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Lösung · HR & MitarbeitendeNiemand bezahlt eine Stunde, die nicht gemeldet, freigegeben und vertraglich bepreist ist
Externenstunden von der Freigabe bis zur Agenturrechnung
Externenstunden werden einmal gemeldet, in Teams gegen Vertragssatz und Bestellobligo freigegeben, und jede Position der Agenturrechnung wird vor der Zahlung mit freigegebenen Stunden abgeglichen.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Stunden werden an einer Stelle freigegeben, die Agenturrechnung an anderer bezahlt. Niemand prüft, ob es zusammenpasst.
Wir bauen einen Datensatz für eine Stunde externer Arbeit, und alles Weitere hängt daran.
Stunden werden einmal und in einem Format gemeldet, gleich was der einzelne Lieferant liefert, und niemand überträgt eine Tabelle in eine Mappe.
SAP (Bestellungen, Leistungserfassungen, Projektkontierung); das Register freigegebener Stunden auf SharePoint; das semantische Modell in Power BI
Geschäftsproblem
Externe Mitarbeitende
Externe Kapazität wird genau dort eingekauft, wo sie gebraucht wird: eine Entwicklerin für sechs Monate, ein Testteam für ein Release, eine Integrationsfachkraft für die Dauer der Migration. Mitgeliefert wird ein Verwaltungsprozess, den niemand entworfen hat. Stunden kommen aus einem Agenturportal, aus einer Tabelle, die der Kontraktor selbst ausfüllt, aus einem beim Kunden unterschriebenen PDF, und das Projektbüro überträgt alles in eine Mappe, weil das ERP nichts anderes annimmt.
Die Freigabe ist der Moment, in dem Geld gebunden wird, und zugleich der mit den wenigsten Informationen. Die Delivery-Leitung weiß, ob die Arbeit erbracht wurde, hat aber weder den Vertragssatz noch das Bestellobligo vor sich und antwortet im Chat mit „passt, freigegeben". Die Entscheidung ist echt; der Nachweis, der davon bleibt, ist für die Finanzabteilung zwei Wochen später unbrauchbar.
Dieselbe Arbeit begegnet der Finanzabteilung ein zweites Mal als Rechnung, meist zu einer Summe verdichtet und mit den Details in der Anlage. Die Prüfung führt zurück in eine Mappe, die nach den Freigaben und vor den letzten Korrekturen aktualisiert wurde, also wird aus der Prüfung eine Stichprobe. Ein bei der Verlängerung geänderter Satz, Stunden für jemanden, der Mitte des Monats ausgeschieden ist, und ein doppelt berechneter Tag überstehen das mühelos. Bei zehn Kontraktoren ist das kein Problem; bei mehreren Hundert wird daraus eine dauerhafte halbe Stelle für Menschen, die zur Projektsteuerung eingestellt wurden.
Wie es heute läuft
Das folgende Muster finden wir in Unternehmen, die viel externe Kapazität einkaufen, unabhängig vom ERP.
- MenschKontraktoren und Koordinatoren senden zum Periodenende Stunden als Tabelle, Portalexport, Scan oder in ein paar Zeilen E-Mail, und jemand im Projektbüro überträgt jede Meldung in eine Mappe auf SharePoint
- WartezeitDie Stundenzettel liegen dort, bis die Delivery-Leitung Zeit hat, meist in den letzten beiden Tagen vor dem Rechnungstermin
- MenschDie Freigabe ist eine Antwort per E-Mail oder Teams, ohne Vertragssatz und ohne Bestellobligo vor Augen
- SystemFreigegebene Stunden werden in SAP auf Projekt und Bestellung gebucht, oder eben nicht, wenn die Periode schon geschlossen ist
- FehlerrisikoDie Agenturrechnung wird stichprobenweise gegen die Mappe geprüft, sodass Satzabweichungen und nicht freigegebene Stunden durchlaufen
- WartezeitStrittige Positionen gehen per E-Mail zurück und werden auf einer späteren Rechnung geklärt, mitunter zwei Monate danach
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die im Budget nie auftaucht.
- Satzabweichungen sind der leiseste Verlust. Ein zu einem Satz vereinbarter Einsatz wird nach Verlängerung oder neuer Preisliste zu einem anderen fakturiert, und sehen würde das nur, wer die Position mit dem Vertrag vergleicht.
- Freigaben ohne kaufmännischen Kontext sind nur dem Namen nach Freigaben. Wer bestätigt, dass gearbeitet wurde, bestätigt weder den Preis noch das Budget dahinter, und dennoch wird die Rechnung bezahlt, als wäre beides geprüft.
- Bestellobligos werden entdeckt statt gesteuert. Die Überschreitung zeigt sich, wenn eine Buchung blockiert, und dann ist die Arbeit erbracht und die Erhöhung ein Notfall.
- Streitfälle kosten doppelt: im Schriftverkehr und im gebundenen Kapital, solange der Lieferant die Gutschrift hält. Drei Wochen zu spät erhoben, ist ein Streitfall zudem deutlich schwerer zu gewinnen.
- Nachweise gibt es, aber an vier Stellen. Zu rekonstruieren, wer woran gearbeitet hat, wer freigegeben hat und zu welchem Satz, dauert Tage, sobald eine Prüfung danach fragt.
Kosten des Nichtstuns
Jeden Zuwachs dieser Arbeit fangen zwei Personen im Projektbüro auf, und von allein ändert sich daran nichts. Jeder neue Lieferant bringt ein Dateiformat mit, jede Verlängerung bringt einen Satz mit, der die Mappe erreicht hat oder eben nicht, und jedes Quartal schließt mit einer Abgrenzung, die eine begründete Vermutung ist. Der Koordinationsaufwand wächst mit der Bank, also genau entgegen dem Grund, aus dem es diese Bank gibt.
Still wächst dabei das Risiko. Ein paar Euro je Stunde in einem Einsatz sind unsichtbar; über ein Jahr und mehrere Hundert Einsätze sind sie eine Zahl, die eine Finanzleitung kennen möchte. Und wenn der Nachweis verlangt wird, stellen ihn die beiden Personen aus Postfächern zusammen, die sich darin auskennen.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine europäische Software- und IT-Dienstleistungsgruppe: rund 1.400 festangestellte Mitarbeitende und 420 externe Kontraktoren von elf Personaldienstleistern sowie mehreren unabhängigen Anbietern, in vier Ländern. SAP, Microsoft 365 E3, Projektrechnung je Delivery-Einheit.
420 Stundenzettel von Kontraktoren pro Monat und 60 Agenturrechnungen, eingehend als Portalexporte, Tabellen und unterschriebene PDFs; im Umlauf rund 15 Konditionenlisten und 90 offene Bestellungen.
Eine Konsolidierungsmappe auf SharePoint mit einem Reiter je Lieferant, geführt von zwei Personen im Projektbüro. Freigaben kommen per E-Mail und Chat, Stunden werden in SAP von Hand gebucht, Agenturrechnungen vor der Zahlung stichprobenweise geprüft.
Etwa 25 Minuten je Stundenzettel für Einsammeln, Nachfassen, Konsolidieren, Freigaben verfolgen, Rechnungsprüfung und Streitfälle, zusammengedrängt in die Tage zwischen Periodenende und Rechnungstermin.
Jeder Weg endet im selben Stundendatensatz: Kontraktoren melden über ein Formular, das ihren Einsatz kennt, Agenturdateien normalisiert ein Roboter, die Prüfung läuft, bevor jemand einen Datensatz sieht, die Delivery-Leitung gibt in Microsoft Teams mit Satz, Wert und Budget auf der Karte frei, und Rechnungen werden Position für Position abgeglichen.
Im Modellfall sinkt der Koordinationsaufwand auf den Ausnahmeanteil, Freigaben wandern von den letzten beiden Tagen der Periode in einen laufenden Rhythmus, und keine Rechnungsposition erreicht die Zahlung ohne freigegebene Stunde und vertraglich vereinbarten Satz. Illustrativ, kein Kundenergebnis.
Vorgeschlagene Lösung
Wir bauen einen Datensatz für eine Stunde externer Arbeit, und alles Weitere hängt daran. Kontraktoren melden über einen Stundenzettel in Microsoft Forms, der aus dem Einsatzregister vorbelegt ist, sodass niemand Projekt, Periode oder Satz selbst wählt. Agenturen bleiben bei ihren Systemen: Exporte landen in einer SharePoint-Bibliothek oder in einem Postfach, und ein Roboter führt jedes Format in denselben Datensatz über.
Geprüft wird, bevor ein Mensch beteiligt ist. Ein Roboter kontrolliert jeden Datensatz gegen Einsatzzeitraum, Konditionenliste, vertragliche Grenzen und das verbleibende Bestellobligo in SAP und erkennt Dubletten. Was besteht, erreicht die Delivery-Leitung als Freigabe in Microsoft Teams mit den kaufmännischen Fakten: Stunden, Satz, Wert, Monatssumme und das, was von der Bestellung übrig ist.
Freigegebene Stunden werden in SAP auf Bestellung und Projekt gebucht und in ein Register geschrieben, das zum Gegenstück jeder Agenturrechnung wird. Jede Rechnungsposition wird gegen freigegebene Stunden, Vertragssatz und Bestellung abgeglichen; passende Positionen laufen in Ihren üblichen Kreditorenweg, die übrigen werden zum Streitfall mit angehängtem Nachweis. Ein Dashboard zeigt freigegebene Stunden, Bestellverbrauch, Satzabweichungen und offene Streitfälle. Mientha stellt auch IT-Fachkräfte und Teams, wir kennen diesen Prozess also von der Lieferantenseite; entworfen wird hier die Kundenseite, bewusst deterministisch.
Microsoft Forms-Antworten als Auslöser in Power Automate; die Microsoft Teams Approvals-App mit Anhängen, Erinnerungen und Prüfpfad in Microsoft Purview; Office Scripts auf Excel Online (Business); Warteschlangen, Trigger und Prüfpfad in UiPath Orchestrator; UiPath SAP automation activities sowie die SAP-Konnektoren im UiPath Integration Service; Power BI in einem Teams-Tab
Das Einsatz- und Konditionenregister, die Normalisierung jedes Lieferantenformats, das Regelwerk der Prüfung, Inhalt und Schwellen der Freigabekarte, die SAP-Buchung, den Rechnungsabgleich und das Streitfallpaket
Abfragen von Bestellungen, Leistungserfassungen und Projekten in SAP über UiPath SAP activities; Abholung aus Agenturportalen, wo ein Lieferant weder Export noch API bietet
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungZum Periodenende erhält jeder Kontraktor in Teams eine Nachricht mit dem vorbelegten Stundenzettel-Link und Erinnerungen bis zur Meldung, während Lieferantendateien aus der SharePoint-Bibliothek oder dem Postfach in denselben Stundendatensatz überführt werden
- SystemEin Roboter prüft jeden Datensatz gegen Einsatzzeitraum, Konditionenliste, vertragliche Grenzen, Dubletten und das verbleibende Bestellobligo in SAP
- MenschDie Delivery-Leitung gibt in Microsoft Teams frei: Stunden, Satz, Wert, Monatssumme und Restbudget auf einer Karte, mit dem Beleg im Anhang
- AutomatisierungFreigegebene Stunden werden in SAP auf Bestellung und Projekt gebucht und mit dem Freigabenachweis ins Register geschrieben
- AutomatisierungJede Position der Agenturrechnung wird gegen freigegebene Stunden, Satz und Bestellung abgeglichen; passende Positionen gehen in die Kreditorenbuchhaltung
- MenschPositionen ohne Treffer werden zum Streitfall mit angehängtem Nachweis, aus einer Vorlage versendet und bis zur Klärung verfolgt
- AutomatisierungDas Dashboard aktualisiert sich: freigegebene Stunden, Bestellverbrauch, Satzabweichungen und offene Streitfälle je Lieferant und Projekt
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Einsammeln, Normalisieren und Entdoppeln der Stunden aus allen Meldewegen, einschließlich Nachfassen bei fehlenden Meldungen
- Die Prüfung gegen Einsatzzeiträume, Konditionenlisten, vertragliche Grenzen und das Bestellobligo
- Das Buchen freigegebener Stunden in SAP, den Registereintrag sowie den Erinnerungs- und Eskalationslauf
- Den Abgleich jeder Position der Agenturrechnung und das Zusammenstellen des Nachweises für strittige Positionen
Menschen entscheiden
- Ob die Leistung erbracht wurde: die Delivery-Leitung gibt die Stunden innerhalb ihres Limits frei
- Über Ausnahmen beim Satz, Mehrarbeit außerhalb des vereinbarten Musters und Stunden außerhalb des Einsatzzeitraums
- Über Bestellerhöhungen und neue Einsätze, die eine Einkaufsentscheidung bleiben
- Ob eine strittige Position gutgeschrieben, neu berechnet oder in das nächste Lieferantengespräch genommen wird
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Wir fügen keine Technologie hinzu, damit eine Architektur seriös aussieht. Jedes Element unten hat hier eine konkrete Aufgabe.
Eingänge
- Stundenzettel in Microsoft Forms
- Lieferantendateien in einer SharePoint-Bibliothek
- ein Postfach für Stundenzettel
- Portalexporte der Agenturen
- das Einsatz- und Konditionenregister
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- Cloud-Flows in Power Automate
- Office Scripts auf Excel Online (Business)
Zielsysteme
- SAP (Bestellungen, Leistungserfassungen, Projektkontierung)
- das Register freigegebener Stunden auf SharePoint
- das semantische Modell in Power BI
Berührungspunkte für Menschen: Microsoft Teams Approvals für die Delivery-Leitungen; ein Teams-Kanal für Erinnerungen und Streitfallstatus; das Power BI-Dashboard in einem Teams-Tab
Eingesetzte Technologien
Stundenmeldung, vorbelegt aus dem Einsatzregister; die Antwort startet den Ablauf
AMeldung, Freigaben, Erinnerungen und die Office Scripts, die Lieferantentabellen normalisieren
ADelivery-Leitungen geben mit Satz, Wert und Bestellobligo auf der Karte frei
ANormalisieren von Lieferantendateien, Lesen von Konditionen und Bestellungen, Buchen der Stunden, Warteschlangen und Protokoll
ABestellobligos, Leistungserfassungen, Projektkontierung
ADateiablage der Lieferanten, Konditionenregister, Stundenregister und Nachweispaket
ADashboard für externe Mitarbeitende: freigegebene Stunden, Bestellverbrauch, Satzabweichungen, offene Streitfälle
AIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Was es wert ist, mit offener Rechnung.
Ändern Sie unten das Volumen, die Minuten oder den Satz, und die Rechnung folgt; die Ausgangswerte sind Bandbreiten, die wir in Unternehmen mit großer externer Bank sehen, und keine Messung bei einem Kunden. Die 25 Minuten sind der gesamte Koordinationsaufwand je Stundenzettel: Einsammeln, Nachfassen, Konsolidieren, Freigaben verfolgen, Rechnungspositionen prüfen und Streitfälle bearbeiten. 33 € sind Vollkosten je Stunde für Rollen im Projektbüro und in der Finanzabteilung in Mitteleuropa, nicht der Fakturasatz des Kontraktors. Wir modellieren freigesetzte Kapazität, nicht den Abbau von Stellen.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Stunden werden einmal und in einem Format gemeldet, gleich was der einzelne Lieferant liefert, und niemand überträgt eine Tabelle in eine Mappe
- Die Freigabe trägt Satz, Wert und verbleibendes Bestellobligo, sodass die Führungskraft mit den kaufmännischen Fakten entscheidet und nicht daran vorbei
- Agenturrechnungen werden vor der Zahlung Position für Position abgeglichen statt danach stichprobenweise, also in dem Moment, in dem eine Satzkorrektur noch günstig ist
- Der Bestellverbrauch ist sichtbar, solange Zeit zum Handeln bleibt, und die Abgrenzung zum Monatsende entsteht aus freigegebenen Stunden statt aus einer Schätzung
- Streitfälle gehen binnen Tagen nach der Rechnung hinaus, mit Stundenzettel und Freigabe im Anhang, also dann, wenn Lieferanten sie noch annehmen
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Die Ausgaben für externe Mitarbeitende sind je Lieferant, Projekt und Delivery-Einheit lesbar, während der Monat läuft, und nicht vier Wochen nach dessen Abschluss
- Satzdisziplin hängt nicht mehr daran, wer den Vertrag erinnert: jede Stunde wird aus dem Register bepreist, und eine Ausnahme ist eine Entscheidung mit Namen
- Wachstum der Kontraktorenzahl schlägt nicht mehr in Koordinationsaufwand um, eine größere externe Bank kostet also nicht mehr Verwaltung
- Jede Stunde hat ihren Prüfpfad: wer gemeldet hat, wer freigegeben hat, gegen welchen Einsatz, welche Konditionenliste und welche Bestellung
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Sicherheit wird mit dem Prozess entworfen, nicht danach.
- Der Roboter arbeitet unter einem eigenen SAP-Konto, beschränkt auf das Lesen von Bestellungen und das Buchen von Leistungserfassungen auf den Projektobjekten im Umfang. Es ist nie das Konto einer Person, und jeder Schritt wird im Orchestrator protokolliert.
- Stundenfreigabe und Satzänderung sind getrennt: Wer freigibt, sieht den Satz des eigenen Einsatzes, kann die Konditionenliste aber nicht ändern, denn eine Satzänderung ist eine Einkaufsentscheidung mit eigenem Nachweis. Kontogeheimnisse liegen im Credential Store, nicht im Flow.
- Namen von Kontraktoren, Stunden auf Tagesebene und Sätze sind zugleich personenbezogene und kaufmännische Daten. Beides bleibt, wo es ist: das Register in Ihrem Microsoft 365-Tenant mit Aufbewahrung über Microsoft Purview, die Automatisierung in der UiPath Automation Cloud, EU-Region.
- Jede freigegebene Rechnungsposition behält ihren Nachweis: Stundenzettel, Prüfergebnis, freigebende Person, Zeitstempel, Konditionenliste und Bestellposition, als ein Paket exportierbar.
Warum jetzt
Externe Arbeit wird in Stunden eingekauft und in Rechnungen bezahlt, und beides wird von Hand abgeglichen. Im Modellfall kostet dieser Abgleich 5.775 € im Monat und bringt keine Kontrolle, weil die Satzabweichungen, für die es ihn gibt, per Stichprobe gesucht werden.
Die Richtlinie 2008/104/EG verlangt für Leiharbeitnehmer mindestens die wesentlichen Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen einschließlich des Entgelts, die bei direkter Einstellung für dieselbe Stelle gälten. Unabhängig von der nationalen Umsetzung sollte der Nachweis über Stunden und Sätze aus einem Register kommen und nicht aus Postfächern.
Die Bausteine sind heute gewöhnlich. Forms, Freigaben in Power Automate und Teams stehen in einer normalen Microsoft 365-Umgebung, Power BI braucht eigene Lizenzen, aber keine neue Plattform, und die SAP-Seite ist Routinearbeit für Roboter.
Relevante Führungsrollen
Externe Ausgaben werden während des Monats zu einer gebundenen und verbrauchten Zahl, und keine Rechnung wird für Stunden bezahlt, die niemand zu einem vereinbarten Satz freigegeben hat
Führungskräfte geben mit Satz und Budget vor Augen frei, und das Projektbüro beendet nicht mehr jede Periode mit der Jagd nach Tabellen
Die externen Mitarbeitenden sind so sorgfältig dokumentiert wie die internen: wer wo arbeitet, zu welchen Bedingungen, mit einem Nachweis hinter jeder Stunde
Konditionenlisten und Bestellungen setzt der Ablauf durch statt das Gedächtnis, und Lieferantengespräche beginnen mit Daten
Häufige Fragen und Einwände
Die Portale bleiben. Wo ein Lieferant Stunden exportieren kann, nehmen wir den Export und normalisieren ihn; das Formular ist für Kontraktoren ohne Portal. Entscheidend ist, dass jeder Weg im selben Datensatz endet.
Genau das ändert die Karte. Sie zeigt Stunden, Satz, Wert, Monatssumme und das verbleibende Bestellobligo, die Freigabe ist damit eine kaufmännische Entscheidung. Was außerhalb von Einsatz oder Konditionenliste liegt, lässt sich dort gar nicht freigeben.
Beginnen Sie mit dem Teil, der eine hat, und prüfen Sie den Rest gegen Einsatzregister und Konditionenliste, was Satzabweichungen und nicht freigegebene Stunden weiterhin findet. Die Ausweitung der Bestelldeckung ist die zweite Stufe.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine Handvoll Kontraktoren zu einem einzigen Satz, wo eine gemeinsame Mappe und ein monatlicher Blick weniger kosten als der Ablauf
- Festpreis- und ergebnisbezogene Verträge ohne Stundenabrechnung, wo die Kontrolle die Meilensteinabnahme ist und nicht der Stundenzettel
- Kein belastbarer Nachweis, wer wozu und zu welchem Satz eingesetzt ist; dieses Register muss zuerst entstehen, denn alles Weitere wird dagegen geprüft
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele Positionen der Externenrechnungen des letzten Monats könnten wir als freigegeben, zum vereinbarten Satz und gegen eine Bestellung mit verbleibendem Budget nachweisen?
Vorgehen bei der Umsetzung
Was wir liefern und was wir für den Start brauchen.
Wir liefern
- Einsatzregister, Konditionenlisten und drei Monate Agenturrechnungen, nebeneinander gelesen
- Die Meldeschicht: Formulare für Kontraktoren, Normalisierung der Agenturdateien
- Das Regelwerk: Einsatzzeiträume, Konditionen, Grenzen, Dubletten, Bestellobligo
- Den Freigabeentwurf in Teams: Karteninhalt, Delegationsgrenzen, Erinnerungen, Eskalation
- Die SAP-Buchung freigegebener Stunden, den Rechnungsabgleich und das Streitfallpaket
- Das Power BI-Dashboard und ein Handbuch für Projektbüro und Kreditorenbuchhaltung
Wir brauchen von Ihnen
- Die Einsatz- und Konditionsdaten in der Form, in der sie heute geführt werden
- Drei Monate Agenturrechnungen mit den Stundenzetteln, die dahinterstehen
- Eine Prozessverantwortung im Projektbüro und ein Gegenüber in der Kreditorenbuchhaltung
- Technische Konten für SAP sowie für Postfach und Bibliothek der Stundenzettel
Etappen
Aufnahme
Einsatzregister, Konditionen, Lieferantenformate, Ausnahmen, Volumina
Entwurf
Meldewege, Prüfregeln, Freigabeschwellen, Abgleichlogik, Sicherheitsmodell
Aufbau
Formulare und Flows, Normalisierungs- und SAP-Roboter, Teams-Freigabe, Dashboard
Validierung
Nachlauf von drei geschlossenen Perioden gegen das, was fakturiert und gezahlt wurde
Inbetriebnahme
Zuerst eine Delivery-Einheit mit ihren Lieferanten, danach Rollout mit Hypercare
Optimierung
Regelfeinschliff, neue Lieferantenformate, Streitfallanalyse, Lieferantenbewertung
Abteilungsweit. Der Aufwand folgt der Zahl der Personaldienstleister und ihrer Dateiformate, dem Zustand der Konditionsdaten und dem Aufbau von Bestellungen und Leistungserfassungen.
Elf Agenturen, eine Konsolidierungsmappe und zwei Personen, die sie verstehen.
Senden Sie uns drei Monate Agenturrechnungen mit dem, was Sie an Stundenzetteln und Konditionenlisten haben. Wir liefern den Anteil der Positionen, die beim ersten Mal gepasst hätten, und eine Fehlersystematik für den Rest.
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