Start · Rozwiązania · Łańcuch dostaw

Rozwiązanie · Łańcuch dostaw

Każde otwarte zamówienie ma potwierdzony termin w SAP, a planiści wiedzą o poślizgu pierwsi

Potwierdzenia i terminy dostaw monitowane automatycznie

Roboty monitują dostawców o potwierdzenia, czytają odpowiedzi, wpisują potwierdzone terminy do SAP i ostrzegają planistów w Teams; kupcy zajmują się tylko przypadkami spornymi.

Rozwiązanie działoweMicrosoft TeamsCzłowiek w pętli decyzyjnejAI tam, gdzie ma sens
2 800otwartych pozycji zamówień miesięcznie wymaga monitu w tej przykładowej firmie. Kupcy robią to ręcznie, a SAP poznaje prawdziwy termin po kilku dniach.

Streszczenie dla zarządu

Wyzwanie

Kupcy spędzają poranki na monitowaniu dostawców o terminy, a planiści planują na datach, które są już nieaktualne.

Co się zmienia

Każdego ranka nienadzorowany robot UiPath wybiera z SAP S/4HANA wszystkie otwarte pozycje zamówień spełniające regułę monitu.

Wartość biznesowa

Kupcy poświęcają poranki odmowom, podziałom dostaw i dostawcom wymagającym rozmowy, a nie rutynowym monitom.

Systemy w tle

potwierdzenia zamówień w SAP S/4HANA (ME22N / BAPI); log potwierdzeń na SharePoint; raport Power BI

Problem biznesowy

Bezpieczeństwo dostaw

Zamówienie zakupu to prośba, nie obietnica. Dopóki dostawca nie potwierdzi ilości i terminu, system ERP planuje na dacie, której kupiec sobie życzył. Część otwartych pozycji jest zawsze niepotwierdzona, spóźniona albo po cichu przesunięta, a jedynym sposobem, żeby się o tym dowiedzieć, jest zapytać: uruchomić listę otwartych pozycji, napisać maile, poczekać, przeczytać odpowiedzi i, jeśli starczy czasu, wpisać nowy termin do SAP.

Kupcy tracą na to pierwsze dwie godziny dnia. Planiści nie ufają terminom w SAP, prowadzą własne listy braków w Excelu i dzwonią do kupców, a ci dzwonią do dostawców. Dyrektor zakładu widzi transport ekspresowy, nadgodziny i od czasu do czasu zatrzymaną linię; klient widzi spóźnioną dostawę na karcie oceny dostawcy.

Przy większej skali pozycji wartych monitu przybywa szybciej niż ludzi, więc kupcy wybierają intuicyjnie, a o małych dostawcach zakłada się, że wszystko jest w porządku. Potwierdzenia trafiają do SAP nieregularnie, MRP przelicza plan na mieszance dat prawdziwych i fikcyjnych, a nikt nie potrafi powiedzieć, którzy dostawcy przesuwają termin już po jego potwierdzeniu. Ta wiedza siedzi w dziewięciu głowach i dziewięciu skrzynkach pocztowych.

Jak to wygląda dzisiaj

  1. CzłowiekW poniedziałek kupiec uruchamia w SAP listę otwartych zamówień (ME2N), eksportuje ją do Excela i koloruje pozycje bez potwierdzenia, z terminem późniejszym niż wymagany lub z datą dostawy, która już minęła
  2. CzłowiekDo każdej pokolorowanej pozycji kupiec pisze monit z własnej skrzynki albo dzwoni, jeśli część jest krytyczna
  3. OczekiwanieOdpowiedzi spływają przez dwa do pięciu dni roboczych, wymieszane z ofertami i fakturami
  4. CzłowiekKupiec czyta każdą odpowiedź, rozstrzyga, co znaczy „pierwsza połowa 14., reszta tydzień później”, i aktualizuje ME22N albo tylko dopisuje uwagę w Excelu
  5. AutomatyzacjaPiętnastu największych dostawców wysyła potwierdzenia EDI, które SAP księguje bez udziału człowieka; pozostałych czterystu nie
  6. Ryzyko błęduTerminy, których nikt nie wpisał do SAP, pozostają datami wymaganymi, więc MRP, lista braków i obietnica dana klientowi opierają się na liczbach, którym dostawca już zaprzeczył
  7. CzłowiekW piątek planiści przynoszą na spotkanie własną listę braków, a kupcy uzgadniają ją z pamięci ze swoimi skrzynkami
CzłowiekOczekiwanieAutomatyzacjaRyzyko błędu

Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać

Budżet pokazuje etaty. Nie pokazuje, na co idą.

  • Monitowanie to tylko widoczna część kosztu. Odpowiedź źle odczytana albo odłożona nieprzeczytana zamienia się tydzień później w telefon ekspedytora, zamówienie transportu ekspresowego albo kolejną rundę przeplanowania.
  • Za błędne terminy w SAP płacą wszyscy dalej w procesie: MRP planuje produkcję na materiale, który nie przyjedzie, planiści budują równoległą prawdę w Excelu, a sprzedaż obiecuje klientom daty, których zakład nie dotrzyma.
  • O tym, kto zostanie zmonitowany, decyduje intuicja, więc mali dostawcy są monitowani na końcu i zaskakują najczęściej; ten, który przesuwa co trzecie zamówienie, nigdy nie zostaje zidentyfikowany, bo nikt nie liczy.
  • Wiedza o rzetelności dostawców żyje w pamięci kupców i odchodzi razem z nimi, a karta oceny u klienta nie odróżnia winy dostawcy od maila, którego nikt nie przeczytał.

Koszt zaniechania

Dwanaście miesięcy ręcznego monitowania≈ 134 400 €
Trzy lata tego samego poniedziałkowego eksportu≈ 403 200 €
Gdy pozycji do monitowania będzie 3 600 miesięcznie, rocznie≈ 172 800 €

Ekspedytowanie pozostaje „normalne”, transport ekspresowy pozostaje pozycją kosztową, o którą nikt nie pyta, a Excel planistów przetrwa: rutyna nie pogarsza się w sposób, który ktokolwiek zauważy, tylko drożeje w miejscach księgowanych gdzie indziej. Kolejny dostawca albo zakład oznacza kolejnego kupca.

Większa ekspozycja to ta, którą mierzą klienci: spóźniona dostawa zapowiedziana dwa tygodnie wcześniej w nieprzeczytanym mailu liczy się na karcie oceny dokładnie tak samo jak ta, której nie dało się przewidzieć. A wiedza o tym, którzy dostawcy przesuwają terminy, zostaje w głowach kupców i odchodzi razem z nimi.

Scenariusz ilustracyjny

Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.

Organizacja

Dostawca motoryzacyjny drugiego szczebla (tier-2), trzy zakłady w Polsce i na Słowacji, 1 400 pracowników, SAP S/4HANA, Microsoft 365 E3; dziewięciu kupców w centralnym dziale zakupów, dwunastu planistów produkcji.

Wolumen

Około 6 000 pozycji zamówień miesięcznie, z czego 2 800 wymaga monitu: brak potwierdzenia po dwóch dniach roboczych, termin potwierdzony później niż wymagany albo pozycja po terminie bez przyjęcia towaru. Piętnastu największych dostawców potwierdza przez EDI; czterystu pozostałych odpowiada mailem po polsku, niemiecku i angielsku, od jednego słowa „OK” po akapit o przerwie urlopowej.

Obecny proces

Poniedziałkowe eksporty z ME2N, monity z prywatnych skrzynek, odpowiedzi interpretowane przez kupca, potwierdzenia wpisywane w ME22N, gdy starczy czasu; planiści prowadzą osobną listę braków, a piątkowe spotkanie uzgadnia obie.

Wąskie gardło

Około ośmiu minut pracy kupca na każdą monitowaną pozycję, czyli około 373 godzin miesięcznie; potwierdzony termin trafia do SAP trzy do siedmiu dni po wysłaniu go przez dostawcę, o ile w ogóle.

Rozwiązanie

Roboty monitują każdego ranka ze wspólnej skrzynki zakupów, jedną zbiorczą wiadomością na dostawcę, i eskalują według stałej drabinki; odpowiedzi w tabeli są odczytywane regułami, tekst swobodny przez UiPath Communications Mining; potwierdzone terminy trafiają do SAP tego samego dnia; późniejsze terminy alarmują planistów w Teams; kupcy widzą tylko odpowiedzi niepewne, odmowy i spory; Power BI co tydzień szereguje dostawców.

Potencjalny efekt

W modelowanym przypadku rutynowe monitowanie spada do udziału wyjątków (20 do 25% monitowanych pozycji w pierwszych miesiącach), potwierdzone terminy trafiają do SAP w dniu odpowiedzi dostawcy, a planiści dowiadują się o poślizgu w ciągu godziny, a nie w piątek. Szacunek, nie wynik klienta.

Proponowane rozwiązanie

Każdego ranka nienadzorowany robot UiPath wybiera z SAP S/4HANA wszystkie otwarte pozycje zamówień spełniające regułę monitu: brak potwierdzenia dwa dni robocze po zwolnieniu, termin potwierdzony później niż wymagany albo pozycja po terminie bez przyjęcia towaru. Reguły należą do Państwa, per grupa dostawców i grupa materiałowa, i są prowadzone na liście SharePoint edytowanej przez dział zakupów. Jeden monit na dostawcę dziennie wychodzi ze wspólnej skrzynki zakupów przez konektor Microsoft Outlook 365, w języku dostawcy i z podpisem kupca, z tabelą: pozycja zamówienia, materiał, ilość, termin wymagany i pusta kolumna „termin potwierdzony”.

Wypełnioną tabelę obsługują reguły: robot sprawdza pozycję zamówienia i ilość, po czym wpisuje potwierdzenie. Odpowiedź pisana prozą („połowa 14., reszta po urlopie, a cena poszła w górę”) jest czytana przez UiPath Communications Mining, funkcję uczenia maszynowego w UiPath IXP wytrenowaną na Państwa dotychczasowych odpowiedziach: nadaje ona intencję (potwierdzone, nowy termin, dostawa częściowa, odmowa, pytanie) i wyodrębnia daty oraz ilości wraz z poziomem pewności. Powyżej ustalonego progu robot wpisuje potwierdzenie do pozycji zamówienia w SAP jako potwierdzenie zlecenia i archiwizuje odpowiedź; poniżej progu, a także przy każdej odmowie lub pytaniu o cenę, odpowiedź staje się zadaniem kupca w UiPath Action Center, wykonywanym w Microsoft Teams z gotową propozycją interpretacji.

Termin potwierdzony później niż data zapotrzebowania wyzwala alert na kanale planistów w Teams z numerem zamówienia, materiałem, obiema datami, pokryciem zapasem w dniach i nazwiskiem kupca. Każdy monit, odpowiedź, poziom pewności i zmiana w SAP zapisują się na liście SharePoint, na której opiera się raport Power BI, publikowany co tydzień subskrypcją i jako zakładka na kanale zakupów. Generatywna AI pozostaje poza tym procesem: odpowiedzi są krótkie i powtarzalne, a model nadzorowany z progiem pewności łatwiej objąć nadzorem niż prompt.

Wykorzystane funkcje natywne

Etykiety i ekstrakcja pól w UiPath Communications Mining (IXP) z progami pewności; kolejki, wyzwalacze czasowe i audyt UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service dla Microsoft Outlook 365, Microsoft Teams i Microsoft OneDrive & SharePoint; powiadomienia z akcjami UiPath Action Center w Microsoft Teams; subskrypcje Power BI i zakładki w Teams

Co budujemy

Reguły monitowania i drabinkę eskalacji, szablony monitów, parser tabeli odpowiedzi, taksonomię Communications Mining wytrenowaną na Państwa odpowiedziach, aktualizację potwierdzeń w SAP wraz z zabezpieczeniami, alerty o brakach, log na SharePoint, raport Power BI oraz instrukcję operacyjną

Integracje dedykowane

Wybór otwartych pozycji i aktualizacja potwierdzeń w SAP S/4HANA przez aktywności UiPath SAP (BAPI/OData), z aktywnościami SAP GUI dla ME22N tam, gdzie brak zwolnionego interfejsu

Jak działa proces po automatyzacji

  1. AutomatyzacjaWyzwalacz czasowy w Orchestrator uruchamia robota każdego ranka; robot pobiera otwarte pozycje zamówień z SAP i stosuje reguły monitowania
  2. AutomatyzacjaZe wspólnej skrzynki wychodzi jeden zbiorczy monit na dostawcę; drugi i trzeci monit idą według drabinki eskalacji, trzeci z kupcem w kopii
  3. AutomatyzacjaOdpowiedzi są pobierane ze wspólnej skrzynki; odpowiedzi w tabeli odczytują reguły, tekst swobodny trafia do Communications Mining po intencję i daty
  4. SystemPowyżej progu pewności robot wpisuje potwierdzony termin i ilość do pozycji zamówienia w SAP i archiwizuje odpowiedź wraz z oceną
  5. CzłowiekOdpowiedzi niepewne, odmowy, potwierdzenia częściowe i każda wzmianka o cenie trafiają do kupca jako zadanie Action Center w Teams z gotową interpretacją
  6. AutomatyzacjaTermin potwierdzony później niż data zapotrzebowania wyzwala alert na kanale planistów w Teams z materiałem, obiema datami i pokryciem w dniach
  7. AutomatyzacjaDostawcy, którzy zignorowali trzy monity, trafiają na listę kupca do telefonu; każdy monit i odpowiedź zapisują się na liście SharePoint zasilającej raport Power BI
AutomatyzacjaSystemCzłowiek

Model współpracy człowieka z automatyzacją

Automatyzacja obsługuje

  • Wybór pozycji do monitowania, moment i język monitu, według reguł należących do zakupów
  • Wysyłkę i eskalację monitów, odczyt odpowiedzi w tabeli i w tekście swobodnym, ocenę własnej pewności
  • Wpisywanie potwierdzonych terminów i ilości do SAP, z odpowiedzią zarchiwizowaną jako dowód
  • Alerty o brakach dla planistów i cotygodniowy raport rzetelności dostawców

Ludzie decydują

  • O odpowiedziach, których model nie jest pewien, oraz o każdej odmowie, dostawie częściowej i kwestii ceny
  • Czy przyjąć późniejszy termin, podzielić zamówienie czy kupić gdzie indziej, biorąc pod uwagę pokrycie zapasem
  • Którzy dostawcy po zignorowaniu trzech monitów przechodzą do telefonu lub formalnej eskalacji
  • O regułach, progach i szablonach, które pozostają własnością zakupów, a nie IT

Przed i po

PrzedPo
Czas kupca na monitowaną pozycję~8 minsekundy dla rutyny; minuty dla sporów
Potwierdzony termin widoczny w SAP3–7 dni po odpowiedzi, o ile wpisanytego samego dnia, z zarchiwizowaną odpowiedzią
Planista dowiaduje się o poślizgupiątkowe spotkanie o brakachalert w Teams w ciągu godziny
Udział pozycji monitowanych przez człowieka100%modelowo 20–25% (niepewne, odmowy, sporne)
Dane o rzetelności dostawcówpamięć kupców i Excelcotygodniowy raport Power BI per dostawca

Systemy i integracje

Każdą pozycję da się sprawdzić w dokumentacji producenta. Klasa dowodu jest podana przy każdej.

Wejścia

  • otwarte pozycje zamówień w SAP S/4HANA
  • wspólna skrzynka zakupów w Outlook
  • odpowiedzi dostawców (tabela i tekst swobodny)
  • potwierdzenia EDI zaksięgowane już w SAP

Warstwa automatyzacji

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Communications Mining
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Systemy docelowe

  • potwierdzenia zamówień w SAP S/4HANA (ME22N / BAPI)
  • log potwierdzeń na SharePoint
  • raport Power BI

Punkty styku z człowiekiem: kanał planistów w Teams; zadania Action Center w Teams dla kupców; cotygodniowy raport Power BI na kanale zakupów

otwarte pozycje zamówień w SAP S/4HANAUiPath OrchestratorUiPath Robotspotwierdzenia zamówień w SAP S/4HANAkanał planistów w Teams

Wykorzystane technologie

UiPath Robots + Orchestrator

wybierają otwarte pozycje, wysyłają i eskalują monity, wpisują potwierdzenia, logują każdy krok

A
UiPath Communications Mining (IXP)

czyta odpowiedzi w tekście swobodnym: intencję, daty i ilości, z poziomem pewności

A
UiPath Integration Service (konektor Microsoft Outlook 365)

wysyła monity ze wspólnej skrzynki i pobiera odpowiedzi

A
UiPath Integration Service (konektor Microsoft Teams)

publikuje alerty o brakach na kanale planistów

A
UiPath Action Center w Microsoft Teams

zadania kupca dla niepewnych interpretacji, odmów i pytań o cenę

A
SAP S/4HANA (BAPI/OData przez aktywności UiPath SAP)

wybór otwartych pozycji i aktualizacja potwierdzeń w pozycji zamówienia

A
Lista SharePoint + Power BI

log potwierdzeń i cotygodniowy raport rzetelności dostawców

A
Apotwierdzona funkcja produktu (dokumentacja producenta)

Ilustracyjny model ekonomiczny

Arytmetyka jest jawna, żeby dało się z nią spierać.

Model ilustracyjny
2 800 pozycji zamówień miesięcznie × 8 minut monitowania i aktualizacji= 373 h / mies.
373 h × 30 € pełnego kosztu godziny pracy≈ 11 200 € / mies.
× 12 miesięcy≈ 134 400 € / rok
Uwolniona roczna zdolność kupców (szacunek)≈ 134 400 €

Telefony są wyłączone, podobnie jak wszystko, co dzieje się dalej, i to jeden z powodów, by czytać tabelę jako ilustrację, a nie pomiar u klienta. 2 800 to liczba pozycji zamówień miesięcznie wymagających co najmniej jednego monitu, nie liczba wszystkich zwolnionych pozycji. Osiem minut na pozycję obejmuje jej wybór, wysłanie monitu, przeczytanie odpowiedzi, aktualizację SAP oraz część ponownych monitów. 30 € to pełny koszt godziny pracy kupca w Europie Środkowej. Model liczy wyłącznie zdolność kupców; pominięto transport ekspresowy, ekspedytowanie i uniknięte przestoje, choć zwykle są większe.

Policz to na swoich danych

godzin do odzyskania miesięcznie
rocznej przepustowości do odzyskania

Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.

Korzyści biznesowe

  • Kupcy poświęcają poranki odmowom, podziałom dostaw i dostawcom wymagającym rozmowy, a nie rutynowym monitom
  • Potwierdzone terminy trafiają do SAP w dniu odpowiedzi dostawcy, więc MRP, harmonogram i obietnica dana klientowi opierają się na tym, co dostawca faktycznie napisał
  • Planiści dowiadują się o poślizgu w ciągu godziny, z pokryciem w dniach, i mogą przeplanować lub kupić gdzie indziej, zanim ucierpi linia
  • Każda otwarta pozycja jest monitowana tą samą regułą, więc mali dostawcy przestają zaskakiwać zakład tylko dlatego, że nikt nie miał czasu do nich napisać
  • Zachowanie dostawcy staje się liczbą: kto potwierdza w 48 godzin, kto przesuwa termin po potwierdzeniu, kto potrzebuje trzech monitów

Perspektywa zarządu

  • Udział wartości otwartych zamówień z terminem potwierdzonym przez dostawcę staje się liczbą, którą COO czyta każdego ranka, a nie odczuciem
  • Dyscyplina monitowania nie zależy już od tego, kto jest na urlopie; reguły działają codziennie, a drabinka jest taka sama dla każdego dostawcy
  • Oceny dostawców i decyzje o drugim źródle opierają się na logu, a nie na pamięci
  • Liczba dostawców, materiałów i wolumen mogą rosnąć bez dodatkowych kupców do monitowania

Wpływ na KPI zarządu

udział otwartych pozycji zamówień z potwierdzonym terminem w SAPpotwierdzenie w 48 godzin per dostawcaprzesunięcia terminu po potwierdzeniumiesięczny koszt transportu ekspresowegogodziny pracy kupca na otwartą pozycję

Bezpieczeństwo i nadzór

Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.

  • Czytanie otwartych pozycji i wpisywanie potwierdzeń w pozycjach zamówień to wszystko, co wolno kontu SAP robota: bez tworzenia zamówień, bez zmian cen i ilości
  • Dostęp do poczty obejmuje wyłącznie wspólną skrzynkę zakupów przez dedykowane połączenie; skrzynki osobiste nie są czytane
  • Sekrety do SAP i skrzynki przechowuje magazyn poświadczeń Orchestrator oparty na Azure Key Vault; otwierane nimi odpowiedzi dostawców, wytrenowany model i log zostają w Państwa tenancie Microsoft 365, a UiPath Automation Cloud pracuje w swoim regionie UE
  • Każde potwierdzenie wpisane przez robota niesie ze sobą odpowiedź źródłową, etykietę, poziom pewności i znacznik czasu: audytor widzi, dlaczego zmieniła się data
  • Ponowny trening, nowe etykiety i zmiany progów są przeglądane przez zakupy i wersjonowane; dane osobowe w odpowiedziach ograniczają się do nazwisk kontaktowych dostawców w ramach Państwa polityki retencji

Dlaczego teraz

01

Klienci OEM oceniają dostawców tier-2 po terminowości i obciążają ich kosztami przestojów linii i transportu ekspresowego; błędny termin w SAP to źródło większości takich niespodzianek, a rutyna, która ma im zapobiegać, pochłania w modelu 11 200 € zdolności kupców miesięcznie

02

Doświadczonych kupców trudno zatrudnić i jeszcze trudniej zatrzymać; zespół, który spędza poranki na monitach, traci ludzi, na których najbardziej mu zależy

03

Odczyt odpowiedzi w tekście swobodnym nie wymaga już własnego projektu NLP: Communications Mining jest standardową funkcją UiPath IXP, a konektory Outlook 365, Teams i SAP są gotowe

Role zarządcze, których to dotyczy

COO

Produkcja planuje na terminach potwierdzonych przez dostawcę, a poślizgi docierają do planistów, zanim dotrą do linii

Dyrektor zakupów

Kupcy pracują nad dostawcami i sporami zamiast nad monitami, a rzetelność dostawców staje się mierzalna

Dyrektor zakładu

O transporcie ekspresowym i ekspedytowaniu decyduje się z kilkudniowym wyprzedzeniem, a piątkowe spotkanie o brakach jest krótsze

CIO

Nadzorowana, audytowalna integracja z SAP przez standardowe interfejsy zastępuje reguły w prywatnych skrzynkach i trackery w Excelu

Częste pytania i zastrzeżenia

Dostawcy ignorują nasze maile już dziś. Dlaczego mieliby odpowiadać robotowi?

Monity nie są anonimowe: wychodzą ze skrzynki zakupów, z podpisem kupca, jako jedna zbiorcza wiadomość na dostawcę dziennie zamiast kilkunastu. Drabinka obowiązuje każdego dostawcę za każdym razem, a raport rzetelności daje kupcom fakt na następną ocenę dostawcy.

Czy naprawdę potrzebujemy uczenia maszynowego, żeby przeczytać odpowiedź?

Nie do wszystkich. Dostawców wypełniających tabelę obsługują zwykłe reguły, a ich udział rośnie, gdy tylko zorientują się, że tabela daje im spokój. Model jest dla odpowiedzi pisanych prozą, gdzie alternatywą jest człowiek czytający każdą z nich; wszystko, co niepewne, trafia do kupca.

W przyszłym roku przenosimy dostawców na portal.

Logika monitowania się nie zmienia. Potwierdzenia z portalu stają się kolejnym ustrukturyzowanym kanałem dla reguł, a robot dalej monituje długi ogon dostawców, którzy portalu nigdy nie przyjmą, a stamtąd pochodzi większość spóźnionych niespodzianek.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

  • Zdyscyplinowana cotygodniowa rutyna i dobry szablon monitu są tańsze, gdy monitu wymaga mniej niż kilkaset pozycji miesięcznie
  • Kontrola potwierdzeń nie jest prowadzona w SAP, więc MRP i tak ignoruje potwierdzone terminy; najpierw decyzja o danych podstawowych
  • Większość dostawców potwierdza już przez EDI lub portal, a pozostały ogon jest na tyle mały, że można go monitować ręcznie

Pytanie na najbliższe posiedzenie

Ile spośród terminów dostaw, na których planiści pracują w tym tygodniu, potwierdził dostawca, a ile to po prostu daty, o które poprosiliśmy?

Podejście wdrożeniowe

Wdrożenie idzie etapami, bo tak da się je zatrzymać w każdej chwili.

Dostarczamy

  • Miesiąc otwartych pozycji i miesiąc skrzynki monitów, rozłożone na kategorie monitów, style odpowiedzi, języki i typy wyjątków
  • Reguły monitowania, drabinkę eskalacji i szablony monitów per grupa dostawców i język, na liście edytowalnej przez zakupy
  • Taksonomię Communications Mining, wytrenowaną i zwalidowaną na Państwa odpowiedziach, z uzgodnionymi progami
  • Wybór pozycji i aktualizację potwierdzeń w SAP z zabezpieczeniami: robot nie zmienia ilości, cen ani nie dodaje pozycji
  • Alerty o brakach uzgodnione z planistami, zadania Action Center w Teams, log na SharePoint i raport Power BI

Potrzebujemy od Państwa

  • Sześciu miesięcy korespondencji z dostawcami ze skrzynek zakupowych oraz odpowiadającej jej historii zamówień z SAP
  • Właściciela procesu w zakupach i jednego planisty na zakład do reguł, progów i alertów
  • Konta serwisowego SAP ograniczonego do potwierdzeń zamówień oraz wspólnej skrzynki
  • Ustawień kontroli potwierdzeń w SAP, które pozwalają MRP korzystać z potwierdzonych terminów, albo decyzji o ich włączeniu

Etapy

Analiza

Profil otwartych pozycji, style odpowiedzi, typy wyjątków i obecna dyscyplina potwierdzeń

Projekt

Reguły monitowania, drabinka eskalacji, taksonomia etykiet, progi, kryteria alertów, model bezpieczeństwa

Budowa

Roboty wyboru i monitowania, odczyt odpowiedzi, aktualizacja SAP, punkty styku w Teams, log i raport

Trening modelu

Communications Mining trenowany na Państwa odpowiedziach do uzgodnionej precyzji per etykieta

Pilotaż

Jeden zakład lub grupa dostawców, kupcy równolegle, obsługa wyjątków i odbiór

Wdrożenie

Pozostałe zakłady i grupy dostawców, hypercare, strojenie reguł i progów

Działowe. Nakład pracy zależy od liczby zakładów i organizacji zakupowych, różnorodności stylów i języków odpowiedzi oraz od tego, jak konsekwentnie prowadzona jest dziś kontrola potwierdzeń.