Start · Rozwiązania · Operacje i produkcja
Rozwiązanie · Operacje i produkcjaDowody zgodności każdego produktu aktualne, zindeksowane i gotowe do wysłania
Dokumentacja zgodności gotowa, zanim klient o nią poprosi
Deklaracje i certyfikaty dostawców są odczytywane po otrzymaniu, indeksowane wobec kartoteki materiałowej wraz z datami ważności, ponaglane przed wygaśnięciem i składane w dossier na żądanie.
Streszczenie dla zarządu
Klient prosi o deklarację; ktoś przeszukuje maile od dostawców i dysk współdzielony, żeby ją znaleźć.
Budujemy bibliotekę dowodów, która utrzymuje się sama.
Rutynowe zapytania obsługiwane są w dniu wpływu: składanie to zapytanie do indeksu, a nie przeszukiwanie dysku, skrzynki i dwóch pamięci.
biblioteka dowodów SharePoint z etykietami retencji Microsoft Purview; portale zgodności klientów; złożone dossier jako zindeksowana paczka
Problem biznesowy
Zgodność produktowa
Dowody, których potrzebuje producent, w większości nie powstają u producenta. Deklaracje zgodności, karty charakterystyki i deklaracje materiałowe pochodzą od dostawców komponentów i producentów kontraktowych, przychodzą jako załączniki do zwykłych maili, w układzie, jaki preferuje każdy dostawca. Firma, która odpowiada za wyrób gotowy, nie jest autorem prawie żadnego z dokumentów, które to potwierdzają.
Zapytania płyną z trzech stron i żadnego nie da się zaplanować. Klienci i sieci handlowe pytają przed listingiem albo pierwszą dostawą. Organy i jednostki notyfikowane pytają w ramach nadzoru rynku lub audytu, zwykle z krótkim terminem. Zespoły wewnętrzne pytają przy wprowadzeniu produktu albo zmianie komponentu. Każde zapytanie to mała praca badawcza wykonywana przez osoby, które powinny zapobiegać kolejnemu problemowi jakościowemu.
Przy skali arytmetyka przestaje się spinać. Kilka tysięcy aktywnych materiałów, trzy do pięciu dokumentów dowodowych za każdym z nich, każdy dokument z datą ważności, wystawcą i wersją, której dotyczy. Nikt nie pilnuje tych dat, więc wygaśnięcie wychodzi na jaw, gdy klient odrzuca dokument. Odruchem jest ponowne napisanie do dostawcy, więc ta sama deklaracja zbierana jest dwa razy, podczas gdy kopia na dysku wygląda na aktualną.
Jak to wygląda dzisiaj
Taki wzorzec spotykamy wszędzie tam, gdzie dowody produktowe się zbiera, a nie wytwarza.
- CzłowiekDeklaracja dostawcy przychodzi jako odpowiedź do skrzynki zakupów lub jakości i trafia do katalogu nazwanego nazwiskiem dostawcy
- CzłowiekKtoś zmienia nazwę pliku i, jeśli starczy czasu, odnotowuje indeks w arkuszu zgodności
- OczekiwanieNic nie sprawdza daty ważności, więc deklaracja wystawiona trzy lata temu wygląda dokładnie jak aktualna
- CzłowiekPrzychodzi zapytanie, a specjalista przeszukuje dysk, skrzynkę i arkusz, po czym pisze do dostawcy o to, czego brakuje
- OczekiwanieDostawca odpowiada w trzy do pięciu dni roboczych; termin wyznaczony przez klienta był krótszy
- CzłowiekDokumenty składane są w paczkę, wysyłane mailem lub wgrywane na portal klienta, kopia zapisywana gdzieś obok
- Ryzyko błęduTo, czego nigdy nie zebrano, ujawnia się na audycie albo przy kontroli przyjęcia u klienta, gdy produkt jest już na półce
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Budżet pokazuje etaty. Nie pokazuje, na co idą.
- Szukanie jest tu pracą, nie odpowiadanie. Specjalista w minutę wie, czego potrzebuje klient; reszta czasu idzie na ustalenie, czy firma już to posiada i w jakiej wersji.
- Wygaśnięcie pozostaje niewidoczne, dopóki nie znajdzie go ktoś z zewnątrz. Dokument, który po cichu stracił ważność, jest gorszy od brakującego, bo wszyscy zakładają, że temat jest pokryty, i nikt nie ponagla dostawcy.
- Zapytania blokują wydarzenia handlowe. Listing albo pierwsza dostawa czeka na dokument, który gdzieś istnieje, a opóźnienie obciąża sprzedaż, nie zgodność.
- Zastępowalność jest pozorna. Dwie osoby wiedzą, który dostawca co przysyła i w jakim formacie; podczas ich nieobecności uczciwa odpowiedź dla klienta brzmi: potrwa to tydzień.
Koszt zaniechania
Dossier, które przychodzi cztery dni po terminie, mimo wszystko przychodzi, i na tym polega pułapka. Klient jest zirytowany, a nie stracony, listing rusza tydzień później, a rachunek wyników nie pokazuje żadnego kosztu. To, co faktycznie wydano, widać jako czterech specjalistów, których tydzień to głównie wyszukiwanie, oraz jako kontrakt, o który nikt nie wystartował, bo paczkę dowodową trzeba było złożyć w 48 godzin.
Ekspozycja, która rośnie, jest innego rodzaju. Komponenty się zmieniają, dostawcy się zmieniają, a część deklaracji na dysku przestaje obejmować to, co fabryka produkuje. Nikt nie wie, jaka część, bo nic nie porównuje wersji na dokumencie z wersją w strukturze wyrobu. Tę lukę znajduje audytor albo klient, już po wysyłce produktu.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Europejski producent elektroniki użytkowej: około 2 800 aktywnych materiałów, trzech producentów kontraktowych, dostawcy komponentów w Europie i Azji, SAP S/4HANA dla kartoteki materiałowej i struktur wyrobu, Microsoft 365 E3. Zgodnością produktową zajmują się cztery osoby w dziale jakości.
Około 340 zapytań i odnowień dokumentów miesięcznie: zapytania klientów, sieci handlowych i przetargowe; odnowienia dokumentów zbliżających się do daty ważności; nowe wpływy przy zmianie komponentu lub producenta kontraktowego. Jedna trzecia wymaga ponaglenia dokumentu u dostawcy.
Dokumenty trafiają do skrzynki jakości i są układane według dostawców na dysku współdzielonym; arkusz wskazuje, co posiadamy dla większych indeksów. Zapytania obsługuje się szukaniem, ponaglaniem i ręcznym składaniem paczki.
Około 16 minut szukania, ponaglania i składania na jedno zapytanie lub odnowienie oraz brak możliwości zobaczenia braków, zanim ktoś o nie zapyta. Dokumenty, które tracą ważność, znajduje klient.
Dokumenty dostawców są odczytywane po otrzymaniu, indeksowane wobec kartoteki materiałowej wraz z typem, wystawcą, datami, ważnością i wersją, której dotyczą, i odkładane do jednej biblioteki. Wygasające dokumenty są ponaglane automatycznie, a zapytanie obsługuje się złożeniem aktualnych dokumentów dla wskazanych indeksów.
W modelowanym przypadku rutynowe zapytanie obsługiwane jest tego samego dnia, a nie w tym samym tygodniu, wygaśnięcie staje się zaplanowanym ponagleniem zamiast reklamacji, a lista braków istnieje przed audytem. Ilustracja, nie wynik u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Budujemy bibliotekę dowodów, która utrzymuje się sama. Każdy dokument wpływający do skrzynki zgodności jest klasyfikowany i odczytywany: deklaracja zgodności UE przez wytrenowany model UiPath Document Understanding dla tego typu, cała reszta przez Generative Extraction, które radzi sobie z różnorodnością układów, przy której szablon na dostawcę nie ma sensu. Robot wyciąga nie cały dokument, lecz pola, dzięki którym da się go odnaleźć: wystawcę, typ, objęte produkty, datę wystawienia, ważność, wersję i przywołane normy.
Te pola stają się metadanymi biblioteki SharePoint, dopasowanymi do kartoteki materiałowej SAP oraz do struktury wyrobu, która wiąże wyrób gotowy z komponentami, na których dowodach się opiera. To dopasowanie zamienia dysk pełen PDF-ów w pytanie, na które można odpowiedzieć. Niedopasowany numer części albo pole o niskiej pewności staje się zadaniem weryfikacyjnym w UiPath Action Center, wykonywanym wewnątrz Microsoft Teams.
Biblioteka pełni dalej dwie funkcje. Codzienne zadanie w UiPath Orchestrator prowadzi zegar ważności: dokumenty bliskie wygaśnięcia generują prośbę do dostawcy ze skrzynki zgodności, z przypomnieniami, a następnie eskalację do kupca kategorii w Teams. Zapytanie zgłoszone na liście SharePoint osadzonej jako zakładka Teams, wskazujące indeksy, klienta i typy dokumentów, uruchamia złożenie aktualnych dokumentów w jedną zindeksowaną paczkę, która wymienia braki zamiast je pomijać. Jakość zwalnia paczkę w aplikacji Microsoft Teams Approvals, zanim ta wyjdzie na zewnątrz, a etykiety Microsoft Purview regulują, jak długo przechowywane są dowody zastąpione.
Wytrenowany model UiPath Document Understanding dla EU Declaration of Conformity oraz Generative Extraction; zadania weryfikacyjne UiPath Action Center w Microsoft Teams; kolejki, wyzwalacze czasowe i dziennik audytowy UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Outlook 365, Microsoft OneDrive & SharePoint i Microsoft Teams; biblioteki dokumentów SharePoint z kolumnami metadanych; aplikacja Microsoft Teams Approvals; etykiety retencji Microsoft Purview
Model dowodowy: jakie typy dokumentów musi posiadać każda rodzina produktów; dopasowanie do kartoteki materiałowej i struktury wyrobu; reguły ważności, wersji i zastępowania; cykl ponagleń u dostawców z eskalacją; składanie i eksport dossier; widok braków i jego zestawienie; punkt przyjmowania zapytań oraz krok zwolnienia
Dostęp odczytu do kartoteki materiałowej i struktur wyrobu SAP przez aktywności UiPath SAP (BAPI/OData lub widok raportowy); wgrywanie na portale zgodności klientów pozbawione interfejsu
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaDokument dostawcy trafia do skrzynki zgodności; robot rozdziela załączniki, odsiewa duplikaty wobec posiadanych i kolejkuje każdy w Orchestrator
- SystemDokument zostaje sklasyfikowany, jego pola odczytane, a on sam dopasowany do kartoteki materiałowej i komponentów, których dotyczy
- CzłowiekNiedopasowane numery części i pola o niskiej pewności trafiają do specjalisty jako zadanie weryfikacyjne w Microsoft Teams
- AutomatyzacjaDokument ląduje w bibliotece SharePoint z metadanymi i etykietą retencji; zastępowana wersja zostaje oznaczona, nie usunięta
- AutomatyzacjaCodzienne zadanie ważności prosi o odnowienia, zanim dokumenty wygasną, przypomina, a następnie eskaluje zaległe do kupca kategorii w Teams
- CzłowiekZapytanie ze wskazaniem indeksów, klienta i typów dokumentów zgłaszane jest z zakładki Teams; jakość przegląda złożoną paczkę i zwalnia ją w Approvals
- AutomatyzacjaZwolniona paczka trafia do klienta lub na portal, lista braków się aktualizuje, a tygodniowe zestawienie pokazuje, co wygasa jako następne
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Odczyt, indeksowanie i odkładanie każdego przychodzącego dokumentu dostawcy, niezależnie od układu
- Dopasowanie dokumentów do materiałów, komponentów i wersji, których dotyczą
- Prowadzenie zegara ważności, ponaglanie dostawców i eskalowanie zaległych próśb
- Składanie zamawianych dossier z aktualnych dokumentów oraz raportowanie braków
Ludzie decydują
- Czy posiadane dowody są technicznie wystarczające dla produktu w dzisiejszej postaci
- Co się dzieje, gdy zmiana komponentu sprawia, że istniejąca deklaracja nie obejmuje już indeksu
- Które dokumenty faktycznie otrzymuje klient, przetarg lub organ oraz zwolnienie paczki
- Jakie typy dokumentów musi posiadać każda rodzina produktów, co pozostaje decyzją jakości
Przed i po
Systemy i integracje
Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.
Wejścia
- współdzielone skrzynki zgodności i zakupów w Outlook
- pobrania z portali dostawców
- dane kartoteki materiałowej i struktur wyrobu SAP
- istniejące katalogi dokumentów na starcie
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding i Generative Extraction
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- biblioteka dowodów SharePoint z etykietami retencji Microsoft Purview
- portale zgodności klientów
- złożone dossier jako zindeksowana paczka
Punkty styku z człowiekiem: zadania weryfikacyjne w Microsoft Teams; lista zapytań jako zakładka Teams; Teams Approvals dla zwolnienia; tygodniowe zestawienie braków w Teams
Wykorzystane technologie
wytrenowany model EU Declaration of Conformity oraz Generative Extraction dla kart charakterystyki i deklaracji materiałowych
Akolejkowanie dokumentów, zegar ważności i cykl ponagleń, ponowienia i audyt każdego kroku
Aweryfikacja niedopasowanych numerów części i pól o niskiej pewności bez wychodzenia z Teams
Anasłuch skrzynki zgodności, zapis do biblioteki i listy zapytań
Azindeksowana biblioteka dowodów: typ dokumentu, wystawca, daty, wersja i zakres jako kolumny metadanych
Ajakość zwalnia każdą paczkę kierowaną do klienta przed wysyłką
Aretencja i brakowanie dowodów zastąpionych wewnątrz Państwa tenanta
Ato, wobec czego dopasowywane są dokumenty
AIlustracyjny model ekonomiczny
Model, a nie obietnica.
31 € za godzinę to koszt specjalisty jakości lub zgodności u producenta w Europie Środkowej po doliczeniu wszystkiego, a 16 minut to średnia obsługa jednego zapytania lub odnowienia, łącząca łatwe wyszukanie z dokumentem, który trzeba ponaglić. Oba to założenia, nie pomiary u klienta. To, czy posiadane dowody są technicznie wystarczające, zostaje przy ludziach i nie jest wyceniane. Model pokazuje uwolnioną zdolność, nie redukcję etatów.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Rutynowe zapytania obsługiwane są w dniu wpływu: składanie to zapytanie do indeksu, a nie przeszukiwanie dysku, skrzynki i dwóch pamięci.
- Wygaśnięcie staje się zaplanowanym ponagleniem dostawcy z tygodniowym wyprzedzeniem, a nie odmową przy przyjęciu u klienta.
- Braki są widoczne przed audytem, a nie w jego trakcie, a lista jest konkretna: który indeks, który typ dokumentu, który dostawca, od kiedy zaległy.
- Każdy wysyłany dokument jest aktualną wersją dla faktycznie produkowanej wersji wyrobu, a braki są nazwane, zamiast czekać, aż zauważy je klient.
- Nowe linie produktowe i nowi dostawcy są wchłaniani przez dodanie materiałów i reguł, a nie specjalisty.
Perspektywa zarządu
- Pokrycie staje się liczbą do raportu: jaka część aktywnego katalogu ma komplet dowodów i gdzie są dziury.
- Przygotowanie do audytu kurczy się z projektu do filtra, bo dowody, ich daty i ich ślad leżą w jednym miejscu.
- Czas odpowiedzi dla klientów i organów jest mierzony, a nie szacowany, i nie zależy już od tego, kto jest w biurze.
- Wiedza tkwiąca w nawykach dwóch specjalistów staje się regułami w przepływie, który przetrwa nieobecność, rotację i kolejne poszerzenie oferty.
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Audytor powinien móc odtworzyć każdą decyzję.
- Robot czyta kartotekę materiałową i struktury wyrobu SAP kontem, które może wyłącznie czytać; nic tutaj nie zmieni materiału, komponentu ani specyfikacji.
- Poświadczenia uruchomieniowe pochodzą z sejfu, nigdy z przepływu, a każdy dokument odczytany, odłożony, zastąpiony lub wysłany zostawia wpis w dzienniku audytowym Orchestrator.
- Dokumenty, metadane, zatwierdzenia i zapisy audytowe pozostają w Państwa tenancie Microsoft 365; roboty i ekstrakcja pracują w regionie EU UiPath Automation Cloud.
- Nic kierowanego do klienta nie wychodzi bez zwolnienia przez wskazaną osobę w Approvals, odnotowanego wobec faktycznie wysłanej wersji pliku.
- Retencja, zastępowanie i brakowanie idą za etykietami Microsoft Purview w bibliotece, a nie za tym, kto ostatnio porządkował katalog.
Dlaczego teraz
Europejska polityka produktowa idzie w stronę większej, nie mniejszej liczby dowodów. Plan prac Komisji dla ESPR na lata 2025 do 2030, przyjęty w kwietniu 2025, dodaje horyzontalne środki dotyczące naprawialności i zawartości surowców wtórnych dla sprzętu elektrycznego i elektronicznego, a cyfrowy paszport produktu ma udostępniać trwałość, naprawialność i skład materiałowy na poziomie produktu. Firma, która nie potrafi złożyć dowodów, które już posiada, nie będzie gotowa ich publikować.
Sieci handlowe i odbiorcy przemysłowi coraz częściej czynią z paczki dowodowej warunek listingu, a nie formalność po nim, co stawia zgodność na ścieżce krytycznej przychodu. Tymczasem modelowe 2 811 € miesięcznie idzie na wyszukiwanie, które nie potrzebuje już człowieka.
Klocki są dziś zwyczajne: wspierany model dla samej deklaracji, ekstrakcja generatywna dla układów, których nikt nie oszablonuje, biblioteka z metadanymi, którą tenant już zapewnia, oraz weryfikacja i zwolnienie wewnątrz Microsoft Teams.
Role zarządcze, których to dotyczy
Wprowadzenia i pierwsze dostawy przestają czekać na dokumenty, które gdzieś w firmie już są.
Pokrycie staje się mierzalne, wygaśnięcie staje się harmonogramem, a godziny specjalistów przechodzą z wyszukiwania na ocenę techniczną.
Paczka dowodowa wymagana przez sieć handlową lub przetarg przychodzi w terminie, więc zgodność przestaje być powodem opóźnienia listingu.
Częste pytania i zastrzeżenia
To argument za ekstrakcją generatywną, a nie przeciw automatyzacji. Deklaracja zgodności ma wspierany model; cała reszta jest odczytywana bez szablonu na dostawcę, a to, czego nie da się odczytać pewnie, trafia do specjalisty jako zadanie.
Porządkowanie to mniejsza połowa. Zmienia się to, że każdy dokument jest powiązany z materiałami i wersjami, których dotyczy, i niesie datę ważności, której system pilnuje. To zamienia katalog w odpowiedź.
Ta sama osoba co dziś, tyle że teraz trzeba ją zapytać. Dokumentu po terminie nie da się złożyć w paczkę, paczka nazywa braki, a jakość zwalnia ją w Teams, zanim wyjdzie.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Mały katalog ze stabilnymi produktami i jednym typem dokumentu na każdy, gdzie dobra lista i przypomnienie w kalendarzu kosztują mniej niż automatyzacja.
- Struktura wyrobu nie wiąże wiarygodnie wyrobu gotowego z komponentami, na których dowodach się opiera. To powiązanie trzeba najpierw naprawić, a jest to projekt danych podstawowych.
- Nikt nie potrafi powiedzieć, jakie typy dokumentów musi posiadać każda rodzina produktów. Ta lista jest decyzją zgodności: automat może jej pilnować, ale jej nie wymyśli.
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Czy do piątku bylibyśmy w stanie wytworzyć kompletną i aktualną paczkę dowodową dla dziesięciu indeksów o największym przychodzie i ile z tych dokumentów okazałoby się przeterminowanych albo dotyczących komponentu, którego już nie używamy?
Podejście wdrożeniowe
Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.
Dostarczamy
- Jedną rodzinę produktów od początku do końca: jakie typy dokumentów musi posiadać, skąd każdy pochodzi i co jest posiadane
- Przyjmowanie ze skrzynki zgodności z klasyfikacją, ekstrakcją i odsiewaniem duplikatów
- Warstwę dopasowania do kartoteki materiałowej i struktur wyrobu SAP, z weryfikacją w Action Center dla tego, co się nie dopasuje
- Bibliotekę dowodów SharePoint: model metadanych, wersjonowanie, zastępowanie i etykiety retencji Microsoft Purview
- Zegar ważności, cykl ponagleń u dostawców z eskalacją oraz widok braków z jego zestawieniem
- Składanie dossier, punkt przyjmowania zapytań w Teams, zwolnienie w Approvals i instrukcję dla działu jakości
Potrzebujemy od Państwa
- Listy typów dokumentów wymaganych dla każdej rodziny produktów, w postaci, w jakiej istnieje
- Wskazanego właściciela po stronie jakości dla modelu dowodowego i kroku zwolnienia
- Dostępu odczytu do kartoteki materiałowej i struktur wyrobu SAP, w środowisku testowym i produkcyjnym
- Dostępu do skrzynki zgodności i katalogów dokumentów oraz ostatnich zapytań klientów
Etapy
Rozpoznanie
Jedna rodzina produktów: typy dokumentów, źródła, zachowania dostawców i wolumeny
Projekt
Model dowodowy, reguły metadanych i dopasowania, logika ważności i zastępowania, model bezpieczeństwa
Budowa
Przyjmowanie i ekstrakcja, biblioteka, cykl ponagleń, składanie i punkty styku w Teams
Migracja
Istniejące katalogi zindeksowane do biblioteki pod nadzorem, z listą braków
Uruchomienie
Jedna rodzina i jeden segment klientów pod nadzorem, następnie rozszerzenie i strojenie
Działowe. Nakład zależy od liczby typów dokumentów w zakresie, od tego, jak wiarygodnie struktura wyrobu wiąże indeks z komponentami, oraz od tego, jaka część istniejącego archiwum musi zostać zindeksowana.
Deklaracja, o którą klient poprosi jutro, była ważna do marca.
Prosimy o jedną rodzinę produktów: typy dokumentów, które musi nieść, skąd przychodzą i jak są dziś trzymane. W zamian otrzymują Państwo obraz pokrycia i wygasania dla tej rodziny oraz ocenę tego, co da się zindeksować bez człowieka.
Wskażemy luki w jednej linii produktowejTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Wyroby gotowe stoją na rampie, bo certyfikat analizy wciąż jest przepisywany ręcznie.
Zobacz rozwiązanie Prawo i compliancePolisy, odnowienia i szkody w jednym rejestrzeCały program ubezpieczeniowy jest obsługiwany z jednego arkusza i skrzynki jednej osoby.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawDokumenty eksportowe gotowe, zanim ruszy ciężarówkaERP zna każdą liczbę potrzebną w komplecie celnym. Mimo to ktoś wpisuje ją drugi raz.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysł