Start · Rozwiązania · Łańcuch dostaw
Rozwiązanie · Łańcuch dostawSekwencja ofert wykonuje się sama; dyspozytor decyduje tylko o ładunkach bez akceptacji
Zlecanie transportu i wybór przewoźnika
Każdy ładunek jest oferowany przewoźnikom w kolejności wynikającej z cennika, w wyznaczonym oknie odpowiedzi; akceptacje są księgowane i udokumentowane, a do człowieka trafiają tylko ładunki nieobsadzone.
Streszczenie dla zarządu
Ładunek dostaje przewoźnik, który pierwszy odbierze telefon, po stawce z arkusza nieaktualizowanego od marca.
Mientha buduje tu sekwencję zlecania, a nie kolejny system transportowy.
Ładunki trafiają do przewoźnika wskazanego w umowie, po cenie z umowy, bez pamiętania, którą relację renegocjowano.
SAP S/4HANA i rekord bookingu w systemie transportowym; archiwum dokumentów i ofert na SharePoint; Power BI
Problem biznesowy
Realizacja transportu
Transport kupuje się dwa razy. Raz w roku przy stole negocjacyjnym, gdzie z czterdziestoma przewoźnikami ustala się relacje, tabor i stawki, a potem drugi raz każdego popołudnia przy biurku dyspozytora, gdzie ktoś decyduje, który z nich rzeczywiście dostanie ładunek. To ten drugi zakup przesądza o kosztach firmy i odbywa się przez telefon, w oparciu o arkusz.
Najsłabszym punktem jest cennik: skoroszyt z zakładką na przewoźnika, aktualizowany wtedy, gdy ktoś przypomni sobie o renegocjacji relacji. Dyspozytorzy uczą się, kto odbiera szybko, i tam dzwonią najpierw, co pod presją cut-offu jest racjonalne i mimo to kosztowne, bo przewoźnik kontraktowy bywa trzeci w kolejce. Ładunki spot nie mają cennika w ogóle: dzwoni się do jednego lub dwóch przewoźników, przyjmuje pierwszą akceptowalną cenę, a jedynym śladem decyzji pozostaje folder elementów wysłanych.
Opóźnienie dziedziczy cała reszta procesu. Magazyn planuje rampy dla przewoźników, o których dowie się rano, obsługa klienta mówi, że samochód jest zamówiony, nie potrafiąc go nazwać, a kontrola faktur transportowych porównuje potem fakturę z cennikiem, a nie z tym, co faktycznie uzgodniono.
Jak to wygląda dzisiaj
Jedno popołudnie dyspozytora, w kolejności, w jakiej się dzieje.
- SystemPotwierdzone ładunki na jutro są eksportowane z ERP i systemu transportowego do arkusza
- CzłowiekDyspozytor sortuje je według regionów i otwiera cennik, żeby sprawdzić, kto ma obsłużyć daną relację
- CzłowiekDo przewoźników dzwoni się lub pisze pojedynczo, zaczynając od tego, kto wczoraj odpowiedział najszybciej
- OczekiwanieBiurko czeka na oddzwonienie, podczas gdy pozostałe ładunki stoją w kolejce, a cut-off się zbliża
- CzłowiekPrzewoźnik, pojazd i cena są wpisywane do systemu transportowego, zlecenie powstaje z szablonu
- Ryzyko błęduŁadunki spot są oddawane po pierwszej akceptowalnej cenie, bez zapisu, kogo jeszcze zapytano
- CzłowiekLista załadunkowa idzie mailem do magazynu, a do klienta dzwoni się z godziną dostawy
- Ryzyko błęduStawka pochodzi z wersji skoroszytu, której nikt nie potrafi datować, więc faktura i ustalenie cicho się rozjeżdżają
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
To nie jest praca, którą ktoś zaplanował.
- O cenie decyduje tempo. Dyspozytor pod presją cut-offu bierze pierwsze „tak", a dzwonienie najpierw do najszybciej odpowiadających przecenia całą relację, choć nikt takiej decyzji nie podjął.
- Nic nie zapisuje tego, czego nie wybrano: kogo jeszcze zapytano, co zaproponował, dlaczego go pominięto. Zakupy negocjują kolejny cennik po omacku.
- Rozjazd cennika pozostaje niewidoczny do momentu faktury. Między renegocjacją a dniem aktualizacji skoroszytu każdy ładunek w tej relacji jedzie po złej stawce.
- Czekanie to praca nieopłacona. Duża część czasu na ładunek to dyspozytor trzymający słuchawkę albo pilnujący skrzynki, czego nie da się poprawić większym wysiłkiem.
- Wiedza o przewoźnikach siedzi w dwóch osobach: kto weźmie chłodnię z dnia na dzień, kto nigdy nie odbiera w piątki, kto odmawia trudnej rampy.
Koszt zaniechania
Cenniki starzeją się szybciej, niż ktokolwiek je aktualizuje, i tego właśnie powyższa tabela nie wycenia. Relacja renegocjowana w marcu w czerwcu wciąż jedzie po lutowej stawce, ładunki spot dalej trafiają do tego, kto odbierze, a kontrola faktur znajduje potem różnice, których nikt nie umie rozstrzygnąć. Widać to jako koszt transportu rosnący nieco szybciej niż wolumen.
Drugim ryzykiem jest koncentracja. Czterech dyspozytorów trzyma praktyczną wiedzę o czterdziestu przewoźnikach, a pozycja negocjacyjna w kolejnej rundzie stawek to tyle, ile ta czwórka pamięta. Procesu żyjącego w nawykach nie da się zaudytować, przekazać nowemu oddziałowi ani skalować bez ponownego kupowania tej samej wiedzy.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Europejski producent materiałów budowlanych, trzy zakłady i dwa centra dystrybucyjne w Polsce i w Niemczech; SAP S/4HANA z modułem transportowym, osobny system magazynowy i Microsoft 365 E3; ładunki obsadza czterech dyspozytorów.
2 600 ładunków wychodzących miesięcznie u około 40 przewoźników kontraktowych; około 70% to całopojazdowe na relacjach kontraktowych, 20% drobnica, 10% spot; okna załadunku ustala się poprzedniego popołudnia.
Ładunki są eksportowane do arkusza, oferowane telefonicznie i mailem o dowolnej treści w kolejności wybranej przez dyspozytora, po akceptacji wpisywane z powrotem i dokumentowane z szablonu.
Około ośmiu minut pracy dyspozytora na ładunek, głównie na wybór, telefon i czekanie. Późne obsadzenie zostawia magazyn z sekwencją dla nienazwanych przewoźników, a po ofertach, które dostał ładunek, nie zostaje żaden ślad.
Roboty odczytują potwierdzone ładunki na cut-off, układają przewoźników dla relacji według wersjonowanego cennika, wysyłają oferty w tej kolejności z oknem odpowiedzi, księgują akceptację, generują zlecenie transportowe i listę załadunkową oraz informują magazyn i klienta.
W modelowym przypadku biurko zachowuje 347 godzin miesięcznie na pracę z przewoźnikami, relacje kontraktowe są obsadzane w kilka minut po potwierdzeniu planu, a każde przydzielenie niesie ze sobą swoje oferty; to arytmetyka na założeniach modelu ilustracyjnego, a nie pomiar u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Mientha buduje tu sekwencję zlecania, a nie kolejny system transportowy. Cennik staje się wersjonowaną tabelą na SharePoint, prowadzoną w Excelu przez zakupy transportowe: relacja, tabor, poziom usługi, daty obowiązywania, cena, dopłaty i uszeregowana kolejność przewoźników. Na cut-off roboty odczytują potwierdzone ładunki z SAP S/4HANA i systemu transportowego wraz z atrybutami, które przesądzają o wyborze przewoźnika.
Oferty wychodzą następnie w kolejności wyznaczonej przez cennik, każda z referencją ładunku, oknami, taborem, ceną obowiązującą tego dnia i oknem odpowiedzi. Linki akceptacji i odmowy to gotowe odpowiedzi zwrotne, więc odpowiedź wraca z referencją i decyzją już w temacie; przewoźnicy z portalem lub łączem EDI dostają ofertę tam. Pierwsza ważna akceptacja w oknie zabiera ładunek i zatrzymuje sekwencję, a odmowa natychmiast przesuwa ofertę dalej.
Po przydzieleniu reszta jest księgowością. Booking wraca z przewoźnikiem, pojazdem, ceną i referencją; zlecenie transportowe i lista załadunkowa powstają z Państwa szablonów i trafiają na SharePoint obok historii ofert; magazyn dostaje okno i przewoźnika, klient potwierdzone okno. Uzgodniona cena za ładunek zostaje zapisana jako dane, czyli dokładnie to, czego później potrzebuje kontrola faktur transportowych. Ładunek nieobsadzony w punkcie eskalacji staje się zadaniem Action Center w Microsoft Teams, z uszeregowanymi alternatywami i historią cen dla relacji.
Kolejki, wyzwalacze czasowe, ponowienia i ślad audytowy UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Outlook 365, Microsoft Teams oraz Microsoft OneDrive & SharePoint; powiadomienia akcyjne UiPath Action Center w Microsoft Teams; aplikacja Microsoft Teams Approvals; Power BI
Wersjonowany model cennika i kolejności przewoźników, silnik ofertowy z oknami odpowiedzi i punktami eskalacji, dopasowanie odpowiedzi i reguły przydziału, zapis bookingu, szablony dokumentów i raport dyspozytorski
Wymiana ładunków i bookingów z SAP S/4HANA przez aktywności UiPath SAP (BAPI/OData) oraz z systemem transportowym przez jego API lub interfejs plikowy; akceptacja przez portal lub EDI tam, gdzie przewoźnik ją oferuje
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaNa cut-off potwierdzone ładunki są odczytywane z SAP i systemu transportowego i trafiają do kolejki w Orchestrator
- SystemKażdy ładunek jest przypisany do relacji, a kolejność przewoźników powstaje z wersji cennika obowiązującej tego dnia; relacje bez stawki idą na spot
- AutomatyzacjaOferty wychodzą ze skrzynki dyspozytorskiej w tej kolejności, z referencją, oknami, taborem, ceną i oknem odpowiedzi, albo przez portal przewoźnika
- AutomatyzacjaOdpowiedzi są dopasowywane po referencji; pierwsza ważna akceptacja w oknie zabiera ładunek i sekwencja się zatrzymuje
- AutomatyzacjaPrzydział jest zabookowany z przewoźnikiem, pojazdem, ceną i referencją; zlecenie i lista załadunkowa powstają i trafiają na SharePoint
- AutomatyzacjaMagazyn dostaje okno i przewoźnika, klient potwierdzone okno, a cena trafia do rejestru dla kontroli faktur transportowych
- CzłowiekŁadunki nieobsadzone w punkcie eskalacji trafiają jako zadania Action Center do Microsoft Teams z uszeregowanymi alternatywami; dyspozytor przydziela albo kieruje na spot
- AutomatyzacjaDzienne podsumowanie trafia na kanał transportowy: obsadzone ładunki, akceptacje z pierwszej oferty, eskalacje, cena wobec cennika
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Odczyt dziennych ładunków i ułożenie kolejności przewoźników według cennika obowiązującego w dniu załadunku
- Wysyłkę ofert, pilnowanie czasu, przechodzenie dalej i zatrzymanie na pierwszej ważnej akceptacji
- Booking przydziału, wytworzenie zlecenia i listy załadunkowej, powiadomienie magazynu i klienta
- Zapis każdej oferty, odpowiedzi, odmowy i uzgodnionej ceny na potrzeby kontroli faktur i kolejnych negocjacji
Ludzie decydują
- O ładunkach w punkcie eskalacji: przydzielić powyżej cennika, zaoferować ponownie po innej cenie czy skierować na spot
- O cenach powyżej ustalonej tolerancji, zatwierdzanych w Microsoft Teams przez kierownika transportu
- O kolejności przewoźników w relacji, oknach odpowiedzi i tolerancjach, którymi zarządzają zakupy transportowe
- O tym, czy przewoźnik zostaje w kolejności po serii odmów lub spóźnionych rezygnacji
Przed i po
Systemy i integracje
Tam, gdzie wystarczy reguła, nie używamy modelu. Tam, gdzie potrzebny jest osąd, decyduje człowiek.
Wejścia
- potwierdzone ładunki z SAP S/4HANA i systemu transportowego lub magazynowego
- wersjonowany cennik na SharePoint
- odpowiedzi przewoźników w skrzynce dyspozytorskiej
- akceptacje z portali i EDI
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- SAP S/4HANA i rekord bookingu w systemie transportowym
- archiwum dokumentów i ofert na SharePoint
- Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zadania Action Center w Microsoft Teams; Teams Approvals dla cen powyżej tolerancji; dzienne podsumowanie dyspozytorskie
Wykorzystane technologie
kolejkują każdy ładunek, prowadzą sekwencję ofert z licznikami odpowiedzi i eskalacji, ponawiają i audytują
Awysyła oferty ze skrzynki dyspozytorskiej, odbiera odpowiedzi
Apublikuje eskalacje, listę okien dla magazynu i dzienne podsumowanie
Adecyzje o ładunkach nieobsadzonych, bez wychodzenia z Teams
Aceny powyżej tolerancji zatwierdzane przez kierownika transportu
Awersjonowane cenniki, kolejności przewoźników, zlecenia transportowe, archiwum ofert
Aakceptacje według przewoźnika i relacji, cena wobec cennika, udział spot, czas do bookingu
Adane ładunków w jedną stronę, booking i cena w drugą
CIlustracyjny model ekonomiczny
Zacznijcie od kwestionowania założeń.
Cena przewoźnika nie występuje w tym modelu w ogóle; wyceniany jest czas dyspozytora, po osiem minut na ładunek. Te minuty obejmują wybór z cennika, telefon lub maila, czekanie, przepisanie do systemu i wiadomość do magazynu. 26 € za godzinę to pełny koszt dyspozytora w Europie Środkowej, a każda liczba jest ilustracją, nie pomiarem u klienta.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Ładunki trafiają do przewoźnika wskazanego w umowie, po cenie z umowy, bez pamiętania, którą relację renegocjowano
- Relacje kontraktowe są obsadzane w kilka minut od planu, więc magazyn buduje sekwencję dla nazwanych przewoźników tego samego dnia
- Ładunki spot są przydzielane po porównaniu, a nie po jednym telefonie, z ofertami i odpowiedziami zachowanymi jako dowód
- Klient poznaje przewoźnika i okno w chwili zabookowania ładunku, a nie wtedy, gdy ktoś znajdzie czas na maila
- Uzgodniona cena za ładunek istnieje jako dane, więc fakturę można porównać z tym, co rzeczywiście ustalono
- Tygodnie szczytu wchłania równoległe prowadzenie sekwencji ofertowych, bez dodatkowych godzin dyspozytorskich
Perspektywa zarządu
- Zachowanie przewoźników staje się mierzalne w momencie przydziału: kto akceptuje, kto odmawia, kto odpowiada po czasie
- Dyscyplina cennikowa przestaje zależeć od pamięci: stosowana jest wersja obowiązująca w dniu załadunku, a każdy przydział ją zapisuje
- Zakupy transportowe wchodzą w negocjacje roczne z własną historią przydziałów i odmów, a nie z relacją przewoźnika
- Biurko przechodzi urlopy i rotację, bo wiedza o przewoźnikach siedzi w sekwencji, a nie w głowach dwóch osób
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Bezpieczeństwo projektujemy razem z procesem, nie po nim.
- Każdy robot loguje się na własnym koncie serwisowym: odczyt danych ładunków, prawo do bookingu wyłącznie w systemie transportowym, skrzynka dostępna przez Microsoft Graph z uprawnieniami zawężonymi wyłącznie do niej
- Poświadczenia nigdy nie leżą w samym procesie. Trzyma je magazyn poświadczeń Orchestrator albo Azure Key Vault, jeśli Państwa zespół bezpieczeństwa już go prowadzi
- Cennik to dane kontraktowe: wersjonowane na SharePoint, zmieniane przez zakupy za zatwierdzeniem, a każdy przydział zapisuje wersję, wobec której oferowano
- Rozdział obowiązków zostaje zachowany: roboty oferują i bookują wyłącznie w ramach reguł, dyspozytor rozstrzyga eskalacje, kierownik transportu zatwierdza ceny powyżej tolerancji w Teams
- Dane ładunków, oferty i dokumenty transportowe pozostają w Państwa tenancie Microsoft 365 i w regionie EU UiPath Automation Cloud; nazwiska kierowców i numery rejestracyjne tylko tam, gdzie wymaga tego zlecenie
Dlaczego teraz
Papier transportowy ma termin. Rozporządzenie eFTI obowiązuje w pełni od 9 lipca 2027 roku, gdy organy państw członkowskich UE będą musiały przyjmować informacje transportowe przekazywane elektronicznie przez certyfikowane platformy; zlecenie transportowe powstające jako ustrukturyzowane dane jest do tego znacznie bliżej niż plik Word na ładunek
Biurko dyspozytorskie jest miejscem, w którym wynegocjowana stawka zostaje zastosowana albo stracona, a w modelowym przypadku pochłania 347 godzin miesięcznie, z których żadna nie poprawia wyboru przewoźnika
Elementy są dziś standardowe: kolejki i liczniki Orchestrator, konektory Microsoft Outlook 365 i Microsoft Teams, zadania Action Center w Teams oraz Power BI na tenancie, za który już Państwo płacą
Role zarządcze, których to dotyczy
Plan dochodzi do zabookowanego przewoźnika niezależnie od tego, ile telefonów zdąży wykonać jeden dyspozytor przed cut-offem
Koszt transportu na ładunek staje się liczbą z umowy, a każdy przydział niesie dowód, że tak było
Stawki negocjuje się z własną historią przydziałów, odmów i czasów odpowiedzi, a nie z opowieścią przewoźnika o minionym roku
Częste pytania i zastrzeżenia
Nie muszą niczego pisać. Linki akceptacji i odmowy to gotowe odpowiedzi zwrotne, więc odpowiedź wraca z referencją i decyzją już w temacie; więksi przewoźnicy akceptują przez portal lub EDI. Odpowiedź, która nie pasuje, trafia do dyspozytora, a nie do reguły.
Ładunki spot idą tą samą sekwencją z inną regułą: oferta trafia jednocześnie do zdefiniowanej grupy przewoźników, odpowiedzi zbierane są do zamknięcia okna, a dyspozytor przydziela z uszeregowanego porównania, a nie z pierwszego oddzwonienia.
Przewoźnicy dostają czytelniejszą ofertę, wcześniej w ciągu dnia, i przestają być pytani o ładunki oddane dwadzieścia minut wcześniej. Na rozmowy, które mają znaczenie, o zdolności na przyszły tydzień czy o przeglądzie stawek, dyspozytor wreszcie ma czas.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Mniej niż kilkaset ładunków miesięcznie u dwóch czy trzech stałych przewoźników, gdzie krótka lista telefonów jest tańsza niż silnik ofertowy
- Brak używalnego cennika i brak zamiaru jego zbudowania; jeśli każdy ładunek negocjuje się od zera, wybór przewoźnika jest najpierw zadaniem zakupowym
- Ładunki nie są potwierdzane w systemie przed dyspozycją, więc na cut-off nie ma czego odczytać; najpierw plan transportowy musi wyjść z arkuszy
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Czy dla ładunków z zeszłego miesiąca potrafimy pokazać, który przewoźnik miał umowę na daną relację, który rzeczywiście ją obsłużył i ile kosztowała nas różnica między nimi?
Podejście wdrożeniowe
Zaczynamy od jednego wycinka procesu i rozszerzamy dopiero po dowodzie.
Dostarczamy
- Odtworzenie miesiąca Państwa dyspozycji: relacje, przewoźnik użyty wobec przewoźnika z umowy, udział spot, wzorce odmów
- Cennik przeniesiony do jednego wersjonowanego modelu: relacje, tabor, poziomy usługi, daty obowiązywania, dopłaty, uszeregowana kolejność
- Silnik ofertowy: okna odpowiedzi, punkty eskalacji, dopasowanie odpowiedzi, reguły przydziału i tolerancje cenowe
- Zapis bookingu do SAP i systemu transportowego, szablony zlecenia i listy załadunkowej, powiadomienia dla magazynu i klienta
- Punkty styku w Teams dla eskalacji i zatwierdzeń cen, dzienne podsumowanie oraz raport dyspozytorski w Power BI
- Uruchomienie w jednym zakładzie pod nadzorem, a potem rozszerzenie z runbookiem
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy ładunków z przydzielonym przewoźnikiem i zapłaconą ceną oraz obecnych skoroszytów cennikowych
- Właściciela procesu w transporcie i partnera w zakupach, który odpowiada za kolejność przewoźników
- Dostępu do odczytu danych ładunków w SAP i systemie transportowym, konta serwisowego do skrzynki i klienta testowego
- Zgody przewoźników na przeniesienie ofert i akceptacji do kanału ustrukturyzowanego: linków zwrotnych, portalu lub EDI
Etapy
Analiza
Miesiąc przydziałów odtworzony wobec cennika: relacje, ceny, odmowy, realny cut-off
Projekt
Model cennika, kolejności przewoźników, okna odpowiedzi, punkty eskalacji, progi, model bezpieczeństwa
Budowa
Silnik ofertowy, dopasowanie odpowiedzi, zapis do SAP i systemu transportowego, szablony, Teams, Power BI
Walidacja
Bieg równoległy na żywych ładunkach: dyspozytor decyduje, sekwencja proponuje
Uruchomienie i strojenie
Region po regionie, okna i kolejności korygowane na pierwszych danych o akceptacjach
Działowe. Nakład wynika z liczby relacji i typów taboru w cenniku, z tego, czy system transportowy udostępnia bookingi przez API, oraz z tego, ilu przewoźników potrafi akceptować poza mailem o dowolnej treści.
Ładunek dostaje przewoźnik, który odbiera, a nie ten, z którym mają Państwo umowę.
Prosimy o przesłanie miesiąca ładunków z przydzielonym przewoźnikiem, zapłaconą ceną i obecnym skoroszytem cennikowym. Odtworzymy ten miesiąc wobec kolejności wynikającej z Państwa cennika i zwrócimy listę przydziałów, które poszłyby gdzie indziej, wraz z pisemnym podsumowaniem.
Odtwórzmy miesiąc Państwa dyspozycjiTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Faktury przewoźników są sprawdzane na próbce i płacone w całości; zawyżone pozycje to te, których nikt nie otworzył.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawZlecenia transportowe w TMS bez przepisywaniaDziewięćdziesięciu klientów, dziewięćdziesiąt sposobów przysyłania zleceń i spedytor przepisujący każde do TMS.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawDokumenty eksportowe gotowe, zanim ruszy ciężarówkaERP zna każdą liczbę potrzebną w komplecie celnym. Mimo to ktoś wpisuje ją drugi raz.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawZgodne stany magazynowe: WMS i ERP uzgadniane co nocKoniec z odkrywaniem podczas inwentaryzacji lub przy wysyłce, że WMS i ERP pokazują co innego.
Zobacz rozwiązanie Case studyRozliczanie kierowcówKoniec z ręcznym zbieraniem dokumentów i arkuszami kalkulacyjnymi.
Zobacz case study Case studyCyfrowe CMR i PODKierowca robi zdjęcie dokumentu przy rozładunku.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłTransport i logistykaHandel i e‑commerce