Start · Rozwiązania · Finanse i księgowość
Rozwiązanie · Finanse i księgowośćFaktura przychodzi z KSeF razem z zaangażowaniem, które ją uzasadnia
Faktury z KSeF na właściwej klasyfikacji budżetowej
Roboty pobierają faktury z KSeF dla każdej zarejestrowanej jednostki, dopasowują je do zaangażowania, proponują klasyfikację budżetową i kierują potwierdzenie merytoryczne do Teams; decydują ludzie.
Streszczenie dla zarządu
Faktura ustrukturyzowana podaje kwotę. Nie podaje, która jednostka zamówiła pracę.
Faktura ustrukturyzowana przychodzi jako dane, więc niczego nie trzeba odczytywać z obrazu i żaden model dokumentowy nie jest potrzebny.
Faktura trafia do osoby, która zamówiła pracę, w dniu wpływu, więc potwierdzenie i termin płatności przestają ze sobą konkurować.
system finansowo-księgowy z klasyfikacją i odniesieniem do zaangażowania; zapis dowodowy w SharePoint; model semantyczny Power BI
Problem biznesowy
Finanse publiczne
Do niedawna faktura zakupowa przychodziła razem z kontekstem: był e‑mail przewodni do osoby, która zamówiła pracę, a często i protokół odbioru w tle. Faktura ustrukturyzowana nie ma nic z tego. Trafia do urzędu pod numerem identyfikacji podatkowej, a urząd sam odtwarza, kto co zamówił, na podstawie której umowy i z jakiej klasyfikacji budżetowej ma to zostać zapłacone.
W urzędzie jest to trudniejsze niż w firmie, która odbiera wyłącznie własne faktury. Ministerstwo Finansów potwierdziło, że wypełnienie elementu, w którym wystawca może wskazać jednostkę podległą, nie jest obowiązkowe ani technicznie, ani prawnie; jeżeli wystawca go wypełni, wpisuje tam numer identyfikacji podatkowej tej jednostki, a urzędy mogą też posługiwać się własnymi identyfikatorami wewnętrznymi przekazywanymi dostawcom. W praktyce duża część faktur przychodzi z tym elementem pustym, a jednostkę ustala się po dostawcy, kwocie, opisie, a gdy to zawodzi, przez telefon.
Drugiej połowy tej pracy nikt w księgowości nie skróci. Centralna księgowość wie, co jest na fakturze; nie wie, czy ogrodzenie zostało naprawione i czy zafakturowane godziny zostały przepracowane. Potwierdzenie merytoryczne należy do kierownika komórki organizacyjnej, która zamówiła pracę, i wędruje jako wydruk wracający z klasyfikacją dopisaną ręcznie. Tymczasem biegnie termin płatności, faktury kumulują się na początku miesiąca i ponownie przed terminem sprawozdawczym, a wiedzę o wszystkich osiemnastu jednostkach niosą dwie osoby.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekKtoś w centralnej księgowości loguje się dla urzędu, a potem kolejno dla każdej jednostki, i pobiera wczorajsze faktury do drzewa katalogów
- CzłowiekKażda faktura jest czytana pod kątem wskazówek, kto ją zamówił: dostawca, kwota, opis, czasem identyfikator wpisany ręcznie
- OczekiwanieFaktury bez oczywistego właściciela leżą na biurku dwa do czterech dni roboczych, dopóki nie rozstrzygnie tego rozmowa telefoniczna
- CzłowiekWydruk trafia do kierownika komórki organizacyjnej i wraca z dopisaną klasyfikacją budżetową, którą trzeba wprowadzić do systemu finansowo-księgowego
- Ryzyko błęduFaktura bez zaangażowania, duplikat albo faktura dla jednostki, która niczego nie zamawiała, ujawnia się dopiero przy realizacji płatności
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Koszt rośnie tam, gdzie nikt na niego nie patrzy.
- Ustalanie, do której jednostki należy faktura, jest zadaniem, którego nikt nie ewidencjonuje. Nie ma go w żadnym planie ani budżecie; jest tylko powodem, dla którego przedpołudnie minęło.
- Dni oczekiwania na potwierdzenie to dni terminu płatności, a zapłata po terminie kosztuje odsetki z tego samego budżetu co sama usługa.
- Wiedza o osiemnastu jednostkach i ich dostawcach jest w dwóch osobach, więc urlop zamienia przypisywanie w zgadywanie i wydłuża każdą kolejkę za nim.
- Dowód powstaje dopiero wtedy, gdy ktoś o niego pyta. Powiązanie faktury, zaangażowania i osoby, która potwierdziła wykonanie, rozkłada się na trzy miejsca, a jedno z nich to papier.
Koszt zaniechania
Publiczne pieniądze idą na to cicho i zgodnie z prawem. Godziny mieszczą się w istniejącym zatrudnieniu, więc żadna pozycja budżetu nie mówi, ile kosztuje przypisanie faktury, i nie trzeba żadnej decyzji, żeby to trwało dalej. Bez niczyjego wyboru zmienia się natomiast wolumen.
Ekspozycja, która rośnie, jest dowodowa. Urząd, który nie potrafi pokazać, jakie zaangażowanie uzasadniało daną fakturę i kto potwierdził wykonanie, odtwarza to z katalogów i pamięci za każdym razem, gdy ktoś zapyta. Odsetki za opóźnienie stoją w tej samej kolumnie: niewielkie na fakturę, nigdy nieplanowane, płacone z pieniędzy przeznaczonych na usługę.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Urząd miasta zatrudniający około 600 osób, prowadzący księgowość 18 jednostek podległych: szkół, ośrodka pomocy społecznej, obiektu sportowego, zakładu utrzymania dróg. Jeden system finansowo-księgowy krajowego dostawcy, Microsoft 365 E3, umowy w rejestrze prowadzonym przez obsługę prawną.
3 400 faktur zakupowych miesięcznie dla urzędu i jednostek, wszystkie odebrane przez KSeF; około 55% dotyczy umowy ramowej, 30% jednorazowego zamówienia jednostki, 15% zaangażowania, którego nikt nie potrafi wskazać.
Jedna osoba pobiera rano faktury dla każdego identyfikatora; jednostkę zamawiającą wywodzi się z dostawcy i kwoty; wydruk jedzie tam po potwierdzenie, a klasyfikacja wraca do wprowadzenia.
Około dziewięciu minut na fakturę na ustalenie jednostki, odnalezienie zaangażowania, wpisanie klasyfikacji i przekazanie dokumentu osobie, która może potwierdzić wykonanie; w pierwszych dziesięciu dniach obciążenie się podwaja.
Roboty pobierają faktury z KSeF dla każdego zarejestrowanego identyfikatora, dopasowują je do rejestru umów i rejestru zaangażowania, proponują klasyfikację i otwierają zadanie potwierdzenia merytorycznego w Microsoft Teams dla kierownika jednostki zamawiającej.
W modelowanym przypadku dziewięć minut kurczy się do czasu, którego człowiek potrzebuje na potwierdzenie wykonania, faktura trafia do jednostki zamawiającej w dniu wpływu, a każda faktura daje się wywieść z zaangażowania, które za nią stoi. To arytmetyka na powyższych założeniach, a nie wynik zmierzony w urzędzie.
Proponowane rozwiązanie
Faktura ustrukturyzowana przychodzi jako dane, więc niczego nie trzeba odczytywać z obrazu i żaden model dokumentowy nie jest potrzebny. Zostaje dopasowanie i skierowanie, a to jest zadanie regułowe. Przepływ, który dostarcza Mientha, jest deterministyczny: każda podejmowana w nim decyzja to reguła, którą skarbnik może przeczytać i zmienić, i nie ma w nim ani modelu językowego, ani agenta.
Zaplanowany przepływ uwierzytelnia się w KSeF dla urzędu i dla każdego zarejestrowanego identyfikatora i zamienia każdą nową fakturę w pozycję kolejki w UiPath Orchestrator, z zachowanym plikiem źródłowym. Jeżeli wystawca wskazał jednostkę podległą, robot bierze ją stamtąd; jeżeli nie wskazał, przejmują reguły: numer umowy, rejestr zaangażowania, miejsce dostawy, identyfikator zamówienia, który jednostki umieszczają na swoich zamówieniach. Następnie robot sprawdza kwotę wobec dostępnego salda, porównuje ceny z umową i szuka duplikatu.
Z zaangażowania przepływ przenosi klasyfikację, zadanie i jednostkę zamawiającą, a kierownik tej jednostki dostaje zadanie UiPath Action Center wprost w Microsoft Teams: fakturę, dopasowanie, pozostałe saldo i propozycję. Ta osoba potwierdza wykonanie usługi, poprawia propozycję, jeżeli jest błędna, i zatwierdza; dopiero wtedy dokument zostaje zaksięgowany. To, co nie wiąże się z żadnym zaangażowaniem, trafia do imiennej kolejki wyjątków z dopisaną przyczyną, a nie do skrzynki, w której staje się niczyje.
UiPath Orchestrator: kolejki, harmonogramy, foldery, ponowienia, dziennik audytowy i magazyn poświadczeń; UiPath API workflows; UiPath Integration Service Connector Builder z konektorami Microsoft Teams oraz Microsoft OneDrive & SharePoint; powiadomienia zadaniowe UiPath Action Center wykonywane w Microsoft Teams
Harmonogram pobierania dla każdego identyfikatora, reguły dopasowania do rejestru umów i rejestru zaangażowania, kontrolę salda i duplikatów, propozycję klasyfikacji, kategorie wyjątków z imiennymi właścicielami, zadania w Teams oraz pulpit dla każdej jednostki
API KSeF 2.0 jako konektor własny zbudowany w UiPath Integration Service Connector Builder; system finansowo-księgowy przez jego API albo przez interfejs użytkownika, jeżeli API nie ma
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaZgodnie z harmonogramem przepływ uwierzytelnia się dla każdego zarejestrowanego identyfikatora i tworzy jedną pozycję kolejki na każdą fakturę odebraną od ostatniego uruchomienia
- SystemJednostka zostaje ustalona: z elementu, który ją wskazuje, jeżeli wystawca go wypełnił, a w przeciwnym razie z umowy, zaangażowania albo identyfikatora zamówienia
- AutomatyzacjaFaktura zostaje powiązana z umową albo zaangażowaniem; robot sprawdza saldo, porównuje ceny, szuka duplikatu i przenosi klasyfikację
- CzłowiekKierownik jednostki zamawiającej dostaje zadanie Action Center w Teams, potwierdza wykonanie pracy, w razie potrzeby poprawia klasyfikację i zatwierdza
- AutomatyzacjaPotwierdzone faktury trafiają do systemu finansowo-księgowego z klasyfikacją i odniesieniem do zaangażowania, a zapis dowodowy zostaje zamknięty
- CzłowiekFaktury bez zaangażowania, z wyczerpanym saldem albo z ceną spoza umowy trafiają do imiennej kolejki wyjątków i do osoby, która ją prowadzi, a pulpit każdej jednostki pokazuje, co i na kogo czeka
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Pobieranie z KSeF dla każdego zarejestrowanego identyfikatora, z plikiem źródłowym zachowanym jako oryginał
- Dopasowanie do rejestru umów i rejestru zaangażowania, kontrolę salda i wyszukiwanie duplikatu
- Propozycję klasyfikacji, skierowanie do jednostki zamawiającej, przypomnienia i dzienny status dla każdej jednostki
Ludzie decydują
- Czy usługa, dostawa albo praca faktycznie miały miejsce; to potwierdzenie pozostaje przy kierowniku jednostki, która zamawiała
- O klasyfikacji: robot proponuje to, co niesie zaangażowanie, a księgowane jest to, co przyjmie osoba upoważniona
- Co dzieje się z fakturą bez zaangażowania oraz o samych regułach, które należą do skarbnika i głównego księgowego
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- KSeF odpytywany dla każdego zarejestrowanego identyfikatora
- rejestr umów
- rejestr zaangażowania
- ewidencje zamówień i odbiorów prowadzone przez jednostki
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath API workflows
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- system finansowo-księgowy z klasyfikacją i odniesieniem do zaangażowania
- zapis dowodowy w SharePoint
- model semantyczny Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zadania Action Center w Microsoft Teams; imienne kolejki wyjątków; dzienne podsumowanie dla jednostek na kanale Teams
Wykorzystane technologie
jedna kolejka na jednostkę, harmonogramy, ponowienia, dostęp na poziomie folderów, dziennik audytowy
Akonektor własny do API KSeF 2.0; pobieranie dla każdego identyfikatora bez interfejsu użytkownika
Apotwierdzenie i poprawa klasyfikacji tam, gdzie kierownicy jednostek już pracują, z terminami
Azapis dowodowy każdej faktury: plik źródłowy, dopasowanie, decyzja, osoba, moment
Astrona dla każdej jednostki: odebrane, dopasowane, oczekujące, wyjątki, dni do terminu płatności
Aodczyt rejestrów; zapis zaksięgowanego dokumentu z klasyfikacją
CIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Dziewięć minut to praca nad przypisaniem, a nie księgowanie: ustalenie, do której z osiemnastu jednostek należy faktura, odnalezienie zaangażowania, wpisanie klasyfikacji i przekazanie dokumentu osobie, która może potwierdzić wykonanie. Dwadzieścia euro za godzinę to pełny koszt godziny pracy stanowiska administracyjnego w polskim urzędzie. Tabela wycenia zdolność zwróconą temu samemu zatrudnieniu, a nie usunięte etaty, i każda wartość wejściowa jest założeniem.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Faktura trafia do osoby, która zamówiła pracę, w dniu wpływu, więc potwierdzenie i termin płatności przestają ze sobą konkurować
- Każda faktura zostaje skonfrontowana z zaangażowaniem i jego pozostałym saldem, zanim ktokolwiek zostanie poproszony o potwierdzenie
- Zdolność wraca do tego samego zatrudnienia: przypisywanie przestaje zjadać pierwszych dziesięć dni miesiąca, a objęcie księgowością kolejnej jednostki oznacza regułę, a nie etat
- Lokalni dostawcy częściej dostają zapłatę w terminie, co najbardziej znaczy dla małego wykonawcy, dla którego jeden spóźniony przelew to miesiąc płynności
Perspektywa kierownictwa urzędu
- Skarbnik o każdej porze widzi, ile faktur czeka i na kogo, w której jednostce i ile zostało do przekroczenia terminu płatności
- Dyscyplina budżetowa staje się własnością przepływu: nic nie zostaje zaksięgowane bez odniesienia do zaangażowania i imiennego potwierdzenia
- Statystyka wyjątków według przyczyn pokazuje, gdzie przecieka dyscyplina zamawiania, a rutyna przeżywa nieobecności, bo wiedza o przypisaniu jest w regułach, a nie w pamięci
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Gdzie leżą dane i kto je widzi.
- Każdy identyfikator uwierzytelnia się w KSeF w ramach własnego modelu uprawnień urzędu, a roboty czytają poświadczenia z magazynu poświadczeń Orchestratora, zamiast je przechowywać
- Foldery Orchestratora odwzorowują strukturę organizacyjną, więc księgowa jednostki i jej kierownik widzą kolejkę tej jednostki i nic poza nią, a pliki faktur, zapis dowodowy i potwierdzenia zostają w dzierżawie Microsoft 365 urzędu, podczas gdy automatyzacja pracuje w regionie UE UiPath Automation Cloud
- Żaden robot nie potwierdza wykonania usługi i żaden nie księguje dokumentu, którego człowiek nie przyjął; potwierdzenie, jego autor i moment są częścią zapisu
- Reguły proponujące klasyfikację i kierujące wyjątki są wersjonowane i zmieniane wyłącznie za zgodą skarbnika
Dlaczego teraz
Kanał wpływu już się zmienił. Odbieranie faktur przez KSeF dotyczy co do zasady wszystkich podatników, w tym jednostek samorządu terytorialnego, od 1 lutego 2026 r., a Ministerstwo Finansów wydało dla tych jednostek osobną część Podręcznika KSeF 2.0 z datą 19 lutego 2026 r. To, co dzieje się po pobraniu, pozostało bez automatyzacji.
510 godzin miesięcznie z modelu jest już przepracowywanych. Nie stanowią pozycji w żadnym budżecie, a każda kolejna jednostka objęta centralną księgowością je powiększa.
Model dokumentowy nie jest tu potrzebny, bo faktura ustrukturyzowana to już dane. Elementy są potwierdzone: warstwa pobierania wyłącznie przez API zbudowana w Integration Service Connector Builder, kolejki w Orchestratorze i zadania Action Center w Microsoft Teams.
Role kierownicze, których to dotyczy
Dyscyplina budżetowa przestaje zależeć od tego, kiedy ktoś zdąży sprawdzić; nic nie zostaje zaksięgowane bez odniesienia do zaangażowania
Pierwszych dziesięć dni miesiąca przestaje być ćwiczeniem z przypisywania, a jedna nieobecność nie wydłuża już kolejki w osiemnastu jednostkach
Dla każdej faktury urząd potrafi pokazać, która jednostka ją zamówiła, kto potwierdził wykonanie i kiedy
Jedna uwierzytelniona integracja na identyfikator, z poświadczeniami w magazynie i dziennikiem audytowym, zamiast osiemnastu ręcznych logowań
Częste pytania i zastrzeżenia
Jego zadaniem jest pobrać i zaksięgować, i ta część zadziała. System finansowo-księgowy nie rozstrzygnie natomiast, do której z osiemnastu jednostek należy faktura, gdy pole nabywcy jest puste, nie skonfrontuje jej z saldem zaangażowania i nie zdobędzie potwierdzenia od osoby, która zamówiła pracę. Tam idzie dziewięć minut.
Nie. Proponuje klasyfikację, którą niesie zaangażowanie uzasadniające wydatek, a osoba upoważniona przyjmuje ją albo zmienia. Księgowane jest to, co ta osoba przyjęła, a zapis zachowuje jedno i drugie.
To jest przypadek typowy, a Ministerstwo Finansów potwierdziło, że ten element nie jest obowiązkowy. Reguły od niego nie zależą: pracują na numerze umowy, zaangażowaniu, miejscu dostawy i Państwa własnych identyfikatorach zamówień, a gdy nic nie pasuje, fakturę dostaje wskazana z nazwiska osoba.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Księgowość nie jest scentralizowana: każda jednostka odbiera i księguje własne faktury, a wolumen jednostki nie uzasadnia integracji
- Umowy i zaangażowanie nie są prowadzone jako dane. Jeżeli rejestr to półka ze skanami albo skoroszyt jednej osoby, najpierw powstaje rejestr, a dopasowanie później
- Mały urząd z kilkudziesięcioma fakturami miesięcznie, w którym pobranie i przypisanie to pół godziny czyjegoś przedpołudnia
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Dziś rano wpłynęła w KSeF faktura dla jednej z naszych jednostek: kto do końca dnia będzie wiedział, która jednostka ją zamówiła, na podstawie której umowy i klasyfikacji, i gdzie to zostanie zapisane?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Przegląd jednego miesiąca ruchu w KSeF dla każdego identyfikatora: wolumeny w podziale na jednostki, ile faktur wskazuje jednostkę, ile dopasowałoby się do zaangażowania na samych danych
- Przepływy pobierania dla każdego identyfikatora, strukturę kolejek dla jednostek oraz reguły dopasowania z kontrolą salda, cen i duplikatów
- Propozycję klasyfikacji i kategorie wyjątków, każdą z imiennym właścicielem i terminem
- Zadania potwierdzenia w Microsoft Teams dla kierowników jednostek, z przypomnieniami i eskalacją
- Zapis do systemu finansowo-księgowego, zapis dowodowy, pulpit dla jednostek oraz instrukcję pracy
Potrzebujemy od Państwa
- Dostępu do KSeF dla urzędu i każdego identyfikatora jednostki, w ramach Państwa własnego modelu uprawnień
- Rejestru umów i rejestru zaangażowania w takim stanie, w jakim są, oraz miesiąca historii z księgowaniami, które po nich nastąpiły
- Właściciela procesu w centralnej księgowości, decyzji skarbnika co do reguł oraz kontaktu po stronie systemu finansowo-księgowego
- Listy jednostek wraz z osobą, która potwierdza merytorycznie dla każdej z nich
Etapy
Rozpoznanie
Jeden miesiąc ruchu dla każdego identyfikatora, przejrzany pod kątem wolumenów, udziału możliwego do dopasowania i stanu rejestrów
Projekt
Reguły dopasowania i klasyfikacji, kategorie wyjątków i ich właściciele, model uprawnień dla jednostek
Budowa
Przepływy pobierania, kolejki dla jednostek, reguły, zadania w Teams, zapis zwrotny i pulpit
Uruchomienie
Bieg równoległy na fakturach już zaksięgowanych, potem jednostka po jednostce, z nadzorem i wsparciem powdrożeniowym
Działowe. O nakładzie decyduje liczba zarejestrowanych identyfikatorów, to, czy rejestry nadają się do użycia jako dane, oraz ile zamawiania odbywa się poza nimi.
Osiemnaście jednostek, jedna skrzynka KSeF i jedna osoba ustalająca, czyja jest która faktura.
Prosimy o jeden miesiąc ruchu w KSeF dla urzędu i jednostek: liczby według identyfikatorów, ile faktur niesie numer umowy oraz kategorie, o które spiera się zespół. W zamian otrzymują Państwo szacunek udziału możliwego do dopasowania i stojącą za nim klasyfikację wyjątków.
Sprawdźmy miesiąc faktur z KSeFTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Państwa ERP wysyła faktury do KSeF. Kto sprawdza, że każda wróciła z UPO, i kto poprawia te, które nie wróciły?
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćKonta podatków lokalnych, które uzgadniają się sameFormularze przepisywane dwa razy, wpłaty bez czytelnego tytułu, a pierwszym pismem dla mieszkańca jest upomnienie.
Zobacz rozwiązanie ZakupyPostępowania budowane z zatwierdzonej biblioteki klauzulKażde nowe postępowanie zaczyna się od kopii poprzedniego, razem z jego błędami.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejSektor publiczny