Start · Rozwiązania · Zakupy

Rozwiązanie · Zakupy

Wpływa ostatnia oferta, a uszeregowane porównanie jest w Teams w ciągu godziny

Porównanie ofert dostawców w ciągu godziny

Oferty dostawców są odczytywane w każdym układzie, sprowadzane do jednej porównywalnej postaci i szeregowane; kupiec decyduje w Microsoft Teams, a zamówienie powstaje bez przepisywania.

Szybki efektMicrosoft TeamsCzłowiek w pętli decyzyjnejAI tam, gdzie ma sens
1 000ofert dostawców miesięcznie wpływa do skrzynki zakupowej tej ilustracyjnej firmy maszynowej, w kilkunastu układach. Każdą cenę ktoś przepisuje do arkusza.

Streszczenie dla zarządu

Wyzwanie

Koniec z płaceniem kupcom za przepisywanie cen, jednostek i terminów z PDF-ów do arkuszy porównawczych.

Co się zmienia

Dostarczamy proces zakupowy na platformie UiPath i w tenancie Microsoft 365, które firma już posiada.

Wartość biznesowa

Porównanie jest gotowe w ciągu godziny od ostatniej oferty lub upływu terminu, więc wybór dostawcy i zamówienie wychodzą tego samego dnia.

Systemy w tle

skoroszyt porównawczy w Excel Online na SharePoint; SAP S/4HANA (zamówienia przez BAPI); archiwum dowodowe w SharePoint

Problem biznesowy

Zakupy

Firma produkująca maszyny na zamówienie kupuje inaczej niż producent seryjny. Każda maszyna zawiera części projektowe: ramę spawaną według rysunku, obrabiane wały, specjalny silnik z długim terminem dostawy. Polityka zakupowa wymaga trzech ofert powyżej progu, bo to konkurencja przy każdym zamówieniu broni marży projektu, a termin dostawy decyduje o tym, czy montażownia czeka.

Oferty wracają w formacie dostawcy: PDF z jego systemu ERP, arkusz Excel z progami ilościowymi, cena wpisana w treść maila, skan pisma na papierze firmowym. Każda ma własną walutę, jednostkę i warunki płatności, oprzyrządowanie wycenione osobno albo wcale oraz termin dostawy liczony od zamówienia lub od zatwierdzenia rysunku. Zanim cokolwiek da się porównać, trzeba to sprowadzić do jednej podstawy, a dziś tą podstawą jest prywatny skoroszyt Excel wypełniany ręcznie.

Kupcy spędzają trzecią część dnia na przepisywaniu zamiast na negocjacjach. Inżynierowie projektów czekają na wybór dostawcy, żeby zaplanować montaż. Z żadnego systemu nie da się odczytać, ile zapytań jest otwartych ani dlaczego zamówienie trafiło tam, gdzie trafiło. Gdy portfel zamówień rośnie, rośnie liczba zapytań, liczba kupców nie, a zasada trzech ofert jest pierwszą, którą po cichu się poluzowuje.

Jak to wygląda dzisiaj

Taki przebieg zastajemy zwykle w zakupach projektowych przed automatyzacją.

  1. CzłowiekKupiec otrzymuje zapotrzebowanie od inżyniera projektu, wybiera trzech do pięciu dostawców z listy kwalifikowanej i z pamięci, po czym wysyła zapytanie mailem wraz z rysunkami
  2. OczekiwanieOferty spływają przez tydzień lub dwa jako PDF-y, pliki Excel, treść maila albo skan pisma; brakujące terminy dostawy i koszty oprzyrządowania są dopytywane telefonicznie
  3. CzłowiekKupiec otwiera każdą ofertę i przepisuje cenę jednostkową, próg ilościowy, walutę, termin dostawy, ważność, Incoterms i warunki płatności do skoroszytu porównawczego
  4. Ryzyko błęduOferty w różnych walutach, jednostkach i warunkach dostawy są porównywane po widocznej cenie; fracht, oprzyrządowanie i warunki płatności kupiec koryguje w głowie, o ile w ogóle
  5. OczekiwaniePorównanie czeka na ostatniego dostawcę lub na termin, a inżynier projektu pyta w Teams, czy części można już zamówić
  6. CzłowiekKupiec wysyła porównanie mailem do wnioskującego, rozstrzyga wybór na poniedziałkowym spotkaniu zakupowym i wpisuje zamówienie w SAP ME21N; skoroszyt zostaje w prywatnym folderze
CzłowiekOczekiwanieRyzyko błędu

Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać

Koszt rośnie tam, gdzie nikt na niego nie patrzy.

  • Przepisywanie to najmniejsza część tej godziny. Sprowadzenie czterech ofert do jednej podstawy, za sztukę, w euro, z frachtem i oprzyrządowaniem, trwa dłużej niż ich przeczytanie i jest wykonywane od zera przy każdym zapytaniu.
  • Dopytywanie pochłania dzień. Przypomnienia do milczących dostawców idą wtedy, gdy kupiec sobie o nich przypomni, więc decyzje czekają na ostatnią ofertę, zamiast zapadać na podstawie tego, co już wpłynęło.
  • Zamówienia dryfują w stronę znajomego dostawcy. Kupiec z trzydziestoma otwartymi zapytaniami zamawia u tego, kto odpowiedział pierwszy i w czytelnej formie, a konkurencja, którą zapytanie miało wywołać, nigdy nie zachodzi.
  • Spóźnione decyzje przesuwają terminy dostaw. Wspornik zamówiony tydzień za późno to maszyna zmontowana tydzień za późno, z opłatami za przyspieszenie, nadgodzinami na montażu i rozmową z klientem, której nikt nie planował.

Koszt zaniechania

Dwanaście miesięcy przepisywania ofert do arkuszy porównawczych≈ 91 520 €
Trzy lata portfela zamówień w dzisiejszym tempie≈ 274 500 €
Jeśli portfel zamówień przyniesie 340 zapytań miesięcznie (rocznie)≈ 119 700 €

Ośmiu kupców absorbuje zapytania dokładane przez każdy nowy kontrakt, luzując zasadę trzech ofert, więc lista „oczekujących na porównanie” utrzymuje się na poziomie sześćdziesięciu do dziewięćdziesięciu pozycji, a pieniądze, których miała bronić konkurencja, trafiają do dostawcy, który odpowiedział pierwszy, i żaden raport nie pokaże, ile ich było.

Cichszym kosztem jest przenośność. Odchodzący kupiec zabiera skoroszyt, kontakty i pamięć o tym, co porównano, a gdy audytor prosi o dowody stojące za wyborami z ostatniego kwartału, odpowiedzią jest tydzień szukania zamiast rejestru.

Scenariusz ilustracyjny

Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.

Organizacja

Producent maszyn na zamówienie zatrudniający 700 osób, dwa zakłady, SAP S/4HANA i Microsoft 365 E3; ośmiu kupców obsługuje około czterdziestu inżynierów projektów.

Wolumen

260 zapytań ofertowych miesięcznie po trzy do pięciu ofert każde, czyli około 1 000 dokumentów; mniej więcej połowa to PDF-y z systemów dostawców, jedna trzecia pliki Excel lub treść maila, reszta skany.

Obecny proces

Zapytania wychodzą z prywatnych skrzynek; każdy kupiec przepisuje każdą ofertę do skoroszytu prowadzonego per projekt, wybór dostawcy zapada na poniedziałkowym spotkaniu zakupowym, a zamówienia są potem wpisywane w SAP.

Wąskie gardło

Około 55 minut pracy porównawczej na zapytanie, rozłożonych na kilka dni oczekiwania na ostatnią ofertę; stała zaległość 60 do 90 zapytań „oczekujących na porównanie”.

Rozwiązanie

Zapytania są rejestrowane na liście SharePoint i wysyłane przez robota; każda oferta jest odczytywana przez UiPath IXP Generative Extraction niezależnie od układu i sprowadzana do jednego skoroszytu na zapytanie; milczący dostawcy są ponaglani automatycznie; kupiec wybiera dostawcę z zadania decyzyjnego w Microsoft Teams, a robot tworzy zamówienie w SAP.

Potencjalny efekt

W modelowanym przypadku porównanie jest gotowe w ciągu godziny od ostatniej oferty lub od upływu terminu, kupcy negocjują zamiast przepisywać, a za każdym wyborem dostawcy stoi datowane porównanie. Liczby ilustracyjne, nie wynik klienta.

Proponowane rozwiązanie

Dostarczamy proces zakupowy na platformie UiPath i w tenancie Microsoft 365, które firma już posiada. Rejestr zapytań to lista SharePoint z pozycjami, zaproszonymi dostawcami, terminem oraz wagami ceny, terminu dostawy i warunków. Nowa pozycja uruchamia robota, który wysyła zapytanie ze skrzynki zakupowej, po jednej wiadomości do każdego dostawcy, z numerem RFQ w temacie; odpowiedzi wracają do tej samej skrzynki, gdzie konektor Microsoft Outlook 365 odbiera każdą z nich, dopasowuje do zapytania i archiwizuje oryginał w SharePoint.

Ofertę odczytuje UiPath IXP Generative Extraction i to jedyne miejsce, w którym używany jest model językowy. Schemat definiuje się raz, od dostawcy i ważności po cenę jednostkową, progi ilościowe, termin dostawy i wyłączenia; model czyta swobodne PDF-y, eksporty z Excela i oferty w formie pisma bez szablonu na dostawcę i zwraca współczynnik pewności dla każdej wartości. Wartości poniżej progu lub niezgodne z regułami wiarygodności uzgodnionymi z działem zakupów trafiają jako zadanie Document Validation do UiPath Action Center, gdzie kupiec zamyka je w kilka sekund. Wszystko dalej jest deterministyczne: przeliczenie walut według tabeli kursów z działu finansów, ceny za sztukę, termin w dniach kalendarzowych, oprzyrządowanie rozłożone na ilość, fracht doliczony według Incoterms, a całość zapisana w jednym skoroszycie porównawczym w Excel Online na SharePoint, z identycznymi kolumnami dla każdego dostawcy.

Dostawcy, którzy nie złożyli oferty, dostają przypomnienie przed terminem; oferty z brakującymi polami obowiązkowymi dostają mail z prośbą o uzupełnienie. Gdy wpłynie ostatnia oferta lub minie termin, robot szereguje oferty według wag zapytania i tworzy zadanie decyzyjne: zadanie Action Center wykonywane bezpośrednio w Microsoft Teams, z trzema najlepszymi dostawcami według znormalizowanych sum, terminów i warunków, linkiem do skoroszytu oraz opcjami: wybierz, negocjuj, przedłuż lub anuluj. Po wyborze robot zapisuje decyzję wraz z uzasadnieniem, tworzy zamówienie w SAP S/4HANA i informuje dostawcę oraz wnioskującego. Model czyta dokumenty; każda reguła pozostaje w rękach działu zakupów.

Wykorzystane funkcje natywne

UiPath IXP Generative Extraction ze współczynnikami pewności; zadania Document Validation i zadania aplikacyjne UiPath Action Center jako powiadomienia z akcjami w Microsoft Teams; kolejki, wyzwalacze i dziennik audytu UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service dla Microsoft Outlook 365, Microsoft OneDrive & SharePoint (listy SharePoint, Excel Online) i Microsoft Teams

Co budujemy

Rejestr zapytań, przyjęcie i dopasowanie ofert, schemat ekstrakcji z progiem i regułami wiarygodności, normalizację i szablon skoroszytu, przypomnienia i prośby o uzupełnienie, reguły szeregowania, zadanie decyzyjne, zapis decyzji i raportowanie

Integracje dedykowane

Tworzenie zamówień oraz odczyt danych dostawców i materiałów w SAP S/4HANA przez aktywności UiPath SAP (BAPI); inne systemy ERP przez API lub interfejs użytkownika

Jak działa proces po automatyzacji

  1. CzłowiekKupiec rejestruje zapytanie na liście SharePoint: pozycje, zaproszeni dostawcy, termin oraz wagi ceny, terminu dostawy i warunków
  2. AutomatyzacjaRobot wysyła zapytanie z rysunkami ze skrzynki zakupowej, po jednej wiadomości do każdego dostawcy, z numerem RFQ w temacie
  3. AutomatyzacjaKażda odpowiedź uruchamia przyjęcie: oferta jest dopasowana do zapytania, zarchiwizowana w SharePoint i odczytana przez IXP Generative Extraction niezależnie od układu
  4. SystemRoboty normalizują walutę, jednostki, progi ilościowe, termin dostawy i Incoterms i zapisują je do skoroszytu porównawczego
  5. CzłowiekWartości poniżej progu pewności lub poza regułami wiarygodności trafiają do zadania Document Validation, gdzie kupiec je potwierdza lub poprawia
  6. AutomatyzacjaMilczący dostawcy otrzymują przypomnienie przed terminem; oferty z brakującymi polami obowiązkowymi otrzymują mail z prośbą o uzupełnienie
  7. CzłowiekGdy wpłynie ostatnia oferta lub minie termin, kupiec otrzymuje uszeregowane porównanie jako zadanie decyzyjne w Microsoft Teams i wybiera, negocjuje, przedłuża lub anuluje; wnioskujący widzi ranking w kanale projektu
  8. AutomatyzacjaPo wyborze robot zapisuje decyzję i uzasadnienie w rekordzie zapytania, tworzy zamówienie w SAP i powiadamia dostawcę oraz wnioskującego
CzłowiekAutomatyzacjaSystem

Model współpracy człowieka z automatyzacją

Automatyzacja obsługuje

  • Wysyłkę zapytań, dopasowanie odpowiedzi do numerów RFQ i archiwizację każdej oryginalnej oferty
  • Odczyt ofert w dowolnym układzie i normalizację cen, jednostek, walut, terminów dostawy i warunków
  • Przypomnienia, prośby o uzupełnienie i bieżącą liczbę ofert na zapytanie
  • Szeregowanie według uzgodnionych wag, zapis decyzji i zamówienie w SAP

Ludzie decydują o

  • Tym, którzy dostawcy są zapraszani i jakie wagi obowiązują
  • Wartościach niepewnych lub niewiarygodnych, potwierdzanych lub poprawianych w zadaniu walidacji
  • Samym wyborze dostawcy, w tym rundach negocjacji i odstępstwach od rankingu, z zapisanym uzasadnieniem
  • Zmianach reguł: progi, szablony wag, tabele walut i Incoterms pozostają w dziale zakupów

Przed i po

PrzedPo
Praca porównawcza na zapytanie~55 minminuty przeglądu zadania decyzyjnego
Czas od ostatniej oferty do porównania gotowego do decyzji1–5 dniw ciągu godziny
Podstawa porównaniawidoczna cena, jednostki i waluty jak w ofercieznormalizowana cena, termin w dniach, warunki
Dowód stojący za wyboremprywatny skoroszyt i wątek mailowyrekord zapytania z ofertami, porównaniem i uzasadnieniem

Systemy i integracje

Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.

Wejścia

  • współdzielona skrzynka zakupowa w Outlook
  • rejestr zapytań (lista SharePoint)
  • dane zapotrzebowań i rysunki w SharePoint
  • tabela kursów walut z działu finansów

Warstwa automatyzacji

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath IXP Generative Extraction
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Systemy docelowe

  • skoroszyt porównawczy w Excel Online na SharePoint
  • SAP S/4HANA (zamówienia przez BAPI)
  • archiwum dowodowe w SharePoint

Punkty styku z człowiekiem: zadanie decyzyjne w Microsoft Teams; zadanie Document Validation; wpis w kanale projektu w Teams; maile z prośbą o uzupełnienie do dostawców

współdzielona skrzynka zakupowa w OutlookUiPath OrchestratorUiPath Robotsskoroszyt porównawczy w Excel Online na SharePointzadanie decyzyjne w Microsoft Teams

Wykorzystane technologie

UiPath IXP Generative Extraction

odczytuje oferty w dowolnym układzie: nagłówek, warunki, ceny pozycji, progi ilościowe, terminy dostawy; współczynnik pewności dla każdej wartości

A
UiPath Action Center

zadania Document Validation dla wartości niepewnych; decyzja o wyborze jako zadanie aplikacyjne wykonywane w Microsoft Teams

A
UiPath Robots + Orchestrator

jedna pozycja kolejki na ofertę, normalizacja, przypomnienia, szeregowanie, ponowienia, dziennik audytu

A
UiPath Integration Service (konektor Microsoft Outlook 365)

wyzwalacz „email received” na skrzynce zakupowej; zapytania, przypomnienia i prośby o uzupełnienie

A
UiPath Integration Service (konektor Microsoft OneDrive & SharePoint)

rejestr zapytań jako lista SharePoint, skoroszyt porównawczy w Excel Online (jeden szablon, jeden plik na zapytanie), zarchiwizowane oferty

A
Microsoft Teams

zadanie decyzyjne jako powiadomienie z akcjami Action Center; wpis w kanale projektu dla wnioskującego

A
SAP S/4HANA (BAPI przez aktywności UiPath SAP)

weryfikacja dostawcy i materiału; utworzenie zamówienia po wyborze

A
Apotwierdzona funkcja produktu (dokumentacja producenta)

Ilustracyjny model ekonomiczny

Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.

Model ilustracyjny
260 zapytań miesięcznie × 55 minut pracy porównawczej= 238 h / mies.
238 h × 32 € pełnego kosztu godziny pracy kupca= 7 627 € / mies.
× 12 miesięcy≈ 91 520 € / rok
Roczna uwolniona zdolność kupców (ilustracyjnie)≈ 91 520 €

Pięćdziesiąt pięć minut na zapytanie to suma otwierania trzech do pięciu ofert, przepisywania, przeliczania jednostek i walut, ponaglania i formatowania na działach zakupów, jakie znamy; przedział jest ilustracyjny, a nie zmierzony u klienta. 32 € to pełny koszt godziny pracy kupca w Europie Środkowej. Pokazujemy uwolnioną zdolność kupców, nie redukcję etatów, i pomijamy oszczędności z lepszych wyborów, bo zależą od Państwa kategorii.

Policz to na swoich danych

godzin do odzyskania miesięcznie
rocznej przepustowości do odzyskania

Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.

Korzyści biznesowe

  • Porównanie jest gotowe w ciągu godziny od ostatniej oferty lub upływu terminu, więc wybór dostawcy i zamówienie wychodzą tego samego dnia
  • Kupcy poświęcają czas na negocjacje i wybór dostawcy, a nie na przepisywanie, przeliczanie jednostek i ponaglanie
  • Każde zapytanie jest porównywane na jednej podstawie, znormalizowana cena z frachtem i oprzyrządowaniem, termin w dniach i warunki płatności, więc żadna oferta nie wygrywa dzięki jednostce czy walucie
  • Przypomnienia i prośby o uzupełnienie wychodzą na czas przy każdym zapytaniu, więc więcej ofert wpływa przed terminem
  • Każdy wybór dostawcy ma datowane porównanie, oryginalne oferty i uzasadnienie, gotowe dla audytora lub na pytanie dostawcy

Perspektywa zarządu

  • Przepustowość zakupów staje się mierzalna: otwarte zapytania, liczba ofert na zapytanie i dni od zapytania do wyboru, per kupiec i kategoria
  • Dyscyplinę trzech ofert egzekwuje sam proces, a odstępstwa od rankingu są widoczne wraz z uzasadnieniem
  • Oszczędności z konkurencji da się udokumentować: cena wybrana wobec średniej i najwyższej oferty, per kategoria
  • Wzrost portfela zamówień jest absorbowany bez zatrudniania kupców, a warunki dostawców są w rejestrze, nie w prywatnych skoroszytach

Wpływ na KPI zarządu

dni od zapytania do wyboru dostawcyliczba ofert na zapytaniecena wybrana wobec średniej ofertyudział wyborów z udokumentowanym porównaniemgodziny pracy kupca na zapytanie

Bezpieczeństwo i nadzór

Bezpieczeństwo projektujemy razem z procesem, nie po nim.

  • Robot czyta i wysyła pocztę wyłącznie ze skrzynki zakupowej: jego uprawnienia Microsoft Graph są ograniczone do tej skrzynki przez Exchange RBAC for Applications
  • Oferty, rejestr i skoroszyty pozostają w Państwa tenancie Microsoft 365 w granicach EU Data Boundary; ekstrakcja i orkiestracja działają w regionie EU UiPath Automation Cloud, a modele językowe użyte do ekstrakcji są wybierane i audytowane zgodnie z Państwa politykami AI Trust Layer
  • Poświadczenia robota są przechowywane w magazynie poświadczeń Orchestrator połączonym z Azure Key Vault; konto SAP może tworzyć zamówienia, ale nie może ich zwalniać, więc wybór dostawcy i zatwierdzenie pozostają w różnych rękach
  • Każda oferta, odczytana wartość, walidacja, przypomnienie i decyzja są logowane ze znacznikiem czasu i użytkownikiem, a dostęp do rejestru i skoroszytów wynika z uprawnień SharePoint per grupa zakupowa

Dlaczego teraz

01

Portfele zamówień w branży maszynowej rosną skokowo: gdy wpływa kolejny duży kontrakt, liczba zapytań rośnie w ciągu kwartału, a wybór jest między zatrudnieniem kupców do przepisywania ofert a procesem, który je czyta; w modelowanym przypadku w grę wchodzi zdolność kupców warta około 7 600 € miesięcznie

02

Kontrolerzy projektów, audytorzy i właściciele coraz częściej pytają o dowody stojące za wyborem dostawcy, a rejestr z datowanym porównaniem przy każdym zapytaniu odpowiada bez przeszukiwania skrzynek

03

Generatywna ekstrakcja dokumentów nieustrukturyzowanych jest dziś nadzorowaną funkcją platformy ze współczynnikami pewności i interfejsem walidacji, do 50 stron na dokument, więc nieznany układ oferty nie wymaga już szablonu

Role zarządcze, których to dotyczy

COO

Wybór dostawcy opuszcza dział zakupów w dniu wpływu ostatniej oferty, więc zaopatrzenie przestaje być powodem opóźnionego montażu maszyny

CFO

Każdy wybór jest udokumentowany wobec alternatyw, oszczędności z konkurencji stają się mierzalne, a wzrost liczby zapytań nie przekłada się już na etaty w zakupach

Dyrektor zakupów

Kupcy negocjują zamiast przepisywać, zasada trzech ofert jest stosowana za każdym razem, a warunki dostawców są w rejestrze, a nie w prywatnych skoroszytach

Częste pytania i zastrzeżenia

Nasze oferty wyglądają zupełnie różnie. Czy oprogramowanie naprawdę je odczyta?

Właśnie dlatego stosujemy ekstrakcję generatywną zamiast szablonów: schemat opisuje, co zawiera oferta, a model czyta taki układ, jaki ma przed sobą. Wartości, których nie jest pewien, trafiają do kupca do potwierdzenia jednym kliknięciem, a pierwsze tygodnie walidacji służą do dostrojenia progu.

Kupcy nie zaufają rankingowi zrobionemu przez robota.

Ranking nie jest tworzony przez model. To wagi zdefiniowane przez dział zakupów zastosowane do znormalizowanych liczb, z każdą daną widoczną w skoroszycie; kupiec może od niego odstąpić z zapisanym uzasadnieniem.

Dostawcy wpisują ceny w treść maila albo podają je telefonicznie.

Treść maila jest czytana jak każdy inny dokument, a ofertę telefoniczną kupiec wpisuje do skoroszytu, gdzie podlega temu samemu rankingowi. Chodzi o jedną podstawę porównania na zapytanie, nie o jeden kanał wejścia.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

  • Mniej niż około pięćdziesiąt zapytań miesięcznie albo pozycje z założenia kupowane u jednego źródła, gdzie wystarczy sam rejestr bez ekstrakcji
  • Zakupy prowadzone są już w portalu dostawców lub narzędziu e‑sourcingowym, które zwraca ustrukturyzowane oferty; porównanie jest wtedy raportem, a nie problemem dokumentowym
  • Pozycji nie da się zidentyfikować u różnych dostawców, bo nie ma numerów części ani rysunków, więc i tak każdą ofertę musi zinterpretować człowiek

Pytanie na najbliższe posiedzenie

Gdzie mielibyśmy dziś szukać konkurencyjnych ofert do zamówień z ostatniego kwartału i powodu, dla którego wybór padł tam, gdzie padł?

Podejście wdrożeniowe

Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.

Dostarczamy

  • Próbka Państwa zapytań wraz z ofertami, które na nie wpłynęły: układy, waluty, jednostki, brakujące pola, czas od ostatniej oferty do wyboru
  • Rejestr zapytań w SharePoint ze statusami, terminami i szablonami wag
  • Schemat ekstrakcji, próg pewności i reguły wiarygodności dostrojone na dokumentach Państwa dostawców, logikę normalizacji i szablon skoroszytu
  • Maile z przypomnieniami i prośbami o uzupełnienie, reguły szeregowania, zadanie decyzyjne w Teams i wpis w kanale projektu
  • Tworzenie zamówień w SAP, zapis decyzji, raportowanie i podręcznik operacyjny dla działu zakupów

Potrzebujemy od Państwa

  • Trzech miesięcy zapytań wraz z otrzymanymi ofertami i wynikającymi z nich zamówieniami
  • Właściciela procesu w dziale zakupów odpowiedzialnego za szablony wag i reguły
  • Skrzynki zakupowej, witryny SharePoint oraz kont testowych i produkcyjnych SAP dla robota
  • Listy kontaktowej dostawców i źródła kursów walut używanego przez dział finansów

Etapy

Rozpoznanie

Próbka zapytań i ofert, układy, reguły, wolumeny, obecne skoroszyty kupców

Projekt

Rejestr, schemat ekstrakcji, reguły normalizacji i szeregowania, zadanie decyzyjne, model bezpieczeństwa

Budowa

Roboty, projekt ekstrakcji, szablon skoroszytu, punkty styku ze skrzynką i Teams, zapis do SAP

Walidacja

Odtworzenie historycznych zapytań wobec porównań wykonanych przez kupców, przegląd dokładności, odbiór

Uruchomienie

Najpierw jedna grupa asortymentowa lub jeden kupiec pod nadzorem hypercare, potem cały zespół

Optymalizacja

Progi pewności, strojenie reguł, raportowanie, kolejne kategorie lub spółki

Szybki efekt. Nakład pracy zależy od różnorodności układów ofert i walut, liczby pozycji w zapytaniu oraz od tego, czy zamówienia powstają przez BAPI, czy przez interfejs użytkownika SAP.