Start · Rozwiązania · Łańcuch dostaw
Rozwiązanie · Łańcuch dostawKażdy przechowywany komplet ma miejsce, stan i opłatę. Dziś realne są tylko opony.
Sezon opon bez zgubionych kompletów i utraconych opłat
Każdy przechowywany komplet to jeden rekord z miejscem, stanem i opłatą; roboty planują sezon falami, kompletują wydania według miejsc, wystawiają opłaty w terminie i wskazują komplety bez właściciela.
Streszczenie dla zarządu
Koniec z szukaniem kompletu, który ktoś przestawił, i z przechowywaniem opon, po które nikt nie wróci.
Projekt zaczyna się od adresu, nie od robota.
Komplety pobierane są jednym przejściem alejką wieczorem wcześniej, więc pierwsze stanowisko rusza o czasie, a magazynier przestaje szukać.
faktura za przechowywanie w DMS każdej marki; kalendarz warsztatu; skrzynki oddziałów w Microsoft Outlook 365 lub bramka SMS
Problem biznesowy
Obsługa sezonowa
Przechowalnia opon sprzedawana jest jako wygoda, a prowadzona jak przysługa. To jedna z niewielu linii aftersales z umownym powodem, by zobaczyć tego samego klienta dwa razy w roku, przynosi opłatę i zajmuje powierzchnię, za którą grupa i tak płaci. W większości grup dealerskich działa na zeszycie w każdym oddziale i markerze.
Sezon ściska wszystko. W Polsce nie obowiązuje kalendarzowa zasada dotycząca opon zimowych, więc szczyt wyznaczają pierwsze przymrozki i to, co robią sąsiedzi, a przychodzi jako dwa tygodnie telefonów, a nie jako plan. Stanowiska są zajęte, w magazynie jest jeden człowiek, a klienci bez rezerwacji i tak się zjawiają. To, ile oddział zrobi w ciągu dnia, zależy od tempa wydawania kompletów z regału, i nikt nie zna tej liczby, zanim utworzy się kolejka.
Między sezonami ewidencja się rozjeżdża. Klient sprzedaje auto, a komplet zostaje. Ktoś przestawia komplet i nie poprawia miejsca. Opłata staje się wymagalna i zostaje wystawiona przy kolejnej wymianie albo wcale. Przechowalnia jest tą linią aftersales, w której nikt nie powie, ile powinno zostać zafakturowane.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekKlient dzwoni albo przychodzi; doradca szuka wolnego terminu i dopisuje numer rejestracyjny do listy sezonowej
- CzłowiekZeszyt zostaje otwarty po miejsce na regale, a gdy nie zgadza się z opisem na kole, ktoś idzie sprawdzić alejki
- OczekiwanieKomplety pobierane są rano w dniu wizyty, więc pierwsze stanowisko stoi, dopóki magazynier jest między regałami
- Ryzyko błęduGłębokość bieżnika i stan trafiają na papierową kartę albo nigdzie, więc spór o zarysowaną felgę rozstrzyga się z pamięci
- CzłowiekOpłata jest fakturowana, gdy doradca sobie o niej przypomni, zwykle przy kolejnej wymianie; klient, który nie wraca, nie dostaje faktury nigdy
- Ryzyko błęduKomplety po sprzedanych autach stoją latami, bo żadna lista ich nie wskazuje i nikt nie ma prawa zwolnić miejsca
- SystemKolejny sezon planuje się z zeszłorocznej sumy w arkuszu, a szczyt pochłaniają nadgodziny
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Budżet pokazuje etaty. Nie pokazuje, na co idą.
- Dziewięć minut na komplet to koszt widoczny, i są to niewłaściwe dziewięć minut: większość idzie na szukanie rzeczy, którą grupa ma, w budynku, za który grupa płaci.
- Miejsce zajęte oponami, po które nikt nie wróci, nie da się sprzedać, a niedobór zaspokaja się zamówieniem kolejnych regałów zamiast uporządkowaniem tych, które stoją.
- Opłaty zachowują się jak wyciek, nie jak strata. Pojedynczy niezafakturowany komplet jest niewidoczny; pokazuje go dopiero roczna różnica między kompletami na regale a wystawionymi opłatami, a tej różnicy nikt nie liczy.
- Spory o stan rozstrzyga ten, kto brzmi pewniej. Bez pomiaru bieżnika i zdjęcia z dnia przyjęcia warsztat płaci za felgę, której mógł nie uszkodzić, albo kłóci się z klientem, którego chce mieć wiosną z powrotem.
Koszt zaniechania
Osiem opłat na sto i piętnaście miejsc na sto to założenia warte sporu, a oba da się zastąpić przeliczeniem własnej ewidencji w jedno popołudnie. Siedemdziesiąt euro zastępuje rok przechowywania w Państwa cenniku.
To nigdy nie daje o sobie znać. Sezon zostaje przetrwany, komplet w końcu się znajduje, opłata idzie przy kolejnej wymianie, a gdy regały się zapełnią, grupa zamawia kolejne. Koszt przychodzi jako nakład na powierzchnię, na której już leżą opony, po które nikt nie wróci.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Grupa dealerska w Polsce: cztery marki, dziewięć autoryzowanych stacji obsługi, jeden system DMS na markę, przechowalnia prowadzona w zeszycie w każdym oddziale, Microsoft 365 z Teams.
7 400 kompletów opon na regałach; około 3 700 wymian z przechowalni w każdym z dwóch sezonów, czyli 7 400 ruchów rocznie i średnio 620 miesięcznie w skali dwunastu miesięcy.
Rezerwacje przyjmowane są telefonicznie do kalendarza warsztatu, miejsca odczytywane z zeszytu, któremu regał przeczy, komplety pobierane rano, stan zapisywany na karcie, a opłata czeka na kolejną wymianę.
Magazyn, nie podnośnik: jeden magazynier na oddział w szczycie, miejsca, których trzeba szukać, i rozkład rezerwacji niepowiązany z tym, ile magazyn wyda w ciągu dnia.
Jeden rekord na komplet z miejscem, stanem, głębokością bieżnika i należną opłatą; fale rezerwacji dopasowane do stanowisk i przepustowości magazynu; listy wydań w kolejności miejsc wieczorem dnia poprzedniego; opłaty wystawiane w dacie umownej; miesięczna lista kompletów bez właściciela.
W modelowanym przypadku sezon jest zarezerwowany, zanim się zacznie, zamiast być odpowiadany na bieżąco, 93 godziny miesięcznie wracają do obsługi, a regały wynajmowane są płacącym klientom. Model na powyższych założeniach, u żadnego klienta nieliczony.
Proponowane rozwiązanie
Projekt zaczyna się od adresu, nie od robota. Każde miejsce na regale dostaje identyfikator, a każdy przechowywany komplet staje się jedną pozycją ewidencji: klient, numer rejestracyjny i VIN, miejsce, rozmiar opon, głębokość bieżnika przy przyjęciu, zdjęcie każdego koła, opłata i jej termin. Ewidencja stoi w DMS tam, gdzie jest na nią pewne miejsce, i w Microsoft Lists tam, gdzie go nie ma.
Roboty przejmują następnie trzy zadania, które sezon czyni niewykonalnymi ręcznie. Przed szczytem jeden buduje fale rezerwacji z zajętości regałów i przepustowości oddziału, tak aby zaproszenia trafiały do klientów w kolejności, w jakiej magazyn zdąży ich obsłużyć, a każde jest sprawdzane wobec ewidencji zgód kanałowych klienta przed wysyłką: wiadomość niosąca ofertę, a nie informację o rzeczy klienta, wymaga zgody na ten kanał. W sezonie robot układa listę wydań każdego oddziału w kolejności miejsc; między sezonami wystawia każdą opłatę w jej dacie i uzgadnia ewidencję z bazą pojazdów.
Nic tutaj nie czyta dokumentu ani o niczym nie wnioskuje. Jedyna ocena w przepływie należy do człowieka: co dzieje się z kompletem, po który nikt nie przychodzi.
UiPath Orchestrator wyzwalacze czasowe i kolejkowe oraz magazyn poświadczeń; UiPath Integration Service konektory Microsoft Teams, Microsoft Outlook 365 i Microsoft OneDrive & SharePoint; UiPath Action Center powiadomienia z akcjami w Microsoft Teams; Microsoft Lists historia wersji; Power BI jako zakładka w Teams
Schemat miejsc i ewidencję, planer fal dopasowany do stanowisk i przepustowości magazynu, kontrolę zgód dla wiadomości i kanału, listy wydań w kolejności miejsc, wystawianie i windykację opłat, przegląd kompletów bez właściciela, model w Power BI
DMS każdej marki dla kartoteki pojazdu, kalendarza i faktury za przechowywanie, przez API tam, gdzie dostawca je udostępnia, a w pozostałych przypadkach automatyzacją interfejsu na koncie robota; bramka SMS przez UiPath Connector Builder
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaKażdy przechowywany komplet to jedna pozycja ewidencji; nocą robot uzgadnia ją z DMS każdej marki i oznacza pojazd, który wypadł z bazy, albo miejsce, do którego przypisano dwa komplety
- AutomatyzacjaSześć tygodni wcześniej robot odczytuje zajętość regałów i przepustowość oddziałów, buduje fale rezerwacji i sprawdza ewidencję zgód kanałowych każdego klienta, zanim cokolwiek wyjdzie
- AutomatyzacjaPierwsza fala wychodzi ze skrzynki oddziału lub z bramki, z przedziałem godzin i linkiem do rezerwacji; brak odpowiedzi oznacza jeszcze jedną falę, a potem listę telefonów doradcy
- SystemRezerwacja, niezależnie od kanału, trafia do kalendarza warsztatu; komplet zostaje przypisany do terminu, a jego miejsce zablokowane
- AutomatyzacjaWieczorem dnia poprzedniego kanał oddziału w Teams dostaje jutrzejszą listę wydań w kolejności miejsc, więc jedno przejście alejką daje cały dzień
- CzłowiekPrzy stanowisku doradca zapisuje głębokość bieżnika i wprowadza zdjęcia kół do ewidencji; o tym, czego opony wymagają, decydują mechanik i doradca
- AutomatyzacjaWracający komplet zostaje przypisany do miejsca, jego opłata jest wystawiana w DMS w dacie umownej, a komplety bez właściciela trafiają do miesięcznego przeglądu w Action Center
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Ewidencję: miejsca, zajętość, konflikty oraz nocne uzgodnienie z bazą pojazdów każdej marki
- Planowanie fal wobec przepustowości, kontrolę zgód dla wiadomości i kanału, zaproszenia, przypomnienia, listę telefonów
- Listy wydań w kolejności miejsc, wystawianie i windykację opłat, raportowanie zajętości i przychodu
Ludzie decydują
- Czego wymagają opony: mechanik przy podnośniku i doradca przy stanowisku, po kole, które mają przed sobą
- Co dzieje się z kompletem bez właściciela: dyrektor serwisu, na podstawie listy z umową, historią opłat i wysłanymi zawiadomieniami
- Warunki przechowywania, opłaty, wielkość fal i to, która wiadomość idzie którym kanałem: dyrektor serwisu, z prawnikiem od klasyfikacji
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- ewidencja przechowalni w Microsoft Lists
- kartoteki pojazdów, dane klientów i kalendarz w DMS każdej marki
- pojemność regałów i stanowisk w oddziale
- ewidencja zgód kanałowych
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- faktura za przechowywanie w DMS każdej marki
- kalendarz warsztatu
- skrzynki oddziałów w Microsoft Outlook 365 lub bramka SMS
- model semantyczny Power BI
Punkty styku z człowiekiem: listy wydań i plany fal w kanałach oddziałów w Microsoft Teams; zadania przeglądu i sporów w Action Center; zakładka zajętości w Power BI; ewidencja w Microsoft Lists
Wykorzystane technologie
nocne uzgodnienia, wypuszczanie fal i przebiegi opłat na wyzwalaczach czasowych; jedna pozycja kolejki na komplet; ponowienia, magazyn poświadczeń, dziennik
Alisty wydań do kanałów oddziałów, zaproszenia ze skrzynek oddziałowych, ewidencja czytana i zapisywana jako lista SharePoint
Amiesięczny przegląd kompletów bez właściciela i spory o stan, rozstrzygane bez wychodzenia z Teams
Aewidencja: jedna pozycja na komplet z miejscem, stanem, bieżnikiem, opłatą i terminem, z wersjonowaniem
Akanał oddziału niosący dzienną listę wydań, plan fal i wyjątki
Azajętość i udział miejsc płatnych, opłaty należne wobec wystawionych, wypełnienie fal, komplety bez ruchu przez dwa sezony
Akartoteka pojazdu, dane klienta, kalendarz i faktura za przechowywanie
CIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Uśrednienie sezonowego szczytu na dwanaście miesięcy zaniża to, czym jest połowa listopada, i jest to celowe: tabela wycenia rok pracy, a nie kolejkę. Dziewięć minut obejmuje rezerwację, ustalenie miejsca, przejście do regału, notatkę po wszystkim i opłatę, która za tym idzie; 21 € za godzinę to pełny koszt stanowiska obsługi w Polsce. Niczego nie mierzono u klienta, a wiersze pokazują odzyskaną zdolność, a nie zlikwidowane etaty.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Komplety pobierane są jednym przejściem alejką wieczorem wcześniej, więc pierwsze stanowisko rusza o czasie, a magazynier przestaje szukać
- Sezon jest rezerwowany falami, które magazyn obsłuży, co spłaszcza znane wszystkim dwa tygodnie bez odsyłania klienta
- Każda opłata jest wystawiana w swojej dacie, więc linia przechowalni odzwierciedla komplety na regale, a nie pamięć doradcy
- Bieżnik i stan są rejestrowane ze zdjęciami w dniu przyjęcia, co kończy większość sporów, zanim się zaczną
- Miejsca zajęte przez komplety bez właściciela są nazwane co miesiąc, więc regały idą do płacących klientów zamiast być rozbudowywane
Perspektywa zarządu
- Zajętość na oddział i regał, na bieżąco: ile miejsc istnieje, ile jest wynajętych, ile trzyma komplety, które nie ruszyły się w żadnym sezonie
- Opłaty należne wobec wystawionych, na oddział i miesiąc, co daje linii przechowalni wartość oczekiwaną do porównania
- Wypełnienie fal wobec przepustowości przed startem sezonu, więc nadgodziny stają się decyzją z września, a nie niespodzianką z listopada
- Jedna ewidencja dla dziewięciu oddziałów przetrwa urlop magazyniera, a każdy ruch ma datę i autora
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Gdzie leżą dane i kto je widzi.
- Każdy robot loguje się do DMS marki na własnym koncie, z prawem odczytu kartoteki pojazdu oraz zapisu rekordu przechowalni i faktury, i niczego więcej; hasło trzyma magazyn poświadczeń Orchestratora, nie proces
- Zdjęcia i pomiary bieżnika to dane osobowe przy rekordzie klienta: zostają w tenancie Microsoft 365 grupy, roboty, które je zapisują, pracują z regionu Unii Europejskiej UiPath Automation Cloud, a retencja idzie za umową przechowania
- Każda wiadomość jest logowana z typem, kanałem, wersją szablonu i zgodą, na której się oparła; sprzeciw zapisany w jednym oddziale działa dla wszystkich marek tego samego dnia
- Żaden komplet nie jest usuwany przez automatyzację. Przegląd daje listę, umowę, historię opłat i wysłane zawiadomienia; decyzja należy do wskazanej osoby i tak jest zapisana
Dlaczego teraz
W Polsce nie ma kalendarzowej zasady dotyczącej opon zimowych: strona Komisji Europejskiej Your Europe o przepisach drogowych dla Polski, ostatnio aktualizowana 18 września 2024 r., nie wymienia żadnej, podczas gdy strona dla Niemiec wymienia. Szczytu, którego nie tworzy żadna data w prawie, nie da się zaplanować z kalendarza, więc trzeba go zaplanować z własnych regałów.
Kolejny sezon ma już kształt, który dałoby się odczytać dzisiaj, bo zajętość, zeszłoroczny rozkład rezerwacji i należne opłaty leżą w systemach grupy. Modelowane 1 953 € miesięcznie pracy biurowej to mniejsza połowa tego, co przynosi ich odczytanie.
Budowa jest zwyczajna: wyzwalacze czasowe Orchestratora, konektory Integration Service, zadania Action Center wewnątrz Teams, zakładka Power BI. Nie ma modelu dokumentowego ani agenta do nadzorowania, bo niczego tutaj nie poprawia ocena.
Role zarządcze, których to dotyczy
Sezon staje się planem ze znanym szczytem, przechowalnia linią z wartością oczekiwaną, a regały przestają rosnąć po to, by trzymać opony bez właściciela
Magazyn wydaje dzienne komplety jednym przejściem, kalendarz zapełnia się w kolejności, którą magazyn obsłuży, a stanowisko obsługi ma odpowiedź o stanie i o opłacie
Przychód z przechowalni uzgadnia się z faktycznie wynajętymi miejscami, a kolejny wniosek o regały przychodzi z liczbą zajętości
Częste pytania i zastrzeżenia
Wtedy ewidencja jest widokiem na to, co Państwo mają, a nie nową listą, i praca jest ta sama: adresowalne miejsca, rekord stanu, który doradcy wypełnią, opłata wystawiana w swojej dacie. Czego prawie żaden DMS nie robi sam, to dopasowanie fali rezerwacji do liczby kompletów, które magazyn wyda w ciągu dnia.
Część przyjdzie i plan powinien ich przyjąć: fala wypełniająca cztery piąte dnia zostawia miejsce na resztę. Fale nikogo nie odsyłają; zatrzymują te same dwa tygodnie przychodzące bez zapowiedzi.
I nie należy, a nic tutaj tego nie robi. Przegląd daje komplety bez pojazdu w bazie, umowę, historię opłat i wysłane zawiadomienia; co dalej, należy do Państwa i Państwa prawnika, z zapisem przy komplecie.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Pojedynczy oddział z kilkuset kompletami i jednym magazynierem, który zna regały: porządny zeszyt i stała godzina w tygodniu kosztują mniej
- Regałów nie da się zaadresować, bo komplety układa się tam, gdzie akurat jest miejsce; schemat fizyczny musi istnieć, zanim jakiemukolwiek zapisanemu miejscu można zaufać
- Przechowanie jest oddawane w cenie wymiany, a nie sprzedawane, wtedy wiersze opłat znikają i budowę uzasadniają już tylko pobrania i plan sezonu
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Nasze regały trzymają 7 400 kompletów cudzych opon: ile z tych miejsc zarobiło w zeszłym roku opłatę i kto w tej grupie ma prawo zdecydować o tych, które nie zarobiły?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Przeliczenie w dwóch oddziałach różnych marek: istniejące miejsca, komplety na regale, ruchy w każdym z dwóch ostatnich sezonów, opłaty wystawione wobec należnych
- Schemat miejsc i ewidencję, z polami stanu i bieżnika, które doradcy rzeczywiście wypełnią
- Planer fal dopasowany do stanowisk i przepustowości magazynu, z kontrolą zgód dla kanału
- Listy wydań do kanałów oddziałów, wystawianie opłat w DMS, przegląd kompletów bez właściciela w Action Center
- Pilotaż w jednym oddziale przez pełny sezon, potem pozostałe osiem z opieką powdrożeniową
Potrzebujemy od Państwa
- Zeszytu przechowalni jednego oddziału i jednego sezonu rezerwacji wymiany, z wystawionymi do nich opłatami
- Dyrektora serwisu odpowiadającego za warunki przechowywania i reguły fal, dyrektora oddziału i magazyniera
- Kont robotów do DMS, skrzynek oddziałów i Teams oraz decyzji, gdzie zamieszka ewidencja
Etapy
Przeliczenie
Miejsca, komplety, ruchy i opłaty w dwóch oddziałach różnych marek
Projekt
Schemat miejsc, pola ewidencji, reguły fal, klasyfikacja wiadomości, harmonogram opłat
Budowa
Ewidencja, planer fal, listy wydań, wystawianie opłat, uzgodnienia, Power BI
Pilotaż i wdrożenie
Jeden oddział przez pełną jesień lub wiosnę, potem reszta marka po marce
Szybki efekt. Nakład zależy od tego, ile systemów DMS trzyma bazę pojazdów, czy regały da się fizycznie zaadresować przed sezonem i ile z dotychczasowej ewidencji przetrwa migrację.
Regały są pełne, a linia przychodu z przechowalni nie.
Prosimy o zeszyt przechowalni jednego oddziału i jeden sezon rezerwacji wymiany, z wystawionymi do nich opłatami. Wracamy z listą kompletów bez ruchu w obu sezonach, opłat nigdy niewystawionych i planem fal dopasowanym do stanowisk tego oddziału.
Policz komplety bez ruchu w obu sezonachTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Odejście klienta nie powinno wychodzić na jaw dopiero wtedy, gdy czwarty przegląd nie pojawia się w kalendarzu.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaTerminy serwisu pod realne obłożenie warsztatuKoniec z trzema rozrządami we wtorek przy jednym uprawnionym techniku i częściami zamawianymi na podnośniku.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćRozliczenie magazynu z tego, co magazyn naprawdę zrobiłSkładowanie, obsługa i usługi dodane rozliczane z arkusza, który ktoś odbudowuje co miesiąc.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejDealerzy samochodowi