Start · Rozwiązania · Prawo i compliance
Rozwiązanie · Prawo i complianceKażda polisa, data odnowienia i termin zgłoszenia szkody w jednym rejestrze grupy
Polisy, odnowienia i szkody w jednym rejestrze
Polisy i aneksy trafiają do rejestru grupy; z niego wynikają dane do odnowienia, potwierdzenia ochrony i terminy zgłoszenia szkód, a do ludzi trafiają wyłącznie decyzje.
Streszczenie dla zarządu
Cały program ubezpieczeniowy jest obsługiwany z jednego arkusza i skrzynki jednej osoby.
Dwóch rzeczy to rozwiązanie świadomie nie robi: nie doradza, jaką ochronę kupić, i nie rozstrzyga szkód.
Wniosek odnowieniowy opisuje grupę taką, jaka jest dzisiaj, bo wartości pochodzą z ERP, a nie z pamięci zakładu o tym, co wpisał rok temu.
rejestr polis i szkód na SharePoint; archiwum dowodów na SharePoint; Power BI
Problem biznesowy
Ryzyko i ubezpieczenia
Grupa kupuje ubezpieczenia jako program: majątek i przerwa w działalności, odpowiedzialność cywilna, flota, cargo, awarie maszyn, D&O, cyber. Broker plasuje ten program i doradza w jego kształcie. Czego żaden broker nie zrobi, to prowadzenie strony grupy, a ta strona jest stałą pracą administracyjną: rejestr tego, co i gdzie jest objęte ochroną, odnowienie zasilone realnymi danymi, potwierdzenie ochrony na żądanie oraz zgłoszenia szkód w terminie zapisanym w polisie. W większości grup zadanie to spadło na jedną osobę, której rejestrem jest arkusz, a dowodem folder w skrzynce.
Najpierw widać to przy odnowieniu. Raz w roku zakłady dostają maila z prośbą o sumy ubezpieczenia, obroty, zatrudnienie, wykaz floty i szkody, które pamiętają. Odpowiedzi wracają w dwunastu układach arkusza, część z nich to zeszłoroczne liczby przeniesione bez zmian, a ostatnia przychodzi kilka dni przed terminem złożenia wniosku. Grupa idzie potem na rynek z opisem majątku, którego może już nie mieć.
Przy szkodach widać to później i drożej. Każda polisa wyznacza termin, w jakim trzeba zawiadomić o zdarzeniu, a termin ten tkwi w pliku PDF, którego kierownik zakładu nigdy nie otworzył. Zdarzenie dzieje się w zakładzie, termin mieszka u koordynatorki, a spotykają się tylko wtedy, gdy ktoś sobie o tym przypomni. Spóźnione zgłoszenie rzadko kończy szkodę, ale niezawodnie zamienia prostą sprawę w negocjację.
Jak to wygląda dzisiaj
Tak wygląda ta administracja w grupie, która rosła przez przejęcia, a nie według projektu.
- CzłowiekKoordynatorka prowadzi rejestr w arkuszu, jedna zakładka na spółkę: ubezpieczyciel, numer polisy, okres, suma, franszyza
- CzłowiekDane do odnowienia zbierane są mailem każdej wiosny, a zakłady odsyłają sumy, obroty, zatrudnienie i wykazy floty we własnych formatach
- OczekiwaniePołowa odpowiedzi przychodzi dopiero po ponagleniu, a ostatni zakład odpisuje w tygodniu, w którym mija termin
- SystemPolisy i aneksy lądują w folderze skrzynki, a arkusz jest aktualizowany, kiedy starczy czasu
- CzłowiekProśby o potwierdzenie ochrony obsługuje się przeszukaniem tego folderu i przesłaniem dokumentu dalej
- Ryzyko błęduSzkody zgłaszane są wtedy, gdy ktoś o tym pomyśli, bo termin tkwi w dokumencie, którego zakład nie ma
- OczekiwanieRezerwy widać dopiero wtedy, gdy broker przyśle zestawienie, więc finanse naliczają rezerwy według zeszłego roku
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Koszt rośnie tam, gdzie nikt na niego nie patrzy.
- Wnioski odnowieniowe zbudowane z przepisanych liczb wyceniają inną firmę: sumy ubezpieczenia rozjeżdżają się z tym, co grupa faktycznie ma, a różnica wychodzi na jaw dopiero przy likwidacji szkody.
- Przekroczenie terminu zgłoszenia nie kosztuje nic w sensie administracyjnym i właśnie dlatego jest tolerowane. Zamienia jednak szkodę w spór o to, czy opóźnienie utrudniło ustalenie okoliczności.
- Potwierdzenie ochrony leży na ścieżce krytycznej przetargu albo umowy najmu, więc dzień czekania na jedną osobę obciąża sprzedaż, a nie administrację. A ponieważ przyczyny szkód nie są analizowane po stronie grupy, rozmowa odnowieniowa opiera się wyłącznie na statystyce ubezpieczyciela.
Koszt zaniechania
Tylko dwa pierwsze wiersze są zbudowane z czasu pracy. Kwota 40 000 € w trzecim to ilustracyjna średniej wielkości szkoda pożarowa, zalaniowa lub transportowa, którą grupa poniosłaby sama, gdyby ubezpieczyciel obniżył albo odmówił świadczenia; nie jest to średnia, nie jest to benchmark i nie przypisujemy jej żadnego prawdopodobieństwa. Polskie prawo jasno dopuszcza, by polisa wyznaczała termin zawiadomienia, a poważne naruszenie tego obowiązku może kosztować część świadczenia, jeżeli opóźnienie zwiększyło szkodę lub utrudniło ustalenie okoliczności. Nie chodzi o szanse. Chodzi o to, że termin zapisany wyłącznie w PDF jest kontrolą, która nic nie robi.
To, co dzieje się obok, jest cichsze. Sumy ubezpieczenia dalej rozjeżdżają się z majątkiem grupy, bo każdy wniosek powtarza poprzedni, rozmowa odnowieniowa pozostaje bez dowodów po stronie grupy, a cały program jest czytelny dla jednej osoby, której urlop jest ryzykiem, na które nikt nie wyraził zgody.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Grupa przemysłowa z 12 spółkami w 5 krajach, na SAP S/4HANA i Microsoft 365 E3; 34 polisy obejmujące majątek, przerwę w działalności, odpowiedzialność cywilną, flotę, cargo, awarie maszyn, D&O i cyber; jedna koordynatorka ubezpieczeń w finansach grupy, zastępca w dziale prawnym, jeden broker.
Około 95 zdarzeń administracyjnych miesięcznie i 180 szkód rocznie: mniej więcej 15 zgłoszeń szkód, 22 prośby o potwierdzenie ochrony, 26 zmian w rejestrze, takich jak pojazdy wchodzące i schodzące z floty, 18 przychodzących dokumentów polisowych i 14 ponagleń odnowieniowych w ujęciu średniorocznym.
Arkusz, folder w skrzynce i jedna runda maili każdej wiosny; dokumenty przesyłane ręcznie, szkody zgłaszane, gdy zadzwoni zakład, rezerwy znane, gdy zaraportuje broker.
Około 28 minut obsługi na zdarzenie oraz odnowienie ściśnięte w sześć tygodni, w których koordynatorka robi niewiele poza tym.
Rejestr na SharePoint trzyma zakres, sumy, franszyzy, okresy, terminy zgłoszenia i brokera per spółka. Roboty składają pakiet odnowieniowy z SAP i wstępnie wypełnionej ankiety, wczytują polisy i aneksy do rejestru, prowadzą zgłoszenie szkody według terminu umownego i śledzą rezerwy.
Udział zdarzeń trafiających do człowieka spada ze 100% do przedziału od 20% do 25%, pakiet odnowieniowy powstaje w kilka dni zamiast sześciu tygodni, a każde zgłoszone zdarzenie wchodzi do rekordu z biegnącym już terminem. Każda liczba jest założeniem tego scenariusza i żadna nie została zmierzona u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Dwóch rzeczy to rozwiązanie świadomie nie robi: nie doradza, jaką ochronę kupić, i nie rozstrzyga szkód. Doradztwo zostaje u brokera, a o wypłacie decyduje ubezpieczyciel. Mientha buduje administrację wokół obu tych obszarów, na tenancie Microsoft 365 i platformie UiPath, które grupa już ma.
Sercem jest rejestr i jest to lista SharePoint, a nie nowy system: jeden wiersz na polisę i spółkę, z ubezpieczycielem, brokerem, okresem, sumą, franszyzą, terminem zgłoszenia wynikającym z umowy i listą dowodów dla każdego rodzaju szkody. Historia wersji pokazuje, jaką ochronę grupa przypisywała sobie na dowolny dzień wstecz. Rejestr utrzymują dokumenty, a nie człowiek: polisy i aneksy czyta UiPath Document Understanding w trybie Generative Extraction, który radzi sobie z nieustrukturyzowanymi warunkami bez osobnego modelu dla każdego ubezpieczyciela. Wyciągamy stronę polisową i aneksy, a pełne warunki odkładamy obok.
Odnowienie i szkody działają dalej jak praca planowa. Robot pobiera z SAP sumy ubezpieczenia, obroty, zatrudnienie i flotę, a następnie wysyła do każdego zakładu ankietę Microsoft Forms wstępnie wypełnioną zeszłorocznymi odpowiedziami. Zgłoszone zdarzenie otwiera rekord z odliczaniem, listą dowodów i wskazanym właścicielem. Potwierdzenie ochrony powstaje z aktualnego dokumentu w rejestrze, a gdy takiego nie ma, robot kieruje wniosek do brokera i pilnuje go.
UiPath Document Understanding Generative Extraction z Validation Station; UiPath Orchestrator: kolejki, wyzwalacze czasowe, magazyn poświadczeń i ślad audytowy; konektory UiPath Integration Service do SAP OData, Microsoft Teams i Microsoft OneDrive & SharePoint; powiadomienia zadaniowe UiPath Action Center w Microsoft Teams; Microsoft Forms; wersjonowanie SharePoint; Power BI
Schemat rejestru i jego reguły, mechanizm terminów i list dowodowych, pakiet odnowieniowy wraz z cyklem ponagleń, ekstrakcję i walidację polis oraz aneksów, obsługę potwierdzeń ochrony, śledzenie rezerw, pulpity
Ekstrakcja z SAP S/4HANA sum ubezpieczenia, obrotów, zatrudnienia i floty przez OData i BAPI; zestawienia szkodowe pobierane z monitorowanej biblioteki SharePoint lub katalogu SFTP tam, gdzie broker nie udostępnia interfejsu
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaRejestr trzyma każdą polisę per spółka wraz z okresem, sumami, franszyzą, terminem zgłoszenia i listą dowodów, a każda zmiana jest wersjonowana
- AutomatyzacjaZgodnie z kalendarzem odnowień robot składa pakiet danych z SAP, zestawiając tegoroczne sumy, obroty, zatrudnienie i flotę obok zeszłorocznych wartości
- CzłowiekTo, czego nie ma w systemach, trafia do zakładów jako ankieta Microsoft Forms wstępnie wypełniona zeszłorocznymi odpowiedziami, a zadanie Action Center w Teams ponagla to, co otwarte
- AutomatyzacjaPolisy i aneksy czyta Document Understanding i zapisuje do rejestru, a pola o niskiej pewności idą do Validation Station
- CzłowiekZakład zgłasza zdarzenie w Teams, rekord otwiera się z biegnącym terminem i wskazanym właścicielem, który decyduje o zgłoszeniu
- AutomatyzacjaZawiadomienie idzie do brokera lub ubezpieczyciela, potwierdzenie odbioru trafia do akt, a brakujące dowody są ponaglane aż do skompletowania
- AutomatyzacjaZestawienia szkodowe aktualizują rezerwy, finanse dostają miesięczny wyciąg, a Power BI pokazuje kalendarz odnowień, przyczyny szkód i wydatki na franszyzy
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Utrzymanie rejestru na podstawie napływających dokumentów, z każdym polem możliwym do wskazania na stronie
- Złożenie pakietu odnowieniowego z SAP, rozesłanie ankiety i ponaglanie tego, co się opóźnia
- Prowadzenie terminów zgłoszenia i list dowodowych oraz odkładanie potwierdzeń do akt szkody
- Obsługę próśb o potwierdzenie ochrony i pilnowanie nowych wniosków u brokera
Ludzie decydują
- Czy zdarzenie jest zgłaszane jako szkoda i co zawiera zawiadomienie
- Jakie wartości i szacunki grupa firmuje przy odnowieniu
- O wszystkim, co ekstrakcja oznaczy jako niepewne, i o każdej zmianie w rejestrze sprzecznej z dokumentem
- Jaką ochronę grupa kupuje, wspólnie z brokerem, co pozostaje całkowicie poza tym procesem
Przed i po
Systemy i integracje
Tam, gdzie wystarczy reguła, nie używamy modelu. Tam, gdzie potrzebny jest osąd, decyduje człowiek.
Wejścia
- maile od brokera i ubezpieczycieli z polisami i aneksami
- dane majątkowe, przychodowe i kadrowe z SAP
- odpowiedzi zakładów z Microsoft Forms
- zgłoszenia zdarzeń z lokalizacji w Microsoft Teams
- zestawienia szkodowe brokera
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- rejestr polis i szkód na SharePoint
- archiwum dowodów na SharePoint
- Power BI
- miesięczny wyciąg dla finansów
Punkty styku z człowiekiem: zadania walidacyjne i szkodowe Action Center w Microsoft Teams; ankieta odnowieniowa w Microsoft Forms; wniosek o potwierdzenie ochrony w Teams
Wykorzystane technologie
Generative Extraction czyta strony polisowe, aneksy i zestawienia szkodowe, a Validation Station obsługuje pola o niskiej pewności
Awyzwalacze czasowe dla kalendarza odnowień i terminów zgłoszenia, kolejki, ponowienia, poświadczenia, audyt
Apobiera dane odnowieniowe z SAP, zapisuje rejestr, publikuje zadania
Awalidacja pól, potwierdzanie szkód i ponaglenia odnowieniowe bez wychodzenia z Teams
Aankieta odnowieniowa dla zakładów i formularz wniosku o potwierdzenie ochrony
Arejestr polis i szkód, archiwum dowodów, historia wersji
Akalendarz odnowień, przyczyny szkód per lokalizacja, otwarte rezerwy, wydatki na franszyzy
AIlustracyjny model ekonomiczny
Zacznijcie od kwestionowania założeń.
Te 95 zdarzeń to mieszanka, a nie jedno powtarzalne zadanie: około 15 zgłoszeń szkód, 22 prośby o potwierdzenie ochrony, 26 zmian w rejestrze, 18 przychodzących dokumentów polisowych i 14 ponagleń odnowieniowych, i stąd bierze się średnia 28 minut. 35 € za godzinę to pełny koszt roli w finansach lub dziale prawnym grupy w Europie Środkowej. Wyceniona jest wyłącznie administracja: składka, wynagrodzenie brokera i same szkody pozostają poza modelem.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Wniosek odnowieniowy opisuje grupę taką, jaka jest dzisiaj, bo wartości pochodzą z ERP, a nie z pamięci zakładu o tym, co wpisał rok temu
- Zgłoszenie szkody przestaje zależeć od pamięci: termin jest przypisany do polisy, a lista dowodów dociera do zakładu razem z zadaniem
- Potwierdzenie ochrony wychodzi tego samego dnia z aktualnego dokumentu, więc przetarg nie czeka na powrót jednej osoby z urlopu
- Wydatki na franszyzy, przyczyny szkód i otwarte rezerwy stają się własnymi liczbami grupy na odnowienie, a nowa maszyna albo dostawiony samochód pojawia się jako wyjątek, póki ochronę da się jeszcze załatwić
Perspektywa zarządu
- Sezon odnowień staje się kalendarzem ze statusem przy każdej spółce, a nie obietnicą, że wniosek będzie gotowy
- Luki wychodzą wtedy, gdy da się je jeszcze zamknąć: składnik majątku, o którym rejestr nie wiedział, pojawia się jako wyjątek, a nie jako odkrycie przy likwidacji szkody
- Każde zawiadomienie i każda zmiana w rejestrze mają nazwisko i znacznik czasu, dzięki czemu rola staje się przekazywalna, a nowa koordynatorka dostaje rejestr i zbiór reguł
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Audytor powinien móc odtworzyć każdą decyzję.
- Dokumenty polisowe, akta szkód i wiążący je rejestr zostają w Państwa tenancie Microsoft 365; roboty pracują w Państwa tenancie UiPath Automation Cloud, region UE, i nie zapisują niczego poza tymi dwoma miejscami
- SAP czyta dedykowane konto techniczne z prawem odczytu widoków majątkowych, przychodowych i kadrowych potrzebnych do wniosku i niczego więcej, a jego poświadczenia leżą w magazynie Orchestrator albo w Azure Key Vault
- Akta szkód zawierają dane osobowe pracowników, kierowców i osób trzecich, więc biblioteka szkodowa ma osobne uprawnienia, etykietę Microsoft Purview i zasadę retencji ustaloną z działem prawnym
- Ekstrakcja generatywna jest nadzorowana, a nie przyjmowana na wiarę: progi pewności na poziomie pola, każda korekta zapisana w Validation Station i UiPath AI Trust Layer rozstrzygający, jakie modele działają i gdzie
Dlaczego teraz
Każda polisa wyznacza własny termin zawiadomienia, a polskie prawo wiąże z jego naruszeniem konsekwencje (Kodeks cywilny, art. 818); grupy działające w kilku krajach mają zwykle na dodatek ostrzejsze warunki umowne. Rejestr, który zna termin, jest najtańszą kontrolą tej ekspozycji
Zasięg grupy zmienia się szybciej, niż nadąża roczna ankieta: przejęte spółki, uruchomione linie, przeszacowany majątek, powiększona flota. W tym samym czasie modelowe 1 552 € miesięcznie administracji biegnie dalej, niezależnie od tego, czy rejestr jest poprawny
Czytanie nieustrukturyzowanych dokumentów polisowych nie wymaga już modelu na każdego ubezpieczyciela ani dedykowanego projektu OCR, a zadania dla ludzi kończą się wewnątrz Microsoft Teams, więc całość powstaje na tym, co grupa już licencjonuje
Role zarządcze, których to dotyczy
Sumy ubezpieczenia, wydatki na franszyzy i otwarte rezerwy stają się liczbami finansów, a wniosek odnowieniowy przestaje być corocznym aktem wiary
Terminy zawiadomienia stają się egzekwowaną kontrolą ze śladem dowodowym, a nie zapisem w dokumencie, którego nikt nie czyta ponownie
Lokalizacje dostają potwierdzenie ochrony tego samego dnia, a zgłoszenie zdarzenia to jedna wiadomość w Teams zamiast szukania osoby, która trzyma polisę
Częste pytania i zastrzeżenia
Broker plasuje ochronę, doradza w jej kształcie i zwykle prowadzi szkodę z ubezpieczycielem. Czego żaden broker nie wie, to że maszyna przeszła w marcu między dwoma zakładami albo że lokalizacja ma już trzy z pięciu wymaganych dokumentów. Rejestr stoi po Państwa stronie tej relacji i przyspiesza brokera, a nie ogranicza go.
Pracą nie są polisy, tylko zdarzenia wokół nich, a tych w modelowanej grupie jest około 95 miesięcznie. Mimo to mocniejszym argumentem są terminy i dowody, a nie godziny, i dlatego model wycenia jedno i drugie.
Nie i nie powinien. Automat otwiera rekord, uruchamia termin, dokłada listę dowodów i stawia decyzję przed wskazaną osobą. Nic nie trafia do ubezpieczyciela, dopóki ta osoba nie zadziała.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Pojedyncza spółka z kilkoma polisami i kilkoma szkodami rocznie, gdzie wspólny kalendarz i uporządkowana biblioteka dokumentów robią to samo za darmo
- Grupa oddała całą administrację brokerowi lub zarządzającemu captive i traktuje system brokera jako rejestr wiodący
- Polisy istnieją wyłącznie na papierze i nie ma woli, by najpierw zdigitalizować archiwum; rejestr musi powstać na dokumentach, zanim będzie nimi utrzymywany
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Gdyby dziś w nocy doszło do poważnej szkody w naszej najmniejszej lokalizacji, która polisa by za nią odpowiadała, kto zawiadomiłby ubezpieczyciela i do jakiej daty każe to zrobić umowa?
Podejście wdrożeniowe
Zaczynamy od jednego wycinka procesu i rozszerzamy dopiero po dowodzie.
Dostarczamy
- Przegląd wykazu polis i jednej rundy odnowieniowej: o co pytano zakłady, co wróciło i gdzie wniosek stracił czas
- Rejestr na SharePoint: zakres, sumy, franszyzy, okresy, terminy, brokerzy i ubezpieczyciele per spółka, z historią wersji i zasadami dostępu
- Ekstrakcję polis i aneksów dostrojoną do Państwa warunków, z walidacją wszystkiego, co niepewne
- Pakiet odnowieniowy: ekstrakcję z SAP, ankietę dla zakładów w Microsoft Forms z wypełnionymi poprzednimi odpowiedziami oraz cykl ponagleń
- Ścieżkę szkodową: odliczanie terminu, listę dowodów dla rodzaju szkody, zawiadomienie, odłożenie potwierdzenia i śledzenie rezerw, wraz z raportowaniem w Power BI, miesięcznym wyciągiem dla finansów i instrukcją operacyjną
Potrzebujemy od Państwa
- Aktualnego wykazu polis oraz polis i aneksów obowiązujących w formie plików
- Korespondencji z jednej rundy odnowieniowej, wraz z odpowiedziami zakładów w postaci, w jakiej przyszły
- Właściciela procesu w finansach lub dziale prawnym grupy, kontaktu u brokera i konta technicznego z prawem odczytu danych w SAP
Etapy
Analiza
Wykaz polis, struktura zdarzeń, terminy umowne i dane stojące za sumami ubezpieczenia
Projekt
Schemat rejestru, reguły terminów i dowodów oraz granica między administracją a decyzją
Budowa
Modele ekstrakcji, roboty, rejestr na SharePoint, ankieta Forms i zadania w Teams
Walidacja
Zeszłoroczna runda odnowieniowa odtworzona na zbudowanym procesie oraz próbka zamkniętych szkód
Uruchomienie
Najpierw jedna spółka lub jedna linia polis pod nadzorem, potem reszta grupy z opieką powdrożeniową
Działowe. Nakład zależy od liczby spółek i linii polis, jakości danych w SAP stojących za sumami ubezpieczenia oraz liczby brokerów, z którymi grupa pracuje.
Runda odnowień zaczyna się za sześć tygodni, a dane wciąż siedzą w dwunastu arkuszach.
Prosimy o wykaz polis i korespondencję z jednej rundy odnowieniowej: o co pytano zakłady, co wróciło, kiedy poszedł wniosek. W zamian otrzymują Państwo projekt rejestru, reguły terminów i dowodów, które zautomatyzowalibyśmy najpierw, oraz pisemną ocenę tego, co zostaje przy ludziach.
Wypiszmy każdą polisę i jej terminTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Zeszłorocznych liczb ESG nie da się odtworzyć bez osób, które je wtedy przysłały.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćProwizje finansowe i ubezpieczeniowe uzgodnione co do umowyPrzychód z F&I sprawdzany jest wtedy, gdy doradca pyta o premię, a nie wtedy, gdy partner nie dopłaca.
Zobacz rozwiązanie ZakupyWaloryzacja cen i decyzje o odnowieniu umówTo dostawca liczy Państwa coroczną podwyżkę. Po Państwa stronie nikt nie sprawdza tej arytmetyki.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłTransport i logistykaHandel i e‑commerceUsługi i IT