Start · Rozwiązania · Zarząd i planowanie
Rozwiązanie · Zarząd i planowanieJeden zestaw liczb dla zarządu, odświeżany nocą zamiast składany przez cztery dni
Pakiet zarządczy w Power BI zamiast czternastu plików Excel
Roboty pobierają dane ze wszystkich systemów źródłowych według harmonogramu, właściciele opisują odchylenia w Teams, a zarząd czyta jeden nadzorowany model zamiast arkusza.
Streszczenie dla zarządu
Pakiet dla zarządu nie powinien zależeć od tego, który analityk i którego dnia scalił który arkusz.
Budujemy warstwę, która powinna była leżeć pod pakietem od początku.
Pakiet jest gotowy dzień roboczy po zamknięciu księgi, a nie piątego dnia, więc decyzje zapadają tydzień wcześniej.
model semantyczny i obszar roboczy Power BI; aplikacja Power BI z odbiorcami zarządu, funkcji i oddziałów; biblioteka SharePoint z wyciągami i PDF
Problem biznesowy
Raportowanie zarządcze
Pakiet powstaje, bo żaden system w grupie nie ma całego obrazu. Księga główna zna przychód i koszt, ale nie zna lejka sprzedaży. CRM zna lejek, ale nie wie, co zostało dostarczone. System kadrowy zna zatrudnienie, ale nie wie, na które MPK je obciążyć. Raz w miesiącu ktoś zestawia te widoki obok siebie i tym kimś jest analityk ze skoroszytem.
Praca przypada na najgorszy tydzień. Pakiet składa się w trakcie trwającego zamknięcia, więc liczby są wklejane, wklejane ponownie i uzgadniane z wersją, która już się zmieniła. Komentarze zbiera się mailem od ośmiu właścicieli, a połowa odpowiada w terminie.
Przy większej skali pakiet staje się obciążeniem. Każdy nowy oddział to kolejne pliki i kolejne ręczne mapowanie. Definicje się rozjeżdżają: etat w wyciągu kadrowym to nie ten sam etat co w raporcie kosztowym, a różnica kryje się w kolumnie, do której nikt nie zagląda. Zarząd zaskoczony dwa razy zamawia własne wyciągi i pracy jest dwa razy więcej.
Jak to wygląda dzisiaj
Zanim pakiet zostanie zautomatyzowany, powstaje plik po pliku, a droga wygląda podobnie niezależnie od tego, jaki ERP stoi pod spodem:
- CzłowiekAnalityk pobiera zestawienie obrotów i sald oraz raporty MPK do folderu danego miesiąca
- OczekiwanieDwa z czternastu plików przychodzą z opóźnieniem, bo oddział nie zamknął miesiąca
- CzłowiekLiczby są wklejane do skoroszytu głównego, a zerwane łącza z poprzedniego miesiąca naprawiane ręcznie
- SystemLejek sprzedaży jest eksportowany z CRM i porównywany z księgą; różnicę się odnotowuje, a nie wyjaśnia
- CzłowiekKomentarze są ponaglane mailem u ośmiu właścicieli i wklejane w takiej formie, w jakiej przyjdą
- Ryzyko błęduZatrudnienie w wyciągu kadrowym i w raporcie kosztowym nie zgadza się, a uzgodnienie siedzi w ukrytej zakładce
- OczekiwaniePakiet wychodzi jako PDF, a poprawiona wersja idzie w ciągu dwóch dni
- Ryzyko błęduGdy analityk, który zbudował zakładkę, jest na urlopie, nikt nie odtworzy sposobu wyliczenia liczby
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
To nie jest praca, którą ktoś zaplanował.
- Cztery dni w miesiącu zużywają ludzie najlepiej przygotowani do interpretacji liczb, a zamiast tego przenoszą je między plikami.
- Decyzje czekają na pakiet. Interwencja w słabym oddziale, która mogłaby ruszyć trzeciego dnia roboczego, rusza dziesiątego.
- Spory uzgodnieniowe nie są darmowe. Gdy CRM i księga się nie zgadzają, spotkanie rozstrzyga, która liczba jest prawdziwa, zamiast decydować, co zrobić.
- Każda niewyjaśniona różnica kosztuje zaufanie, a zarząd, który przestaje wierzyć pakietowi, zamawia raporty równoległe.
- Ponieważ definicje żyją w formułach, a nie w modelu, ten sam wskaźnik liczony jest na dwa sposoby, a rozbieżność wychodzi przy audytorze.
Koszt zaniechania
Trwanie przy obecnym rozwiązaniu jest wygodne i dlatego pakiet przechodzi każdy przegląd. Cztery dni wracają co miesiąc, poprawiona wersja idzie za pierwszą, a zarząd przyzwyczaja się do liczb, w które wierzy połowicznie. Rośnie natomiast różnica między tempem biznesu a tempem jego raportowania: decyzje o cenie, zdolnościach i zatrudnieniu zapadają na liczbach sprzed trzech tygodni.
Drugie ryzyko to koncentracja. Wiedza o pakiecie nie jest udokumentowana: trzech analityków i jeden skoroszyt, każde z osobna jako pojedynczy punkt awarii. Odejście osoby z zespołu raportowego to przerwa w raportowaniu, a odtwarzanie logiki z formuł kosztuje więcej niż zamodelowanie jej raz, póki jej autorzy są jeszcze w firmie.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Wielooddziałowa grupa usługowa, około 1 400 osób w jedenastu lokalizacjach w czterech krajach; SAP S/4HANA jako księga główna, CRM dla lejka sprzedaży, osobny system kadrowy, system operacyjny z godzinami wykonanymi oraz Power BI Pro w finansach.
Czternaście plików źródłowych miesięcznie; trzech analityków po cztery dni robocze, łącznie dwanaście dni analityka; sześćdziesiąt stron, ośmiu właścicieli komentarzy, dwie korekty na kwartał.
Wyciągi pobiera się ręcznie, wkleja do skoroszytu głównego, uzgadnia w miarę czasu, opakowuje w komentarze zebrane mailem i publikuje jako PDF szóstego dnia roboczego.
Samo składanie. Cztery dni ręcznej konsolidacji dzielą zamknięcie księgi od chwili, gdy zarząd cokolwiek zobaczy, a spóźniona korekta cofa część pracy.
Roboty pobierają każde źródło według harmonogramu, kontrole sprawdzają kompletność względem księgi, nadzorowany model semantyczny Power BI trzyma definicje, właściciele piszą komentarz na karcie w Microsoft Teams, a pakiet wychodzi jako aplikacja Power BI z PDF obok.
Pakiet jest gotowy rano po zamknięciu księgi, dwanaście dni analityka przechodzi ze składania na analizę, a przekroczenia progów trafiają do konkretnego menedżera w dniu, w którym się pojawiają. To model, a nie pomiar.
Proponowane rozwiązanie
Budujemy warstwę, która powinna była leżeć pod pakietem od początku. Roboty działają według harmonogramu w Orchestratorze i pobierają te same wyciągi, które dziś pobiera analityk: obroty i salda oraz MPK z SAP, lejek z CRM, zatrudnienie z systemu kadrowego, godziny rozliczalne z systemu operacyjnego.
Każdy wyciąg dostaje datę i trafia do modelu semantycznego Power BI, w którym mieszkają definicje: jedna miara przychodu, jedna etatu, jedna wykorzystania zasobów, jedna logika okresów. Każdy raport jest przekrojem tego modelu. Sumy kontrolne rozstrzygają, czy model w ogóle się opublikuje: jeśli księga i wyciąg się nie zgadzają, przebieg zatrzymuje się, a człowiek dostaje informację, czego brakuje.
Komentarze zbieramy tam, gdzie właściciele pracują. Power Automate wysyła każdemu Adaptive Card w Microsoft Teams z jego odchyleniem i terminem; treść zapisuje się z nazwiskiem i znacznikiem czasu. Pakiet publikowany jest jako aplikacja Power BI z odbiorcami dla zarządu, szefów funkcji i dyrektorów oddziałów oraz jako PDF. Alert danych wysyła przekroczenia progów na kanał zarządczy w Teams.
Jedna uwaga o platformie. Model importowy odświeżany według harmonogramu w obszarze roboczym Power BI Pro wystarcza na start; pojemność Microsoft Fabric ma znaczenie przy Direct Lake nad OneLake, przy odświeżaniu częstszym niż pozwala Pro, przy odbiorcach bez licencji imiennej od F64 wzwyż oraz przy Copilot in Power BI. Warstwa konwersacyjna opisana na tej stronie, czyli asystent zarządu i poranny brief, odpowiada wtedy z nadzorowanego modelu, a nie z czternastu arkuszy.
Wyzwalacze czasowe, kolejki i ślad audytowy UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service do SAP, Microsoft OneDrive & SharePoint i Microsoft Teams; modele semantyczne Power BI, aplikacje z odbiorcami, subskrypcje i alerty danych; zabezpieczenia na poziomie wiersza oparte o grupy Microsoft Entra ID; Adaptive Cards z Power Automate w Teams
Roboty pobierające dane i ich harmonogram, kontrole warunkujące publikację, model semantyczny wraz z miarami, strony raportu i raport stronicowany stojący za PDF, obieg komentarzy oraz progi alertów
Pobieranie z SAP przez aktywności UiPath SAP (BAPI i OData albo SAP GUI tam, gdzie nie ma API raportowego); system operacyjny przez własne API z UiPath Integration Service Connector Builder
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaOrchestrator uruchamia pobieranie każdej nocy, a w uzgodnione dni zamknięcia dodatkowo wcześnie rano, każde źródło jako osobna pozycja kolejki
- SystemRoboty pobierają księgę, MPK, lejek, zatrudnienie i godziny wykonane z SAP, CRM oraz systemów kadrowego i operacyjnego do datowanych wyciągów
- AutomatyzacjaKontrole działają przed publikacją: liczby wierszy, sumy kontrolne względem księgi, brakujące MPK, znaczniki waluty i okresu
- AutomatyzacjaModel semantyczny się odświeża; miary, hierarchie i okresy porównawcze zdefiniowane są raz właśnie tam, a nie w skoroszycie
- CzłowiekKażdy właściciel komentarza dostaje w Teams kartę ze swoim odchyleniem, pisze dwa lub trzy zdania i raz otrzymuje przypomnienie po terminie
- AutomatyzacjaPakiet publikowany jest w aplikacji Power BI dla odbiorców z zarządu i wysyłany jako PDF w subskrypcji
- AutomatyzacjaPrzekroczenie progu podnosi alert danych na kanał zarządczy w Teams w chwili zakończenia odświeżania
- SystemKażdy przebieg, źródło, suma kontrolna, komentarz i publikacja są rejestrowane, więc każda liczba prowadzi z powrotem do swojego wyciągu
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Pobieranie danych z każdego źródła według harmonogramu, z ponowieniami i zapisem, co i kiedy zostało pobrane
- Kontrole kompletności i uzgodnienia, łącznie z wstrzymaniem publikacji, gdy suma kontrolna się nie zgadza
- Odświeżanie modelu, publikację dla odbiorców aplikacji, subskrypcję PDF oraz alerty
- Przypomnienia dla właścicieli komentarzy i złożenie ich treści w pakiet
Ludzie decydują
- Co znaczą wskaźniki. Definicje, hierarchie i progi pozostają własnością finansów, a każda zmiana jest wersjonowana
- Komentarz: dlaczego liczba się zmieniła i co zostanie z tym zrobione
- Czy nieudana kontrola to problem danych, czy realne zdarzenie biznesowe, zanim pakiet zostanie wydany
- Kto należy do której grupy odbiorców i które liczby ogranicza zabezpieczenie na poziomie wiersza
Przed i po
Systemy i integracje
Nie dokładamy technologii, żeby architektura wyglądała poważniej. Każdy element poniżej ma w tym procesie konkretne zadanie.
Wejścia
- obroty i salda oraz MPK z SAP S/4HANA
- lejek i umowy z CRM
- zatrudnienie i absencje z systemu kadrowego
- godziny wykonane z systemu operacyjnego
- szablon Excel Online dla liczb nieistniejących nigdzie indziej
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- Power Automate
Systemy docelowe
- model semantyczny i obszar roboczy Power BI
- aplikacja Power BI z odbiorcami zarządu, funkcji i oddziałów
- biblioteka SharePoint z wyciągami i PDF
Punkty styku z człowiekiem: karty komentarzy w Microsoft Teams; alerty progowe na kanale zarządczym; aplikacja Power BI w Teams lub na telefonie
Wykorzystane technologie
pobieranie danych według harmonogramu, kolejki, ponowienia, historia przebiegów i audyt
Adostęp przez API do księgi i biblioteki raportowej
Anadzorowany model, opublikowany pakiet, PDF i alerty
Atam, gdzie klient ma pojemność: Direct Lake nad OneLake, odbiorcy bez licencji imiennych od F64
Akarty komentarzy dla właścicieli, przypomnienia i kierowanie alertów
Amiejsce, w którym powstaje komentarz i w którym czyta się pakiet oraz alerty
Awyciągi źródłowe i kontrolowany szablon dla liczb, których nie ma nigdzie indziej
Aobroty i salda, MPK oraz dane okresowe przez standardowe interfejsy
AIlustracyjny model ekonomiczny
Ile to jest warte, policzone krok po kroku.
Każdy krok rachunku jest pokazany, żeby dało się go sprawdzić, a każde wejście ilustruje powyższy scenariusz, a nie pomiar u klienta. Dwanaście dni analityka miesięcznie to trzech analityków przez cztery dni robocze, dzień roboczy liczymy jako 480 minut, a 35 € za godzinę to pełny koszt analityka finansowego w Europie Środkowej. Pokazujemy uwolnioną zdolność, a nie redukcję etatów.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Pakiet jest gotowy dzień roboczy po zamknięciu księgi, a nie piątego dnia, więc decyzje zapadają tydzień wcześniej
- Dwanaście dni analityka miesięcznie przechodzi ze składania liczb na ich wyjaśnianie, czyli na pracę, za którą grupa płaci
- Jedna definicja wskaźnika dla wszystkich odbiorców; widok oddziału, kraju i zarządu to przekroje tego samego modelu
- Pytania na spotkaniu są rozstrzygane na miejscu przez otwarcie liczby, a nie zamieniane w punkt do wyjaśnienia
- Przekroczenie progu trafia do odpowiedzialnego menedżera w dniu, w którym pojawia się w danych, a nie na kolejnym przeglądzie
- Dołączenie oddziału lub kraju oznacza zmapowanie jednego źródła, a nie dwóch arkuszy więcej i kolejnego dnia scalania
Perspektywa zarządu
- Każdą liczbę można prześledzić od wizualizacji przez model do datowanego wyciągu i przebiegu, który go utworzył
- Komentarz staje się zapisem: kto wyjaśnił które odchylenie, kiedy i do czego się zobowiązał
- Kalendarz raportowy staje się przewidywalny i przestaje zależeć od tego, który analityk jest dostępny
- Korekta danych jest widoczna, a nie cicha: liczba zmieniona po publikacji zmienia się wraz z wersją i uzasadnieniem
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Gdzie leżą dane i kto je widzi.
- Roboty czytają systemy źródłowe z dedykowanych kont mających wyłącznie prawa raportowe; hasła pobiera w czasie przebiegu Orchestrator z sejfu kluczy w Państwa środowisku
- Dostęp wynika z grup Microsoft Entra ID: odbiorcy aplikacji Power BI i zabezpieczenia na poziomie wiersza w modelu, dzięki czemu dyrektor oddziału otwiera ten sam raport i widzi swój oddział. Zabezpieczenia na poziomie wiersza działają dla odbiorców, więc zarząd i oddziały są odbiorcami raportu, a nie członkami obszaru roboczego
- Wyciągi, model i pakiet pozostają w Państwa środowisku Microsoft 365; automatyzacja pracuje w regionie UE UiPath Automation Cloud tam, gdzie wymagana jest rezydencja europejska
- Zmiana definicji wskaźnika jest zgłaszana, zatwierdzana przez jej właściciela, wersjonowana i widoczna w historii modelu
- Zapis audytowy obejmuje przebieg, źródło, sumy kontrolne, autora komentarza i publikację, więc skorygowaną liczbę da się wyjaśnić także później
Dlaczego teraz
Pojemności Power BI Premium zostały wycofane na rzecz pojemności Fabric, więc większość organizacji i tak wraca dziś do tematu platformy raportowej; zbudowanie pakietu na nadzorowanym modelu przy tej okazji oszczędza drugą migrację
Dwanaście dni analityka wychodzi z firmy co miesiąc niezależnie od tego, czy pakietowi się wierzy, co w modelu daje około 3 360 € zdolności finansów przeznaczonej na przepisywanie
Pobieranie danych przez konektory, modele semantyczne odświeżające się same i Adaptive Cards w Teams to dziś zwykła konfiguracja; wysiłek przesunął się z budowy platformy na uzgodnienie definicji
Role zarządcze, których to dotyczy
Pakiet przestaje być wytworem trzech osób, a staje się modelem, którego właścicielem są finanse, publikowanym w dacie wpisanej do kalendarza
Decyzje o cenie, zdolnościach i zatrudnieniu przesuwają się na pierwszy tydzień miesiąca i zapadają na liczbach, o które nikt się nie spiera
Wskaźniki oddziałów, wykorzystania i realizacji siedzą w tym samym modelu co finanse, więc problem operacyjny i jego wpływ na marżę to jeden widok
Raportowanie zarządcze wychodzi z czternastu arkuszy na dyskach prywatnych na rzecz udokumentowanego odświeżania, modelu dostępu i śladu audytowego
Częste pytania i zastrzeżenia
Większość wdrożeń stawia raporty nad tymi samymi ręcznymi wyciągami, więc praca w arkuszach przenosi się jedynie za dashboard. Tu zmienia się warstwa pod spodem: pobieranie przez roboty według harmonogramu, sumy kontrolne wstrzymujące publikację i jeden model, w którym mieszkają definicje.
Wtedy robot korzysta z tego samego interfejsu co człowiek, bez nadzoru i według harmonogramu, i tworzy taki sam datowany wyciąg. To normalna sytuacja przy starszych systemach i dlatego zaczynamy od inwentaryzacji pobrań, a nie od modelu.
Nie na start. Obszar roboczy Pro spokojnie obsłuży model importowy z harmonogramem i aplikację. Pojemność ma znaczenie przy Direct Lake nad OneLake, częstszym odświeżaniu, odbiorcach bez licencji imiennej od F64 wzwyż oraz przy Copilot in Power BI. Dobieramy ją, gdy model już istnieje.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Jeżeli pakiet to naprawdę jeden raport z jednego systemu ERP, harmonogram eksportu i pojedynczy raport są tańsze niż model
- Jeżeli definicje wskaźników są wciąż sporne między finansami a biznesem, najpierw trzeba je rozstrzygnąć; automatyzacja sprawia, że sporna liczba przychodzi szybciej, a nie że staje się poprawna
- Jeżeli w najbliższych miesiącach planowana jest wymiana systemu ERP lub kadrowego, mapujemy definicje teraz, a pobieranie budujemy po przełączeniu
Pytanie na najbliższe posiedzenie
W którym dniu roboczym miesiąca zarząd widzi ostateczne liczby i ile osobodni kosztuje firmę ich przygotowanie?
Podejście wdrożeniowe
Co dokładnie dostarczamy i czego potrzebujemy na start.
Dostarczamy
- Warsztat definicyjny: lista wskaźników, właściciel każdej definicji, hierarchie i progi dla zarządu
- Roboty pobierające dane z każdego systemu źródłowego, z harmonogramem, ponowieniami i zapisem każdego przebiegu
- Kontrole kompletności i uzgodnienia rozstrzygające, czy pakiet może zostać opublikowany
- Model semantyczny Power BI, strony raportu i raport stronicowany stojący za PDF
- Obieg komentarzy w Teams: właściciele, terminy, przypomnienia i archiwum
- Alerty progowe, grupy odbiorców aplikacji oraz model dostępu na poziomie wiersza
- Jeden miesiąc równolegle z dotychczasowym pakietem, potem przełączenie i wzmożone wsparcie
Potrzebujemy od Państwa
- Dwóch ostatnich pakietów zarządczych i czternastu plików źródłowych, z których powstały
- Wskazanego właściciela każdej definicji wskaźnika i każdej sekcji komentarza
- Kont z prawem odczytu do systemów źródłowych oraz obszaru roboczego w Państwa środowisku Power BI
- Obecnej listy dystrybucyjnej i informacji, kto co może zobaczyć
Etapy
Definicje
Lista wskaźników, właściciele, hierarchie i progi; ustalenie, skąd bierze się każda liczba
Pobieranie
Roboty, harmonogramy i sumy kontrolne dla każdego źródła
Model
Model semantyczny, miary, zabezpieczenia i strony raportu tworzące pakiet
Komentarze i alerty
Karty w Teams, terminy, przypomnienia i reguły progowe
Praca równoległa
Jeden miesiąc obok dotychczasowego pakietu, uzgodniony pozycja po pozycji
Przekazanie
Publikacja dla odbiorców z zarządu, wzmożone wsparcie i instrukcja operacyjna
Działowe. Nakład zależy od liczby systemów źródłowych, jakości ich eksportów oraz tego, jak bardzo różnią się dziś definicje wskaźników.
Ile z czternastu plików pod Państwa pakietem zarządczym przeczytałby robot?
Prosimy o listę plików źródłowych ostatniego pakietu zarządczego wraz z właścicielem i raportem, z którego pochodzą. Odsyłamy inwentaryzację pobrań i listę definicji wskaźników, które trzeba uzgodnić najpierw.
Sprawdźmy źródła pakietu zarządczegoTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z ręcznym składaniem dziennej gotówki z czterech portali bankowych; przychodzi za późno i nikt jej nie ufa.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowanieJeden poranny obraz każdej marki, salonu i serwisuCztery DMS, cztery portale importerów, dziewięć lokalizacji, a zarząd widzi miniony miesiąc po trzech tygodniach.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćUzgodnienia kont i księgowania, które zamykają się sameKoniec z zamykaniem miesiąca przez zgrywanie sald do Excela i dopraszanie się akceptacji e‑mailem.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowanieZbieranie budżetu i prognoz bez chaosu wersjiKoniec z kwartałem pracy analityka zużytym na zbieranie arkuszy od właścicieli MPK.
Zobacz rozwiązanie Case studyAsystent zarządu na TeamsAgent AI dostępny na Microsoft Teams odpowiada na pytania zarządu o finanse, sprzedaż i operacje w kilka sekund.
Zobacz case study Case studyPoranny brief zarządu, codziennie o 7:00Zarząd zaczyna dzień z pełnym obrazem firmy — zanim ktokolwiek zdąży o niego poprosić.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerceUsługi i IT