Start · Rozwiązania · IT i usługi

Rozwiązanie · IT i usługi

Każde płatne stanowisko przypisane do osoby, która istnieje, pracuje i faktycznie się loguje

Uzgadnianie licencji oprogramowania co miesiąc

Roboty co miesiąc odtwarzają pełny obraz licencji, zestawiają każde stanowisko z danymi kadrowymi i logowaniami, a propozycje odzysku trafiają do właścicieli aplikacji jako zadania w Microsoft Teams.

Szybki efektMicrosoft TeamsCzłowiek w pętli decyzyjnejAutomatyzacja deterministyczna
42godziny miesięcznie pochłania ręczne odtwarzanie listy, kto ma jaką licencję w tej ilustracyjnej firmie. Lista jest nieaktualna w dniu, w którym powstaje.

Streszczenie dla zarządu

Wyzwanie

Odchodzący pracownicy, duplikaty i uśpione konta zachowują płatne stanowiska, dopóki ktoś ręcznie nie odtworzy listy.

Co się zmienia

Budujemy miesięczny cykl, który odpowiada na pytanie, na jakie firma dziś nie odpowie szybko: które płatne stanowiska należą do kogoś, kto istnieje.

Wartość biznesowa

Obraz licencji jest aktualny co miesiąc, więc decyzje o stanowiskach opierają się na dowodach, a nie na pamięci.

Systemy w tle

skoroszyt licencji na SharePoint; obraz licencji w Power BI; kolejka ITSM dla odzysków bez API

Problem biznesowy

Kontrola kosztów licencji

Oprogramowanie rozliczane za użytkownika łatwo kupić i trudno oddać. Menedżer prosi o stanowisko, service desk je przypisuje, a koszt dołącza do pozycji subskrypcyjnej, do której nikt nie wraca aż do odnowienia. Proces offboardingu zamyka konto w Microsoft Entra ID, co obejmuje każdy produkt za logowaniem jednokrotnym i pomija każdy produkt prowadzący własny katalog użytkowników.

Osoby, które mogłyby to naprawić, nie mają przed sobą dowodów. Właściciel majątku IT ma czternaście eksportów w czternastu formatach. Kadry wiedzą, kto odszedł, ale w ujęciu ostatniego dnia pracy, nie licencji. Aktywność logowania jest w tenancie, wykorzystanie u każdego dostawcy, a zakontraktowana liczba stanowisk w folderze w zakupach. Połączenie tych czterech źródeł zajmuje dzień, więc zdarza się raz w roku, dwa tygodnie przed odnowieniem, któremu miało służyć.

W skali luki cicho się kumulują. Dublujące się narzędzia utrzymują się, bo nikt nie potrafi wskazać listy osób mających oba. Edycje pełzną w górę, bo podniesienie planu to jedno kliknięcie, a obniżenie to rozmowa. Zakupy działowe z karty firmowej nigdy nie trafiają do obrazu całości. Zarząd widzi rachunek za subskrypcje rosnący szybciej niż zatrudnienie.

Jak to wygląda dzisiaj

Zaczyna się od właściciela majątku IT i folderu z eksportami, a w większości firm tej wielkości przebiega tak.

  1. CzłowiekW pierwszym dniu roboczym miesiąca właściciel majątku IT loguje się kolejno do każdego portalu administracyjnego i eksportuje listę użytkowników
  2. CzłowiekCzternaście plików ląduje w jednym folderze, z czternastoma układami kolumn i czternastoma nazwami tej samej edycji
  3. SystemListy są wklejane do jednego skoroszytu i zestawiane z wyciągiem kadrowym sprzed tygodnia
  4. OczekiwanieWątpliwe pozycje idą mailem do właścicieli aplikacji i wracają w ciągu kolejnych dwóch tygodni albo wcale
  5. Ryzyko błęduOdchodzący zachowują płatne stanowiska: zgłoszenie offboardingowe zamknęło konto w katalogu, ale nie konto po stronie dostawcy
  6. CzłowiekPartner biznesowy z finansów dostaje zakładkę podsumowania, kwestionuje dwie pozycje, a skoroszyt powstaje od nowa
  7. OczekiwanieOdzyski, które przetrwają dyskusję, są realizowane, gdy ktoś ma wolne popołudnie, zwykle po dacie odnowienia
CzłowiekSystemOczekiwanieRyzyko błędu

Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać

Czas, który znika, zanim ktokolwiek go zmierzy.

  • Zebranie danych to widoczna połowa. Niewidoczne jest ponaglanie: właściciel, który nie odpowiada, eksport, w którym w zeszłym miesiącu zmieniły się kolumny, pracownik, dla którego akta kadrowe i konto w katalogu podają różne daty odejścia.
  • Lista sprzed dwóch do sześciu tygodni nie jest dowodem i wszyscy tak ją traktują. Rozmowa o odnowieniu toczy się wtedy na raporcie dostawcy, bo to jedyna liczba, której obie strony ufają.
  • Stanowiska kupione poza budżetem IT nigdy nie trafiają do skoroszytu. Zespół kupuje dziesięć z karty działowej, kupujący odchodzi, a subskrypcja odnawia się latami i nikt nie jest przy niej podpisany.
  • Odbieranie licencji jest kosztowne społecznie. Zapytanie dyrektora, czy zespół nadal potrzebuje narzędzia, kosztuje rozmowę, więc czeka do odnowienia, czyli do momentu, w którym najmniej zmienia cenę.
  • Robione raz w roku zamiast co miesiąc, bo jest nieprzyjemne, ćwiczenie jest najsłabsze dokładnie wtedy, gdy liczby mają największe znaczenie.

Koszt zaniechania

Dwanaście miesięcy ręcznego składania obrazu≈ 19 152 €
Rok modelowej puli do odzyskania, po którą nikt nie sięga≈ 63 000 €
Oba te koszty przeniesione przez dwa cykle odnowień≈ 164 304 €

Skala, a nie prognoza: tyle daje drugi wiersz. Zakłada około 6 200 przypisanych stanowisk w czternastu produktach, że pierwsze uzgodnienie oznaczy 210 z nich jako możliwe do odzyskania, oraz umowną, uśrednioną wartość 300 € na stanowisko rocznie, będącą liczbą modelową, a nie niczyim cennikiem. Państwa stawki kontraktowe i Państwa własny wskaźnik odzysku zastąpią obie wielkości na pierwszych warsztatach. Wiersz mówi jedno: pula jest realna, odnawia się w dacie już wpisanej do kalendarza, a dziś nikt jej nie liczy.

Jeśli nic się nie zmieni, wzorzec powtórzy się po kolei. Przychodzi odnowienie, raport stanowisk od dostawcy jest jedyną zweryfikowaną liczbą w pokoju, a umowa zostaje podpisana na wielkości, których nikt w firmie nie potrafi podważyć. Osoba, która odeszła i zachowała logowanie do systemu z plikami klientów, znajduje się później, przy audycie. A całe ćwiczenie pozostaje przypisane do jednej osoby i jednego skoroszytu.

Scenariusz ilustracyjny

Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.

Organizacja

Grupa usług profesjonalnych, 3 000 użytkowników w pięciu krajach europejskich, Microsoft 365 w mieszanej populacji E3 i E5 oraz trzynaście innych płatnych produktów kupionych przez czterech różnych dysponentów budżetu.

Wolumen

Około 6 200 przypisanych stanowisk w czternastu produktach; mniej więcej 60 odejść i 70 przyjęć miesięcznie; trzy produkty prowadzą własny katalog użytkowników, a dwa kupiono działowo i nigdy nie trafiły do rejestru majątku IT.

Obecny proces

Jedna osoba eksportuje na początku miesiąca czternaście list użytkowników, wkleja je do skoroszytu, zestawia z tygodniowym wyciągiem kadrowym i wysyła wątpliwe pozycje mailem do właścicieli.

Wąskie gardło

Trzy godziny na produkt miesięcznie na zbieranie, ujednolicanie i ponaglanie oraz obraz sprzed dwóch do sześciu tygodni w chwili, gdy ktokolwiek na jego podstawie działa. Odzyski są realizowane po odnowieniu, a nie przed nim.

Rozwiązanie

Roboty co miesiąc odtwarzają obraz z Microsoft Graph, API administracyjnych dostawców i portali administracyjnych, zestawiają każde stanowisko ze statusem zatrudnienia, stanem konta i ostatnim logowaniem, a każdy właściciel dostaje jedno zadanie w Teams z własnymi propozycjami i dowodami.

Potencjalny efekt

W modelowanym przypadku praca nad zestawieniem kurczy się do przeglądu wyjątków, obraz nigdy nie jest starszy niż miesiąc, a pula do odzyskania staje się liczbą miesięczną zamiast dorocznego sporu. Poniższe wielkości to model, nie pomiar.

Proponowane rozwiązanie

Budujemy miesięczny cykl, który odpowiada na pytanie, na jakie firma dziś nie odpowie szybko: które płatne stanowiska należą do kogoś, kto istnieje, tu pracuje i używa narzędzia. Robot na produkt zbiera listę stanowisk. Dla tenanta Microsoft 365 jest to Microsoft Graph: subskrybowane SKU z liczbą kupioną i wykorzystaną, licencje przypisane do użytkownika oraz aktywność logowania zapisana przy obiekcie użytkownika. Dla pozostałych produktów jest to API administracyjne dostawcy albo ekran portalu, gdy API nie ma.

Następnie każde stanowisko jest zestawiane z osobą: eksport kadrowy daje status zatrudnienia i daty odejścia, Microsoft Entra ID daje stan konta i przynależność do grup, a dane samego produktu dają dowód użycia. Stanowisko, które przechodzi wszystkie trzy testy, zostaje nietknięte. To, które nie przejdzie, staje się propozycją z dołączonym powodem: osoba odeszła, a konto w katalogu jest zamknięte, lecz konto u dostawcy nie; konto bez logowania od sześćdziesięciu dni; osoba z dwoma narzędziami do tego samego; edycja wyższa, niż wymaga rola.

Propozycje trafiają do właścicieli aplikacji tam, gdzie i tak pracują. Każdy dostaje jedno zadanie w Microsoft Teams z własnymi stanowiskami, dowodami i terminem, a odpowiada: zostawiam, odzyskuję albo wyjątek. Zatwierdzone odzyski wykonują się przez API tam, gdzie produkt na to pozwala, a gdzie nie, powstaje zgłoszenie. Miesiąc zamyka raport na kanale IT i finansów oraz odświeżony obraz w Power BI; przed każdym odnowieniem te same dane dają zestawienie do true-up.

Wykorzystane funkcje natywne

Punkty końcowe Microsoft Graph dla subskrybowanych SKU, przypisania licencji i aktywności logowania; dane kont i grup Microsoft Entra ID; harmonogramy, kolejki i magazyny poświadczeń UiPath Orchestrator; zadania UiPath Action Center wykonywane w Microsoft Teams; Excel Online i odświeżanie Power BI

Co budujemy

Robota zbierającego dla każdego produktu, warstwę dopasowania tożsamości, zestaw reguł i ich progi, przepływ akceptacji, krok wykonania i zgłoszeń, raport miesięczny oraz zestawienie do true-up

Integracje dedykowane

API administracyjne dostawców produkt po produkcie, automatyzacja interfejsu portali produktów bez API oraz połączenie odczytu do eksportu statusów zatrudnienia z systemu kadrowego

Jak działa proces po automatyzacji

  1. AutomatyzacjaZgodnie z harmonogramem w Orchestrator robot dla każdego produktu zbiera listę stanowisk: Microsoft Graph dla tenanta, API dostawców tam, gdzie istnieją, ekrany portali tam, gdzie ich nie ma
  2. AutomatyzacjaKażde stanowisko jest łączone z osobą przez eksport kadrowy, konto Microsoft Entra ID, ostatnie logowanie i dane o aktywności w samym produkcie
  3. SystemZestaw reguł oznacza każde stanowisko jako aktywne, po osobie odchodzącej, uśpione ponad próg, zdublowane z nakładającym się narzędziem albo w edycji wyższej niż rola, a obok werdyktu zapisuje dowód
  4. CzłowiekKażdy właściciel aplikacji dostaje jedno zadanie UiPath Action Center w Microsoft Teams z własnymi propozycjami i przed terminem odpowiada: zostawiam, odzyskuję albo wyjątek
  5. AutomatyzacjaZatwierdzone odzyski wykonują się tam, gdzie dostawca udostępnia API, a gdzie nie, stają się zgłoszeniami ITSM, przy czym każdy zapisany jest z osobą akceptującą, znacznikiem czasu i dowodem
  6. AutomatyzacjaSkoroszyt i obraz w Power BI odświeżają się, a raport miesięczny trafia na kanał IT i finansów
  7. AutomatyzacjaPrzed każdym odnowieniem te same dane dają zestawienie do true-up: stanowiska zakontraktowane, przypisane i aktywne oraz różnica między nimi
AutomatyzacjaSystemCzłowiek

Model współpracy człowieka z automatyzacją

Automatyzacja obsługuje

  • Zbieranie stanowisk i przypisań z każdego produktu, tą drogą, którą produkt udostępnia
  • Łączenie każdego stanowiska z osobą, statusem zatrudnienia, stanem konta i ostatnim logowaniem
  • Stosowanie reguł i kompletowanie dowodów stojących za każdą propozycją
  • Wykonywanie zatwierdzonych odzysków, odświeżanie obrazu i publikowanie raportu miesięcznego

Ludzie decydują

  • Czy oznaczone stanowisko znika, zostaje czy staje się stałym wyjątkiem, właściciel po właścicielu
  • O progu uśpienia dla każdego produktu: narzędzie używane na koniec kwartału to nie narzędzie używane codziennie
  • O wszystkim, co dotyczy kont współdzielonych, kont serwisowych, zarządu i osób na długiej nieobecności
  • Czy edycja zostaje obniżona, co jest rozmową o roli

Przed i po

PrzedPo
Praca ręczna na produkt miesięcznie180 minprzebieg z harmonogramu plus wyjątki
Wiek obrazu w chwili podejmowania decyzji2 do 6 tygodniaktualny na ostatni przebieg
Stanowiska sprawdzone wobec danych kadrowych i logowańte, o których ktoś pamiętałkażde przypisane stanowisko, co miesiąc
Decyzje o odzyskuwątki mailowe bez zapisuakceptacje w Teams z dowodem i śladem audytowym
Przygotowanie odnowienia lub true-uptydzień archeologii w skoroszyciezestawienie już istnieje

Systemy i integracje

Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.

Wejścia

  • Microsoft Graph (subskrybowane SKU, przypisane licencje, aktywność logowania)
  • API administracyjne dostawców
  • portale administracyjne tam, gdzie nie ma API
  • eksport statusów zatrudnienia z systemu kadrowego
  • rejestr umów

Warstwa automatyzacji

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Systemy docelowe

  • skoroszyt licencji na SharePoint
  • obraz licencji w Power BI
  • kolejka ITSM dla odzysków bez API

Punkty styku z człowiekiem: akceptacje odzysków jako zadania UiPath Action Center w Microsoft Teams; raport miesięczny na kanale IT i finansów; przegląd true-up przed odnowieniem

Microsoft GraphUiPath OrchestratorUiPath Robotsskoroszyt licencji na SharePointakceptacje odzysków jako zadania UiPath Action Center w Microsoft Teams

Wykorzystane technologie

UiPath Robots + Orchestrator

harmonogram cyklu, kolejkowanie każdego produktu, ponawianie błędów, ślad audytowy

A
UiPath Integration Service (konektory Microsoft 365 i Microsoft Teams)

sięgnięcie po dane tenanta przez Microsoft Graph, publikacja obrazu miesięcznego na kanale Teams

A
UiPath Action Center

propozycje odzysku jako zadania wykonywane w Microsoft Teams, z przypisaniem, terminami i eskalacją

A
Microsoft Graph

subskrybowane SKU z liczbą kupioną i wykorzystaną, licencje na użytkownika, aktywność logowania przy obiekcie użytkownika

A
Microsoft Entra ID

stan konta, przynależność do grup i licencjonowanie grupowe: kręgosłup tożsamościowy całego ćwiczenia

A
Microsoft Excel (Excel Online)

skoroszyt uzgodnienia, jeden wiersz na stanowisko z dowodem i werdyktem

A
Power BI

obraz licencji według produktu, właściciela i centrum kosztów

A
System kadrowy (eksport statusów zatrudnienia)

wiarygodny rejestr odejść i przyjęć, do którego zestawiane jest każde stanowisko

C
Apotwierdzona funkcja produktu (dokumentacja producenta)Cmodel ilustracyjny — liczby na tej stronie

Ilustracyjny model ekonomiczny

Model, a nie obietnica.

Model ilustracyjny
14 produktów × 180 minut zbierania, ujednolicania i ponaglania= 42 h / miesiąc
42 h × 38 € pełnego kosztu godzinowego= 1 596 € / miesiąc
× 12 miesięcy≈ 19 152 € / rok
Roczny nakład pracy uwolniony przez comiesięczne uzgodnienie (ilustracyjnie)≈ 19 152 €

Wszystkie wielkości proszę traktować jako założenia do zastąpienia własnymi liczbami; pochodzą z powyższego scenariusza, a nie z pomiaru u klienta. Trzy godziny na produkt obejmują eksport listy, jej ujednolicenie, zestawienie z danymi kadrowymi i ponaglanie właścicieli, którzy nie odpowiedzieli, uśrednione po eksportach łatwych i kłopotliwych. 38 € to pełny koszt godzinowy roli zajmującej się majątkiem IT lub dostarczaniem usług w Europie Środkowej. Model liczy wyłącznie nakład na zestawienie; same stanowiska są odrębną pulą, oszacowaną w kolejnej sekcji.

Policz to na swoich danych

godzin do odzyskania miesięcznie
rocznej przepustowości do odzyskania

Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.

Korzyści biznesowe

  • Obraz licencji jest aktualny co miesiąc, więc decyzje o stanowiskach opierają się na dowodach, a nie na pamięci
  • Stanowiska osób odchodzących przestają być opłacane w ciągu kilku dni od daty odejścia, a ten sam przebieg zamyka dostęp, który ze sobą niosły
  • Dublujące się narzędzia stają się listą osób z imienia i nazwiska mających oba produkty, czyli jedyną formą, w której ta rozmowa się rusza
  • Odnowienia i rozliczenia true-up zaczynają się od własnej, zweryfikowanej konsumpcji, z policzoną różnicą między stanowiskami zakontraktowanymi, przypisanymi i aktywnymi
  • Uzgodnienie przestaje zależeć od jednego skoroszytu i wiedzy jednej osoby o tym, co oznacza która kolumna eksportu
  • Właściciele aplikacji poświęcają na własną listę minuty miesięcznie zamiast dwóch tygodni ponaglania mailem

Perspektywa zarządu

  • Wydatek na subskrypcje staje się przypisywalny: każdy produkt ma właściciela, zakontraktowaną liczbę stanowisk i wielkość konsumpcji
  • Różnica między tym, co zakontraktowane, przypisane i faktycznie używane, jest liczbą stałą, a nie doroczną niespodzianką
  • Decyzje o odzysku niosą swój dowód, więc audyt licencyjny sprowadza się do wyeksportowania zapisu
  • Wzrost zmienia liczby w raporcie, a nie pracę za nimi; piętnasty produkt to jeden krok zbierania więcej, a nie kolejna zakładka

Wpływ na KPI zarządu

stanowiska przypisane wobec zakontraktowanych na produktudział stanowisk z logowaniem w ostatnich 60 dniachstanowiska odzyskane miesięczniedni od daty odejścia do zdjęcia ostatniej licencjikoszt licencji na aktywnego użytkownika

Bezpieczeństwo i nadzór

Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.

  • Każdy produkt jest odczytywany przez imienne konto serwisowe z rolą administracyjną tylko do odczytu tam, gdzie dostawca ją oferuje; usunięcia idą z odrębnego konta, którego uprawnienia kończą się na przypisywaniu licencji
  • Żadne hasło nie pojawia się w procesie. Każde jest pobierane w czasie wykonania z magazynu poświadczeń Orchestrator albo z Państwa własnego Azure Key Vault i rotuje razem z pozostałymi kontami uprzywilejowanymi
  • Nic nie znika z mocy robota: każdy odzysk niesie osobę akceptującą, znacznik czasu i swój dowód, a zapis pozostaje w Orchestrator i w skoroszycie
  • Status zatrudnienia i znaczniki logowania to dane osobowe, więc cykl trzyma tylko pola potrzebne regułom i usuwa szczegóły przy zamknięciu; dopóki je trzyma, leżą w Państwa tenancie Microsoft 365 i w regionie UE UiPath Automation Cloud
  • Dwie kategorie nigdy nie są wykonywane automatycznie: konta współdzielone i serwisowe oraz osoby oznaczone przez kadry jako na długiej nieobecności

Dlaczego teraz

01

Daty odnowień są sztywne, a negocjacja toczy się na liczbie stanowisk. Jeśli jedyną zweryfikowaną liczbą w pokoju jest liczba dostawcy, rozmowa startuje od niej; miesięczny cykl oznacza, że przychodzą Państwo z własną.

02

Przypisanie licencji i aktywność logowania są odczytywalne z produkcyjnych punktów końcowych Microsoft Graph, a zadania można wykonywać w Microsoft Teams bez portalu, którego ktokolwiek musiałby się uczyć. To, co kiedyś wymagało dedykowanego narzędzia, jest dziś w dużej mierze konfiguracją.

03

Modelowany tu nakład na zestawienie to 1 596 € miesięcznie i jest to mniejsza połowa. Większa to pula stanowisk, o które nikt nie zapytał.

Role zarządcze, których to dotyczy

CFO

Pozycja subskrypcyjna przestaje być niewyjaśnionym wzrostem i staje się liczbą z liczbą stanowisk, właścicielem i śladem audytowym za sobą

CIO

Obraz licencji, higiena dostępów i kompletność offboardingu przychodzą jako jeden miesięczny dokument zamiast trzech osobnych sporów

Dyrektor zakupów

Każde odnowienie zaczyna się od zweryfikowanej konsumpcji, a nie od raportu stanowisk dostawcy

Częste pytania i zastrzeżenia

Nie wszyscy nasi dostawcy mają API.

Większość danych tenanta pochodzi z Microsoft Graph, a większe produkty udostępniają API administracyjne. Tam, gdzie produkt nie daje nic, robot czyta ten sam ekran administracyjny, który dziś czyta człowiek, według harmonogramu i bez znudzenia. Zestawowi reguł jest obojętne, którą drogą dane przyszły.

Odbieranie licencji zirytuje biznes.

Irytuje wtedy, gdy przychodzi jako zarzut dwa tygodnie przed odnowieniem. Miesięczna propozycja, która wskazuje stanowisko, pokazuje ostatnie logowanie i daje jedno kliknięcie „zostawiam”, to inna rozmowa, a wyjątek oznaczony przez właściciela jest respektowany w kolejnym przebiegu.

Prowadzimy już przeglądy dostępów w Microsoft Entra ID.

Przegląd dostępów odpowiada na pytanie, kto powinien mieć dostęp. To odpowiada na pytanie, za co Państwo płacą, a te listy się różnią. Produkty z własnym katalogiem użytkowników, zakupy działowe i niedopasowane edycje nigdy się w takim przeglądzie nie pojawią.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

  • Kilkuset użytkowników i cztery czy pięć płatnych produktów, gdzie kwartalne zajrzenie do dwóch portali kosztuje mniej niż cokolwiek zautomatyzowanego
  • Umowy wyceniane na organizację lub próg zamiast na użytkownika, więc odzyskanie stanowiska nic nie zmienia do przekroczenia granicy progu
  • Brak użytecznego zasilania z kadr i brak wiarygodnego identyfikatora łączącego osobę z jej kontami u dostawców; to mapowanie trzeba naprawić najpierw

Pytanie na najbliższe posiedzenie

Które ze stanowisk, za które zapłacimy w przyszłym kwartale, należą do osoby, która zalogowała się w tym kwartale, i kto w tej firmie pokaże mi na to dowód?

Podejście wdrożeniowe

Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.

Dostarczamy

  • Inwentaryzację czternastu produktów z właścicielami, zakontraktowanymi stanowiskami, datami odnowień i sposobem odczytu każdego z nich
  • Robota zbierającego dla każdego produktu: najpierw Microsoft Graph i API dostawców, ekrany portali tylko tam, gdzie nie ma nic innego
  • Warstwę dopasowania łączącą stanowiska ze statusem zatrudnienia, stanem konta Microsoft Entra ID i ostatnim logowaniem
  • Zestaw reguł: odejście, uśpienie, duplikat, edycja ponad potrzebę oraz stałe wyjątki każdego właściciela
  • Akceptacje odzysków jako zadania UiPath Action Center w Microsoft Teams, z przypomnieniami, eskalacją i zapisem decyzji
  • Raport miesięczny, obraz licencji w Power BI i zestawienie do true-up przed odnowieniem

Potrzebujemy od Państwa

  • Listy produktów z właścicielami umów, zakontraktowanymi liczbami stanowisk i datami odnowień
  • Comiesięcznego eksportu statusów zatrudnienia z systemu kadrowego albo dostępu do odczytu
  • Poświadczeń administracyjnych do każdego produktu, wystawionych na konta serwisowe, a nie na osobę
  • Jednej decyzji na produkt o progu uśpienia, od właścicieli aplikacji

Etapy

Analiza

Lista produktów, właściciele, zakontraktowane stanowiska oraz to, które produkty udostępniają API

Projekt

Progi uśpienia dla produktów, pary duplikatów, mapowania edycji i to, kto co akceptuje

Budowa

Roboty zbierające, warstwa dopasowania, skoroszyt i model Power BI, zadania w Teams

Walidacja

Miesiąc równoległy wobec ostatniego ręcznego uzgodnienia, z wyjaśnieniem każdej różnicy

Uruchomienie

Pierwszy cykl wyłącznie w trybie propozycji, potem włączanie wykonania produkt po produkcie

Szybki efekt. O nakładzie decyduje to, ile produktów udostępnia użyteczne API administracyjne, jak czyste jest połączenie identyfikatorów kadrowych z nazwami użytkowników u dostawców i ilu właścicieli wchodzi do pierwszej rundy odzysku.

Przy kolejnym odnowieniu jedyną zweryfikowaną liczbą stanowisk będzie ta od dostawcy.

Prosimy o listę produktów z zakontraktowaną liczbą stanowisk i jeden miesiąc obecnego skoroszytu licencyjnego. Wracamy z regułami, jakie zastosowalibyśmy dla każdego produktu, i pierwszym oszacowaniem skali puli do odzyskania.

Oszacujmy pulę licencji do odzyskania

Ten sam problem ma zwykle sąsiedni proces

Branże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerceUsługi i IT

Przeglądaj wszystkie 115 rozwiązań