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Lösung · Finanzen & BuchhaltungJeder Zahlungsantrag entsteht aus dem Projektkonto, die Lücken vorab benannt
Fördermittelabrechnung ohne die Woche am Kopierer
Roboter ziehen die förderfähigen Kostenzeilen aus dem Projektkonto, sammeln Rechnung, Zahlungsnachweis und unterschriebenes Protokoll, prüfen sie gegen die Förderregeln und bauen das Antragspaket.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Ihre Projektleiter verlieren eine Woche je Antrag, um bereits gebuchte Kosten zu belegen.
Was Mientha baut, beginnt an der Projektstruktur im ERP, nicht am Ordner.
Anträge gehen zum vertraglichen Termin hinaus statt in der Woche davor, weil die Zusammenstellung am Tag des Periodenschlusses beginnt.
die Antragsbibliothek auf SharePoint mit Metadaten und Aufbewahrung; das Berichtsportal des Fördergebers; das Antragsregister des Projektbüros
Geschäftsproblem
Geförderte Projekte
Eine Förderung zahlt einen Anteil bereits entstandener Kosten, und sie zahlt gegen Belege, nicht gegen Buchungen. Jeder Antrag muss für jede Kostenzeile vier Dinge nachweisen: dass die Kosten real sind, dass sie bezahlt wurden, dass sie auf einer genehmigten Budgetposition liegen und dass sie in den förderfähigen Zeitraum und die richtige Kategorie fallen. Die Buchhaltung kennt die ersten beiden. Der Rest ist eine Belegsuche.
Diese Suche ist der Prozess. Die Rechnung liegt im Buchhaltungsarchiv unter einem Lieferantennamen, der Zahlungsnachweis in einem Bankauszug, der Stundenzettel auf irgendeinem Laufwerk, das Abnahmeprotokoll auf Papier an der Baustelle, unterschrieben von jemandem, der längst weitergezogen ist. Nichts davon wurde mit Blick auf einen Antrag abgelegt, also wird jedes Dokument einzeln gesucht, nach der Konvention des Fördergebers umbenannt und von Hand seiner Zeile zugeordnet.
Drei Rollen tragen das, und keine besitzt es. Der Projektleiter stellt zusammen, denn nur er weiß, was mit dem Geld beschafft wurde. Die Buchhaltung liefert die Zahlungsnachweise, und Teamleiter unterschreiben, was jemand einzusammeln vergessen hat. Alle drei tun es nach dem Periodenschluss, zusätzlich zu der Arbeit, für die das Projekt existiert.
Skalierung hilft hier nicht. Eine zweite Förderung bringt demselben Projektbüro einen weiteren Kalender, eine weitere Budgetstruktur und weitere Nachweisregeln. Die Frist verschiebt sich nie, weil ein Vertrag sie setzt, also wird die Prüfung kürzer. Anträge gehen vollständig genug zum Einreichen hinaus, nicht vollständig genug für eine Prüfung in drei Jahren.
Wie es heute läuft
So sieht ein Antrag in Unternehmen mit mehr als einem geförderten Projekt aus.
- MenschDer Projektleiter exportiert die Projektkosten nach Excel und markiert, welche Zeilen zu dieser Periode gehören
- MenschJede markierte Zeile wird zu ihrer Rechnung im Archiv, in einem Postfach oder in einem Lieferantenordner zurückverfolgt, dann umbenannt und gespeichert
- WartezeitZahlungsnachweise werden in der Buchhaltung angefordert und kommen, wenn jemand Zeit hat, nach zwei bis vier Tagen
- MenschUnterschriebene Stundenzettel, Protokolle und Lieferscheine werden bei den Teamleitern eingesammelt, gescannt und einzeln den Kostenzeilen zugeordnet
- FehlerrisikoDie Förderfähigkeit wird aus dem Gedächtnis geprüft statt gegen den Vertrag, sodass Kosten außerhalb ihrer Budgetposition oder ihres Zeitraums spät oder gar nicht auffallen
- MenschDas Paket wird Datei für Datei in das Portal des Fördergebers geladen, mit einer je Anlage neu getippten Beschreibung
- WartezeitWochen später fragt der Fördergeber nach dem Fehlenden, und der Antrag reiht sich hinter der nächsten Periode wieder ein
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Hinter jeder Ausnahme steht eine Stunde, die niemand erfasst hat.
- Die Zusammenstellungszeit ist der sichtbare Kostenblock und der kleinste. Darunter liegt zurückgehaltenes Geld: ein wegen fehlender Belege beanstandeter Antrag verzögert eine Zahlung, die der Projekt-Cashflow bereits einplant.
- Belege verfallen praktisch schneller, als jemand einplant. Ein Protokoll, das nicht im Monat der Unterschrift eingesammelt wurde, wird zur Gefälligkeit bei jemandem, der das Projekt verlassen hat, manchmal das Unternehmen.
- An der Förderfähigkeitsprüfung ist nichts wiederholbar. Zwei Projektleiter, die denselben Vertrag lesen, wenden andere Tests an, und von keinem bleibt eine Spur im Antrag.
- Die Frist ist vertraglich, die Prüfung nicht, also weicht in einer vollen Periode die Prüfung, und eine Prüfung Jahre später trifft auf Personen mit neuer Aufgabe und ein neu geordnetes Laufwerk.
Kosten des Nichtstuns
Fördergeber beanstanden keine Zusammenstellungszeit. Sie beanstanden Kostenzeilen, und eine Zeile, deren Beleg nicht vorgelegt werden kann, wird in ihrem eigenen Wert abgelehnt und nicht zu 38 € je Stunde, lange nachdem das Projekt das Geld ausgegeben hat. Deshalb ist die Rechnung oben das Kleinste hier: sie bepreist die Arbeit, nicht das Risiko, und das Risiko wird so lange getragen, wie die Förderung die Aufbewahrung verlangt.
Das zweite Risiko ist leiser. Die Zusammenstellung hängt an zwei oder drei Personen, die wissen, auf welchem Laufwerk die Protokolle liegen, welche Buchungen zu welcher Budgetposition gehören und was der Fördergeber zuletzt akzeptiert hat, und nichts davon ist aufgeschrieben. Projekte laufen über Jahre, die Aufbewahrungspflicht noch länger. Die Menschen nicht.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Ein mitteleuropäischer Hersteller mit sechs gleichzeitig laufenden geförderten Projekten, rund 900 Mitarbeitenden; die Projektkosten liegen auf Projektstrukturen in SAP S/4HANA; Microsoft 365 E3; ein Projektbüro aus zwei Personen betreut sechs Projektleiter.
24 Zahlungsanträge im Jahr, jeder mit 40 bis 200 Kostenzeilen, belegt durch Rechnungen, Zahlungsnachweise, Stundenzettel und Abnahmeprotokolle; etwa ein Drittel dieser Belege existiert nur als Scan.
Kosten werden nach Excel exportiert und von Hand markiert, Rechnungen und Zahlungsnachweise einzeln gesucht, unterschriebene Dokumente bei Teamleitern eingefordert, die Förderfähigkeit aus dem Gedächtnis beurteilt, und das Paket geht Datei für Datei hoch.
Rund viereinhalb Stunden Zusammenstellung je Antrag, bevor überhaupt etwas beanstandet wird, konzentriert auf die zwei Wochen nach jedem Periodenschluss und wiederholt, sobald der Fördergeber nachfragt.
Roboter lesen die förderfähigen Kostenzeilen der Periode, holen jede Rechnung und jeden Zahlungsnachweis, lesen die gescannten Stundenzettel und Protokolle mit UiPath Document Understanding, prüfen jede Zeile gegen die Regeltabelle der Förderung, bauen das Paket auf SharePoint und geben die Lücken dem Projektleiter in Microsoft Teams.
Im modellierten Fall existiert das erste vollständige Paket wenige Tage nach Periodenschluss statt in der Woche vor der Frist, und Lücken werden geschlossen, solange die Unterzeichnenden noch im Projekt sind; modellierte Werte, kein gemessenes Ergebnis.
Vorgeschlagene Lösung
Was Mientha baut, beginnt an der Projektstruktur im ERP, nicht am Ordner. Nach dem Berichtskalender liest ein Roboter die Buchungen der Periode je Projekt: Budgetzuordnung, Kostenart, Betrag, Belegnummer und Buchungsdatum. Diese Liste ist das Gerüst des Antrags, erzeugt aus dem führenden System und nicht von Hand.
An dieses Gerüst werden die Belege gehängt. Für jede Zeile holt der Roboter die Ursprungsrechnung und die dahinterliegende Zahlung. Scans laufen durch UiPath Document Understanding, in einem Projekt, das auf Ihre eigenen Layouts für Stundenzettel, Protokolle und Lieferscheine konfiguriert ist, mit Generative Extraction für unstrukturierte Dokumente. Alles, bei dem die Extraktion unsicher ist, wird zur Prüfaufgabe und nicht zur Seite im Paket.
Die Regeln jeder Förderung stehen in einer Tabelle, die dem Projektbüro gehört: Budgetpositionen, akzeptierte Kategorien, Obergrenzen, der offene Zeitraum und der jeweils verlangte Nachweis. Jede Zeile wird dagegen geprüft, und das Ergebnis geht in ein Deckblatt. Was durchfällt oder fehlt, erreicht den Projektleiter in Microsoft Teams als Aufgabe mit Zeile, Dokument und der Person, die es hat; der Finanzleiter gibt den fertigen Antrag an derselben Stelle frei. Wo das Portal eine Schnittstelle bietet, nutzen wir sie, und wo nicht, reicht ein Roboter über den Browser ein.
UiPath Orchestrator Triggers, Warteschlangen, Credential Store und Prüfpfad; SAP BAPI und SAP OData Connectors; UiPath Document Understanding mit Validation Station und Generative Extraction; UiPath Action Center Aufgaben direkt in Microsoft Teams; UiPath Integration Service Connectors für Microsoft OneDrive & SharePoint und Microsoft Teams; Microsoft Teams Approvals App; SharePoint-Bibliotheken; Microsoft Purview Aufbewahrungsbezeichnungen
Die Extraktion förderfähiger Kosten je Projekt und Periode; die Zuordnung von Kostenzeile, Rechnung, Zahlung und unterschriebenem Dokument; die Extraktionskonfiguration für Ihre Stundenzettel- und Protokoll-Layouts; die Regeltabelle und ihren Test; Deckblatt und Paketstruktur; die Aufgaben, die Freigabe und das Antragsregister
Kostenextraktion aus SAP S/4HANA über BAPI und OData; das Portal des Fördergebers, über seine Schnittstelle wo vorhanden und über Browserautomatisierung wo nicht; Zahlungsnachweise im Format Ihrer Bank
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungNach dem Berichtskalender startet Orchestrator einen Job je Antrag, und ein Roboter liest die Kostenzeilen der Periode mit Budgetposition, Kategorie, Betrag und Buchungsreferenz
- AutomatisierungFür jede Zeile holt der Roboter Rechnung und Zahlungsnachweis, gleicht Belegnummer, Betrag und Valutadatum ab und markiert jede Zahlung, die er nicht findet
- AutomatisierungGescannte Stundenzettel, Protokolle und Lieferscheine werden von UiPath Document Understanding gelesen und der Person, dem Monat und der Kostenzeile zugeordnet, die sie belegen
- AutomatisierungJede Zeile wird gegen die Regeltabelle der Förderung geprüft: Budgetposition, Kategorie, förderfähiger Zeitraum, Obergrenzen und der für diese Kategorie verlangte Nachweis
- AutomatisierungDas Paket entsteht in einer SharePoint-Bibliothek nach der Namenskonvention der Förderung, mit einem Deckblatt über jede Zeile, ihren Beleg und ihr Prüfergebnis
- MenschLücken und Regelverstöße erreichen den Projektleiter in Teams als Aufgaben mit Zeile, fehlendem Dokument und Verantwortlichem; unsichere Extraktionen gehen dort ebenfalls in die Prüfung
- MenschDer Finanzleiter gibt den vollständigen Antrag in Microsoft Teams frei, mit angehängtem Deckblatt
- AutomatisierungEin Roboter reicht das freigegebene Paket über das Portal ein, legt die Bestätigung ab und archiviert Paket, Prüfergebnisse und Entscheidungen unter einer Aufbewahrungsbezeichnung
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Die Extraktion der Kostenzeilen der Periode mit Budgetposition, Kategorie und Buchungsreferenz
- Das Auffinden und Zuordnen von Rechnungen, Zahlungen, Stundenzetteln und Protokollen zur jeweiligen Zeile
- Den Regeltest, die Vollständigkeitsprüfung, das Deckblatt, das fertige Paket, die Einreichung und den Status jedes laufenden Antrags
Menschen entscheiden
- Ob eine Kostenzeile, die die Regeln nicht auflösen, in den Antrag gehört, denn das ist eine Förderfrage und keine Datenfrage
- Was geschieht, wenn ein Beleg nicht existiert, ob eine Zeile also korrigiert, ersetzt oder vor der Einreichung gestrichen wird
- Über die abschließende Freigabe und über die Antworten auf spätere Rückfragen des Fördergebers
- Über die Regeltabelle selbst, gepflegt und versioniert vom Projektbüro: Budgetpositionen, Kategorien, Obergrenzen und verlangte Nachweise
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Wo eine Regel reicht, nutzen wir kein Modell. Wo Urteilsvermögen nötig ist, entscheidet ein Mensch.
Eingänge
- Projektkostenzeilen in SAP S/4HANA
- Lieferantenrechnungen aus dem Buchhaltungsarchiv
- Zahlungsnachweise aus dem Zahllauf und dem Bankauszug
- gescannte Stundenzettel, Protokolle und Lieferscheine
- die Regel- und Budgettabellen der Förderung
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- die Antragsbibliothek auf SharePoint mit Metadaten und Aufbewahrung
- das Berichtsportal des Fördergebers
- das Antragsregister des Projektbüros
Berührungspunkte für Menschen: Aufgaben zu fehlenden Belegen in Microsoft Teams; Dokumentenprüfung im Action Center; die Freigabe in der Teams Approvals App
Eingesetzte Technologien
ein Job je Antrag im Berichtskalender, Warteschlangen, Wiederholungen, Zugangsdaten, Prüfpfad
AKostenzeilen, Budgetzuordnung und Buchungsreferenzen aus dem ERP
Aliest gescannte Stundenzettel, Protokolle, Lieferscheine und Rechnungen; Validation Station für unsichere Felder
AAufgaben zu fehlenden Belegen und Prüfaufgaben ohne Wechsel aus Teams
Abaut die Antragsbibliothek, stellt Aufgaben ein, meldet den Status
Adie Freigabe des Finanzleiters mit angehängtem Deckblatt
AAntragsbibliothek, Metadaten und die Regeltabellen in Excel; Aufbewahrungsbezeichnungen und der Nachweis der Freigaben
AIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Beginnen Sie damit, die Annahmen zu hinterfragen.
38 € je Stunde sind ein Vollkostensatz für das Projektbüro in Mitteleuropa und die am wenigsten strittige Zahl hier. Strittig sind die 270 Minuten je Antrag: sie umfassen den Kostenexport, die Suche nach Rechnungen und Zahlungen, das Einsammeln der Stundenzettel, die Förderfähigkeitsprüfung und den Upload, nicht aber die späteren Rückfragen des Fördergebers. Vierundzwanzig Anträge im Jahr werden als zwei je Monat gelesen, und nichts davon wurde bei einem Kunden gemessen.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Anträge gehen zum vertraglichen Termin hinaus statt in der Woche davor, weil die Zusammenstellung am Tag des Periodenschlusses beginnt
- Fehlende Belege zeigen sich, solange die Unterzeichnenden noch im Projekt sind, also wenn sie eine Nachricht kosten und keine Gefälligkeit
- Jede abgerechnete Zeile trägt ihren Beleg, die angewandte Regel und das Ergebnis, sodass eine Prüfung nach drei Jahren eine Suche ist und keine Rekonstruktion
- Der Förderfähigkeitstest ist derselbe, gleich welcher Projektleiter ihn ausführt, und eine siebte Förderung kostet Zeilen in einer Tabelle statt ein Quartal einer Arbeitskraft
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Jedes Projekt zeigt jederzeit dieselben vier Zahlen: Zeilen im Umfang, Zeilen mit vollständigem Beleg, offene Lücken, Tage bis zum Berichtstermin
- Fördereinnahmen werden planbar, weil das Einreichungsdatum nicht mehr davon abhängt, wer gerade Zeit zum Zusammenstellen hat
- Die im Haus angewandten Förderfähigkeitsregeln existieren als Artefakt mit Eigentümer, sodass Portfoliowachstum keine Personalfrage mehr ist und eine neue Förderung sachlich beurteilt wird
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Kontrolle ist kein Zusatz.
- Das ERP liest ein Roboterkonto mit Leserechten auf die Projektstrukturen und nichts weiter; die Automatisierung bucht nichts, jeder Lesezugriff wird protokolliert, und die Zugangsdaten für ERP, Portal und Bankauszug werden zur Laufzeit aus dem Speicher gezogen, den Ihr Tenant ohnehin betreibt
- Alles, was zu einem Antragspaket gehört, Rechnungen, Zahlungsbestätigungen, gescannte Protokolle, Extraktionsergebnisse und Freigaben, wird in Ihrem Microsoft 365 Tenant abgelegt, die Plattform steht in einem Mandanten der UiPath Automation Cloud in der EU-Region
- An jedem Antrag wirken zwei Personen mit, der Projektleiter an den Lücken und der Finanzleiter an der Freigabe; Microsoft Purview hält Aufbewahrung und Nachweis der Freigaben, und Stundenzettel mit personenbezogenen Daten unterliegen den Zugriffsregeln der Lohnunterlagen
Warum jetzt
Ein Portfolio geförderter Projekte bewegt sich nur in eine Richtung. Jede Förderung bringt einen Berichtskalender, eine Budgetstruktur und eigene Nachweisregeln in ein Projektbüro, das für die vorige bemessen wurde
Die modellierten 342 € im Monat für die Zusammenstellung sind das kleinere Argument. Das größere ist, dass ein unter Zeitdruck erstellter Antrag Zeilen enthält, deren Belege niemand angesehen hat, und diese Zeilen bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist offen
Nichts an diesem Ablauf braucht ein Modell zum Schlussfolgern. Projektkosten kommen über Standardschnittstellen aus dem ERP, Scans liest ein auf Ihre Layouts konfiguriertes Dokumentenmodell, und eine Regeltabelle ist eine Tabelle
Relevante Führungsrollen
Fördereinnahmen verschieben sich nicht mehr mit der Auslastung einzelner Personen, und Kosten mit Ablehnungsrisiko sind vor der Einreichung sichtbar statt nach einer Prüfung
Die Berichterstattung frisst nicht mehr die Wochen des Projekts, und die nächste Förderung nimmt eine Regeltabelle auf statt die Kapazität des Projektbüros
Jede abgerechnete Zeile hat Beleg, Regel und Freigebenden bei sich, so lange, wie die Förderung deren Aufbewahrung verlangt
Häufige Fragen und Einwände
Der Ablauf ist derselbe, die Regeln sind es nicht. Was sich unterscheidet, ist eine Tabelle: Budgetpositionen, Kategorien, Obergrenzen, förderfähiger Zeitraum und verlangte Nachweise. Eine Förderung aufzunehmen heißt Zeilen hinzuzufügen, und deshalb kostet das zweite Projekt einen Bruchteil des ersten.
Meist ist es umgekehrt: der Upload dauert Minuten, die Zusammenstellung Stunden. Wo ein Portal eine Schnittstelle bietet, nutzen wir sie, und wo nicht, bedient ein Roboter es wie ein Mensch. So oder so ist das Paket vollständig, bevor die Einreichung beginnt.
Dieselben Personen wie heute. Die Automatisierung extrahiert, ordnet zu und prüft, und sie nimmt keine Zeile still auf, die sie nicht belegen kann; Projektleiter und Finanzleiter geben frei, was eingereicht wird, mit den Prüfergebnissen vor sich.
Wann diese Lösung nicht passt
- Unternehmen mit einer einzigen Förderung und einer Handvoll Anträge über deren Laufzeit, wo ein disziplinierter Ordner und eine Checkliste weniger kosten als eine Automatisierung
- Projekte, deren Kosten im ERP nicht getrennt sind, sodass nichts kennzeichnet, welche Buchungen zu welcher Förderung gehören; das ist eine buchhalterische Korrektur und sie kommt zuerst
- Förderungen, die über Meilensteine oder Pauschalen abgerechnet werden statt über belegte Kosten, wo es kein Belegpaket zusammenzustellen gibt
Eine Frage für die nächste Sitzung
Was hindert den nächsten Zahlungsantrag daran, eine Woche früher hinauszugehen, ohne dass jemand am Wochenende arbeitet, wo das Hauptbuch jede benötigte Kostenzeile längst enthält?
Vorgehen bei der Umsetzung
Wir starten mit einem Ausschnitt und erweitern erst nach dem Nachweis.
Wir liefern
- Einen abgeschlossenen Antrag, mit Ihnen zerlegt: Kostenzeilen, Belegquellen und die Rückfragen des Fördergebers
- Die Extraktion förderfähiger Kostenzeilen je Projekt und Periode sowie die Belegzuordnung und die Document-Understanding-Konfiguration für Ihre eigenen Layouts
- Die Regeltabelle je Förderung, den Zeilentest, das Deckblatt und die Paketstruktur auf SharePoint
- Aufgaben und Prüfung in Teams, die Freigabe, den Einreichungsweg und das Archiv, danach den Rollout Projekt für Projekt
Wir brauchen von Ihnen
- Zwei abgeschlossene Anträge aus verschiedenen Förderungen samt der zugehörigen Belegpakete
- Einen Prozessverantwortlichen im Projektbüro sowie die Person, die über die Förderfähigkeit entscheidet
- Technische Konten mit Leserechten auf die Projektstrukturen und Zugang zur Antragsbibliothek
- Die Förderverträge und die aktuellen Budgetstrukturen, in der Form, in der sie vorliegen
Etappen
Analyse
Zwei abgeschlossene Anträge zerlegt: Kostenzeilen, Belegquellen, angewandte Regeln, erhaltene Rückfragen
Design
Regeltabelle je Förderung, Nachweise je Kategorie, Paketstruktur, Lücken- und Freigabemodell
Umsetzung
Kostenextraktion, Belegzuordnung, Dokumentenkonfiguration, Regeltest, Zusammenstellung, Aufgaben in Teams
Validierung
Eine abgeschlossene Periode neu zusammengestellt und Zeile für Zeile mit dem Eingereichten verglichen
Go-live
Ein Projekt über eine laufende Berichtsperiode unter Aufsicht, danach die übrigen
Abteilungsweit. Der Aufwand folgt dem Zustand der Projektbuchhaltung und der Scanqualität, nicht der Zahl der Förderungen: saubere Kostentrennung und lesbare Stundenzettel ergeben ein kurzes Projekt, Freitextreferenzen und abfotografierte Protokolle nicht.
Die Kosten stehen längst in Ihren Büchern. Die Woche geht in den Nachweis.
Senden Sie uns einen abgeschlossenen Zahlungsantrag samt Belegpaket. Wir kommen zurück mit dem Anteil, den eine Regel selbst zusammengestellt hätte, den Zeilen ohne Beleg und einer schriftlichen Schätzung der Zusammenstellungszeit.
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