Start · Rozwiązania · Zarząd i planowanie
Rozwiązanie · Zarząd i planowanieJeden rejestr tego, co, kiedy i u kogo jest wymagalne, przeliczany każdej nocy
Żaden termin ustawowy nie mija niezauważony
Sprawy w toku są odczytywane każdej nocy, terminy liczone według reguł urzędu, a prowadzący dostają kartę w Microsoft Teams, zanim termin minie; decyzja i podpis pozostają przy człowieku.
Streszczenie dla zarządu
Terminy żyją w systemie spraw, w arkuszu wydziału i w czyjejś pamięci.
Budujemy jeden rejestr terminów dla całego urzędu i nic poza tym.
Każda sprawa w toku ma datę wymagalności widoczną dla całego urzędu, liczoną tak samo w każdym wydziale.
rejestr terminów w Microsoft SharePoint; projekty zawiadomień dołączane do akt sprawy; Power BI
Problem biznesowy
Prowadzenie spraw
Każda sprawa ma swój zegar. Zaczyna bieg od daty, którą rejestr korespondencji już zawiera, biegnie przez okres wynikający z rodzaju sprawy i zatrzymuje się na zdarzeniach zapisanych gdzie indziej. Urząd zna wszystkie trzy fakty i nie ma miejsca, w którym się spotykają, więc data wymagalności powstaje dopiero wtedy, gdy ktoś ją policzy.
Lukę wypełnia przyzwyczajenie. Każdy wydział prowadzi własną listę, przepisaną z systemu, który zaraz po skopiowaniu idzie dalej. Sprawa czekająca na stronę albo na inny organ wypada ze wszystkich list naraz, bo arkusz nie wie, że sprawa czeka. Przed naradą kierownictwa sekretarz pyta jedenaście wydziałów, jak stoją ich najstarsze sprawy.
W skali urzędu nic się nie zawala i na tym polega trudność. Kilka spraw miesięcznie przekracza swój termin, każda z możliwego do obrony powodu, i każda ujawnia się dopiero wtedy, gdy strona napisze ponownie. Najbardziej boli koszt równego traktowania: do przodu idzie sprawa strony, która dzwoni co tydzień.
Jak to wygląda dzisiaj
To rutyna, którą zastajemy w większości urzędów, niezależnie od systemu prowadzenia spraw.
- CzłowiekSprawa zostaje zarejestrowana i przydzielona, a jej termin trafia do arkusza wydziału albo nie trafia
- SystemSystem spraw zawiera datę wpływu i rodzaj sprawy; okres, który z niego wynika, zna osoba prowadząca
- CzłowiekW każdy piątek naczelnik odtwarza listę wydziału z systemu spraw i z zeszłotygodniowej wersji
- OczekiwanieSprawy czekające na stronę, biegłego albo inny organ znikają z pola widzenia, dopóki ktoś o nich nie przypomni
- Ryzyko błęduSprawa, która nie zdąży, jest zauważana w dniu upływu terminu, więc zawiadomienie do strony wychodzi za późno
- Ryzyko błęduSkarga na bezczynność bywa pierwszym sygnałem, że sprawa stanęła kilka tygodni wcześniej
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Odtwarzanie listy to nie to samo co jej czytanie, a ten urząd płaci za ten sam obraz jedenaście razy.
- Zawiadomienie napisane w ostatnim możliwym dniu kosztuje więcej niż napisane wcześnie: strona zdążyła już uznać, że urząd milczy.
- Wiedza o terminach jest przy ludziach, a nie przy urzędzie, więc wydział zastępujący kogoś przez dwa tygodnie dziedziczy akta, ale nie daty. Nic też nie odkłada się jako dowód: kiedy odwołanie pyta, dlaczego sprawa trwała tak długo, odpowiedź odtwarza się ze skrzynek pocztowych.
Koszt zaniechania
Termin przekroczony o cztery dni wygląda od środka urzędu dokładnie tak samo jak termin dotrzymany. Nikt nie próżnuje, każda sprawa ma powód, a arkusze mówią, że wydział daje sobie radę. To właśnie utrzymuje ten proces przy życiu: żadnego złego miesiąca, tylko powolne narastanie spraw po cichu spóźnionych.
Ryzyko z konkretną datą przychodzi później. Skarga na bezczynność albo kontrola każe pokazać, co było wymagalne, kiedy się zmieniło i co powiedziano stronie. Z jedenastu arkuszy kosztuje to tydzień pracy niewłaściwych osób; z rejestru jest to zapytanie.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Starostwo powiatowe zatrudniające około 240 osób w jedenastu wydziałach, z czterema jednostkami podległymi, systemem prowadzenia spraw z rejestrem korespondencji i aktami spraw oraz Microsoft 365.
Około 2 100 spraw w toku w każdej chwili, w około 40 rodzajach spraw, z których każdy ma własny okres i własne zdarzenia, które go zatrzymują.
Terminy są pilnowane w arkuszach wydziałowych odtwarzanych co tydzień i w pamięci osób prowadzących dany rodzaj spraw.
Około dwunastu minut tygodniowo na jedną sprawę w toku idzie na sprawdzanie, monitowanie i odtwarzanie list, rozłożone między prowadzącego, naczelnika i sekretarza.
Roboty czytają każdej nocy wszystkie sprawy w toku, stosują tabelę reguł urzędu dla każdego rodzaju sprawy i prowadzą jeden rejestr tego, co, kiedy i u kogo jest wymagalne. Prowadzący dostają kartę w Microsoft Teams na uzgodnionych horyzontach, a sekretarz poniedziałkową listę zagrożeń.
Data wymagalności istnieje dla każdej sprawy od dnia jej rejestracji, a zawiadomienia są podpisywane z kilkudniowym wyprzedzeniem, a nie w dniu terminu. Liczby są rachunkiem na założeniach, nie pomiarem.
Proponowane rozwiązanie
Budujemy jeden rejestr terminów dla całego urzędu i nic poza tym. Każdej nocy robot odczytuje sprawy w toku z systemu spraw i rejestru korespondencji: znak sprawy, rodzaj, wydział, prowadzącego, datę wpływu i czynności. Następnie stosuje tabelę reguł, która należy do urzędu: która data rozpoczyna bieg terminu, jakie zdarzenia go zatrzymują i do jakiego horyzontu wewnętrznego urząd chce pracować. Powstaje jeden wiersz na sprawę, z datą wymagalności, stanem i jego uzasadnieniem.
Rejestr jest czytany w trzech ujęciach. Prowadzący dostaje kartę w Microsoft Teams na każdym horyzoncie, z liczbą pozostałych dni, ostatnią zarejestrowaną czynnością i jednym wyborem: potwierdzić, że sprawa zostanie załatwiona, wskazać, na co czeka, albo poprosić o zawiadomienie o niezałatwieniu sprawy w terminie. Naczelnicy dostają widok tygodniowy, sekretarz poniedziałkową listę zagrożeń. Zawiadomienie jest zawsze wyłącznie projektem, podpisywanym przez człowieka. Świadomie nie używamy AI: każdy krok to obliczenie daty, odczyt reguły albo złożenie pisma z szablonu, co urząd potrafi wyjaśnić kontroli i sam zmienić.
UiPath Orchestrator: wyzwalacze czasowe, kolejki i dziennik audytowy; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Teams oraz Microsoft OneDrive & SharePoint; powiadomienia UiPath Action Center wykonywane w Microsoft Teams; listy Microsoft SharePoint; Power BI
Nocny odczyt, tabelę reguł i jej obliczenia, rejestr i jego historię, karty horyzontów i ich eskalację, zawiadomienie składane z Państwa szablonu, widok tygodniowy i listę zagrożeń
Połączenie tylko do odczytu z Państwa systemem spraw i rejestrem korespondencji, zbudowane na interfejsach udostępnianych przez te systemy
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaKażdej nocy robot odczytuje każdą sprawę w toku: znak sprawy, rodzaj, wydział, prowadzącego, datę wpływu i zarejestrowane czynności
- AutomatyzacjaTabela reguł jest stosowana sprawa po sprawie, a rejestr dostaje jeden wiersz z datą wymagalności, stanem i jego uzasadnieniem
- CzłowiekNa każdym horyzoncie prowadzący odpowiada na kartę w Microsoft Teams: sprawa zostanie załatwiona, czeka na coś konkretnego albo potrzebne jest zawiadomienie
- AutomatyzacjaZamówione zawiadomienie jest składane z szablonu urzędu z danymi sprawy i wybranym powodem, po czym trafia do akt jako projekt
- CzłowiekProwadzący albo naczelnik poprawia projekt, podpisuje go i wysyła, co jest jedyną drogą wyjścia pisma
- AutomatyzacjaKarty bez odpowiedzi eskalują do naczelnika, a w poniedziałek widok tygodniowy i lista zagrożeń trafiają na swoje kanały w Teams
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Odczyt każdej sprawy w toku co noc i wyliczenie jej daty wymagalności według reguł urzędu
- Prowadzenie jednego rejestru ze stanem każdej sprawy, jego uzasadnieniem i każdym przeliczeniem
- Ostrzeganie prowadzącego na każdym horyzoncie, eskalację kart bez odpowiedzi, przygotowanie zawiadomienia
Ludzie decydują
- Czy sprawa zostanie załatwiona w terminie i dlaczego nie; robot liczy dni, nie ocenia sprawy
- Treść zawiadomienia do strony, kto je podpisuje i kto za nie odpowiada
- Tabelę reguł oraz to, dokąd przesunąć zdolności, gdy jeden wydział bierze na siebie napięcie
Przed i po
Systemy i integracje
Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.
Wejścia
- sprawy w toku w systemie spraw
- rejestr korespondencji
- katalog rodzajów spraw i reguł terminowych urzędu
- czynności zarejestrowane przy sprawie
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- rejestr terminów w Microsoft SharePoint
- projekty zawiadomień dołączane do akt sprawy
- Power BI
Punkty styku z człowiekiem: karty horyzontów w Microsoft Teams; tygodniowy widok wydziału; poniedziałkowa lista zagrożeń
Wykorzystane technologie
nocny odczyt spraw w toku z wyzwalacza czasowego, wyliczenie dat, kolejkowanie kart, dziennik każdego przebiegu
Akarty horyzontów obsługiwane w Teams, eskalowane, gdy nikt nie odpowiada
Apublikacja widoku tygodniowego i listy zagrożeń, zapis wierszy i projektów pism do tenanta
Arejestr, projekty zawiadomień i historia przeliczeń
Awidok tygodniowy według wydziałów i rodzajów spraw oraz trend, o który pyta kierownictwo
Aco noc dostarcza znak sprawy, rodzaj, prowadzącego, daty i czynności
CIlustracyjny model ekonomiczny
Model, a nie obietnica.
Dwanaście minut tygodniowo na sprawę w toku kupuje trzy nawyki: prowadzący otwiera akta, żeby zobaczyć, na czym stoją, naczelnik odtwarza listę w piątek, a sekretarz składa obraz dla kierownictwa. W przeciętnym miesiącu liczącym 4,33 tygodnia daje to 52 minuty na sprawę, a 21 € to pełny koszt godziny pracy stanowiska administracyjnego. Niczego z tego nie mierzono w żadnym urzędzie, a rachunek pokazuje zdolność zwróconą wydziałom, nie oszczędność.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Każda sprawa w toku ma datę wymagalności widoczną dla całego urzędu, liczoną tak samo w każdym wydziale
- Zawiadomienia do stron powstają na kilka dni przed terminem, a nie w jego dniu, z szablonu już wypełnionego
- Naczelnicy prowadzą kolejkę, która przychodzi z datami, zamiast odtwarzać listę w każdy piątek
- Sprawa cicha jest sygnalizowana na tym samym horyzoncie co sprawa strony dzwoniącej co tydzień, i na tym polega równe traktowanie w praktyce
Perspektywa kierownictwa urzędu
- Napięcie terminowe przestaje być comiesięczną niespodzianką: w poniedziałek sekretarz wie, które sprawy przekroczą termin i kto je prowadzi
- Zdolności przesuwa się na podstawie danych, a nie liczby skarg, bo obciążenie widać według wydziałów, rodzajów spraw i prowadzących
- Każdy stan, przez który przeszła sprawa, zostaje z nocą swojej zmiany, a proces przechodzi przez urlopy i rotację, bo żaden termin nie mieszka w jednej pamięci
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Bezpieczeństwo projektujemy razem z procesem, nie po nim.
- Robot loguje się własnym kontem i czyta. Nie może zmienić sprawy, zamknąć jej ani niczego wysłać; zapisuje wiersze rejestru i projekty pism do podpisu przez człowieka.
- Każde przeliczenie zostaje wraz z danymi wejściowymi, więc rejestr pokazuje nie tylko, że sprawa była wymagalna, ale i dlaczego wcześniej tak to wyliczono
- Rejestr, projekty pism i raporty zostają w tenancie Microsoft 365 urzędu, a roboty pracują w regionie EU platformy UiPath Automation Cloud
- Tabela reguł jest wersjonowana, a zmiany wprowadza urząd i czyta je komórka prawna bez pytania nas o eksport
Dlaczego teraz
Strona wejściowa urzędu już się zmieniła. Ministerstwo Cyfryzacji podało 5 sierpnia 2026 r., że e-Doręczenia przekroczyły 100 mln przesyłek, w tym ponad 50 mln w tym samym roku. Korespondencja, która wpływa szybciej, szybciej uruchamia zegary, a strona terminowa nie została do tego przebudowana.
Dokładanie ludzi to powolna odpowiedź. Kontrola NIK zarządzania zasobami ludzkimi w administracji publicznej (nr DLO.430.2.2026, okres 2021–2024) wykazała 1 212 postępowań rekrutacyjnych, z których 812, czyli 67%, zakończyło się zatrudnieniem.
Warstwa techniczna jest dziś zwyczajna. Orchestrator uruchamia pracę z wyzwalacza czasowego, zadanie Action Center obsługuje się w Microsoft Teams, a EZD RP, które NASK utrzymuje na zlecenie Ministra Cyfryzacji, udostępnia API.
Role kierownicze, których to dotyczy
Napięcie terminowe przychodzi jako poniedziałkowa lista, a nie jako skarga
Piątkowe odtwarzanie listy znika, a kolejka przychodzi z datami przy sprawach
Skargi na bezczynność odpowiada się z zapisu tego, co było wymagalne i kiedy
Częste pytania i zastrzeżenia
Nie. Wylicza datę z reguł napisanych przez urząd, pokazuje prowadzącemu, czego brakuje, i na żądanie przygotowuje projekt pisma. Kto je podpisze i czy sprawa zostanie załatwiona, pozostaje przy ludziach.
Dlatego tabela reguł jest pierwszą rzeczą, którą budujemy razem, i dlatego należy do komórki prawnej. Rodzaje spraw, których reguł nie da się jeszcze spisać, zostają poza rejestrem, w sposób widoczny.
Większość nie była, dlatego sprawdzamy to w pierwszym tygodniu. Gdy system udostępnia interfejs, korzystamy z niego tylko do odczytu, gdy udostępnia eksport, planujemy go, a w pozostałych przypadkach uzgadniamy z dostawcą najmniejszy pewny wyciąg.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Urzędy z kilkuset sprawami w toku w dwóch albo trzech wydziałach, gdzie jedna wspólna lista kosztuje mniej niż integracja
- Urzędy, w których data wpływu albo rodzaj sprawy nie są rejestrowane rzetelnie, bo rejestr odziedziczy każdą lukę
- Urzędy, które chcą zautomatyzować jedno postępowanie od wniosku do podpisanej odpowiedzi: to inna praca
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Jeżeli w ubiegłym miesiącu jakaś sprawa przekroczyła w tym urzędzie termin, ile dni minęło, zanim ktokolwiek to zauważył, i czy strona usłyszała od nas przed tym dniem, czy po nim?
Podejście wdrożeniowe
Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.
Dostarczamy
- Przegląd jednego miesiąca Państwa spraw w toku: rodzaje, daty wpływu, czynności i to, gdzie dziś mieszka wiedza o terminach
- Tabelę reguł terminowych, napisaną z Państwa radcami prawnymi i naczelnikami, po wdrożeniu należącą do urzędu
- Nocny odczyt, rejestr wraz z historią oraz karty horyzontów w Microsoft Teams
- Zawiadomienie składane z Państwa szablonu, widok tygodniowy i poniedziałkową listę zagrożeń
Potrzebujemy od Państwa
- Danych o sprawach w toku z jednego miesiąca, z rodzajami spraw, datami wpływu i zarejestrowanymi czynnościami
- Wskazanego właściciela reguł terminowych, zwykle komórki prawnej albo sekretarza, oraz dwóch wydziałów pilotażowych
- Technicznego konta tylko do odczytu w systemie spraw, Państwa szablonu zawiadomienia oraz wskazania, gdzie mają leżeć horyzonty
Etapy
Rozpoznanie
Jeden miesiąc spraw w toku przeczytany z naczelnikami: rodzaje, zegary i to, co je zatrzymuje
Projekt
Tabela reguł, rejestr, horyzonty, ścieżka eskalacji, model bezpieczeństwa
Budowa
Nocny odczyt, obliczenia, karty w Teams, projekt zawiadomienia, raportowanie
Uruchomienie
Praca równoległa wobec arkuszy wydziałowych, potem dwa wydziały produkcyjnie pod nadzorem, a za nimi pozostałe
Działowe. Nakład zależy od liczby rodzajów spraw wymagających spisanej reguły, od tego, czy system spraw udostępnia sprawy w toku przez interfejs, i od tego, jak konsekwentnie rejestrowane są dziś daty.
Terminy to arytmetyka. Człowiek jest potrzebny tylko do powodu zwłoki.
Prosimy o dane o sprawach w toku z jednego miesiąca: rodzaje spraw, daty wpływu i wydział prowadzący. W zamian otrzymują Państwo udział spraw, dla których datę wymagalności da się wyliczyć bez przepisywania, oraz rodzaje spraw, których reguły trzeba najpierw spisać.
Policzmy terminy z jednego miesiącaTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Cztery kanały wpływu, jeden rejestr uzupełniany ręcznie i dowody doręczenia dokładane po fakcie.
Zobacz rozwiązanie Obsługa klientaJedno miejsce na każde zgłoszenie mieszkańcaJedna zepsuta latarnia zgłoszona trzema kanałami to trzy osobne zadania, dwa z nich niewidoczne.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceWnioski o informację publiczną w ustawowym terminieWnioski wpływają czterema kanałami, termin biegnie na każdym z nich, a rejestr powstaje po fakcie.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejSektor publiczny