Start · Rozwiązania · Łańcuch dostaw
Rozwiązanie · Łańcuch dostawBłąd znajdujemy u Państwa, zanim zgłoszenie trafi do systemu celnego
Zgłoszenia celne przyjęte za pierwszym razem
Roboty budują dane zgłoszenia z dokumentów klienta, wykonują kontrole odpowiadające za większość odrzuceń jeszcze przed wysyłką, a każdą odpowiedź zamieniają w zadanie ze wskazanym polem.
Streszczenie dla zarządu
Ciężarówka stoi, a agent odświeża ekran. Większość tych odrzuceń widać było w dokumentach.
Proces zaczyna się w skrzynce, na którą klienci i tak piszą.
Zgłoszenie, które zostałoby odrzucone, zatrzymuje się w biurze, gdzie poprawka kosztuje minuty, a nie popołudnie na przejściu granicznym.
Państwa oprogramowanie celne lub udokumentowany krajowy kanał celny; teczka sprawy w SharePoint; teczka spedycyjna w TMS
Problem biznesowy
Agencja celna
Zgłoszenie celne to zestaw danych złożony z dokumentów napisanych w zupełnie innym celu. Faktura handlowa istnieje po to, żeby ktoś zapłacił. Lista pakowa po to, żeby magazyn policzył palety. Dokument przewozowy po to, żeby kierowca udowodnił, co przyjął. Nic nie zobowiązuje tych trzech dokumentów do zgodności, a zadaniem agenta jest pogodzić je w coś, co system celny przyjmie za pierwszym razem.
To uzgadnianie jest pracą niewidoczną. Masy się różnią, bo lista pakowa policzyła paletę, a faktura nie. Liczba pozycji się różni, bo dwie pozycje połączono dla wygody kupującego. Nowy odbiorca nie ma jeszcze identyfikatora w kartotece. Kody biorą się z tego, co zastosowano ostatnio dla tego samego towaru: zwykle słusznie, a czasem właśnie dlatego zgłoszenie jest korygowane rok później.
Kiedy zgłoszenie zostaje odrzucone, skutek pojawia się poza biurem: ciężarówka na przejściu granicznym, kontener czekający na zwolnienie, klient dzwoniący do opiekuna handlowego zamiast na stanowisko. Wszyscy wiedzą, że odrzucenia się zdarzają; nikt nie potrafi powiedzieć, które trzy pola odpowiadają za ich większość.
Jak to wygląda dzisiaj
Niezależnie od tego, jakie oprogramowanie celne stoi na biurkach, tak wygląda ścieżka w agencji, która rosła razem z klientami.
- CzłowiekSprawa klienta przychodzi mailem, z załączoną fakturą, listą pakową i dokumentem przewozowym
- CzłowiekDane nagłówka i pozycji są przepisywane do programu celnego: strony, wartości, waluta, masy, opakowania, kody, procedura
- Ryzyko błęduGdy dokumenty różnią się co do masy albo liczby opakowań, przyjmowana jest wartość najbardziej prawdopodobna i sprawa idzie dalej
- SystemZgłoszenie zostaje wysłane, a agent co kilka minut wraca do ekranu, żeby zobaczyć, co przyszło w odpowiedzi
- OczekiwanieOdrzucenie przychodzi jako kod i komunikat, a agent ustala, którego elementu danych dotyczy
- CzłowiekPoprawka zostaje naniesiona, zgłoszenie wysłane ponownie, a klient dostaje informację, że sprawa jest prowadzona
- Ryzyko błęduNic nie odnotowuje, który klient, dokument czy pole to spowodowały, więc ta sama przyczyna wraca w przyszłym tygodniu
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Budżet pokazuje etaty. Nie pokazuje, na co idą.
- Poprawki liczą się jako praca: zgłoszenie wysłane trzy razy to trzy przejścia przez te same ekrany, a statystyki wydajności stanowiska nie odróżniają tego od trzech zgłoszeń.
- Czekanie ktoś opłaca i na początku rzadko jest to agencja: ciężarówka stojąca na przejściu to stracone popołudnie przewoźnika w tym tygodniu i problem agencji przy najbliższym przetargu.
- Nikt nie odpowiada za przyczyny. Odrzucenie zamyka się w chwili poprawienia, więc komunikat, pole i klient, który za nim stoi, nie zostawiają śladu, a dwaj klienci przysyłający komplety, które nigdy się nie zgadzają, są wyceniani dokładnie tak samo jak ci, u których wszystko się zgadza.
- Doświadczenie gromadzi się w złym miejscu: agenci, którzy czytają komunikat o odrzuceniu i od razu wiedzą, o co chodzi, nie mogą wziąć tygodnia wolnego we wrześniu.
Koszt zaniechania
Ciężarówki stojącej na przejściu granicznym nie ma w żadnym z powyższych wierszy. W modelu zbudowanym z minut pracy odrzucenie obsłużone w kwadrans i odrzucenie obsłużone po przerwie kosztują dokładnie tyle samo; w rzeczywistości nie. W transporcie drogowym przywozowa deklaracja skrócona jest wymagana na godzinę przed przybyciem, a na wezwanie organu celnego w ramach analizy ryzyka trzeba odpowiedzieć, zanim analiza zostanie wznowiona.
Narasta natomiast niewiedza. Odrzucenia poprawia się pojedynczo i nikt ich nie zlicza, więc agencja nie potrafi powiedzieć, czy co miesiąc zawodzą te same trzy pola ani czy połowa z nich pochodzi od dwóch klientów. Sprawa, która na końcu zawsze zostaje poprawiona, wygląda z perspektywy spotkania zarządu tak samo jak sprawa, w której nic się nie wydarzyło.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Polska agencja celna w grupie spedycyjnej: 90 osób, z czego jedenaście pracuje przy zgłoszeniach w dwóch oddziałach przy granicy lądowej i w biurze portowym; oprogramowanie celne na biurkach, obok TMS spedycyjny, Microsoft 365 E3.
3 100 zgłoszeń celnych miesięcznie dla około 140 stałych klientów, w imporcie, eksporcie i tranzycie; dokumenty przychodzą jako załączniki do maili, w kilkunastu powtarzalnych układach.
Agent otwiera obok siebie fakturę, listę pakową i dokument przewozowy, przepisuje dane do programu celnego, wysyła je i czeka na odpowiedź.
Około 16 minut na zgłoszenie przygotowania i poprawek, uśrednione dla sprawy przyjętej za pierwszym razem i takiej, która wraca dwukrotnie; mniej więcej co siódme zgłoszenie jest przynajmniej raz odrzucane, a żaden raport nie wskazuje pola.
Roboty składają zestaw danych zgłoszenia z dokumentów klienta, stosują jego własne reguły taryfowe i proceduralne oraz wykonują kontrole odpowiadające za większość odrzuceń, zanim cokolwiek zostanie wysłane.
W modelowanym przypadku standardowa sprawa powstaje bez dotykania klawiatury, rośnie odsetek zgłoszeń przyjętych za pierwszym razem, bo kontrole działają przed wysyłką, a jedenastu agentów zajmuje się klasyfikacją i klientami, z którymi trzeba porozmawiać. To model, a nie obserwacja.
Proponowane rozwiązanie
Proces zaczyna się w skrzynce, na którą klienci i tak piszą. Nowa wiadomość otwiera jedną sprawę w kolejce Orchestrator, załączniki są rozdzielane i klasyfikowane, a UiPath Document Understanding odczytuje fakturę, listę pakową, dokument przewozowy i towarzyszące im świadectwa do jednego zestawu danych, powiązanego z teczką spedycyjną.
Kolejny etap jest celowo mało efektowny. Zanim cokolwiek zostanie wysłane, zestaw danych przechodzi kontrole odpowiadające za większość odrzuceń: wartości pozycji wobec sumy faktury, masa brutto wobec netto i wobec dokumentu przewozowego, liczba i oznaczenia opakowań, jednostki uzupełniające, waluta i warunki dostawy, identyfikatory stron, dokumenty poprzednie, zapas na gwarancji oraz obecność każdego kodu w tabeli klienta. Kontrola, która nie przechodzi, zatrzymuje jedno zgłoszenie i tworzy jedno zadanie.
Klasyfikacja świadomie pozostaje przy ludziach: gdy towaru nie ma w tabeli klienta, sprawa zostaje wstrzymana, decyduje agent, a decyzja wraca do tabeli z nazwiskiem i datą. Czyste zgłoszenie trafia do kanału, który przyjmuje Państwa oprogramowanie celne, albo jako XML zgodny z opublikowaną specyfikacją krajowego kanału celnego. Przyjęcie zapisuje numer referencyjny w teczce sprawy i informuje klienta; odrzucenie otwiera sprawę na nowo w Microsoft Teams wraz z komunikatem i polem.
Gotowe modele UiPath Document Understanding dla dokumentów Invoices, Packing Lists i Bills of Lading wraz z Validation Station; UiPath Orchestrator: kolejki, wyzwalacze i magazyn poświadczeń; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Outlook 365, Microsoft Teams oraz Microsoft OneDrive & SharePoint; zadania UiPath Action Center w Microsoft Teams
Model przyjęcia i sprawy, konfigurację odczytu układów dokumentów Państwa klientów, zestaw kontroli przedwysyłkowych i jego parametry dla poszczególnych klientów, tabelę klasyfikacyjną wraz z zapisem zwrotnym, obsługę wysyłki i odpowiedzi oraz tablicę odpraw
Przekazanie danych do Państwa oprogramowania celnego przez UiPath Integration Service Connector Builder tam, gdzie dokumentuje ono interfejs, albo wymianę XML zgodną z opublikowaną specyfikacją krajowego kanału celnego
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaNowa wiadomość w skrzynce klienckiej otwiera jedną sprawę; załączniki są rozdzielane, klasyfikowane i wiązane z teczką spedycyjną
- AutomatyzacjaDocument Understanding odczytuje fakturę, listę pakową i dokument przewozowy, a pola tworzą jeden zestaw danych
- SystemZestaw kontroli działa przed wysyłką: sumy wobec pozycji, brutto wobec netto i wobec dokumentu przewozowego, liczba opakowań, jednostki uzupełniające, identyfikatory stron, gwarancja i każdy kod wobec tabeli klienta
- CzłowiekTo, co nie przechodzi reguły, trafia do agenta jako zadanie UiPath Action Center w Microsoft Teams, z polem, dwiema rozbieżnymi wartościami i stroną dokumentu za każdą z nich
- AutomatyzacjaCzyste zgłoszenie trafia do kanału, który przyjmuje Państwa oprogramowanie celne, albo jako XML do krajowego kanału celnego, i dalej czeka na odpowiedź, a nie na człowieka
- AutomatyzacjaPrzyjęcie zapisuje numer referencyjny w teczce sprawy i w teczce spedycyjnej oraz powiadamia klienta; odrzucenie otwiera sprawę na nowo jako zadanie
- AutomatyzacjaTablica odpraw aktualizuje się w ciągu dnia: co złożono, co czeka na odpowiedź, co wróciło i na której regule
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Odczyt dokumentów klienta, złożenie jednego zestawu danych zgłoszenia i powiązanie go z teczką spedycyjną
- Wykonanie wszystkich kontroli spójności, kompletności i formatu przed wysyłką komunikatu, na każdym zgłoszeniu, a nie na próbce
- Wysyłkę, odpytywanie o odpowiedzi, zapis numeru referencyjnego i śladu komunikatów oraz informowanie klienta o stanie sprawy
Człowiek decyduje
- O kodzie taryfowym dla towaru, którego nie ma w tabeli klienta, i o każdym kodzie zakwestionowanym przez kontrolę
- O procedurze celnej, wartości celnej oraz o tym, czy sprawa jest korygowana, wycofana czy składana ponownie
- Co zrobić z odrzuceniem, którego przyczyna leży w dokumentach klienta, a nie w samym zgłoszeniu
- O samych regułach: tolerancje, parametry klientów i tabela klasyfikacyjna pozostają w gestii kierownika działu celnego
Przed i po
Systemy i integracje
Nie dokładamy technologii, żeby architektura wyglądała poważniej. Każdy element poniżej ma w tym procesie konkretne zadanie.
Wejścia
- dokumenty klienta przesyłane mailem
- tabela klasyfikacyjna i kartoteka stron klienta
- numer teczki spedycyjnej w TMS
- odpowiedzi z kanału celnego
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- Państwa oprogramowanie celne lub udokumentowany krajowy kanał celny
- teczka sprawy w SharePoint
- teczka spedycyjna w TMS
Punkty styku z człowiekiem: zadania UiPath Action Center w Microsoft Teams; Validation Station dla dokumentów nieczytelnych; tablica odpraw w kanale Teams zespołu
Wykorzystane technologie
gotowe modele Invoices, Packing Lists i Bills of Lading odczytują komplet handlowy; Validation Station dla pól o niskiej pewności
Ajedna sprawa na zgłoszenie; reguły, wysyłka, odpytywanie o odpowiedzi, ponowienia i ślad audytowy
Aprzyjęcie ze skrzynki, teczka sprawy, wpisy w Teams, styk z kanałem celnym
Azadania walidacyjne i odrzucenia rozstrzygane tam, gdzie pracuje agent
Ateczka sprawy: dokumenty, wysłany zestaw danych, komunikaty zwrotne, objęte retencją
Atablica odpraw: złożone, oczekujące na odpowiedź, odrzucone, według przyczyny i klienta
Audokumentowany kanał dla komunikatów AES, AIS i NCTS2: dwustronny XML zgodny z opublikowanym XSD, ze środowiskiem testowym
BIlustracyjny model ekonomiczny
Ile to jest warte, policzone krok po kroku.
Odrzucenie nie jest tu wyceniane jako zdarzenie: nie istnieje wiarygodna instytucjonalna liczba mówiąca, ile kosztuje, a jej wymyślenie byłoby najszybszym sposobem na zafałszowanie tej strony. Wyceniany jest czas pracy: szesnaście minut na zgłoszenie, uśrednione dla sprawy przyjętej za pierwszym razem i takiej, która wraca dwukrotnie, przy przykładowym pełnym koszcie godziny pracy na stanowisku celnym w Polsce. Odsetek co siódmego odrzucenia należy do tego scenariusza.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Zgłoszenie, które zostałoby odrzucone, zatrzymuje się w biurze, gdzie poprawka kosztuje minuty, a nie popołudnie na przejściu granicznym
- Przepustowość stanowisk przestaje zależeć od jakości dokumentów: szczyty przyjmuje kolejka, a godziny agentów idą na sprawy wymagające oceny
- Klienci dowiadują się o stanie sprawy bez pytania, a opiekun handlowy przestaje być najszybszą drogą do informacji, którą system już ma
- Nowy klient jest wdrażany konfiguracją, więc nieznany komplet dokumentów nie jest szkoleniem dla jedenastu osób
- Przyczyny odrzuceń stają się uporządkowaną listą, co zmienia rozmowę z klientem o jakości dokumentów z wrażenia w udokumentowaną prośbę
Perspektywa zarządu
- Odrzucenia przestają być anegdotą: która reguła, który klient, który dokument, jak często i jak długo trzymało to sprawę otwartą
- Przepustowość widać, zanim stanie się problemem: co złożono, co czeka na odpowiedź, co jest otwarte po obiecanym terminie
- Wiedza żyjąca w ocenie dwóch agentów staje się tabelą z właścicielem i historią, a sezon szczytu przestaje być ryzykiem kadrowym
- Koszt obsługi klienta daje się przypisać do tego klienta, co dopiero pozwala obronić cenę
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Kontrola nie jest dodatkiem.
- Roboty sięgają do skrzynki klienckiej i teczki sprawy pod własnymi tożsamościami technicznymi, ograniczonymi do jednej skrzynki i jednej biblioteki, a tożsamość używana do wysyłki jest jeszcze osobna, z sekretem w magazynie poświadczeń, a nie w samym procesie
- Każde zgłoszenie ma własną teczkę: otrzymane dokumenty, wysłany zestaw danych, wszystkie komunikaty zwrotne i wersję reguł, która o nim zdecydowała, objęte etykietą retencyjną Microsoft Purview
- Reguły kontrolne, tolerancje i tabela klasyfikacyjna są wersjonowane i należą do kierownika działu celnego, a każde uruchomienie zapisuje zastosowaną wersję
- Dokumenty, zadania i reguły pozostają w Państwa tenancie Microsoft 365, a roboty pracują w regionie UE UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Okno na złożenie jest krótkie i opublikowane. ICS2 działa we wszystkich państwach członkowskich dla wszystkich rodzajów transportu od 1 września 2025 r., z ograniczonymi czasowymi odstępstwami, a w transporcie drogowym przywozowa deklaracja skrócona jest wymagana na godzinę przed przybyciem. Stanowisko, które znajduje własne błędy przed wysyłką, mieści się w tej godzinie. Wyceniane jako praca etatowa, przygotowanie i poprawki dają około 21 500 € miesięcznie.
Państwowa część tego krajobrazu jest jego najlepiej udokumentowanym fragmentem: polskie systemy celne są dostępne przez PUESC SEAP jako dwustronny XML zgodny z opublikowanymi specyfikacjami XSD, ze środowiskiem testowym, co odróżnia integrację od projektu opartego na przepisywaniu z ekranu.
Warstwa komunikatów wciąż się zmienia: NCTS Phase 5 miał termin wdrożenia 2 grudnia 2024 r., a Phase 6 pierwotny cel 1 września 2025 r., przy odstępstwach przesuwających wdrożenia krajowe na czerwiec 2026 r.
Role zarządcze, których to dotyczy
Agencja sprzedaje zgłoszenie, które przechodzi, a dziś ta obietnica opiera się na uwadze tego, kto akurat ma otwartą sprawę
Przyczyny odrzuceń stają się uporządkowaną listą zamiast wrażenia, a sezon szczytu przestaje zależeć od tego, że dwie osoby nie wezmą urlopu
Poprawki to zdolność, za którą agencja już płaci i której nigdy nie fakturuje; model nadaje jej wartość, a teczka sprawy pozwala obronić zgłoszenie po latach
Częste pytania i zastrzeżenia
I nie zaprojektowalibyśmy tego w ten sposób. Automatyzacja stosuje tabelę kodów, której właścicielem jest kierownik działu celnego, i wstrzymuje sprawę, gdy towaru w niej nie ma; decyduje agent, a decyzja wraca do tabeli.
Waliduje komunikat. Większość odrzuceń zaczyna się od rozbieżności między dokumentami, z których ten komunikat powstał, a tego oprogramowanie nie widzi, bo agent rozstrzygnął to w głowie przed przepisaniem. Te kontrole działają tutaj, zanim zestaw danych powstanie.
Zatem zaczynamy od tej drugiej połowy. Powtarzalne układy czytają modele, reszta trafia do Validation Station, co i tak jest szybsze niż czytanie trzech plików PDF obok siebie.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Poniżej mniej więcej czterystu zgłoszeń miesięcznie, gdzie zdyscyplinowane stanowisko i spisana lista kontrolna kosztują mniej niż warstwa reguł i jej utrzymanie
- Baza klientów, która już przysyła dane ustrukturyzowane wczytywane bez ingerencji, gdzie wartość leży wyłącznie w obsłudze odpowiedzi i wyjątków
- Brak udokumentowanego sposobu, by Państwa oprogramowanie celne przyjęło gotowy zestaw danych, i brak gotowości do budowy wprost przy kanale krajowym; kontrole nadal się opłacają, ale wysyłka pozostaje ręczna
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Które trzy pola odpowiadały za większość naszych odrzuceń w ubiegłym kwartale, a jeśli żaden raport w tej agencji nie potrafi tego pokazać, to co właściwie poprawiają nasi agenci?
Podejście wdrożeniowe
Co dokładnie dostarczamy i czego potrzebujemy na start.
Dostarczamy
- Konfigurację odczytu dla układów faktur, list pakowych i dokumentów przewozowych Państwa klientów, z Validation Station dla tego, czego nie da się odczytać jednoznacznie
- Zestaw kontroli przedwysyłkowych, jego tolerancje i parametry poszczególnych klientów, przetestowane na zgłoszeniach odrzuconych w przeszłości
- Tabelę klasyfikacyjną z właścicielem i historią, obsługę wysyłki i odpowiedzi, teczkę sprawy objętą retencją oraz tablicę odpraw w Państwa kanale Teams
- Pilotaż na jednym oddziale i jednej procedurze, potem wdrożenie z opieką powdrożeniową i instrukcją dla agentów
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy zgłoszeń wraz z dokumentami, z których powstały, i odpowiedziami, które wróciły
- Wskazanego kierownika działu celnego, który rozstrzyga tolerancje, kody i skutek nieprzejścia kontroli
- Dostępu technicznego do kanału zgłoszeniowego, jego środowiska testowego i skrzynki klienckiej
- Listy klientów z kompletem dokumentów, jaki przysyła każdy z nich, łącznie z tymi dwoma, które nigdy się nie zgadzają
Etapy
Analiza
Miesiąc zgłoszeń i odpowiedzi przeczytany od początku do końca: procedury, komplety dokumentów, przyczyny odrzuceń
Reguły
Zestaw kontroli, tolerancje i parametry klientów spisane z kierownikiem działu celnego
Budowa
Przyjęcie, odczyt, warstwa reguł, obsługa wysyłki i odpowiedzi, zadania w Teams i tablica
Praca równoległa
Zgłoszenia przygotowywane obok ręcznych i porównywane pole po polu, zanim cokolwiek zostanie wysłane
Uruchomienie
Najpierw jeden oddział i jedna procedura, potem oddział po oddziale, z opieką powdrożeniową i cotygodniowym przeglądem reguł
Działowe. Nakład zależy od liczby procedur w zakresie, od tego, ile układów dokumentów klientów trzeba odczytywać pewnie, oraz od tego, jak Państwa kanał zgłoszeniowy przyjmuje dane.
Każde odrzucenie zostaje poprawione. Żadne nie zostaje policzone.
Prosimy o miesiąc Państwa zgłoszeń: procedury, odrzucenia z komunikatami błędów i informację, czyje dokumenty za nimi stały. Odsyłamy uporządkowaną listę przyczyn, które kontrola przedwysyłkowa wychwyciłaby wcześniej, oraz dwie, od których zaczęlibyśmy budowę.
Znajdź pola stojące za odrzuceniamiTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
ERP zna każdą liczbę potrzebną w komplecie celnym. Mimo to ktoś wpisuje ją drugi raz.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawPrzewozy monitorowane zgłoszone, zanim pojazd ruszyDyspozytor sam decyduje, co podlega monitorowaniu, wpisuje zgłoszenie i liczy, że nikt nie podmieni naczepy.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawKażde potwierdzenie dostawy przed terminem fakturyFracht jest dostarczony, zafakturowany i zakwestionowany, zanim ktokolwiek znajdzie podpisany dokument.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejTransport i logistyka