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Lösung · Supply ChainJeder eingelagerte Satz hat Platz, Zustand und Entgelt. Real sind heute nur die Reifen.
Reifensaison ohne verlorenen Satz und unberechnetes Regal
Jeder eingelagerte Satz wird ein Datensatz mit Platz, Zustand und Entgelt; Roboter planen die Saison in Wellen, kommissionieren nach Platz, stellen Entgelte fristgerecht und benennen herrenlose Sätze.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Schluss mit dem Suchen nach umgeräumten Sätzen und mit dem Lagern von Reifen, die niemand abholt.
Der Entwurf beginnt mit einer Adresse, nicht mit einem Roboter.
Sätze werden am Vorabend in einem Gang durch die Reihe geholt, also startet die erste Hebebühne pünktlich und der Lagerist sucht nicht mehr.
die Einlagerungsrechnung im DMS jeder Marke; der Werkstattkalender; Standortpostfächer in Microsoft Outlook 365 oder das SMS-Gateway
Geschäftsproblem
Saisongeschäft
Reifeneinlagerung wird als Bequemlichkeit verkauft und als Gefälligkeit betrieben. Sie ist eine der wenigen Aftersales-Positionen mit einem vertraglichen Grund, denselben Kunden zweimal im Jahr zu sehen, sie bringt ein Entgelt, und sie belegt Fläche, die die Gruppe ohnehin bezahlt. In den meisten Händlergruppen läuft sie über ein Heft je Standort und einen Filzstift.
Die Saison presst alles zusammen. Polen kennt keine kalenderbezogene Winterreifenregel, also bestimmen der erste Frost und das Verhalten der Nachbarn die Spitze, und sie kommt als zwei Wochen Telefonate statt als Plan. Die Hebebühnen sind belegt, im Lager steht ein Mann, und Kunden ohne Termin erscheinen trotzdem. Was ein Standort an einem Tag schafft, hängt daran, wie schnell Sätze das Regal verlassen, und diese Zahl kennt niemand, bevor sich die Schlange bildet.
Zwischen den Saisons zerfällt die Aufzeichnung. Ein Kunde verkauft das Fahrzeug, der Satz bleibt. Ein Satz wird umgeräumt, der Platz nicht korrigiert. Ein Entgelt wird fällig und beim nächsten Wechsel gestellt, oder nie. Die Einlagerung ist die Aftersales-Position, bei der niemand sagen kann, was hätte berechnet werden müssen.
Wie es heute läuft
- MenschDer Kunde ruft an oder kommt vorbei; der Serviceberater sucht einen Termin und schreibt das Kennzeichen auf die Saisonliste
- MenschDas Heft wird für den Regalplatz geöffnet, und wo es der Beschriftung am Rad widerspricht, geht jemand die Gänge ab
- WartezeitSätze werden am Morgen des Termins geholt, also steht die erste Hebebühne still, solange der Lagerist zwischen den Regalen ist
- FehlerrisikoProfiltiefe und Zustand landen auf einer Papierkarte oder nirgends, also wird der Streit über eine zerkratzte Felge aus dem Gedächtnis entschieden
- MenschDas Entgelt wird berechnet, wenn der Berater daran denkt, meist beim nächsten Wechsel; ein Kunde, der nicht zurückkommt, wird nie berechnet
- FehlerrisikoSätze verkaufter Fahrzeuge stehen jahrelang, weil keine Liste sie benennt und niemand einen Platz freigeben darf
- SystemDie nächste Saison wird aus der Vorjahressumme in einer Tabelle geplant, und die Spitze fangen Überstunden auf
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Das Budget zeigt Stellen, nicht wofür sie draufgehen.
- Neun Minuten je Satz sind der sichtbare Aufwand, und es sind die falschen neun Minuten: der größte Teil geht für die Suche nach etwas drauf, das der Gruppe gehört, in einem Gebäude, das die Gruppe bezahlt.
- Ein Platz mit Reifen, die niemand abholt, lässt sich nicht vermieten, und der Mangel wird mit der Bestellung weiterer Regale gedeckt statt mit dem Aufräumen der vorhandenen.
- Entgelte verhalten sich wie ein Leck, nicht wie ein Verlust. Ein einzelner nicht berechneter Satz ist unsichtbar; sichtbar wird er erst in der Jahresdifferenz zwischen eingelagerten Sätzen und gestellten Entgelten, und diese Differenz erstellt niemand.
- Streit über den Zustand gewinnt, wer sicherer klingt. Ohne Profilmessung und Foto vom Tag der Annahme zahlt die Werkstatt für eine Felge, die sie vielleicht nicht beschädigt hat, oder streitet mit einem Kunden, den sie im Frühjahr wiedersehen möchte.
Kosten des Nichtstuns
Acht Entgelte von hundert und fünfzehn Plätze von hundert sind die Annahmen, über die zu streiten lohnt, und beide lassen sich an einem Nachmittag durch eine Zählung im eigenen Register ersetzen. Siebzig Euro steht für ein Jahr Einlagerung zu Ihrer Preisliste.
Das meldet sich nie von selbst. Die Saison wird überstanden, der Satz findet sich am Ende, das Entgelt kommt beim nächsten Wechsel, und wenn die Regale voll sind, bestellt die Gruppe weitere. Die Kosten erscheinen als Investition in Fläche, auf der bereits Reifen liegen, die niemand abholt.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine Händlergruppe in Polen: vier Marken, neun autorisierte Werkstätten, ein Dealer-Management-System je Marke, Reifeneinlagerung in einem Heft je Standort, Microsoft 365 mit Teams.
7.400 Reifensätze in den Regalen; rund 3.700 Wechsel mit eingelagertem Satz in jeder der beiden Saisons, also 7.400 Bewegungen im Jahr und im Zwölfmonatsschnitt etwa 620 pro Monat.
Termine kommen telefonisch in den Werkstattkalender, Plätze stammen aus einem Heft, dem das Regal widerspricht, Sätze werden morgens geholt, der Zustand landet auf einer Karte, und das Entgelt wartet auf den nächsten Wechsel.
Das Lager, nicht die Hebebühne: ein Lagerist je Standort in der Spitze, Plätze, die gesucht werden müssen, und ein Buchungsmuster ohne Bezug dazu, was das Lager an einem Tag liefert.
Ein Datensatz je Satz mit Platz, Zustand, Profiltiefe und fälligem Entgelt; Buchungswellen nach Hebebühnen und Lagerdurchsatz je Standort; Kommissionierlisten in Platzreihenfolge am Vorabend; Entgelte zum Vertragstermin; eine monatliche Liste herrenloser Sätze.
Im modellierten Fall ist die Saison gebucht, bevor sie beginnt, statt im Lauf beantwortet zu werden, 93 Stunden im Monat kehren an die Annahme zurück, und die Regale sind an zahlende Kunden vermietet. Modelliert auf den obigen Annahmen und bei keinem Kunden gemessen.
Vorgeschlagene Lösung
Der Entwurf beginnt mit einer Adresse, nicht mit einem Roboter. Jeder Regalplatz erhält eine Kennung, und jeder eingelagerte Satz wird ein Eintrag im Register: Kunde, Kennzeichen und Fahrgestellnummer, Platz, Reifengröße, Profiltiefe bei der Annahme, ein Foto jedes Rades, das Entgelt und sein Termin. Das Register liegt im DMS, wo es dort einen verlässlichen Ort hat, und in Microsoft Lists, wo es keinen gibt.
Roboter übernehmen dann die drei Aufgaben, die die Saison von Hand unmöglich macht. Vor der Spitze baut einer die Buchungswellen aus Regalbelegung und Standortkapazität, damit Einladungen in der Reihenfolge eintreffen, in der das Lager bedienen kann, und jede wird vor dem Versand gegen den Kanaleinwilligungssatz des Kunden geprüft: Was ein Angebot trägt statt einer Mitteilung über das eigene Eigentum, braucht die Einwilligung für diesen Kanal. In der Saison baut ein Roboter die Kommissionierliste jedes Standorts in Platzreihenfolge; zwischen den Saisons stellt er jedes Entgelt zu seinem Termin und gleicht das Register mit dem Fahrzeugbestand ab.
Nichts hier liest ein Dokument oder schlussfolgert über irgendetwas. Die einzige Beurteilung im Ablauf gehört einem Menschen: was mit einem Satz geschieht, den niemand abholt.
UiPath Orchestrator Zeit- und Queue-Trigger sowie Credential Store; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft Teams, Microsoft Outlook 365 und Microsoft OneDrive & SharePoint; UiPath Action Center Benachrichtigungen mit Aktionen in Microsoft Teams; Microsoft Lists Versionsverlauf; Power BI als Registerkarte in Teams
Das Platzschema und das Register, den Wellenplaner nach Hebebühnen und Lagerdurchsatz, die Einwilligungsprüfung je Nachricht und Kanal, Kommissionierlisten in Platzreihenfolge, Entgeltstellung und Nachverfolgung, die Prüfung herrenloser Sätze, das Power-BI-Modell
Das DMS jeder Marke für Fahrzeugakte, Kalender und Einlagerungsrechnung, per API, wo der Anbieter eine anbietet, sonst per Oberflächenautomatisierung unter dem Konto des Roboters; das SMS-Gateway über UiPath Connector Builder
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungJeder eingelagerte Satz ist ein Registereintrag; nachts gleicht ein Roboter ihn mit dem DMS jeder Marke ab und markiert ein Fahrzeug, das den Bestand verlassen hat, oder einen Platz, den zwei Sätze beanspruchen
- AutomatisierungSechs Wochen vorher liest ein Roboter Belegung und Standortkapazität, baut die Buchungswellen und prüft den Kanaleinwilligungssatz jedes Kunden, bevor irgendetwas hinausgeht
- AutomatisierungDie erste Welle verlässt das Standortpostfach oder das Gateway mit Zeitfenster und Buchungslink; keine Antwort bedeutet eine weitere Welle und danach die Anrufliste des Beraters
- SystemEine Buchung landet, wie auch immer sie zustande kam, im Werkstattkalender; der Satz wird dem Termin zugeordnet und sein Platz gesperrt
- AutomatisierungAm Vorabend erhält der Teams-Kanal jedes Standorts die morgige Kommissionierliste in Platzreihenfolge, sodass ein Gang durch die Reihe den ganzen Tag ergibt
- MenschAn der Annahme erfasst der Serviceberater die Profiltiefe und fotografiert die Räder ins Register; was die Reifen brauchen, entscheiden Techniker und Berater
- AutomatisierungDer zurückkommende Satz wird einem Platz zugebucht, sein Entgelt im DMS zum Vertragstermin gestellt, und herrenlose Sätze werden zur monatlichen Prüfung im Action Center
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Das Register: Plätze, Belegung, Konflikte und den nächtlichen Abgleich mit dem Fahrzeugbestand jeder Marke
- Wellenplanung gegen die Kapazität, die Einwilligungsprüfung je Nachricht und Kanal, Einladungen, Erinnerungen, die Anrufliste
- Kommissionierlisten in Platzreihenfolge, Entgeltstellung und Nachverfolgung, Belegungs- und Erlösberichte
Menschen entscheiden
- Was die Reifen brauchen: der Techniker an der Hebebühne und der Berater an der Annahme, am Rad vor ihnen
- Was mit einem herrenlosen Satz geschieht: der Aftersales-Leiter, anhand einer Liste mit Vertrag, Entgelthistorie und versandten Mitteilungen
- Einlagerungsbedingungen, Entgelte, Wellengrößen und welche Nachricht über welchen Kanal geht: der Aftersales-Leiter, mit dem Justiziar für die Einordnung
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: eine Engine, eine Ausführungsschicht, ein Ort für menschliche Entscheidungen.
Eingänge
- das Einlagerungsregister in Microsoft Lists
- Fahrzeugakten, Kundendaten und der Kalender im DMS jeder Marke
- Regal- und Hebebühnenkapazität je Standort
- der Kanaleinwilligungssatz
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- die Einlagerungsrechnung im DMS jeder Marke
- der Werkstattkalender
- Standortpostfächer in Microsoft Outlook 365 oder das SMS-Gateway
- das semantische Modell in Power BI
Berührungspunkte für Menschen: Kommissionierlisten und Wellenpläne in Standortkanälen in Microsoft Teams; Prüf- und Streitaufgaben im Action Center; die Belegungsregisterkarte in Power BI; das Register in Microsoft Lists
Eingesetzte Technologien
nächtliche Abgleiche, Wellenfreigaben und Entgeltläufe auf Zeit-Triggern; ein Queue-Element je Satz; Wiederholungen, Credential Store, Protokoll
AKommissionierlisten in Standortkanäle, Einladungen aus Standortpostfächern, das Register gelesen und geschrieben als SharePoint-Liste
Adie monatliche Prüfung herrenloser Sätze und Zustandsstreitfälle, entschieden ohne Teams zu verlassen
Adas Register: ein Eintrag je Satz mit Platz, Zustand, Profiltiefe, Entgelt und Termin, versioniert
Ader Standortkanal mit der Tagesliste, dem Wellenplan und den Ausnahmen
ABelegung und bezahlter Anteil, fällige gegen gestellte Entgelte, Wellenfüllung, Sätze ohne Bewegung über zwei Saisons
AFahrzeugakte, Kundendaten, Kalender und die Einlagerungsrechnung
CIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie an Ihren eigenen Daten prüfen können.
Eine Saisonspitze über zwölf Monate zu mitteln untertreibt, wie sich zwei Wochen im November anfühlen, und das ist Absicht: diese Tabelle bepreist ein Arbeitsjahr, nicht die Schlange. Neun Minuten decken die Terminvergabe, das Finden des Platzes, den Weg zum Regal, die Notiz danach und das Entgelt, das folgt; 21 € je Stunde sind Vollkosten eines Serviceannahme-Arbeitsplatzes in Polen. Nichts wurde bei einem Kunden gemessen, und die Zeilen zeigen zurückgewonnene Kapazität, nicht gestrichene Stellen.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Sätze werden am Vorabend in einem Gang durch die Reihe geholt, also startet die erste Hebebühne pünktlich und der Lagerist sucht nicht mehr
- Die Saison wird in Wellen gebucht, die das Lager bedienen kann, was die gefürchteten zwei Wochen glättet, ohne einen Kunden abzuweisen
- Jedes Entgelt wird zu seinem Termin gestellt, also spiegelt die Einlagerungsposition die Sätze im Regal statt das Gedächtnis eines Beraters
- Profiltiefe und Zustand werden am Tag der Annahme mit Fotos erfasst, was die meisten Streitfälle beendet, bevor sie beginnen
- Plätze mit herrenlosen Sätzen werden monatlich benannt, also gehen die Regale an zahlende Kunden statt erweitert zu werden
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Belegung je Standort und Regal, laufend: wie viele Plätze es gibt, wie viele vermietet sind, wie viele Sätze halten, die sich in keiner Saison bewegt haben
- Fällige gegen gestellte Entgelte, je Standort und Monat, womit die Einlagerungsposition erstmals einen Erwartungswert zum Vergleich hat
- Wellenfüllung gegen Kapazität vor dem Saisonstart, sodass Überstunden eine Entscheidung im September werden statt einer Überraschung im November
- Ein Register für neun Standorte übersteht den Urlaub des Lageristen, und jede Bewegung ist datiert und zuordenbar
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Wo die Daten liegen und wer sie sieht.
- Jeder Roboter meldet sich am DMS einer Marke unter eigenem Konto an, berechtigt, die Fahrzeugakte zu lesen und den Einlagerungssatz sowie die Rechnung zu schreiben, sonst nichts; das Kennwort verwahrt der Credential Store des Orchestrators, nicht der Workflow
- Fotos und Profilmessungen sind personenbezogene Daten am Kundendatensatz: sie bleiben im Microsoft-365-Tenant der Gruppe, die Roboter, die sie schreiben, laufen aus der Region Europäische Union der UiPath Automation Cloud, und die Aufbewahrung folgt dem Einlagerungsvertrag
- Jede Nachricht wird mit Typ, Kanal, Vorlagenversion und der genutzten Einwilligung protokolliert; ein an einem Standort erfasster Widerspruch wirkt für jede Marke am selben Tag
- Kein Satz wird je durch eine Automatisierung entsorgt. Die Prüfung liefert die Liste, den Vertrag, die Entgelthistorie und die versandten Mitteilungen; die Entscheidung trifft eine benannte Person und wird so festgehalten
Warum jetzt
Polen kennt keine kalenderbezogene Winterreifenregel: die Seite der Europäischen Kommission Your Europe zu den Verkehrsregeln für Polen, zuletzt aktualisiert am 18. September 2024, nennt keine, während die Seite für Deutschland eine nennt. Eine Spitze, die kein Datum im Gesetz erzeugt, lässt sich nicht aus dem Kalender planen, sondern nur aus den eigenen Regalen.
Die nächste Saison hat schon heute eine Form, die Sie lesen könnten, denn Belegung, das Buchungsmuster des Vorjahres und die fälligen Entgelte liegen in Systemen der Gruppe. Die modellierten 1.953 € im Monat an Annahmearbeit sind die kleinere Hälfte dessen, was dieses Lesen zurückgibt.
Der Aufbau ist gewöhnlich: Zeit-Trigger im Orchestrator, Integration-Service-Konnektoren, Action-Center-Aufgaben in Teams, eine Power-BI-Registerkarte. Es gibt kein Dokumentenmodell und keinen Agenten zu steuern, weil hier nichts durch Beurteilung besser wird.
Relevante Führungsrollen
Die Saison wird ein Plan mit bekannter Spitze, die Einlagerung eine Position mit Erwartungswert, und die Regale wachsen nicht mehr, um herrenlose Reifen zu halten
Das Lager liefert die Tagessätze in einem Gang, der Kalender füllt sich in der Reihenfolge, die das Lager bedienen kann, und die Annahme hat eine Antwort zu Zustand und Entgelt
Der Einlagerungserlös lässt sich mit tatsächlich vermieteten Plätzen abstimmen, und der nächste Regalantrag kommt mit einer Belegungszahl
Häufige Fragen und Einwände
Dann ist das Register eine Sicht auf das Vorhandene statt einer neuen Liste, und die Arbeit bleibt dieselbe: adressierbare Plätze, ein Zustandsdatensatz, den die Berater ausfüllen, ein Entgelt zu seinem Termin. Was fast kein Dealer-Management-System von allein tut, ist eine Buchungswelle an den Sätzen zu bemessen, die Ihr Lager an einem Tag liefert.
Manche kommen, und der Plan sollte sie aufnehmen: eine Welle, die vier Fünftel eines Tages füllt, lässt Raum für den Rest. Die Wellen weisen niemanden ab; sie verhindern, dass dieselben zwei Wochen unangekündigt eintreffen.
Sollten Sie auch nicht, und nichts hier tut das. Die Prüfung liefert die Sätze ohne Fahrzeug im Bestand, den Vertrag, die Entgelthistorie und die versandten Mitteilungen; was danach geschieht, liegt bei Ihnen und Ihrem Justiziar, festgehalten am Satz.
Wann diese Lösung nicht passt
- Ein einzelner Standort mit einigen hundert Sätzen und einem Lageristen, der die Regale kennt: ein sauberes Heft und eine feste Stunde pro Woche kosten weniger
- Die Regale lassen sich nicht adressieren, weil Sätze dort gestapelt werden, wo Platz ist; das physische Schema muss existieren, bevor einem erfassten Platz zu trauen ist
- Die Einlagerung wird im Wechselpreis verschenkt statt verkauft, dann entfallen die Entgeltzeilen und nur Kommissionierung und Saisonplan rechtfertigen den Aufbau
Eine Frage für die nächste Sitzung
Unsere Regale halten 7.400 Sätze fremder Reifen: wie viele dieser Plätze haben im letzten Jahr ein Entgelt verdient, und wer in dieser Gruppe darf über die entscheiden, die es nicht getan haben?
Vorgehen bei der Umsetzung
Ein Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Eine Zählung an zwei Standorten verschiedener Marken: vorhandene Plätze, eingelagerte Sätze, Bewegungen in jeder der letzten beiden Saisons, gestellte gegen fällige Entgelte
- Das Platzschema und das Register, mit Zustands- und Profilfeldern, die die Berater auch ausfüllen
- Den Wellenplaner nach Hebebühnen und Lagerdurchsatz je Standort, mit der Einwilligungsprüfung je Kanal
- Kommissionierlisten in Standortkanäle, Entgeltstellung im DMS, die Prüfung herrenloser Sätze im Action Center
- Einen Pilotbetrieb an einem Standort über eine volle Saison, danach die übrigen acht mit Hypercare
Wir brauchen von Ihnen
- Das Einlagerungsheft eines Standorts und eine Saison Wechseltermine, mit den dazu gestellten Entgelten
- Einen Aftersales-Leiter für Einlagerungsbedingungen und Wellenregeln, dazu einen Standortleiter und einen Lageristen
- Roboterkonten für das DMS, die Standortpostfächer und Teams sowie eine Entscheidung, wo das Register liegt
Etappen
Zählung
Plätze, Sätze, Bewegungen und Entgelte an zwei Standorten verschiedener Marken
Design
Platzschema, Registerfelder, Wellenregeln, Nachrichteneinordnung, Entgeltplan
Aufbau
Register, Wellenplaner, Kommissionierlisten, Entgeltstellung, Abgleich, Power BI
Pilot und Rollout
Ein Standort über einen vollen Herbst oder Frühling, danach der Rest Marke für Marke
Quick Win. Der Aufwand hängt davon ab, wie viele Dealer-Management-Systeme den Fahrzeugbestand halten, ob die Regale vor der Saison physisch adressiert werden können und wie viel der alten Aufzeichnung die Migration übersteht.
Die Regale sind voll, die Erlösposition Einlagerung ist es nicht.
Schicken Sie uns das Einlagerungsheft eines Standorts und eine Saison Wechseltermine, mit den dazu gestellten Entgelten. Wir kommen zurück mit den Sätzen ohne Bewegung in beiden Saisons, den nie gestellten Entgelten und einem Wellenplan nach den Hebebühnen dieses Standorts.
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Vom Weggang eines Kunden erfahren Sie erst, wenn der vierte Service nicht im Terminplan auftaucht.
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