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Ein Vergabeverfahren aus freigegebenen Klauseln, mit vollständiger Akte am Tag des Abschlusses

Vergabeverfahren aus einer geprüften Klauselbibliothek

Die Vergabeunterlagen entstehen aus Klauseln, die Ihre Rechtsabteilung freigegeben hat, Bieterfragen laufen über ein Register, und die Vergabeakte entsteht während des Verfahrens.

AbteilungslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungDeterministische Automatisierung
210Vergabeverfahren im Jahr bereitet die vierköpfige Vergabestelle dieser illustrativen Stadtverwaltung vor. Jedes beginnt als Kopie des vorherigen.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Jedes neue Verfahren beginnt als Kopie des letzten, samt dessen Fehlern.

Was sich ändert

Die Veränderung beginnt, bevor das erste Dokument existiert.

Geschäftlicher Nutzen

Eine Frage ergibt eine Antwort in einem Wortlaut, einmal veröffentlicht, mit dem Namen der freigebenden Person daneben.

Beteiligte Systeme

Arbeitsbereich und Vergabeakte auf SharePoint; das Fragenregister; das Vorgangsbearbeitungssystem

Geschäftsproblem

Öffentliche Auftragsvergabe

Ein Vergabeverfahren ist ein Satz Unterlagen mit Rechtsfolgen, und eine Verwaltung erstellt ihn immer wieder. Der schnellste Weg zum ersten Entwurf führt über das letzte Verfahren, das ohne Rüge durchging, also wandert nicht nur die Gliederung weiter: eine einmal korrigierte Definition, eine Anlage, die auf ein zurückgezogenes Formular verweist, eine Zahlungsfrist, die der Kämmerer nicht mehr akzeptiert. Eine Kopie weiß nicht, welche ihrer Teile Absicht waren.

Geschrieben wird das Dokument von vier Personen, die nie im selben Raum sitzen: die anfordernde Stelle liefert Gegenstand und technische Beschreibung, der Fachbereich die Zuschlagskriterien, die Rechtsabteilung die Vertragsbedingungen, die Finanzabteilung den geschätzten Auftragswert und die Mittelbindung. Die Bausteine treffen über rund zehn Tage ein, und eine Sachbearbeiterin führt sie zusammen und trägt das Ergebnis.

Dann beginnen die Fragen und erreichen das Postfach der Vergabestelle, das persönliche Postfach der Person, die die Bekanntmachung gezeichnet hat, manchmal direkt die anfordernde Stelle. Jede hat eine Antwortfrist, und jede Antwort steht allen Bietern im identischen Wortlaut zu, denn Gleichbehandlung ist der Sinn des Verfahrens. Die Akte kommt zuletzt: was wann veröffentlicht wurde, welche Fassung jeder Bieter herunterladen konnte, wer welche Antwort freigegeben hat. Nichts davon wurde laufend festgehalten, also wird es aus Postfächern und vom Laufwerk rekonstruiert.

Wie es heute läuft

So sieht der Prozess in den meisten Verwaltungen aus, unabhängig vom darunterliegenden Vorgangsbearbeitungssystem.

  1. MenschDie anfordernde Stelle schickt Gegenstand, technische Beschreibung und geschätzten Auftragswert per E-Mail an die Vergabestelle
  2. WartezeitDer Antrag wartet, bis eine Sachbearbeiterin frei wird, dann wird das nächstliegende frühere Verfahren in einen neuen Ordner kopiert
  3. MenschDie Sachbearbeiterin redigiert die Unterlagen und mahnt die Vertragsbedingungen bei der Rechtsabteilung und die Mittelbindung bei der Finanzabteilung an
  4. FehlerrisikoAnlagen stammen aus dem Ordner, der gerade offen war, und eine überholte Klausel wandert unbemerkt in das neue Verfahren
  5. MenschDer Satz wird veröffentlicht, und die nun laufenden Termine landen in irgendeinem Kalender
  6. WartezeitFragen treffen in drei Postfächern und telefonisch ein und warten, bis der Fachbereich Zeit findet
  7. FehlerrisikoZwei Antworten auf dieselbe Frage gehen in unterschiedlichem Wortlaut hinaus, und die Antwortfrist wird von Hand gerechnet
  8. MenschNach der Angebotsöffnung wird die Akte aus Postfächern, vom Laufwerk und von der Plattform rekonstruiert
MenschWartezeitFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Das Budget zeigt Stellen, nicht wofür sie draufgehen.

  • Kopieren trägt Fehler ohne sichtbare Kosten weiter. Eine Klausel, die drei Verfahren überstanden hat, wirkt freigegeben, und niemand liest sie erneut, bis ein Bieter darauf ein Argument aufbaut.
  • Vier Zulieferer und ein Termin erzeugen eine Warteschlange, die nur die Sachbearbeiterin sieht, und die Tage, die auf Vertragsbedingungen oder eine Mittelbestätigung verstreichen, sind nirgends erfasst.
  • Zweimal dieselbe Frage zu beantworten ist kein Verwaltungslapsus: zwei Wortlaute im Umlauf sind ein Unterschied darin, was den Bietern gesagt wurde, leicht zu finden und schwer zu erklären.
  • Wie die Verwaltung einkauft, entscheidet die Kapazität und nicht die Beschaffungspolitik. Ist die Stelle ausgelastet, wartet der Antrag einer nachgeordneten Einrichtung, und der Jahresplan wird still zur Prognose statt zur Zusage.

Kosten des Nichtstuns

Ein volles Jahr aus Kopien gestarteter Verfahren≈ 32.760 €
Drei Jahresvergabepläne in diesem Tempo≈ 98.280 €
Wenn der Plan auf 280 Verfahren im Jahr wächst≈ 43.680 €

Eine kopierte Klausel ist erst falsch, wenn sie zählt. Der Wortlaut, der drei Verfahren überstanden hat, ist derjenige, auf dem ein Bieter im vierten sein Argument aufbaut, und dann verteidigt die Verwaltung ein Dokument, das niemand mit Absicht geschrieben hat.

Die zweite Gefährdung ist eine des Nachweises und wächst leise. Eine nach der Angebotsöffnung zusammengestellte Akte ist eine Rekonstruktion der Personen, die das Verfahren geführt haben, aus dem, was ihnen noch vorliegt. Welche Fassung ein Bieter tatsächlich heruntergeladen hat, um welche Uhrzeit eine Antwort herausging und wer sie freigegeben hat, sind die drei Dinge, die niemand laufend festhält und die ein Jahr später alle brauchen.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Eine Stadtverwaltung mit rund 650 Beschäftigten, die für sich selbst und für etwa zwanzig nachgeordnete Einrichtungen beschafft; eine vierköpfige Vergabestelle; Microsoft 365 mit Teams und SharePoint, ein Vorgangsbearbeitungssystem und ein separates Finanzbuchhaltungssystem.

Volumen

210 Verfahren im Jahr: rund 130 Liefer- und Dienstleistungen, 50 Bauleistungen und 30 soziale und andere besondere Dienstleistungen; die meisten unterhalb der EU-Schwellenwerte, gut ein Dutzend darüber; sechs bis zehn Bieterfragen bei einem größeren Verfahren.

Aktueller Prozess

Jedes Verfahren startet aus dem Ordner eines früheren. Bausteine treffen über rund zehn Tage von vier Zulieferern ein, werden von einer Sachbearbeiterin zusammengeführt, veröffentlicht und dann aus drei Postfächern beantwortet. Die Akte entsteht nach der Angebotsöffnung.

Engpass

Rund sechseinhalb Stunden je Verfahren für Erstellung der Unterlagen und Fragenbearbeitung, verteilt auf die Sachbearbeiterin, die Juristin und die zuliefernde Person der anfordernden Stelle, dazu Wartezeit, die niemand zählt.

Lösung

Der Antrag auf Einleitung ist ein strukturiertes Formular in Teams; Roboter setzen Unterlagen und Anlagen aus dem Klauselsatz zusammen, den die Rechtsabteilung für diese Verfahrensart und Wertgrenze freigegeben hat; jede Frage läuft in ein Register mit Frist, freigegebener Antwort und Veröffentlichungsdatum; jeder Schritt schreibt sich selbst in die Akte.

Möglicher Effekt

Im modellierten Fall sinken Erstellung und Fragenbearbeitung von rund sechseinhalb Stunden auf etwa neunzig Minuten Prüfung je Verfahren, und die Akte ist am Tag des Verfahrensabschlusses vollständig. Jede Zahl hier ist ein Modell auf Basis genannter Annahmen.

Vorgeschlagene Lösung

Die Veränderung beginnt, bevor das erste Dokument existiert. Ein Antrag auf Einleitung wird zu einem Formular in Microsoft Teams: anfordernde Stelle, Gegenstand, Verfahrensart, geschätzter Auftragswert und dessen Grundlage, Haushaltsstelle, geplante Termine und Kriterien. Das Formular legt den Vorgang, den Arbeitsbereich und den ersten Eintrag in der Vergabeakte an und lässt sich ohne Wert und Haushaltsstelle nicht absenden.

Die Erstellung folgt dann einer Bibliothek, die der Rechtsabteilung gehört. Jede Klausel liegt auf SharePoint als versioniertes Element mit Gültigkeitsdatum, verantwortlicher Person sowie den Verfahrensarten und Wertgrenzen, zu denen sie gehört. Ein Roboter wählt den passenden Satz, füllt die variablen Felder aus dem Formular, liest den geschätzten Auftragswert und die Mittelbindung aus dem Finanzsystem und schreibt Unterlagen und Anlagen als einen Satz in den Arbeitsbereich. Er wählt und füllt; er formuliert nicht, und kein Wortlaut erreicht einen Bieter, den nicht eine Juristin freigegeben hat.

Fragen und Fristen laufen über ein Register: unabhängig davon, über welchen Kanal eine Frage eingeht, werden Eingangszeit, die aus den Regeln folgende Frist, der entwerfende Fachbereich, die freigebende Person und das Veröffentlichungsdatum festgehalten. Die Entscheidung bleibt bei den Menschen. Die Beschäftigten werten aus, zeichnen und verantworten das Verfahren, die Juristin besitzt die Klauseln, und die Automatisierung bewegt Dokumente, prüft Vollständigkeit und rechnet Termine.

Genutzte native Funktionen

Warteschlangen, Trigger und Prüfpfad in UiPath Orchestrator; UiPath Action Center-Aufgaben, die als actionable notifications in Microsoft Teams erledigt werden; UiPath Integration Service-Konnektoren für Microsoft Teams sowie Microsoft OneDrive & SharePoint; Versionierung und Berechtigungen in SharePoint; eine SharePoint-Liste als Fragenregister; Auswertung in Power BI

Was wir bauen

Das Antragsformular samt Validierung, die Struktur der Klauselbibliothek, die Zuordnung von Verfahrensart und Wertgrenze zu einem Klauselsatz, die Erstellungsroboter, die Fristenregeln, das Fragenregister mit seinem Freigabeweg und den Rückschrieb, der die Akte aktuell hält

Individuelle Integration

Das Finanzbuchhaltungssystem der Verwaltung für geschätzten Auftragswert und Mittelbindung, über dessen API oder eine Lese-Sicht; das Vorgangsbearbeitungssystem für das Aktenzeichen

So läuft der automatisierte Prozess

  1. MenschDie anfordernde Stelle sendet das Einleitungsformular in Teams: Gegenstand, geschätzter Auftragswert und dessen Grundlage, Haushaltsstelle, Termine und Kriterien
  2. AutomatisierungEin Roboter legt den Vorgang und den Arbeitsbereich an, schreibt den ersten Eintrag in die Akte und gleicht den Antrag mit dem Jahresvergabeplan ab
  3. SystemGeschätzter Auftragswert und Mittelbindung werden aus dem Finanzsystem gelesen; Verfahrensart und Wertgrenze folgen den internen Regeln der Verwaltung
  4. AutomatisierungUnterlagen und alle Pflichtanlagen werden aus dem aktuellen freigegebenen Klauselsatz zusammengesetzt, die variablen Felder aus dem Formular gefüllt
  5. MenschSachbearbeiterin und Juristin prüfen den Satz im Action Center, und die Freigabe geht an die Amtsleitung in Teams
  6. AutomatisierungNach der Veröffentlichung werden Aktenzeichen, Veröffentlichungsdatum und alle nun laufenden Fristen in die Akte geschrieben
  7. AutomatisierungJede Frage wird mit ihrer Antwortfrist im Register erfasst; der Entwurf geht an den Fachbereich und dann an die freigebende Person in Teams
  8. AutomatisierungVeröffentlichte Antworten und Änderungen der Unterlagen werden als neue Fassungen festgehalten, sodass die Akte beim Verfahrensabschluss vollständig ist
MenschAutomatisierungSystem

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Das Zusammensetzen der Unterlagen aus freigegebenen Klauseln und das Füllen der variablen Felder aus Formular und Finanzsystem
  • Das Lesen von geschätztem Auftragswert und Mittelbindung sowie den Abgleich des Antrags mit dem Jahresvergabeplan
  • Das Berechnen und Überwachen aller Fristen und das Eskalieren der knapp werdenden
  • Das laufende Protokollieren jedes Schritts, jeder Fassung und jeder Freigabe in der Vergabeakte

Menschen entscheiden

  • Die Amtsleitung gibt frei und zeichnet; ohne diese Freigabe wird nichts veröffentlicht
  • Die Rechtsabteilung besitzt die Klauselbibliothek; ein Roboter schreibt, ändert oder erfindet niemals eine Klausel
  • Der Fachbereich formuliert die Antwort auf eine Bieterfrage, und eine namentlich benannte Person gibt sie vor der Veröffentlichung frei
  • Wertung, Ausschluss und jede Entscheidung über ein Angebot bleiben bei den Beschäftigten, die dafür einstehen

Vorher und nachher

VorherNachher
Erstellung und Fragenbearbeitung je Verfahrenrund 6,5 Std.rund 1,5 Std. Prüfung
Woher der erste Entwurf stammtaus dem Ordner des nächstliegenden früheren Verfahrensaus dem freigegebenen Klauselsatz für Art und Wertgrenze
Eine Frage, eine Antwortdrei Postfächer, manchmal zweimal beantwortetein Register, ein Wortlaut, ein Veröffentlichungsdatum
Die Vergabeaktenach der Angebotsöffnung rekonstruiertentsteht mit jedem Schritt
Antwortfristenvon Hand in einen Kalender gerechnetbeim Eingang berechnet und vor Ablauf eskaliert

Systeme und Integrationen

Jeder Eintrag lässt sich in der Herstellerdokumentation prüfen. Die Evidenzklasse steht daneben.

Eingänge

  • das Einleitungsformular in Microsoft Teams
  • die freigegebene Klauselbibliothek auf SharePoint
  • der Jahresvergabeplan
  • das Finanzbuchhaltungssystem
  • Bieterfragen aus dem Postfach, von der Plattform und aus den Fachbereichen

Automatisierungsschicht

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Zielsysteme

  • Arbeitsbereich und Vergabeakte auf SharePoint
  • das Fragenregister
  • das Vorgangsbearbeitungssystem
  • Power BI

Berührungspunkte für Menschen: Prüf- und Freigabeaufgaben in Microsoft Teams; Entwurf und Freigabe der Antworten im Register; Veröffentlichung durch eine befugte Person

das Einleitungsformular in Microsoft TeamsUiPath OrchestratorUiPath RobotsArbeitsbereichPrüf-

Eingesetzte Technologien

UiPath Robots and Orchestrator

setzen die Unterlagen zusammen, führen die Fristenregeln aus und halten den Prüfpfad

A
UiPath Action Center

Prüf- und Freigabeaufgaben, direkt in Microsoft Teams erledigt, mit angehängtem Dokument

A
UiPath Integration Service (Microsoft Teams, Microsoft OneDrive & SharePoint)

Formularereignisse, Dateien im Arbeitsbereich und Registeraktualisierungen ohne eigenen Code

A
Microsoft Teams

Antragsformular, Prüfhinweise, Freigabeschritte und das Fragenregister

A
Microsoft SharePoint

die versionierte Klauselbibliothek, der Arbeitsbereich des Verfahrens und die Akte

A
Power BI

der Jahresplan gegen die Wirklichkeit: laufende Verfahren, laufende Fristen, Zeit bis zur Veröffentlichung

A
Finanzbuchhaltungs- und Vorgangsbearbeitungssystem der Verwaltung

geschätzter Auftragswert, Mittelbindung und Aktenzeichen

C
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)Cillustratives Modell — die Zahlen auf dieser Seite

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Die Rechnung ist offen, damit man ihr widersprechen kann.

Illustratives Modell
17,5 Verfahren pro Monat (210 im Jahr) × 390 Minuten für Erstellung und Fragenbearbeitung= 114 Std. / Monat
114 Std. × 24 € Vollkosten pro Stunde= 2.730 € / Monat
× 12 Monate≈ 32.760 € / Jahr
Jährlich freigesetzte Kapazität (illustrativ)≈ 32.760 €

Bewertet werden hier ausschließlich Erstellung und Fragenbearbeitung; Wertung, die Zeit des Vergabegremiums und alles nach der Angebotsöffnung bleiben außerhalb des Modells. Die 390 Minuten je Verfahren und die 210 Verfahren im Jahr sind Annahmen dieser illustrativen Verwaltung und keine Messung bei einem Auftraggeber, und 24 € je Stunde sind Vollkosten einer Verwaltungsstelle in Mitteleuropa. Die Rechnung zeigt freigesetzte Kapazität, niemals eine gestrichene Stelle.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Eine Frage ergibt eine Antwort in einem Wortlaut, einmal veröffentlicht, mit dem Namen der freigebenden Person daneben
  • Die Akte ist beim Verfahrensabschluss vollständig, sodass eine Prüfungsfrage durch Öffnen des Arbeitsbereichs beantwortet wird
  • Eine einmal korrigierte Klausel ist überall korrigiert, und das nächste Verfahren dieser Art nimmt die neue Fassung
  • Fristen werden berechnet und überwacht statt im Kalender getragen, und die knappen eskalieren früh genug, um gehalten zu werden
  • Nachgeordnete Einrichtungen erhalten einen Weg hinein, der einen brauchbaren Antrag erzeugt und den Schriftverkehr vor einem Verfahren weitgehend erspart

Aus Sicht der Amtsleitung

  • Der Jahresvergabeplan wird zum Status statt zum Dokument: was begonnen hat, was auf wen wartet, was verspätet ist
  • Verantwortung ist an jedem Schritt lesbar, denn jede Freigabe trägt Namen, Uhrzeit und die freigegebene Fassung
  • Verfahren überstehen Abwesenheit und Fluktuation: Klauselsatz, Regeln und Akte gehören der Verwaltung

KPIs für die Geschäftsführung

veröffentlichte Verfahren gegen den JahresplanArbeitstage vom Antrag bis zur Veröffentlichungfristgerecht beantwortete FragenVerfahren mit vollständiger Akte beim AbschlussKlauselfassungen im Umlauf

Sicherheit und Governance

Sicherheit wird mit dem Prozess entworfen, nicht danach.

  • Roboter arbeiten unter eigenen, benannten Konten mit den engsten Rechten, die die Aufgabe braucht: Lesezugriff im Finanzsystem, Schreibrechte begrenzt auf den Arbeitsbereich des Verfahrens
  • Eine Klauselfassung veröffentlicht ausschließlich die Rechtsabteilung; der Roboter liest die Bibliothek und schreibt nie hinein, und eine überholte Fassung bleibt in der Historie, sodass sich der an einem bestimmten Tag geltende Wortlaut immer zeigen lässt
  • Dokumente, Register und Akte bleiben im Microsoft 365-Tenant der Verwaltung, die Roboter laufen in der EU-Region von UiPath Automation Cloud, und Zugangsdaten stammen aus dem Credential Store des Orchestrators und nicht aus einem Workflow
  • Entwurf und Freigabe einer Antwort sind getrennte Rollen in getrennten Händen, beide mit Namen und Uhrzeit festgehalten
  • Bieterfragen enthalten Namen und Kontaktdaten; das Register erbt die Aufbewahrungsregeln der Verwaltung, und Zugriff haben nur die Vergabestelle und der antwortende Fachbereich

Warum jetzt

01

Die EU-Schwellenwerte für 2026 und 2027 sind gesunken statt gestiegen: 140.000 € für Liefer- und Dienstleistungen bei zentralen Auftraggebern, 216.000 € bei subzentralen und 5.404.000 € für Bauleistungen, bekannt gemacht vom Präsidenten des polnischen Vergabeamts im Dezember 2025. Ein Klauselsatz, der noch die früheren Beträge trägt, bereitet Verfahren auf falscher Grundlage vor.

02

Die modellierten 1.365 Stunden im Jahr für Erstellung von Unterlagen und Fragenbearbeitung sind rund 32.760 € Verwaltungskapazität, und fast nichts davon ist der Teil der Vergabe, der die Beurteilung einer Fachkraft verlangt.

03

Unterlagen aus einer versionierten Bibliothek zusammenzusetzen, eine Freigabe nach Teams zu leiten und bei jedem Schritt einen Prüfeintrag zu schreiben, ist heute Konfiguration und kein Entwicklungsprojekt: Action Center-Aufgaben werden als actionable notifications direkt in Teams erledigt, und Integration Service trägt die Teams- und SharePoint-Ereignisse in beide Richtungen.

Relevante Führungsrollen

Verwaltungsleitung

Verantwortet, wie die Verwaltung arbeitet; Verfahren hängen nicht mehr davon ab, welche Sachbearbeiterin gerade verfügbar ist

Leitung der Vergabestelle

Erhält eine Warteschlange mit berechneten Fristen statt eines Ordners halbfertiger Entwürfe

Leitung Recht

Besitzt die Klauselbibliothek und weiß, welcher Wortlaut im Umlauf ist und in welchen Verfahren

Kämmerer

Geschätzter Auftragswert und Mittelbindung werden vor Einleitung geprüft und nicht erst nach der Angebotsöffnung

Häufige Fragen und Einwände

Unsere Verfahren sind alle verschieden.

Manche sind es, und die behalten ihre individuellen Teile. Was sich wiederholt, ist der Rahmen: Formvorgaben, Anlagen, Vertragsbedingungen, Kommunikationsregeln. In den meisten Verwaltungen ist dieser Rahmen der größte Teil der Seiten und fast nichts vom Denken.

Ein Roboter darf keine Rechtsdokumente schreiben.

Er schreibt sie nicht. Jede Klausel wurde von Ihrer Rechtsabteilung formuliert und freigegeben und trägt Fassung und Gültigkeitsdatum; der Roboter wählt den freigegebenen Satz und füllt die Felder aus dem Formular. Nichts erreicht einen Bieter ohne Freigabe durch einen Menschen.

Wir haben bereits Vorlagen in Word.

Dann hat die Bibliothek einen Anfang. Eine Vorlage ist eine Datei, die jemand kopiert; ein Klauselsatz hat eine verantwortliche Person, eine Fassung und einen Nachweis, welche Verfahren ihn genutzt haben, und genau das macht aus einer Korrektur eine Korrektur überall.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Eine Verwaltung mit einer Handvoll Verfahren im Jahr, in der eine Checkliste und eine erfahrene Sachbearbeiterin günstiger sind als alles Gebaute
  • Die Rechtsabteilung hat die Wortlaute nicht konsolidiert und es gibt keine Einigung darüber, welche Klauseln freigegeben sind; diese Konsolidierung kommt zuerst und ist keine Automatisierung
  • Große Bauvergaben mit jeweils individuellem technischem Programm, bei denen Anlagen, Register und Akte sich lohnen, der Kern der Unterlagen aber nicht

Eine Frage für die nächste Sitzung

Heute Nachmittag geht eine Bieterfrage ein: wer entwirft die Antwort, bis zu welchem Datum muss sie veröffentlicht sein, und wo ist das in einem Jahr festgehalten, wenn eine Prüfung danach fragt?

Vorgehen bei der Umsetzung

Die Umsetzung läuft in Etappen, damit sie jederzeit gestoppt werden kann.

Wir liefern

  • Eine Auswertung einer Stichprobe Ihrer jüngsten Verfahren: welche Dokumente sich wiederholen, welche Klauseln sich wirklich unterscheiden und woher die Fragen kommen
  • Die Klauselbibliothek auf SharePoint: Klausel, Fassung, Gültigkeitsdatum, verantwortliche Person sowie Verfahrensarten und Wertgrenzen, für die sie gilt, mit der Rechtsabteilung als einziger Bearbeiterin
  • Das Antragsformular in Teams und die Regeln, die einen Antrag auf Verfahrensart, Wertgrenze und Klauselsatz abbilden
  • Die Erstellungsroboter, die Prüfung der Pflichtanlagen und den Rückschrieb, der die Vergabeakte aktuell hält
  • Das Fragenregister mit Fristenberechnung und Freigabeweg, die Anbindungen an Finanz- und Vorgangsbearbeitungssystem sowie die Auswertung in Power BI

Wir brauchen von Ihnen

  • Zwölf bis zwanzig vollständige Verfahren der letzten zwei Jahre, mit den veröffentlichten Unterlagen und den Fragen
  • Eine benannte verantwortliche Person in der Vergabestelle und eine benannte Juristin für die Klauselbibliothek
  • Lesezugriff auf Vergabeplan, Finanzsystem und Vorgangsbearbeitungssystem, mit eigenen technischen Konten
  • Ihre internen Regeln: wer was freigibt, bei welchem Wert und in welcher Reihenfolge

Etappen

Analyse

Zwei Jahre Verfahren, die Dokumente, die sich wiederholen, und die Klauseln, die sich wirklich unterscheiden

Klauselbibliothek

Die Rechtsabteilung konsolidiert die freigegebenen Wortlaute; wir bauen Versionierung, Verantwortung und Zuordnung darum herum

Umsetzung

Formular, Erstellung, Fragenregister, Fristenregeln, Rückschrieb und die Berührungspunkte in Teams

Validierung

Roboter setzen bereits geführte Verfahren erneut zusammen, Klausel für Klausel verglichen mit dem Veröffentlichten

Start

Zunächst eine Verfahrensart, mit vollem Prüfschritt und Hypercare

Optimierung

Feinjustierung von Klauseln, Fragenkategorien und Auswertung, während sich die Bibliothek setzt

Abteilungsweit. Den Aufwand treiben die Frage, wie weit sich Ihre Unterlagen tatsächlich unterscheiden, wie viele Verfahrensarten und Wertgrenzen Ihre internen Regeln kennen, und ob Finanz- und Vorgangsbearbeitungssystem eine für einen Roboter nutzbare Schnittstelle bieten.

Eine falsche Klausel bleibt nicht in einem Verfahren; sie wandert in die nächsten vier.

Schicken Sie uns die veröffentlichten Unterlagen aus fünf Verfahren des vergangenen Jahres, unterschiedlicher Art. Sie erhalten die gefundene Schnittmenge der Klauseln, die Bausteine, die sich wirklich unterschieden, und eine ehrliche erste Schätzung des Erstellungsaufwands.

Schnittmenge aus fünf Verfahren messen

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