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Lösung · Management & PlanungEin Register dessen, was wann und bei wem fällig ist, jede Nacht neu berechnet
Keine gesetzliche Frist läuft unbemerkt ab
Offene Vorgänge werden jede Nacht gelesen, ihre Fristen nach Ihren eigenen Regeln berechnet und die Sachbearbeitung in Microsoft Teams gewarnt; Entscheidung und Unterschrift bleiben beim Menschen.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Fristen leben im Vorgangssystem, in einer Fachbereichstabelle und im Gedächtnis einer Person.
Wir bauen ein Fristenregister für die ganze Verwaltung und sonst nichts.
Jeder offene Vorgang trägt ein Fälligkeitsdatum, das die ganze Verwaltung sieht und das in jedem Fachbereich gleich berechnet wird.
das Fristenregister in Microsoft SharePoint; Bescheidentwürfe in der Akte; Power BI
Geschäftsproblem
Vorgangsbearbeitung
Jeder Vorgang trägt eine Uhr. Sie beginnt an einem Datum, das das Posteingangsregister bereits enthält, läuft über einen Zeitraum, der sich aus der Vorgangsart ergibt, und ruht bei Ereignissen, die an anderer Stelle erfasst sind. Die Verwaltung kennt alle drei Angaben und hat keinen Ort, an dem sie zusammentreffen, also entsteht ein Fälligkeitsdatum erst, wenn jemand es ausrechnet.
Die Lücke füllt Gewohnheit. Jeder Fachbereich führt seine eigene Liste, abgeschrieben aus einem System, das danach weiterläuft. Ein Vorgang, der auf eine beteiligte Person oder auf eine andere Behörde wartet, fällt aus allen Listen gleichzeitig heraus, denn eine Tabelle weiß nicht, dass gewartet wird. Vor einer Leitungsrunde fragt die Verwaltungsleitung elf Fachbereiche, wie ihre ältesten Vorgänge stehen.
Im Ganzen bricht nichts zusammen, und genau das ist die Schwierigkeit. Einige Vorgänge überschreiten monatlich ihr Datum, jeder aus einem vertretbaren Grund, und jeder wird erst sichtbar, wenn die beteiligte Person erneut schreibt. Am meisten schmerzt die Gleichbehandlung: Es bewegt sich der Vorgang derjenigen, die wöchentlich anruft.
Wie es heute läuft
So finden wir es in den meisten Verwaltungen vor, unabhängig vom Vorgangssystem darunter.
- MenschEin Vorgang wird erfasst und zugewiesen, und seine Frist wandert in die Tabelle des Fachbereichs, oder eben nicht
- SystemDas Vorgangssystem enthält Eingangsdatum und Vorgangsart; den daraus folgenden Zeitraum kennt die bearbeitende Person
- MenschJeden Freitag baut die Fachbereichsleitung die Liste aus dem Vorgangssystem und der Vorwoche neu auf
- WartezeitVorgänge, die auf Beteiligte, Gutachten oder eine andere Behörde warten, verschwinden aus dem Blick, bis jemand an sie denkt
- FehlerrisikoEin Vorgang, der nicht fertig wird, fällt am Tag des Fristablaufs auf, deshalb geht der Zwischenbescheid zu spät hinaus
- FehlerrisikoEine Untätigkeitsbeschwerde ist oft das erste Signal, dass ein Vorgang seit Wochen stillsteht
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die im Budget nie auftaucht.
- Eine Liste neu aufzubauen ist nicht dasselbe wie sie zu lesen, und diese Verwaltung bezahlt dasselbe Bild elfmal.
- Ein Zwischenbescheid am letztmöglichen Tag kostet mehr als einer, der früh geschrieben wird: Die beteiligte Person hat bereits entschieden, dass die Verwaltung schweigt.
- Fristwissen sitzt bei Personen und nicht bei der Verwaltung, deshalb erbt ein Fachbereich bei zwei Wochen Vertretung die Akten, aber nicht die Daten. Auch als Nachweis sammelt sich nichts an: Fragt ein Widerspruch, warum ein Vorgang so lange gedauert hat, wird die Antwort aus Postfächern rekonstruiert.
Kosten des Nichtstuns
Eine um vier Tage verfehlte Frist sieht von innen genauso aus wie eine eingehaltene. Niemand ist untätig, jeder Vorgang hat einen Grund, und die Tabellen sagen, dass der Fachbereich zurechtkommt. Genau das hält den Prozess am Leben: kein schlechter Monat, nur ein langsames Anwachsen still verspäteter Vorgänge.
Das Risiko mit einem Datum kommt später. Eine Untätigkeitsbeschwerde oder eine Prüfung verlangt zu zeigen, was fällig war, wann es sich geändert hat und was den Beteiligten mitgeteilt wurde. Aus elf Tabellen kostet das eine Woche der falschen Leute; aus dem Register ist es eine Abfrage.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine Kreisverwaltung mit rund 240 Beschäftigten in elf Fachbereichen, vier nachgeordneten Einrichtungen, einem Vorgangssystem mit Posteingangsregister und Akten sowie Microsoft 365.
Rund 2.100 jederzeit offene Vorgänge in etwa 40 Vorgangsarten, jede mit eigenem Zeitraum und eigenen Ereignissen, die ihn anhalten.
Fristen werden in wöchentlich neu aufgebauten Fachbereichstabellen geführt und im Gedächtnis derjenigen, die eine Vorgangsart bearbeiten.
Rund zwölf Minuten pro Woche und offenem Vorgang gehen in Nachfragen, Statusprüfung und den Neuaufbau von Listen, verteilt auf Sachbearbeitung, Fachbereichsleitung und Verwaltungsleitung.
Roboter lesen jede Nacht alle offenen Vorgänge, wenden die eigene Regeltabelle der Verwaltung je Vorgangsart an und führen ein Register dessen, was wann und bei wem fällig ist. Die Sachbearbeitung erhält an den vereinbarten Horizonten eine Karte in Microsoft Teams, die Verwaltungsleitung montags die Liste der gefährdeten Vorgänge.
Ein Fälligkeitsdatum existiert für jeden Vorgang ab dem Tag der Erfassung, und Zwischenbescheide werden Tage vorher unterschrieben statt am Fristtag. Die Zahlen sind Arithmetik auf Annahmen, keine Messung.
Vorgeschlagene Lösung
Wir bauen ein Fristenregister für die ganze Verwaltung und sonst nichts. Jede Nacht liest ein Roboter die offenen Vorgänge aus dem Vorgangssystem und dem Posteingangsregister: Aktenzeichen, Art, Fachbereich, Bearbeitung, Eingangsdatum und erfasste Schritte. Danach wendet er eine Regeltabelle an, die der Verwaltung gehört: welches Datum die jeweilige Uhr startet, welche Ereignisse sie anhalten und auf welchen internen Horizont die Verwaltung hinarbeiten will. Es entsteht eine Zeile je Vorgang mit Fälligkeitsdatum, Status und dessen Begründung.
Das Register wird in drei Zuschnitten gelesen. Die Sachbearbeitung erhält an jedem Horizont eine Karte in Microsoft Teams mit den verbleibenden Tagen, dem letzten erfassten Schritt und einer Wahl: bestätigen, dass der Vorgang fertig wird, festhalten, worauf er wartet, oder den Zwischenbescheid anfordern. Die Fachbereichsleitungen erhalten die Wochensicht, die Verwaltungsleitung montags die Liste der gefährdeten Vorgänge. Der Bescheid ist immer nur ein Entwurf, den ein Mensch unterschreibt. KI wird bewusst nicht eingesetzt: Jeder Schritt ist eine Datumsberechnung, ein Regelabruf oder eine Vorlage, was die Verwaltung einer Prüfung erklären und selbst ändern kann.
UiPath Orchestrator: Zeit-Trigger, Warteschlangen und Prüfpfad; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft Teams sowie Microsoft OneDrive & SharePoint; UiPath Action Center Benachrichtigungen, die in Microsoft Teams erledigt werden; Microsoft SharePoint Listen; Power BI
Den nächtlichen Lesevorgang, die Regeltabelle und ihre Berechnung, das Register und seine Historie, die Horizontkarten und ihre Eskalation, den Zwischenbescheid aus Ihrer Vorlage, die Wochensicht und die Liste der gefährdeten Vorgänge
Die rein lesende Anbindung an Ihr Vorgangssystem und Ihr Posteingangsregister, gebaut auf den Schnittstellen, die diese Systeme anbieten
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungJede Nacht liest ein Roboter jeden offenen Vorgang: Aktenzeichen, Art, Fachbereich, Bearbeitung, Eingangsdatum und erfasste Schritte
- AutomatisierungDie Regeltabelle wird Vorgang für Vorgang angewendet, und das Register erhält eine Zeile mit Fälligkeitsdatum, Status und Begründung
- MenschAn jedem Horizont beantwortet die Sachbearbeitung eine Karte in Microsoft Teams: Der Vorgang wird fertig, er wartet auf etwas Bestimmtes, oder der Bescheid wird gebraucht
- AutomatisierungEin angeforderter Bescheid wird aus der Vorlage der Verwaltung mit den Vorgangsdaten und dem gewählten Grund gefüllt und als Entwurf zur Akte gelegt
- MenschSachbearbeitung oder Fachbereichsleitung korrigiert den Entwurf, unterschreibt ihn und versendet ihn, der einzige Weg nach draußen
- AutomatisierungUnbeantwortete Karten eskalieren an die Fachbereichsleitung, und montags erreichen Wochensicht und Gefährdungsliste ihre Teams-Kanäle
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Jede Nacht jeden offenen Vorgang lesen und sein Fälligkeitsdatum nach den Regeln der Verwaltung berechnen
- Ein Register führen mit Status je Vorgang, dessen Begründung und jeder Neuberechnung
- An jedem Horizont warnen, unbeantwortete Karten eskalieren, den Zwischenbescheid entwerfen
Menschen entscheiden
- Ob ein Vorgang fristgerecht fertig wird und warum nicht; ein Roboter zählt Tage, er beurteilt keinen Vorgang
- Den Inhalt des Bescheids, wer ihn unterschreibt und wer dafür einsteht
- Die Regeltabelle und wohin Kapazität geht, wenn ein Fachbereich den Druck trägt
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Alles unten läuft auf Lizenzen und Systemen, die Sie bereits haben oder ohnehin brauchen.
Eingänge
- offene Vorgänge im Vorgangssystem
- das Posteingangsregister
- der Katalog der Vorgangsarten und Fristenregeln
- zum Vorgang erfasste Schritte
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- das Fristenregister in Microsoft SharePoint
- Bescheidentwürfe in der Akte
- Power BI
Berührungspunkte für Menschen: Horizontkarten in Microsoft Teams; die wöchentliche Fachbereichssicht; die Gefährdungsliste am Montag
Eingesetzte Technologien
lesen offene Vorgänge über einen nächtlichen Zeit-Trigger, berechnen Fälligkeiten, stellen Karten ein, protokollieren jeden Lauf
AHorizontkarten werden in Teams beantwortet und eskaliert, wenn niemand antwortet
Astellen Wochensicht und Gefährdungsliste ein, schreiben Zeilen und Entwürfe in den Tenant
Adas Register, die Bescheidentwürfe und die Historie der Neuberechnungen
Adie Wochensicht nach Fachbereich und Vorgangsart und der Trend, nach dem die Leitung fragt
Aliefert nächtlich Aktenzeichen, Art, Bearbeitung, Daten und Schritte
CIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Ein Modell, kein Versprechen.
Zwölf Minuten pro Woche und offenem Vorgang kaufen drei Gewohnheiten: Die Sachbearbeitung öffnet eine Akte, um den Stand zu sehen, die Fachbereichsleitung baut freitags eine Liste, und die Verwaltungsleitung stellt vor einer Leitungsrunde ein Bild zusammen. In einem Durchschnittsmonat von 4,33 Wochen sind das 52 Minuten je Vorgang, und 21 € sind die Vollkosten einer Stunde auf einer Verwaltungsstelle. Nichts davon wurde in einer Verwaltung gemessen, und die Arithmetik zeigt Kapazität, die an die Fachbereiche zurückgeht, keine Einsparung.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Jeder offene Vorgang trägt ein Fälligkeitsdatum, das die ganze Verwaltung sieht und das in jedem Fachbereich gleich berechnet wird
- Zwischenbescheide entstehen Tage vor dem Termin statt an ihm, aus einer bereits gefüllten Vorlage
- Fachbereichsleitungen führen eine Warteschlange, die mit Daten ankommt, statt jeden Freitag eine Liste neu zu bauen
- Ein stiller Vorgang wird am selben Horizont gemeldet wie einer, dessen Beteiligte wöchentlich anruft, und genau das ist Gleichbehandlung in der Praxis
Aus Sicht der Amtsleitung
- Fristendruck ist keine monatliche Überraschung mehr: Montags weiß die Verwaltungsleitung, welche Vorgänge ihr Datum überschreiten und wer sie führt
- Kapazität wird nach Daten verschoben und nicht nach der Zahl der Beschwerden, denn die Last ist nach Fachbereich, Vorgangsart und Bearbeitung sichtbar
- Jeder Status, den ein Vorgang durchlaufen hat, bleibt mit der Nacht seiner Änderung erhalten, und der Prozess übersteht Urlaub und Fluktuation, weil keine Frist in einem Gedächtnis wohnt
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Sicherheit wird mit dem Prozess entworfen, nicht danach.
- Der Roboter meldet sich mit einem eigenen Konto an und liest. Er kann keinen Vorgang ändern, keinen schließen und nichts versenden; er schreibt Registerzeilen und Entwürfe zur Unterschrift.
- Jede Neuberechnung bleibt mit ihren Eingangswerten erhalten, sodass das Register nicht nur zeigt, dass ein Vorgang fällig war, sondern warum es das früher so berechnet hat
- Register, Entwürfe und Auswertungen bleiben im eigenen Microsoft 365 Tenant der Verwaltung, und die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
- Die Regeltabelle ist versioniert, Änderungen nimmt die Verwaltung selbst vor, und das Rechtsamt liest sie ohne einen Export von uns
Warum jetzt
Die Eingangsseite hat sich bereits verändert. Das Ministerium für Digitalisierung meldete am 5. August 2026 mehr als 100 Mio. Sendungen über e-Doręczenia, davon über 50 Mio. in demselben Jahr. Post, die schneller eintrifft, startet Uhren schneller, und die Fristenseite wurde dafür nicht umgebaut.
Personal aufzubauen ist die langsame Antwort. Die NIK-Prüfung zum Personalmanagement in der öffentlichen Verwaltung (Bericht DLO.430.2.2026, Zeitraum 2021 bis 2024) fand 1.212 Auswahlverfahren, von denen 812, also 67 %, zu einer Einstellung führten.
Die technischen Teile sind heute gewöhnlich. Orchestrator startet Arbeit über einen Zeit-Trigger, eine Action-Center-Aufgabe wird in Microsoft Teams beantwortet, und EZD RP, das NASK im Auftrag des Ministers für Digitalisierung betreut, bietet eine API.
Relevante Führungsrollen
Fristendruck kommt als Montagsliste und nicht als Beschwerde
Der Freitagsaufbau entfällt, und die Warteschlange kommt mit Daten an den Vorgängen
Untätigkeitsbeschwerden werden aus einem Nachweis beantwortet, was wann fällig war
Häufige Fragen und Einwände
Nein. Er berechnet ein Datum aus Regeln, die Ihre Verwaltung geschrieben hat, zeigt der Sachbearbeitung, was fehlt, und entwirft auf Wunsch ein Schreiben. Wer unterschreibt und ob der Vorgang fertig wird, bleibt bei Menschen.
Deshalb ist die Regeltabelle das Erste, was wir mit Ihnen bauen, und deshalb gehört sie in Ihr Rechtsamt. Arten, deren Regeln sich noch nicht aufschreiben lassen, bleiben sichtbar außerhalb des Registers.
Die meisten sind es nicht, deshalb prüfen wir das in der ersten Woche. Bietet das System eine Schnittstelle, nutzen wir sie nur lesend, bietet es einen Export, planen wir ihn, sonst vereinbaren wir mit Ihrem Anbieter den kleinsten verlässlichen Auszug.
Wann diese Lösung nicht passt
- Verwaltungen mit einigen hundert offenen Vorgängen in zwei oder drei Fachbereichen, wo eine gemeinsame Liste weniger kostet als eine Integration
- Verwaltungen, in denen Eingangsdatum oder Vorgangsart nicht verlässlich erfasst werden, denn das Register erbt jede Lücke
- Verwaltungen, die ein Verfahren durchgehend automatisieren wollen, vom Antrag bis zum unterschriebenen Bescheid: andere Arbeit
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wenn ein Vorgang in dieser Verwaltung im vergangenen Monat seine Frist überschritten hat: Wie viele Tage vergingen, bis es jemand bemerkt hat, und haben die Beteiligten vor diesem Tag von uns gehört oder danach?
Vorgehen bei der Umsetzung
Die erste Woche sieht bei jedem Kunden gleich aus: Wir sehen uns die Daten an.
Wir liefern
- Eine Durchsicht eines Monats Ihrer offenen Vorgänge: Arten, Eingangsdaten, Schritte und wo das Fristwissen heute liegt
- Die Fristenregeltabelle, geschrieben mit Ihrem Rechtsamt und Ihren Fachbereichsleitungen und danach im Eigentum Ihrer Verwaltung
- Den nächtlichen Lesevorgang, das Register samt Historie und die Horizontkarten in Microsoft Teams
- Den Zwischenbescheid aus Ihrer Vorlage, die Wochensicht und die Gefährdungsliste am Montag
Wir brauchen von Ihnen
- Daten zu offenen Vorgängen aus einem Monat, mit Vorgangsarten, Eingangsdaten und erfassten Schritten
- Eine benannte Verantwortung für die Fristenregeln, üblich im Rechtsamt oder in der Verwaltungsleitung, und zwei Pilotfachbereiche
- Ein rein lesendes technisches Konto im Vorgangssystem, Ihre Bescheidvorlage und Ihre Festlegung der Horizonte
Etappen
Analyse
Ein Monat offener Vorgänge, gelesen mit den Fachbereichsleitungen: Arten, Uhren und was sie anhält
Konzeption
Regeltabelle, Register, Horizonte, Eskalationsweg, Sicherheitsmodell
Umsetzung
Nächtlicher Lesevorgang, Berechnung, Teams-Karten, Bescheidentwurf, Auswertung
Inbetriebnahme
Parallellauf gegen die Fachbereichstabellen, dann zwei Fachbereiche produktiv unter Aufsicht und die übrigen dahinter
Abteilungsweit. Der Aufwand folgt der Zahl der Vorgangsarten mit schriftlicher Regel, der Frage, ob das Vorgangssystem offene Vorgänge über eine Schnittstelle bereitstellt, und der Sorgfalt, mit der Daten heute erfasst werden.
Fristen sind Arithmetik. Nur der Grund für eine Verzögerung braucht einen Menschen.
Senden Sie uns Daten zu offenen Vorgängen aus einem Monat: Vorgangsarten, Eingangsdaten und den führenden Fachbereich. Sie erhalten den Anteil, dessen Fälligkeit sich ohne Tippen berechnen lässt, und die Vorgangsarten, deren Regeln zuerst aufgeschrieben werden müssen.
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Vier Eingangskanäle, ein von Hand geführtes Register und Zustellnachweise, die erst nachträglich abgelegt werden.
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