Start · Rozwiązania · Zarząd i planowanie
Rozwiązanie · Zarząd i planowanieSześćdziesiąt MPK, jeden szablon, jedna wersja i prognoza gotowa w terminie
Zbieranie budżetu i prognoz bez chaosu wersji
Szablony powstają dla każdego MPK z wpisanym wykonaniem, właściciele wypełniają je w przeglądarce, każde zgłoszenie jest walidowane od razu, a konsolidacja dzieje się sama.
Streszczenie dla zarządu
Koniec z kwartałem pracy analityka zużytym na zbieranie arkuszy od właścicieli MPK.
Punktem wyjścia jest jeden nadzorowany szablon zamiast sześćdziesięciu kopii.
Cykl kończy się w dniu, w którym miał się skończyć, bo ponaglanie i sprawdzanie przestają być ręcznymi krokami na końcu.
planistyczna witryna SharePoint i archiwum; model konsolidacyjny w Excelu; model semantyczny Power BI
Problem biznesowy
Planowanie i controlling
Każda firma, która planuje budżet, ma tę samą umowę między finansami a biznesem: biznes wie, co zamierza wydać, finanse wiedzą, jaki kształt musi mieć liczba. Dziś tą umową jest załącznik do maila, a w chwili gdy opuszcza skrzynkę analityka, przestaje być jednym dokumentem i staje się sześćdziesięcioma, które zaczynają się rozjeżdżać.
To nie jest niedbalstwo. Kierownik magazynu dodaje dwa wiersze, bo w szablonie nie ma pozycji na pracowników agencyjnych. Dyrektor regionu przekazuje plik koledze, który odsyła go z wartościami wklejonymi na formuły. Ktoś planuje w walucie lokalnej, bo komórka z kursem była pusta. Każde z tych zachowań jest racjonalne dla zajętego menedżera i każde kosztuje analityka telefon, poprawioną komórkę i kolejną wersję.
Odczuwają to trzy grupy. Dwoje analityków FP&A układa kwartał wokół zbierania plików, a nie wokół analizy. Sześćdziesięciu właścicieli MPK traktuje planowanie jak obowiązek administracyjny z terminem i bez kontekstu. Dyrektor finansowy prezentuje prognozę złożoną w ciągu ostatnich czterdziestu ośmiu godzin i odpowiada na pytania, których wyjaśnienie leży w czyjejś skrzynce.
Skala pogarsza sprawę w konkretny sposób. MPK przybywa szybciej niż analityków, reorganizacja przenumerowuje połowę z nich w środku cyklu, a skoroszyt konsolidacyjny zyskuje kolejną zakładkę i kolejny zestaw łączy, aż nikt nie chce ruszyć w nim żadnej formuły.
Jak to wygląda dzisiaj
Sześćdziesiąt skoroszytów wychodzi z działu finansów i sześćdziesiąt zestawów liczb wraca: tak wygląda cykl w większości firm planujących w Excelu.
- CzłowiekAnalityk kopiuje skoroszyt z poprzedniego cyklu, zmienia nazwy zakładek, wkleja świeże wykonanie z eksportu SAP i zapisuje sześćdziesiąt plików na dysku
- CzłowiekWychodzi sześćdziesiąt maili z załączonym plikiem i terminem w temacie
- OczekiwanieOdpowiedzi wracają przez dwa do trzech tygodni: część jako załączniki, część jako linki, kilka po zeskanowaniu
- CzłowiekAnalityk sprawdza każdy plik: zgodność sum, stan zatrudnienia wobec listy kadrowej, pozycje walutowe po kursie planistycznym
- Ryzyko błęduWstawione wiersze, nadpisane formuły i wklejone wartości pozostają niezauważone do konsolidacji, czasem do materiałów na zarząd
- OczekiwanieLiczby są wklejane do skoroszytu z zakładką na MPK, a wszystko, co się nie zgadza, uruchamia maila oraz drugą i trzecią rundę poprawek
- CzłowiekKomentarz do odchyleń zbierany jest osobno, przychodzi jako tekst w mailu i trafia do materiałów na zarząd przepisany w noc przed posiedzeniem
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Koszt rośnie tam, gdzie nikt na niego nie patrzy.
- Przepisywanie jest najtańszą częścią rachunku. Odtworzenie tego, co właściciel miał na myśli, ustalenie, który z trzech plików jest aktualny, i naprawa zerwanego łącza pochłaniają więcej czasu analityka niż samo wpisywanie, a nic z tego nigdzie nie jest rejestrowane.
- Spóźniona informacja traci wartość. Prognoza docierająca do zarządu dwa tygodnie po dacie odcięcia opisuje kwartał, który już trwa, więc decyzje o rekrutacji, zapasie i wydatkach inwestycyjnych zapadają na podstawie poprzedniego obrazu.
- Właściciele uczą się, ile ten obowiązek jest wart. Szablon, który przychodzi bez ich własnego wykonania, zachęca do przyjęcia zeszłego roku powiększonego o procent, czyli planu, którego nikt nie broni i który wszyscy potem korygują.
- Ciągłość zależy od jednego skoroszytu i osoby, która go rozumie. Prośba audytora o zatwierdzoną wersję sprzed roku zamienia się w wykopaliska w skrzynkach i nieudokumentowanych łączach.
Koszt zaniechania
FP&A wchłania to sześć razy w roku i tych sześciu cykli nie ubędzie. Bez zmiany zostaje kalendarz: co kwartał prognoza pojawia się po decyzjach, które miała wesprzeć, a każda runda budżetowa kończy się tygodniem uzgodnień, którego nikt nie zaplanował. Każda reorganizacja przenumerowuje MPK, a sześćdziesiąt plików trzeba zbudować ręcznie od nowa, więc proces zwalnia dokładnie wtedy, gdy firma zmienia się najszybciej.
Cichszym ryzykiem jest to, że planu nie da się obronić. Gdy audytor, bank albo nowy dyrektor finansowy pyta, jaki był zatwierdzony budżet danego MPK w marcu i kto go zaakceptował, odpowiedź trzeba złożyć ze skrzynek i skoroszytu, którego łączy nikt nie chce otwierać.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Dystrybutor sprzętu i materiałów medycznych dla szpitali: cztery magazyny regionalne, biuro przetargów, serwis terenowy, około 900 pracowników. Księgi prowadzone są w SAP, w firmie działa Microsoft 365 E3, planowanie odbywa się w Excelu. Sześćdziesiąt MPK, każde z wyznaczonym właścicielem.
Sześć cykli zbierania rocznie, budżet roczny w dwóch rundach i jedna runda prognozy w każdym kwartale: 360 zgłoszeń z mniej więcej czterdziestoma pozycjami planistycznymi każde. Około połowa wymaga rundy poprawek.
Trzy osoby w FP&A budują skoroszyty na podstawie pliku z poprzedniego cyklu, rozsyłają je mailem, ponaglają brakujące i wklejają przyjęte liczby do skoroszytu konsolidacyjnego z sześćdziesięcioma zakładkami.
Około dwunastu dni pracy analityka na cykl pochłaniają przygotowanie, ponaglanie, sprawdzanie, poprawki i konsolidacja. Prognoza dociera do zarządu mniej więcej dwa tygodnie po dacie odcięcia, gdy pierwszy miesiąc kwartału prawie minął.
Roboty generują jeden skoroszyt na MPK z wpisanym wykonaniem, stanem zatrudnienia i kursami planistycznymi. Właściciele wypełniają go w przeglądarce we własnym folderze, każde zgłoszenie jest walidowane w momencie wysyłki, przyjęte wersje są oznaczane i archiwizowane, a przypomnienia, status i komentarze są w Microsoft Teams.
W modelowanym przypadku wysiłek zbierania zamienia się w wysiłek przeglądu, skonsolidowana prognoza jest gotowa w ciągu kilku dni od odcięcia zamiast tygodni, a każda pozycja niesie autora zgłoszenia, wersję i zdanie, które ją tłumaczy. To model, a nie pomiar.
Proponowane rozwiązanie
Punktem wyjścia jest jeden nadzorowany szablon zamiast sześćdziesięciu kopii. Finanse są właścicielem jednego skoroszytu wzorcowego: struktury pozycji, zakresów wejściowych, list walidacyjnych, pól komentarza i obszarów zablokowanych. Na początku cyklu robot czyta dane podstawowe MPK, pobiera z SAP wykonanie w podziale na MPK i konta wraz z kursami planistycznymi oraz listą etatów, po czym buduje jeden skoroszyt na MPK, więc właściciel otwiera dwanaście miesięcy własnego wykonania, bieżące tempo i zatwierdzony budżet, a nie pustą siatkę.
Plik nigdzie nie wędruje. Leży w folderze właściciela na planistycznej witrynie SharePoint, z uprawnieniami z grupy Entra ID podążającej za danymi podstawowymi MPK, i jest edytowany w Excel Online. Po wysyłce przepływ przekazuje skoroszyt regułom: sumy się zgadzają, stan zatrudnienia odpowiada liście kadrowej, pozycje walutowe używają kursu planistycznego, struktura jest nienaruszona, a każda pozycja przekraczająca uzgodniony próg ma pisemny komentarz. Niezgodności wracają w ciągu kilku minut jako karta w Microsoft Teams wskazująca komórkę i regułę, więc widzi je osoba, która może poprawić liczbę.
To, co przechodzi, dostaje oznaczenie cyklu i wersji, trafia do archiwum tylko do odczytu i jest dopisywane do modelu konsolidacyjnego stojącego za raportem zarządczym w Power BI. Przypomnienia, eskalacja, bieżący status wszystkich sześćdziesięciu MPK i akceptacja kontrolera dzieją się w Teams. To nie jest aplikacja planistyczna: nie ma tu silnika modelowania ani księgi alokacji. To warstwa zbierania, walidacji i wersjonowania wokół modelu, który już Państwo prowadzą, a jeśli w przyszłości pojawi się narzędzie planistyczne, reguły, mapowanie danych podstawowych i ślad komentarzy przechodzą razem z nim.
Biblioteki dokumentów SharePoint z metadanymi, uprawnieniami i historią wersji; Excel Online i Office Scripts uruchamiane z Power Automate; Microsoft Lists jako rejestr zgłoszeń; wyzwalacze czasowe, kolejki i dzienniki audytowe w UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service do Microsoft OneDrive & SharePoint i Microsoft Teams; Adaptive Cards przez aplikację Workflows w Teams; aplikacja Microsoft Teams Approvals; model semantyczny Power BI
Nadzorowany szablon wzorcowy i procedurę generowania, wstępne wypełnienie wykonaniem i etatami, zestaw reguł walidacyjnych wraz z komunikatami, rejestr zgłoszeń i widok statusu, logikę przypomnień i eskalacji, wersjonowane archiwum, procedurę konsolidacji oraz obieg komentarza do odchyleń
Wykonanie z SAP, dane podstawowe MPK i kursy planistyczne przez konektory UiPath SAP (BAPI/OData) albo z istniejącej warstwy raportowej; eksport etatów z systemu kadrowo-płacowego tam, gdzie nie ma interfejsu
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaW dniu startu cyklu wyzwalacz w Orchestratorze pobiera wykonanie, dane podstawowe, etaty i kursy planistyczne oraz uzgadnia listę MPK z listą właścicieli
- AutomatyzacjaRobot generuje jeden skoroszyt na MPK ze wzorca, zapisuje wypełnienie wstępne, blokuje strukturę i umieszcza plik w folderze właściciela
- SystemKażdy właściciel dostaje w Teams kartę Adaptive Card z terminem i bezpośrednim linkiem; skoroszyt otwiera się w Excel Online, bez żadnego załącznika
- CzłowiekWłaściciel planuje pozycje, pisze komentarz wymagany przez reguły i wysyła zgłoszenie
- AutomatyzacjaWalidacja sprawdza sumy, etaty, kursy, strukturę i komentarze, a każdą niezgodność odsyła jako kartę wskazującą komórkę i regułę
- AutomatyzacjaPrzyjęte zgłoszenia dostają oznaczenie cyklu i wersji, trafiają do archiwum tylko do odczytu i są dopisywane do modelu konsolidacyjnego; strona w Power BI się odświeża
- CzłowiekKontroler akceptuje każde MPK w aplikacji Approvals, a analityk poświęca pozostałe dni na kwestionowanie odchyleń
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Wygenerowanie sześćdziesięciu skoroszytów, wypełnienie wykonaniem, etatami i kursami oraz blokady struktury
- Przypomnienia, eskalację i bieżący status zgłoszeń w podziale na MPK
- Walidację sum, etatów, kursów, struktury i komentarzy w momencie wysyłki
- Wersjonowanie, archiwum tylko do odczytu i dopisanie do modelu konsolidacyjnego
Ludzie decydują
- O każdej liczbie w planie: właściciele planują, automatyzacja sprawdza tylko kompletność i spójność
- Czy przyjąć zgłoszenie spóźnione lub odbiegające od reguł i pod jakim warunkiem
- O regułach walidacji, progach komentarza i ścieżce akceptacji, które pozostają w rękach kontrolera
- Które odchylenia mają znaczenie i co firma z nimi robi
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- wykonanie z SAP w podziale na MPK i konta
- dane podstawowe MPK i właścicieli
- tabela kursów planistycznych
- lista etatów z kadr
- poprzednia przyjęta wersja planu
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- Power Automate
- Office Scripts
Systemy docelowe
- planistyczna witryna SharePoint i archiwum
- model konsolidacyjny w Excelu
- model semantyczny Power BI
Punkty styku z człowiekiem: Excel Online w przeglądarce; karty Adaptive Cards i zakładka statusu w Microsoft Teams; aplikacja Approvals do akceptacji
Wykorzystane technologie
folder na każde MPK, metadane zgłoszeń, historia wersji i archiwum tylko do odczytu
Anadzorowany szablon z zablokowaną strukturą; skrypty zapisują wypełnienie wstępne i odczytują zgłoszenia
Aharmonogramowe pobrania, generowanie, przebiegi walidacji i konsolidacji, ponowienia i audyt
Apliki, zakresy Excela, elementy list i wiadomości na kanałach bez dedykowanego kodu
Aprzypomnienia, informacja zwrotna z walidacji, zakładka ze statusem, akceptacja kontrolera
Awyzwalacz wysyłki, uruchomienia Office Scripts, liczniki przypomnień i eskalacji
Awykonanie w podziale na MPK i konta, dane podstawowe, kursy planistyczne
Astatus zbierania w trakcie cyklu i skonsolidowany plan wobec wykonania po nim
AIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Wszystkie liczby wynikają tu z kalendarza, a kalendarz należy do firmy przykładowej, a nie do zmierzonego klienta. Ta firma prowadzi sześć cykli zbierania rocznie, budżet roczny w dwóch rundach oraz jedną rundę prognozy na kwartał, a każdy z nich pochłania około dwunastu dni pracy analityka: przygotowanie, ponaglanie, sprawdzanie, poprawki i konsolidację. Sześć cykli po dwanaście dni to 72 dni pracy analityka rocznie, czyli sześć dni miesięcznie w średniej rocznej, przy dniu pracy liczącym 480 minut. 35 € to pełny koszt godzinowy analityka FP&A w Europie Środkowej. Sześćdziesięciu właścicieli poświęca też własny czas, około dwóch godzin na cykl każdy: 60 razy 6 razy 2 to 720 godzin rocznie, mniej więcej 25 200 €, pozostawione poza kalkulatorem i pokazane osobno poniżej. Modelujemy uwolnioną zdolność, a nie redukcję etatów.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Cykl kończy się w dniu, w którym miał się skończyć, bo ponaglanie i sprawdzanie przestają być ręcznymi krokami na końcu
- Właściciele planują wobec własnego wykonania, a nie pustej siatki, co podnosi jakość pierwszego zgłoszenia
- Błędy są wychwytywane przy wysyłce przez osobę, która może je poprawić, a nie trzy tygodnie później przez analityka, który musi je zinterpretować
- W każdej chwili istnieje jedna wersja planu każdego MPK wraz z historią, więc pytanie, który plik jest aktualny, znika
- Komentarz do odchyleń powstaje obok liczby, którą tłumaczy, i wędruje razem z nią do materiałów na zarząd
Perspektywa zarządu
- Status zgłoszeń widać w trakcie cyklu, w podziale na MPK i właścicieli, zamiast odtwarzać go po jego zamknięciu
- Każda liczba w materiałach na zarząd prowadzi do konkretnego zgłoszenia, wersji i osoby, która je zaakceptowała
- Zdolność planistyczna rośnie wraz z liczbą MPK, a nie z liczbą analityków
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.
- Właściciel widzi wyłącznie własne MPK: dostęp wynika z grup Entra ID zbudowanych na danych podstawowych MPK, więc reorganizacja zmienia członkostwo w grupach, a nie ręcznie prowadzoną listę uprawnień do plików.
- Tam, gdzie planowane są koszty osobowe, ten blok ma własne uprawnienia i etykietę poufności Microsoft Purview; o tym, kto widzi szczegóły wynagrodzeń, decyduje się raz, a nie plik po pliku.
- Robot czyta SAP przez dedykowane konto z uprawnieniem wyłącznie do podglądu i niczego nie zapisuje zwrotnie; jego poświadczenia pozostają w magazynie poświadczeń platformy i żaden analityk ich nie dotyka.
- Każde przyjęte zgłoszenie zostaje jako migawka tylko do odczytu z autorem, znacznikiem czasu, wersją zestawu reguł i akceptacją, więc zatwierdzony budżet da się odtworzyć po latach.
- Wykonanie robotów, kolejki i dzienniki działają w Państwa tenancie UiPath Automation Cloud, region UE; arkusze planu zostają w dzierżawie Microsoft 365.
Dlaczego teraz
Kalendarz planistyczny jest sztywny, a decyzje z nim związane nie czekają. Prognoza dwa tygodnie po odcięciu opisuje przeszłość; ta sama prognoza trzy dni po odcięciu jest przesłanką decyzji o rekrutacji, zapasie albo inwestycji, która wciąż jest otwarta.
Zespół finansowy, który jest, będzie tym, który zostanie. Modelowe 72 dni pracy analityka rocznie, czyli 20 160 €, kupują przegląd i kwestionowanie zamiast zbierania, bez rekrutacji na rynku, na którym o dobrych controllerów jest trudno.
Warstwa zbierania nie wymaga już kupionego narzędzia ani programisty: Excel Online z Office Scripts, uprawnienia SharePoint i karty w Teams pokrywają generowanie, walidację i status, a roboty stronę SAP.
Role zarządcze, których to dotyczy
Prognoza pojawia się w dniu, w którym zarząd jej oczekuje, a każda liczba prowadzi do osoby, wersji i komentarza
Cykl zespołu zamienia się w przegląd i kwestionowanie zamiast zbierania plików, a reguły przestają być negocjowane z każdym właścicielem osobno
Dane planistyczne znikają z dysku sieciowego i z załączników, a dostęp podąża za danymi podstawowymi zamiast za ręcznie prowadzoną listą
Częste pytania i zastrzeżenia
Narzędzie planistyczne zakłada czyste dane podstawowe MPK, uzgodnione reguły walidacji i zdyscyplinowany proces zgłoszeń. Zbudowanie ich teraz skraca tamto wdrożenie, zamiast z nim konkurować, a warstwa zbierania wygasa w dniu, w którym narzędzie ją przejmuje.
Otwierają jeden link do własnego skoroszytu, w tym samym Excelu, który znają, z własnym wykonaniem już w środku. Tam, gdzie pion upiera się przy aplikacji desktopowej, otwiera ten sam plik w tym samym miejscu; znika załącznik i druga kopia.
Wygenerowanie ich nie jest pracą. Pracą jest ponaglanie, sprawdzanie, trzecia runda poprawek i odtwarzanie tego, co ktoś miał na myśli, i właśnie tam idzie dwanaście dni pracy analityka na cykl.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Mniej niż mniej więcej piętnaście MPK, gdzie kontroler znający każdego właściciela przeprowadzi cykl telefonicznie szybciej niż jakikolwiek obieg
- Struktura MPK albo plan kont zmienia się w trakcie cyklu, wtedy najpierw dane podstawowe, a dopiero potem zbieranie
- Aplikacja planistyczna z wprowadzaniem danych przez właścicieli, walidacją i obiegiem już działa i jest używana, wtedy sensowną pracą jest integracja
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Od naszego kwartalnego odcięcia do momentu, w którym zarząd widzi skonsolidowaną prognozę: ile to dni roboczych i ile z nich idzie na zbieranie plików zamiast na decyzje?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Nadzorowany szablon wzorcowy z zablokowaną strukturą, nazwanymi zakresami wejściowymi, listami walidacyjnymi i układem wypełnienia wstępnego
- Pobranie wykonania, danych podstawowych, etatów i kursów, harmonogramowane na cykl w Orchestratorze
- Zestaw reguł walidacyjnych wraz z komunikatem, który widzi właściciel, uzgodniony punkt po punkcie z kontrolerem
- Planistyczną witrynę SharePoint, uprawnienia na MPK z grup Entra ID oraz wersjonowane archiwum
- Warstwę Teams i stronę statusu w Power BI: zaproszenia, przypomnienia, eskalację, akceptację i bieżący status
Potrzebujemy od Państwa
- Obecny szablon i dwa zamknięte cykle, w tym pliki, które się nie udały
- Listę MPK z właścicielami, zastępcami i ścieżką akceptacji w podziale na piony
- Konto odczytu do wykonania i danych podstawowych w SAP oraz konto serwisowe do witryny planistycznej
- Wskazaną osobę w FP&A, która może zdecydować o regułach i progach komentarza
Etapy
Analiza
Szablon, reguły, właściciele, terminy i wyjątki dwóch ostatnich cykli
Projekt
Szablon wzorcowy, reguły walidacji, model uprawnień, logika przypomnień i eskalacji
Budowa
Roboty generujące i wypełniające, przepływy wysyłki i walidacji, konsolidacja i archiwum
Próba
Pełny cykl odtworzony na danych historycznych, następnie jeden pion pilotażowy na żywo
Uruchomienie
Najbliższa runda prognozy pod nadzorem, potem cykl budżetowy z opieką powdrożeniową
Działowe. Nakład zależy od liczby MPK i wariantów szablonu, od tego, na ile reguły walidacji są już spisane, oraz od tego, czy wykonanie pochodzi wprost z SAP, czy z warstwy raportowej.
Sześć cykli zbierania rocznie i 72 dni pracy analityka, zanim ktokolwiek cokolwiek przeanalizuje.
Prosimy przesłać obecny szablon i rejestr zgłoszeń z dwóch ostatnich cykli. Odsyłamy zestaw reguł walidacyjnych, które wychwyciłyby tamte błędy, oraz pierwszy szacunek osiągalnego czasu cyklu.
Sprawdźmy Państwa szablon budżetowy w praktyceTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Pakiet dla zarządu nie powinien zależeć od tego, który analityk i którego dnia scalił który arkusz.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćUzgodnienia kont i księgowania, które zamykają się sameKoniec z zamykaniem miesiąca przez zgrywanie sald do Excela i dopraszanie się akceptacji e‑mailem.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćDzienna pozycja gotówkowa bez porannego arkuszaKoniec z ręcznym składaniem dziennej gotówki z czterech portali bankowych; przychodzi za późno i nikt jej nie ufa.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłSektor publicznyUsługi i IT