Richtlinie ohne zahlenmäßige Limits, in der Entscheidungen auf Ermessen beruhen; zuerst muss sie aufgeschrieben werden
  • Abrechnungen, die weiterhin auf Papier mit angehefteten Belegen und ohne digitale Bilder eingereicht werden; zuerst gehört die Einreichung digitalisiert

Eine Frage für die nächste Sitzung

Hat jemand im Finanzbereich eine Liste der im vergangenen Jahr erstatteten Reisekosten, die tatsächlich gegen unsere Reiserichtlinie geprüft wurden, und wie schnell könnte er sie vorlegen?

Vorgehen bei der Umsetzung

Wir starten mit einem Ausschnitt und erweitern erst nach dem Nachweis.

Wir liefern

  • Eine Stichprobe Ihrer Abrechnungen, Position für Position gelesen: Trefferkategorien, Belegqualität, Volumina
  • Regeltabelle und Regelwerk: Limits, Tagegeldregime, Vorsteuerlogik je Land, Zeitfenster für die Dublettensuche
  • Konfiguration des Receipts-Modells und den Validierungsweg für unlesbare Belege
  • Die Anbindung an SAP Concur oder ein anderes Reisekostensystem: Übernahme, Kommentare, Korrekturen, Freigabe zur Zahlung
  • Aufgaben und Freigaben in Teams, das Prüfarchiv auf SharePoint, Insights-Dashboards und das Betriebshandbuch

Wir brauchen von Ihnen

  • Die Reiserichtlinie mit zahlenmäßigen Limits und den Tagegeldtabellen je Land
  • Drei Monate Abrechnungen mit Belegen sowie die Feststellungen aus Ihrer Stichprobenprüfung
  • Eine verantwortliche Person für den Prozess im Abrechnungsteam und eine für die Richtlinie in der Finanzabteilung
  • Einen technischen Benutzer für das Reisekostensystem und die Freigabe der UiPath-App für Teams in Ihrem Mandanten

Etappen

Analyse

Regelinventur, Trefferkategorien, Volumina, Belegqualität

Konzeption

Regeltabelle, Steuerungsmatrix, Rückfragevorlagen, Sicherheitsmodell

Umsetzung

Receipts-Modell, Regelwerk, Anbindung des Reisekostensystems, Teams-Aufgaben

Validierung

Drei Monate historischer Abrechnungen im Vergleich mit Ihren Stichprobenfeststellungen

Go-live

Zuerst ein Land, wobei das Team jede automatische Entscheidung nachprüft

Optimierung

Feinschliff der Regeln aus Fehltreffern, weitere Länder und Gesellschaften

Quick Win. Der Aufwand hängt von der Zahl der Reisekostensysteme und Länder, den Tagegeldregimen und der Belegqualität ab.