Start · Rozwiązania · Finanse i księgowość
Rozwiązanie · Finanse i księgowośćZe skrzynki pocztowej do ERP bez przepisywania ani jednej cyfry
Faktury zakupowe bez ręcznego przepisywania
Każda faktura od dostawcy jest odczytywana, weryfikowana, dopasowywana i księgowana automatycznie; zespół zobowiązań zajmuje się wyłącznie wyjątkami.
Streszczenie dla zarządu
Koniec z płaceniem zespołowi finansów za przenoszenie liczb z plików PDF do systemu ERP.
Nic nowego nie trzeba kupować: kompletny obieg faktur, który projektujemy i dostarczamy, działa na platformie UiPath i w Microsoft 365.
Czas obsługi jednej faktury spada z minut do sekund dla dopasowanej większości; ludzie pracują tylko nad udziałem wyjątków.
SAP S/4HANA (MIRO/BAPI); archiwum audytowe na SharePoint; UiPath Insights
Problem biznesowy
Księgowość zobowiązań
Faktury od dostawców przychodzą w każdej możliwej postaci: PDF-y w e‑mailach, skany z recepcji zakładu, XML od kilku dużych dostawców i papier, który ktoś fotografuje telefonem. Wszystkie kończą w tym samym miejscu: człowiek czyta dokument i przepisuje jego treść do systemu ERP. To praca monotonna, podatna na błędy i niemożliwa do przyspieszenia inaczej niż przez zatrudnianie kolejnych osób.
Koszt to nie tylko samo przepisywanie. Każda faktura, która wymaga zamówienia zakupu, przyjęcia towaru albo akceptacji, uruchamia małe śledztwo: kto to zamówił, czy dostawa dotarła, które centrum kosztów za to płaci. To śledztwo toczy się w e‑mailach i na czatach w Teams i nikt w danej chwili nie wie, na jakim etapie jest konkretna faktura. Dostawcy dzwonią z pytaniem o status płatności, a zespół zobowiązań spędza część dnia na odpowiadaniu zamiast na księgowaniu.
Na koniec miesiąca zaległość staje się problemem zamknięcia. Niezaksięgowane faktury to rezerwy na koszty szacowane ręcznie, utracone skonta i ślad audytowy, który częściowo mieszka w skrzynkach pocztowych. Kiedy wolumen rośnie razem z biznesem, jedyną dźwignią kierownika zespołu zobowiązań są kolejne etaty, czyli dokładnie ta, po którą dyrektor finansowy nie chce sięgać.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniższy przebieg spotykamy przed automatyzacją w większości firm, niezależnie od systemu ERP.
- CzłowiekPracownik zespołu zobowiązań otwiera skrzynkę współdzieloną, pobiera załączniki i zapisuje je w folderze sieciowym nazwanym od miesiąca
- OczekiwanieFaktury czekają w folderze, aż ktoś znajdzie czas, zwykle od jednego do trzech dni roboczych
- CzłowiekPracownik czyta każdy PDF i wpisuje do SAP MIRO dane nagłówka i pozycji, ręcznie wyszukując dostawcę i zamówienie
- Ryzyko błęduDuplikaty, błędne kody VAT i faktury za niedostarczony towar wychodzą na jaw późno, przy realizacji płatności albo wcale
- CzłowiekFaktury bez zamówienia są wysyłane e‑mailem do właściciela MPK do akceptacji; po tygodniu idą przypomnienia
- OczekiwanieZaakceptowane faktury wracają e‑mailem i są księgowane w drugim podejściu, często już po realizacji płatności
- CzłowiekNa uzgodnienia sald i pytania dostawców o płatności odpowiada się z pamięci i z przeszukiwania skrzynki
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Najdroższa część tego procesu nie ma własnej pozycji kosztowej.
- Przepisywanie to tylko widoczna część. Każda faktura bez zamówienia, z różnicą cenową albo wystawiona na niewłaściwą spółkę uruchamia od dziesięciu do trzydziestu minut wyjaśnień, których nikt nigdzie nie odnotowuje.
- Spóźnione księgowania zniekształcają obraz na koniec miesiąca: rezerwy są szacowane, prognoza gotówki myli się o wartość tego, co wciąż leży w folderze, a skonta przepadają niewykorzystane.
- Błędy kosztują w sposób, którego budżet nigdy nie pokazuje. Podwójną płatność odzyskuje się po miesiącach korespondencji, błędny kod podatkowy znajduje doradca podatkowy, a pominiętą fakturę wewnątrzgrupową znajduje audytor.
- Wiedza siedzi w dwóch głowach. Kiedy doświadczona księgowa jest na urlopie, zaległość się podwaja, a telefonów od dostawców przybywa, bo nikt inny nie wie, które faktury utknęły i dlaczego.
- Zespołu nie da się skalować w górę i w dół razem z wolumenem. Wzrost oznacza rekrutację, sezonowość oznacza nadgodziny, a każda nowa wersja ERP oznacza kolejne szkolenia.
Koszt zaniechania
Co miesiąc wraca ta sama zaległość, na kolejny wzrost wolumenu odpowiedzią jest etat albo nadgodziny, a każda aktualizacja ERP oznacza następną rundę szkoleń. Niewidoczne koszty też trwają: skonta przepadają, raz na kwartał wychodzi na jaw podwójna płatność, a szacunek niezaksięgowanych faktur na koniec miesiąca pozostaje szacunkiem.
Ryzyko, które rośnie po cichu, to zależność. Dwie osoby, które wiedzą, jak działają wyjątki, to zarazem dwie osoby, których firma nie może stracić, a procesu, który żyje w ich głowach, nie da się ani poddać audytowi, ani skalować, ani przekazać.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Europejski producent przemysłowy z czterema zakładami, 2 500 pracowników, SAP S/4HANA i Microsoft 365 E3; zobowiązania obsługuje pięcioosobowy zespół w centrum usług wspólnych w Polsce.
2 500 faktur od dostawców miesięcznie; około 60% to PDF-y z e‑maila, 30% skany, 10% pliki pobierane z portalu dostawcy; mniej więcej 40% dotyczy zamówień zakupu, reszta to faktury kosztowe wymagające akceptacji.
Załączniki są zapisywane ze skrzynki Outlook do folderu, trzy osoby wpisują je do SAP MIRO, a faktury kosztowe są akceptowane e‑mailem. Rejestr w Excelu pokazuje, co jest jeszcze otwarte; aktualizuje się go w piątki.
Około siedmiu minut obsługi jednej faktury plus nierejestrowany czas na wyjaśnienia i przypomnienia; w drugiej połowie miesiąca regularnie wraca zaległość od 200 do 400 faktur.
Faktury są pobierane bezpośrednio ze skrzynki i z folderu skanera, odczytywane przez UiPath Document Understanding, sprawdzane z danymi podstawowymi i zamówieniami w SAP i księgowane przez roboty; faktury kosztowe trafiają do właściciela MPK jako akceptacja w Teams; do człowieka docierają tylko dokumenty nieczytelne lub sporne.
W modelowanym przypadku ręczna obsługa spada ze 100% faktur do udziału wyjątków (od 15 do 20% w pierwszych miesiącach, coraz mniej w miarę dostrajania reguł), czas obiegu skraca się z dni do tego samego dnia, a miesiąc pracy zespołu zostaje uwolniony na uzgadnianie sald z dostawcami i na zamknięcie. To potencjał modelowy, nie zmierzone wyniki.
Proponowane rozwiązanie
Nic nowego nie trzeba kupować: kompletny obieg faktur, który projektujemy i dostarczamy, działa na platformie UiPath i w Microsoft 365, które firma już posiada. Dokumenty są zbierane ze skrzynki współdzielonej, z folderu skanera na SharePoint i z portalu dostawcy, a następnie klasyfikowane i odczytywane przez UiPath Document Understanding, który ma wbudowany, wstępnie wytrenowany model faktur i uczy się dokumentów danej firmy dzięki informacji zwrotnej z walidacji. Roboty sprawdzają każde pole z SAP: dostawcę, rachunek bankowy, numer zamówienia, ilości, ceny i kody podatkowe. Czyste faktury są księgowane od razu; wszystko, co wykracza poza reguły, staje się zadaniem dla człowieka, z dołączonym uzasadnieniem.
Wyjątki są obsługiwane tam, gdzie ludzie i tak pracują. Różnica cenowa wobec zamówienia staje się zadaniem walidacyjnym w UiPath Action Center; faktura bez zamówienia trafia do właściciela MPK jako akceptacja w Microsoft Teams, z plikiem PDF i propozycją dekretacji w karcie. Każda decyzja, znacznik czasu i wersja dokumentu zapisują się w rejestrze audytowym na SharePoint, a UiPath Orchestrator prowadzi kolejkę, ponowienia i logi. Pulpity w UiPath Insights pokazują wolumeny, odsetek wyjątków i przepustowość dzień po dniu.
Świadomie utrzymujemy mały zestaw narzędzi: jeden silnik dokumentowy, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce akceptacji. Nic w tym obiegu nie zależy od interfejsu użytkownika ERP tam, gdzie istnieje API, a księgowanie w SAP odbywa się przez standardowe interfejsy (BAPI), a nie przez naśladowanie użytkownika.
Wstępnie wytrenowany model Invoices i Validation Station w UiPath Document Understanding; kolejki, wyzwalacze i audyt w UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Outlook 365 oraz Microsoft OneDrive & SharePoint; powiadomienia z możliwością działania z UiPath Action Center w Microsoft Teams; aplikacja Microsoft Teams Approvals
Przepływ przyjęcia faktur (skrzynka, folder skanera, portal), warstwę reguł biznesowych (duplikaty, tolerancje, kody podatkowe, spółka, propozycje dekretacji), księgowanie w SAP i obsługę błędów, kierowanie wyjątków i przypomnienia, rejestr audytowy na SharePoint, raportowanie oraz instrukcję operacyjną dla zespołu zobowiązań
Księgowanie w SAP S/4HANA oraz odczyt zamówień i przyjęć towaru przez aktywności UiPath SAP (BAPI/OData); pobieranie dokumentów z portalu dostawcy tam, gdzie nie ma API
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaNowy e‑mail w skrzynce współdzielonej lub nowy plik w bibliotece skanera uruchamia przyjęcie; załączniki są rozdzielane, oczyszczane z duplikatów i kolejkowane w UiPath Orchestrator
- AutomatyzacjaDocument Understanding klasyfikuje każdy dokument i wyodrębnia dane nagłówka i pozycji, także z faktur wielostronicowych i faktur korygujących
- SystemRoboty wyszukują w SAP dostawcę, zamówienie, przyjęcie towaru i rachunek bankowy oraz stosują reguły tolerancji i kodów podatkowych
- AutomatyzacjaFaktury zgodne z zamówieniem są księgowane w SAP i archiwizowane na SharePoint razem z poziomem pewności odczytu i zapisem zastosowanych reguł
- CzłowiekPola o niskiej pewności odczytu trafiają do Validation Station na dziesięciosekundowe sprawdzenie; faktury kosztowe idą do właściciela MPK jako akceptacja w Teams z załączonym PDF-em
- AutomatyzacjaFaktury zaakceptowane lub poprawione są księgowane; odrzucone wracają do dostawcy ze standardową wiadomością i kodem przyczyny
- AutomatyzacjaPulpity Insights i dzienne podsumowanie w Teams pokazują, co zaksięgowano, co czeka i dlaczego
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Pobranie, klasyfikację i wyodrębnienie danych z każdego dokumentu, niezależnie od kanału
- Dopasowanie do zamówień zakupu, przyjęć towaru, danych podstawowych dostawców i reguł tolerancji
- Księgowanie, archiwizację, przypomnienia i dzienne podsumowanie statusu
- Standardowe odpowiedzi do dostawców o wpływie faktury i jej statusie
Ludzie decydują o
- Akceptacji faktur kosztowych bez zamówienia, w Teams, w granicach swoich pełnomocnictw
- Różnicach cen i ilości powyżej tolerancji, kierowanych do kupca razem z dowodami
- Nowych dostawcach, zmianach rachunków bankowych i wszystkim, co reguły oznaczą jako nietypowe
- Zmianach reguł: tolerancje, tabele dekretacji i progi akceptacji pozostają w gestii finansów
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- skrzynka współdzielona Outlook
- folder skanera na SharePoint
- portal dostawcy
- e‑faktury XML
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- SAP S/4HANA (MIRO/BAPI)
- archiwum audytowe na SharePoint
- UiPath Insights
Punkty styku z człowiekiem: Microsoft Teams Approvals; zadania Action Center w Teams; dzienne podsumowanie statusu na kanale Teams
Wykorzystane technologie
wstępnie wytrenowany model faktur odczytuje dane nagłówka i pozycji z PDF-ów i skanów; Validation Station dla pól o niskiej pewności odczytu
Akolejkują każdą fakturę, wykonują reguły, księgują w SAP, ponawiają, logują i audytują
Aobserwuje skrzynkę współdzieloną i bibliotekę skanera, archiwizuje dokumenty i dowody
Azadania walidacji i obsługi wyjątków wykonywane bez opuszczania Teams
Aakceptacja faktur kosztowych przez właścicieli budżetów z załączonym dokumentem
Apulpity wolumenów, wyjątków i przepustowości dla kierownika zespołu zobowiązań
Aodczyt dostawcy, zamówienia i przyjęcia towaru; księgowanie faktur
AIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Siedem minut obsługi jednej faktury to ostrożna średnia, jaką spotykamy dla faktur dopasowanych i niedopasowanych, i jak każda liczba w tym miejscu jest ilustracją, a nie pomiarem u klienta; 25 € to pełny koszt godziny pracy na stanowisku w centrum usług wspólnych w Europie Środkowej. Pokazujemy uwolnioną zdolność zespołu, a nie zredukowane etaty; sposób jej wykorzystania to decyzja firmy.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Czas obsługi jednej faktury spada z minut do sekund dla dopasowanej większości; ludzie pracują tylko nad udziałem wyjątków
- Faktury są księgowane w dniu wpływu, więc księga zobowiązań, rezerwy i prognoza gotówki na koniec miesiąca odzwierciedlają rzeczywistość
- Skonta stają się osiągalne, bo akceptacja nie zależy już od tego, czy ktoś zauważy e‑mail
- Duplikaty, błędne kody podatkowe i płatności na niezweryfikowane rachunki bankowe są blokowane na wejściu, zamiast być odzyskiwane po fakcie
- Na pytania dostawców odpowiada się na podstawie statusu, który naprawdę istnieje, a liczba pytań spada, gdy faktury przestają ginąć
- Wzrost wolumenu i sezonowe szczyty przejmują roboty, a nie rekrutacja czy nadgodziny
Perspektywa zarządu
- Jeden aktualny obraz kolejki zobowiązań: co wpłynęło, co zaksięgowano, co na kogo czeka i jak długo
- Dyscyplinę akceptacji wymusza sam obieg, a nie przypomnienia; limity pełnomocnictw są stosowane za każdym razem
- Kompletny ślad audytowy każdej faktury: dokument, odczyt, zastosowane reguły, decyzje i znaczniki czasu
- Proces uniezależnia się od pojedynczych pracowników i jest udokumentowany w samym obiegu
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Roboty korzystają z dedykowanych kont SAP z uprawnieniami wyłącznie do księgowania; nie używają poświadczeń pracowników, a każde działanie jest logowane w UiPath Orchestrator
- Dostęp do skrzynki współdzielonej odbywa się przez Microsoft Graph z uprawnieniami aplikacji ograniczonymi wyłącznie do tej skrzynki
- Skany faktur, odczytane pola i akceptacje zapisujemy w firmowym środowisku Microsoft 365, a roboty, które je odczytują, pracują w regionie UE UiPath Automation Cloud
- Zmiany rachunków bankowych i nowi dostawcy nigdy nie są księgowani automatycznie; zawsze wymagają człowieka i drugiej kontroli
- Progi akceptacji i reguły tolerancji są wersjonowane, a ich zmiana wymaga zatwierdzenia przez finanse
Dlaczego teraz
Każdy miesiąc zwłoki kosztuje modelowe 7 300 € zdolności zespołu, plus skonta i korekty błędów, których nikt nie budżetuje
Obowiązkowe e‑fakturowanie w Polsce (KSeF) zmienia kanał wpływu faktur; obieg zbudowany teraz przepuści ustrukturyzowane e‑faktury i PDF-y przez te same reguły
Wstępnie wytrenowane modele faktur oraz konektory Outlook, SharePoint i Teams usunęły większość prac programistycznych, których to kiedyś wymagało
Role zarządcze, których to dotyczy
Zobowiązania stają się widoczne i przewidywalne; zamknięcie miesiąca nie czeka już na folder niezaksięgowanych PDF-ów
Ten sam zespół obsługuje więcej spółek i większy wolumen bez rekrutacji, a obsługa wyjątków staje się mierzalna
Standardowa, audytowalna integracja z SAP zamiast makr, reguł pocztowych i prywatnych skryptów
Częste pytania i zastrzeżenia
Różnorodność to dokładnie to, do czego służy model dokumentów. Wstępnie wytrenowany model radzi sobie z typowymi układami od pierwszego dnia, a formatów konkretnych dostawców uczy się z walidacji, które zespół i tak wykonuje. Dokumenty naprawdę nieczytelne trafiają do człowieka, a nie są przepychane na siłę.
Reguły i model dokumentów są niezależne od ERP; zmienia się tylko krok księgowania. Wielu klientów automatyzuje przed migracją właśnie po to, żeby najpierw uporządkować dane dostawców i kategorie wyjątków.
Akceptacja w Teams zawiera dokument, propozycję i termin, a eskaluje się sama. Różnica wobec e‑maila polega na tym, że faktura nie może zniknąć, a kolejka właściciela jest widoczna dla jego przełożonego.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Wolumen poniżej kilkuset faktur miesięcznie, kiedy dobra rutyna obsługi skrzynki i szablony są tańsze niż automatyzacja
- Proces zamówień zakupu nie jest używany, więc większość faktur nie ma z czym się dopasować; najpierw trzeba uporządkować dyscyplinę zakupową
- Dane podstawowe dostawców są niewiarygodne; wtedy zaczynamy od procesu zmian w kartotece dostawców
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Ile osobodni miesięcznie ta firma poświęca na przenoszenie danych z faktur do systemu ERP i ile ten czas byłby wart przy zamknięciu miesiąca?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Próbkę faktur firmy przejrzaną pod kątem kanałów, jakości dokumentów, udziału zamówień, kategorii wyjątków i wolumenów
- Konfigurację i dotrenowanie modelu faktur Document Understanding na dokumentach dostawców firmy
- Warstwę reguł biznesowych: duplikaty, tolerancje, kody podatkowe, spółki, propozycje dekretacji
- Księgowanie w SAP, obsługę błędów i obiegi wyjątków w Action Center i Teams
- Archiwum audytowe na SharePoint, pulpity Insights i dzienne podsumowanie statusu
- Pilotaż na jednej spółce lub grupie dostawców, następnie wdrożenie w kolejnych, z intensywnym wsparciem po starcie (hypercare) i instrukcją operacyjną dla zespołu zobowiązań
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy historii faktur wraz z odpowiadającymi im księgowaniami w SAP
- Właściciela procesu w zespole zobowiązań i kupca do reguł tolerancji
- Kont technicznych do SAP testowego i produkcyjnego oraz do skrzynki współdzielonej
- Obecnej matrycy akceptacji i limitów pełnomocnictw
Etapy
Rozpoznanie
Analiza próbki, kanały, kategorie wyjątków, wolumeny i reguły z właścicielami procesu
Projekt
Docelowy obieg, reguły tolerancji i dekretacji, progi akceptacji, model bezpieczeństwa
Budowa
Model dokumentów, roboty, integracja z SAP, punkty styku w Teams i Action Center
Walidacja
Równoległe przetwarzanie prawdziwych faktur, obsługa wyjątków, odbiór przez zespół zobowiązań
Uruchomienie
Kontrolowany start spółka po spółce, z nadzorem i wsparciem po starcie
Optymalizacja
Monitoring, strojenie reguł, informacja zwrotna do modelu, rozszerzenie na kolejne spółki
Działowe. Nakład pracy zależy od liczby spółek i formatów dokumentów, udziału faktur kosztowych bez zamówienia oraz jakości danych podstawowych dostawców.
Trzech pracowników, jedna skrzynka, 2 500 faktur miesięcznie.
Wystarczy przesłać nam statystykę faktur z jednego miesiąca: wolumeny według kanałów, udział zamówień i kategorie wyjątków. Odpowiadamy oceną tego, jaki udział da się zautomatyzować, i modelem na Państwa liczbach.
Zamodelujmy jeden miesiąc fakturTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z wyjaśnianiem różnic cen i ilości e‑mailami, gdy płatności dla dostawców czekają tygodniami.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćZmiany danych dostawców z kontrolą wyłudzeń płatnościJeden przekonujący e‑mail wystarczy, by sześciocyfrowa płatność trafiła na konto oszusta.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćWysyłka faktur do KSeF i uzgadnianie statusówPaństwa ERP wysyła faktury do KSeF. Kto sprawdza, że każda wróciła z UPO, i kto poprawia te, które nie wróciły?
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćSalda wewnątrzgrupowe uzgodnione przed konsolidacjąSpółki nie zgadzają się co do wzajemnych sald, a konsolidacja czeka na odpowiedź e‑mailem.
Zobacz rozwiązanie Case studySpór fakturowy bez eskalacjiSporna faktura to nie jedna czynność — to śledztwo: zamówienie, dostawa, umowa, korespondencja.
Zobacz case study Case studyAutomatyczna obsługa zapytań P2PKopie faktur, statusy i zestawienia dostarczane natychmiast — przez całą dobę.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerceCentra usług wspólnych