Start · Rozwiązania · Sprzedaż i marketing
Rozwiązanie · Sprzedaż i marketingReguły liczą, a cena trafia do klienta jeszcze tej samej godziny
Oferta frachtowa, zanim zapytanie ostygnie
Zapytania są odczytywane na bieżąco i wyceniane z Państwa taryfy, dopłaty paliwowej i reguł opłat dodatkowych; na człowieka czekają tylko oferty poniżej widełek marży.
Streszczenie dla zarządu
Państwa odpowiedź wychodzi w czwartek; ładunek zabukowano we wtorek u tego, kto wycenił pierwszy.
Proces działa na UiPath Platform i w Państwa środowisku Microsoft 365, za które już Państwo płacą.
Odpowiedź trafia do klienta, gdy zapytanie jest jeszcze otwarte, a tam rozstrzygają się zlecenia spotowe.
rejestr ofert jako lista SharePoint; zlecenie w TMS po akceptacji; raporty Power BI
Problem biznesowy
Stawki i wyceny
Spedytor sprzedaje cenę. Nie ma katalogu: każde zapytanie to osobne ćwiczenie z wyceny, złożone z relacji, typu pojazdu, daty, zestawu ryzyk i reguły marży, a te same cztery linijki trafiły do trzech innych firm. Zamówienie dostaje ta cena, która jest wiarygodna i wcześniejsza.
Dane do tej ceny istnieją i są spisane, tyle że w różnych miejscach. Stawki kontraktowe leżą w skoroszycie na klienta; dopłata paliwowa to w większości biur spedycyjnych procent liczony od publikowanego indeksu oleju napędowego, trzymany w osobnym pliku; opłaty drogowe należą do trasy, a dopłaty za sprzęt do tego, co oddział jest w stanie w danym tygodniu podstawić. Opłaty dodatkowe, które decydują o tym, czy ładunek w ogóle zarabia, są w pamięci jednej osoby: postój po limicie darmowego czasu, drugi rozładunek, wymiana palet.
Uprawnienia marżowe spowalniają to jeszcze bardziej. Każda firma ma próg, poniżej którego oferta wymaga kierownika, a kierownik jest na spotkaniu, u klienta albo w trasie. Zgoda opiera się na zdaniu na czacie, a nie na kalkulacji, która za nią stoi.
W skali brakuje przede wszystkim zapisu. Wygrana oferta staje się zleceniem w TMS; przegrana nie zostawia relacji, ceny ani powodu. Doroczny przegląd taryf jest więc sporem między ludźmi, którzy pamiętają różne tygodnie.
Jak to wygląda dzisiaj
Tak wygląda dział wycen w większości biur spedycyjnych, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekZapytanie wpływa na skrzynkę współdzieloną, na portal klienta albo telefonicznie, a spedytor przejmuje je w wewnętrznym wątku
- CzłowiekRelacja jest wyszukiwana w taryfie klienta albo szacowana z przedziału kilometrowego, gdy jej tam nie ma
- SystemDopłata paliwowa, ryczałt na opłaty drogowe i dopłata za sprzęt są odczytywane z osobnych plików i dodawane ręcznie
- OczekiwanieOpłaty dodatkowe ustala się, pytając kolegę albo oddział obsługujący relację, co zajmuje minuty albo cały poranek
- CzłowiekSpedytor pisze ofertę jako maila, część założeń podaje, resztę zostawia w domyśle
- OczekiwanieOferty poniżej progu marży czekają na zgodę kierownika przez telefon lub czat, do następnego popołudnia
- Ryzyko błęduWygrane oferty są wpisywane do TMS; przegrane nie są rejestrowane nigdzie, więc nikt nie wie, ile zapłacił rynek
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
To nie jest praca, którą ktoś zaplanował.
- O wygranej częściej decyduje szybkość niż cena. Na relacji spotowej, do której zaproszono trzech spedytorów, druga odpowiedź trafia zwykle na decyzję już podjętą, a godziny, które ją opóźniły, poszły na wyszukiwanie danych.
- Założenia trzymane w głowie spedytora, a nie w ofercie, wracają jako spory o fakturę. Darmowy czas postoju i wymiana palet są uzgadniane milczeniem, a faktura za opłaty dodatkowe kilka tygodni później jest pierwszą wiadomością klienta na ten temat.
- Przegrane oferty to najcenniejsze dane, których firma nie zbiera. Skuteczność ofert w podziale na relacje i typ pojazdu jest jedynym uczciwym miernikiem tego, czy taryfa leży powyżej czy poniżej rynku, a same wygrane zlecenia go nie dadzą.
Koszt zaniechania
Przegrane zapytanie nie zostawia dokumentu, reklamacji ani wpisu w żadnym systemie, i właśnie dlatego ten proces trwa. Godziny z tabeli powyżej da się policzyć; przychodu, który poszedł do tego, kto odpowiedział we wtorek, już nie, a żaden raport nie oddziela ładunku przegranego na cenie od przegranego na kalendarzu.
Starzeje się przede wszystkim taryfa. Stawki negocjuje się raz w roku wobec rynku, który rusza się co miesiąc, a jedynym dowodem, jaki spedytor wnosi do rozmowy, są oferty przyjęte. Bez tych odrzuconych tabelę koryguje ten, kto lepiej argumentuje.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Polski spedytor drogowy, 180 osób w trzech oddziałach, drobnica i ładunki całopojazdowe między Polską, Niemcami, Beneluksem i Włochami; TMS, CRM, Microsoft 365 E3, dwunastu spedytorów w dziale wycen.
1 450 zapytań miesięcznie; około 70% mailem, 20% z portali klientów, 10% z giełdy transportowej lub telefonicznie; mniej więcej jedna trzecia przypada na relacje kontraktowe, reszta jest spotowa.
Każda oferta powstaje ręcznie z taryfy, pliku z dopłatą paliwową, ryczałtu na opłaty drogowe i tego, co oddział mówi o opłatach dodatkowych; wszystko poniżej progu marży czeka na kierownika.
Około 21 minut na zapytanie: wyszukiwanie, kalkulacja, redakcja maila i ponaglanie zgody, przy medianie odpowiedzi wychodzącej następnego dnia roboczego.
Zapytania są odczytywane na bieżąco; reguły składają cenę z taryfy kontraktowej, dopłaty paliwowej za dany okres, typu pojazdu i opłat dodatkowych właściwych relacji; oferty w zatwierdzonych widełkach wychodzą w kilka minut z wypisanymi założeniami, pozostałe trafiają do wskazanego akceptanta w Microsoft Teams.
W modelowanym przypadku dział wycen odpowiada w tej samej godzinie, każda oferta niesie założenia, na których ją policzono, a wygrane i przegrane oferty leżą w jednym rejestrze. Nic tu nie pochodzi z projektu u klienta; liczby są modelem.
Proponowane rozwiązanie
Proces działa na UiPath Platform i w Państwa środowisku Microsoft 365, za które już Państwo płacą. Konektor Microsoft Outlook 365 obserwuje skrzynkę ofertową; robot loguje się do portali udostępniających wyłącznie ekran. Każde zapytanie staje się pozycją kolejki w UiPath Orchestrator, a UiPath Document Understanding odczytuje wiadomość i załączniki, zwracając miejsca, daty, wagę, palety, wymagany pojazd i dane ADR wraz ze współczynnikiem pewności dla każdego pola; wszystko poniżej progu trafia do zadania weryfikacji, a nie do zgadywania.
Wycena jest deterministyczna, i to celowo. Zestaw reguł, którego właścicielem są spedycja i finanse, dopasowuje relację do taryfy kontraktowej klienta, schodzi do przedziału kilometrowego i taryfy sprzętowej tam, gdzie taryfy nie ma, dolicza dopłatę paliwową za dany okres, ryczałt drogowy i opłaty dodatkowe właściwe relacji. Żaden model nie wymyśla liczby: silnik czyta, reguły liczą, a każda wartość pochodzi z tabeli utrzymywanej przez Państwa ludzi.
To marża decyduje, czy potrzebny jest człowiek. Oferty mieszczące się w zatwierdzonych widełkach wychodzą ze skrzynki w kilka minut, z założeniami i terminem ważności wpisanymi w treść. Oferta poniżej widełek staje się zadaniem w UiPath Action Center, które wskazany akceptant wykonuje wewnątrz Microsoft Teams, widząc kalkulację kosztu, złamaną regułę i ostatnie ceny na tej relacji; akceptant zwalnia ofertę, koryguje ją albo odrzuca.
Każda oferta trafia następnie do jednego rejestru: dane wejściowe, cena, założenia, akceptacje, wynik. Rejestr to lista SharePoint w Państwa środowisku, czytana przez Power BI, więc skuteczność ofert w podziale na relacje i klientów staje się raportem, a nie sporem.
UiPath Document Understanding ze współczynnikami pewności i zadaniami Document Validation; kolejki, wyzwalacze, zasoby i dziennik audytu UiPath Orchestrator; powiadomienia z akcjami UiPath Action Center w Microsoft Teams; konektory UiPath Integration Service dla Microsoft Outlook 365 oraz Microsoft OneDrive & SharePoint; Power BI na liście SharePoint
Przyjęcie ze skrzynki, portali i powiadomień z giełd; schemat ekstrakcji i progi; reguły stawek, dopłat, opłat drogowych i sprzętu; tabelę opłat dodatkowych na typ relacji; widełki marży i ścieżkę akceptacji; szablon oferty, rejestr i raporty
Zapis zlecenia w Państwa TMS po akceptacji, przez udokumentowany interfejs tam, gdzie dostawca go publikuje, a poza tym przez wymianę plików lub ekrany; dane klienta i segmentu z CRM; logowanie do portali dostępnych wyłącznie przez ekran
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaSkrzynka, portale i powiadomienia z giełd są odpytywane; każde zapytanie staje się pozycją kolejki z kanałem, klientem i godziną wpływu
- AutomatyzacjaDocument Understanding odczytuje wiadomość i załączniki i zwraca relację, daty, wagę, palety, wymagany pojazd i ADR, ze współczynnikiem pewności dla każdego pola
- CzłowiekPola poniżej progu i zapytania, którym brakuje danych nie do uzupełnienia regułą, trafiają do zadania weryfikacji załatwianego w sekundy
- SystemReguły wyceniają ładunek: stawka kontraktowa albo przedział kilometrowy, dopłata paliwowa za okres, ryczałt drogowy, dopłata za sprzęt, opłaty dodatkowe relacji
- AutomatyzacjaOferty w zatwierdzonych widełkach wychodzą ze skrzynki w kilka minut, z założeniami, terminem ważności i numerem referencyjnym
- CzłowiekOferty poniżej widełek trafiają do wskazanego akceptanta w Microsoft Teams z kalkulacją kosztu i złamaną regułą; akceptant zwalnia, koryguje albo odrzuca
- AutomatyzacjaKażda oferta, wysłana czy odrzucona, jest zapisywana w rejestrze; akceptacja tworzy zlecenie w TMS, a odpowiedź klienta albo upływ ważności zamyka wpis
- AutomatyzacjaPower BI raportuje skuteczność ofert, marżę ofertową i czas odpowiedzi w podziale na relacje, klientów i spedytorów
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Przyjęcie z każdego kanału, rozpoznanie powtórzonego zapytania, przypisanie do klienta i segmentu
- Odczyt zapytania i załączników oraz kierowanie niepewnych pól do człowieka zamiast zgadywania
- Arytmetykę: stawkę kontraktową lub taryfową, dopłatę paliwową, opłaty drogowe, dopłatę za sprzęt, opłaty dodatkowe i marżę
- Wysyłkę oferty, prowadzenie rejestru, zlecenie po akceptacji i zamykanie ofert po terminie ważności
Ludzie decydują o
- Każdej cenie poniżej widełek marży, zwalnianej, korygowanej lub odrzucanej przez wskazanego akceptanta w Microsoft Teams
- Relacjach bez kontraktowej stawki zakupowej, gdzie spedytor musi najpierw zabezpieczyć transport, żeby cena cokolwiek znaczyła
- Niepewnych lub brakujących danych zapytania, potwierdzanych albo poprawianych w zadaniu weryfikacji
- Samych regułach: taryfy, okresy dopłat, tabele opłat dodatkowych i progi marży zostają po stronie biznesu
Przed i po
Systemy i integracje
Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.
Wejścia
- skrzynka ofertowa w Outlook
- portale klientów dostępne wyłącznie przez ekran
- powiadomienia z giełd transportowych
- taryfy kontraktowe i tabela dopłat paliwowych
- dane klientów i segmentów z CRM
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- rejestr ofert jako lista SharePoint
- zlecenie w TMS po akceptacji
- raporty Power BI
Punkty styku z człowiekiem: akceptacja marży w Microsoft Teams; zadanie Document Validation; kanał działu wycen w Teams
Wykorzystane technologie
odczyt zapytań i załączników: relacja, daty, waga, palety, pojazd, ADR; współczynnik pewności dla pola
Apozycja kolejki na zapytanie, reguły wyceny, logowanie do portali, ponowienia, taryfy jako wersjonowane zasoby, audyt
Azadania Document Validation dla niepewnych pól; akceptacja marży jako zadanie aplikacyjne w Microsoft Teams
Awyzwalacz „email received” na skrzynce ofertowej; oferta wysyłana z tego samego adresu
Arejestr ofert jako lista SharePoint; oryginały zapytań przy każdym wpisie
Aakceptacje marży jako powiadomienia z akcjami; wpis w kanale przed upływem ważności oferty
Askuteczność ofert, marża ofertowa i czas odpowiedzi w podziale na relacje, klientów i spedytorów, z rejestru
AIlustracyjny model ekonomiczny
Model, a nie obietnica.
Dwunastu spedytorów dzieli między siebie 1 450 zapytań, a tabela wycenia wyłącznie ich pracę przy biurku: znalezienie relacji, odczytanie dopłaty, ustalenie opłat dodatkowych z kolegą, napisanie wiadomości i ponaglanie zgody. 25 € to pełny koszt godziny pracy spedytora w Polsce. Nic poniżej nie zostało zmierzone u klienta, a marża, którą wygrywa wcześniejsza odpowiedź, celowo leży poza tą arytmetyką.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Odpowiedź trafia do klienta, gdy zapytanie jest jeszcze otwarte, a tam rozstrzygają się zlecenia spotowe
- Każdy spedytor wycenia daną relację tak samo, więc cena nie zależy już od tego, kto akurat miał czas
- Założenia i termin ważności są wpisane w ofertę, więc opłata dodatkowa fakturowana później została wyceniona na wstępie
- Akceptacje marży odbywają się w Microsoft Teams na kalkulacji kosztu, w minutach zamiast w przerwach dnia kierownika
- Wygrane i przegrane oferty leżą w jednym rejestrze, więc skuteczność w podziale na relacje i klientów jest liczbą, a nie wspomnieniem
Perspektywa zarządu
- Czas odpowiedzi przestaje być anegdotą: mediana godzin od zapytania do oferty jest widoczna per oddział i klient
- Próg marży obowiązuje przy każdej ofercie, nie tylko przy tych, które trafiają do kierownika, a każdy wyjątek niesie swoje uzasadnienie
- Taryfy i okresy dopłat są korygowane na dowodach z ofert wygranych i przegranych, więc kolejne negocjacje zaczynają się od danych
- Zdolność ofertowa idzie za liczbą zapytań, a nie za etatami, co liczy się najbardziej wtedy, gdy wolumen się rusza
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Gdzie leżą dane i kto je widzi.
- Robot ma własne konto, z uprawnieniami Microsoft Graph zawężonymi wyłącznie do skrzynki ofertowej przez Exchange RBAC for Applications, a jego dane logowania do portali i TMS leżą w magazynie poświadczeń Orchestrator, a nie w definicji procesu czy w logu
- Zapytania, oferty, taryfy i rejestr zostają w Państwa środowisku Microsoft 365; ekstrakcja i orkiestracja działają w regionie EU UiPath Automation Cloud
- Wycena nie jest czarną skrzynką: tabele stawek, okresy dopłat, taryfy opłat dodatkowych i widełki marży są wersjonowanymi zasobami, a każda zmiana to datowana i przypisana edycja
- Oferty poniżej widełek nie może zwolnić osoba, która ją policzyła, a każda decyzja jest zapisana z użytkownikiem i znacznikiem czasu
Dlaczego teraz
Eurostat opublikował 31 lipca 2026 roku dane o transporcie drogowym za 2025 rok: przewozy drogowe w UE osiągnęły 1 886 mld tonokilometrów, o 0,9% więcej niż w 2024 roku, przy spadku cross-trade o 3,7% i kabotażu o 3,0%. Wzrost nie rozkłada się równo, więc kolejny ładunek zdobywa się na konkurencji, a nie na rosnącym rynku, i to w dniu, w którym dociera cena.
Odczyt półustrukturyzowanego zapytania ze współczynnikiem pewności dla każdego pola i akceptacja wewnątrz Microsoft Teams to dziś funkcje platformy, a nie projekt programistyczny.
Zdolność działu wycen w modelu to około 12 700 € miesięcznie, wydawane na wyszukiwanie danych, które zestaw reguł kończy w sekundę.
Role zarządcze, których to dotyczy
Czas odpowiedzi staje się liczbą, którą firma zarządza, a przegrywane zapytania przestają być niewidoczne
Każda oferta jest liczona wobec reguły marży, która obowiązuje, a nie jest pamiętana, a różnica między marżą ofertową a zrealizowaną staje się widoczna
Spedytorzy poświęcają dzień na transport, klientów i wyjątki, a taryfa jest broniona dowodami
Częste pytania i zastrzeżenia
Reguły nie wyceniają tych nietypowych. Wyceniają relacje, które pokrywa Państwa taryfa i cennik, a to w większości działów zdecydowana większość zapytań, i przekazują resztę spedytorowi z gotowym kompletem danych. Nie chodzi o to, żeby usunąć osąd, tylko żeby przestać wydawać go na arytmetykę.
Widełki są Państwa i obowiązują przy każdej ofercie, także tych, które dotąd wychodziły bez wiedzy kierownika. Wszystko poniżej progu zatrzymuje się u wskazanego akceptanta, który widzi teraz kalkulację kosztu zamiast liczby na czacie.
To normalne i właśnie dlatego ekstrakcja zwraca współczynnik pewności dla każdego pola, a nie płaską odpowiedź. Swobodny tekst czytany jest jak załącznik, a to, czego model nie jest pewien, zamienia się w pięciosekundowe potwierdzenie, a nie w błędną cenę.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Mniej niż mniej więcej dwieście zapytań miesięcznie, gdzie dział wycen nie jest wąskim gardłem, a wspólny plik z taryfą da więcej
- Ładunki projektowe, ponadgabarytowe, czarter i przewozy multimodalne wyceniane od zera, gdzie nie ma bazy taryfowej, na której reguła mogłaby się oprzeć
- Wycena prowadzona już w module ofertowym TMS, ze stawkami utrzymywanymi w środku; problemem jest tam utrzymanie danych, a nie składanie ceny
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Czy przegraliśmy zapytania ostatniego kwartału na cenie, czy na dniu, w którym odpowiedzieliśmy, i czy cokolwiek w tej firmie potrafi wskazać różnicę?
Podejście wdrożeniowe
Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.
Dostarczamy
- Miesiąc Państwa zapytań wraz z ofertami, które na nie odpowiedziały, przeczytany pod kątem kanałów, formatów i traconych minut; schemat ekstrakcji i progi dostrojone do Państwa formatów
- Zestaw reguł wyceny: taryfy, przedziały kilometrowe, okresy dopłat paliwowych, ryczałty drogowe, dopłaty za sprzęt, opłaty dodatkowe na typ relacji
- Widełki marży, ścieżkę akceptacji i akceptację w Teams z załączoną kalkulacją kosztu
- Szablon oferty z blokiem założeń, rejestr, zlecenie w TMS i raporty Power BI
- Pilotaż na jednym oddziale, potem wdrożenie z hypercare i instrukcję dla działu wycen
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy zapytań wraz z wysłanymi ofertami i informacją, co się z każdą stało
- Taryf, reguł dopłat paliwowych, ryczałtów drogowych i tabel opłat dodatkowych w takiej postaci, w jakiej istnieją
- Właściciela procesu w dziale wycen i osoby w finansach odpowiadającej za progi marży
- Skrzynki ofertowej, witryny SharePoint oraz kont do TMS i portali
Etapy
Rozpoznanie
Zapytania i oferty przeczytane od początku do końca: kanały, formaty, relacje, dane wejściowe wyceny
Projekt
Zestaw reguł, widełki marży, macierz akceptantów, szablon oferty, model bezpieczeństwa
Budowa
Przyjęcie, ekstrakcja, reguły wyceny, akceptacje w Teams, rejestr i zlecenie w TMS
Walidacja
Historyczne zapytania wycenione ponownie i porównane z tym, co podali Państwa spedytorzy
Uruchomienie
Jeden oddział pod nadzorem, potem reszta z hypercare
Optymalizacja
Progi, reguły opłat dodatkowych i widełki marży strojone na rejestrze
Działowe. Nakład pracy zależy od liczby struktur taryfowych stojących za Państwa ofertami, od tego, ile zapytań przychodzi jako swobodny tekst, oraz od tego, czy TMS przyjmuje zlecenie przez interfejs.
Cena wysłana w czwartek konkuruje z trzema, które wyszły we wtorek.
Prosimy o dwieście ostatnich zapytań wraz z podanymi cenami i informacją, co się z każdą stało. Odsyłamy udział, który zestaw reguł wyceniłby samodzielnie, wyjątki, które nadal trafiałyby do spedytora, oraz relacje, na których Państwa taryfa traci pieniądze.
Sprawdźmy reguły na 200 zapytaniachTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Dziewięćdziesięciu klientów, dziewięćdziesiąt sposobów przysyłania zleceń i spedytor przepisujący każde do TMS.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćFracht fakturowany w dniu dostawy, nie po miesiącuZlecenia czekają na miesięczny przebieg fakturowania, a postojowe zapisane długopisem nigdy nie trafia na fakturę.
Zobacz rozwiązanie ZakupyPorównanie ofert dostawców w ciągu godzinyKoniec z płaceniem kupcom za przepisywanie cen, jednostek i terminów z PDF-ów do arkuszy porównawczych.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejTransport i logistyka