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Case Study · IT & Qualität · Operations„Dieses System lässt sich nicht automatisieren“
UI Agent: Automatisierung ohne API
Ein Avisierungsportal von 2009, ohne API, ohne Hersteller, ohne Doku. Der UI Agent bedient die Oberfläche wie ein Mensch: anmelden, ausfüllen, Status lesen — und er kommt klar, wenn sich das Layout ändert.
Zusammenfassung für den Vorstand
Schlüsselprozesse laufen über Systeme ohne API: ein altes WMS und das Avisierungsportal des Kunden.
Der UI Agent navigiert die Oberfläche wie ein Mensch — robuster als klassische Selektoren.
1.200 Avisierungen pro Monat ohne Klicken; Menschen nur bei Ausnahmen.
Kundenportal, altes WMS, TMS; UI Agent + UiPath-Roboter.
Ein Logistikdienstleister, 1.200 Avisierungen pro Monat
Jede Lieferung an den Schlüsselkunden erfordert eine Avisierung in dessen Portal — von Hand: Login, sieben Felder, Anhang, Nummer notieren. Dazu ein altes WMS, in das dieselben Daten ein zweites Mal eingetippt werden.
Den Portalhersteller gibt es nicht mehr; das WMS „fasst man besser nicht an“. Klassische Selektor-Automatisierung brach bei jeder kleinen Seitenänderung. Das Fazit des Teams: „Geht nicht.“ Bis jetzt.
Der heutige Zustand
- MenschEin Mitarbeiter meldet sich am Kundenportal an
- MenschTippt 7 Felder aus dem TMS ab, hängt die Datei an
- MenschTrägt dieselben Daten erneut ein — ins alte WMS
- FehlerrisikoEin Tippfehler in der Nummer = abgelehnte Lieferung und Strafe
- WartenAvisierungen im Stapel — Zeitfenster gehen verloren
- SystemNach einer Layout-Änderung sterben die Skripte
Die versteckten Kosten des heutigen Prozesses
„Geht nicht“ ist der teuerste Satz im Betrieb.
- 280 Stunden Abtippen pro Monat zwischen drei Systemen.
- Strafen für falsche und verspätete Avisierungen — jeder Tippfehler kostet.
- „Unantastbare“ Prozesse blockieren die Automatisierung von allem, was danach kommt.
Die Kosten des Nichtstuns
Handarbeit ist eine Betriebssteuer: Die Investition in Automatisierung ist endlich, die manuellen Kosten zahlen Sie jeden Monat aufs Neue.
Der Prozess nach der Automatisierung
- AutomatisierungEin Roboter holt die Tageslieferungen aus dem TMS
- AutomatisierungDer UI Agent meldet sich am Portal an und füllt die Avisierung wie ein Mensch aus
- AutomatisierungDerselbe Durchlauf im alten WMS — ohne sein Innenleben anzufassen
- AutomatisierungLayout-Änderung? Der UI Agent versteht den Bildschirm, nicht nur den Selektor
- MenschAbgelehnte und ungewöhnliche Avisierungen: Disponenten-Entscheidung auf Teams
Was die Automatisierung übernimmt
- Avisierungen und WMS-Einträge — jede Lieferung, ohne Ausnahme
- Umgang mit Layout-Änderungen
- Ein Register der Avisierungsnummern und Bestätigungen
Wann ein Mensch entscheidet
- Vom Kundenportal abgelehnte Avisierungen
- Regeländerungen auf Kundenseite
- Verhandlung der Zeitfenster
Vorher
Nachher
Wertmodell — Beispielannahmen
Geschäftlicher Nutzen
- Der „unantastbare“ Prozess läuft nach Wochen ohne Menschen
- Schluss mit Strafen für Tippfehler und späte Avisierungen
- Avisierungen auch nachts und am Wochenende — Slots gehen nicht mehr verloren
- Eine Blaupause für die übrigen Systeme ohne API in der Gruppe
Betroffene Vorstands-KPIs
Was die Unternehmensführung gewinnt
- Der Beweis, dass „geht nicht“ am Werkzeug lag, nicht am Prozess
- Eine Karte der übrigen in Altsystemen gefangenen Prozesse
- Das operative Risiko beim Schlüsselkunden unter Kontrolle
Rechnen Sie es für Ihre Organisation
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Ein Modell freigesetzter Kapazität — kein Einsparversprechen.
Systeme in diesem Szenario
Eingänge
- TMS (dostawy dnia)
- Portal awizacji klienta (bez API)
- Stary WMS (bez API)
Agentische Schicht von Mientha
- UiPath Agent Builder
- UiPath-Roboter
- Maestro™ · Action Center
Zielsysteme
- Portal klienta
- WMS
- Rejestr potwierdzeń
Menschliche Freigabe: Teams / Action Center
Was wir liefern
- Ein Prototyp: Der UI Agent durchläuft den Prozess auf Ihrem Portal
- Automatisierung des kompletten Flusses TMS → Portal → WMS
- Ausnahmebehandlung mit Teams-Benachrichtigungen
- Ein Avisierungsregister mit Bestätigungen und Screenshots
- Erfolgs-Monitoring der Durchläufe und Alerts
- Ein Playbook zur Ausweitung auf weitere Systeme ohne API
Was wir zum Start brauchen
- Portalzugang (Testkonto oder Wartungsfenster)
- 10–20 Beispiel-Avisierungen mit Eingangsdaten
- Die Slot- und Anhangsregeln des Kunden
- Ein Disponent als Verantwortlicher für Ausnahmen
Umsetzungsfahrplan
Discovery
Wir kartieren Prozess, Daten und Ausnahmen mit den Prozessverantwortlichen.
Design
Zielablauf, Geschäftsregeln, Freigabeschwellen.
Umsetzung
Agenten, Roboter und Integrationen in Ihrer Umgebung.
Validierung
Tests an realen Fällen, Ausnahmebehandlung.
Go-live
Kontrollierter Rollout mit menschlicher Aufsicht.
Optimierung
Monitoring, Reporting und kontinuierliche Verbesserung.
Die typische Dauer hängt von Systemen und Regeln ab — ein einzelner Prozess dauert meist Wochen, nicht Quartale.
Risiko und Kontrollen
Autonomie unter Kontrolle
- Der UI Agent läuft auf einem Konto mit denselben Rechten wie der Mitarbeiter
- Jeder Durchlauf dokumentiert: Screenshots und Bestätigungsnummern
- Unsichere Bildschirm-Lesung → der Fall geht an einen Menschen, kein Raten
- Not-Aus und manueller Rückfall jederzeit
Warum jetzt
- Jeder Monat „geht nicht“ sind ~7.280 € Abtipp-Arbeit
- Der UI Agent ist eine neue Werkzeugklasse — ältere Ansätze scheiterten hier wirklich
- Der Ersatz der Altsysteme verschiebt sich jährlich; der Prozess kann nicht darauf warten
Warum das wichtig ist für:
Der kundenkritische Prozess hängt nicht mehr am manuellen Klicken.
Automatisierung ohne Eingriff in Systeme, die niemand anfassen will.
Amortisation in Monaten bei einem Prozess, der „manuell bleiben musste“.
Fragen, die wir oft hören
Klassische Selektoren sind auf alten Portalen fragil. Der UI Agent versteht den Bildschirm visuell und semantisch — eine Layout-Änderung ist nur ein anderer Weg zum selben Ziel.
Der Roboter arbeitet auf Ihrem Konto, in Ihrem Namen, im Rahmen der Portalregeln — wie ein Mitarbeiter, nur ohne Tippfehler. Viele Kunden schätzen es sogar: Avisierungen kommen pünktlich.
Das haben wir über viele Systeme gehört — manchmal jahrelang. Die Automatisierung amortisiert sich in Monaten; und kommt der Austausch, ziehen wir den Fluss aufs neue System um.
Wann das nicht die richtige Lösung ist
- Das System verschwindet in einem Quartal — der Aufwand lohnt nicht
- Der Prozess kommt ein paarmal im Monat vor
- Die Portalbedingungen verbieten Automatisierung ausdrücklich — das prüfen wir zuerst
Eine Frage für Ihre nächste Vorstandssitzung
Wie viele Prozesse in Ihrem Unternehmen sind nur deshalb manuell, weil irgendwann jemand „geht nicht“ gesagt hat?
Welcher Ihrer Prozesse steckt fest, weil „das System kein API hat“?
Zeigen Sie uns das eine System, das alle abgeschrieben haben. Wir kommen mit einem funktionierenden Prototyp des Prozessdurchlaufs zurück.
Nennen Sie Ihr „nicht automatisierbares“ System