Start · Rozwiązania · Operacje i produkcja
Rozwiązanie · Operacje i produkcjaAuto wyjeżdża z kompletem dokumentów, a każde auto demo jest tam, gdzie mówi grafik
Właściwe auto we właściwym salonie i flota demo pod kontrolą
Wniosek o przesunięcie w Teams uruchamia kontrole, dokumenty, transport i przeksięgowanie w DMS; każde auto demo ma wiersz w jednym rejestrze z rezerwacjami, przebiegiem, szkodami i licznikiem okresu demo.
Streszczenie dla zarządu
Koniec z przesuwaniem aut między salonami na telefon i ustalaniem, gdzie są auta demo, przez obdzwanianie.
Doradca wypełnia formularz wniosku, listę Microsoft Lists w zakładce kanału salonu: VIN lub konfiguracja, powód, klient lub zamówienie.
Przesunięcie kosztuje dwuminutowy wniosek zamiast 35 minut na trzech stanowiskach, a auto wyjeżdża z dokumentami, a nie przed nimi.
DMS każdej marki; rejestr aut demo i lista rezerwacji w Microsoft Lists; biblioteka VIN na SharePoint
Problem biznesowy
Logistyka pojazdów
Grupa z dziewięcioma salonami trzyma stok na dziewięciu placach, a klienci nie wybierają auta według placu. Samochody jeżdżą między salonami: pod podpisane zamówienie, żeby zbilansować salon wolniejszy z ruchliwszym, żeby rotować auta demo. Przesuwanie aut jest zdrowe; przesuwanie ich na telefon jest tym, co kosztuje.
Każde przesunięcie to łańcuch drobnych dokumentów należących do różnych stanowisk: protokół przekazania z przebiegiem, poziomem naładowania i szkodami, tablice, potwierdzenie ochrony ubezpieczeniowej, zlecenie transportu, przesunięcie magazynowe w DMS, a między odrębnymi spółkami faktura. Auto wyjeżdża, zanim większość z tego istnieje, i przez kilka dni figuruje w DMS salonu, który opuściło, ubezpieczone na polisie, którą ktoś zakłada, liczone przez dwóch dyrektorów salonów albo przez żadnego.
Auta demo mnożą problem: sześćdziesiąt zarejestrowanych samochodów w pięciu markach i dziewięciu salonach, każdy z okresem demo, który importer ustala w miesiącach i kilometrach, każdy rezerwowany z innego grafiku, każdy prowadzony przez ludzi, których nazwiska trafiają na umowę użyczenia, jeśli w ogóle. Nikt nie potrafi powiedzieć, gdzie jest dane auto, czy rysa była już w zeszłym tygodniu ani które auta minęły punkt, od którego każdy kolejny miesiąc obniża ich cenę.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekDoradca znajduje auto w cotygodniowym eksporcie stoku innego salonu albo dzwoni do jego kierownika sprzedaży i przesunięcie zostaje uzgodnione w rozmowie
- CzłowiekSalon wydający przekazuje kluczyki i teczkę temu, kto akurat jedzie w tamtą stronę: pracownikowi przygotowania, praktykantowi albo lawecie zamówionej mailem
- OczekiwanieAuto stoi już na placu salonu odbierającego, podczas gdy protokół, wpis o tablicach i potwierdzenie ochrony powstają po fakcie, dwa do czterech dni roboczych później
- Ryzyko błęduPrzez te dni auto jest w dwóch miejscach na papierze: w DMS salonu wydającego i fizycznie na cudzym placu, gdzie może zostać sprzedane, zanim stanie się własnością
- SystemAdministracja sprzedaży przeksięgowuje pojazd w DMS, wystawia fakturę między spółkami i archiwizuje to, co wróciło z kierowcą
- CzłowiekAuta demo rezerwuje się w dziewięciu osobnych grafikach; doradca, który obiecał auto na sobotę, w sobotę dowiaduje się, że jest gdzie indziej, a listę floty dla importera odtwarza się co miesiąc telefonicznie
- Ryzyko błęduPrzebieg, szkody i kierowcy są zapisywani na papierowych umowach użyczenia albo wcale; okres demo dla każdego VIN pilnuje się z pamięci i auta wypadają z okna niezauważone
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Najdroższa część tego procesu nie ma własnej pozycji kosztowej.
- Trzydzieści pięć minut na przesunięcie to część widoczna, rozproszona na trzy stanowiska i dziewięć salonów, więc nikt nie widzi w niej procesu.
- Auto w drodze bez dokumentów nie ma właściciela: szkoda wykryta przy odbiorze staje się sporem między dyrektorami salonów, a auto sprzedane przed przeksięgowaniem w DMS daje teczkę rejestracyjną z niewłaściwą spółką.
- Auta demo sprzedane późno sprzedają się taniej, jako starsze auta używane z większym przebiegiem, a strata nigdy nie pojawia się jako pozycja kosztowa, bo sprzedaż i tak się odbywa; klient, który nie dostał jazdy próbnej, to utracona sprzedaż, której też nikt nie liczy.
Koszt zaniechania
Spóźnione auta demo w końcu się sprzedają, po cenie, której żaden raport nie zestawia z ceną sprzed miesiąca, dlatego trzeci wiersz pokazuje swoje założenia: 3 × (23 520 € + 27 600 €) = 153 600 € pracy biurowej plus 20 aut rocznie, dwa miesiące za późno, po 400 € miesięcznie, czyli 48 000 € w trzy lata. Liczba 20 i kwota 400 € to miejsca na własną historię sprzedaży aut podemonstracyjnych grupy; strata jest większa niż praca biurowa, za którą się chowa.
Reszta trwa dalej: auta co miesiąc w dwóch miejscach na papierze, spór o szkodę między dyrektorami salonów co kwartał, raz w roku teczka rejestracyjna z niewłaściwą spółką. Dziesiąty salon dodaje dziesiąty grafik i żaden z tych nawyków się nie skaluje.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Grupa dealerska w Polsce: pięć marek, dziewięć salonów, trzy spółki pod jednym holdingiem, osobny DMS dla każdej marki, Microsoft 365 z Teams na telefonach w każdym salonie.
140 przesunięć pojazdów miesięcznie między salonami, połowa pod zamówienia klientów, jedna trzecia dla bilansowania stoku, reszta dla rotacji aut demo; 60 aut demo z około 480 rezerwacjami miesięcznie.
Przesunięcia uzgadniane telefonicznie i realizowane tego samego dnia, dokumenty i przeksięgowanie w DMS uzupełniane po kilku dniach; auta demo rezerwowane w dziewięciu grafikach, przebieg i szkody na papierze.
Około 35 minut pracy biurowej na przesunięcie i 12 minut na rezerwację auta demo; auta przez kilka dni w dwóch miejscach na papierze; brak rejestru, który mówi, gdzie jest każde auto demo i ile mu zostało okresu.
Wniosek o przesunięcie w Microsoft Teams uruchamia robota, który sprawdza stok, flagę finansowania i ochronę ubezpieczeniową, przygotowuje dokumenty, zamawia transport i przeksięgowuje auto w DMS, gdy salon odbierający potwierdzi przekazanie; auta demo żyją w jednym rejestrze w Microsoft Lists z rezerwacjami, przebiegiem, szkodami i licznikiem okresu demo dla każdego VIN.
W modelowanym przypadku przesunięcie kosztuje dwuminutowy wniosek zamiast 35 minut pracy biurowej, auto wyjeżdża z dokumentami, DMS odzwierciedla ruch w dniu przekazania, a każde auto demo da się zlokalizować, zarezerwować i wycenić na czas. Model ilustracyjny, nie wynik klienta.
Proponowane rozwiązanie
Doradca wypełnia formularz wniosku, listę Microsoft Lists w zakładce kanału salonu: VIN lub konfiguracja, powód, klient lub zamówienie, potrzebna data. Nowy wiersz uruchamia zadanie UiPath, a robot odczytuje z DMS marki status stoku, spółkę właścicielską, flagę finansowania i regułę ochrony ubezpieczeniowej. Wolne auto w obrębie jednej spółki idzie od razu do dokumentów; auto zarezerwowane lub sprzedane, albo przesunięcie między spółkami, trafia do kierownika sprzedaży salonu wydającego jako zatwierdzenie w Microsoft Teams.
Po zwolnieniu robot przygotowuje protokół, wpis o tablicach, potwierdzenie ochrony i zlecenie transportu albo zadanie jazdy dla własnych kierowców grupy. W miejscu docelowym osoba odbierająca potwierdza przebieg, poziom naładowania i szkody w zadaniu Action Center na telefonie w Teams, a zdjęcia trafiają do folderu VIN w kanale salonu. Po potwierdzeniu robot księguje ruch w DMS, wystawia w razie potrzeby dokument między spółkami, archiwizuje wszystko pod VIN na SharePoint i zamyka wniosek.
Flota demo to druga lista, jeden wiersz na VIN, z salonem, statusem, przebiegiem i okresem demo importera w miesiącach i kilometrach. Doradcy rezerwują przez tę samą zakładkę; robot sprawdza, czy auto jest w tym salonie, wolne o tej porze i w swoim oknie. Wydanie i zwrot to zadania Action Center; zgłoszona usterka otwiera zadanie umówienia wizyty w serwisie, a robot niczego nie diagnozuje. Co noc robot przesuwa licznik okresu demo i zgłasza kierownikowi aut używanych auta, które w ciągu trzydziestu dni wyjdą z okna. Bez udziału AI.
Kolejki, wyzwalacze i magazyn poświadczeń UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service dla Microsoft OneDrive & SharePoint, Microsoft Teams i Microsoft Outlook 365; zadania UiPath Action Center z powiadomieniami do obsługi w Microsoft Teams; aplikacja Microsoft Teams Approvals; Microsoft Lists jako zakładki Teams; Power BI jako zakładka Teams
Listy, kontrole dla każdej marki, szablony dokumentów, logikę transportu, księgowanie w DMS, rejestr aut demo z licznikiem okresu i flagą trzydziestu dni, zadania w Teams, model Power BI i podręcznik operacyjny
DMS każdej marki przez API, jeśli istnieje, w przeciwnym razie przez ekrany przesunięć w automatyzacji UI; powiadomienie ubezpieczyciela lub brokera mailem, jeśli wymaga tego polisa flotowa
Jak działa proces po automatyzacji
- CzłowiekDoradca składa wniosek o przesunięcie w zakładce Teams: VIN lub konfiguracja, powód, klient lub zamówienie, potrzebna data
- AutomatyzacjaNowy wiersz uruchamia robota, który odczytuje z DMS marki status stoku, spółkę właścicielską, flagę finansowania i regułę ochrony
- CzłowiekAuto zarezerwowane lub sprzedane, albo przesunięcie między spółkami, trafia do kierownika sprzedaży salonu wydającego jako zatwierdzenie w Teams
- AutomatyzacjaRobot składa protokół, wpis o tablicach i potwierdzenie ochrony, wysyła zlecenie transportu lub przydziela kierowcę i oznacza auto jako w drodze
- CzłowiekOsoba odbierająca wypełnia zadanie przekazania na telefonie w Teams: przebieg, poziom naładowania, szkody; zdjęcia trafiają do folderu VIN w kanale salonu
- AutomatyzacjaPo potwierdzeniu robot księguje ruch w DMS, wystawia w razie potrzeby dokument między spółkami, archiwizuje dokumenty pod VIN i zamyka wniosek
- AutomatyzacjaRezerwacje aut demo z tej samej zakładki są sprawdzane pod kątem salonu, terminu i okna; zadania wydania i zwrotu zbierają przebieg, naładowanie i szkody; co noc licznik okresu przesuwa się, a auta bliskie końca okna są zgłaszane kierownikowi aut używanych
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Odczyt statusu stoku, spółki właścicielskiej, flagi finansowania i reguły ochrony dla każdego VIN
- Składanie dokumentów i zlecenia transportu oraz księgowanie ruchu w DMS po potwierdzeniu
- Sprawdzanie rezerwacji aut demo pod kątem salonu, terminu i okna, przesuwanie licznika okresu i zgłaszanie aut bliskich końca okna
Ludzie decydują o
- Tym, czy auto zarezerwowane lub sprzedane zostaje zwolnione, i po jakiej cenie przesunięcia między spółkami
- Tym, czy auto dotarło zgodnie z opisem: odbierający potwierdza przebieg, naładowanie i szkody, zanim DMS się zmieni
- Regułach: okres demo dla marki, ochrona dla rodzaju tablic, kto zatwierdza, kto może prowadzić i co dzieje się z autem demo wychodzącym z okna
Przed i po
Systemy i integracje
Tam, gdzie wystarczy reguła, nie używamy modelu. Tam, gdzie potrzebny jest osąd, decyduje człowiek.
Wejścia
- wnioski o przesunięcie i rezerwacje aut demo w Microsoft Lists
- status stoku i sprzedaży dla każdego VIN w DMS każdej marki
- flaga finansowania dla każdego VIN
- reguły ochrony dla rodzaju tablic
- okres demo importera dla każdej marki
- potwierdzenia i zdjęcia z telefonów
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- DMS każdej marki
- rejestr aut demo i lista rezerwacji w Microsoft Lists
- biblioteka VIN na SharePoint
- skrzynka zleceń przewoźnika
- model semantyczny Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zakładka wniosków i rezerwacji w Teams; Teams Approvals dla zwolnień; zadania Action Center w Teams; zakładka floty w Power BI; dzienne podsumowanie w kanale każdego salonu
Wykorzystane technologie
kontrole, składanie dokumentów, księgowanie w DMS, licznik okresu demo; kolejki, wyzwalacze, magazyn poświadczeń, dziennik uruchomień
Auruchamia przepływ z nowego wiersza listy; archiwizuje dokumenty pod VIN; publikuje podsumowania w kanałach; wysyła zlecenia transportu
Apotwierdzenie przekazania, wydanie i zwrot aut demo, zadania umówienia serwisu
Azwolnienie auta zarezerwowanego lub sprzedanego oraz przesunięć między spółkami
Aformularz wniosku, rejestr aut demo i lista rezerwacji
Aflota według salonu i dnia, przesunięcia w drodze, auta bliskie końca okna, jako zakładka Teams
Astatus stoku, rezerwacje, księgowanie przesunięć, dokument między spółkami; API, jeśli dostępne, w przeciwnym razie ekrany przesunięć
CIlustracyjny model ekonomiczny
Zacznijcie od kwestionowania założeń.
W kalkulatorze są wyłącznie przesunięcia, bo to zdarzenie powtarzalne: 140 miesięcznie, po 35 minut pracy biurowej na trzech stanowiskach, przy 24 € za godzinę, pełnym koszcie uśrednionym dla doradców, administracji i kierowników sprzedaży. Rezerwacje aut demo są poza tymi wierszami i wyceniono je w następnej sekcji. Niczego nie mierzono u klienta; wiersze pokazują uwolnioną zdolność, nie zredukowane etaty.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Przesunięcie kosztuje dwuminutowy wniosek zamiast 35 minut na trzech stanowiskach, a auto wyjeżdża z dokumentami, a nie przed nimi
- DMS pokazuje ruch w dniu przekazania, więc księga stoku, dyrektorzy salonów i dział finansowy liczą te same auta na tych samych placach
- Auto demo obiecane na sobotę jest w sobotę w salonie, naładowane i bez otwartej usterki, bo rezerwację sprawdzono w rejestrze, a nie w grafiku
- Przebieg, kierowcy i szkody są zapisywane przy każdym wydaniu i zwrocie, a auta bliskie końca okna są wyceniane, póki decyzja jest jeszcze coś warta
Perspektywa zarządu
- Flota według salonu i dnia w zakładce Power BI: gdzie jest każde auto demo, kto je ma, jaki ma przebieg i ile dni okna mu zostało
- Przesunięcia w drodze z imiennym kierowcą i spodziewanym przyjazdem oraz liczba dni od wniosku do przeksięgowania w DMS jako cotygodniowy wskaźnik
- Wykorzystanie każdego auta demo i salonu, żeby wielkość floty demo wynikała z liczby jazd próbnych, a nie z tego, który salon głośniej prosił
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Gdzie leżą dane i kto je widzi.
- Konto robota w każdym DMS może odczytywać stok i księgować przesunięcia, nic więcej; jego sekret leży w sejfie, z którego Orchestrator korzysta w czasie uruchomienia, a każde zadanie jest logowane w regionie UE UiPath Automation Cloud
- Wnioski, rejestry, protokoły i zdjęcia pozostają w tenancie Microsoft 365 grupy, widoczne w każdym salonie dla jego pracowników, a między salonami dla biura grupy
- Wnioskujący nie może zatwierdzać, odbierający potwierdza przed zmianą w DMS, a reguły są wersjonowane na liście i zmieniane wyłącznie przez menedżera floty grupy
- Kopie praw jazdy nie trafiają do rejestru; umowa użyczenia ma etykietę przechowywania Purview, a nazwiska kierowców i przebiegi są przechowywane tak długo, jak wymaga polityka grupy
Dlaczego teraz
Więcej aut przechodzi przez więcej salonów: w 2025 r. zarejestrowano w Polsce 597,4 tys. nowych samochodów osobowych, o 8,3% więcej niż w 2024 r. (PZPM i KPMG, luty 2026), a rejestracje aut elektrycznych wzrosły o ponad 160% do 43 311 (PZPM, styczeń 2026); elektryczne auto demo dodaje do każdego zwrotu poziom naładowania
Praca biurowa to około 1 970 € miesięcznie na przesunięcia i 2 300 € na rezerwacje, zanim wyceni się choć jedno spóźnione auto demo, a dziesiąty salon płaci to podwójnie
Zadania Action Center wykonuje się w Microsoft Teams, nowy wiersz w Microsoft Lists uruchamia zadanie UiPath, a Power BI działa jako zakładka Teams, wszystko w tenancie, który grupa już ma
Role zarządcze, których to dotyczy
Auta są tam, gdzie klient, auta demo tam, gdzie mówi grafik, a dziewięć salonów widać na jednym ekranie zamiast w dziewięciu telefonach
Flota demo wymagana standardami marki jest rezerwowana, prowadzona i rotowana według zapisu i wyceniana przed końcem okna
Przesunięte auto przyjeżdża z protokołem i zdjęciami, a spór o szkodę w drodze kończy się, zanim się zacznie
DMS, księga stoku i plac zgadzają się w dniu przekazania, a przesunięcia między spółkami są dokumentowane wtedy, gdy się dzieją
Częste pytania i zastrzeżenia
Przepływ wie, które salony należą do jednej spółki. W jej obrębie to ruch magazynowy; między dwiema robot wystawia dokument między spółkami według reguły ceny przesunięcia ustalonej przez CFO, po zatwierdzeniu przez kierownika sprzedaży.
I powinni; od telefonu zaczyna się transakcja. Zmienia się to, że żadna laweta nie jest zamawiana i żaden protokół nie istnieje, dopóki nie ma wniosku, a wniosek zajmuje dwie minuty.
Wtedy rejestr go odczytuje, zamiast zastępować. Modułowi brakuje widoku całej grupy w pięciu markach i dziewięciu salonach oraz licznika okresu demo dla każdego VIN.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Jeden lub dwa salony w tym samym mieście i garść przesunięć miesięcznie: wystarczy wspólna lista i zasada, że żadne auto nie wyjeżdża bez protokołu
- Status stoku w DMS nie jest aktualizowany na bieżąco; kontrole odziedziczyłyby błędy, więc najpierw dyscyplina stokowa
- Bolączką są odsetki od finansowania, a nie ruch aut: auto sprzedane we wtorek i wciąż na linii w piątek to problem uzgodnień i od niego trzeba zacząć
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Gdzie dziś wieczorem stoi sześćdziesiąt naszych aut demo, kto prowadził każde z nich w zeszłym tygodniu i które z nich byłyby już warte więcej, gdyby wyceniono je miesiąc temu?
Podejście wdrożeniowe
Zaczynamy od jednego wycinka procesu i rozszerzamy dopiero po dowodzie.
Dostarczamy
- Analizę z menedżerem floty, administracją sprzedaży i dwoma salonami: powody przesunięć, komplet dokumentów, reguły ochrony, ekrany DMS, okresy demo
- Formularz wniosku, rejestr aut demo i listę rezerwacji w Microsoft Lists, z uprawnieniami dla każdego salonu
- Roboty: kontrole w DMS, dokumenty, zlecenie transportu, księgowanie w DMS, licznik okresu i flagę trzydziestu dni; zadania Action Center i zatwierdzenie w Teams
- Zakładkę floty w Power BI i podręcznik operacyjny dla administracji sprzedaży
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy protokołów przesunięć lub maili, które je zastępują, oraz listy aut demo z datami rejestracji i przebiegiem
- Menedżera floty grupy jako właściciela procesu, dyrektora salonu do pilotażu oraz kont robotów do każdego DMS, Teams i skrzynki floty
- Reguł ochrony dla rodzajów tablic, okresu demo dla każdej marki i reguły ceny przesunięcia między spółkami
Etapy
Analiza
Powody przesunięć, komplet dokumentów, reguły ochrony, ekrany DMS, okresy demo
Projekt
Listy, kontrole dla każdej marki, reguła zatwierdzania, szablony, uprawnienia, model floty
Budowa
Roboty, integracja z DMS każdej marki, zadania i zatwierdzenia w Teams, rejestry, zakładka Power BI
Pilotaż i wdrożenie
Dwa salony i jedna marka, potem pozostałe marki i salony z opieką powdrożeniową
Szybki efekt. Nakład zależy od liczby systemów DMS i tego, czy udostępniają API, oraz od tego, czy przesunięcia są ruchami magazynowymi, czy sprzedażą między spółkami.
Sześćdziesiąt aut demo, a na pytanie „gdzie ono jest?” wciąż odpowiada telefon.
Prosimy o protokoły przesunięć z trzech miesięcy lub maile, które je zastępują, oraz listę aut demo z datami rejestracji. Odpowiadamy pisemną oceną: ile przesunięć odbyło się przed dokumentami, które auta demo są już po okresie i pierwszym szacunkiem uwolnionych godzin pracy biurowej.
Zlokalizujmy razem Państwa auta demoTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z odsetkami od aut już wydanych klientom i z ręcznym uzgadnianiem zestawień finansującego z placem.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaOd umowy do wydania auta bez zapomnianego dokumentuKoniec z przesuwaniem wydań w piątek, bo dokument, montaż albo faktura były niczyim zadaniem aż do soboty.
Zobacz rozwiązanie Sprzedaż i marketingWycena auta w rozliczeniu w 20 min, z kosztem przygotowaniaKlient chce dziś ceny za stare auto. Kierownik aut używanych jest na spotkaniu, a oferta przychodzi jutro.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejDealerzy samochodowi