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Lösung · Supply ChainDie Zollunterlagen entstehen aus der Lieferung, nicht durch Abtippen im Portal
Exportpapiere fertig, bevor der Lkw beladen ist
Roboter erstellen Handelsrechnung, Packliste und Anmeldedaten aus Ihren Auftrags- und Lieferdaten, wenden Tarif- und Ursprungsregeln an und legen jede Bestätigung ab.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Ihr ERP kennt jede Zahl, die die Zollunterlagen brauchen. Trotzdem tippt sie jemand erneut ein.
Der Ablauf beginnt dort, wo die Daten bereits liegen.
Der Dokumentensatz ist fertig, wenn die Kommissionierung endet, und nicht danach, damit Papiere nicht länger der Grund sind.
der Kanal, den Ihre Zollagentur oder Anmeldesoftware akzeptiert; SAP S/4HANA (Referenz und Status an der Lieferung); SharePoint-Sendungsakte
Geschäftsproblem
Zoll und Exportkontrolle
Jede Exportsendung braucht einen Dokumentensatz, bevor sie das Werk verlässt: eine Handelsrechnung, eine Packliste, die zu den Paletten passt, Zeugnisse dort, wo Ware oder Bestimmungsland sie verlangen, und einen Anmeldedatensatz mit Warennummern, Ursprung, Verfahren und Empfänger. Fast alles davon existiert bereits, im Kundenauftrag, in der Lieferung und im Lagersystem, doch nichts davon bewegt sich von selbst, also öffnet ein Mensch beide Masken und tippt dieselben Zahlen in eine Tabelle, eine Vorlage und ein Portal.
Weh tun vor allem Einreihung und Ursprung. Eine Warennummer ist eine einmal getroffene Beurteilung, die jahrelang weiterverwendet wird, und neue Materialnummern entstehen schneller, als jemand die Liste pflegt, weshalb in der Praxis die Regel gilt: Nummer vom nächstähnlichen Teil übernehmen. Der Präferenzursprung hängt an Lieferantenerklärungen mit Gültigkeitsdaten, die im Mailarchiv liegen statt am Material. Beschränkte Güter hängen an einer Produkteigenschaft, die der Sachbearbeiter auf dem Lieferschein gar nicht sieht.
Teuer macht das Ganze die Rückmeldeschleife. Nichts sagt dem Büro, dass es falsch lag: Die Unterlagen werden akzeptiert, der Lkw fährt, und der Fehler kommt Wochen später über die Agentur, den Zollvertreter des Kunden oder eine Behörde ans Licht. Die Ware ist längst angekommen und die Rechnung bezahlt, die Korrektur besteht also aus einer geänderten Anmeldung und einem Gespräch mit einem Kunden, dem Zoll auf eine im Frühjahr gekaufte Maschine berechnet wird.
Wie es heute läuft
Unabhängig vom ERP und von der Agentur finden wir diesen Weg in Büros, die mit dem Geschäft gewachsen sind.
- MenschDer Versandsachbearbeiter überträgt Empfänger, Werte, Positionsdaten und Gewichte aus der Auslieferung in die Tabelle, die die Agentur akzeptiert
- MenschWarennummern stammen aus einer Tabelle auf dem gemeinsamen Laufwerk; ein Material, das dort fehlt, erhält die Nummer des nächsten wiedererkennbaren Teils
- WartezeitWird eine Präferenz beansprucht, wird die Lieferantenerklärung in Postfächern und Ordnern gesucht, und die Unterlagen warten, bis sie auftaucht
- MenschRechnung und Packliste entstehen aus Word- und Excel-Vorlagen, werden zur Unterschrift gedruckt und wieder eingescannt
- SystemDie Tabelle geht per Mail an die Agentur, oder dieselben Zahlen werden ein zweites Mal in deren Portal getippt
- FehlerrisikoFalsche Nummern, beschränkte Güter und abgelaufene Genehmigungen fallen nur auf, wenn die Agentur sie bemerkt, meist Wochen später
- MenschDie Anmeldereferenz und die Bestätigung des Ausgangs kommen per Mail und werden abgelegt, wenn Zeit dafür ist
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Der teuerste Teil dieses Prozesses hat keine eigene Kostenstelle.
- Das Abtippen ist der billigste Teil dieses Prozesses und der einzige, den überhaupt jemand zählt; das Suchen ringsum, nach einer Nummer, einem Zeugnis oder einem Gewicht, wird nirgends erfasst und dauert länger.
- Einreihungsfehler werden im Kalender anderer entdeckt, und der Zeitpunkt kostet mehr als die Korrektur selbst: geänderte Anmeldungen, Zoll, mit dem der Kunde nicht gerechnet hat, ein Vertriebsbetreuer, der einem Einkäufer Papiere erklärt, den Maschinen interessieren.
- Präferenzen ohne gültigen Lieferantennachweis sind eine Verpflichtung mit langer Zündschnur: Den Vorteil nimmt der Kunde bei der Einfuhr mit, die Erklärung trägt der Exporteur, und der Nachweis muss noch Jahre später auf Verlangen vorliegen.
- Fehlende Ausgangsbestätigungen machen aus einem Versandproblem ein Finanzthema, denn die Steuerbefreiung der Ausfuhrlieferung stützt sich darauf, den Ausgang der Ware zu belegen, und eine ungelesene Bestätigung im Postfach ist kein abgelegtes Dokument.
Kosten des Nichtstuns
Zeile drei ist ein Szenario mit offengelegter Rechnung, keine Wahrscheinlichkeit. 240 Sendungen einer Produktlinie im Jahr bei einem durchschnittlichen Rechnungswert von 15.000 € ergeben 3,6 Mio. € Warenwert, und drei Prozentpunkte Zoll darauf sind 108.000 €, um die später gestritten wird, meist vom Kunden, dessen Zollvertreter den Unterschied gefunden hat.
Was sich aufbaut, ist nicht die Personalzeile. Jeden Monat gewinnt die Klassifizierungsdatei Zeilen, die niemand geprüft hat, die Begründung der älteren verblasst, und die zwei Personen, die sie rekonstruieren können, werden schwerer zu ersetzen. Ein solches Büro fällt nicht sichtbar aus; es kann nur nicht sagen, wie viele der Nummern des Vorjahres einer Prüfung standhalten würden.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Ein europäischer Maschinenbauer, der aus zwei Werken und einem Ersatzteillager in 40 Länder exportiert, auf SAP S/4HANA und Microsoft 365 E3 mit separatem Lagersystem; ein vierköpfiges Exportbüro betreut beide Werke.
1.300 Exportsendungen im Monat: komplette Maschinen, Projektsendungen mit vielen Positionen und eine große Zahl kleiner Ersatzteilsendungen; rund 300 neue oder geänderte Materialnummern je Quartal.
Daten werden aus der Lieferung in die Tabelle der Agentur übertragen, Nummern stammen aus einer Datei, die eine Person pflegt, die Unterlagen entstehen aus Vorlagen, und Bestätigungen werden in einer ruhigen Stunde abgelegt.
Rund 11 Minuten Dokumentenarbeit je Sendung, bevor überhaupt nachgefasst wird, ein Rückstau bei jedem Projektauftrag mit 60 Positionen und eine Nummernliste, die einige hundert Materialien hinterherhinkt.
Roboter bauen den Sendungsdatensatz aus Lieferung und Lagersystem auf, wenden die Regeln für Einreihung, Ursprung und Beschränkungen an, erzeugen die Unterlagen, übergeben die Anmeldedaten an die Agentur und legen ab, was zurückkommt.
Im modellierten Fall entsteht der Standardfall ohne Menschen, das Büro sieht nur noch Einreihungs- und Beschränkungsausnahmen, und jede Sendung trägt ihre Nachweise ab dem Tag der Abfahrt. Die Zahlen sind ein Modell, keine Messung.
Vorgeschlagene Lösung
Der Ablauf beginnt dort, wo die Daten bereits liegen. Eine freigegebene Auslieferung erzeugt einen Queue-Eintrag, und ein Roboter sammelt, was ein Dokumentensatz braucht: Empfänger und Bestimmungsland, Incoterms, Positionen mit Werten und Mengen sowie aus dem Lagersystem die tatsächlichen Gewichte und Handling Units. Dieser Satz wird gegen eine Klassifizierungstabelle geprüft, die in der Verantwortung Ihrer Trade Compliance liegt und je Material Warennummer, Ursprung, Verfahren, Präferenzstatus und Beschränkungskennzeichen führt. Vier Dinge stoppen eine Sendung: ein Material ohne Eintrag, eine Präferenz ohne Nachweis, ein Beschränkungskennzeichen, ein Bestimmungsland mit Genehmigungspflicht.
Lieferantennachweise kommen als Dokumente, also werden sie als Dokumente gelesen. Ursprungszeugnisse, Lieferantenerklärungen und Packlisten von Lohnfertigern liest UiPath Document Understanding aus, das für diese Typen vortrainierte Modelle mitbringt, und die Felder werden mit ihren Gültigkeitsdaten am Material festgehalten. Was mit geringer Konfidenz gelesen wird, geht in die Validation Station statt ungeprüft in die Unterlagen. Das Sanktionsscreening des Empfängers ist eine eigenständige Kontrolle, deshalb binden wir sie an, statt sie hier nachzubauen.
Danach entstehen die Unterlagen aus Ihren eigenen Vorlagen, und der Anmeldedatensatz wird übergeben. Hier sagen wir bewusst genau, was wir zusagen: Die Daten gehen über den Kanal, den Ihre Zollagentur oder Ihre Anmeldesoftware akzeptiert, als Portal-Upload, strukturierte Datei oder deren eigene API, und wir verbinden uns nicht in Ihrem Namen mit einem nationalen Zollsystem. Was zurückkommt, die Anmeldereferenz und später die Bestätigung des Ausgangs, wird an der Lieferung vermerkt und mit den Unterlagen abgelegt, während alles, was eine Regel gestoppt hat, zu einer Aufgabe in Microsoft Teams wird.
Vortrainierte UiPath Document Understanding Modelle für Certificate of Origin, Packing Lists und EU Declaration of Conformity, mit Validation Station; UiPath Orchestrator Queues, Trigger, Credential Stores und Prüfpfad; UiPath Integration Service Konnektoren für SAP, Microsoft Teams und Microsoft OneDrive & SharePoint; UiPath Action Center Aufgaben in Microsoft Teams; Microsoft Purview Aufbewahrungsbezeichnungen
Den Sendungsdatensatz aus ERP und Lagersystem, die Regeln für Einreihung, Ursprung, Verfahren und Beschränkungen, die Dokumentenerzeugung aus Ihren Vorlagen, die Übergabe an die Agentur, die Rückschreibung von Referenzen und Bestätigungen, den Ausnahmefluss, die Sendungsakte
Die Schnittstelle Ihrer Zollagentur oder Ihres Anmeldesoftware-Anbieters, über UiPath Integration Service Connector Builder wo eine API existiert und als Datei- oder Portalaustausch wo nicht; Lagergewichte und Handling Units dort, wo kein Konnektor existiert
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungEine freigegebene Auslieferung erzeugt einen Queue-Eintrag; der Roboter holt Auftrags-, Empfänger- und Wertdaten aus dem ERP sowie Gewichte und Handling Units aus dem Lagersystem
- SystemDie Klassifizierungstabelle liefert Warennummer, Ursprung, Verfahren und Präferenzstatus je Material und kennzeichnet alles, was sie nicht kennt
- AutomatisierungDocument Understanding liest die Zeugnisse und Erklärungen der Lieferanten zu diesen Materialien, und die Regeln laufen: Beschränkungskennzeichen, Gültigkeit von Genehmigungen, Präferenznachweise, Schwellen je Bestimmungsland, Vollständigkeit der Positionsdaten
- MenschWas eine Regel stoppt, erreicht die Trade Compliance als Action Center Aufgabe in Microsoft Teams, mit Material, Grund und Antwortvorschlag
- AutomatisierungRechnung und Packliste entstehen aus Ihren Vorlagen, und die Anmeldedaten gehen über den Kanal, den Ihre Agentur oder Anmeldesoftware akzeptiert
- AutomatisierungAnmeldereferenz und Ausgangsbestätigung werden an der Lieferung vermerkt und mit den Unterlagen in der SharePoint-Sendungsakte abgelegt, und eine Tagesübersicht erreicht den Teams-Kanal des Büros
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- den Aufbau des Sendungsdatensatzes aus ERP und Lagersystem, einschließlich Gewichten und Handling Units
- die Anwendung der Regeln für Einreihung, Ursprung, Verfahren und Beschränkungen auf jede Position jeder Sendung
- die Erzeugung der Unterlagen, die Übergabe der Anmeldedaten an die Agentur sowie die Ablage von Referenz, Bestätigung und Regelspur
Menschen entscheiden
- die Warennummer für ein Material, das die Tabelle nicht kennt, und jede Nummer, deren Änderung die Regeln vorschlagen
- ob eine Sendung mit Beschränkungskennzeichen oder auslaufender Genehmigung das Werk verlassen darf
- ob eine Präferenz beansprucht wird, wenn die Lieferantenerklärung fehlt, abgelaufen oder unlesbar ist
- über die Regeln selbst: Tabelle, Schwellen, Ländergruppen und Vorlagen bleiben im Besitz von Trade Compliance
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Alles unten läuft auf Lizenzen und Systemen, die Sie bereits haben oder ohnehin brauchen.
Eingänge
- Kundenaufträge und Auslieferungen aus dem ERP
- Gewichte, Verpackung und Handling Units aus dem Lager
- Zeugnisse und Erklärungen der Lieferanten per Mail
- Ihre Tabelle für Einreihung und Ursprung
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- der Kanal, den Ihre Zollagentur oder Anmeldesoftware akzeptiert
- SAP S/4HANA (Referenz und Status an der Lieferung)
- SharePoint-Sendungsakte
Berührungspunkte für Menschen: Action Center Aufgaben in Microsoft Teams; Validation Station für unlesbare Dokumente; die tägliche Teams-Übersicht des Exportbüros
Eingesetzte Technologien
ein Queue-Eintrag je Sendung; Regeln, Wiederholungen, Zugangsdaten, Prüfpfad
Avortrainierte Modelle lesen Ursprungszeugnisse, Konformitätserklärungen und Packlisten der Lieferanten; Validation Station für Felder mit geringer Konfidenz
Aliest Aufträge und Lieferungen, schreibt Referenzen zurück, stellt Aufgaben ein, legt die Unterlagen ab
AEinreihungs- und Beschränkungsausnahmen dort entscheiden, wo die Fachperson arbeitet
Adie Sendungsakte: Unterlagen, Regelspur, Referenz und Bestätigung, mit Aufbewahrung
Adie achtstellige Nummernliste, gegen die Ihre Tabelle geführt wird
Bdie Referenz hinter der Prüfung beschränkter Güter
BIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Ein Modell, kein Versprechen.
Die 11 Minuten decken allein die Papiere ab: Daten zusammentragen, die Tabelle der Agentur füllen, die Unterlagen erzeugen, das Zurückkommende ablegen. Verpacken, Verladen, die Arbeit der Agentur selbst und die ungemessene Zeit für die Suche nach einer Nummer liegen außerhalb des Modells. Es ist ein Mischwert, denn eine Ersatzteilsendung dauert deutlich kürzer und ein Projektauftrag deutlich länger. 30 € sind ein illustrativer Vollkostensatz je Stunde für eine Stelle im Versand in Mitteleuropa, und nichts davon wurde bei einem Kunden gemessen.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Der Dokumentensatz ist fertig, wenn die Kommissionierung endet, und nicht danach, damit Papiere nicht länger der Grund sind, warum ein Lkw auf dem Hof wartet
- Nummern, Ursprung, Verfahren und Beschränkungsstatus stammen aus einer gepflegten Tabelle, die auf jede Sendung gleich angewendet wird, unabhängig von der Schicht
- Beschränkte Güter, fehlende Genehmigungen und Präferenzen ohne Nachweis stoppen die Unterlagen statt des Lkw, bevor sich die Ware bewegt
- Jede Sendung verlässt das Werk mit vollständigen Nachweisen, sodass die Lieferung des Vorjahres aus einer Akte beantwortet wird und nicht aus einer Suche
- Die erfahrenen Leute im Büro verbringen den Tag mit Einreihung und Genehmigungen statt mit dem Übertragen von Zahlen
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Sendungspapiere werden zu einem messbaren Prozess: was automatisch entstand, was stoppte, an welcher Regel und wie lange die Entscheidung dauerte
- Mengenspitzen und neue Bestimmungsländer fangen Konfiguration und Queue-Kapazität ab, nicht Überstunden und eine weitere Routine zum Lernen
- Wissen, das im Urteil zweier Personen steckt, wird zu einer Tabelle mit Verantwortlichem, Historie und Prüfer, und jede Sendung hat ihre Bestätigungen entweder abgelegt oder steht auf einer Liste
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Wo die Daten liegen und wer sie sieht.
- Roboter lesen ERP und Lagersystem mit dedizierten Konten mit Anzeigerechten und dem einen Schreibrecht, das die Anmeldereferenz braucht, und das Portal der Agentur wird über eine Dienstidentität erreicht, deren Geheimnis im Credential Store liegt und nicht im Workflow
- Die Sendungsakte hält Unterlagen, Regelspur, Referenz und Ausgangsbestätigung unter einer Microsoft Purview Aufbewahrungsbezeichnung zusammen, damit die Nachweise die Person überdauern, die sie erstellt hat
- Regeln für Einreihung und Beschränkungen sind versioniert und von Trade Compliance freigegeben, und jeder Lauf hält fest, welche Version über die Sendung entschieden hat
- Der Orchestrator protokolliert jede Roboteraktion; die Dokumente, Aufgaben und Regeln, die sie berührt, bleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant und in der UiPath Automation Cloud, EU-Region
Warum jetzt
Der Zolltarif hat ein veröffentlichtes Ablaufdatum. Anhang I der Verordnung (EWG) Nr. 2658/87 des Rates, die Kombinierte Nomenklatur mit ihren achtstelligen Nummern, wird jedes Jahr aktualisiert und im Amtsblatt der EU erneut veröffentlicht, weshalb eine handgepflegte Liste nach Kalender veraltet und niemand eine Erinnerung erhält.
Beschränkte Güter sind heute eine operative Frage, nicht nur eine juristische. Die Verordnung (EU) 2021/821 regelt Dual-Use-Ausfuhren, ihre Kontrollliste in Anhang I wurde zuletzt im September 2025 per delegierter Verordnung aktualisiert, und die erwartete Aufzeichnung kann ein manuelles Büro nicht liefern. Als Personalarbeit bewertet, ist allein die Dokumentenarbeit rund 7.150 € im Monat wert.
Die Technik ist kein Projekt mehr: vortrainierte Modelle für Zeugnisse und Packlisten, Standardkonnektoren in ERP und Microsoft 365, Ausnahmen entschieden in einem Teams-Fenster, das ohnehin offen ist.
Relevante Führungsrollen
Sendungen warten nicht länger auf Papiere, und ein Projektauftrag mit sechzig Positionen ist nicht mehr der Grund, warum ein Werk ein Transportfenster verpasst
Die Nachweise zur Steuerbefreiung der Ausfuhr liegen bei der Rechnung statt im Postfach, und Zollkorrekturen, die Monate später als Kundenforderung eintreffen, werden selten
Die Einreihung wird zur gepflegten Tabelle mit Historie statt einer Datei, die niemand anfassen will, und jede Entscheidung über eine gestoppte Sendung ist zurechenbar
Häufige Fragen und Einwände
Genau das tut sie nicht. Die Automatisierung wendet die Tabelle an, die Ihre Fachperson besitzt, und wo ein Material keinen Eintrag hat, schlägt sie den nächsten Treffer mit Begründung vor und stoppt die Unterlagen. Ein Mensch bestätigt die Nummer, und erst diese Bestätigung geht in die Tabelle.
Woher die Daten stammen und was vor dem Versand mit ihnen geschieht. Heute erhält die Agentur eine von Hand gefüllte Tabelle, und ihre Prüfung ist die einzige Kontrolle. Danach erhält sie einen Satz aus der Lieferung, geprüft an Ihren eigenen Regeln.
Normal, und der Grund, mit einem zu beginnen. Was sich unterscheidet, also Vorlagen, Agenturen, Länder und Verfahren, steckt in der Konfiguration statt im Code, sodass der zweite Standort ein Rollout ist.
Wann diese Lösung nicht passt
- Weniger als etwa hundert Exportsendungen im Monat, wo eine disziplinierte Routine und gute Vorlagen weniger kosten als der Aufbau von Regeln
- Materialstammdaten ohne brauchbare Einreihung, wo das erste Projekt darin besteht, Nummern und Ursprung in den Materialstamm zu bringen, statt Dokumente daraus zu erzeugen
- Anmeldungen, die Ihre eigenen Mitarbeitenden in einem nationalen System ohne Schnittstelle für Fremdsoftware abgeben; Unterlagen und Prüfungen lohnen weiterhin, die Abgabe selbst bleibt manuell
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wenn der Zollvertreter eines Kunden eine Warennummer aus dem Vorjahr in Frage stellt, wie lange brauchen wir für die Sendung, den Nachweis hinter der Nummer und die Person, die sie gewählt hat?
Vorgehen bei der Umsetzung
Die erste Woche sieht bei jedem Kunden gleich aus: Wir sehen uns die Daten an.
Wir liefern
- die Regelschicht: Klassifizierungstabelle, Ursprungs- und Präferenzlogik, Verfahrens- und Beschränkungsprüfungen, mit Ihrer Fachperson als Eigentümerin
- die Dokumentenerzeugung aus Ihren Vorlagen und die Übergabe an Portal, Datei oder API Ihrer Agentur
- Ausnahmen in Action Center und Microsoft Teams, die SharePoint-Sendungsakte mit Aufbewahrung, die tägliche Übersicht für das Büro
- einen Pilotbetrieb auf einer Ländergruppe, dann den Rollout je Standort mit Hypercare und einem Handbuch für das Büro, das damit arbeitet
Wir brauchen von Ihnen
- drei Monate Exportsendungen mit den Dokumentensätzen, die dazugehörten
- Ihre Klassifizierungstabelle im heutigen Zustand und die Lieferantenerklärungen, auf die Sie sich stützen
- eine Trade-Compliance-Verantwortung, die über Nummern, Schwellen und die Wirkung eines Beschränkungskennzeichens entscheidet
- technische Konten für ERP, Lagersystem und den Kanal Ihrer Agentur
Etappen
Analyse
Ein Monat Sendungen von Anfang bis Ende gelesen: Dokumente, Länder, Verfahren, Ausnahmen, Mengen
Regeln
Logik für Einreihung, Ursprung, Verfahren und Beschränkungen mit Trade Compliance geschrieben, an früheren Sendungen getestet
Aufbau
Datenbeschaffung, Dokumentenerzeugung, Übergabe an die Agentur, Ausnahmen in Teams, Sendungsakte
Parallelbetrieb
Unterlagen neben den manuellen erzeugt und Position für Position verglichen, bevor etwas hinausgeht
Go-live
zuerst eine Ländergruppe, dann Standort für Standort, mit Hypercare und wöchentlicher Regelprüfung
Abteilungsweit. Der Aufwand hängt an der Zahl der Ländergruppen und Verfahren, am Zustand der Materialstammdaten und daran, wie Ihre Agentur Daten annimmt.
Der Lkw fährt am Donnerstag. Die Warennummer entstand am Mittwochabend.
Schicken Sie uns einen Monat Exportsendungen: Bestimmungsländer, Dokumentensätze und die heutige Herkunft von Nummern und Gewichten. Sie erhalten die Zahl der Materialien ohne verlässliche Nummer, die Ausnahmen, die Ihr Büro behält, und eine erste Schätzung.
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