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Jede Police, jeder Erneuerungstermin und jede Meldefrist in einem Register der Gruppe

Policen, Erneuerungen und Schäden in einem Register

Policen und Nachträge werden in ein Gruppenregister eingelesen; Erneuerungsdaten, Deckungsbestätigungen und Meldefristen laufen daraus, und zu Menschen gelangen nur die Entscheidungen.

AbteilungslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungKI, wo sie sinnvoll ist
180Schäden im Jahr laufen in dieser beispielhaften Gruppe über ein einziges Postfach, jeder mit einer Meldefrist aus einer Police, die im Werk niemand gelesen hat.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Ihr gesamtes Versicherungsprogramm wird aus einer Arbeitsmappe und einem Postfach verwaltet.

Was sich ändert

Zwei Dinge tut diese Lösung bewusst nicht: Sie berät nicht, welche Deckung zu kaufen ist, und sie entscheidet keine Schäden.

Geschäftlicher Nutzen

Der Erneuerungsantrag beschreibt die Gruppe so, wie sie heute ist, denn die Werte kommen aus dem ERP und nicht aus der Erinnerung eines Werks an den…

Beteiligte Systeme

das Policen- und Schadenregister auf SharePoint; das Nachweisarchiv auf SharePoint; Power BI

Geschäftsproblem

Risiko & Versicherung

Eine Gruppe kauft ihre Versicherungen als Programm: Sach und Betriebsunterbrechung, Haftpflicht, Fuhrpark, Transport, Maschinenbruch, D&O, Cyber. Der Makler platziert es und berät dazu. Was kein Makler übernehmen kann, ist die Seite der Gruppe, und diese Seite ist eine dauerhafte Verwaltungsaufgabe: ein Register darüber, was wo gedeckt ist, eine Erneuerung mit belastbaren Zahlen, Deckungsnachweise auf Zuruf und Schadenmeldungen innerhalb der Frist, die die Police setzt. In den meisten Gruppen ist das bei einer einzigen Person gelandet, deren Register eine Tabelle und deren Beleglage ein Postfachordner ist.

Zuerst zeigt sich das bei der Erneuerung. Einmal im Jahr werden die Werke per E-Mail nach Versicherungssummen, Umsatz, Mitarbeiterzahl, Fuhrparkliste und den Schäden gefragt, an die sie sich erinnern. Die Antworten kommen in zwölf Tabellenformaten zurück, mehrere davon sind die fortgeschriebenen Zahlen des Vorjahres, und die letzte trifft wenige Tage vor dem Abgabetermin ein. Die Gruppe geht danach mit der Beschreibung von Werten an den Markt, die sie womöglich nicht mehr besitzt.

Bei Schäden zeigt es sich später und teurer. Jede Police setzt eine Frist, innerhalb derer ein Ereignis zu melden ist, und diese Frist steht in einem PDF, das der Werkleiter nie geöffnet hat. Das Ereignis passiert im Werk, die Frist liegt bei der Koordinatorin, und beide treffen sich nur, wenn sich jemand erinnert. Eine verspätete Meldung beendet einen Schaden selten, aber sie macht aus einem einfachen Fall zuverlässig eine Verhandlung.

Wie es heute läuft

So sieht diese Verwaltung in einer Gruppe aus, die durch Zukäufe gewachsen ist und nicht nach Plan.

  1. MenschDie Koordinatorin führt das Register in einer Arbeitsmappe, ein Reiter je Gesellschaft: Versicherer, Policennummer, Laufzeit, Summe, Selbstbehalt
  2. MenschDie Erneuerungsdaten werden jedes Frühjahr per E-Mail angefordert, und die Werke liefern Summen, Umsätze, Mitarbeiterzahlen und Fuhrparklisten in eigenen Formaten
  3. WartezeitDie Hälfte der Rückläufer kommt erst nach einer Erinnerung, und das letzte Werk antwortet in der Woche des Abgabetermins
  4. SystemPolicen und Nachträge landen im Postfachordner, und die Arbeitsmappe wird gepflegt, wenn Zeit bleibt
  5. MenschAnfragen nach einem Deckungsnachweis werden beantwortet, indem dieser Ordner durchsucht und das Dokument weitergeleitet wird
  6. FehlerrisikoSchäden werden gemeldet, wenn jemand daran denkt, denn die Frist steht in einem Dokument, das dem Standort nicht vorliegt
  7. WartezeitReserven werden erst sichtbar, wenn der Makler eine Aufstellung schickt, also rechnet das Rechnungswesen mit den Werten des Vorjahres
MenschWartezeitSystemFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Die Kosten wachsen dort, wo niemand hinsieht.

  • Erneuerungsanträge aus fortgeschriebenen Zahlen bepreisen das falsche Unternehmen: Die Versicherungssummen entfernen sich von dem, was die Gruppe tatsächlich besitzt, und die Lücke zeigt sich erst bei der Schadenregulierung.
  • Eine versäumte Meldefrist kostet verwaltungsseitig nichts, und genau deshalb wird sie hingenommen. Sie verwandelt einen Schaden jedoch in eine Auseinandersetzung darüber, ob die Verzögerung die Feststellung erschwert hat.
  • Der Deckungsnachweis liegt auf dem kritischen Pfad einer Ausschreibung oder eines Mietvertrags, ein Wartetag auf eine einzelne Person belastet also den Vertrieb und nicht die Verwaltung. Und weil Schadenursachen auf Seiten der Gruppe nie ausgewertet werden, läuft das Erneuerungsgespräch allein auf der Schadenstatistik des Versicherers.

Kosten des Nichtstuns

Zwölf Monate Registerpflege und Nachfassen≈ 18.620 €
Drei ebenso geführte Erneuerungsrunden≈ 55.860 €
Ein meldepflichtiger Schaden nach Ablauf der vertraglichen Frist≈ 40.000 €

Nur die ersten beiden Zeilen bestehen aus Arbeitszeit. Die 40.000 € in der dritten stehen für einen beispielhaften mittleren Feuer-, Leitungswasser- oder Transportschaden, den die Gruppe selbst tragen würde, wenn der Versicherer die Leistung kürzt oder verweigert; das ist kein Durchschnitt, kein Benchmark, und eine Wahrscheinlichkeit ist damit nicht verbunden. Das polnische Recht lässt ausdrücklich zu, dass eine Police eine Meldefrist setzt, und eine schwere Verletzung dieser Pflicht kann einen Teil der Leistung kosten, wenn die Verzögerung den Schaden vergrößert oder die Feststellung erschwert hat. Es geht nicht um die Wahrscheinlichkeit. Es geht darum, dass eine Frist, die nur in einem PDF steht, eine Kontrolle ist, die nichts bewirkt.

Was daneben weiterläuft, ist leiser. Die Versicherungssummen entfernen sich weiter von dem, was die Gruppe besitzt, weil jeder Antrag den vorherigen wiederholt, das Erneuerungsgespräch bleibt auf Seiten der Gruppe ohne Belege, und das Programm bleibt für eine einzige Person lesbar, deren Urlaub ein Risiko ist, dem niemand zugestimmt hat.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Eine Industriegruppe mit 12 Gesellschaften in 5 Ländern auf SAP S/4HANA und Microsoft 365 E3; 34 Policen für Sach, Betriebsunterbrechung, Haftpflicht, Fuhrpark, Transport, Maschinenbruch, D&O und Cyber; eine Versicherungskoordinatorin im Konzernrechnungswesen, ein Vertreter in der Rechtsabteilung, ein Makler.

Volumen

Rund 95 Verwaltungsvorgänge im Monat und 180 Schäden im Jahr: etwa 15 Schadenmeldungen, 22 Anfragen nach einem Deckungsnachweis, 26 Registeränderungen wie Fahrzeuge im Zu- und Abgang, 18 eingehende Policendokumente und 14 Erneuerungsnachfassungen im Jahresdurchschnitt.

Heutiger Prozess

Eine Arbeitsmappe, ein Postfachordner und eine E-Mail-Runde je Frühjahr; Dokumente werden von Hand weitergeleitet, Schäden gemeldet, wenn ein Standort anruft, Reserven bekannt, wenn der Makler berichtet.

Engpass

Rund 28 Minuten Bearbeitung je Vorgang und eine Erneuerungsrunde, die sich auf sechs Wochen verdichtet, in denen die Koordinatorin kaum etwas anderes tut.

Lösung

Ein Register auf SharePoint führt Deckung, Summen, Selbstbehalte, Laufzeiten, Meldefristen und den Makler je Gesellschaft. Roboter stellen das Erneuerungspaket aus SAP und einem vorbefüllten Fragebogen zusammen, lesen Policen und Nachträge ins Register ein, steuern die Schadenmeldung über die vertragliche Frist und verfolgen die Reserven.

Möglicher Effekt

Der Anteil der Vorgänge, die einen Menschen erreichen, sinkt von 100% auf 20% bis 25%, das Erneuerungspaket entsteht in Tagen statt in sechs Wochen, und jedes gemeldete Ereignis geht mit bereits laufender Frist in einen Datensatz. Jede Zahl ist eine Annahme dieses Szenarios, und keine wurde bei einem Kunden gemessen.

Vorgeschlagene Lösung

Zwei Dinge tut diese Lösung bewusst nicht: Sie berät nicht, welche Deckung zu kaufen ist, und sie entscheidet keine Schäden. Die Beratung bleibt bei Ihrem Makler, und über die Leistung entscheidet der Versicherer. Mientha baut die Verwaltung um beides herum, auf dem Microsoft 365 Tenant und der UiPath Platform, die die Gruppe bereits betreibt.

Im Zentrum steht das Register, und es ist eine SharePoint-Liste und kein neues System: eine Zeile je Police und Gesellschaft, mit Versicherer, Makler, Laufzeit, Summe, Selbstbehalt, der vertraglich gesetzten Meldefrist und der Nachweisliste je Schadenart. Die Versionshistorie zeigt, welche Deckung die Gruppe sich zu jedem vergangenen Stichtag zugeschrieben hat. Gepflegt wird das Register von Dokumenten und nicht von einer Person: Policen und Nachträge liest UiPath Document Understanding mit Generative Extraction, das unstrukturierte Bedingungswerke ohne ein Modell je Versicherer verarbeitet. Wir extrahieren Policenblatt und Nachtragsseiten und legen das vollständige Bedingungswerk daneben ab.

Erneuerung und Schäden laufen danach als geplante Arbeit. Ein Roboter zieht Versicherungssummen, Umsatz, Mitarbeiterzahl und Fuhrpark aus SAP und schickt jedem Werk anschließend einen Microsoft Forms Fragebogen, der mit den Vorjahresantworten vorbefüllt ist. Ein gemeldetes Ereignis öffnet einen Datensatz mit Countdown, Nachweisliste und benanntem Verantwortlichen. Der Deckungsnachweis wird aus dem aktuell gültigen Dokument im Register beantwortet, und wo keines gültig ist, stellt der Roboter die Anfrage an den Makler und verfolgt sie.

Genutzte native Funktionen

UiPath Document Understanding Generative Extraction mit Validation Station; UiPath Orchestrator mit Warteschlangen, Zeit-Triggern, Credential Store und Prüfpfad; UiPath Integration Service Konnektoren für SAP OData, Microsoft Teams und Microsoft OneDrive & SharePoint; UiPath Action Center mit Aufgabenbenachrichtigungen in Microsoft Teams; Microsoft Forms; SharePoint-Versionierung; Power BI

Was wir bauen

Das Registerschema und seine Regeln, die Fristen- und Nachweislogik, das Erneuerungspaket samt Nachfassungszyklus, Extraktion und Prüfung für Policen und Nachträge, die Beantwortung von Deckungsnachweisen, die Reserveverfolgung, die Dashboards

Individuelle Integration

Extraktion von Versicherungssummen, Umsatz, Mitarbeiterzahl und Fuhrpark aus SAP S/4HANA über OData und BAPI; Schadenaufstellungen aus einer überwachten SharePoint-Bibliothek oder einem SFTP-Ablageort, wo der Makler keine Schnittstelle anbietet

So läuft der automatisierte Prozess

  1. AutomatisierungDas Register führt jede Police je Gesellschaft mit Laufzeit, Summen, Selbstbehalt, Meldefrist und Nachweisliste, und jede Änderung wird versioniert
  2. AutomatisierungNach dem Erneuerungskalender stellt ein Roboter das Datenpaket aus SAP zusammen und setzt die diesjährigen Summen, Umsätze, Mitarbeiterzahlen und Fuhrparkdaten neben die Vorjahreswerte
  3. MenschWas in keinem System liegt, geht als Microsoft Forms Fragebogen mit vorbefüllten Vorjahresantworten an die Werke, und eine Action Center Aufgabe in Teams fasst das Offene nach
  4. AutomatisierungPolicen und Nachträge liest Document Understanding und schreibt sie ins Register, Felder mit geringer Sicherheit gehen an die Validation Station
  5. MenschEin Standort meldet ein Ereignis in Teams, der Datensatz öffnet sich mit laufender Frist und einem benannten Verantwortlichen, der über die Meldung entscheidet
  6. AutomatisierungDie Meldung geht an Makler oder Versicherer, die Eingangsbestätigung wird zur Akte genommen, und fehlende Nachweise werden bis zur Vollständigkeit nachgefasst
  7. AutomatisierungSchadenaufstellungen aktualisieren die Reserven, das Rechnungswesen erhält einen Monatsauszug, und Power BI zeigt Erneuerungskalender, Schadenursachen und Selbstbehaltsaufwand
AutomatisierungMensch

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Die Pflege des Registers aus den eingehenden Dokumenten, wobei jedes Feld auf eine Seite zurückführbar bleibt
  • Den Aufbau des Erneuerungspakets aus SAP, den Versand des Fragebogens und das Nachfassen des Verspäteten
  • Das Führen von Meldefristen und Nachweislisten sowie die Ablage der Bestätigungen zur Schadenakte
  • Die Beantwortung von Anfragen nach einem Deckungsnachweis und die Verfolgung neuer Anfragen beim Makler

Menschen entscheiden

  • Ob ein Ereignis als Schaden gemeldet wird und was in der Meldung steht
  • Welche Werte und Schätzungen die Gruppe bei der Erneuerung verantwortet
  • Über alles, was die Extraktion als unsicher kennzeichnet, und über jede Registeränderung, die einem Dokument widerspricht
  • Welche Deckung die Gruppe kauft, gemeinsam mit dem Makler, was vollständig außerhalb dieses Prozesses bleibt

Vorher und nachher

VorherNachher
Bearbeitung je Verwaltungsvorgang~28 Min.Minuten nur noch für die Ausnahmen
Datenpaket zur Erneuerungsechs Wochen NachfassenTage, aus SAP und einem vorbefüllten Fragebogen
Schadenmeldungwenn sich jemand erinnerteine Frist, die ab der Meldung des Standorts läuft
DeckungsnachweisStunden bis Tage, eine Personam selben Tag aus dem aktuellen Dokument
Reserven und Selbstbehaltsaufwandwenn die Maklerabrechnung eintrifftmit jeder Aufstellung aktualisiert, in Power BI

Systeme und Integrationen

Wo eine Regel reicht, nutzen wir kein Modell. Wo Urteilsvermögen nötig ist, entscheidet ein Mensch.

Eingänge

  • E-Mails von Makler und Versicherern mit Policen und Nachträgen
  • Anlagen-, Umsatz- und Personaldaten aus SAP
  • Rückläufer der Werke aus Microsoft Forms
  • Ereignismeldungen der Standorte in Microsoft Teams
  • Schadenaufstellungen des Maklers

Automatisierungsschicht

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Document Understanding
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Zielsysteme

  • das Policen- und Schadenregister auf SharePoint
  • das Nachweisarchiv auf SharePoint
  • Power BI
  • der Monatsauszug für das Rechnungswesen

Berührungspunkte für Menschen: Prüf- und Schadenaufgaben im Action Center in Microsoft Teams; der Erneuerungsfragebogen in Microsoft Forms; die Anfrage nach einem Deckungsnachweis in Teams

E-Mails von MaklerUiPath OrchestratorUiPath Robotsdas Policen-Prüf-

Eingesetzte Technologien

UiPath Document Understanding (IXP)

Generative Extraction liest Policenblätter, Nachträge und Schadenaufstellungen, die Validation Station übernimmt Felder mit geringer Sicherheit

A
UiPath Robots + Orchestrator

Zeit-Trigger für Erneuerungskalender und Meldefristen, Warteschlangen, Wiederholungen, Zugangsdaten, Prüfpfad

A
UiPath Integration Service (SAP OData, Microsoft Teams, OneDrive & SharePoint)

holt die Erneuerungsdaten aus SAP, schreibt das Register, stellt die Aufgaben ein

A
UiPath Action Center in Microsoft Teams

Feldprüfung, Schadenbestätigung und Erneuerungsnachfassung ohne Wechsel aus Teams

A
Microsoft Forms

der Erneuerungsfragebogen für die Werke und das Anfrageformular für Deckungsnachweise

A
Microsoft SharePoint (Liste und Bibliothek)

das Policen- und Schadenregister, das Nachweisarchiv, die Versionshistorie

A
Power BI

Erneuerungskalender, Schadenursachen je Standort, offene Reserven, Selbstbehaltsaufwand

A
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Beginnen Sie damit, die Annahmen zu hinterfragen.

Illustratives Modell
95 Verwaltungsvorgänge im Monat × 28 Minuten= 44 h / Monat
44 h × 35 € Vollkosten pro Stunde= 1.552 € / Monat
× 12 Monate≈ 18.620 € / Jahr
Jährlich freigesetzte Verwaltungskapazität (beispielhaft)≈ 18.620 €

Die 95 Vorgänge sind eine Mischung und keine einzelne wiederkehrende Aufgabe: etwa 15 Schadenmeldungen, 22 Anfragen nach einem Deckungsnachweis, 26 Registeränderungen, 18 eingehende Policendokumente und 14 Erneuerungsnachfassungen, daher stammt der Durchschnitt von 28 Minuten. 35 € pro Stunde sind Vollkosten für eine Rolle im Konzernrechnungswesen oder in der Rechtsabteilung in Mitteleuropa. Bepreist ist ausschließlich die Verwaltung: Prämie, Maklervergütung und die Schäden selbst bleiben außerhalb des Modells.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Der Erneuerungsantrag beschreibt die Gruppe so, wie sie heute ist, denn die Werte kommen aus dem ERP und nicht aus der Erinnerung eines Werks an den letztjährigen Eintrag
  • Die Schadenmeldung hängt nicht mehr am Gedächtnis: Die Frist hängt an der Police, und die Nachweisliste erreicht den Standort zusammen mit der Aufgabe
  • Der Deckungsnachweis geht am selben Tag aus einem aktuellen Dokument hinaus, eine Ausschreibung wartet also nicht auf die Rückkehr einer Person aus dem Urlaub
  • Selbstbehaltsaufwand, Schadenursachen und offene Reserven werden zu eigenen Zahlen der Gruppe für die Erneuerung, und eine neue Maschine oder ein zusätzlicher Transporter erscheint als Ausnahme, solange die Deckung noch zu regeln ist

Aus Sicht der Geschäftsführung

  • Die Erneuerungssaison wird zu einem Kalender mit einem Status je Gesellschaft und nicht zu einer Zusage, dass der Antrag rechtzeitig fertig wird
  • Lücken zeigen sich, solange sie noch zu schließen sind: Ein Vermögenswert, von dem das Register nie erfahren hat, erscheint als Ausnahme und nicht als Entdeckung bei der Schadenregulierung
  • Jede Meldung und jede Registeränderung trägt einen Namen und einen Zeitstempel, damit wird die Rolle übergabefähig, und eine neue Koordinatorin erbt ein Register und ein Regelwerk

KPIs für die Geschäftsführung

Anteil der innerhalb der vertraglichen Frist gemeldeten SchädenErneuerungsanträge zum Termin des MaklersBearbeitungszeit für DeckungsnachweiseSelbstbehaltsaufwand je Gesellschaftoffene Schadenreserve zum Periodenende

Sicherheit und Governance

Ein Prüfer sollte jede Entscheidung nachvollziehen können.

  • Policendokumente, Schadenakten und das sie verbindende Register bleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant; die Roboter laufen in Ihrem Mandanten der UiPath Automation Cloud, EU-Region, und schreiben nichts außerhalb dieser beiden Orte
  • SAP liest ein eigenes technisches Konto mit Leserechten auf die Anlagen-, Umsatz- und Personalsichten, die der Antrag braucht, und auf nichts sonst; seine Zugangsdaten liegen im Credential Store des Orchestrators oder in Azure Key Vault
  • Schadenakten enthalten personenbezogene Daten von Mitarbeitenden, Fahrern und Dritten, deshalb ist die Schadenbibliothek gesondert berechtigt, in Microsoft Purview klassifiziert und mit einer mit der Rechtsabteilung abgestimmten Aufbewahrungsregel versehen
  • Die generative Extraktion wird geführt statt geglaubt: Sicherheitsschwellen je Feld, jede Korrektur in der Validation Station protokolliert und der UiPath AI Trust Layer, der entscheidet, welche Modelle wo laufen

Warum jetzt

01

Jede Police setzt ihre eigene Meldefrist, und das polnische Recht knüpft an deren Verletzung Folgen (Zivilgesetzbuch, Art. 818); Gruppen in mehreren Ländern haben zusätzlich meist strengere vertragliche Bedingungen. Ein Register, das die Frist kennt, ist die günstigste Kontrolle für dieses Risiko

02

Der Zuschnitt der Gruppe ändert sich schneller, als ein jährlicher Fragebogen ihn erfasst: zugekaufte Gesellschaften, neue Linien, neu bewertete Anlagen, gewachsener Fuhrpark. Zugleich laufen die modellierten 1.552 € Verwaltung im Monat weiter, unabhängig davon, ob das Register stimmt

03

Das Lesen unstrukturierter Policendokumente braucht kein Modell je Versicherer und kein eigenes OCR-Projekt mehr, und Aufgaben für Menschen werden innerhalb von Microsoft Teams abgeschlossen, das Ganze entsteht also auf dem, was die Gruppe bereits lizenziert

Relevante Führungsrollen

CFO

Versicherungssummen, Selbstbehaltsaufwand und offene Reserven werden zu Zahlen des Rechnungswesens, und der Erneuerungsantrag ist kein jährlicher Vertrauensvorschuss mehr

Leitung Recht

Meldefristen werden zu durchgesetzten Kontrollen mit Nachweiskette statt zu Klauseln in Dokumenten, die niemand erneut liest

COO

Standorte erhalten den Deckungsnachweis am Tag der Anfrage, und die Meldung eines Ereignisses ist eine Nachricht in Teams statt der Suche nach der Person, die die Police hat

Häufige Fragen und Einwände

Ist das nicht die Aufgabe unseres Maklers?

Der Makler platziert die Deckung, berät dazu und führt den Schaden meist mit dem Versicherer. Was kein Makler wissen kann, ist, dass eine Maschine im März zwischen zwei Werken gewechselt hat oder dass ein Standort bereits drei der fünf nötigen Unterlagen hat. Das Register steht auf Ihrer Seite dieser Beziehung und macht den Makler schneller, nicht kleiner.

Wir haben 34 Policen. Lohnt sich dafür eine Automatisierung?

Die Arbeit sind nicht die Policen, sondern die Vorgänge um sie herum, und davon gibt es in der modellierten Gruppe rund 95 im Monat. Das stärkere Argument sind ohnehin Fristen und Nachweise und nicht die Stunden, und deshalb bepreist das Modell beides.

Kann ein Roboter entscheiden, ob etwas ein Schaden ist?

Nein, und er sollte es nicht. Die Automatisierung öffnet den Datensatz, startet die Frist, hängt die Nachweisliste an und legt die Entscheidung einer benannten Person vor. Nichts erreicht einen Versicherer, bevor diese Person handelt.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Eine einzelne Gesellschaft mit einer Handvoll Policen und wenigen Schäden im Jahr, wo ein geteilter Kalender und eine gepflegte Dokumentenbibliothek dasselbe kostenlos leisten
  • Die Gruppe hat die gesamte Verwaltung an ihren Makler oder einen Captive-Manager abgegeben und betrachtet dessen System als führendes Register
  • Die Policen existieren nur auf Papier und es gibt keine Bereitschaft, zuerst den Altbestand zu digitalisieren; das Register muss auf Dokumenten entstehen, bevor es von ihnen gepflegt werden kann

Eine Frage für die nächste Sitzung

Wenn heute Nacht an unserem kleinsten Standort ein schwerer Schaden entstünde, welche Police würde greifen, wer würde den Versicherer benachrichtigen, und bis zu welchem Datum verlangt der Vertrag das?

Vorgehen bei der Umsetzung

Wir starten mit einem Ausschnitt und erweitern erst nach dem Nachweis.

Wir liefern

  • Eine Durchsicht Ihrer Policenübersicht und einer Erneuerungsrunde: was von den Werken verlangt wurde, was zurückkam und wo der Antrag Zeit verloren hat
  • Das Register auf SharePoint: Deckung, Summen, Selbstbehalte, Laufzeiten, Fristen, Makler und Versicherer je Gesellschaft, mit Versionshistorie und Zugriffsregeln
  • Die Extraktion von Policen und Nachträgen, abgestimmt auf Ihre eigenen Bedingungswerke, mit Prüfung für alles Unsichere
  • Das Erneuerungspaket: SAP-Extraktion, den Werksfragebogen in Microsoft Forms mit vorbefüllten Vorjahresantworten und den Nachfassungszyklus
  • Den Schadenweg: Fristen-Countdown, Nachweisliste je Schadenart, Meldung, Ablage der Bestätigung und Reserveverfolgung, dazu Power BI Berichte, den Monatsauszug für das Rechnungswesen und ein Betriebshandbuch

Wir brauchen von Ihnen

  • Die aktuelle Policenübersicht sowie die geltenden Policen und Nachträge als Dateien
  • Die Korrespondenz einer Erneuerungsrunde einschließlich der Werksrückläufer in dem Zustand, in dem sie eingegangen sind
  • Einen Prozessverantwortlichen im Konzernrechnungswesen oder in der Rechtsabteilung, einen Kontakt beim Makler und ein technisches Konto mit Leserechten auf die SAP-Daten

Etappen

Analyse

Policenübersicht, Vorgangsmix, vertragliche Fristen und die Daten hinter den Versicherungssummen

Design

Registerschema, Fristen- und Nachweisregeln sowie die Grenze zwischen Verwaltung und Entscheidung

Aufbau

Extraktionsmodelle, Roboter, das Register auf SharePoint, der Forms-Fragebogen und die Aufgaben in Teams

Validierung

Die Erneuerungsrunde des Vorjahres auf dem gebauten Prozess nachgestellt, dazu eine Stichprobe abgeschlossener Schäden

Go-live

Zuerst eine Gesellschaft oder eine Policenlinie unter Aufsicht, danach die übrige Gruppe mit Hypercare

Abteilungsweit. Der Aufwand folgt der Zahl der Gesellschaften und Policenlinien, der Qualität der SAP-Daten hinter den Versicherungssummen und der Zahl der Makler, mit denen die Gruppe arbeitet.

Die Erneuerungsrunde beginnt in sechs Wochen, und die Daten liegen noch in zwölf Tabellen.

Senden Sie uns Ihre Policenübersicht und den E-Mail-Verlauf einer Erneuerungsrunde: was von den Werken verlangt wurde, was zurückkam, wann der Antrag hinausging. Sie erhalten einen Registerentwurf, die Fristen- und Nachweisregeln, die wir zuerst automatisieren würden, und eine schriftliche Einschätzung dessen, was bei Menschen bleibt.

Jede Police und ihre Frist auflisten

Der Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem

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