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Lösung · Finanzen & BuchhaltungDie Rechnung kommt aus KSeF, die Mittelbindung dazu hängt schon daran
KSeF-Rechnungen auf der richtigen Haushaltsstelle
Roboter holen KSeF-Rechnungen für jede registrierte Einheit ab, ordnen sie der Mittelbindung zu, schlagen die Haushaltsstelle vor und stellen die sachliche Freigabe in Teams; Menschen entscheiden.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Eine strukturierte Rechnung nennt den Betrag. Sie nennt nicht die Einheit, die bestellt hat.
Eine strukturierte Rechnung kommt als Datensatz an, es muss also nichts aus einem Bild gelesen werden und kein Dokumentenmodell ist nötig.
Eine Rechnung erreicht die Person, die bestellt hat, am Eingangstag, sodass Bestätigung und Zahlungsfrist nicht länger konkurrieren.
das Finanz- und Haushaltssystem mit Haushaltsstelle und Bezug zur Mittelbindung; der Nachweiseintrag in SharePoint; das semantische Modell in Power BI
Geschäftsproblem
Öffentliche Finanzen
Bis vor Kurzem kam eine Eingangsrechnung mit ihrem Kontext: eine Begleitmail an die Person, die die Arbeit bestellt hatte, oft ein Abnahmeprotokoll im Hintergrund. Eine strukturierte Rechnung hat davon nichts. Sie kommt an eine Steuernummer adressiert an, und die Verwaltung rekonstruiert selbst, wer was bestellt hat, auf welchen Vertrag hin und aus welcher Haushaltsstelle es bezahlt wird.
Für eine Verwaltung ist das schwerer als für ein Unternehmen, das nur eigene Rechnungen empfängt. Das Finanzministerium hat bestätigt, dass das Feld, in dem ein Aussteller eine nachgeordnete Einheit benennen kann, weder technisch noch rechtlich verpflichtend ist; füllt der Aussteller es aus, trägt es die eigene Steuernummer dieser Einheit, und Verwaltungen können auch mit internen Kennungen arbeiten, die sie ihren Lieferanten mitgeben. In der Praxis kommt ein großer Teil der Rechnungen mit leerem Feld an, und die Einheit wird über Lieferant, Betrag, Beschreibung und, wenn das nicht reicht, über einen Anruf ermittelt.
Die zweite Hälfte der Arbeit kann in der Buchhaltung niemand abkürzen. Die zentrale Buchhaltung weiß, was auf der Rechnung steht; sie weiß nicht, ob der Zaun repariert oder die abgerechneten Stunden geleistet wurden. Diese sachliche Bestätigung gehört der Leitung der Organisationseinheit, die bestellt hat, und sie reist als Ausdruck, der mit handschriftlicher Haushaltsstelle zurückkommt. Währenddessen läuft die Zahlungsfrist, die Rechnungen häufen sich zum Monatsanfang und erneut vor dem Berichtsstichtag, und zwei Personen tragen das Wissen über alle achtzehn Einheiten.
Wie es heute läuft
- MenschJemand in der zentralen Buchhaltung meldet sich für die Verwaltung und danach für jede Einheit einzeln an und lädt die Rechnungen von gestern in einen Ordnerbaum
- MenschJede Rechnung wird auf Hinweise gelesen, wer sie bestellt hat: Lieferant, Betrag, Beschreibung, manchmal eine von Hand eingetragene Kennung
- WartezeitRechnungen ohne offensichtlichen Eigentümer liegen zwei bis vier Arbeitstage auf einem Schreibtisch, bis ein Telefonat die Sache klärt
- MenschEin Ausdruck geht an die Leitung der Organisationseinheit und kommt mit notierter Haushaltsstelle zurück, die dann ins Finanzsystem eingegeben wird
- FehlerrisikoEine Rechnung ohne Mittelbindung, eine Dublette oder eine für eine Einheit, die nichts bestellt hat, fällt erst bei der Zahlung auf
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Kosten wachsen dort, wo niemand hinsieht.
- Herauszufinden, zu welcher Einheit eine Rechnung gehört, ist eine Aufgabe, die niemand erfasst. Sie steht in keinem Plan und in keinem Haushalt; sie ist nur der Grund, warum der Vormittag vorbei ist.
- Tage des Wartens auf eine Bestätigung sind Tage der Zahlungsfrist, und eine verspätete Zahlung kostet Zinsen aus demselben Haushalt wie die Leistung selbst.
- Das Wissen über achtzehn Einheiten und deren Lieferanten liegt bei zwei Personen, sodass ein Urlaub die Zuordnung zum Raten macht und jede Warteschlange dahinter verlängert.
- Nachweise entstehen erst, wenn jemand danach fragt. Die Verbindung aus Rechnung, Mittelbindung und der Person, die die Leistung bestätigt hat, verteilt sich auf drei Orte, einer davon Papier.
Kosten des Nichtstuns
Öffentliches Geld fließt hier leise und rechtmäßig hinein. Die Stunden liegen im bestehenden Stellenplan, also sagt keine Haushaltsposition, was die Zuordnung einer Rechnung kostet, und es braucht keine Entscheidung, damit es so weitergeht. Ohne Zutun ändert sich dagegen das Volumen.
Die Belastung, die wächst, ist die Nachweislage. Eine Verwaltung, die nicht zeigen kann, welche Mittelbindung eine bestimmte Rechnung deckte und wer die Leistung bestätigt hat, rekonstruiert das jedes Mal aus Ordnern und Erinnerung. Verzugszinsen stehen in derselben Spalte: gering je Rechnung, nie geplant, gezahlt aus Geld, das für eine Leistung gedacht war.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine Stadtverwaltung mit rund 600 Beschäftigten in Polen, die die Buchhaltung von 18 nachgeordneten Einheiten führt: Schulen, ein Sozialzentrum, eine Sportanlage, ein Straßenbetriebshof. Ein Finanz- und Haushaltssystem eines heimischen Anbieters, Microsoft 365 E3, Verträge in einem Register der Rechtsabteilung.
3.400 Eingangsrechnungen im Monat für die Verwaltung und ihre Einheiten, alle über KSeF empfangen; rund 55 % betreffen einen Rahmenvertrag, 30 % eine Einzelbestellung einer Einheit, 15 % eine Mittelbindung, die niemand findet.
Eine Person lädt morgens je Kennung herunter; die bestellende Einheit wird aus Lieferant und Betrag abgeleitet; ein Ausdruck geht zur Bestätigung dorthin, und die Haushaltsstelle wird zurück eingegeben.
Rund neun Minuten je Rechnung für das Ermitteln der Einheit, das Auffinden der Mittelbindung, das Notieren der Haushaltsstelle und den Weg zu der Person, die die Leistung bestätigen kann; in den ersten zehn Tagen verdoppelt sich die Last.
Roboter holen die Rechnungen aus KSeF für jede registrierte Kennung ab, gleichen sie gegen Vertrags- und Mittelbindungsregister ab, schlagen die Haushaltsstelle vor und stellen der Leitung der bestellenden Einheit eine Freigabeaufgabe in Microsoft Teams ein.
Im modellierten Fall schrumpfen die neun Minuten auf die Zeit, die ein Mensch für die Bestätigung der Leistung braucht, Rechnungen erreichen die bestellende Einheit am Eingangstag, und jede Rechnung lässt sich auf die Mittelbindung dahinter zurückführen. Rechnerei auf den obigen Annahmen, nichts in einer Verwaltung Gemessenes.
Vorgeschlagene Lösung
Eine strukturierte Rechnung kommt als Datensatz an, es muss also nichts aus einem Bild gelesen werden und kein Dokumentenmodell ist nötig. Übrig bleiben Zuordnung und Weiterleitung, und das ist eine Regelaufgabe. Der Ablauf, den Mientha liefert, ist deterministisch: jede Entscheidung darin ist eine Regel, die der Kämmerer lesen und ändern kann, und weder ein Sprachmodell noch ein Agent steckt darin.
Ein zeitgesteuerter Ablauf authentifiziert sich bei KSeF für die Verwaltung und für jede von ihr registrierte Kennung und macht aus jeder neuen Rechnung eine Warteschlangenposition in UiPath Orchestrator, die Quelldatei bleibt erhalten. Hat der Aussteller die nachgeordnete Einheit benannt, nimmt der Roboter sie von dort; hat er es nicht, übernehmen die Regeln: Vertragsnummer, Mittelbindungsregister, Lieferort, die Bestellkennung, die Ihre Einheiten auf ihre Bestellungen setzen. Danach prüft der Roboter den Betrag gegen den verfügbaren Rest, vergleicht Preise mit dem Vertrag und sucht nach einer Dublette.
Aus der Mittelbindung übernimmt der Ablauf Haushaltsstelle, Aufgabe und bestellende Einheit, und deren Leitung erhält eine UiPath Action Center Aufgabe direkt in Microsoft Teams: die Rechnung, die Zuordnung, den verbleibenden Rest und den Vorschlag. Diese Person bestätigt, dass die Leistung erbracht wurde, korrigiert den Vorschlag, wenn er falsch ist, und gibt frei; erst dann wird das Dokument gebucht. Was zu keiner Mittelbindung passt, geht mit angehängtem Grund in eine namentlich geführte Ausnahmeliste, nicht in ein Postfach, in dem es niemandem gehört.
UiPath Orchestrator: Warteschlangen, Zeitpläne, Ordner, Wiederholungen, Prüfprotokoll und Zugangsdatenspeicher; UiPath API workflows; UiPath Integration Service Connector Builder mit den Konnektoren für Microsoft Teams und Microsoft OneDrive & SharePoint; UiPath Action Center actionable notifications, die in Microsoft Teams erledigt werden
Den Abholplan je Kennung, die Zuordnungsregeln gegen Vertrags- und Mittelbindungsregister, die Rest- und Dublettenprüfung, den Vorschlag der Haushaltsstelle, die Ausnahmekategorien mit benannten Verantwortlichen, die Aufgaben in Teams und das Dashboard je Einheit
Die KSeF-2.0-Schnittstelle als eigener Konnektor, gebaut mit UiPath Integration Service Connector Builder; das Finanz- und Haushaltssystem über seine Schnittstelle, sonst über seine Oberfläche
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungNach Zeitplan authentifiziert sich der Ablauf für jede registrierte Kennung und legt je Rechnung, die seit dem letzten Lauf eingegangen ist, eine Warteschlangenposition an
- SystemDie Einheit wird ermittelt: aus dem Feld, das sie benennt, sofern der Aussteller es ausgefüllt hat, sonst aus Vertrag, Mittelbindung oder Bestellkennung
- AutomatisierungDie Rechnung wird mit Vertrag oder Mittelbindung verknüpft; der Roboter prüft den Rest, vergleicht Preise, sucht nach einer Dublette und übernimmt die Haushaltsstelle
- MenschDie Leitung der bestellenden Einheit erhält eine Action Center Aufgabe in Teams, bestätigt die erbrachte Leistung, korrigiert bei Bedarf die Haushaltsstelle und gibt frei
- AutomatisierungBestätigte Rechnungen gehen mit Haushaltsstelle und Bezug zur Mittelbindung ins Finanzsystem, und der Nachweiseintrag wird geschlossen
- MenschRechnungen ohne Mittelbindung, mit erschöpftem Rest oder mit einem Preis außerhalb des Vertrags gehen in eine namentlich geführte Ausnahmeliste und an die verantwortliche Person, und ein Dashboard je Einheit zeigt, was auf wen wartet
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Das Abholen aus KSeF für jede registrierte Kennung, mit der Quelldatei als Original
- Den Abgleich gegen Vertrags- und Mittelbindungsregister, die Restprüfung und die Suche nach einer Dublette
- Den Vorschlag der Haushaltsstelle, die Weiterleitung an die bestellende Einheit, Erinnerungen und den täglichen Status je Einheit
Menschen entscheiden
- Ob Leistung, Lieferung oder Arbeit tatsächlich erbracht wurde; diese Bestätigung bleibt bei der Leitung der bestellenden Einheit
- Über die Haushaltsstelle: der Roboter schlägt vor, was die Mittelbindung trägt, und gebucht wird, was die berechtigte Person annimmt
- Was mit einer Rechnung ohne Mittelbindung geschieht, und über die Regeln selbst, die dem Kämmerer und der Leitung der Buchhaltung gehören
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: eine Engine, eine Ausführungsschicht, ein Ort für menschliche Entscheidungen.
Eingänge
- KSeF, abgefragt je registrierter Kennung
- das Vertragsregister
- das Mittelbindungsregister
- die Bestell- und Abnahmeaufzeichnungen der Einheiten
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath API workflows
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- das Finanz- und Haushaltssystem mit Haushaltsstelle und Bezug zur Mittelbindung
- der Nachweiseintrag in SharePoint
- das semantische Modell in Power BI
Berührungspunkte für Menschen: Action Center Aufgaben in Microsoft Teams; die namentlich geführten Ausnahmelisten; die tägliche Übersicht je Einheit in einem Teams-Kanal
Eingesetzte Technologien
eine Warteschlange je Einheit, Zeitpläne, Wiederholungen, Zugriff auf Ordnerebene, Prüfprotokoll
Aein eigener Konnektor für die KSeF-2.0-Schnittstelle; Abruf je Kennung ohne Oberfläche
ABestätigung und Korrektur der Haushaltsstelle dort, wo die Einheitsleitungen ohnehin arbeiten, mit Fristen
Ader Nachweiseintrag je Rechnung: Quelldatei, Zuordnung, Entscheidung, Person, Zeitpunkt
Aeine Seite je Einheit: eingegangen, zugeordnet, wartend, Ausnahmen, Tage bis zum Zahlungstermin
ARegister werden gelesen; das gebuchte Dokument mit seiner Haushaltsstelle geschrieben
CIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie an Ihren eigenen Daten prüfen können.
Neun Minuten sind die Zuordnungsarbeit und nicht die Buchhaltung: ermitteln, zu welcher der achtzehn Einheiten eine Rechnung gehört, die Mittelbindung finden, die Haushaltsstelle notieren und das Dokument zu der Person bringen, die die Leistung bestätigen kann. Zwanzig Euro je Stunde sind Vollkosten einer Arbeitsstunde auf einer Verwaltungsstelle in Polen. Die Tabelle bewertet Kapazität, die demselben Stellenplan zurückgegeben wird, keine gestrichenen Stellen, und jeder Eingangswert ist eine Annahme.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Eine Rechnung erreicht die Person, die bestellt hat, am Eingangstag, sodass Bestätigung und Zahlungsfrist nicht länger konkurrieren
- Jede Rechnung wird gegen eine Mittelbindung und deren verbleibenden Rest geprüft, bevor jemand um eine Bestätigung gebeten wird
- Kapazität kehrt in denselben Stellenplan zurück: die Zuordnung frisst nicht mehr die ersten zehn Tage des Monats, und eine weitere Einheit in der zentralen Buchhaltung bedeutet eine Regel, keine Stelle
- Örtliche Lieferanten werden häufiger pünktlich bezahlt, was vor allem für den kleinen Auftragnehmer zählt, für den eine verspätete Überweisung einen Monat Liquidität bedeutet
Aus Sicht der Amtsleitung
- Der Kämmerer sieht jederzeit, wie viele Rechnungen auf wen warten, in welcher Einheit, und wie lange es bis zur Überschreitung des Zahlungstermins ist
- Haushaltsdisziplin wird zur Eigenschaft des Ablaufs: nichts wird ohne Bezug zur Mittelbindung und ohne namentliche Bestätigung gebucht
- Die Ausnahmestatistik nach Ursache zeigt, wo die eigene Bestelldisziplin leckt, und die Routine übersteht Abwesenheiten, weil das Zuordnungswissen in Regeln statt im Gedächtnis liegt
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Wo die Daten liegen und wer sie sieht.
- Jede Kennung authentifiziert sich bei KSeF innerhalb des eigenen Berechtigungsmodells der Verwaltung, und die Roboter lesen diese Zugangsdaten aus dem Zugangsdatenspeicher des Orchestrators, statt sie selbst zu halten
- Die Ordner im Orchestrator folgen der Organisationsstruktur, sodass die Buchhaltung einer Einheit und deren Leitung nur die eigene Warteschlange sehen, während Rechnungsdateien, Nachweiseintrag und Bestätigungen in Ihrem Microsoft 365 Tenant bleiben und die Automatisierung in der EU-Region der UiPath Automation Cloud läuft
- Kein Roboter bestätigt eine erbrachte Leistung, und keiner bucht ein Dokument, das ein Mensch nicht angenommen hat; Bestätigung, Urheber und Zeitpunkt gehören zum Eintrag
- Regeln, die eine Haushaltsstelle vorschlagen oder eine Ausnahme weiterleiten, sind versioniert und werden nur mit Zustimmung des Kämmerers geändert
Warum jetzt
Der Eingangskanal hat sich bereits geändert. Der Empfang von Rechnungen über KSeF gilt seit dem 1. Februar 2026 grundsätzlich für alle Steuerpflichtigen einschließlich der kommunalen Einheiten, und das Finanzministerium hat für diese Einheiten einen eigenen Teil seines KSeF-2.0-Handbuchs mit Datum 19. Februar 2026 herausgegeben. Was nach dem Herunterladen geschieht, ist der Teil, den niemand automatisiert hat.
Die 510 Stunden im Monat aus dem Modell werden bereits geleistet. Sie sind in keinem Haushalt eine Position, und jede weitere Einheit in der zentralen Buchhaltung vergrößert sie.
Ein Dokumentenmodell braucht das alles nicht, denn eine strukturierte Rechnung ist bereits ein Datensatz. Die Bausteine sind belegt: eine reine Schnittstellenabholung, gebaut mit Integration Service Connector Builder, Warteschlangen im Orchestrator und Action Center Aufgaben in Microsoft Teams.
Relevante Führungsrollen
Haushaltsdisziplin hängt nicht mehr davon ab, wann jemand zum Prüfen kommt; nichts wird ohne Bezug zu einer Mittelbindung gebucht
Die ersten zehn Tage des Monats sind keine Zuordnungsübung mehr, und eine Abwesenheit verlängert nicht länger die Warteschlange in achtzehn Einheiten
Für jede Rechnung kann die Verwaltung zeigen, welche Einheit bestellt hat, wer die Leistung bestätigt hat und wann
Eine authentifizierte Integration je Kennung, mit Zugangsdaten im Speicher und Prüfprotokoll, statt achtzehn manueller Anmeldungen
Häufige Fragen und Einwände
Seine Aufgabe ist Herunterladen und Buchen, und dieser Teil wird funktionieren. Nicht leisten wird das Finanzsystem die Entscheidung, zu welcher der achtzehn Einheiten eine Rechnung gehört, wenn das Käuferfeld leer ist, den Abgleich gegen den Rest einer Mittelbindung und die Bestätigung durch die Person, die bestellt hat. Dorthin gehen die neun Minuten.
Nein. Er schlägt die Haushaltsstelle vor, die die deckende Mittelbindung trägt, und die berechtigte Person nimmt sie an oder ändert sie. Gebucht wird, was diese Person angenommen hat, und der Eintrag bewahrt beides.
Das ist der Normalfall, und das Finanzministerium hat bestätigt, dass dieses Feld nicht verpflichtend ist. Die Regeln hängen nicht daran: Vertragsnummer, Mittelbindung, Lieferort und Ihre eigenen Bestellkennungen leisten die Arbeit, und wenn nichts passt, bekommt eine namentlich benannte Person die Rechnung.
Wann diese Lösung nicht passt
- Die Buchhaltung ist nicht zentralisiert: jede Einheit empfängt und bucht ihre eigenen Rechnungen, und das Volumen je Einheit trägt keine Integration
- Verträge und Mittelbindungen liegen nicht als Daten vor. Ist das Register ein Regal mit Scans oder die Arbeitsmappe einer Person, entsteht zuerst das Register und danach die Zuordnung
- Eine kleine Verwaltung mit einigen Dutzend Rechnungen im Monat, in der Abholen und Zuordnen eine halbe Stunde eines Vormittags sind
Eine Frage für die nächste Sitzung
Heute Morgen ist in KSeF eine Rechnung für eine unserer Einheiten eingegangen: Wer weiß bis zum Ende des Tages, welche Einheit sie bestellt hat, auf welchen Vertrag und welche Haushaltsstelle, und wo wird das festgehalten?
Vorgehen bei der Umsetzung
Ein Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Eine Auswertung eines Monats Ihres KSeF-Verkehrs je Kennung: Mengen je Einheit, wie viele Rechnungen die Einheit benennen, wie viele allein aus den Daten zu einer Mittelbindung passen würden
- Die Abholabläufe je Kennung, die Warteschlangenstruktur je Einheit und die Zuordnungsregeln samt Rest-, Preis- und Dublettenprüfung
- Den Vorschlag der Haushaltsstelle und die Ausnahmekategorien, jede mit benanntem Verantwortlichen und Frist
- Freigabeaufgaben in Microsoft Teams für die Einheitsleitungen, mit Erinnerungen und Eskalation
- Die Rückschreibung ins Finanzsystem, den Nachweiseintrag, das Dashboard je Einheit und ein Betriebshandbuch
Wir brauchen von Ihnen
- KSeF-Zugang für die Verwaltung und jede Kennung einer Einheit, innerhalb Ihres eigenen Berechtigungsmodells
- Vertrags- und Mittelbindungsregister so, wie sie sind, dazu einen Monat Historie mit den anschließenden Buchungen
- Eine verantwortliche Person in der zentralen Buchhaltung, die Entscheidung des Kämmerers zu den Regeln und einen Ansprechpartner für das Finanzsystem
- Die Liste der Einheiten mit der Person, die dort sachlich bestätigt
Etappen
Analyse
Ein Monat Verkehr je Kennung, ausgewertet nach Mengen, zuordenbarem Anteil und Zustand der Register
Konzeption
Zuordnungs- und Haushaltsregeln, Ausnahmekategorien und Verantwortliche, das Berechtigungsmodell je Einheit
Aufbau
Abholabläufe, Warteschlangen je Einheit, Regeln, Aufgaben in Teams, Rückschreibung und Dashboard
Start
Ein Parallellauf auf bereits gebuchten Rechnungen, danach Einheit für Einheit mit Begleitung und Hypercare
Abteilungsweit. Der Aufwand hängt von der Zahl der registrierten Kennungen ab, davon, ob die Register als Daten nutzbar sind, und davon, wie viel Bestellwesen daran vorbeiläuft.
Achtzehn Einheiten teilen sich ein KSeF-Postfach und eine Person, die klärt, wessen Rechnung welche ist.
Senden Sie uns einen Monat KSeF-Verkehr für die Verwaltung und ihre Einheiten: Mengen je Kennung, wie viele Rechnungen eine Vertragsnummer tragen, und die Kategorien, über die Ihr Team streitet. Sie erhalten eine Schätzung des zuordenbaren Anteils und die Ausnahmesystematik dahinter.
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