Start · Rozwiązania · Łańcuch dostaw
Rozwiązanie · Łańcuch dostawKażda pozycja faktury przewoźnika przeliczona według umowy, zanim trafi do zapłaty
Kontrola faktur przewoźników: każda linia, nie próbka
Przesyłki z TMS, cenniki na SharePoint i faktury przewoźników w dowolnym formacie są porównywane pozycja po pozycji; zawyżenie staje się reklamacją przed płatnością, a nie odkryciem rok później.
Streszczenie dla zarządu
Faktury przewoźników są sprawdzane na próbce i płacone w całości; zawyżone pozycje to te, których nikt nie otworzył.
Mientha projektuje i wdraża kontrolę frachtu, w której cennik jest umową, a TMS źródłem prawdy, na platformie UiPath i w tenancie Microsoft 365.
Każda pozycja każdej faktury przewoźnika jest porównywana z przesyłką i umową; zawyżenie jest reklamowane przed płatnością.
ERP (SAP S/4HANA w modelowanym przypadku); archiwum dowodów i rejestr reklamacji na SharePoint; Power BI
Problem biznesowy
Kontrola kosztów logistyki
Fracht kupuje się na podstawie umowy, ale płaci na podstawie dokumentu. Cennik mówi, ile kosztuje paleta do strefy 3 w serwisie dwudniowym; faktura mówi, co wygenerował system bilingowy przewoźnika: dopłatę paliwową z danego miesiąca, opłatę za czas oczekiwania i, od czasu do czasu, przesyłkę zafakturowaną już w maju. Te dwa źródła spotykają się tylko wtedy, gdy ktoś porówna je pozycja po pozycji.
Przy 14 000 przesyłek miesięcznie nikt nie ma na to czasu. Logistyka sprawdza próbkę i zatwierdza resztę, bo termin płatności mija, a relacja z przewoźnikiem ma znaczenie. Finanse widzą sumę na przewoźnika i potrafią powiedzieć, czy mieści się w budżecie, ale nie, czy jest prawidłowa. Zakupy negocjują stawki na podstawie statystyk dostarczonych przez samego przewoźnika.
Szkoda narasta po cichu: procent paliwowy z poprzedniego miesiąca, próg wagowy zaokrąglony w górę, usługa dodatkowa naliczona dwukrotnie. Każda z tych pozycji to kilka euro, żadna nie jest widoczna w sumie faktury, a razem kumulują się na setkach tysięcy pozycji rocznie.
Jak to wygląda dzisiaj
Tak wygląda proces przed automatyzacją, niezależnie od systemu TMS.
- CzłowiekFaktury przewoźników przychodzą jako załączniki PDF, Excel lub CSV na skrzynkę logistyki i są zapisywane w folderach według przewoźnika i miesiąca
- CzłowiekAnalityk wybiera z każdej faktury dwadzieścia lub trzydzieści pozycji i sprawdza je w TMS oraz w arkuszu z cennikiem przewoźnika
- OczekiwaniePytania o nieznane dopłaty idą do przewoźnika mailem; odpowiedź przychodzi po kilku dniach, a termin płatności się nie przesuwa
- CzłowiekFaktura zostaje zatwierdzona, przypisana do MPK transportu i zaksięgowana w pełnej kwocie przez księgowość
- Ryzyko błęduPozycje spoza próbki, przesyłki zafakturowane dwukrotnie i dopłaty paliwowe według złej stawki są płacone zgodnie z fakturą
- SystemRaport kosztów transportu powstaje na zamknięcie miesiąca w Excelu z sum księgowych na przewoźnika, bez powiązania z przesyłkami
- Ryzyko błęduCoroczne negocjacje stawek opierają się na raportach wolumenu i serwisu przygotowanych przez samego przewoźnika
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Dwie godziny na fakturę kupują próbkę, nie kontrolę. Pozycje, których nikt nie otwiera, to dokładnie te, w których kryje się błąd systematyczny.
- Wykryte zawyżenia są wykrywane późno: reklamacja zgłoszona sześć tygodni po dostawie trafia na zamknięty okres i zwykle kończy się odpisem w imię dobrych relacji.
- Każda zmiana cennika lub nowy kod dopłaty otwiera okres, w którym sam punkt odniesienia jest nieaktualny; nikt później nie powie, którą wersję zastosowano.
- Szczyt sezonu podwaja liczbę pozycji, ale nie liczbę godzin na kontrolę, więc próbka kurczy się akurat wtedy, gdy przewoźnicy dokładają dopłaty sezonowe.
- Wiedza o tym, co który przewoźnik zwykle nalicza źle, siedzi w głowach jednego lub dwóch analityków; gdy odchodzą, odchodzi razem z nimi.
Koszt zaniechania
To, czego próbka nie widzi, przewyższa koszt kontroli, a ilustrują to okrągłe liczby: 14 000 przesyłek miesięcznie przy średnio 60 € za przesyłkę daje około 10 mln € rocznie płaconych przewoźnikom. Jeśli 1% tej kwoty jest naliczony powyżej umowy, to 100 000 €; jeśli dzisiejsza próbka wychwytuje jedną trzecią, około 67 000 € rocznie jest płacone i nigdy nie odzyskiwane. Liczby pokazują mechanizm, nie benchmark; rzeczywistą skalę pokaże ponowna kontrola.
Bez zmian każde odnowienie cennika jest negocjowane na liczbach przewoźnika, każdy szczyt sezonu dalej obniża pokrycie kontrolą, a kolejny odchodzący analityk zabiera ze sobą wiedzę o tym, który przewoźnik nalicza czas oczekiwania dwa razy.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Europejska sieć handlowa non-food: 3 centra dystrybucyjne, około 400 sklepów, sprzedaż internetowa; system TMS, SAP S/4HANA, Microsoft 365 E3 z Power BI Pro; faktury przewoźników sprawdza dwóch analityków logistyki.
14 000 przesyłek miesięcznie od 9 przewoźników; 220 faktur przewoźników miesięcznie, średnio 64 pozycje, od kilkunastu do ponad 1 200; sześciu przewoźników fakturuje w PDF, trzech w Excelu lub CSV.
Około dwóch godzin na fakturę: próbka pozycji sprawdzana z eksportem z TMS i cennikiem, maile do przewoźnika o dopłaty, zatwierdzenie; księgowość księguje pełną kwotę.
440 godzin miesięcznie na kontrolę obejmującą mniej więcej jedną trzecią pozycji; reklamacje wychodzą tygodnie po dostawie i często są porzucane; w czwartym kwartale liczba pozycji się podwaja, a moce kontrolne nie.
Faktury PDF czyta UiPath Document Understanding, arkusze są parsowane; roboty dopasowują każdą pozycję do przesyłki, przeliczają ją według wersjonowanego cennika na SharePoint, reklamują różnice i księgują zatwierdzoną kwotę; analitycy widzą w Teams tylko pozycje sporne; Power BI pokazuje oszczędności i scorecard każdego przewoźnika.
W modelowanym przypadku pokrycie kontrolą rośnie z próbki do każdej pozycji, czas kontroli spada do minut poświęconych wyjątkom, reklamacje docierają do przewoźnika w ciągu kilku dni, a 440 godzin miesięcznie przechodzi na zarządzanie przewoźnikami. To model, nie pomiar.
Proponowane rozwiązanie
Mientha projektuje i wdraża kontrolę frachtu, w której cennik jest umową, a TMS źródłem prawdy, na platformie UiPath i w tenancie Microsoft 365, z których firma już korzysta. Cenniki, listy usług dodatkowych i tabele dopłat paliwowych stają się wersjonowanymi tabelami na SharePoint z datami obowiązywania, utrzymywanymi w Excelu przez zakupy logistyczne. Przesyłki pobierane są z TMS przez API lub cykliczny eksport, z atrybutami, które decydują o cenie.
Faktury w każdym formacie przechodzą przez jedną kolejkę. Pliki PDF czyta UiPath Document Understanding z wytrenowanym modelem Invoices Shipping, dostrajanym do układów faktur Państwa przewoźników przez walidacje, które zespół i tak wykonuje; faktury w Excelu i CSV są parsowane bez uczenia maszynowego. Od tego miejsca proces jest deterministyczny: roboty dopasowują każdą pozycję do przesyłki, przeliczają należność według wersji cennika obowiązującej w dniu przesyłki, stosują procent paliwowy z danego miesiąca i usługi dodatkowe zarejestrowane w TMS, po czym porównują. Każda różnica dostaje kod przyczyny.
Pozycje w granicach tolerancji są zatwierdzane. Większe różnice trafiają do noty reklamacyjnej na przewoźnika i fakturę, wysyłanej ze skrzynki logistyki z dowodami z przesyłki i śledzonej w rejestrze reklamacji na SharePoint aż do otrzymania faktury korygującej. Zatwierdzona kwota jest księgowana w ERP; sposób traktowania spornej reszty to reguła ustalana dla każdego przewoźnika. Analitycy widzą tylko to, co wymaga oceny, jako zadania Action Center w Microsoft Teams; właściciel budżetu transportowego zatwierdza odpisy w aplikacji Approvals w Teams. Power BI raportuje oszczędności, wiek reklamacji i scorecard każdego przewoźnika.
Wytrenowane modele Invoices Shipping i Invoices w UiPath Document Understanding wraz z Validation Station; kolejki, wyzwalacze i audyt UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Outlook 365 oraz Microsoft OneDrive & SharePoint (pliki, listy, Excel Online); powiadomienia UiPath Action Center z akcjami w Microsoft Teams; aplikacja Approvals w Microsoft Teams; Power BI
Wersjonowany model danych cenników, przyjęcie faktur PDF, Excel i CSV, silnik dopasowania i przeliczania z kodami przyczyn i tolerancjami, szablony not reklamacyjnych, rejestr i przypomnienia, księgowanie w ERP, raport oszczędności i scorecard przewoźników w Power BI, instrukcję operacyjną
Pobranie przesyłek z TMS przez API lub cykliczny eksport; księgowanie w ERP przez aktywności UiPath SAP (BAPI) w modelowanym przypadku lub interfejs innego ERP; pobieranie faktur z portali przewoźników tam, gdzie to konieczne
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaNowa faktura przewoźnika na skrzynce logistyki trafia do kolejki Orchestrator; PDF idzie do Document Understanding, arkusze są parsowane, powtórzone numery faktur są zatrzymywane na wejściu
- SystemRoboty pobierają przesyłki z danego okresu z TMS oraz cennik i procent paliwowy obowiązujące w tych datach z SharePoint
- AutomatyzacjaKażda pozycja jest dopasowywana do przesyłki po referencji (albo po dacie, miejscu dostawy i wadze) i przeliczana według umowy
- AutomatyzacjaPozycje w granicach tolerancji są zatwierdzane, a kwota księgowana w ERP; faktura, wynik odczytu i wynik kontroli są archiwizowane na SharePoint
- CzłowiekPozycje sporne powyżej progu, niedopasowane przesyłki i odczyty o niskiej pewności trafiają jako zadania Action Center do Teams; analityk potwierdza, poprawia lub akceptuje
- AutomatyzacjaNoty reklamacyjne są wysyłane mailem na przewoźnika i fakturę i monitorowane do momentu zaksięgowania faktury korygującej w rejestrze
- AutomatyzacjaPower BI odświeża oszczędności, wiek reklamacji i scorecard; miesięczne podsumowanie trafia na kanał logistyki w Teams
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Przyjęcie i odczyt każdej faktury, niezależnie od formatu
- Dopasowanie, przeliczenie i klasyfikację każdej pozycji według kodów przyczyn
- Noty reklamacyjne, rejestr, przypomnienia do przewoźników i księgowanie zatwierdzonych kwot
- Raportowanie oszczędności, reklamacji i scorecardów
Ludzie decydują
- Czy sporna dopłata zostaje utrzymana, gdy przewoźnik przedstawi dowód, na przykład podpisany protokół czasu oczekiwania
- O tolerancjach, progach reklamacji i sposobie traktowania spornej reszty dla każdego przewoźnika
- O odpisach i ugodach powyżej progu, zatwierdzanych w Teams przez właściciela budżetu transportowego
- O zmianach cenników i tabel paliwowych, wprowadzanych przez zakupy logistyczne i wersjonowanych, zanim użyją ich roboty
Przed i po
Systemy i integracje
Tam, gdzie wystarczy reguła, nie używamy modelu. Tam, gdzie potrzebny jest osąd, decyduje człowiek.
Wejścia
- faktury przewoźników w PDF, Excel i CSV na skrzynce logistyki lub z portali przewoźników
- eksport przesyłek z TMS
- cenniki i tabele paliwowe na SharePoint
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- ERP (SAP S/4HANA w modelowanym przypadku)
- archiwum dowodów i rejestr reklamacji na SharePoint
- Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zadania Action Center w Teams; Approvals w Teams dla odpisów; miesięczny scorecard na kanale Teams
Wykorzystane technologie
wytrenowane modele Invoices Shipping i Invoices czytają nagłówki i pozycje faktur PDF; Validation Station dla pól o niskiej pewności
Akolejkują każdą fakturę, wykonują dopasowanie i przeliczenie, księgują zatwierdzone kwoty, logują i audytują
Aprzyjęcie ze skrzynki; cenniki, rejestr reklamacji i dowody na SharePoint
Azadania przeglądu reklamacji i walidacji wykonywane w Teams
Aodpisy i ugody zatwierdzane przez właściciela budżetu
Awersjonowane cenniki, listy usług dodatkowych i tabele paliwowe
Aoszczędności, wiek reklamacji i scorecard przewoźników
Apobranie przesyłek przez API lub eksport; księgowanie przez aktywności UiPath SAP (BAPI) lub interfejs innego ERP
CIlustracyjny model ekonomiczny
Zacznijcie od kwestionowania założeń.
Model zbudowany z przedziałów spotykanych w logistyce handlu i dystrybucji, nie z pomiaru u klienta. Dwie godziny na fakturę to średnia z kilku bardzo długich faktur i wielu krótkich, łącznie z mailami do przewoźników; 27 € to pełny koszt godziny pracy analityka logistyki w Europie Środkowej. Liczymy wyłącznie moce kontrolne: zawyżenia na pozycjach, których dziś nikt nie sprawdza, dochodzą dodatkowo i są zilustrowane w następnej sekcji. Uwolnione moce to wielkość do zagospodarowania przez Państwa, nie deklaracja o etatach.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Każda pozycja każdej faktury przewoźnika jest porównywana z przesyłką i umową; zawyżenie jest reklamowane przed płatnością
- Czas kontroli faktury spada z około dwóch godzin do minut poświęconych pozycjom spornym; w modelowanym przypadku uwalnia to 440 godzin miesięcznie
- Reklamacje wychodzą w ciągu kilku dni z załączonymi dowodami, gdy przewoźnik jeszcze potrafi odtworzyć dostawę
- Zmiany dopłat paliwowych i cenników obowiązują od miesiąca, w którym wchodzą w życie, a wersja użyta dla każdej pozycji jest zapisana
- Koszt frachtu jest znany na przesyłkę, relację, przewoźnika i poziom usługi, a nie odtwarzany z sum księgowych
- Wolumeny szczytu sezonu są kontrolowane w tym samym zakresie co w każdym innym miesiącu, bez pracowników tymczasowych
Perspektywa zarządu
- Wydatki na transport stają się kosztem kontrolowanym: każde euro zapłacone przewoźnikowi ma swoją przesyłkę, wersję cennika i decyzję
- Poprawność fakturowania jest mierzona dla każdego przewoźnika, co daje zakupom własne argumenty w negocjacjach stawek
- Wiek reklamacji i odzyskane kwoty są widoczne dla logistyki i finansów w jednym raporcie, więc nic nie jest odpisywane domyślnie
- Kontrola nie zależy już od dwóch osób, które znają zwyczaje każdego przewoźnika
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Audytor powinien móc odtworzyć każdą decyzję.
- Tylko odczyt w TMS, tylko księgowanie w ERP, dostęp do skrzynki ograniczony przez Microsoft Graph: każdy robot pracuje na własnym koncie serwisowym, a hasła i klucze API przechowywane są w magazynie poświadczeń Orchestrator lub w Azure Key Vault
- Cenniki są danymi umownymi: wersjonowane na SharePoint, zmieniane przez zakupy logistyczne po zatwierdzeniu; każda przeliczona pozycja zapisuje wersję, z którą ją porównano
- Podział obowiązków zostaje zachowany: robot proponuje, analityk reklamuje lub akceptuje, księgowość księguje, właściciel budżetu zatwierdza odpisy w Teams
- Adresy dostaw konsumentów ograniczamy do pól niezbędnych do kontroli i trzymamy zgodnie z polityką retencji w Purview; otaczające je faktury przewoźników, dane przesyłek i ślad audytowy zostają w Państwa tenancie Microsoft 365, przetwarzane z regionu UE UiPath Automation Cloud
- Modele Document Understanding są trenowane na dokumentach Państwa przewoźników w Państwa tenancie; pewność odczytu i każda decyzja walidacyjna są logowane
Dlaczego teraz
Obowiązkowy KSeF obejmuje dużych podatników od 1 lutego 2026 r., a pozostałych od 1 kwietnia 2026 r., więc krajowi przewoźnicy już przesyłają ustrukturyzowane dane pozycji; jeden obieg obsługuje faktury z KSeF i PDF od przewoźników zagranicznych
Niesprawdzone pozycje kosztują już dziś: w modelowanym przypadku 440 godzin miesięcznie kupuje próbkę, a zawyżenia w pozostałych dwóch trzecich pozycji są płacone w każdym przelewie
Elementy dojrzały: wytrenowany model Invoices Shipping, konektory do Outlook i SharePoint, zadania Action Center w Teams i Power BI w jednym tenancie eliminują większość programowania, którego taka kontrola kiedyś wymagała
Role zarządcze, których to dotyczy
Koszt frachtu na przesyłkę staje się liczbą wyprowadzoną ze sprawdzonych pozycji, a zarządzanie przewoźnikami zyskuje moce, które pochłaniała kontrola
Fracht przestaje być sumą, której nie da się zweryfikować; każde księgowanie ma swoją przesyłkę, wersję umowy i decyzję
Negocjacje stawek zaczynają się od własnej historii pozycji i scorecardu każdego przewoźnika, a nie od raportu przewoźnika
Częste pytania i zastrzeżenia
Zgadza się i projekt to uwzględnia: arkusze są parsowane bez uczenia maszynowego, a Document Understanding obsługuje tylko przewoźników fakturujących w PDF. Wartość leży w dopasowaniu, nie w odczycie.
Tolerancje wykluczają drobne różnice, a to, co wychodzi, to jedna ustrukturyzowana nota na fakturę z dowodami, którą dział rozliczeń przewoźnika obsługuje szybciej niż wątek maili. Przewoźnicy, którzy fakturują poprawnie, lubią być mierzeni.
Ich digitalizacja do jednego wersjonowanego modelu jest pierwszym produktem wdrożenia; od tej pory zmiana stawki to aktualizacja tabeli z datą obowiązywania, a nie zadanie programistyczne.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Jeden lub dwóch przewoźników w płaskiej taryfie i najwyżej kilkadziesiąt faktur miesięcznie, gdzie kontrola w arkuszu jest tańsza
- Przesyłki nie są rejestrowane z referencjami poza portalami przewoźników, więc nie ma niezależnego zapisu do porównania; najpierw potrzebna jest rejestracja danych, na przykład cyfrowy CMR i potwierdzenie dostawy
- Transport kupowany jest spotowo, na przesyłkę, bez cennika, z którym można porównać; użyteczną automatyzacją jest tam zbieranie i porównywanie ofert
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Kiedy ostatnio porównaliśmy fakturę przewoźnika pozycja po pozycji z podpisanym cennikiem i ile kosztowały nas pozycje, których nikt nie otworzył?
Podejście wdrożeniowe
Zaczynamy od jednego wycinka procesu i rozszerzamy dopiero po dowodzie.
Dostarczamy
- Trzy miesiące faktur i przesyłek przejrzane pozycja po pozycji: formaty, jakość referencji, kody dopłat, struktury cenników, pierwszy wskaźnik różnic dla każdego przewoźnika
- Zdigitalizowane cenniki: jeden wersjonowany model na SharePoint dla relacji, stref, progów wagowych, poziomów usług, usług dodatkowych i tabel paliwowych
- Przyjęcie faktur w każdym formacie, silnik dopasowania i przeliczania oraz obieg reklamacji z rejestrem, przypomnieniami i punktami styku w Teams
- Księgowanie zatwierdzonych kwot w ERP, raport oszczędności i scorecard przewoźników w Power BI
- Ponowną kontrolę ostatnich trzech miesięcy w fazie walidacji, będącą zarazem pierwszą listą roszczeń; uruchomienie z hypercare i instrukcją operacyjną
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy faktur przewoźników w oryginalnych formatach wraz z eksportem przesyłek z TMS i księgowaniami w ERP
- Aktualnych cenników, list usług dodatkowych i historii dopłat paliwowych dla każdego przewoźnika; właściciela procesu w logistyce i osoby kontaktowej w księgowości
- Dostępu do TMS przez API lub eksport, testowego mandanta ERP i konta serwisowego do skrzynki logistyki
Etapy
Analiza
Formaty faktur, jakość referencji, struktury cenników, kategorie wyjątków i wolumeny dla każdego przewoźnika
Projekt
Model danych cenników, reguły dopasowania, tolerancje, polityka reklamacji dla każdego przewoźnika, model bezpieczeństwa
Budowa
Tabele cenników, odczyt i parsery, silnik dopasowania, obieg reklamacji, księgowanie w ERP i Power BI
Walidacja
Ponowna kontrola trzech miesięcy historycznych faktur, porównanie z ręczną próbką, odbiór przez logistykę i finanse
Uruchomienie i strojenie
Przewoźnik po przewoźniku, od największego wolumenu; analitycy nadzorują początkowo każdą reklamację, potem przeglądy przechodzą w rytm kwartalny
Działowe. Nakład zależy od liczby przewoźników i struktur cenników, od tego, czy TMS udostępnia API, oraz od tego, jak konsekwentnie przewoźnicy podają Państwa referencję przesyłki na pozycjach faktur.
Sprawdzana jest jedna trzecia pozycji; płacone są wszystkie.
Prosimy o przesłanie faktur przewoźników z jednego miesiąca, odpowiadającego im eksportu przesyłek i aktualnych cenników. Sprawdzimy je pozycja po pozycji i odeślemy pierwszą listę różnic według przewoźnika i przyczyny wraz z pisemnym szacunkiem kwoty do odzyskania.
Sprawdźmy miesiąc faktur przewoźnikówTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z płaceniem zespołowi finansów za przenoszenie liczb z plików PDF do systemu ERP.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćFracht fakturowany w dniu dostawy, nie po miesiącuZlecenia czekają na miesięczny przebieg fakturowania, a postojowe zapisane długopisem nigdy nie trafia na fakturę.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawZgodne stany magazynowe: WMS i ERP uzgadniane co nocKoniec z odkrywaniem podczas inwentaryzacji lub przy wysyłce, że WMS i ERP pokazują co innego.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćZablokowane faktury wyjaśnione przed przebiegiem płatnościKoniec z wyjaśnianiem różnic cen i ilości e‑mailami, gdy płatności dla dostawców czekają tygodniami.
Zobacz rozwiązanie Case studyCyfrowe CMR i PODKierowca robi zdjęcie dokumentu przy rozładunku.
Zobacz case study Case studyRozliczanie kierowcówKoniec z ręcznym zbieraniem dokumentów i arkuszami kalkulacyjnymi.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłTransport i logistykaHandel i e‑commerce