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Das Büro fragt nicht mehr, wo die Papiere sind; das Nachfassen läuft selbst nach Alter

Jeder Ablieferbeleg im Haus, bevor die Rechnung fällig wird

Frachtbriefe und Ablieferbelege werden aus jedem Kanal eingesammelt, der Sendung zugeordnet und nach Alter nachgefasst; Dokumente mit Vorbehalt gehen direkt in die Schadenabteilung.

AbteilungslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungKI, wo sie sinnvoll ist
890Frachtbriefe und Ablieferbelege pro Monat müssen bei diesem illustrativen Operateur nachgefasst werden, und niemand weiß welche, bis eine Rechnung verspätet ist.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Die Fracht ist zugestellt, berechnet und bestritten, bevor jemand den unterschriebenen Beleg findet.

Was sich ändert

Wir bauen ein Belegregister, das für jede Sendung weiß, welche Dokumente der Vertrag zurückverlangt, welche eingegangen sind.

Geschäftlicher Nutzen

Die Fakturierung wartet nicht mehr auf eine Suche: der Beleg hängt am Tag seines Eingangs an der Sendung, und der Abrechnungslauf zeigt.

Beteiligte Systeme

Sendungs- und Belegsatz im TMS; SharePoint-Archiv; Power BI

Geschäftsproblem

Frachtdokumente

Ein Frachtdokument ist keine Verwaltung. Es ist der Nachweis, dass die Leistung erbracht wurde, und darauf ruht das meiste, was das Unternehmen verdient: die Zahlung des Kunden, die Abrechnung des Unterfrachtführers, die Abwehr eines Schadenersatzanspruchs. Solange der unterschriebene Frachtbrief nicht vorliegt, ist eine Sendung entweder nicht berechnet oder ohne Grundlage berechnet.

Die Belege kommen über Kanäle zurück, die nichts gemeinsam haben. Eigene Fahrer fotografieren den Frachtbrief beim Entladen, in welche Anwendung der Fuhrpark auch immer nutzt. Unterfrachtführer mailen Scans, wenn sie dazu kommen, mehrere Sendungen pro Nachricht. Originale reisen weiterhin per Post, wo ein Vertrag es verlangt, und manche Empfänger stellen Kopien in ein Portal, in das sich jemand einloggen muss. Ein Mensch wird zum Index: Anhang öffnen, Frachtbriefnummer lesen, im TMS suchen, umbenennen, ablegen, den Auftrag als dokumentiert markieren.

Kommt ein Beleg gar nicht, passiert überhaupt nichts. Diese Sendung steht genau dort wie eine, die noch niemand angesehen hat: ohne Verantwortlichen, ohne Alter, ohne Hinweis. Bei einigen hundert Sendungen im Monat hält eine erfahrene Kraft das zusammen; bei mehreren tausend, überwiegend fremdvergeben, trägt das Gedächtnis nicht mehr. Erinnerungen gehen an die Frachtführer, die jemandem einfallen, Vermerke bleiben ungelesen, bis sie als Abzug erscheinen, und niemand kann sagen, wie viele zugestellte Sendungen ohne Nachweis sind.

Wie es heute läuft

Die Kanäle unterscheiden sich von Haus zu Haus; die Form darunter nicht.

  1. MenschEigene Fahrer geben den Frachtbrief ab oder fotografieren ihn; Unterfrachtführer mailen Scans an eine allgemeine Adresse, mehrere Sendungen pro Nachricht
  2. MenschEine Sachbearbeiterin öffnet jeden Anhang, liest die Frachtbriefnummer und sucht die Sendung im TMS
  3. SystemDie Datei wird von Hand umbenannt, abgelegt oder im TMS angehängt, und der Auftrag gilt als dokumentiert
  4. WartezeitSendungen, deren Belege nie kamen, warten ohne Status, nicht unterscheidbar von noch unbearbeiteten
  5. MenschNachgefasst wird schubweise vor der Fakturierung, aus einer in Excel neu gebauten Liste an die Frachtführer, die gerade einfallen
  6. FehlerrisikoVermerke und fehlende Unterschriften fallen nur auf, wenn jemand den Scan genau liest; kommt ein Anspruch, liegen Frachtbrief, Fotos und Fahrererklärung an drei Orten
MenschSystemWartezeitFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Hinter jeder Ausnahme steht eine Stunde, die niemand erfasst hat.

  • Die Zuordnung eines Belegs dauert zwei Minuten und wird nirgends erfasst, also erscheint der Aufwand in keiner Budgetzeile; über tausende Sendungen ist er die größte Einzelaufgabe der Abrechnung.
  • Schubweises Nachfassen ist die teuerste Form des Nachfassens: eine Erinnerung drei Wochen nach der Entladung erreicht einen Disponenten, der die Tour aus dem Gedächtnis rekonstruiert.
  • Vermerke auf dem Frachtbrief sind die billigste Information, die ein Frachtführer je über eine beschädigte Sendung erhält, und spät gelesen werden sie aus einer haltbaren Position ein Abzug, über den man im Nachhinein streitet.
  • Die Frage nach der Vollständigkeit kann niemand beantworten: Auf die Frage, wie viele zugestellte Sendungen heute keinen Beleg im Haus haben, antworten die meisten Speditionen mit einer Suche statt mit einer Zahl.

Kosten des Nichtstuns

Zwölf Monate Zuordnen und Nachfassen von Hand≈ 195.360 €
Dasselbe Jahr mit einem Viertel mehr fremdvergebenen Sendungen≈ 244.200 €
Drei Hochsaisons bei heutiger Belegquote≈ 586.200 €

Fehlende Belege sind kein verlorenes Geld, bis jemand das entscheidet, und dieser Jemand ist meist der Kunde. Die Zeilen oben bepreisen nur die Suche: sie sagen nichts über verspätet berechnete Fracht, über einen ohne Nachweis bezahlten Unterfrachtführer oder über einen Anspruch, der unhaltbar wird, weil der Vorbehalt zu spät gelesen wurde.

Diese Fristen stehen fest. Artikel 30 CMR verlangt Vorbehalte bei äußerlich erkennbarem Schaden zum Zeitpunkt der Ablieferung, gewährt sieben Tage (Sonn- und Feiertage nicht mitgerechnet) für nicht erkennbaren Schaden und einundzwanzig Tage bei Überschreitung der Lieferfrist; Artikel 32 Absatz 1 setzt eine Verjährungsfrist von einem Jahr. Ein Prozess, der den Vermerk erst drei Wochen nach der Entladung liest, verbringt einen Teil jedes Jahres außerhalb dieser Fristen.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Eine mitteleuropäische Spedition mit eigenem Fuhrpark: 180 eigene Fahrzeuge, rund 240 regelmäßig eingesetzte Unterfrachtführer, ein TMS, Microsoft 365 E3, eine Abrechnung mit elf Personen und eine Schadenabteilung mit zwei.

Volumen

7.400 Sendungen pro Monat, etwa 62% davon durch Unterfrachtführer. Belege kommen über vier Kanäle zurück: die Fahrer-App, ein gemeinsames Postfach, die Post für Originale, die manche Kunden weiterhin verlangen, und einige Empfängerportale. Rund 12% der Sendungen, also etwa 890 Belege im Monat, müssen nachgefasst werden.

Prozess heute

Anhänge werden geöffnet, gelesen, von Hand der Sendung im TMS zugeordnet, umbenannt und abgelegt. Nachgefasst wird aus einer vor jedem Abrechnungslauf neu gebauten Excel-Liste, und Vorbehalte findet, wer einen Scan genau genug ansieht.

Engpass

Etwa sechs Minuten je Sendung für Zuordnung und Nachfassen, wobei das nachgefasste Zehntel ein Vielfaches des Durchschnitts verbraucht, dazu ein stehender Block von Sendungen, die nicht berechnet werden können, weil das Papier zwischen Führerhaus und Postfach unterwegs ist.

Lösung

Roboter sammeln aus jedem Kanal ein, lesen Frachtbriefnummer, Daten, vorhandene Unterschriften und jeden Vermerk und ordnen jeden Beleg seiner Sendung zu. Fehlendes wird nach einem Plan nachgefasst, der mit dem Alter eskaliert; was einen Vorbehalt trägt, erreicht die Schadenabteilung noch am selben Tag.

Mögliches Ergebnis

Im Modellfall wird die Beleglücke nicht mehr bei der Fakturierung entdeckt, sondern ist eine Warteschlange mit Alter, die Nachfassquote sinkt, sobald Frachtführer merken, dass die Erinnerung automatisch kommt, und das Büro arbeitet an Abrechnung und Kundenanfragen statt an Zuordnung. Das ist Arithmetik auf den Annahmen unten, kein Kundenergebnis.

Vorgeschlagene Lösung

Wir bauen ein Belegregister, das für jede Sendung weiß, welche Dokumente der Vertrag zurückverlangt, welche eingegangen sind, über welchen Kanal und wie alt die Lücke ist. Eingesammelt wird über die Kanäle, die Sie ohnehin haben: Roboter holen Dateien aus dem gemeinsamen Postfach, aus der Bibliothek, in der die gescannte Post landet, aus der Schnittstelle oder dem Export der Fahrer-App und aus Portalen, in die man sich nur einloggen kann.

Gelesen wird durch ein Belegmodell, das in UiPath Document Understanding auf Ihren eigenen Frachtbriefen und Belegen konfiguriert wird, neben den vortrainierten Modellen für Konnossemente und Packlisten, die mitreisen. Es liefert Frachtbriefnummer, Auftragsreferenz, Daten, Packstücke und Gewicht, ob Stempel und Unterschrift des Empfängers vorhanden sind, und den Text jedes Vermerks. Die Zuordnung bleibt deterministisch: stimmen zwei unabhängige Schlüssel überein, wird der Beleg automatisch angehängt, bei nur einem Schlüssel entsteht eine Prüfaufgabe.

Das Nachfassen ist ein Plan und nicht jemandes Gedächtnis. Jeden Morgen altert ein Roboter die offenen Positionen gegen das Ablieferdatum und die Rückgabefrist aus dem Transportauftrag und schickt je Frachtführer eine Nachricht mit dessen eigenen Sendungen. Die Eskalation folgt dem Alter: erst der Frachtführer, dann der Disponent, der ihn beauftragt hat, als Karte in Microsoft Teams, dann die Abrechnungsleitung vor dem Abrechnungslauf.

Genutzte native Funktionen

UiPath Document Understanding Modelle und Validation Station; Warteschlangen, Zeittrigger, Wiederholungen und Prüfpfad in UiPath Orchestrator; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft Outlook 365 und Microsoft OneDrive & SharePoint; UiPath Action Center Aufgaben direkt in Microsoft Teams; Microsoft SharePoint Bibliotheken mit Microsoft Purview Aufbewahrung; Berichte in Power BI

Was wir bauen

Den Sammelroboter je Kanal, das Belegmodell und seinen Feldsatz, die Vollständigkeitsregeln je Kunde, die Zuordnungslogik und ihre Ersatzschlüssel, den Alterungs- und Eskalationsplan, die Weiterleitung in die Schadenabteilung, das Archiv und die Berichte

Individuelle Integration

Das TMS über die Schnittstelle, die das Produkt bietet, meist ein geplanter Dateiaustausch oder eine API; das Abholen aus Portalen, in denen der unterschriebene Beleg hinter einem Login liegt

So läuft der automatisierte Prozess

  1. AutomatisierungBelege werden nach Plan aus dem gemeinsamen Postfach, der Bibliothek der gescannten Post auf SharePoint, der Fahrer-App und den Portalen eingesammelt; Dateien mit mehreren Sendungen werden getrennt
  2. AutomatisierungUiPath Document Understanding klassifiziert jeden Beleg und liest Frachtbriefnummer, Auftragsreferenz, Daten, Packstücke und Gewicht, das Vorhandensein von Stempel und Unterschrift sowie jeden Vermerk
  3. SystemEin Roboter ordnet den Beleg über zwei unabhängige Schlüssel der Sendung im TMS zu, schreibt die Referenz an den Auftrag und legt das Bild mit Kunden-, Frachtführer- und Sendungsmerkmalen ab
  4. MenschBelege, die nur über einen Schlüssel passen oder deren Scan unlesbar ist, werden zur Prüfaufgabe, die in Sekunden aus Microsoft Teams erledigt wird
  5. AutomatisierungJeden Morgen werden offene Positionen gegen Ablieferdatum und Frist gealtert; jeder Frachtführer erhält eine Nachricht mit seinen eigenen offenen Sendungen, und Positionen jenseits der ersten Schwelle eskalieren an den Disponenten in Teams und danach an die Abrechnungsleitung
  6. MenschJeder Beleg mit Vorbehalt, Mindermenge oder fehlender Unterschrift geht am selben Tag an die Schadenabteilung, mit Ablieferdatum und den Anzeigefristen in der Aufgabe
AutomatisierungSystemMensch

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Das Einsammeln aus jedem Rückkanal, das Trennen, die Klassifizierung und das Auslesen der Felder
  • Die Zuordnung zur Sendung, die Ablage im Archiv und die Aktualisierung des Belegstatus am Auftrag
  • Die tägliche Alterung, die Erinnerungen je Frachtführer und die Eskalationsstufen
  • Den Nachweis: welcher Beleg wann über welchen Kanal kam und was darin stand

Menschen entscheiden

  • Ob ein Vermerk auf dem Frachtbrief ein Schadenfall ist und was wem angezeigt wird
  • Ob die Abrechnung eines Unterfrachtführers freigegeben oder bis zum Beleg zurückgehalten wird
  • Ob ein unlesbarer Scan angenommen, korrigiert oder an den Frachtführer zurückgewiesen wird
  • Die Regeln selbst: was jeder Kunde zurückverlangt, die Fristen, die Eskalationsschwellen

Vorher und nachher

VorherNachher
Beleg im Haus nach der AblieferungTage bis Wochen, je nach Kanalam selben oder nächsten Tag für die eingesammelte Mehrheit
Namentlich nachgefasste Sendungenvor der Fakturierung, aus Exceljeden Morgen, nach Alter, je Frachtführer
Vorbehalt bemerktwenn der Kunde abziehtam Tag, an dem der Beleg gelesen wird
Sendungen ohne Beleg bei der Fakturierungim Lauf entdecktvor dem Start bekannt und gealtert

Systeme und Integrationen

Wo eine Regel reicht, nutzen wir kein Modell. Wo Urteilsvermögen nötig ist, entscheidet ein Mensch.

Eingänge

  • Schnittstelle oder Export der Fahrer-App
  • gemeinsames Outlook-Postfach
  • gescannte Post in einer SharePoint-Bibliothek
  • Empfängerportale

Automatisierungsschicht

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Document Understanding
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Zielsysteme

  • Sendungs- und Belegsatz im TMS
  • SharePoint-Archiv
  • Power BI

Berührungspunkte für Menschen: Action Center Prüfung in Microsoft Teams; Eskalationskarten je Frachtführer in Teams; die Aufgabe der Schadenabteilung

SchnittstelleUiPath OrchestratorUiPath RobotsSendungs-Action Center Prüfung in Microsoft Teams

Eingesetzte Technologien

UiPath Document Understanding (IXP)

liest Frachtbriefe und Belege: Nummern, Daten, Gewichte, Stempel und Unterschrift, Vermerktext

A
UiPath Robots + Orchestrator

sammeln aus jedem Kanal, stellen jede Sendung in die Warteschlange, führen tägliche Alterung, Wiederholungen und Prüfpfad

A
UiPath Integration Service (Konnektoren Microsoft Outlook 365, Microsoft OneDrive & SharePoint)

überwacht Postfach und Bibliothek der gescannten Post

A
UiPath Action Center

Prüfung unlesbarer Felder und Triage der Vorbehalte als handlungsfähige Benachrichtigungen

A
Microsoft Teams

Eskalation fehlender Belege an Disponenten, Vorbehaltsmeldungen an die Schadenabteilung

A
Microsoft SharePoint

das Belegarchiv mit Kunden-, Frachtführer- und Sendungsmerkmalen, mit Microsoft Purview Aufbewahrung

A
Power BI

Belegstatus und Nachfassquote nach Kunde, Frachtführer, Kanal und Alter

A
Das TMS (Transport Management System)

Quelle der Sendung, ihrer Pflichtdokumente und ihrer Frist; Ziel für die Referenz

C
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)Cillustratives Modell — die Zahlen auf dieser Seite

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Beginnen Sie damit, die Annahmen zu hinterfragen.

Illustratives Modell
7.400 Sendungen pro Monat × 6 Minuten Zuordnen und Nachfassen= 740 Std. / Monat
740 Std. × 22 € Vollkostensatz pro Stunde= 16.280 € / Monat
× 12 Monate≈ 195.360 € / Jahr
Jährlich freigesetzte Kapazität (illustrativ)≈ 195.360 €

Nachfassen ist in keiner Zeiterfassung eine eigene Zeile, und deshalb mischen die sechs Minuten unten die schnelle Zuordnung eines sauber eingegangenen Belegs mit der dritten Erinnerung an eine Sendung, die niemand findet. Bepreist wird eine Sendung und kein Beleg, denn eine Sendung kann dem Büro zwei oder drei Blatt schulden, und die Suche ist dieselbe. 22 € pro Stunde sind ein Vollkostensatz für eine Abrechnungsstelle in Mitteleuropa.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Die Fakturierung wartet nicht mehr auf eine Suche: der Beleg hängt am Tag seines Eingangs an der Sendung, und der Abrechnungslauf zeigt, was tatsächlich fehlt
  • Das Nachfassen wird konkret und früh: eine Nachricht mit den eigenen Sendungen eines Frachtführers zwei Tage nach der Ablieferung statt einer allgemeinen Erinnerung nach drei Wochen
  • Vorbehalte erreichen die Schadenabteilung, solange die Ablieferung frisch und die Anzeigefristen offen sind
  • Die Abrechnung der Unterfrachtführer läuft gegen einen Belegstatus, den beide Seiten sehen, was dem Monatslauf den Streit nimmt
  • Ein Kunde, der einen Ablieferbeleg verlangt, bekommt in Sekunden Antwort aus dem Archiv, ohne Anruf im Depot

Aus Sicht der Geschäftsführung

  • Belegvollständigkeit wird eine Zahl mit Verantwortlichem: wie viele zugestellte Sendungen heute keinen Nachweis haben, nach Kunde, Frachtführer und Alter
  • Nachfassquoten je Kanal und Frachtführer machen aus der vagen Klage über Frachtführer, die nie Belege schicken, eine Tatsache für das nächste Ratengespräch
  • Das Schadenrisiko wird früh sichtbar, weil jeder Vorbehalt am Tag des Lesens erfasst wird und nicht am Tag des Abzugs
  • Der Prozess übersteht Urlaube und Personalwechsel, weil das Register im Ablauf lebt und nicht im Gedächtnis einer Sachbearbeiterin

KPIs für die Geschäftsführung

Tage von der Ablieferung bis zum Beleg im HausAnteil ohne Beleg berechneter SendungenNachfassquote je Frachtführerinnerhalb der Anzeigefrist erfasste VorbehalteKosten je Sendung

Sicherheit und Governance

Sicherheit wird mit dem Prozess entworfen, nicht danach.

  • Jeder Roboter meldet sich als er selbst an: Postfachzugriff allein auf dieses Postfach beschränkt, ein TMS-Konto, das nur eine Belegreferenz schreiben darf, Portal-Logins im Credential Store des Orchestrators statt in einer gemeinsamen Passwortdatei
  • Belege, ausgelesene Felder und Entscheidungen bleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant, und die lesenden Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
  • Aufbewahrungsbezeichnungen über Microsoft Purview halten Frachtbriefe so lange, wie Verträge und Versicherer es verlangen, und entsorgen sie nach einer Regel
  • Jede Änderung einer Regel, einer Frist oder einer Eskalationsschwelle wird versioniert, von der Prozessverantwortlichen freigegeben und mit ihrem Urheber protokolliert

Warum jetzt

01

Ab dem 9. Juli 2027 müssen die Behörden der Mitgliedstaaten nach der Verordnung (EU) 2020/1056 regulatorische Frachtinformationen anerkennen, die elektronisch über zertifizierte eFTI-Plattformen bereitgestellt werden. Das verbietet weder Papier noch macht es den elektronischen Frachtbrief zur Pflicht, aber es entscheidet die Richtung, und nutzen kann es der Operateur, dessen Belege bereits indexiert sind.

02

Das verpflichtende KSeF gilt seit dem 1. Februar 2026 und löst das Rechnungsdatum vom Takt des Büros: eine wegen eines fehlenden Belegs zurückgehaltene Rechnung ist jetzt sichtbar verspätet statt still verspätet. Derweil werden die modellierten 16.280 € pro Monat jeden Monat ausgegeben, in dem das manuell bleibt.

03

Was früher ein Projekt war, ist heute Konfiguration: Modelle, die auf Ihren eigenen Frachtbriefen lernen, Konnektoren, die Postfach und Bibliothek beobachten, und menschliche Aufgaben direkt in Microsoft Teams.

Relevante Führungsrollen

COO

Eine Ablieferung ist fertig, wenn ihr Nachweis vorliegt, und das wird je Sendung und je Frachtführer sichtbar statt einmal im Monat bei der Fakturierung

CFO

Fracht wird pünktlich berechnet und Streit mit dem Beleg in der Hand geführt; die Forderung hängt nicht mehr davon ab, wie schnell jemand einen Scan fand

Leitung Schadenabteilung

Vorbehalte werden am Tag des Lesens erfasst, sodass die Anzeigefristen genutzt und nicht später entdeckt werden

Häufige Fragen und Einwände

Unsere Unterfrachtführer schicken Belege ohnehin nie pünktlich.

Pünktlich werden sie nicht, aber sie antworten auf eine Nachricht, die ihre eigenen Sendungen zwei Tage nach der Ablieferung benennt. Zuerst ändert sich Ihre Seite: die Lücke ist am zweiten Tag bekannt, und die Nachfassquote je Frachtführer wird zu einer Zahl für das nächste Ratengespräch.

Wir bekommen Fotos, die auf einem dunklen Hof entstanden sind.

Ein Teil wird immer einen Menschen brauchen, und genau deshalb ist die Prüfung Teil des Entwurfs und kein Eingeständnis. Das Modell liest, was lesbar ist, und markiert, was es nicht ist, sodass ein Mensch Sekunden für ein Feld statt Minuten für eine Datei aufwendet.

Heißt das, wir können auf Papierfrachtbriefe verzichten?

Nein, und nichts hier hängt davon ab. Der Ablauf sammelt ein, was zurückkommt, ein fotografierter Papierfrachtbrief oder ein elektronischer, und behandelt beide gleich. Ob ein elektronischer Frachtbrief auf einer Relation nutzbar ist, hängt von den beteiligten Staaten ab und ist eine andere Frage, als die heutigen Belege eingehen, zuordnen und nachfassen zu lassen.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Unter einigen hundert Sendungen im Monat, wo eine Person jeden Frachtführer und jeden offenen Beleg kennt, kostet ein Register mehr, als es bringt
  • Der Transportauftrag sagt nicht, welche Belege zurückkommen müssen und bis wann; ohne Regel gibt es nichts nachzufassen, und die Verträge kommen zuerst
  • Die Sendungen tragen im TMS nichts, was auch der Beleg trägt, also gibt es keinen Zuordnungsschlüssel und die Auftragsdaten müssen zuerst bereinigt werden

Eine Frage für die nächste Sitzung

Wie viele Tage nach der Entladung erreicht der unterschriebene Beleg dieses Unternehmen, und wie viel Umsatz wartet auf den Sendungen, bei denen er nie ankommt?

Vorgehen bei der Umsetzung

Wir starten mit einem Ausschnitt und erweitern erst nach dem Nachweis.

Wir liefern

  • Eine Auswertung eines Monats zurückgekommener Belege: Kanal, verstrichene Tage, was unlesbar war, was nie kam
  • Das Belegmodell, seinen Feldsatz und seine Prüfregeln, konfiguriert auf Ihren eigenen Frachtbriefen und Belegen
  • Die Regeltabelle zur Vollständigkeit: was jeder Kunde und jeder Vertrag zurückverlangt und bis wann
  • Die Zuordnungslogik mit Ersatzschlüsseln und die Ausnahmesteuerung nach Microsoft Teams
  • Den Alterungs- und Eskalationsplan, die Weiterleitung in die Schadenabteilung, das Archiv mit Aufbewahrung und ein Betriebshandbuch

Wir brauchen von Ihnen

  • Drei Monate Sendungen mit den zurückgekommenen Belegen und deren Eingangsdaten
  • Eine Prozessverantwortliche in der Abrechnung und eine benannte Person in der Schadenabteilung
  • Technische Konten für Postfach, TMS und Portale, mit genau den Rechten, die die Roboter brauchen
  • Die vertraglichen Belegpflichten und Rückgabefristen aus Ihren Kunden- und Frachtführerverträgen

Etappen

Analyse

Ein Monat Belege nach Kanal, die Nachfassquote, die Ausnahmen, die vertraglichen Anforderungen

Design

Register, Vollständigkeitsregeln, Zuordnungsschlüssel, Eskalationsstufen, Sicherheitsmodell

Aufbau

Sammelroboter, Belegmodell, TMS-Anbindung, Teams-Berührungspunkte, Archiv

Validierung

Parallellauf auf historischen Sendungen, dann Betrieb neben dem heutigen Prozess bis das Register stimmt

Go-live

Zuerst die fremdvergebenen Sendungen einer Niederlassung, dann der eigene Fuhrpark, mit Hypercare und Feinjustierung je Frachtführer

Abteilungsweit. Den Aufwand treiben die Zahl der Rückkanäle, die Qualität der Scans von unterwegs und wie weit die vertragliche Belegpflicht bereits als Regel und nicht als Gewohnheit existiert.

Zwölf von hundert Sendungen schulden Ihnen einen Beleg, den niemand namentlich nachfasst.

Schicken Sie uns einen Monat zurückgekommener Belege mit den zugehörigen Sendungen: über welchen Kanal jeder kam, wann er kam und welche Sendungen leer blieben. Sie erhalten eine Nachfassquote nach Kanal und Frachtführer sowie eine schriftliche Einschätzung, was sich ohne Menschen einsammeln ließe.

Nachfassquote je Frachtführer aufschlüsseln

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