Start · Rozwiązania · IT i usługi
Rozwiązanie · IT i usługiJeden rekord na urządzenie, od zamówienia do dowodu skasowania danych
Każdy laptop rozliczony: od zamówienia do utylizacji
Każdy laptop, telefon i stacja dokująca ma jeden rekord od zamówienia do utylizacji: rezerwacja, rejestracja w Microsoft Intune, podpisany protokół, zwrot w dniu odejścia i skasowanie z dowodem.
Streszczenie dla zarządu
Sprzęt zamawiany mailem, wydawany bez rekordu i spisywany na straty, gdy pyta audytor.
Projekt ma jedną zasadę: numer seryjny jest rekordem, a nic nie wchodzi do majątku ani z niego nie wychodzi bez zdarzenia zapisanego przy tym numerze.
Nowe osoby dostają sprzęt zarezerwowany dla nich, bo stan magazynu jest liczbą utrzymywaną przez przepływ, a nie zajrzeniem do szafy.
rejestr sprzętu w Microsoft Lists; Microsoft Intune; Microsoft Entra ID
Problem biznesowy
Zarządzanie sprzętem IT
Urządzenie jest jednocześnie trzema rzeczami i każda z nich należy do innego działu. To środek trwały, który finanse amortyzują, granica bezpieczeństwa, za którą odpowiada IT, i powód, dla którego pracownik może w poniedziałek pracować. Nikt nie odpowiada za wszystkie trzy naraz, więc rekord, który je spina, nigdy nie jest dla nikogo pierwszym priorytetem.
Każda czynność wygląda na drobną. Zamówienie laptopa to jeden mail, wydanie zajmuje pięć minut na korytarzu, zwrot to karton na biurku. Pomnożone przez przyjęcia, zmiany stanowisk, awarie, wymiany i odejścia kilku tysięcy osób daje stały strumień drobnych czynności, z których każdą łatwo pominąć.
W skali psuje się rejestr. Jest dokładny w dniu, w którym powstał, i od tego dnia rozjeżdża się z rzeczywistością, bo zdarzenia, które powinny go aktualizować, dzieją się na czatach, w recepcjach i w szafach. Po dwóch latach firma ma trzy częściowe odpowiedzi: listę, konsolę i tabelę amortyzacji.
Skutki nie wskazują na przyczynę. IT kupuje sprzęt, który już ma, bo nie ufa stanowi magazynowemu. Naprawy są opłacane poza gwarancją, która wciąż obowiązywała. Urządzenia po odejściach leżą w szufladach, liczone jako używane i wciąż z danymi firmy. Raz w roku ktoś buduje inwentaryzację, która traci aktualność tydzień po podpisaniu.
Jak to wygląda dzisiaj
Taki wzorzec spotykamy w firmach obsługujących kilka tysięcy urządzeń bez dedykowanego systemu ewidencji sprzętu.
- CzłowiekPrzełożony pisze do IT, że nowa osoba potrzebuje laptopa; helpdesk zagląda do szafy, potem do resellera
- OczekiwanieKartony docierają do recepcji i czekają, aż ktoś znajdzie czas, żeby je otworzyć
- CzłowiekHelpdesk rejestruje urządzenie i wydaje je osobiście; protokół bywa podpisywany w jednych biurach, w innych nie
- SystemNumer seryjny trafia do listy SharePoint, a do ewidencji środków trwałych kilka tygodni później
- Ryzyko błęduZwroty od odchodzących trafiają do najbliżej siedzącej osoby; śladem jest wiadomość na czacie albo nic
- Ryzyko błęduUrządzenie w szufladzie zachowuje wpis w konsoli i obiekt w katalogu, więc raporty nadal liczą je jako używane
- OczekiwanieDaty gwarancji leżą w portalu resellera, więc o wymianie decyduje dopiero awaria
- CzłowiekRaz w roku listę uzgadnia się, obchodząc piętra z wydrukiem
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Czas, który znika, zanim ktokolwiek go zmierzy.
- Kupić jest taniej niż szukać i dlatego tak się dzieje. Gdy stanowi magazynowemu nie można ufać, najszybszym sposobem wyposażenia nowej osoby jest nowe zamówienie, a szafa zapełnia się sprzętem już opłaconym.
- Gwarancja to pieniądze wydane z góry i niewykorzystane. Bezpłatna naprawa przychodzi jako faktura, bo nikt nie potrafił powiedzieć, jaką ochroną objęty jest ten numer seryjny.
- Urządzenia, które znikają z ewidencji, kosztują dalej: zostają w konsoli, zostają w katalogu, zniekształcają każde zestawienie oglądane przez zarząd i pozostają pytaniem o dane, dopóki ktoś go nie zada.
- Finanse i IT prowadzą dwie wersje tego samego majątku. Różnicę zwykle spisuje się na straty, zamiast ją wyjaśnić, a właśnie tego szuka audytor zewnętrzny.
Koszt zaniechania
Sześćdziesiąt urządzeń rocznie, około półtora procenta majątku liczącego 4 100 sztuk, to założenie stojące za środkowym wierszem, wycenione modelowo na 900 € za sztukę. Niezależnie od tego, czy rzeczywista skala jest o połowę mniejsza czy dwukrotnie większa, tej straty nikt nie broni w budżecie, bo każde urządzenie ginie osobno i w innym miesiącu. Dolny wiersz przenosi dzisiejszą administrację przez czteroletni cykl odnowienia.
Po cichu zanika zdolność do odpowiedzi na jakiekolwiek pytanie o majątek. Co miesiąc rejestr oddala się od konsoli i od katalogu, więc gdy pytanie w końcu pada, od audytora, ubezpieczyciela albo przy incydencie, odpowiedź trzeba odtworzyć ręcznie. Urządzenie, którego nikt nie potrafi zlokalizować, jest też urządzeniem, o którym nikt nie udowodni, że zostało skasowane.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Grupa usług profesjonalnych i wsparcia handlu detalicznego, 2 600 pracowników w Polsce, Czechach i Niemczech; 4 100 zarządzanych urządzeń, głównie laptopy, stacje dokujące, monitory i telefony; Microsoft 365 E3 z Microsoft Intune i Microsoft Entra ID; środki trwałe w ERP.
260 zdarzeń w cyklu życia urządzeń miesięcznie: około 95 wydań, 70 wymian i napraw, 60 zwrotów i 35 przeniesień, przy czteroletnim cyklu odnowienia.
Zgłoszenia i zamówienia mailem, lista SharePoint jako rejestr, protokoły podpisywane w części biur, zwroty odnotowywane na czatach, jedna inwentaryzacja rocznie.
Około 22 minut administracji na zdarzenie w helpdesku, u przełożonego i w finansach oraz rejestr, z którego nikt nie korzysta, bo nikt mu nie wierzy.
Jeden rekord na numer seryjny, otwierany zamówieniem i zamykany certyfikatem utylizacji. Microsoft Intune rejestruje urządzenie i później je kasuje, roboty UiPath prowadzą zamawianie, zwroty i uzgodnienia, a Microsoft Teams obsługuje przekazanie i wyjątki.
W modelowanym przypadku administracja schodzi do wyjątków, zwroty egzekwuje się według daty, a nie pamięci, coroczny obchód pięter zastępuje comiesięczne porównanie trzech systemów, a budżet odnowieniowy wynika z majątku, a nie z ubiegłorocznej kwoty. To arytmetyka na założeniach, a nie pomiar u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Projekt ma jedną zasadę: numer seryjny jest rekordem, a nic nie wchodzi do majątku ani z niego nie wychodzi bez zdarzenia zapisanego przy tym numerze. Rekord powstaje w chwili złożenia zamówienia, a nie wtedy, gdy ktoś znajdzie czas na wpisanie go do listy, i zamyka się certyfikatem utylizacji.
Sam rejestr jest celowo zwyczajny: lista w Microsoft Lists z jedną pozycją na urządzenie, ze statusem, użytkownikiem, MPK, datą zakupu, końcem gwarancji i datą odnowienia. Zgłoszenia przychodzą z Państwa wyzwalacza przyjęcia lub wymiany albo z formularza w Microsoft Teams; sprzęt z magazynu jest rezerwowany, a gdy go nie ma, roboty składają zamówienie.
Ten przepływ odpowiada za rzecz, nie za tożsamość. Konta, licencje i role systemowe to osobny proces; oba wymieniają dwie informacje, datę odejścia, która otwiera tu zadanie zwrotu z terminem, oraz potwierdzenie, że urządzenie wróciło i zostało skasowane, które zamyka pozycję sprzętową w offboardingu. Kasowanie to akcja Wipe w Microsoft Intune, która przywraca ustawienia fabryczne i zwraca swój status do zapisania przy rekordzie.
Kontrola, która czyni resztę wiarygodną, działa co miesiąc. Przez Microsoft Graph przepływ odczytuje zarządzane urządzenia z Microsoft Intune oraz obiekty urządzeń z Microsoft Entra ID i porównuje je z rejestrem; wszystko, czego brakuje w jednym z trzech miejsc, staje się zadaniem wraz z dowodem. Końce gwarancji i daty odnowienia zasilają widok Power BI, który wycenia budżet wymian według wieku sprzętu i objęcia ochroną.
Rejestracja urządzeń w Microsoft Intune, stan zgodności i zdalna akcja Wipe wraz ze statusem; rekordy urządzeń w Microsoft Entra ID; Microsoft Lists; SharePoint eSignature; Microsoft Teams Approvals app; Microsoft Graph; kolejki, wyzwalacze i magazyn poświadczeń UiPath Orchestrator; zadania UiPath Action Center w Microsoft Teams; Power BI
Model rekordu sprzętu i jego statusy, przepływ zgłoszenia i rezerwacji, dopasowanie zamówień i dostaw, protokół przekazania, sekwencję zwrotu z terminem, pakiet dowodowy utylizacji, comiesięczne uzgodnienie oraz raportowanie odnowień
Zamawianie u resellerów i obsługa dokumentów dostawy tam, gdzie portale nie mają API; ewidencja środków trwałych w ERP; zamawianie odbioru i pobieranie certyfikatów od firmy recyklingowej
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaZgłoszenie sprzętu z Państwa wyzwalacza przyjęcia lub wymiany otwiera rekord; sprzęt z magazynu jest rezerwowany, a w przeciwnym razie rekord startuje ze statusem „w zamówieniu"
- SystemRoboty składają zamówienie u resellera lub zapotrzebowanie w ERP i zapisują potwierdzoną datę dostawy przy rekordzie
- AutomatyzacjaNumery seryjne z dokumentu dostawy są dopasowywane do otwartych pozycji zamówienia, a urządzenie przechodzi w stan „na magazynie" wraz z końcem gwarancji
- AutomatyzacjaRejestracja jest potwierdzana odczytem zarządzanego urządzenia z Microsoft Intune przez Microsoft Graph, a rekord zostaje powiązany z użytkownikiem i MPK
- CzłowiekPracownik potwierdza odbiór w Microsoft Teams, a powyżej progu podpisuje protokół przez SharePoint eSignature
- AutomatyzacjaData odejścia lub wymiany otwiera zadanie zwrotu z terminem i eskalacją do przełożonego, a urządzenie znika ze stanu dostępnego
- AutomatyzacjaPo przyjęciu uruchamiana jest akcja Wipe, jej status trafia do rekordu, a urządzenie wraca na magazyn, idzie do naprawy albo do partii utylizacyjnej
- AutomatyzacjaCo miesiąc rejestr jest porównywany z Microsoft Intune i Microsoft Entra ID, a każda różnica staje się zadaniem wraz z dowodem
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Zakładanie rekordu, zmiany statusu i powiązanie urządzenia z użytkownikiem oraz MPK
- Zamawianie, dopasowanie dostaw, zapis gwarancji i kontrolę rejestracji
- Terminy zwrotów, przypomnienia i eskalację do przełożonego
- Kasowanie, jego dowód oraz comiesięczne porównanie z Microsoft Intune i Microsoft Entra ID
Ludzie decydują
- Czy zwrócone urządzenie wraca na magazyn, idzie do naprawy czy do złomowania i ile może kosztować sprzęt niestandardowy
- Wyjątki od terminu zwrotu: wypowiedzenie przepracowane zdalnie, długa nieobecność, sprzęt zatrzymany dla wracającej osoby
- Spisanie na straty tego, czego uzgodnienie nie odnajduje, zatwierdzane przez właściciela majątku w finansach
- Standard sprzętu dla roli oraz próg, powyżej którego przekazanie wymaga podpisu
Przed i po
Systemy i integracje
Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.
Wejścia
- daty przyjęć, zmian i odejść z systemu kadrowego
- zgłoszenia sprzętu w Microsoft Teams
- potwierdzenia zamówień i dokumenty dostawy
- zgłoszenia napraw
- dotychczasowa lista sprzętu
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Action Center
- Power Automate
- Microsoft Graph
Systemy docelowe
- rejestr sprzętu w Microsoft Lists
- Microsoft Intune
- Microsoft Entra ID
- ewidencja środków trwałych w ERP
- archiwum dowodowe na SharePoint
Punkty styku z człowiekiem: potwierdzenie odbioru i podpis; zadania zwrotu i wyjątków w Microsoft Teams; widok magazynu i odnowień w Power BI
Wykorzystane technologie
rejestracja, stan zgodności i zdalna akcja Wipe, która kasuje zwrócone urządzenie i raportuje status
Aobiekty urządzeń i użytkownicy, z którymi uzgadniany jest rejestr
Arejestr sprzętu: jedna pozycja na numer seryjny ze statusem, użytkownikiem, MPK i końcem gwarancji
Akolejkują każde zdarzenie, prowadzą kroki u resellera i w ERP oraz zapisują ślad audytowy
Aodczytuje zarządzane urządzenia, obiekty urządzeń i użytkowników do comiesięcznego uzgodnienia
Apotwierdzenia odbioru, terminowe zadania zwrotu i zatwierdzanie wyjątków
Apodpisany protokół przekazania, przechowywany z rekordem i audytowany w Microsoft Purview
Astan magazynu, wygasające gwarancje, daty odnowienia i budżet wymian według wieku sprzętu
AIlustracyjny model ekonomiczny
Model, a nie obietnica.
Dwadzieścia dwie minuty to nie czas wręczenia laptopa; to koszt całego zdarzenia w helpdesku, u przełożonego i w finansach, gdy doliczyć przypominanie, podwójne wpisywanie i poprawki, i jest to wielkość ilustracyjna, a nie pomiar u klienta. 30 € to mieszany pełny koszt godzinowy tych ról w Europie Środkowej. Inwentaryzacja, nadmiarowe zakupy i sprzęt, który nigdy nie wraca, leżą poza tym modelem.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Nowe osoby dostają sprzęt zarezerwowany dla nich, bo stan magazynu jest liczbą utrzymywaną przez przepływ, a nie zajrzeniem do szafy
- Zwroty mają datę, właściciela i eskalację, więc sprzęt wraca, dopóki odchodząca osoba jest jeszcze dostępna
- Kasowanie samo wytwarza dowód, więc odpowiedź, czy laptop został wyczyszczony, pochodzi z rekordu, a nie z pamięci
- Gwarancja jest wykorzystywana przed wygaśnięciem: usterka trafia do dostawcy, dopóki trwa ochrona, a nie na zamówienie zakupu
- Finanse i IT przestają opisywać dwa różne majątki, bo te same zdarzenia aktualizują rejestr i ewidencję środków trwałych
Perspektywa zarządu
- Stan magazynu, wydania, zwroty w terminie i utylizacje stają się liczbą miesięczną, a nie coroczną akcją z wydrukiem
- Nowa lokalizacja lub fala rekrutacji to decyzja magazynowa podjęta na danych, a nie pilne zamówienie
- Majątek da się udokumentować na żądanie: co istnieje, kto to ma, co i kiedy zostało skasowane
- Proces przestaje zależeć od dwóch osób, które wiedzą, gdzie co leży
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Kontrola nie jest dodatkiem.
- Każdy robot loguje się własnym kontem nazwanym, z najwęższymi uprawnieniami Microsoft Graph potrzebnymi do zadania: odczyt zarządzanych urządzeń i obiektów katalogu, zapis wyłącznie do listy sprzętu. Sekrety pobierane są w czasie wykonania z magazynu poświadczeń lub z Państwa własnego sejfu.
- Kasowanie traktujemy jako zdarzenie dowodowe: polecenie Wipe, status zwrócony przez Microsoft Intune, osoba autoryzująca i czas zakończenia są przechowywane razem z certyfikatem utylizacji tak długo, jak wymaga tego retencja.
- Nikt jednocześnie nie gubi urządzenia i nie spisuje go na straty. Różnice, których uzgodnienie nie wyjaśnia, zamyka właściciel majątku w finansach, a nie helpdesk, który je zgłosił.
- Dane osobowe w rekordzie ograniczają się do użytkownika, MPK i lokalizacji; rejestr, protokoły i certyfikaty pozostają w Państwa tenancie Microsoft 365, a kolejki działają w regionie UE UiPath Automation Cloud.
Dlaczego teraz
Utylizacja jest czynnością udokumentowaną w prawie UE. Dyrektywa 2012/19/UE wymaga, aby selektywnie zebrany zużyty sprzęt elektryczny i elektroniczny został poddany właściwemu przetwarzaniu (art. 8 ust. 1), a dla sprzętu od użytkowników biznesowych nakłada na producentów lub podmioty działające w ich imieniu obowiązek zapewnienia zbierania (art. 5 ust. 5). Dowód łatwiej utrzymać, gdy powstaje przy odbiorze, niż gdy trzeba go odtwarzać na audyt.
Sama administracja to modelowo 2 860 € miesięcznie, część najłatwiejsza do policzenia; urządzenia, które znikają z rejestru, nie opuszczając budynku, są warte więcej i nie mają swojej pozycji w budżecie.
Uzgodnienie, na którym to się opiera, jest odczytem, a nie projektem: Microsoft Graph udostępnia zarządzane urządzenia z Intune, obiekty katalogu i użytkowników, a akcja Wipe sama raportuje zakończenie.
Role zarządcze, których to dotyczy
Jeden rekord na urządzenie zastępuje trzy częściowe, a majątek da się raportować bez wysyłania kogokolwiek po budynkach
Ewidencja środków trwałych zgadza się z rzeczywistym majątkiem, a budżet wymian wynika z wieku sprzętu i gwarancji
Każde urządzenie odchodzące wraz z pracownikiem jest kasowane w konkretnym dniu, a dowód istnieje, zanim ktokolwiek o niego zapyta
Pozycja sprzętowa na liście offboardingowej zamyka się sama, więc kadry przestają dopytywać IT o coś, czego nie widzą
Częste pytania i zastrzeżenia
Rzadko problemem jest pole, problemem są zdarzenia. System zgłoszeń przechowuje to, co ktoś wpisał, gdy miał czas, a tutaj rekord powstaje w chwili zamówienia, podpisania protokołu i zakończenia kasowania, po czym co miesiąc jest weryfikowany wobec Microsoft Intune. Jeśli to Państwa system jest właściwym miejscem na rejestr, zapisujemy do niego.
W takim razie próg ustala wartość albo klasa sprzętu. Podpis służy temu, żeby termin zwrotu był egzekwowalny, a rozmowa o zgubie krótka; poniżej progu rekord nadal istnieje, tylko z potwierdzeniem w Microsoft Teams.
Żaden przepływ nie odda laptopa. Zmienia się to, że zwrot staje się zadaniem z terminem, właścicielem i eskalacją, urządzenie przestaje liczyć się jako stan magazynowy, a to, co zostaje, jest krótką imienną listą, na której przełożony może działać.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Majątek rzędu kilkuset urządzeń z jedną osobą, która wie, gdzie każde z nich jest: dobrze prowadzona lista i kwartalne sprawdzenie wyjdą taniej
- Sprzęt niezarządzany centralnie, na przykład park kontraktorów w cudzym tenancie, bo nie ma rekordu rejestracji, z którym można by uzgadniać
- Lokalizacje kupujące sprzęt na własną rękę i według własnej specyfikacji: najpierw standard i ścieżka zakupu, inaczej rejestr udokumentuje bałagan
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Czy ta firma potrafiłaby dziś, dla dwudziestu numerów seryjnych wylosowanych z własnego rejestru, wskazać obecnego użytkownika każdego urządzenia i dowód, że te zutylizowane zostały skasowane?
Podejście wdrożeniowe
Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.
Dostarczamy
- Model rekordu sprzętu: co zawiera rekord, jakie ma statusy i które zdarzenie go przesuwa
- Przepływ zgłoszenia i rezerwacji, podłączony do istniejących wyzwalaczy przyjęć i wymian
- Protokół przekazania i ścieżkę podpisu, z progami według klasy sprzętu
- Sekwencję zwrotu: zadania z terminem w Microsoft Teams, eskalację, przyjęcie, akcję Wipe i jej dowód
- Partie utylizacyjne, przekazanie do firmy recyklingowej i certyfikat przypisany do numeru seryjnego
- Comiesięczne porównanie rejestru, Microsoft Intune i Microsoft Entra ID, z zadaniem na każdą różnicę
- Raportowanie stanu magazynu, gwarancji i odnowień w Power BI oraz instrukcję dla helpdesku
Potrzebujemy od Państwa
- Obecnego rejestru w dowolnym stanie: eksportu, arkusza albo pola w systemie helpdeskowym
- Standardu sprzętu dla roli oraz warunków gwarancji, które Państwo kupują
- Kont technicznych z uprawnieniami Microsoft Graph potrzebnymi do uzgodnienia
- Kontaktów do resellerów i firmy recyklingowej oraz informacji, na co pozwalają ich portale
Etapy
Analiza
Policzenie majątku, zdarzeń miesięcznie i miejsc, w których dziś żyją rekordy
Projekt
Model rekordu, statusy, progi podpisu, terminy zwrotów i reguły uzgodnienia
Budowa
Przepływy, roboty, punkty w Teams, integracja z Microsoft Intune i Graph, raportowanie
Walidacja
Odtworzenie przyjęć, odejść i zwrotów z ostatniego kwartału oraz pierwsze uzgodnienie
Uruchomienie
Najpierw jeden kraj, ze starą listą prowadzoną równolegle, aż obie się zgodzą
Optymalizacja
Wnioski z uzgodnień zaostrzają reguły; kolejne klasy sprzętu i lokalizacje wchodzą we wzorzec
Działowe. O nakładzie decyduje liczba lokalizacji i resellerów oraz to, jak daleko dzisiejszy rejestr odbiega od rzeczywistego majątku.
Jedenaście laptopów w szafie, a dwa należą do osób, które odeszły w zeszłym roku.
Prosimy o liczbę urządzeń, ubiegłoroczne liczby przyjęć i odejść oraz kolumny, które faktycznie zawiera Państwa rejestr. Wracamy z listą rozbieżności między rejestrem, Microsoft Intune i Microsoft Entra ID oraz z zakresem prac potrzebnych do jej zamknięcia.
Uzgodnijmy jeden miesiąc ruchów sprzętuTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Nowi pracownicy czekają na dostępy kilka dni, a odchodzący zachowują je tygodniami. To ten sam brak przekazania.
Zobacz rozwiązanie IT i usługiUzgadnianie licencji oprogramowania co miesiącOdchodzący pracownicy, duplikaty i uśpione konta zachowują płatne stanowiska, dopóki ktoś ręcznie nie odtworzy listy.
Zobacz rozwiązanie IT i usługiKoszty chmury wyjaśnione tym, którzy je generująJedna trzecia zasobów nie ma właściciela, więc faktura tłumaczona jest zrzutem ekranu z wykresem.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejHandel i e‑commerceUsługi i IT