Start · Rozwiązania · Łańcuch dostaw
Rozwiązanie · Łańcuch dostawBiuro przestaje pytać, gdzie są papiery; monity idą same i eskalują wraz z wiekiem braku
Każde potwierdzenie dostawy przed terminem faktury
Listy przewozowe i potwierdzenia dostawy są zbierane ze wszystkich kanałów, wiązane ze zleceniem i monitowane według wieku; dokumenty z zastrzeżeniem trafiają wprost do działu szkód.
Streszczenie dla zarządu
Fracht jest dostarczony, zafakturowany i zakwestionowany, zanim ktokolwiek znajdzie podpisany dokument.
Budujemy rejestr dokumentów, który dla każdego zlecenia wie, jakich dokumentów wymaga umowa, które już przyszły, którym kanałem i jak stary jest brak.
Fakturowanie przestaje czekać na wyszukiwanie: dokument jest podpięty pod zlecenie w dniu, w którym przyszedł.
rekord zlecenia i dokumentu w TMS; archiwum SharePoint; Power BI
Problem biznesowy
Dokumenty przewozowe
Dokument przewozowy to nie administracja. To dowód wykonania usługi, a opiera się na nim większość tego, co firma zarabia: zapłata klienta, rozliczenie podwykonawcy, obrona przed roszczeniem szkodowym. Dopóki podpisany list przewozowy nie znajdzie się w aktach, zlecenie jest albo niezafakturowane, albo zafakturowane bez pokrycia.
Dokumenty wracają kanałami, które nie mają ze sobą nic wspólnego. Właśni kierowcy fotografują list przy rozładunku, do dowolnej aplikacji używanej we flocie. Podwykonawcy wysyłają skany mailem, kiedy im się przypomni, po kilka zleceń w jednej wiadomości. Oryginały nadal jadą pocztą tam, gdzie wymaga tego umowa, a część odbiorców publikuje kopie w portalu, do którego ktoś musi się zalogować. Indeksem staje się człowiek: otworzyć załącznik, odczytać numer listu, wyszukać zlecenie w TMS, zmienić nazwę pliku, zapisać, oznaczyć zlecenie jako udokumentowane.
Kiedy dokument nie przychodzi wcale, nie dzieje się nic. Takie zlecenie stoi dokładnie tam, gdzie zlecenie, którego nikt jeszcze nie tknął: bez właściciela, bez wieku i bez alertu. Przy kilkuset zleceniach miesięcznie panuje nad tym jeden doświadczony pracownik; przy kilku tysiącach, w większości podwykonawczych, pamięć przestaje wystarczać. Monity idą do przewoźników, których ktoś sobie przypomni, adnotacje pozostają nieprzeczytane do czasu potrąceń, a nikt nie potrafi powiedzieć, ile dostarczonych zleceń nie ma dowodu.
Jak to wygląda dzisiaj
Kanały różnią się między firmami; kształt poniżej już nie.
- CzłowiekWłaśni kierowcy oddają lub fotografują list; podwykonawcy wysyłają skany na ogólny adres, po kilka zleceń w wiadomości
- CzłowiekPracownik otwiera każdy załącznik, odczytuje numer listu przewozowego i szuka zlecenia w TMS
- SystemPlik dostaje ręcznie nadaną nazwę, trafia do folderu lub do TMS, a zlecenie zostaje oznaczone jako udokumentowane
- OczekiwanieZlecenia, których dokumenty nie wróciły, czekają bez statusu, nieodróżnialne od tych jeszcze nieobsłużonych
- CzłowiekMonitowanie odbywa się zrywami przed fakturowaniem, z listy odtwarzanej w Excelu i wysyłanej do przewoźników, którzy akurat przyjdą do głowy
- Ryzyko błęduAdnotacje i brakujące podpisy wychodzą na jaw tylko wtedy, gdy ktoś uważnie przeczyta skan; gdy pojawia się roszczenie, list, zdjęcia i oświadczenie kierowcy leżą w trzech miejscach
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Za każdym wyjątkiem stoi godzina, której nikt nie zapisał.
- Powiązanie jednego dokumentu zajmuje dwie minuty i nikt tego nie ewidencjonuje, więc koszt nigdy nie pojawia się w budżecie; przy tysiącach zleceń jest to największe pojedyncze zajęcie działu rozliczeń.
- Monitowanie zrywami to najdroższy sposób monitowania: przypomnienie wysłane trzy tygodnie po rozładunku trafia do planisty, który odtwarza przebieg trasy z pamięci.
- Adnotacje na liście są najtańszą informacją, jaką przewoźnik w ogóle dostanie o uszkodzonym ładunku, a przeczytane za późno zamieniają dobrą pozycję w sporze w potrącenie omawiane po fakcie.
- Nikt nie odpowie na pytanie o kompletność: zapytana, ile dostarczonych zleceń nie ma dziś dokumentu w aktach, większość spedycji odpowiada wyszukiwaniem, a nie liczbą.
Koszt zaniechania
Brakujące dokumenty nie są utraconymi pieniędzmi, dopóki ktoś tak nie zdecyduje, a decyduje zwykle klient. Wiersze powyżej wyceniają wyłącznie szukanie: nie mówią nic o frachcie zafakturowanym z opóźnieniem, o podwykonawcy zapłaconym za przewóz bez dowodu ani o roszczeniu nie do obrony, bo zastrzeżenie przeczytano za późno.
Terminy są sztywne. Artykuł 30 Konwencji CMR wymaga zastrzeżeń przy szkodzie widocznej w chwili dostawy, daje siedem dni (z wyłączeniem niedziel i świąt) na szkodę niewidoczną i dwadzieścia jeden dni na opóźnienie; artykuł 32 ustęp 1 wyznacza roczny termin przedawnienia. Proces, w którym adnotację z listu czyta się po trzech tygodniach od rozładunku, część każdego roku spędza poza tymi terminami.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Środkowoeuropejska grupa spedycyjno-transportowa: 180 własnych pojazdów, około 240 stale współpracujących przewoźników podwykonawczych, TMS, Microsoft 365 E3, dział rozliczeń liczący jedenaście osób i dwuosobowy dział szkód.
7 400 zleceń miesięcznie, około 62% realizowanych przez podwykonawców. Dokumenty wracają czterema kanałami: aplikacja kierowcy, skrzynka współdzielona, poczta z oryginałami wymaganymi jeszcze przez część klientów oraz kilka portali odbiorców. Około 12% zleceń, czyli mniej więcej 890 dokumentów miesięcznie, wymaga monitowania.
Załączniki są otwierane, czytane i ręcznie wiązane ze zleceniem w TMS, przemianowywane i zapisywane. Monitowanie opiera się na liście w Excelu odtwarzanej przed każdym cyklem fakturowania, a zastrzeżenia znajduje ten, kto akurat uważnie spojrzy na skan.
Około sześciu minut na zlecenie na wiązanie i monitowanie, przy czym monitowana dziesiąta część pochłania wielokrotność średniej, oraz stały blok zleceń, których nie da się zafakturować, bo papier jest gdzieś między kabiną a skrzynką pocztową.
Roboty zbierają dokumenty ze wszystkich kanałów, odczytują numer listu, daty, obecność podpisów i każdą adnotację, po czym wiążą dokument ze zleceniem. Braki są monitowane według harmonogramu eskalującego z wiekiem; dokument z zastrzeżeniem trafia do działu szkód tego samego dnia.
W modelowanym przypadku luka dokumentowa przestaje wychodzić na jaw przy fakturowaniu i staje się kolejką z wiekiem, odsetek monitowanych zleceń spada, gdy przewoźnicy uczą się, że przypomnienie jest automatyczne, a biuro pracuje nad rozliczeniami i zapytaniami klientów zamiast nad wiązaniem. To arytmetyka na założeniach poniżej, a nie wynik u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Budujemy rejestr dokumentów, który dla każdego zlecenia wie, jakich dokumentów wymaga umowa, które już przyszły, którym kanałem i jak stary jest brak. Zbieranie odbywa się w kanałach, które już Państwo mają: roboty pobierają pliki ze skrzynki współdzielonej, z biblioteki, gdzie ląduje skanowana poczta, z interfejsu lub eksportu aplikacji kierowcy oraz z portali, do których wchodzi się wyłącznie po zalogowaniu.
Odczyt wykonuje model dokumentowy skonfigurowany w UiPath Document Understanding na Państwa własnych listach i potwierdzeniach, obok modeli gotowych dla konosamentów i list pakowych, które jadą razem z nimi. Model zwraca numer listu przewozowego, referencję zlecenia, daty, liczbę opakowań i wagę, informację o obecności pieczątki i podpisu odbiorcy oraz treść każdej adnotacji. Wiązanie pozostaje deterministyczne: zgodność dwóch niezależnych kluczy podpina dokument automatycznie, jeden klucz oznacza zadanie weryfikacyjne.
Monitowanie jest harmonogramem, a nie czyjąś pamięcią. Każdego ranka robot liczy wiek otwartych pozycji względem daty dostawy i terminu zwrotu ze zlecenia transportowego, a następnie wysyła jedną wiadomość na przewoźnika z listą jego własnych zleceń. Eskalacja idzie za wiekiem: przewoźnik, potem spedytor, który go zlecił, jako karta w Microsoft Teams, a potem kierownik rozliczeń przed cyklem fakturowania.
Modele UiPath Document Understanding i Validation Station; kolejki, wyzwalacze czasowe, ponowienia i audyt w UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Outlook 365 oraz Microsoft OneDrive & SharePoint; zadania UiPath Action Center wykonywane wewnątrz Microsoft Teams; biblioteki Microsoft SharePoint z retencją Microsoft Purview; raportowanie w Power BI
Robota zbierającego dla każdego kanału, model dokumentowy i jego zestaw pól, reguły kompletności dla poszczególnych klientów, logikę wiązania i klucze zapasowe, harmonogram wiekowania i eskalacji, kierowanie do szkód, archiwum oraz raportowanie
TMS, przez taki interfejs, jaki oferuje produkt, najczęściej cykliczną wymianę plików lub API; pobieranie z portali, w których podpisany dokument leży za logowaniem
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaDokumenty są zbierane według harmonogramu ze skrzynki współdzielonej, z biblioteki skanowanej poczty na SharePoint, z aplikacji kierowcy i z portali; pliki z kilkoma zleceniami są rozdzielane
- AutomatyzacjaUiPath Document Understanding klasyfikuje każdy dokument i wyciąga numer listu przewozowego, referencję zlecenia, daty, liczbę opakowań i wagę, obecność pieczątki i podpisu oraz każdą adnotację
- SystemRobot wiąże dokument ze zleceniem w TMS na dwóch niezależnych kluczach, zapisuje referencję przy zleceniu i odkłada obraz z metadanymi klienta, przewoźnika i zlecenia
- CzłowiekDokumenty pasujące tylko na jednym kluczu albo z nieczytelnym skanem stają się zadaniem weryfikacyjnym wykonywanym z Microsoft Teams w kilka sekund
- AutomatyzacjaKażdego ranka otwarte pozycje są wiekowane wobec daty dostawy i terminu; każdy przewoźnik dostaje jedną wiadomość z listą swoich zaległych zleceń, a pozycje po pierwszym progu eskalują do spedytora w Teams, a potem do kierownika rozliczeń
- CzłowiekKażdy dokument z zastrzeżeniem, niedoborem lub brakującym podpisem trafia tego samego dnia do działu szkód, z datą dostawy i terminami zgłoszenia w treści zadania
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Zbieranie ze wszystkich kanałów zwrotnych, rozdzielanie, klasyfikację i odczyt pól
- Wiązanie ze zleceniem, odkładanie do archiwum i aktualizację statusu dokumentów przy zleceniu
- Codzienne wiekowanie, przypomnienia dla poszczególnych przewoźników i drabinę eskalacji
- Zapis dowodowy: który dokument przyszedł kiedy, którym kanałem i co z niego odczytano
Ludzie decydują
- Czy adnotacja na liście jest roszczeniem i co komu zostaje zgłoszone
- Czy rozliczenie podwykonawcy zostaje zwolnione, czy wstrzymane do czasu dokumentu
- Czy nieczytelny skan zostaje przyjęty, poprawiony czy odesłany przewoźnikowi
- O samych regułach: czego wymaga każdy klient, jakie są terminy i progi eskalacji
Przed i po
Systemy i integracje
Tam, gdzie wystarczy reguła, nie używamy modelu. Tam, gdzie potrzebny jest osąd, decyduje człowiek.
Wejścia
- interfejs lub eksport aplikacji kierowcy
- skrzynka współdzielona Outlook
- skanowana poczta w bibliotece SharePoint
- portale odbiorców
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- rekord zlecenia i dokumentu w TMS
- archiwum SharePoint
- Power BI
Punkty styku z człowiekiem: weryfikacja Action Center w Microsoft Teams; karty eskalacji przewoźników w Teams; zadanie działu szkód
Wykorzystane technologie
odczytuje listy i potwierdzenia: numery, daty, wagi, obecność pieczątki i podpisu, treść adnotacji
Azbierają ze wszystkich kanałów, kolejkują zlecenia, prowadzą codzienne wiekowanie, ponowienia i ślad audytowy
Aobserwuje skrzynkę i bibliotekę skanowanej poczty
Aweryfikacja nieczytelnych pól i triaż zastrzeżeń jako powiadomienia z akcją
Aeskalacja braków do spedytorów, alerty o zastrzeżeniach dla działu szkód
Aarchiwum dokumentów z metadanymi klienta, przewoźnika i zlecenia, z retencją Microsoft Purview
Astatus dokumentów i odsetek monitów w podziale na klienta, przewoźnika, kanał i wiek
Aźródło zlecenia, wymaganych dokumentów i terminu; miejsce zapisu referencji
CIlustracyjny model ekonomiczny
Zacznijcie od kwestionowania założeń.
Monitowanie nie jest osobną pozycją w niczyjej karcie pracy i dlatego sześć minut poniżej łączy szybkie powiązanie dokumentu, który przyszedł czysto, z trzecim przypomnieniem o zlecenie, którego nikt nie może znaleźć. Wyceniana jednostka to zlecenie, a nie dokument, bo jedno zlecenie potrafi być winne biuru dwie albo trzy kartki, a szukanie jest to samo. 22 € za godzinę to pełny koszt stanowiska w dziale rozliczeń w Europie Środkowej.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Fakturowanie przestaje czekać na wyszukiwanie: dokument jest podpięty pod zlecenie w dniu, w którym przyszedł, a cykl fakturowania pokazuje realne braki
- Monit staje się konkretny i wczesny: jedna wiadomość wymieniająca własne zlecenia przewoźnika dwa dni po dostawie zamiast ogólnego przypomnienia po trzech tygodniach
- Zastrzeżenia trafiają do działu szkód, gdy dostawa jest świeża, a terminy zgłoszenia jeszcze otwarte
- Rozliczenie podwykonawcy opiera się na statusie dokumentów widocznym dla obu stron, co wyjmuje spór z comiesięcznego przebiegu
- Klient proszący o potwierdzenie dostawy dostaje odpowiedź z archiwum w kilka sekund, bez telefonu do oddziału
Perspektywa zarządu
- Kompletność dokumentów staje się liczbą z właścicielem: ile dostarczonych zleceń nie ma dziś dowodu, w podziale na klienta, przewoźnika i wiek
- Odsetek monitów według kanału i przewoźnika zamienia narzekanie na przewoźników, którzy nigdy nie przysyłają dokumentów, w fakt do kolejnej rozmowy o stawkach
- Ekspozycja szkodowa jest widoczna wcześnie, bo każde zastrzeżenie zostaje zarejestrowane w dniu odczytu, a nie w dniu potrącenia
- Proces przetrwa urlopy i zmiany kadrowe, bo rejestr żyje w przepływie, a nie w pamięci jednego pracownika
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Bezpieczeństwo projektujemy razem z procesem, nie po nim.
- Każdy robot loguje się jako on sam: dostęp do skrzynki ograniczony wyłącznie do tej skrzynki, konto w TMS uprawnione tylko do zapisu referencji dokumentu, loginy do portali w magazynie poświadczeń Orchestratora, a nie we wspólnym pliku z hasłami
- Dokumenty, odczytane pola i decyzje zostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365, a czytające je roboty pracują z regionu UE UiPath Automation Cloud
- Etykiety retencji Microsoft Purview trzymają listy przez okres wymagany przez umowy i ubezpieczycieli, a usuwają je według reguły
- Każda zmiana reguły, terminu lub progu eskalacji jest wersjonowana, zatwierdzana przez właściciela procesu i zapisywana wraz z autorem
Dlaczego teraz
Od 9 lipca 2027 roku, na mocy rozporządzenia (UE) 2020/1056, organy państw członkowskich mają obowiązek przyjmować regulacyjne informacje o transporcie towarowym udostępniane elektronicznie przez certyfikowane platformy eFTI. To ani nie zakazuje papieru, ani nie czyni elektronicznego listu przewozowego obowiązkowym, ale przesądza kierunek, a skorzysta ten operator, którego dokumenty są już zindeksowane.
Obowiązkowy KSeF ruszył 1 lutego 2026 roku, co odrywa datę faktury za fracht od rytmu biura: faktura wstrzymana z powodu brakującego dokumentu jest teraz spóźniona widocznie, a nie po cichu. Tymczasem modelowe 16 280 € miesięcznie wydaje się co miesiąc, dopóki proces zostaje ręczny.
To, co kiedyś było projektem, jest dziś konfiguracją: modele uczone na Państwa listach, konektory obserwujące skrzynkę i bibliotekę, zadania ludzkie wykonywane wewnątrz Microsoft Teams.
Role zarządcze, których to dotyczy
Dostawa jest zakończona, gdy jej dowód leży w aktach, a to czyni ten fakt widocznym per zlecenie i per przewoźnik, a nie raz w miesiącu przy fakturowaniu
Fracht fakturowany w terminie i spory prowadzone z dokumentem w ręku; należność przestaje zależeć od tego, jak szybko ktoś znalazł skan
Zastrzeżenia są rejestrowane w dniu odczytania, więc terminy zgłoszenia są wykorzystywane, a nie odkrywane później
Częste pytania i zastrzeżenia
Punktualni się nie staną, ale odpowiadają na wiadomość wymieniającą ich własne zlecenia dwa dni po dostawie. Najpierw zmienia się Państwa strona: brak jest znany drugiego dnia, a odsetek monitów na przewoźnika staje się liczbą do następnej rozmowy o stawkach.
Część zawsze będzie wymagała człowieka i właśnie dlatego weryfikacja jest częścią projektu, a nie przyznaniem się do porażki. Model odczytuje to, co czytelne, i oznacza to, co nie jest, więc człowiek spędza sekundy nad polem zamiast minut nad plikiem.
Nie, i nic tu od tego nie zależy. Przepływ zbiera to, co wraca, sfotografowany papier albo dokument elektroniczny, i traktuje jedno i drugie tak samo. To, czy elektroniczny list zadziała na danej relacji, zależy od zaangażowanych państw i jest osobną kwestią od tego, by dzisiejsze dokumenty wracały, wiązały się i były monitowane.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Poniżej kilkuset zleceń miesięcznie, gdy jedna osoba zna każdego przewoźnika i każdy otwarty dokument, rejestr kosztuje więcej, niż przynosi
- Zlecenie transportowe nie mówi, jakie dokumenty mają wrócić ani do kiedy; bez reguły nie ma czego monitować i pierwsze są umowy
- Zlecenia nie mają w TMS niczego, co niesie też dokument, więc nie istnieje klucz wiązania i najpierw trzeba uporządkować dane zleceń
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Ile dni po rozładunku podpisany dokument dociera do tej firmy i ile przychodu czeka na zleceniach, przy których nie dociera wcale?
Podejście wdrożeniowe
Zaczynamy od jednego wycinka procesu i rozszerzamy dopiero po dowodzie.
Dostarczamy
- Przegląd miesiąca zwróconych dokumentów: kanał, liczba dni, co było nieczytelne, co nie przyszło wcale
- Model dokumentowy, jego zestaw pól i reguły weryfikacji, skonfigurowane na Państwa listach i potwierdzeniach
- Tabelę reguł kompletności: czego wymaga każdy klient i każda umowa oraz do kiedy
- Logikę wiązania z kluczami zapasowymi i kierowanie wyjątków do Microsoft Teams
- Harmonogram wiekowania i eskalacji, kierowanie do szkód, archiwum z retencją i instrukcję operacyjną
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy zleceń wraz z dokumentami, które wróciły, i datami ich wpływu
- Właściciela procesu w dziale rozliczeń i wskazanej osoby kontaktowej w dziale szkód
- Kont technicznych do skrzynki, TMS i portali, z uprawnieniami wyłącznie w potrzebnym zakresie
- Umownych wymagań dokumentowych i terminów zwrotu z umów z klientami i przewoźnikami
Etapy
Analiza
Miesiąc dokumentów według kanałów, odsetek monitów, kategorie wyjątków, wymagania umowne
Projekt
Rejestr, reguły kompletności, klucze wiązania, drabina eskalacji, model bezpieczeństwa
Budowa
Roboty zbierające, model dokumentowy, integracja z TMS, punkty styku w Teams, archiwum
Walidacja
Przebieg równoległy na zleceniach historycznych, potem praca obok obecnego procesu aż do zgodności rejestru
Uruchomienie
Najpierw zlecenia podwykonawcze jednego oddziału, potem własna flota, z opieką powdrożeniową i strojeniem monitów
Działowe. O pracochłonności decyduje liczba kanałów zwrotnych, jakość skanów wracających z drogi oraz to, na ile umowne wymaganie dokumentowe istnieje jako reguła, a nie jako zwyczaj.
Dwanaście zleceń na sto jest Państwu winnych dokument, którego nikt imiennie nie monituje.
Prosimy o miesiąc zwróconych dokumentów wraz ze zleceniami, do których należą: kanał wpływu, datę wpływu i zlecenia, które pozostały puste. W zamian otrzymają Państwo odsetek monitów w podziale na kanał i przewoźnika oraz pisemną ocenę tego, co dałoby się zebrać bez człowieka.
Rozłóż odsetek monitów na przewoźnikówTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Zlecenia czekają na miesięczny przebieg fakturowania, a postojowe zapisane długopisem nigdy nie trafia na fakturę.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceAkta szkody kompletne przed terminem, nie po nimKlient potrąca wartość szkody; list, zdjęcia i zapis temperatury są w czterech różnych miejscach.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawZlecenia transportowe w TMS bez przepisywaniaDziewięćdziesięciu klientów, dziewięćdziesiąt sposobów przysyłania zleceń i spedytor przepisujący każde do TMS.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejTransport i logistyka